AVENANT ACCORD CSE du 15 mai 2018 relatif à la mise en place des comités sociaux et économiques d’établissements à la mise en place d’un comité social et économique central à l’instauration de représentants de proximité au sein de XEROX TECHNOLOGY SERVICES Avenant du 5 Juin 2019

Entre les soussignés

La société XEROX TECHNOLOGY SERVICES située au 12 rue des Vanesses 93420 VILEPINTE, enregistrée sous RCS 49339466200024 (ci-après dénommée l’entreprise), représentée par :

• ***, Directeur des Ressources Humaines

D’une part,

Et

Les Organisations Syndicales représentatives de salariés :

– Le syndicat CFDT, représenté par Monsieur ***

– Le syndicat CFE-CGC, représenté par Monsieur ***

– Le syndicat CFTC, représenté par Monsieur Alain ***

– Le syndicat CGT, représenté par Madame ***,

D’autre part,

PREAMBULE

Cet avenant fait suite à la réunion de la commission de suivi du Mercredi 15 Mai 2019 dont les participants étaient :

• ***, Directeur des Ressources Humaines XTS

• ***, Directeur des Ressources Humaines Etablissement XTS TS

• ***, Responsable de la coordination et des relations paritaires

• *** (DS), *** (CS&MPS) et *** (TS) en qualité de membres de chaque CSE d’établissement :

• *** en qualité de membre du CSE Central :

• ***, *** , * **, *** en qualité de Délégués Syndicaux :

et à la commission d’interprétation du 15 mai 2019 qui a réuni les organisations syndicales représentatives et la direction.

Il a pour objet de modifier et compléter les articles suivants :

Table des matières

TITRE I. Articles modifiés 4

Article 15 –Remplacement des membres titulaires titulaire de la délégation du personnel 4

Article 17 – Accord portant sur la Base de données économiques et sociales. 5

Article 24 – Transmission des documents aux représentants syndicaux. 5

Article 34 – Heures de délégation des membres de la délégation du personnel titulaires élus aux Comités Sociaux et Economiques d’établissement. 6

Article 35 – Heures de délégation des membres de la délégation du personnel suppléants élus aux Comités Sociaux et Economiques d’établissement 6

Article 48.7 – Réunions des membres de la commission de formation au sein de chaque comité social et économique d’établissement 7

Article 65 – Convocation aux réunions du Comité Social et Economique central. 8

Article 67– Transmission des documents aux représentants syndicaux du CSE central. 9

Article 83 – Attribution des représentants de proximité. 9

Article 85 bis- Modification du nombre et de la répartition des représentants de proximité au sein de l’établissement CS MPS 10

Article 86 – Désignation des représentants de proximité 11

Article 93 - Fonctionnement de la commission de suivi de l’accord. 11

TITRE X. Formalités de dépôt et de publicité de l’accord 11
Après négociations, il a été convenu ce qui suit :

TITRE I. Articles modifiés

Article 15 –Remplacement des membres titulaires titulaire de la délégation du personnel

Seuls les membres de la délégation du personnel titulaires peuvent assister aux réunions du CSE et peuvent exercer leur droit de vote.

En cas d’absence du titulaire en réunions préparatoires et / ou plénières, un suppléant peut exercer les prérogatives du titulaire. Dans le cadre d’un remplacement en réunions préparatoires et plénières, le même suppléant assiste aux deux réunions.

En cas de suspension de longue durée du contrat de travail d’un titulaire, le suppléant le remplace dans toutes ses fonctions le temps de la suspension du contrat, si le titulaire a formalisé au préalable son accord auprès de la direction et du secrétaire. En cas de fin de mandat du titulaire, le suppléant le remplace dans toutes ses fonctions pour toute la durée du mandat restant.

Cette information devra se faire auprès de la direction par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par lettre remise en main propre contre décharge.

L’absence d’un titulaire en séance, la suspension de son contrat de travail pour une longue durée (notamment : longue maladie, congé parental, congé maternité, congé sabbatique …) ou la fin de son mandat entraine la possibilité pour un suppléant de prendre sa place, selon l’ordre de désignation qui suit :

1. Le titulaire absent est remplacé par un suppléant élu sur une liste présentée par la même organisation syndicale que celle de ce titulaire. La priorité est donnée aux suppléants élus dans la même catégorie professionnelle, en fonction du nombre de voix recueillies. Si le premier suppléant devant être désigné n’a pas la possibilité d’assurer la mission, la priorité est donnée au suppléant suivant ayant recueilli le plus grand nombre de voix.

2. S’il n’existe pas de suppléants élus sur une liste présentée par l’organisation syndicale qui a présenté le titulaire, le remplacement est assuré par un candidat non élu présenté par la même organisation. Dans ce cas, le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou à défaut, le dernier élu suppléant.

3. A défaut, le remplacement est assuré par un suppléant élu n’appartenant pas à l’organisation syndicale du titulaire à remplacer, mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix.

Le suppléant devient titulaire jusqu’au retour de celui qu’il remplace ou pendant le reste du mandat du titulaire (en cas de fin de mandat).

Pour chaque organisation syndicale un document sera établi afin de recenser l’ordre de remplacement d’un titulaire par un suppléant en cas d’absence. Ces documents, présentés lors de la première réunion du CSE, seront utilisés lors des réunions plénières, en cas d’absence d’un titulaire.

Si cela est possible, les membres du comité social et économique préviennent à la fin de la réunion plénière de leur absence programmée aux réunions préparatoires et plénières suivantes.

Sauf évènement imprévu de dernières minutes, il appartient au titulaire d’avertir le secrétaire du CSE et le président de son absence préalablement à la réunion (plénière et préparatoire), ainsi que le nom du membre suppléant qui prend sa place.

Afin d’adresser les convocations en réunions, le président et le secrétaire du comité font le point sur les membres présents et absents au moment de l’établissement de l’ordre du jour.

Pour chaque organisation syndicale, la liste des élus et non élus pouvant remplacer les titulaires est mise à disposition sur l’intranet de chaque établissement par la direction.

Article 17 – Accord portant sur la Base de données économiques et sociales.

La BDES rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à disposition des CSE d’établissement et du CSE Central.

A titre indicatif, la BDES est disponible au sein du Docushare Xerox à l’adresse suivante :

https://www.xdocushare.xerox.com/dsweb/View/Collection-257535.

La Direction des Ressources Humaines communiquera aux membres de la délégation du personnel des CSE la procédure d’accès à la BDES.

Les éléments d’informations mis à disposition sur la BDES valent communication des rapports et informations aux CSE, sous réserve d’avoir informé les membres de la délégation du personnel au CSE de l’établissement concerné, de la mise à disposition de ces informations.

Les membres de la délégation du personnel au CSE de l’établissement concerné sont réputés avoir eu connaissance des rapports et informations lorsque ceux-ci, à défaut d’être publié sur la BDES, ont été envoyé par courrier électronique.

L’accord signé le 20 février 2019 relatif à l'organisation des Consultations obligatoires et de la BDES structure les informations devant intégrer la BDES.

Article 24 – Transmission des documents aux représentants syndicaux.

La direction transmet aux membres du CSE, titulaires et suppléants, les documents relatifs aux consultations au minimum quatre jours (ouvrables) avant la réunion ordinaire ou extraordinaire.

Les documents relatifs aux informations ne nécessitant pas le rendu d’un avis du CSE, sont transmis à ses membres (titulaires, suppléants et représentants syndicaux au CSE) au plus tard le jour de la réunion ordinaire ou extraordinaire.

Les documents sont transmis par courrier électronique.

En contrepartie de l’envoi par voie électronique, de l’ensemble des documents utiles au fonctionnement du CSE et de ses commissions, l’entreprise s’engage à ce que les titulaires et suppléants ne disposant pas d’un ordinateur portable dans le cadre de leur fonction, bénéficient d’un ordinateur portable et les moyens de connexion aux réseaux de l’entreprise. Cette dotation est confiée à chacun des membres élus du CSE concerné, le temps de son mandat.

Afin de permettre aux représentants syndicaux des CSE de recevoir l’ensemble des informations et documents par courrier électronique, la direction leur attribue un ordinateur portable si ceux-ci n’en disposent pas dans le cadre de leurs fonctions professionnelles.

Cette dotation est confiée à chacun des représentants syndicaux des CSE concernés le temps de leur désignation au sein du CSE concerné.

Les convocations, l’ordre du jour et les documents afférents sont adressés en tant que destinataires aux titulaires et aux représentants syndicaux et en copie aux suppléants.

La direction prend soin d’informer les managers des représentants du personnel des dates de réunions préparatoires et plénières.

Article 34 – Heures de délégation des membres de la délégation du personnel titulaires élus aux Comités Sociaux et Economiques d’établissement.

Au sein de l’établissement DS, le nombre d’heures de délégation des titulaires au Comité Social et Economique d’établissement est de 22 heures par mois.

Au sein de l’établissement TS, le nombre d’heures de délégation des titulaires au Comité Social et Economique d’établissement est de 24 heures par mois.

Au sein de l’établissement CS&MPS, le nombre d’heures de délégation des titulaires au Comité Social et Economique d’établissement est de 24 heures par mois.

Le nombre d’heures de délégation prévus pour les membres de la délégation du personnel titulaires élus au CSE peut être augmenté en cas de circonstances exceptionnelles.

Les heures de délégation des membres de la délégation du personnel titulaires élus aux CSE, peuvent être utilisées cumulativement dans la limite de douze mois glissants. Cette règle ne peut cependant conduire un membre titulaire à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi son crédit d’heures de délégation (maxima énoncés à l’article 37 du présent accord).

Article 35 – Heures de délégation des membres de la délégation du personnel suppléants élus aux Comités Sociaux et Economiques d’établissement

Les suppléants ne disposent pas d’heures de délégation.

Les titulaires peuvent cependant répartir leur crédit d’heures de délégation avec les suppléants. Dans ce cas, le suppléant ne peut bénéficier au maximum que d’une fois et demi le crédit d’heures dont bénéficie un titulaire au CSE.

Dans le cadre d’un transfert d’un titulaire vers un suppléant, le suppléant doit prévenir son manager du crédit d’heures obtenu dès le transfert. Les premières heures seront utilisables cinq jours après avoir prévenu le manager.

Ainsi, au sein de l’établissement DS, les suppléants élus au CSE peuvent obtenir 33 heures de délégation maximum par mois.

Au sein de l’établissement TS, les suppléants élus au CSE peuvent obtenir 36 heures de délégation maximum par mois.

Au sein de l’établissement CS&MPS, les suppléants élus au CSE peuvent obtenir 36 heures de délégation maximum par mois.

En cas de suspension du contrat de travail d’un titulaire (absence longue durée), le suppléant qui le remplace peut bénéficier de la totalité des heures de délégation dont peut bénéficier un titulaire en vertu du présent accord, si le titulaire a formalisé au préalable son accord auprès de la direction et du secrétaire.

L’information de l’employeur se fait par un document électronique, ou par un courrier électronique adressé au service des ressources humaines ou au manager, précisant leur identité ainsi que le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’eux.

Article 48.7 – Réunions des membres de la commission de formation au sein de chaque comité social et économique d’établissement

Afin de préparer l’information-consultation du CSE sur les orientations stratégiques de l’établissement, dans les domaines qui relèvent de la formation, la direction réunit la commission au moins trois semaines avant la réunion plénière du CSE.

Les réunions de la commission avec la direction sont considérées comme du temps de travail effectif et ne s’imputent donc pas sur les heures de délégation. Les couts afférents à ces réunions sont pris en charge par l’entreprise.

La direction accorde quatre heures de réunions supplémentaires considérées comme du temps de travail effectif aux membres de la commission de formation, afin de permettre à la commission de se réunir pour finaliser ses recommandations au CSE. Cette réunion est fixée de préférence le lendemain de la réunion de la commission de formation qui s’est tenue avec la direction.

La commission formation émet un rapport/recommandations afin d’éclairer l’instance CSE pour sa remise d’avis. Celui-ci pourra être commenté par le président de la commission formation lors de la réunion CSE prévue pour les consultations.

La direction, quant à elle, présentera ensuite à l’ensemble des membres du CSE le bilan et les orientations stratégiques dans les domaines qui relèvent de la formation et du plan de développement des compétences, selon les dispositions légales.

Article 49.6 – Réunion des membres de la commission d’information et d’aide au logement au sein de chaque comité social et économique d’établissement.

Afin de préparer l’information-consultation du CSE sur les aides au logement, la direction réunit la commission au moins trois semaines avant la réunion plénière du CSE.

Les réunions de la commission avec la direction sont considérées comme du temps de travail effectif et ne s’imputent donc pas sur les heures de délégation. Les coûts afférents à ces réunions sont pris en charge par l’entreprise.

La direction accorde quatre heures de réunions supplémentaires considérées comme du temps de travail effectif aux membres de la commission d’information et d’aide au logement, afin de permettre à la commission de se réunir pour finaliser ses recommandations au CSE. Cette réunion est fixée de préférence le lendemain de la réunion de la commission d’information et d’aide au logement qui s’est tenue avec la direction.

La commission logement émet un rapport/recommandations afin d’éclairer l’instance CSE pour sa remise d’avis. Celui-ci pourra être commenté par le président de la commission logement lors de la réunion CSE prévue pour la consultation.

La direction, quant à elle, présentera ensuite à l’ensemble des membres du CSE son bilan et ses orientations au titre du 1% logement.

Article 50.5 – Réunion des membres de la commission de l’égalité professionnelle au sein de chaque comité social et économique d’établissement.

Afin de préparer l’information-consultation du CSE sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi, information-consultation qui requiert des informations spécifiques sur le thème de l’égalité professionnelle, la direction réunit la commission au moins trois semaines avant la réunion plénière du CSE.

Les réunions de la commission avec la direction sont considérées comme du temps de travail effectif et ne s’imputent donc pas sur les heures de délégation. Les couts afférents à ces réunions sont pris en charge par l’entreprise.

La direction accorde quatre heures de réunions supplémentaires considérées comme du temps de travail effectif aux membres de la commission de l’égalité professionnelle, afin de permettre à la commission de se réunir pour finaliser ses recommandations au CSE. Cette réunion est fixée de préférence le lendemain de la réunion de la commission qui s’est tenue avec la direction.

La commission égalité professionnelle émet un rapport/recommandations afin d’éclairer l’instance CSE pour sa remise d’avis. Celui-ci pourra être commenté par le président de la commission égalité lors de la réunion CSE prévue pour les consultations.

La direction, quant à elle, présentera ensuite à l’ensemble des membres du CSE son bilan et ses orientations au titre de l’égalité professionnelle.

Article 65 – Convocation aux réunions du Comité Social et Economique central.

Les convocations aux réunions du CSE central (réunions ordinaires et extraordinaires), sont envoyées par la direction au moins quatre jours (ouvrés) avant la réunion, ou selon les dispositions légales et réglementaires applicables.

Les convocations sont envoyées aux titulaires et aux suppléants présents en séance afin de remplacer un membre titulaire absent.

Les convocations, l’ordre du jour et les documents afférents sont adressés en tant que destinataires aux titulaires et aux représentants syndicaux et en copie aux suppléants.

La direction prend soin d’informer les managers des représentants du personnel des dates de réunions préparatoires et plénières.

Article 67– Transmission des documents aux représentants syndicaux du CSE central.

La direction transmet aux membres du CSE central, titulaires et suppléants, les documents relatifs aux consultations au minimum quatre jours (ouvrés) avant la réunion ordinaire ou extraordinaire.

Les documents relatifs aux informations ne nécessitant pas le rendu d’un avis du CSE central, sont transmis à ses membres au plus tard le jour de la réunion ordinaire ou extraordinaire.

Compte tenu du fait que l’ensemble des membres des CSE sont dotés de moyens informatiques alloués par l’entreprise, soit dans le cadre de leur métier, soit dans le cadre de leur mandat, l’ensemble des documents afférents au fonctionnement du CSE central seront transmis par courrier électronique.

Afin de permettre aux représentants syndicaux du CSE central de recevoir l’ensemble des informations et documents par courrier électronique, la direction leur attribue un ordinateur portable si ceux-ci n’en disposent pas dans le cadre de leurs fonctions professionnelles.

Cette dotation est confiée à chacun des représentants syndicaux du CSE central le temps de leur désignation.

Article 80.7 – Fonctionnement de la commission santé, sécurité et conditions de travail centrale.

La CSSCT centrale est réuni dix jours (ouvrés) avant le comité social et économique central lorsque l’information consultation est relative à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail des salariés.

Un rédacteur extérieur est présent au sein de la commission santé, sécurité et conditions de travail, afin de rédiger un compte rendu synthétique des enjeux de la réunion. Ce compte rendu est ensuite envoyé aux membres de la commission, aux membres du CSE central et à la direction.

Ce compte rendu synthétique inclut l’avis de la commission sur chaque projet. Cet avis est une orientation des discussions de la commission et n’engage pas le CSE central.

La direction accorde quatre heures de réunions supplémentaires considérées comme du temps de travail effectif aux membres de la CSSCT centrale, afin de permettre à la commission de se réunir pour finaliser ses recommandations au CSE central. Cette réunion est fixée de préférence le lendemain de la réunion de la CSSCT centrale qui s’est tenue avec la direction.

Article 83 – Attribution des représentants de proximité.

Les représentants de proximité sont reconnus par les membres du CSE, par la direction, par les managers et par les collaborateurs de l’entreprise comme des interlocuteurs privilégiés d’un nombre limité de collaborateurs (à titre indicatif, un représentant de proximité pour vingt à trente collaborateurs), sur un périmètre géographique défini.

Les représentants de proximité identifient les réclamations individuelles et collectives. Ils ont un rôle d’alertes, de recommandations, d’identification des meilleurs relais et moyens destinés à résoudre chaque sujet porté à leur connaissance.

Ils ont accès à la BDES.

Ils jouent notamment un rôle d’interface dans les domaines suivants :

• Veiller à l’application des dispositions du droit du travail et des procédures d’entreprise,

• Santé, sécurité et conditions de travail sans toutefois empiéter sur les prérogatives des membres de la CSSCT de l’établissement,

(Exemple de thématiques : entretien des locaux, ergonomie des postes de travail, de visites des locaux ou des centres d’affaires, enquêtes sur les conditions de travail, détection et résolution des conflits et des comportements hostiles au travail …).

• Prévenir les situations de harcèlement,

• Identifier les charges de travail excessives,

• Préconiser des améliorations dans l’organisation du travail,

• Recommander des actions de nature à améliorer la qualité de vie au travail,

• Améliorer et faciliter la communication interne,

• Alerter le CSE et / ou la direction en cas de situations à risques pour la santé physique ou mentale des collaborateurs,

• Prévenir les risques psychosociaux,

• Analyser les risques professionnels,

• Aménagement des postes de travail,

• Réaliser des enquêtes sur des accidents de travail ou maladies professionnelles en lien avec un membre du CSE ou de la CSSCT,

• Instruire le droit d’alerte locale,

• Informer le CSE des actions des représentations de proximité au niveau local (information réalisée par le secrétaire),

Article 85 bis- Modification du nombre et de la répartition des représentants de proximité au sein de l’établissement CS MPS

D’une part, cet article augmente le nombre de représentants de proximité au sein de l’établissement CS MPS qui passe de 19 à 20.

D’autre part, il modifie les zones géographiques et la répartition des représentants de proximité sur les nouvelles zones.

Cette répartition a pour objet d’éviter les carences de candidats sur certaines zones. De plus, la répartition du nombre de représentants de proximité entre organisations syndicales est définie proportionnellement au taux de représentativité de chacune d’entre elle au sein de l’entreprise.

Répartition des 20 représentants de proximité par zone et par organisation syndicale :

Zones*	CFDT	CFE CGC	CFTC	CGT	Total par zone
Zone 1 + Zone 3	2	2	1	2	7
Zone 2 + Zone 4	1	2	1	2	6
Zone 5				1	1
Zone 6		2	1	1	4
Zone 7		1	1		2
Total	3	7	4	6	20

*Les zones sont celles définies dans l’article 85.

Article 86 – Désignation des représentants de proximité

Les représentants de proximité sont désignés parmi les membres du CSE ou parmi d’autres salariés de l’établissement.

Les représentants de proximité sont désignés par les membres titulaires du Comité Social et Economique. Chaque organisation syndicale représentée au CSE propose au vote, lors de la deuxième réunion du comité, ses candidats par plateforme, région géographique ou zone sur les principes suivants:

- Chaque organisation syndicale représentative au CSE de chaque établissement propose un certain nombre de candidats pour devenir « Représentants de proximité ». Le nombre de candidats pouvant être présentés par chaque organisation Syndicale représentative au niveau de l’établissement est calculé sur la base du nombre total de représentants de proximité défini pour l’établissement à l’article 85 du présent accord proratisé sur la base du taux de représentativité obtenu par chaque organisation syndicale représentative au sein de l’établissement, suite aux résultats du premier tour des élections des membres du CSE.

- L’organisation syndicale ayant obtenue le taux de représentativité le plus élevé aux élections professionnelles propose en premier ses candidats pour chacune des plateformes, régions géographiques ou zones. Selon la même méthode, la deuxième organisation syndicale ayant obtenue le score le plus élevé aux élections professionnelles propose ensuite ses candidats, pour les sièges restants à pourvoir, et ainsi de suite pour les organisations syndicales représentative au CSE suivantes.

- En cas de carence sur un ou plusieurs sièges, les organisations syndicales portent à la connaissance du CSE le nom du ou des candidats libres souhaitant devenir représentant de proximité.

Une fois que les organisations syndicales ont proposé leurs candidats, les membres du CSE de chaque établissement formalisent la désignation des représentants de proximité par une résolution à la majorité des membres titulaires présents.

En cas de démission du représentant de proximité de son rôle, de fin de son contrat de travail, de changement d’établissement, il peut être procédé à une nouvelle désignation lors de la réunion du CSE suivante, selon les mêmes modalités de désignation, de la même organisation en priorité.

A défaut de candidat de l’OS concernée.

Article 93 - Fonctionnement de la commission de suivi de l’accord.

Afin de suivre la mise en œuvre de cet avenant, un comité de suivi sera organisé sur le mois de décembre 2019, puis tous les ans à la date anniversaire de la signature de l’avenant.

TITRE X. Formalités de dépôt et de publicité de l’accord

Le présent avenant donnera lieu à l’établissement d’un accord CSE révisé ; ce dernier sera déposé sur la base de données nationale des accords d’entreprise conformément aux dispositions légales et réglementaires, et auprès du greffe du Conseil de prud’hommes. Il sera déposé également auprès de la Direccte.

Fait à Villepinte en 8 exemplaires, le 25 juin 2019.

Pour la Direction

Directeur des Ressources Humaines

Pour les Organisations Syndicales représentatives

CFDT CFE/CGC

Délégué (e) Syndical(e) Central(e) Délégué (e) Syndical(e) Central (e)

CGT

Délégué (e) Syndical (e) Central(e)