Accord RELATIF aux conditions et aux modalites d’organisation par vote electronique pour l’election des membres des comités sociaUX et economiqueS au sein du groupe macif au sens rh et social

Entre les soussignées :

Les sociétés :

• AEMA GROUPE

• AEMA FINANCE

• GIE COULEURS MUTUELLES

• APIVIA MACIF MUTUELLE

• GIE MFE 

• GIE GERAP

• MUTAVIE

représentées par Monsieur , Directeur Général Groupe, et Madame Valérie

, Directrice Ressources Humaines Groupe, dûment mandatés à cet effet conformément à l’article L.2232-31 du Code du travail ;

D’une part,

• La Fédération Banques et Assurances C.F.D.T.et la Fédération PSTE (Protection Sociale Travail Emploi) CFDT ; représentées ensemble par , Délégué Syndical Groupe MACIF ;

• La Fédération de l’Assurance C.F.E.- C.G.C. ; représentée par , Délégué Syndical Groupe MACIF ;

• La Fédération CGT des Syndicats du Personnel de la Banque et de l’Assurance ;
  représentée ensemble par , Déléguée Syndicale Groupe MACIF ;

• La Fédération des Employés et Cadres FORCE OUVRIERE - FEC FO, représentée par , Délégué Syndical Groupe MACIF

dénommées ensemble ci-après « les Organisations Syndicales »

D’autre part,

Table des matières

PREAMBULE 3

ARTICLE 1 : PRINCIPES GENERAUX 5

ARTICLE 2 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE 5

Article 2.1 : Recours à un prestataire extérieur 5

Article 2.2 : Communication 5

Article 2.3 : Expertise et déclaration auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés 5

Article 2.4 : Formation au système de vote électronique et information 6

Article 2.5 : Confidentialité, sincérité de vote et stockage des données 6

Article 2.6 : Cellule d’assistance technique et sécurité 7

Article 2.7 : Bureau de vote unique et dépouillement centralisé 7

ARTICLE 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 8

Article 3.1 : Protocoles d’accords préélectoraux 8

Article 3.2 : Dispositions relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin 8

Article 3.3 : Caractéristiques du matériel de vote 8

Article 3.4 : Communication des codes de votes 9

Article 3.5 : Modalités d’accès et déroulement du vote 9

Article 3.6 : Bulletins de vote électroniques 9

Article 3.7 : Les professions de foi et logos 9

Article 3.8 : Affichage des listes de candidats 10

Article 3.9 : Taux de participation 10

Article 3.10 : Délégués de liste 10

Article 3.11 : Clôture et dépouillement du vote 10

Article 3.12 : Dispositif de secours 11

Article 3.13 : Droit d’accès aux informations 11

ARTICLE 4 : DISPOSITIONS FINALES 11

Article 4.1 : Entrée en vigueur, durée et portée de l’accord 11

Article 4.2 : Adhésion à l’accord 11

Article 4.3 : Révision de l’accord 11

Article 4.4 : Publicité de l’accord 12

PREAMBULE

Conformément à la loi pour la confiance dans l'économie numérique du 21 juin 2004 introduisant la possibilité de mettre en place le vote électronique par voie d’accord collectif et conformément à l’article L2314-26 du Code du travail, la Direction a décidé de réunir les organisations syndicales représentatives au niveau du Groupe en vue d’échanger sur les possibilités de mise en place du vote électronique pour les futures élections du renouvellement des Comités Sociaux et Economiques des UES :

• Services Transverses (AEMA GROUPE, AEMA FINANCE)

• MACIF Finance Epargne (GIE MFE, GIE GERAP, MUTAVIE)

• et MACIF Santé Prévoyance (GIE COULEURS MUTUELLES, APIVIA MACIF MUTUELLE)

Le Groupe MACIF au sens RH et social s’est engagé dans une démarche de digitalisation. Dans ce cadre et dans un souci de modernisation et d’efficacité, la Direction a proposé aux organisations syndicales d’organiser le vote de façon électronique au sein du Groupe.

Il est rappelé que les salariés du Groupe MACIF au sens RH et social ont déjà eu l’occasion de voter par voie électronique lors des élections professionnelles des représentants du personnel dès octobre 2019.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.

De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les parties soussignées ont par conséquent convenu des dispositions suivantes.

Les parties signataires acceptent de confier la mise en place et la gestion de ce dispositif par un prestataire externe dûment choisi par la Direction, suite à l’envoi d’un appel d’offres à plusieurs entreprises spécialisées et à une réunion de présentation aux organisations syndicales représentatives.

La Direction a décidé de confier à la société KERCIA Solutions, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.

La société KERCIA Solutions est éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote.

Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions.

ARTICLE 1 : PRINCIPES GENERAUX

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

ARTICLE 2 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 2.1 : Recours à un prestataire extérieur

Les parties ont convenu de recourir à un prestataire externe dûment mandaté par la Direction, afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote.

Le Groupe MACIF au sens RH et social a lancé un appel d’offre auprès de plusieurs Sociétés spécialisées dans la conception et le développement du vote électronique, dans le but de choisir la solution qui correspond le mieux à l’organisation du Groupe.

Le Groupe MACIF au sens RH et social confie au prestataire désigné la conception et la mise en place du vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007 (décret n°2007 -602).

Il est décidé que le nom du prestataire sera indiqué dans les protocoles d’accords préélectoraux.

Article 2.2 : Communication

Afin que le taux de participation soit le plus élevé possible, la Direction mettra en place un dispositif de communication incitant les salariés à voter. Cela passera notamment par des articles sur l’Intranet, l’envoi de mails avant et pendant le scrutin.

Article 2.3 : Expertise et déclaration auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés

Conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante, préalablement à sa mise en place et à toute modification substantielle de sa conception. Le rapport d’expert sera tenu à la disposition de la CNIL.

L’objectif de cette expertise est de garantir la sincérité des opérations électorales par voie électronique.

En outre, le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, fera l’objet d’une information du Délégué à la Protection des Données (DPO).

Article 2.4 : Formation au système de vote électronique et information

Préalablement à l’organisation du scrutin, les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Les délégués de liste et les Délégués Syndicaux Groupe et/ou Délégués Syndicaux Groupe Adjoints ainsi que des représentants de la Direction pourront participer en tant qu’observateur à cette formation.

Cette formation sera assurée par le prestataire. Elle portera sur le système de vote, l’administration du scrutin et le dépouillement.

Cette formation se tiendra la veille de l’ouverture du scrutin.

Cette demi-journée de formation sera considérée comme du temps de travail effectif comme pour toutes les opérations liées au vote prévues dans le présent accord. Les temps de trajet et frais de déplacement seront pris en charge par la Direction.

Il est également convenu que chaque salarié recevra par courrier simple et par mail une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, dans le but de faciliter l’appropriation de ce nouveau système de vote.

Article 2.5 : Confidentialité, sincérité de vote et stockage des données

Le système retenu permet d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».

Le vote émis par chaque électeur est crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement. Ces clés de déchiffrement sont confiées à un huissier de justice. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne sont utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne sont accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Les représentants du prestataire assureront un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.

Le prestataire prend les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire prévoit un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal et capable de prendre le relais en cas de panne du système principal. (Article 3.9)

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 2.6 : Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d’assistance technique sera mise en place. Elle aura pour objet de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Ce dispositif comprendra les représentants du prestataire, et devra permettre de palier tout dysfonctionnement ou faille de sécurité.

Conformément à l’article R. 2314-15 du Code du travail, la cellule d’assistance technique aura pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

La Direction des Ressources Humaines de chaque UES sera le point d’entrée en cas de difficulté rencontrée par les salariés.

Article 2.7 : Bureau de vote unique et dépouillement centralisé

Le dépouillement de l’ensemble des scrutins se déroulera, sur Paris, dans un local commun dédié disposant du matériel informatique nécessaire dont le lieu sera communiqué par la Direction des Ressources Humaines.

A cet effet, il sera constitué un bureau de vote unique par UES.

Le bureau de vote sera composé de trois électeurs: un Président et deux assesseurs, désignés avant la date du scrutin.

Le bureau de vote sera obligatoirement composé d’électeurs appartenant aux deux collèges.

Pour la composition des bureaux il sera fait appel au volontariat.

Tout en sachant qu’il sera nécessaire que :

- les 2 collèges soient représentés

- les membres des bureaux de vote ne pourront pas être candidats aux élections

- les membres des bureaux de vote devront se tenir disponibles pour la formation qui est prévue la veille de l’ouverture du scrutin, mais également le jour de l’ouverture du scrutin et le jour du dépouillement du scrutin et ce, pour les 2 tours des élections

Dans tous les cas, la présidence du bureau de vote appartient au plus âgé étant précisé que celui-ci ne pourra toutefois être choisi parmi les candidats ni parmi les représentants de l’employeur.

Chaque organisation syndicale ayant présentée des candidats pourra désigner 1 délégué de liste par scrutin. Les délégués de liste, les Délégués Syndicaux Groupe et/ou Délégués Syndicaux Adjoints ainsi que les représentants de la Direction pourront assister aux opérations électorales.

ARTICLE 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Article 3.1 : Protocoles d’accords préélectoraux

Dans le cadre de l’élection, les organisations syndicales intéressées et la Direction se réuniront en vue de négocier les protocoles d’accords préélectoraux d’UES.

Les protocoles d’accords préélectoraux mentionneront la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique, ainsi que le nom du prestataire.

Ils comporteront en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 3.2 : Dispositions relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

En sus du courrier reçu à leur domicile, les électeurs dotés d’une adresse professionnelle recevront sur leur messagerie, la veille du scrutin, un email dans lequel sera rappelé l’adresse du site de vote URL ainsi que les coordonnées de l’assistance (téléphone + adresse mail).

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, à compter de l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel outil permettant une connexion internet (ordinateur professionnel/personnel, smartphone, tablette,….), en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Ils auront la possibilité de voter de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu à leur convenance.

Les dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote seront négociées dans le cadre des protocoles d’accords préélectoraux.

Les salariés seront ensuite informés de son contenu.

Article 3.3 : Caractéristiques du matériel de vote

La programmation des pages Web sera assurée par le prestataire, et notamment la présentation des bulletins de vote sur le site dédié, ainsi que les professions de foi.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote sécurisé.

La DRH Groupe vérifiera au préalable toutes les informations communiquées au prestataire.

L’intégration et le contrôle des candidatures ainsi que les professions de foi sont effectués dans les mêmes conditions. Les Organisations Syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront données à l’entreprise.

Article 3.4 : Communication des codes de votes

Ces codes (identifiant et mot de passe) seront envoyés à chaque salarié par courrier simple à son adresse personnelle et par mail afin de satisfaire aux recommandations CNIL.

Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour (par courrier simple à l’adresse postale du salarié et par mail)

Article 3.5 : Modalités d’accès et déroulement du vote

Chaque électeur des 3 UES concernées par le vote recevra, par courrier et par mail, de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• L’adresse du site internet de vote

• Ses codes d’accès de vote comprenant son numéro d’identification et un mot de passe qui lui sera propre. Cette communication se fera dans le respect des règles de confidentialité

• Les dates de début et de fin du vote électronique au premier et second tour.

Le moyen d’authentification devra permettre au serveur de vérifier l’identité de l’électeur, et ainsi garantir l’unicité de son vote. Celui-ci doit avoir la possibilité de pouvoir se connecter à plusieurs reprises, et ce tant qu’il n’a pas validé son vote définitif.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel ne sera accessible.

La saisie du Code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote.

Cette saisie clos définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Les moyens personnels d’authentification sont des données personnelles qui engagent les électeurs à titre individuel en conséquence ces éléments ne doivent en aucun cas être communiqué à un tiers.

Les salariés, qui le souhaitent, auront la possibilité de s’isoler, pendant leur temps de travail, pour procéder aux opérations électorales. Les salariés devront au préalable, informer leur manager de ce choix afin d’assurer la continuité des services. Dans ce cadre, il sera donné la possibilité aux salariés d’accéder à Internet.

Article 3.6 : Bulletins de vote électroniques

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Article 3.7 : Les professions de foi et logos

Les professions de foi des organisations syndicales ayant présenté des candidats seront affichées sur le site de vote et pourront faire l’objet d’une impression.

Elles seront toutes sous format PDF.

Le site de vote sera accessible avant l’ouverture du scrutin ce qui permettra aux salariés de pouvoir prendre connaissance des professions de foi avant l’ouverture du scrutin.

Les logos des organisations syndicales ayant déposé des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Il est rappelé que les logos ne peuvent pas être personnalisés en fonction des UES. Il conviendra donc d’adresser à la Direction un logo identique pour toutes les UES et par organisation syndicale.

Article 3.8 : Affichage des listes de candidats

Le nom des organisations syndicales présentant des listes de candidats seront affichés sur le site de vote par ordre alphabétique.

Il convient d’indiquer que toutes les organisations syndicales apparaitront sur la page sans qu’il soit utile de descendre ou de réduire cette dernière.

Article 3.9 : Taux de participation

Il sera donné la possibilité :

• aux membres des bureaux de vote

• aux Délégués Syndicaux de Groupe et les Délégués Syndicaux de Groupe adjoints

• à un délégué de liste par scrutin par organisation syndicale par UES ayant présentée des candidats

de se connecter via un identifiant par scrutin au site de vote afin de connaître les taux de participation en direct.

Ces codes sont strictement réservés aux membres de chaque bureau de vote, aux Délégués Syndicaux de Groupe et les Délégués Syndicaux adjoints et aux délégués de liste désignés par l’organisation syndicale

Article 3.10 : Délégués de liste

Chaque organisation syndicale ayant présentée des candidats pourra désigner 1 délégué de liste par scrutin pour participer à l’ensemble des opérations de vote :

• Formation

• Scellement des urnes

• Dépouillement

• Annonce des résultats

La liste des délégués de liste devra être transmise à la Direction en même temps que la liste des candidats.

Article 3.11 : Clôture et dépouillement du vote

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement est possible que par l’activation conjointe des clés de déchiffrement différentes.

Le décompte des voix apparait lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration du délai de recours de 15 jours après la proclamation des résultats et des délais prévus dans l’article R. 2314-24 du Code du travail en cas de contestation auprès des juridictions compétentes, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Une clé USB sera remise à chaque DS Groupe et/ou DS Groupe Adjoint, contenant l’ensemble des CERFA des élections, à l’issue des opérations de dépouillement et après annonce des résultats.

Article 3.12 : Dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, la commission d’élection (prestataire et employeur) a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 3.13 : Droit d’accès aux informations

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du dispositif de vote électronique peuvent faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire en justifiant de leur identité.

ARTICLE 4 : DISPOSITIONS FINALES

Article 4.1 : Entrée en vigueur, durée et portée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée au titre des élections professionnelles du renouvellement des CSE des 3 UES susvisées ci-dessus du Groupe MACIF au sens RH et social.

Il aura vocation à s’appliquer pendant toute la durée des mandats des membres des CSE, soit jusqu’à novembre 2023 au plus tard, date du second tour. Ainsi, en cas d’élections partielles, il pourra être recouru au vote électronique dans les mêmes termes.

Article 4.2 : Adhésion à l’accord

Conformément à l’article L.2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative peut adhérer au présent accord.

L’adhésion devra être notifiée aux signataires du présent accord et faire l’objet des mêmes formalités de dépôt que celui-ci.

Article 4.3 : Révision de l’accord

Chaque partie signataire ou y ayant adhéré pourra demander la révision du présent accord dans les conditions prévues par l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

Toute demande de révision devra être notifiée à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

Une réunion de négociation sera alors organisée dans les meilleurs délais suivant cette demande avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Article 4.4 : Publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé par la Société sur la plateforme téléprocédure du ministère du travail.

Un exemplaire sera, en outre, déposé auprès du Secrétariat Greffe du Conseil des Prud'hommes de Paris.

Conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l’accord, rendu public et versé dans une base de données nationale.

Le texte de l’accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Fait à Paris, le 07 juillet 2021

Pour la Direction :

Directeur Général Directrice Ressources Humaines Groupe

Pour les Organisations Syndicales Représentatives :

Les Fédérations des Banques et Assurances C.F.D.T. et PSTE,

Délégué Syndical Groupe.

La Fédération de l’Assurance C.F.E.- C.G.C.,

Délégué Syndical Groupe.

La Fédération CGT des Syndicats du Personnel de la Banque et de l’Assurance,

Déléguée Syndicale Groupe.

La Fédération FO,

Délégué Syndical Groupe.

Annexe

Annexe technique – vote électronique

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des membres de la délégation du personnel des Comités Sociaux et Economiques des 3 UES :

• MACIF Santé Prévoyance,

• MACIF Finance Epargne

• et Services Transverses,

la Direction du Groupe MACIF au sens RH et social et les Organisations Syndicales représentatives au niveau du Groupe ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La société KERCIA Solutions éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « LE PRESTATAIRE » représentée par Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge notamment :

• la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges et le calcul de la représentativité.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, ExpertisLab, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques à la fermeture.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Cellule d’assistance technique

L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs. Un formulaire en ligne sur le site de vote sera également disponible.

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales ;

pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;

pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;

pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicaleset collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

ListeS électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord relatif aux conditions et aux modalités d’organisation par vote électronique pour l’élection des membres des CSE au sein du Groupe MACIF au sens RH et social, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE

Un bureau de vote unique par UES est constitué pour l’ensemble des collèges. 

Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

Chaque bureau de vote est composé d’un Président et de deux assesseurs.

Test - Scellement du Paramétrage

Test - Objectifs et Période des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord pré électoral.

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »

Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Étapes de la phase de test « à blanc »

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;

• Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;

• Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.

Moyens

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

COMMUNICATION DES Identifiants et mots de passe

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales et électroniques contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

•        L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

•        L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote via un premier canal (courrier ou mail) ;

•        Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé via un second canal (courrier ou mail). Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.

•         Une notice détaillée relative aux opérations de vote électronique

PROCEDURE DE RéASSORT du mot de passe ET DE L’IDENTIFIANT

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

-        L’électeur appelle sur le numéro vert  0800 10 12 30
-        Lui seront demandés des données personnelles
-       Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

4) à défaut, par courrier au domicile de l’électeur si le délai de l’acheminement le permet, au vu du calendrier électoral (à définir).

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).

Il est également possible de compléter le formulaire en ligne sur le site de vote.

Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal et mail ou générés à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré électoral.

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

Les détenteurs des trois clefs sont trois des membres des bureaux de vote nominativement identifiés.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord pré électoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont au Groupe MACIF au sens RH et social. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.