Accord d'entreprise "Accord relatif au Télétravail" chez INTER MUTUELLES HABITAT (Siège)

INTER MUTUELLES HABITAT GIE

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- Accord relatif au télétravail-

- SOMMAIRE -

Préambule 

Article 1 – Définition

Article 2 – Champ d’application

Article 3 – Conditions de passage en télétravail

3.1 Conditions d’éligibilité

3.2 Formalités

Article 4 – Organisation du télétravail

4.1 Modalités d’organisation

4.2 Temps et charge de travail

4.2.1 Temps de travail et plage de disponibilité

4.2.2 Astreintes

4.2.3 Charge de travail

4.2.4 Formations au télétravail pour les salariés et managers

Article 5 – Equipements de travail

5.1 Conformité des installations et des lieux

5.2 Accès distant aux Système d’information de l’entreprise

5.3 Mise à disposition de l’équipement du télétravailleur par l’employeur

5.4 Restitution de l’équipement

5.5 Gestions des pannes et des incidents

Article 6 – Confidentialité et protection des données

Article 7 – Prise en charge des coûts de communication téléphonique

Article 8 – Vie privée du salarié en télétravail à domicile

Article 9 – Droits individuels et collectifs du télétravailleur

Article 10 – Couverture sociale, accident du travail et arrêt de travail

10.1 Présomption d’accident de travail

10.2 Arrêt de travail

Article 11 – Frais divers

11.1 Repas et tickets restaurants

11.2 Transports

Article 12 – Situations particulières

Article 13 – Modalités de suivi de l’accord

13.1 Rôle des Instances Représentatives du Personnel

13.2 Phase de test

13.3 Référent télétravail

13.4 Rubrique spécifique dans le Bilan social

Article 14 – Fin du télétravail

14.1 Réversibilité permanente

14.2 Changement de fonction ou de domicile

14.3 Modalités

Article 15 – Durée de l’accord, révision, dénonciation

Article 16 – Dépôt et publicité de l’accord

Préambule 

Le présent accord s’inscrit dans la continuité de la mise en place du télétravail au sein d’Inter Mutuelles Habitat, par accord d’entreprise en 2016, et vise à faire évoluer les modalités de mise en œuvre de ce mode d’organisation du travail au regard des textes applicables et des souhaits exprimés par les salariés et l’entreprise.

Cet accord s’applique dans les conditions fixées par l’Accord National Interprofessionnel du 19 juillet 2005 sur le télétravail, dans le respect de la loi du 22 mars 2012 sur le télétravail et la réforme du Code du travail de 2017 ainsi que l'ordonnance du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail. Il a été conçu en portant une attention particulière à la santé et la sécurité des salariés ainsi qu’au maintien d’un lien propre à éviter tout isolement.

Compte tenu des nouvelles règles applicables et au regard du bilan dressé des premières années de mise en œuvre du télétravail au sein d’Inter Mutuelles Habitat, l’entreprise propose aujourd’hui à ses salariés un nouvel accord venant se substituer à celui en vigueur, afin de mettre à jour les dispositions applicables en la matière suite aux négociations avec les organisations syndicales représentatives.

Les parties sont convenues des dispositions suivantes :

Article 1 – Définition

Conformément à l’article L 1222-9 du code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Cette définition n’implique pas que le travail doit être réalisé en totalité hors de l’entreprise, et n’exclut donc pas les formes alternant travail dans l’entreprise et travail hors de l’entreprise.

Le télétravail devra s’exercer depuis le domicile, celui-ci étant défini comme le lieu de résidence habituelle sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur. En conséquence, est exclue du champ d’application de cet accord toute forme de travail à distance qui ne s’effectuerait pas au domicile du salarié ou au lieu autorisé par l’employeur.

Le lieu du domicile est obligatoirement déclaré à la Direction des Ressources Humaines par le salarié au moment de son entrée en télétravail.

Le salarié s’engage par ailleurs à informer la Direction des Ressources Humaines de tout changement d’adresse impliquant un changement de domicile.

Article 2 – Champ d’application

Les parties souhaitent, par principe, que tous les collaborateurs d’Inter Mutuelles Habitat GIE ayant un temps de travail supérieur ou égal à 80% ou, dans le cas d’un temps de travail inférieur, travaillant sur au moins 4 journées par semaine puissent être éligibles à cette modalité d’organisation du travail.

Par exception, compte tenu des spécificités de ce mode d’organisation du travail, le télétravail pourra être légitimement refusé par l’entreprise si le salarié ne remplit pas les conditions d’éligibilité indiquées ci-dessous ou accordé uniquement à titre occasionnel si une situation particulière le justifie.

Tout refus de mise en place du télétravail fera l’objet d’une réponse écrite motivée.

Article 3 – Conditions de passage en télétravail

3.1 Conditions d’éligibilité

Le télétravail est proposé sur la base du volontariat, il est par conséquent à l’initiative du salarié.

Il est également subordonné à l’accord du responsable hiérarchique qui apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité suivantes :

• La validation des prérequis techniques définis par la Direction Système d’Information (les conditions matérielles permettant l’accès au système d’information d’IMH telles que définies dans la note de service concernant l’accès distant au SI)

• La capacité du salarié à travailler à distance de manière autonome

• La compatibilité de cette demande avec la configuration de l’équipe

• La nécessité d’accès à des équipements matériels présents dans l’entreprise

• La nécessité d’une présence physique dans l’entreprise

• La confidentialité de certains documents nécessaires à l’activité du salarié

3.2 Formalités

Toute demande de passage en télétravail devra être formulée par écrit auprès du responsable hiérarchique et/ou de la DRH, par lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée.

Une réponse motivée sera adressée par écrit dans un délai d’un mois maximum.

La mise en place du télétravail sera formalisée par un courrier précisant notamment les modalités d’exécution du télétravail à domicile, et pourra être accordée, soit de manière régulière, soit de manière occasionnelle.

La mise en place du télétravail régulier se fait au départ sur la base d’une journée par semaine. Le passage à 2 jours par semaine est possible après un minimum de 3 mois de pratique du télétravail.

En cas de télétravail régulier sur 1 ou 2 jours par semaine, le courrier précisera les modalités suivantes :

• La répartition des jours travaillés en entreprise et des jours travaillés à domicile

• Eventuellement la période pour laquelle le télétravail est applicable, si le salarié comme l’entreprise souhaitent limiter son application à une période particulière

• Les conditions matérielles d’accès aux outils de travail et au système d’information

• Les conditions de réversibilité du télétravail à domicile

En cas de télétravail occasionnel :

• Les modalités à respecter pour formuler la demande d’une journée de télétravail

• Le nombre maximum de jours de télétravail dans l’année (du 1^er janvier au 31 décembre), sachant que ce nombre est limité à 25 jours par an dans l’entreprise.

Les conditions à respecter pour en bénéficier (notamment, l’absence de contraintes liées à des réunions ou rendez-vous nécessitant une présence physique).

Dans le cadre du télétravail régulier, la détermination des jours en télétravail s’effectue en fonction des effectifs et des contraintes de présence au sein de l’équipe à laquelle appartient le télétravailleur. Des règles de priorité pourront être appliquées afin de déterminer la répartition des jours accordées, en tenant compte des contraintes personnelles justifiant le choix d’une journée et de l’éloignement domicile-travail.

En cas de situation ne permettant pas de valider un même jour de télétravail pour deux salariés d’une même équipe, la priorité sera donnée au salarié qui demande pour la première fois l’accès au télétravail par rapport à une demande de passage à 2 jours de télétravail par semaine.

Enfin, en cas de 2è jour accordé, celui-ci sera prioritairement positionné sur les journées les moins demandées.

Article 4 – Organisation du télétravail

4.1 Modalités d’organisation

Pour le télétravail régulier

Afin de préserver le lien social et le travail en équipe, les parties conviennent de limiter le nombre de jours de télétravail hebdomadaire pour qu’une présence du salarié en entreprise soit assurée sur au moins 3 jours entre le lundi et le vendredi.

La mise en œuvre s’effectue selon les modalités suivantes :

• 2 jours par semaine maximum pour les salariés travaillant à temps plein ou sur 5 journées dans la semaine

• 1 jour par semaine maximum pour les salariés travaillant à 80% de la durée normale de travail dans l’entreprise ou sur 4 journées ou moins par semaine.

Cependant, il est convenu que pour certaines situations particulières, ces modalités pourront être modifiées de manière concertée entre le manager et le télétravailleur.

En fonction des effectifs au sein des équipes, le nombre de salariés en télétravail sur une même journée pourra être limité afin de maintenir une présence physique minimum dans les locaux de l’entreprise.

En cas d’action de formation dans le cadre du plan de formation, le télétravail est suspendu de fait pendant la durée de la formation.

Les jours de télétravail pourront être ponctuellement décalés, après accord du manager, sans que cela puisse avoir pour effet d’en augmenter le nombre au cours d’une même semaine. Une validation formelle de cette modification par le manager avant le début de la journée de travail est nécessaire.

Pour le télétravail occasionnel

La répartition des jours de télétravail est déterminée de manière concertée entre le manager et le télétravailleur, étant entendu que le salarié concerné ne pourra pas effectuer plus de 2 jours par semaine de télétravail.

4.2 Temps et charge de travail

4.2.1 Temps de travail et plage de disponibilité

Inter Mutuelles Habitat GIE veillera au respect des règles relatives au temps de travail, conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur, notamment :

• semaine de 6 jours de travail maximum,

• repos quotidien de 11 heures consécutives,

• pour les non cadres et les cadres soumis à un décompte horaire de leur temps de travail : la durée maximum hebdomadaire de travail est de 42 heures par semaine en moyenne sur 12 semaines et de 48 heures par semaine au maximum.

Le salarié en situation de télétravail effectuera sa journée de travail sur la même plage horaire que celle prévue pour son équipe compte tenu du planning défini.

Toutefois, selon la nature des activités confiées, il sera possible de moduler les horaires appliqués par le télétravailleur. La modification des horaires de travail peut être à l’initiative du salarié ou du manager. Elle doit être validée par les deux parties et s’inscrire dans les horaires d’ouverture de l’entreprise.

4.2.2 Astreintes

Les salariés effectuant une astreinte pour le compte de l’entreprise ne seront pas considérés comme télétravailleurs lors de l’intervention effectuée depuis le domicile. Dans cette hypothèse le régime d’astreinte en vigueur au sein de l’entreprise est applicable.

4.2.3 Charge de travail

Les modalités d’exécution de l’activité, les obligations du télétravailleur (le régime de travail, le respect des horaires, l’exécution des tâches qui lui sont confiées, les indicateurs de suivi d’activité, la charge de travail, l’évaluation des résultats…) sont strictement les mêmes que pour les collaborateurs travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Il est également entendu que pendant les absences (maladie, congés…), le salarié habituellement en télétravail ne pourra pas effectuer son activité depuis son domicile sur la ou les journée(s) concernée(s).

4.2.4 Formation au télétravail pour les salariés et managers

Dans le cadre de la mise en place du télétravail, une formation spécifique appelée « travailler autrement » est mise en œuvre. Cette formation est destinée aux télétravailleurs et à leurs responsables hiérarchiques.

Cette formation a pour principal objectif d’aider à l’intégration du télétravail dans la relation quotidienne entre un salarié et son responsable hiérarchique.

Cette formation permettra notamment de donner des outils et méthodes:

- au télétravailleur pour faciliter la visibilité de son activité auprès de son manager

- au manager pour faciliter le développement de la relation avec son collaborateur.

Cette formation, organisée en présentiel, se déroulera dans les 3 mois suivant la mise en place du télétravail.

Article 5 – Equipements de travail

5.1 Conformité des installations et des lieux

Conformément à l’Accord National Interprofessionnel sur le télétravail, le télétravailleur assure la conformité des installations électriques de son domicile (notamment prise de terre et disjoncteur aux normes) et certifie ladite conformité à Inter Mutuelles Habitat GIE.

Il est entendu que le télétravailleur disposera d’un espace adapté au travail dans son domicile (pièce séparée ou espace de travail isolé).

Si le salarié souhaite, préalablement à la mise en place du télétravail, réaliser un diagnostic électrique, l’entreprise pourra lui fournir à cet effet une liste d’entreprises agréées.

Le télétravailleur peut également demander des conseils en ergonomie auprès de l’entreprise et une visite d'inspection du Comité Social et Economique.

5.2 Accès distant au Système d’Information de l’entreprise

L’entreprise met à disposition des salariés en situation de télétravail une solution d’accès à distance aux outils IMH à travers un portail internet.

Le salarié devra se connecter au système d’information IMH depuis son ordinateur. Pour la connexion au portail Internet « télétravail IMH », il devra utiliser son abonnement internet personnel.

L’ordinateur permettra d’utiliser les applications IMH à distance sans aucune installation sur le matériel personnel de l’utilisateur. Le téléphone sera identifié sur le centre d’appels IMH pour recevoir et émettre des appels (Connexion / déconnexion sous le contrôle du collaborateur).

Les prérequis matériels et principes d’utilisation sont détaillés dans la note de service relative à l’accès distant au SI en télétravail.

Pour les salariés équipés par l’entreprise d’un ordinateur portable, les modalités d’utilisation sont les mêmes sauf pour la connexion à distance au système d’information IMH qui s’effectue par l’utilisation du VPN (à travers leur abonnement internet personnel).

Un test de débit et la configuration du poste à distance sont réalisés en amont de la mise en place. Si les conditions ne sont pas réunies pour permettre l’accès à distance au système d’information de l’entreprise, la Direction Système d’Information de l’entreprise informera le salarié des causes de cette indisponibilité si elles peuvent être clairement identifiées.

5.3 Mise à disposition d’équipement par l’employeur

L’entreprise met à disposition des salariés l’équipement suivant :

• Casque audio + micro (si le poste le requiert)

• Téléphone fixe dédié (si le poste le requiert ou si le salarié le souhaite)

• En fonction des rôles et responsabilités des collaborateurs en télétravail, d’autres outils / matériels peuvent être fournis à la demande du management

5.4 Restitution de l’équipement

L’intégralité de l’équipement fourni devra être restituée en bon état, en cas de cessation de l’activité à domicile ou de rupture du contrat de travail, et dans un délai maximal de 8 jours à compter de la date de rupture du contrat ou d’arrêt du télétravail.

5.5 Gestion des pannes et incidents

En cas d’incident technique empêchant le salarié en situation de télétravail d’exercer son activité, il doit en informer immédiatement son responsable hiérarchique et vérifier que son accès internet et sa ligne téléphonique fonctionnent correctement (possibilité de se connecter à internet et ligne pouvant émettre et recevoir des appels).

Si après vérification, ces éléments sont conformes, le salarié devra alerter le service support informatique de la Direction Système d’Information.

Les modalités d’information du service support (numéro de téléphone et adresse mail) sont précisées dans la note de service de la Direction Système d’Information relative à l’accès distant au SI en télétravail.

La Direction Système d’Information met en œuvre tous les moyens nécessaires pour résoudre l’incident, si la cause identifiée n’est pas liée à l’installation du collaborateur ou à sa connexion.

En cas d’incident technique, durant plus d’une heure, le salarié rejoint le plus rapidement possible l’entreprise. Dans la limite de deux heures, le temps de travail effectif ne sera pas rattrapé.

Article 6 – Confidentialité et protection des données

Le salarié en situation de télétravail s’engage à respecter les standards d’utilisation des outils informatiques mis à sa disposition, dans le cadre des règles en vigueur dans l’entreprise, définies notamment dans la Charte Nouvelles Technologies Informatique et Communication annexée au Règlement Intérieur de l’entreprise.

Il doit également préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à disposition et respecter l’obligation de discrétion ou de confidentialité sur les procédés et méthodes de réalisation des produits et services de l’entreprise qui pourraient être portés à sa connaissance dans l’exercice de son activité.

Article 7 – Assurance

Le salarié doit fournir à l’entreprise une attestation, au titre de son assurance multirisque habitation, indiquant que ce dernier a pris acte du fait que le salarié exerce à son domicile une activité de bureau, sans accueil de public, en précisant la fréquence du télétravail (nombre de jours par semaine concernés).

En cas de surcoût de son assurance multirisque habitation en raison du télétravail à domicile déclaré, le salarié devra en informer Inter Mutuelles Habitat GIE. Un remboursement de ce surcoût éventuel est effectué sur présentation d’une facture acquittée de la compagnie d’assurance.

Article 8 – Vie privée du salarié en télétravail à domicile

Afin de garantir le respect de la vie privée du télétravailleur à domicile, la plage horaire pendant laquelle le télétravailleur à domicile doit être joignable est en principe conforme à ses horaires habituels.

Pour les cadres autonomes, les règles mises en œuvre sont définies avec leur responsable hiérarchique.

Il n’y a en aucun cas de mise en place d’outils de contrôle et de surveillance spécifiques au télétravail.

Article 9 – Droits individuels et collectifs du télétravailleur

Il est précisé que le salarié travaillant à son domicile reste lié à l’entreprise dans les conditions normales de la législation du travail (contrat de travail, loi et convention collective).

Il bénéficie des mêmes droits et avantages que les salariés exerçant leur activité exclusivement dans les locaux de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle et de déroulement de carrière.

Article 10 – Couverture sociale, accident du travail et arrêt de travail

Le télétravailleur à domicile bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l'entreprise.

10.1 Présomption d’accident de travail

En cas d’accident pendant les jours de travail à domicile prévus par l’avenant au contrat de travail, le lien professionnel sera présumé.

En cas d’accident, le salarié fournira tous les éléments nécessaires à la DRH qui effectuera la déclaration d’accident de travail.

Le salarié en télétravail doit informer son responsable hiérarchique de l'accident dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l'entreprise.

10.2 Arrêt de travail

En cas d'arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, le télétravailleur bénéficie du maintien de rémunération en application des règles de couverture sociale d'entreprise. Dans tous les cas, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de l'accident ou de l'arrêt de travail dans les délais en vigueur dans l’entreprise.

Il est également entendu que pendant les absences (maladie, congé…) le salarié habituellement en télétravail ne devra pas travailler.

Article 11 – Frais divers

11.1 Repas et titres restaurants

Il est rappelé que le télétravailleur conserve les mêmes droits et devoirs que les autres salariés de l’entreprise notamment concernant les notes de frais et les tickets restaurant.

11.2 Transports

Considérant que les titres de transports sont payés mensuellement ou annuellement, les frais de transports en commun seront remboursés conformément aux dispositions prévues, sans qu’un prorata soit effectué compte tenu du télétravail. Il est rappelé qu’il appartient au salarié de fournir son justificatif afin de bénéficier de la prise en charge prévue.

Article 12 – Situations particulières

Les parties s’accordent pour permettre le recours au télétravail dans le cadre de situations dites particulières qui immobilisent un salarié à son domicile ou rendent sa présence sur le lieu de travail impossible, sans être dans le cadre d’un arrêt de travail.

Le recours au télétravail devra alors être décidé sur accord du responsable hiérarchique et du salarié concerné et limité dans le temps.

Article 13 - Modalités de suivi de l’accord

13.1 Rôle des Instances Représentatives du Personnel

La signature du présent accord sera précédée d’une consultation du Comité Social et Economique conformément aux dispositions légales, et notamment dans le cadre de ses attributions en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

13.2 Phase de test

Afin de valider les nouvelles modalités du télétravail au sein de l’entreprise, une phase de test d’une durée de 6 mois est instaurée. Cette période doit permettre de mettre en place un suivi spécifique notamment concernant la mise en place du télétravail occasionnel et la possibilité d’exercer 2 jours par semaine en télétravail.

Un bilan sera réalisé à l’issue de cette phase de test et présenté au Comité Social et Economique.

13.3 Référent télétravail

Un référent télétravail est identifié par l’entreprise, pour la durée de l’accord pour aider à la mise en œuvre du télétravail. Son rôle sera :

- De répondre aux questions et de conseiller les salariés et les responsables hiérarchiques

- De mettre à dispositions les informations et guides sur ce sujet

- De s’assurer que les formations des managers intègrent la notion de télétravail

- D’apporter du conseil sur les formations de base requises tant pour le salarié que pour le manager

- De suivre quantitativement et qualitativement la mise en œuvre du télétravail.

13.4 Rubrique spécifique dans la Base de Données Unique

Une rubrique spécifique est suivie dans la Base de Données Unique. Elle mentionne :

- Le nombre de salariés en télétravail

- Le bilan des demandes acceptées / refusées par année civile.

Article 14 – Fin du télétravail

14.1 Réversibilité permanente

La mise en place du télétravail étant souhaitée sur la base du volontariat, l’accord des parties de passer au télétravail est réversible à tout moment, tant à l’initiative de l’entreprise que du salarié.

Lorsqu’il est mis fin au télétravail à domicile, le salarié effectue à nouveau entièrement son activité dans les locaux de l’entreprise.

14.2 Changement de fonction ou de domicile

En cas de changement de fonction, la situation de télétravail sera réexaminée avec le nouveau responsable hiérarchique au regard des critères d’éligibilité et pourra prendre fin.

14.3 Modalités

Le salarié peut mettre fin à l’organisation de l’activité en télétravail à domicile en respectant un délai de prévenance de 15 jours. Ce délai peut être réduit ou supprimé en cas d’impossibilité de poursuivre le télétravail à domicile.

L’employeur peut mettre fin à l’organisation de l’activité en télétravail à domicile en respectant ce même délai de prévenance de 15 jours.

L’information devra être communiquée par écrit, courriel, lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée. Cette information écrite déclenche le délai de prévenance applicable.

Article 15 – Durée de l’accord, révision, dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans.

A l’issue de cette période, il pourra être reconduit chaque année par tacite reconduction.

Il pourra également être modifié à l’initiative d’une ou plusieurs parties signataires et d’un commun accord entre les parties signataires.

Il pourra faire l’objet d’une dénonciation par l’un des signataires avec un préavis de 3 mois par lettre recommandée avec accusé de réception adressée aux autres signataires de l’accord.

Cette dénonciation donne lieu aux formalités de dépôt légales.

Article 16 – Dépôt et publicité de l’accord

Conformément aux articles L. 2231-6, D. 2231-2 et D.2231-6 du Code du travail, le texte du présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE et du Conseil des Prud’hommes de Niort.

Le présent accord sera mis à disposition des salariés sous l’intranet, sur la page DRH, dans l’espace Accords et Règles de l’Entreprise.

Chaque organisation syndicale signataire recevra un exemplaire du présent accord.

Fait à Echiré, le 27/09/2019

en 6 exemplaires originaux

Pour la CFDT Pour la CGT Pour la CGT-FO

Pour Inter Mutuelles Habitat GIE