Accord de mise en place du CSE

Entre

VIANT Chaumont, SAS au capital de 37 000€, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de CHAUMONT, sous le numéro 499 235 018, ayant son siège social 4 Rue Renée et Louis Landanger 52 000 CHAUMONT, représentée par Monsieur XX agissant en qualité de VP Opérations Internationales, dûment habilité pour la signature des présentes,

Ci-après dénommée « l’Entreprise »

D’une part

et

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

• Syndicat CGT, représenté par Monsieur XX en sa qualité de Délégué Syndical,

• Syndicat CFDT, représenté par Monsieur XX en sa qualité de Délégué Syndical,

• Syndicat CFE-CGC, représentée par Madame XX en sa qualité Déléguée Syndicale.

d’autre part

Préambule

Le présent accord est conclu dans le cadre de la mise en œuvre de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise, du décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017, de la loi de ratification n° 2018-217 du 29 mars 2018, relatif au Comité Social et Economique (CSE).

En application de textes référencés ci-dessus, les différentes institutions représentatives du personnel que sont le Comité d’entreprise, les Délégués du personnel et le CHSCT doivent être fusionnées au sein du CSE au terme de leur mandat ou au plus tard le 31/12/2019.

Conformément à l’article 2313-2 du nouveau code du travail, le cadre de la mise en place du Comité Social Economique (CSE) est désormais déterminé par un accord collectif conclu avec les Organisations Syndicales représentatives dans l’entreprise.

Convaincues de l’intérêt de l’activité des représentants du personnel, laquelle constitue une composante sociale de la réalité de l’entreprise, et compte-tenu du passage en CSE, les parties se sont réunies pour discuter des nouvelles modalités de fonctionnement du dialogue social dans l’entreprise en tenant compte notamment de l’expérience de la mandature précédente.

A cet effet, et parallèlement à la négociation du protocole d’accord préélectoral, les parties ont donc négocié et conclu le présent accord collectif aux fins de :

- Préciser le cadre de mise en place du CSE, ainsi que les moyens attribués à ses membres pour mener à bien leur mission,

- De clarifier les rôles, droits et devoirs de chacun des acteurs dans ce cadre institutionnel,

- Définir les modalités de mise en place, les missions et les moyens de la commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT),

- Définir les modalités de mise en place des commissions du CSE.

Le présent accord annule et remplace tous les usages en lien avec les instances représentatives du personnel antérieures (CE-CHSCT-DP).

Le présent accord n’a pas pour objectif de mentionner l’ensemble des dispositions légales, mais d’acter les points de décisions issues des négociations. Pour les éléments non précisés dans le présent accord, les dispositions légales s’appliqueront de plein droit.

Enfin il est rappelé que le dialogue social contribue à la performance de l’entreprise en matière économique, santé, sécurité, conditions de travail et qualité de vie au travail. Le dialogue social englobe tous type de négociation, de concertation, de consultation ou d’échange d’information entre l’employeur, les représentants du personnel, les Organisations Syndicales, les managers et les salariés, sur des sujets d’intérêt commun relatifs aux enjeux économiques et sociaux, et à la vie de l’entreprise.

Il favorise l’émergence de points d’équilibre entre les différentes parties, permet une meilleure compréhension et, un meilleur partage des enjeux et de la politique économique et sociale de l’entreprise.

Cet accord a donc pour ambition de définir les modalités de fonctionnement du Comité Social et Economique (CSE) afin d’instaurer un dialogue social qualitatif, garantir la qualité des informations échangées et la confiance entre les acteurs.

En complément de cet accord, un règlement intérieur du CSE et un protocole d’accord préélectoral devront être négociés et/ou établis.

CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique au seul CSE et aux membres qui le composent.

En effet, le dialogue social et l’implication des acteurs dans la compréhension des enjeux futurs de l’entreprise, de ses emplois et de ses ressources humaines doivent être l’affaire de tous.

CHAPITRE I – Charte des relations sociales

Article 1. Principe Général

Partant du principe que la réussite, la pérennité et le développement de l’entreprise sont fondés sur le respect des personnes et le souci de leur développement et de leur employabilité, cela suppose un dialogue social constructif et permanent.

Ce dialogue repose à la fois sur les instances représentatives du personnel (IRP) présentes dans l’entreprise et la Direction.

La Direction et les représentants du personnel souhaitent que le dialogue constitue le moyen privilégié pour trouver les solutions aux problématiques à résoudre. Le dialogue social constitue une volonté constante qui ne peut se limiter à une période de conflit ; dès lors, il se doit être continu et bienveillant.

Ils se déclarent persuadés que c’est par l’écoute, le respect réciproque et le dialogue social que s’établissent des relations sociales efficaces. Cela implique que chacune des parties assume les responsabilités inhérentes aux fonctions et missions qui sont les siennes.

Article 2. Droits et Obligations de chaque instance

• Respect des missions

La Direction réaffirme le plein rôle de l’ensemble des IRP dans le cadre de leurs missions respectives. Elle garantit le libre exercice de leur droit.

Il est rappelé notamment que l’exercice d’un mandat constitue une activité participant au fonctionnement normal de l’entreprise, qui s’inscrit dans la durée.

De ce fait, la Direction s’engage à ce que les salariés titulaires de mandats ne soient l’objet d’aucune discrimination conformément aux articles L1132-1 et L2141-5 du code du travail.

Il ne sera pas fait obstacle à la mission du représentant du personnel en lui laissant le temps nécessaire à l’exercice de sa mission, dans le cadre des crédits d’heures prévus.

Les heures de délégation ainsi accordées aux représentants du personnel seront strictement utilisées conformément à leur objet.

La Direction s’engage à ce que l’exercice des mandats n’affecte pas l’évolution professionnelle de l’élu.

La Direction s’engage également à faciliter, dans la mesure où l’activité de production le permet, la présence des membres élus en équipe aux réunions de Direction.

• Engagements réciproques :

Afin de garantir le bon déroulement des réunions et pour permettre un dialogue constructif avec les représentants du personnel, les parties s’engagent à veiller à la qualité des débats et à faire en sorte que tous les avis puissent s’exprimer.

L’information des IRP sur les projets de l’entreprise, dans leur problématique et à chaque étape clé, est une condition indispensable à la bonne prise en compte des intérêts du personnel et de l’entreprise.

En effet, un dialogue social de qualité nécessite d’associer les différents acteurs dans les décisions et de les impliquer dans la vie de l’entreprise dans le cadre d’une confrontation saine des points de vue et des intérêts.

Pour ce faire, les parties conviennent de la nécessité de maintenir le partage des informations essentielles, et la transparence dans la diffusion de ces informations, dans un rapport de confiance et de respect mutuel.

La Direction s’engage dès lors à anticiper la transmission des informations et à respecter l’agenda social qui sera négocié chaque année avec les représentants du personnel.

Cet accès à l’information dans le respect du calendrier est indispensable pour permettre aux représentants de s’approprier les enjeux, et le cas échéant être force de proposition.

• Confidentialité et discrétion

Dans l’exercice de leur mandat, et après sa cessation, les membres du CSE et des commissions, représentants du personnel ou non, sont tenus à une obligation de discrétion relativement :

• Aux renseignements qu’ils obtiennent relatifs aux procédés de fabrication de l’entreprise,

• Aux informations confidentielles communiquées par l’entreprise. Cette obligation est pareillement opposable aux experts, conseils extérieurs et salariés assistant aux réunions des commissions.

• Liberté de circulation :

Conformément aux dispositions légales, pour l’exercice de leurs fonctions, les représentants du personnel peuvent, durant les heures de délégation, se déplacer dans et hors de l’entreprise.

Ils peuvent également, tant sur leurs heures de délégation qu’en dehors de leurs heures habituelles de travail, se déplacer librement à l’intérieur de l’entreprise dans le respect des règles de sécurité du site.

Les représentants du personnel peuvent, à l’occasion de l’exercice de leurs mandats, prendre tous contacts, nécessaires à l’accomplissement de leurs missions notamment auprès de salariés à leur poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne à l’accomplissement de leur travail (pas de regroupement).

CHAPITRE II – Mise en place du CSE

Article 1. Composition

Conformément à l’article L.2314-1 et suivant du code du travail, la composition du CSE est définie comme suit :

• Direction :

  • Présidence assurée par le Directeur du site. Il peut mandater un autre membre du comité de Direction. Le membre du comité de Direction devra avoir reçu délégation.

  • L’employeur peut se faire assister au cours des réunions par 3 collaborateurs ayant voix consultative

• Membres Titulaires : Le nombre d’élus et la répartition par collège sera confirmée dans le protocole d’accord pré-électoral. Pour information, à la date de signature du présent accord le nombre d’élus titulaires est défini à 11 conformément aux dispositions légales en vigueur.

En cas d’absence, l’élu titulaire sera remplacé par son suppléant conformément aux règles légales en vigueur. Celui-ci devra informer au plus tôt, et par tout moyen, la Direction de sa présence en réunion.

• Membres Suppléants : Le nombre d’élus et la répartition par collège sera confirmée dans le protocole d’accord pré-électoral. Pour information, à la date de signature du présent accord le nombre d’élus suppléants est défini à 11 conformément aux dispositions légales en vigueur.

Les élus suppléants n’assistent aux réunions du CSE qu’en cas d’absence du titulaire et hors cas prévus expressément par le présent accord).

• Représentant Syndical au CSE : Tout syndicat représentatif dans l’entreprise a le droit de désigner un Représentant Syndical au CSE. (L2314-2 C.Trav).

• Médecin du travail, et le représentant interne HSE : (L2314-3) dès lors que l’ordre du jour comporte un ou plusieurs points se rapportant à des questions de santé, de sécurité, et de conditions de travail.

• L’agent de contrôle de l’inspection du travail mentionnée à l’art. L8112-1 ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale conformément à l’article L2314-3 point II.

Conformément aux dispositions de l’article L2315-23 du code du travail, le CSE dispose de la personnalité morale. Il est donc une instance consultative, force de proposition, et d’alerte.

Article 2. Bureau :

Le CSE désigne au cours de la 1^ère réunion suivant son élection :

• Parmi ses membres titulaires : un secrétaire et un trésorier,

• Parmi ses membres titulaires et suppléants : un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint,

• Parmi ses membres titulaires et suppléants un référent harcèlement sexuel et agissement sexiste conformément aux dispositions légales (Art. L1153-5-1 du code du travail).

Article 3. Crédit d’heures

3-1 : Crédit d’heures des membres de la délégation :

Les élus CSE bénéficieront des heures de délégation tels que définies ci-après :

Mandat	Nombre d’heures
Elus titulaires	22h/mois
Secrétaire + Trésorier	30h additionnelles pour 6 mois à la mise en place du CSE à partager entre le trésorier et le secrétaire
Membres de la commission SSCT	4h/mois

Pour le personnel élu en forfait jours, les heures de délégation seront exceptionnellement décomptées en heures.

Il est également décidé que les suppléants pourront s’ils le souhaitent, transformer les heures de présence aux réunions de Direction, en dehors de leur temps de travail, en heures de délégation au lieu du paiement ou de la récupération. Le régime de ces heures de délégation créées suivra le même régime que les heures de délégation définies ci-dessous. (En termes de cumul et d’utilisation). Ces heures ne peuvent pas être transférées.

Pour l’utilisation de leur crédit d’heures, les élus utiliseront les bons de délégation. Ceux-ci seront remis à leur hiérarchie en amont de l’absence. Dans le cadre du projet « synchro », les élus pourront également utiliser la dématérialisation des absences pour informer leur hiérarchie de leur absence pour délégation.

3-2 : Modalité de report et de répartition des heures :

Le présent article précise les modalités de report et de transfert des crédits d’heures prévues par les articles L2315-7 à L2315-9 et R2315-6 du code du travail.

3-2-1 Report individuel de crédit d’heures et répartition :

Chaque membre titulaire du CSE peut reporter, chaque mois, tout ou partie du crédit d’heures mensuel attribué au titre de son mandat. Le cumul est possible dans la limite de 66 heures.

Les élus titulaires qui souhaitent reporter leurs heures, devront informer le service des Ressources Humaines par tous moyens écrits dans les 15j au plus tard, qui suit la fin du mois. En cas d’absence d’information, les heures ne seront pas reportées et donc réputées perdues. Il en est de même lorsque le seuil maxi des 66h est atteint.

Exemples:

Situation Fin janvier-20	Demande de Transfert effectué	Compteur Report	Décision	Nouveau crédit h délégation (fév-20)
Droit :22h Pris : 20h Solde : 2h	Oui	0	Report des 2h sur le mois de Fév-20	Droit : 22h + Report : 2h
	Non	0	Pas de report, les 2h non prises sont perdues	Droit : 22h Report : 0h
Situation Fin Sept-20 Droit sept : 22h Pris sept : 20h Solde : 2h	Demande de Transfert effectué	Compteur Report sept-20	Décision	Nouveau crédit h délégation (Oct-20)
	Oui	66h	Report non possible, le compteur de report est déjà au maximum, les 2h non prises sont perdues.	Droit : 22h Report : 66h

Les modalités de cumul et d’information au service des ressources humaines telles que définies dans le paragraphe précédent s’appliquent également aux élus suppléants bénéficiant d’heures de délégation dans les conditions définies dans le présent accord. Ces heures ne peuvent pas être transférées. En cas d’absences d’information sur le report, ou lorsque le cumul est déjà atteint, ces heures seront payées.

Les élus titulaires peuvent également transférer aux autres élus titulaires ou suppléants ainsi qu’au représentant syndical au CSE des heures de délégation octroyées dans le cadre de leur mandat. Dans ce cadre, l’élu titulaire devra informer la Direction-service RH (par tous moyens écrits) au plus tard 24h avant la prise effective des heures par le destinataire des heures transférées et dès la fin du mois civil en indiquant clairement le nombre d’heures qu’il souhaite transférer et le destinataire des heures.

En tout état de cause, il est précisé que les heures de délégation doivent être utilisées conformément à leur objet et devront donner lieu à l’établissement d’un bon de délégation remis à leur hiérarchie avant la prise effective de la délégation. En cas de délégation externe au cours de la séance de travail, l’élu comme tout salarié devra suivre les règles de sécurité applicables à l’ensemble des salariés de l’entreprise en termes de sécurité notamment en « pointant ». Ces pointages ont pour unique objectif de connaître la présence ou non sur site du salarié à des fins de sécurité. Le pointage n’est pas requis pour les délégations externes dont la durée est égale à la durée de la séance de travail, le salarié n’étant pas sur site. Le pointage des heures de délégation ne peut servir à instaurer une autorisation préalable ou un contrôle de l’utilisation qui est faite des heures de délégation au risque de constituer un délit d’entrave de l’employeur.

Le temps consacré aux réunions plénières du CSE et aux différentes réunions de commissions initiées par l’employeur, est payé comme du temps de travail et n’est pas déduit des heures de délégation dans la limite de 30h/an pour les réunions de commissions (volume d’heures pour l’ensemble des commissions légales hors CSST).

Les heures de délégation prises sur le temps de travail sont payées comme tel. Le temps passé en réunion de direction au-delà de l’heure légale de travail est comptabilisé en temps de travail et rémunéré comme tel dans les conditions définies dans le présent accord.

Article 4. Formation

Les représentants du personnel titulaires et suppléants, bénéficient, d’une formation économique traitant de différents thèmes leur permettant d’assurer ainsi leur mission d’ordre économique et sociale. Le droit à la formation est un droit individuel. Elle sera organisée dans l’année qui suit leur élection ou désignation. Les formations seront dispensées soit par un organisme figurant sur une liste arrêtée par l’autorité administrative, à savoir le préfet de région, dans des conditions déterminées par décret, soit par des centres rattachés à des syndicats représentatifs de salariés ou des instituts spécialisés dont la liste est fixée tous les ans par arrêté ministériel (art. L2315-17 et R2315-8). Le temps passé en formation par les élus est rémunéré comme du temps de travail effectif. Le financement de la formation, qui comprend le prix du stage et les frais de déplacement et d’hébergement est pris en charge par le CSE lui-même sur son budget de fonctionnement L2315-63), l’employeur assurant le maintien de salaire. La durée de la formation ne pourra excéder 5 jours (art L2315-63). Ces jours s’imputent sur la durée du congé de formation économique, sociale et syndicale prévu à l’article L2145-11 du code du travail. Chaque salarié, et donc chaque membre du CSE, ne pourra donc bénéficier par année que d’un nombre limité de jours de congés de formation au titre du congé de formation économique et du congé de formation syndicale (12 jours). Cette limite est portée à 18 jours pour les animateurs de stages et sessions. (L2145.7). De même, Les salariés appelés à exercer des fonctions syndicales bénéficient du congé de formation économique, sociale et syndicale prévu à l'article L. 2145-5. La durée totale des congés pris à ce titre dans l'année par un salarié ne peut excéder dix-huit jours.

Le représentant du personnel doit adresser à l’employeur, au moins 30 jours avant le début du stage de formation, une demande l’informant de sa volonté de bénéficier de ce congé de formation économique. Il précise la date, la durée de l’absence sollicitée ainsi que le nom de l’organisme responsable du stage ou de la session (art R2145-4). Sans réponse sous 1 semaine (7 jours ouvrables), la demande est réputée être validée. Le délai court à compter de la date de prise de connaissance par la direction de la demande d’absence.

Les membres de la CSSCT ainsi que les élus du CSE (titulaires ou suppléants) bénéficieront également d’une formation de 5 jours maximum à la charge de l’employeur en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail. La formation ne pourra être dispensée que par les organismes habilités soit au niveau national par arrêté ministériel, soit au niveau régional par arrêté du préfet. (art. R2315-12).

Le temps passé en formation est rémunéré comme du temps de travail effectif. Les frais de déplacements et de séjours sont pris en charge conformément à la règlementation applicable dans l’entreprise.

Les formations prises en charge par l’employeur s’inscrivent dans le plan de formation.

Article 5. Durée des mandats

Les mandats des élus CSE sont définis pour une période de 4 ans sauf s’il est défini une période différente dans le protocole préélectoral et conformément aux dispositions légales.

La durée des mandats des membres de commission est alignée avec la durée des mandats des élus du CSE.

CHAPITRE III – Attributions du CSE

Article 1. Attributions

Le CSE est informé et consulté dans le cadre des consultations périodiques annuelles, et avant toute décision d’aménagement important modifiant les conditions de travail.

Attributions en matière de droit des salariés : (ex Délégués du personnel)

• Présenter à l’employeur les demandes individuelles ou collectives relatives aux salariés, à l’application du code du travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l’entreprise,

• Garants du droit du travail, et de toutes formes de droit applicables dans l’entreprise (code du travail conventions collectives, accords d’entreprise),

• Garants des libertés et du respect des droits, via le droit d’alerte.

Attributions en matière économique, social et culturel (ex CE)

• Assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’Enterprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production,

• De faire bénéficier à l’ensemble des salariés des activités sociales et culturelles.

Attributions en matière de santé, de sécurité et des Conditions de travail (ex CHSCT)

• Participe à la démarche de prévention des risques, analyse les situations de travail, examine sous l’angle santé sécurité les projets sur lesquels le CSE doit obligatoirement être consulté, notamment en cas d’aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail, participer aux activités de promotion de la prévention des risques professionnels dans l’entreprise, initier les campagnes d’informations et de sensibilisation,

• Contribue notamment à l’accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l’adaptation et à l’aménagement des postes de travail afin de faciliter l’accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle (L2312-5 et L2312-9).

Article 2. Consultations

2.1 Consultations récurrentes (L2312-17)

Les consultations récurrentes sont regroupées en trois grands blocs :

• Les orientations stratégiques de l’entreprise Viant Chaumont SAS,

• La situation économique et financière de l’entreprise Viant Chaumont SAS^*,

• La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi Viant Chaumont SAS.

* Compte-tenu de la structure juridique de Viant Chaumont SAS, à la date de signature du présent accord, il est convenu que l’analyse économique et financière prendra également en compte les données actuellement gérées au sein de la SA. (Chiffre d’affaires, prestations externes, achats sous traitance, achat Matière, ..) ; ceci afin de permettre une compréhension globale de la situation économique et financière de Viant Chaumont SAS et permettre la remise d’un avis éclairé.

Ces consultations ont lieu 1 fois par an selon un calendrier à définir avec les élus du CSE lors d’une séance plénière.

Dans le cas de projet d’entreprise important, le CSE rend son avis dans un délai maximal de 1 mois, ou deux mois dans le cas d’un recours à un expert. (Art. R 2312-6) à compter de la remise des documents ou de l’information de la mise à jour de la BDES.

En outre, la réduction des délais ne pourra se faire au détriment de l’accès à l’information, et à la bonne réalisation méthodologique de l’expertise éventuelle telle que souhaitée par les parties.

Conformément à l’article R2312-5 du code du travail, le délai court à partir de la date de mise à disposition des informations aux élus conjointement à la remise de la convocation et l’ordre du jour du CSE sur lequel il est fait mention de l’information-consultation.

2.2 Consultations ponctuelles

Dans le cas de projet d’entreprise important, le CSE rend son avis dans un délai maximal de 1 mois, ou deux mois dans le cas d’un recours à un expert.

2.3 Avis

Chaque information-consultation du CSE doit donner lieu à formulation d'un avis ou d’une motion motivé de l'instance. L’avis du CSE consiste à faire une analyse critique du projet de consultation. Il ne se limite pas à un avis favorable ou défavorable.

L’avis des membres du CSE, intervient après la phase d’information et de débats nécessaires à la construction d’un avis étayé et argumenté par les membres du CSE. Les échanges et débats en séances n’excluent pas les échanges en dehors de l’instance lorsque cela est nécessaire et ceci dans le cadre du bon déroulement du dialogue social dans l’entreprise.

Dans le cadre des informations-consultations, et dès lors que les informations ont été remises et qu’aucune question n’est restées en suspens, les élus sont réputés pouvoir rendre un avis. Les élus informeront la Direction en amont de l’information-consultation s’ils sont à même de rendre un avis. Dans le cas contraire, ils devront faire connaitre, en amont, à la Direction les points de blocage.

Lorsqu'au terme du processus d’information - consultation, le CSE refuse et/ou ne rend pas d'avis malgré l'accomplissement par le président du CSE de toutes les diligences requises, cette absence d'avis est assimilée à un avis négatif et le CSE est réputé avoir été valablement consulté.

L’avis qu’il soit verbal ou écrit sera consigné dans les procès-verbaux du CSE.

Article 3. Base de Données Economique et Sociale (BDES)

Les parties reconnaissent le bon niveau de dialogue social existant dans l’entreprise, et la transparence de la Direction dans sa communication et avoir eu jusqu’à présent l’ensemble des informations nécessaires à l’exercice de leurs mandats. Cependant, les parties signataires à l’accord conviennent de la nécessité de faire évoluer l’accessibilité de la mise à disposition des informations par l’employeur pour l’exercice de leur mandat.

Ainsi, dans le cadre de l’Accord National Interprofessionnel du 11 janvier 2013 portant sur la compétitivité et la sécurisation de l’emploi, et repris dans la cadre des Ordonnances du 23 septembre 2017, les partenaires sociaux ont convenu de la mise en place d’un outil permettant d’atteindre un triple objectif :

• La constitution d’une base d’informations destinée à l’information et à la consultation du CSE pour les aider dans leurs missions et notamment lors des informations–consultations régulières et ponctuelles telles que définies par la loi,

• Une organisation des informations qui permette la mise en visibilité des informations obligatoires à destinations du CSE,

• Une mise à disposition des informations transmises de manière récurrente au CSE.

Le présent article vise ainsi à définir l’objet, le support, le champ d’application, les modalités d’accès, le contenu de la BDES ainsi que de rappeler les dispositions légales en termes de confidentialité.

Enfin, il est rappelé ici que par principe la BDES est un outil évolutif tant par sa forme que par son contenu, cet article définissant ainsi les principes généraux de leur fonctionnement.

3.1 Anticipation et confidentialité

L’anticipation des potentiels impacts de la stratégie de l’entreprise nécessite que les partenaires sociaux soient informés, au sein des instances sociales adéquates (CSE et commissions), des raisons des choix stratégiques présentés afin d’en débattre préalablement à leur mise en œuvre, et d’émettre un avis éclairé sur les projets de l’entreprise.

Les parties conviennent de doter les représentants du personnel et leurs experts mandatés le cas échéant, de moyens en vue de leur permettre d‘assurer la démarche d’anticipation et d’analyse tout en préservant la confidentialité des informations et dans un objectif de compréhension de l’entreprise dans ses orientations stratégiques.

Les instances représentatives du personnel doivent respecter une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données unique revêtant un caractère confidentiel et présenté comme tel par l’employeur (L2323-7-2 du code du travail).

3.2 Droit d’accès

En application des dispositions légales, la BDES est accessible en permanence aux représentants du personnel dudit établissement listés ci-après :

• Membres du CSE, titulaires et suppléants ;

• Délégués Syndicaux au niveau de l’entreprise ;

• Représentants Syndicaux ;

• Membres des commissions au CSE, pour les documents relatifs à la commission à laquelle ils participent ;

• Experts mandatés par le CSE de l’entreprise.

Il est précisé que les personnes visées ci-dessus ont accès en consultation et peuvent télécharger et imprimer les documents figurant dans la BDES, sous réserve de l’application des règles de confidentialité associées à chacun des documents.

Les experts pourront accéder à la BDES et à tout autre document relatif à leur mission, dans le respect du cadre légal les autorisant à avoir accès aux mêmes documents que le commissaire aux comptes est susceptible de demander.

Pour précision, seule la Direction de l’entreprise a un « accès étendu », au sens où elle a la possibilité de modifier et d’insérer des documents, à l’ensemble de la BDES.

En cas de problématique quant à la gestion des accès, les utilisateurs se rapprochent de la Direction des Ressources Humaines.

La gestion des droits d’accès relève des équipes Ressources Humaines de l’entreprise. Par ailleurs, chaque utilisateur de la BDES, défini au présent article, doit remonter tout point de dysfonctionnement auprès des personnes mentionnées ci-dessus, afin que celles-ci prennent toutes les mesures nécessaires au bon fonctionnement et aux accès à la BDES.

3.3 Modalités de fonctionnement de la BDES

Exceptionnellement, pendant les périodes de maintenance, les accès sont suspendus sur de courtes périodes et dans la mesure du possible à un moment n’affectant pas les utilisateurs.

A chaque mise à jour d’un document dans la BDES, les personnes ayant accès (cf. Art 3.2 ci-dessus) seront informées par emails. L’identification du document concerné et les éventuelles modifications apportées aux documents déjà existants dans la base sera précisées afin de faciliter la compréhension et la lecture de l’ajout et/ou de la modification.

Dans le cas où une inaccessibilité de la BDES est relevée et impacte les délais de consultation, la Direction s’engage à transmettre les informations par tous moyens aux personnes concernées afin de respecter les délais légaux de transmission des informations en vue de la bonne tenue des consultations.

3.4 Contenu de la BDES

Les informations contenues dans la BDES reprennent les données et rubriques prévues par les dispositions légales et règlementaires, mais prévoient également des informations spécifiques aux activités de l’entreprise avec ses indicateurs propres et notamment celles nécessaires à la compréhension globale de la situation économique et financière de l’entreprise. (Notamment les données administrées par la SA (à la date de signature du présent accord) telles que le chiffres d’affaires, prestations externes, Achats matière, sous-traitance, matière…notamment).

Ces données couvrent l’année en cours, les deux années civiles précédentes et, en fonction des documents prospectifs qu’elle peut comporter, les trois années civiles suivantes lorsque celles-ci existent.

Le délai de conservation des données n’excède donc pas l’année N-2, à l’exception des accords toujours en vigueur dans l’entreprise.

Néanmoins, dans un souci de conservation des données précédemment transmises dans les BDES, les parties conviennent que la BDES contient, sans que cela constitue une obligation, un espace « Archivage ». Les modalités d’accès seront précisées lors de la mise en place de l’outil. Dans cet espace « Archivage » sera logiquement stocké, par année échue (N-3 et /ou précédentes), l’ensemble des informations relatives à cette ou ces années archivées telle que accessibles avant archivage.

Les dispositions du présent article seront applicables à cet espace « Archivage » et notamment celles relatives à l’accès à la BDES.

3.5 Formation des utilisateurs

Une formation est dispensée par la Direction à la demande des utilisateurs sur l’utilisation de la Base de Données Economique et Sociale ; ceci indépendamment de toutes autres formations des représentants du personnel.

Dès la mise en place de l’outil (prévu début 2020), et à chaque renouvellement du CSE, une formation de présentation des documents et de leur finalité est dispensée par la Direction afin que les personnes ayant accès à l’outil, puissent s’approprier et suivre l’évolution de l’utilisation de la BDES.

Article 4. Règlement intérieur du CSE

Le CSE détermine, dans un règlement intérieur (RI), les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l’entreprise, pour l’exercice des missions qui lui sont conférées (Art L2315-24). Pour l’établissement de son RI, le CSE s’appuiera sur le présent accord et devra en respecter les termes.

CHAPITRE IV – Fonctionnement du CSE

Article 1. Commissions

Les membres des commissions sont choisis parmi les titulaires et les suppléants élus. Leur désignation résulte d’un vote intervenant lors de la première réunion plénière de l’institution après sa constitution ou son renouvellement. Les membres et le secrétaire seront désignés à main levée par les élus titulaires (ou suppléants en cas d’absence du titulaire) et à la majorité des voix valablement exprimées. Les candidatures sont présentées par les membres du CSE. Chaque candidature est examinée tour à tour et commission par commission.

Les résultats des votes sont consignés dans le procès-verbal de la réunion du comité.

Afin de favoriser le pluralisme, une même personne ne peut présenter qu'une seule candidature et ne peut être élue secrétaire que d'une seule commission à la fois.

Les résultats des votes sont consignés dans le procès-verbal de la réunion du comité.

La durée du mandat des membres et secrétaires des commissions obligatoires est alignée sur celle du mandat des élus du CSE.

• Commission égalité Hommes – Femmes :

Les membres de la commission sont au nombre de 3, 1 par collège.

Périodicité des réunions : 2 fois par an.

Cette commission est chargée de préparer les délibérations du CSE pour la consultation en matière sociales sur le champ de l’égalité professionnelle. Elle devra notamment suivre l’application de l’accord égalité h/f en vigueur dans l’entreprise.

• Commission formation :

Les membres de la commission sont au nombre de 3, 1 par collège.

Périodicité des réunions : 2 fois par an.

Cette commission est chargée de préparer les délibérations du CSE pour la consultation obligatoire sur les orientations stratégiques et celle de la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et d’emploi. Elle doit notamment étudier les moyens permettant de favoriser l’expression des salariés en matière de formation ; participer à leur information dans ce domaine et étudier les problèmes spécifiques concernant l’emploi et le travail des jeunes et des personnes handicapées (art. L2315-49).

Elle est informée des possibilités de congé de formation qui ont été accordés aux salariés, des conditions dans lesquelles ces congés ont été accordés ainsi que les résultats obtenus. (art. R2315-31).

• Commission d’information et d’aide au logement :

Les membres de la commission sont au nombre de 3, 1 par collège.

Cette commission intégrera aussi le cas échéant les discussions éventuelles autour de la mutuelle si les membres de la commission en font la demande explicite.

Périodicité des réunions : 1 fois par an.

• Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT)

Pour rappel, le CSE exerce les attributions légales entrant dans le champ de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, conformément aux article L2312-9 et suivants du code du travail ainsi que de l’article L2315-38, sauf celles expressément déléguées à la CSSCT dans le cadre du présent accord.

Le CSE contribue au suivi et à l’amélioration des conditions de travail ainsi qu’à la promotion de la prévention des risques professionnels dans l’établissement, et au suivi de la santé au travail.

A ce titre, elle peut proposer toute initiative qu’elle estime utile, notamment en ce qui concerne des actions de prévention du harcèlement moral et du harcèlement sexuel. Les mesures identifiées par la CSSCT seront transmises aux membres du CSE. Pour mener à bien sa mission, le CSE s’appuiera donc sur la commission SSCT qui travaille sous le contrôle du CSE.

1. Rôle & Attributions

Le CSE délègue à minima à la CSSCT les attributions précisées ci-dessous :

• L’émission des propositions concernant notamment:

  • Les modalités de fonctionnement de la CSSCT,

  • L’élaboration et la mise à jour du document unique par l’employeur, notamment la liste des risques,

  • Le contenu des programmes d’amélioration à la sécurité et les mesures adoptées à la suite de l’analyse d’un accident,

  • Les améliorations dans l’organisation du travail du site et les aménagements des postes de travail,

  • Les préconisations aux membres du CSE pour faciliter l’avis de ces derniers dans le cadre des informations-consultations qui traitent de la santé, sécurité et condition de travail.

• La réalisation, dans l’entreprise au sein de leur périmètre, toute enquête en matière d’accident du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnelle, notamment celles menées après un accident du travail grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnelle grave,

• Décider des inspections réalisées en matière de santé, sécurité et conditions de travail dans l’entreprise.

La Commission SSCT représente à la fois un organe de prévention, mais également de contrôle et d'investigation. Elle va donc jouer un rôle privilégié au moment de la consultation annuelle du CSE en matière sociale.

2. Composition de la commission

La loi ne prévoyant pas de moyens spécifiques pour les membres de la CSSCT, les parties au présent accord conviennent de leur attribuer des moyens suivants :

Les membres de la commission sont au nombre de 4, dont 1 appartenant obligatoirement au 3^ème collège. Ils sont désignés parmi les membres titulaires ou suppléants du CSE.

Le CSE désigne un secrétaire de commission parmi les membres titulaires. Celui-ci informe le secrétaire du CSE des travaux de la CSSCT consacrées aux questions de santé, sécurité et conditions de travail. Il devra produire un compte-rendu de chaque réunion qui sera transmis au secrétaire du CSE ainsi qu’à ces membres et à la Direction et celui-ci sera joint en annexe des procès-verbaux établis.

Leur désignation résulte d'un vote intervenant lors de la première réunion plénière de l’institution après sa constitution ou son renouvellement.

Les membres seront désignés à bulletin secret par les élus titulaires ou représentés et à la majorité des voix valablement exprimées.

Les résultats des votes sont consignés dans le procès-verbal de la réunion du comité. En cas d’égalité des voix, le siège revient au plus âgé des candidats.

La commission SSCT est obligatoirement présidée par l’employeur.

3. Réunions

Périodicité des réunions : 4 fois par an.

Sont également invités aux réunions CSSCT, le responsable interne du service HSE, le médecin du travail, l’inspection du travail, l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale (CARSAT) conformément aux dispositions légales. (Art. L2314-3)

La Direction ou son représentant sera accompagnée du coordinateur HSE et de l’infirmière. Elle pourra le cas échéant se faire accompagner d’une autre personne. En tout état de cause, le nombre de représentants de la Direction ne pourra pas excéder le nombre de titulaires.

Les membres élus de la commission non titulaires, assistent aux 4 réunions plénières du CSE portant sur la santé, sécurité et conditions de travail, et pour la durée des échanges associés à ce point trimestriel. Ils quitteront la séance dès lors que le point à l’ordre du jour sera traité.

Des réunions CSSCT extraordinaires pourront également être réalisées dans les conditions définies par la loi.

Article 2. Fonctionnement des commissions :

Les réunions de commission, sont présidées par l’employeur ou son représentant.

Chaque réunion de commission fera l’objet d’une synthèse émise par le secrétaire de la commission (obligatoirement un membre élu titulaire) et relue par la Direction puis transmise aux élus du CSE. Cette synthèse est examinée en réunion préparatoire du CSE. Elle permet l’examen de questions en réunion plénière et seront une donnée d’entrée pour les informations-consultations légales.

Les convocations et les documents pour les commissions sont traités de façon identiques aux convocations CSE.

Afin de rendre plus efficaces et pertinentes les réunions des différentes commissions, les informations chiffrées seront données en amont des réunions. Ceci permettra de focaliser les réunions de commissions sur le contenu en lieu et place de lecture des données.

Pour assurer la continuité du bon déroulement des commissions, les parties conviennent que si l’un des membres d’une commission venait à quitter l’entreprise ou se retirer de la commission, un appel à candidature serait alors établi, puis désigner par le CSE selon les mêmes modalités définies dans le présent accord et / ou conformément aux dispositions légales.

Article 3. Réunions préparatoires :

Afin de faciliter la compréhension de la stratégie, de la situation financière et de la politique sociale de l’entreprise, les élus suppléants pourront assister aux réunions préparatoires organisées par le secrétaire du CSE, réunions auxquelles l’expert du CSE s’il est mandaté à cet effet, informe les élus du résultat de son expertise et ce dans la limite de 3h.

Les élus devront émarger, et la feuille d’émargement sera remise à la Direction-service des Ressources Humaines. Les élus devront faire savoir au secrétaire du CSE s’ils participent ou non à la réunion préparatoire. Le secrétaire en informera la Direction avant la réunion, ceci dans le but de permettre d’organiser au mieux l’absence de l’élu.

Les élus titulaires et le cas échéant les élus suppléants utiliseront leur crédit d’heures pendant cette réunion. Les élus suppléants sans crédit d’heures sont autorisés à assister à cette réunion préparatoire de restitution du rapport de l’expert dans la limite de 3h.

Les réunions plénières du comité seront précédées d'une réunion préparatoire entre membres élus au CSE et membres des commissions, le cas échéant, ainsi que les représentants syndicaux. Ses réunions seront initiées par le secrétaire du CSE. Le temps passé en réunion préparatoire sera imputable au compteur d’heures de délégation.

Article 4. Réunions plénières :

Les parties conviennent de la fréquence mensuelle (12/an) des réunions plénières ordinaires au cours desquelles les membres titulaires du CSE ainsi que les Représentants Syndicaux au CSE sont invités ; ces derniers ayant seulement voix consultative.

En plus des élus titulaires, aux réunions plénières du CSE, pourront participer les élus non titulaires membre de la commission SSCT lorsque la réunion traite des points réguliers relatif à la santé, sécurité et condition de travail (4/an). Les élus non titulaires quitteront la séance lorsque les points SSCT ont fini d’être abordés) sauf s’ils remplacent un élu titulaire absent.

L'employeur informera l'agent de contrôle de l'inspection du travail mentionné à l'article L. 8112-1 du code du travail, le médecin du travail et l'agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale du calendrier retenu pour les réunions consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail. Une convocation avec l’ordre du jour et les documents éventuels associés leur sera adressée selon les modalités définies légalement. Une information annuelle de la date de tenue des réunions leur sera adressée avec une confirmation par écrit au moins quinze jours avant la tenue des réunions.

La mise en place du CSE ne remet pas en cause la capacité des partenaires sociaux à solliciter une réunion extraordinaire, à la demande de la majorité des membres conformément aux dispositions légales en vigueur (L2315-28) ou à la demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail (L2315-27).

La réunion est présidée par l'employeur ou son représentant, assistée éventuellement de trois assistants salariés qui ont voix consultative. Les assistants siègent aux réunions, tant ordinaires qu'extraordinaires, du CSE, et ceci sur demande du président afin de lui fournir aide et assistance lors de la réunion.

En cours de réunion, ils peuvent intervenir dans les débats, répondre à des questions, manifester leur opinion mais ne disposent d'aucun droit ni de vote ni de participation aux scrutins, délibérations, décisions et prises de résolution du CSE.

Coté employeur, en dehors de ces 3 assistants, la présence en réunion d'une tierce personne, interne ou externe à l'entreprise, nécessite l'accord du secrétaire du CSE. Afin d'informer en amont tous les membres de l'instance, le secrétaire et le président veillent à mentionner dans l'ordre du jour le nom de la personne ou des personnes qui seront ponctuellement présentes. Une fois son intervention terminée, les personnes quittent la séance.

Coté délégation salariée, en dehors des cas prévus par le code du travail et les membres de la commission SSCT, les élus peuvent inviter ou faire participer toute autre personne aux réunions CSE et de la commission SSCT si l’employeur et la majorité de la délégation du personnel sont d’accord.

Le secrétaire et le président veillent à mentionner le nom de cette personne dans l'ordre du jour. En réunion, le secrétaire expose les raisons de cette présence, l'employeur donne son accord formel. Une fois son intervention terminée, cette personne quitte la séance.

Ces réunions initiées par l’employeur se déroulent pendant le temps de travail, et le temps passé en réunion au-delà de l’heure légale de travail est comptabilisée en heures supplémentaires (ou complémentaires pour les élus à temps partiel). Au choix de l’élu, ces heures seront soient récupérées, payées et/ou transformées en heures de délégations pour les élus suppléants.

Article 5. Elaboration de l’ordre du jour :

L’ordre du jour de chaque réunion est établi selon les modalités prévues aux articles L2315-29 à L2315-35, conjointement par l’employeur ou son représentant et le secrétaire du CSE ou le secrétaire adjoint en cas d’absence de ce dernier, sous réserve des points inscrits de plein droit par l’employeur conformément à la législation en vigueur.

L’ordre du jour est diffusé trois jours avant la tenue de la réunion ordinaire du CSE accompagné de la convocation et des éventuels documents nécessaires aux débats aux membres titulaires et/ou membres suppléants du CSE. La diffusion est réalisée par mail avec accusé de réception ou remis en main propre au plus tard trois jours avant la tenue de la réunion, pour ceux qui n’ont pas d’adresse email spécifique.

En cas de CSE extraordinaire, ces délais ne sont pas pris en considération, et sont adaptés à l’urgence de la situation.

L’ensemble des documents présentés aux élus est accessible dans la BDES auxquelles l’ensemble des élus titulaires et suppléants ont accès.

Article 6. Rédaction de Procès-Verbaux :

Les délibérations du CSE sont consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire ou le secrétaire adjoint en cas d’absence du secrétaire, au plus tôt, et transmis à l’employeur pour relecture en amont. Ensuite les procès-verbaux seront transmis à l’ensemble des élus (titulaires et suppléants) pour approbation au plus tard à la deuxième réunion CSE post réunion ayant fait l’objet dudit procès-verbal.

Ils feront l’objet d’un affichage sur les panneaux mis à disposition du CSE après approbation de celui-ci en séance plénière.

Article 7. Expertises :

Conformément aux dispositions de l’article L2315-87 et suivant, le CSE pourra faire appel à un expert extérieur et dûment habilité.

L’employeur prendra à sa charge à 100% les demandes de recours à un expert dans le cadre des informations-consultations légales sur les thématiques de stratégie d’entreprise, situation économique et financière et politique sociale. Pour cela, cette expertise sera demandée au travers d’une seule mission couvrant les 3 thématiques et pour un coût équivalent à celui de 2018 plus inflation éventuelle (17 647€ HT pour 2018).

Pour les autres demandes d’expertises éventuelles, il sera appliqué les dispositions légales en vigueur au moment de la demande d’expertise.

L’expert à libre accès à l’entreprise et dispose des mêmes droits que le commissaire aux comptes en termes d’accès documentaires. Chaque expertise devra faire l’objet d’une lettre de mission à destinations des élus du CSE et de la Direction.

Article 8. Budget :

Pour effectuer sa mission, le CSE dispose d’un budget de fonctionnement défini à hauteur de 0.2% de la Masse salariale brute. La base de référence pour le calcul est celui défini par la loi (Art L. 2312-81 et L. 2315-61 du code du travail soit « l'ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l'article L. 242-1 du code de la sécurité sociale ou de l'article L. 741-10 du code rural et de la pêche maritime, à l'exception des indemnités versées à l'occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée ».

En ce qui concerne le budget dédié aux Œuvres sociales, celui-ci sera revalorisé à hauteur de 0.93% (contre 0.70% à la date de signature du présent accord). La base de calcul est la même que celle définie dans le paragraphe ci-dessus.

Article 9. Moyens matériels :

Afin de permettre un bon fonctionnement de l’instance CSE, les moyens suivants sont attribués :

• Un local situé sur le site ;

• Du mobilier (bureau, armoires) ;

• Du matériel informatique ;

• Du réseau filaire et wifi ;

• Panneau d’affichage.

Le CSE bénéficiera d’un accès Internet dans les conditions de la politique de sécurité informatique de l’entreprise. L’utilisation de la messagerie interne pourra être utilisée pour communiquer auprès des salariés (actions œuvres sociales notamment) après information de la Direction au préalable.

Article10. Temps de trajet et frais de déplacement :

Le temps passé pour effectuer un trajet afin de se rendre à une réunion du CSE et/ou des commissions initiées par l’employeur est payé comme temps de travail effectif par l'entreprise. (L2315-11)

Leurs modalités de remboursement des frais, notamment lorsque ceux-ci sont liés à des déplacements pour des réunions de Direction organisées en dehors des horaires de travail ou en dehors du lieu habituel de travail sont effectuées conformément aux règles en vigueur dans l'entreprise.

En revanche, pour l’ensemble des autres déplacements liés à l’activité des élus dans le cadre de leur mandat, les frais de déplacement sont à prendre en charge sur le budget de fonctionnement.

CHAPITRE V – Dispositions finales

Article 1. Durée de l’accord :

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée

Article 2. Révision :

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L2261-8 du code du travail.

Toute demande de révision devra être notifiée aux parties signataires par courrier (AR) avec un préavis de 1 mois.

En cas de demande de révision émanant d’une partie habilitée en application de l’article L2261-7-1 du code du travail, les négociations commenceront dans les 3 mois suivant la réception de la demande. (art L2261-10).

Article 3. Dénonciation :

Le présent accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L.2261-9 et suivants du code du travail.

La dénonciation doit être portée à la connaissance des autres parties signataires selon les modalités suivantes : notification aux parties signataires par courrier (AR) avec un préavis de 1 mois

Article 4. Dépôt et publicité :

En application des dispositions du Code du travail, le présent accord sera déposé sur le site internet https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et auprès du secrétariat greffe du Conseil de Prud'hommes du siège sociale de l’entreprise.

Enfin, en application des articles R2262-1 et R2262-2 du Code du travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le personnel. Par ailleurs, un exemplaire de ce texte est tenu à la disposition du personnel au service des Ressources Humaines de l'entreprise et archivé dans la BDES.

Article 5. Entrée en vigueur :

Le présent accord entrera en vigueur dès le lendemain de son dépôt.

Fait à Chaumont, le

Pour la Direction de VIANT CHAUMONT SAS

Monsieur XX

Pour les Organisations Syndicales

CGT Monsieur XX
CFE-CGC Madame XX
CFDT Monsieur XX