Accord d'entreprise "Négociation annuelle obligatoire 2022 : rémunération, temps de travail et partage de la valeur ajoutée dans l'entreprise" chez WEBHELP VITRE (Siège)

Entre les soussignés :

• La Société WEBHELP VITRE, immatriculée au RCS de Rennes sous le numéro 499 529 121, dont le siège social est sis Zone du Piquet – Parc de Bretagne – 35370 ETRELLES, représentée par XXX agissant en qualité de Directeur de site, dûment habilité,

Ci-après dénommée « la Société » ou « WEBHELP VITRE »,

D'une part,

• Les organisations syndicales signataires :

• CFDT, représentée par XXX

En qualité de délégué syndical

• CFDT, représentée par XXX

En qualité de déléguée syndicale

• CFE CGC, représentée par XXX

En qualité de délégué syndical

• CFTC, représenté par XXX

En qualité de délégué syndical

• SUD, représenté par XXX

En qualité de délégué syndical

Ci-après désignées les "Organisations Syndicales"

D'autre part,

Ci-après désignées ensemble "les Parties"

PREAMBULE :

WEBHELP Vitré souhaite parvenir à un dialogue social de qualité en recherchant avec ses partenaires sociaux les solutions les plus adaptées aux collaborateurs de l’entreprise.

Les parties signataires au présent accord ont convenu que cette négociation succède à celle ayant abouti à la conclusion de l’accord d’entreprise NAO signé le 26 mai 2021, applicable au 1er avril 2021 et dont les dispositions ont cessé de produire leurs effets le 31 mars 2022, et à l’accord relatif à la qualité de vie au travail signé le 06 juillet 2020 initialement applicable jusqu’au 30 juin 2022.

Il a été expressément convenu entre les parties de négocier simultanément les 2 blocs de négociations annuelles dont les thèmes sont fixés à l’article L2242-1 du code du travail et rappelés ci-après :

• BLOC 1 – La rémunération, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée dans l’entreprise (article L2242-5 du code du travail)

• Salaires effectifs,

• Durée effective et organisation du temps de travail dont le temps partiel

• Intéressement, participation et épargne salariale

• Le suivi des actions mises en place en vue de réduire les écarts de rémunérations, le cas échéant

Les éléments négociés sont traités sous le Titre I

• BLOC 2 – L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail (article L2242-8 du code du travail)

• Articulation entre la vie personnelle et la vie professionnelle pour les salariés

• Objectifs et mesures permettant d’atteindre l’égalité professionnelle hommes/femmes

• Mesures permettant de lutter contre toute discrimination en matière de recrutement, d'emploi et d'accès à la formation professionnelle

• Handicap, insertion professionnelle et maintien dans l’emploi

• Protection sociale complémentaire des salariés (prévoyance et complémentaire santé)

• L’exercice du droit d’expression collective

• Le droit à la déconnexion

• Les mesures visant à améliorer la mobilité des salariés entre leur lieu de résidence habituelle et leur lieu de travail

Les éléments négociés sont traités sous le Titre II

L’égalité professionnelle fait l’objet d’une négociation séparée. Elle a fait l’objet d’un accord d’entreprise signé le 12 octobre 2021, applicable jusqu’au 11 octobre 2024.

L’ouverture de la négociation des blocs 1 et 2 est intervenue le 4 février 2022. A l’issue des réunions des 22 février 2022, 03, 10, 24 et 31 mars 2022, les 05, 06 et 08 avril 2022, il a été convenu ce qui suit :

CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs présents dans les effectifs de l’entreprise WEBHELP Vitré du 1er avril 2022 au 31 mars 2023.

LA REMUNERATION, LE TEMPS DE TRAVAIL ET LE PARTAGE DE LA

VALEUR AJOUTEE DANS L’ENTREPRISE

Dans le cadre de ce « bloc 1 », les thèmes légaux ont été étudiés au cours des différentes réunions de NAO.

Ces thèmes ont été systématiquement recensés dans les présentations et comptes rendus de réunions.

1° Les rémunérations

1. Augmentations 2022

A l’exception des augmentations de salaire liées à toute revalorisation :

• Du SMIC

• De la modification de la grille des rémunérations conventionnelles qui résulterait de négociations abouties par avenant d’extension paru au Journal Officiel, la rendant applicable en entreprise

Il a été convenu qu’aucune augmentation généralisée des salaires ne serait appliquée.

• 2. Primes

2. Conseillers clients

Les modalités relatives au calcul et à l’attribution de la prime d’objectif sont prévues du 1er avril 2022 au 31 mars 2023 comme suit :

• Suppression de la notion d’ancienneté pour le montant cible de la prime d’objectif : le montant cible est de 150 euros pour tous les Conseillers, quel que soit le contrat et l’ancienneté dès l’éligibilité acquise (« mois blanc »).

• Modalités de calcul :

• Le montant de la prime basé sur le taux d’atteinte sur les indicateurs (KPI) du projet

• « Surperformance » du collaborateur récompensée par la possibilité d’obtenir jusqu’à 120 % du montant cible

• Le mois blanc s’arrêtera le 1^er du mois suivant l’intégration, et ce quelle que soit la date d’entrée dans l’entreprise du salarié.

• Application de la condition liée au présentéisme : une absence injustifiée constatée sur le mois considéré pour le calcul de la prime entraine la perte totale de la prime.

• 3. Autres fonctions de production

Fonction	Prime	Périodicité	Montant	Prime cible
Superviseur	Quantitative	Mensuelle	150€	755€
	Qualitative	Trimestrielle	305€
Superviseur Sénior	Quantitative	Mensuelle	150€	805€
	Qualitative	Trimestrielle	355€
Chargé de flux		Mensuelle	218€	218€
Formateur Métier		Trimestrielle	655€	655€
Formateur Métier senior		Trimestrielle	755€	755€
Responsable Qualité Formation		Trimestrielle	805€	805€
Expert Métier		Mensuelle	193€	193€
Chargé de reporting		Trimestrielle	655€	655€
Coach Performance	Quantitative	Mensuelle	150€	755€
	Qualitative	Trimestrielle	305€

Les primes d’objectifs seront proratisés pour l’ensemble des fonctions lors des périodes de congés payés.

3. Autres Primes

4. Prime d’ancienneté

Pour la durée du présent accord, la prime d’ancienneté est maintenue dans les conditions suivantes :

• 30 euros bruts : Condition d’ancienneté : 24 mois révolus à date anniversaire.

• 40 euros bruts : Condition d’ancienneté : 36 mois révolus à date anniversaire.

• 50 euros bruts : Condition d’ancienneté : 60 mois révolus à date anniversaire.

Cette prime versée mensuellement est applicable à l’ensemble des salariés du site dès lors que la condition d’atteinte de l’objectif 0 absence injustifiée dans le mois est remplie.

Les salariés dont le contrat est suspendu ne bénéficieront pas de cette prime à partir du 1^er mois calendaire complet d’absence. Cette prime n’est pas proratisée en fonction du temps de travail contractuel.

5. Mise en place d’un Welcome Bonus

En complément de la prime d’ancienneté décrite ci-dessus, les parties conviennent de la mise en place d’un dispositif de fidélisation pour les nouveaux arrivants dans l’entreprise ayant pour objectifs :

• D’encourager les nouveaux entrants à passer le cap de la découverte de notre métier

• D’identifier les signaux faibles de collaborateurs susceptibles de quitter l’entreprise

Le dispositif consiste en un versement unique d’un « Welcome Bonus » dont le montant est progressif selon la phase de déclenchement, et peut aller jusqu’à 900 euros par collaborateur ayant 18 mois d’ancienneté. Chaque salarié pourra, à date anniversaire de son entrée, exercer une option de versement ou attendre la prochaine échéance :

Après 3 mois d’ancienneté	150 euros immédiat ou option de report
Après 6 mois d’ancienneté	300 euros immédiat ou option de report
Après 12 mois d’ancienneté	600 euros immédiat ou option de report
Après 18 mois d’ancienneté	900 euros immédiat ou option de report

Pour exercer cette option, les salariés éligibles devront être en CDD ou CDI et leur ancienneté sera appréciée selon les règles en vigueur concernant les contrats intérimaires (50% de la période en intérim) notamment. Selon le choix de chaque salarié(e)s, la prime sera versée sur le salaire du mois qui suivra sa décision auprès du service RH. Le salarié cessera alors d’être éligible à cette prime qui implique un unique versement.

Les salariés dont le contrat est suspendu ne bénéficieront pas de cette prime à partir du 1^er mois calendaire complet d’absence. Cette prime n’est pas proratisée en fonction du temps de travail contractuel.

A l’échéance des 18 mois d’ancienneté, la prime sera automatiquement versée sur le mois suivant l’anniversaire de la date d’ancienneté.

6. Prime de transport

Compte tenu de la situation géographique et des amplitudes horaires du site de Vitré, l’utilisation d’un mode collectif de transport n’est pas toujours possible.

Dans ce cadre, les dispositions réglementaires ont prévu pour les entreprises la possibilité de verser aux salariés utilisant leur véhicule personnel, une participation forfaitaire à leur frais de transport.

En conséquence, les parties signataires à l’accord ont convenu d’une prime Transport pour les salariés utilisant leur véhicule personnel ou le co-voiturage dont la valeur journalière sera doublée prenant en compte le coût du carburant et la mise en place pérenne du télétravail hybride dans l’entreprise.

A ce titre, les salariés concernés bénéficieront d’une prime de transport à la seule et exclusive condition d’utiliser leur véhicule personnel ou le co-voiturage (sur justificatif) pour se rendre de leur domicile à leur lieu de travail habituel.

Le montant de la prime de transport est déterminé en fonction de la distance séparant le domicile du salarié du site de Vitré.

La prime de transport sera versée mensuellement en fonction du nombre de jours travaillés sur site sur le mois M-1 et au prorata temporis des jours travaillés sur site, ce qui représentera :

Distance	Montant jour travaillé sur site	Montant annuel (calcul sur 225 jours travaillés)
Entre 0 et 15 km	0,8 € par jour travaillé sur site	180 euros
Supérieur à 15 et jusqu’à 30 km	1,20 € par jour travaillé sur site	270 euros
Supérieur à 30 km	1,60 € par jour travaillé sur site	360 euros

Il est entendu que les salariés en congé parental une année complète seront exclus du bénéfice de cette prime.

Pour bénéficier de cette prime, les salariés devront justifier de l’utilisation de leur véhicule personnel par la production d’une copie de la carte grise du véhicule à leur nom et à leur domicile (Adresse IRIS déclarée) auprès du service des ressources humaines.

Les salariés devront aussi transmettre une déclaration sur l’honneur attestant qu’ils ne disposent d’aucun autre moyen de transport pour se rendre à leur travail ou justifier de leur utilisation du co-voiturage.

Une dérogation spécifique pourra être accordée pour les salariés utilisateurs d’un véhicule prêté aux conditions suivantes :

• Attestation du propriétaire du véhicule et justificatif de domicile (datant de moins de 3 mois) à la même adresse que le salarié concerné

• Copie de la carte grise qui devra être à l’adresse spécifiée dans Iris

La prime Transport sera, en conformité avec les dispositions de l’URSSAF actuellement en vigueur, assujettie aux cotisations salariales et patronales pour la part éventuelle au-delà de 200€ sur l’année.

4. Evolution de la proratisation des payplans lors de congés payés

En parallèle de la proratisation des primes d’objectifs sur les périodes de congés payés pour l’ensemble des populations, les parties ont convenu de la mesure suivante à compter du 1^er avril 2022 :

- Pour les salariés de plus de 18 mois d’ancienneté dans l’entreprise, toutes fonctions confondues

Sur la base d’un comparatif mensuel entre la valeur correspondant à la proratisation de la prime et la valeur de l’indemnisation du congé payé pris en maintien ou en 10^ème (règle de calcul visant à indemniser les congés payés sur la base du salaire « base + primes » moyen) :

• Un complément trimestriel sera versé aux salariés indemnisés au maintien et 10ème si une perte en salaire est constatée. Il s’agira alors de reverser au salarié la valeur de la proratisation de la prime sur les périodes de congés constatées en paie au titre du trimestre.

• Ce complément ne sera pas assuré en cas de départ de l’entreprise sur le trimestre.

Cette prime sera calculée sur la base des tableaux de primes mensuelles et versée sur le bulletin du mois suivant la fin de trimestre selon le calendrier suivant :

Avril N : période de janvier à mars N

Juillet N : période d’avril à juin N

Octobre N : période de juillet à septembre N

Janvier N + 1 : période d’octobre N à Décembre N

Avril N+1 : période de janvier à mars N+1

5. Augmentations Superviseurs et Superviseurs seniors

Afin de compenser l’harmonisation des conditions de prise en compte des congés payés dans les payplans, les parties signataires ont convenu des augmentations suivantes :

• Pour les superviseurs (CDI titulaires présents au 1er avril 2022) :

Augmentation de 28 euros à compter du 1er avril 2022

• Pour les superviseurs seniors (CDI titulaires présents au 1er avril 2022) :

Augmentation de 35 euros à compter du 1er avril 2022

6. Comité de classification

Compte tenu de l’intérêt que présente ce comité de classification, il a été convenu de le maintenir dans sa forme actuelle, associé au process et aux critères en vigueur, en ce qui concerne l’évolution des coefficients relatifs à la grille SP2C.

Dans le cadre du Comité de classification existant, les parties ont convenu du maintien des mesures d’augmentations de salaire individuelles sur l’année 2022.

Il sera procédé à la validation d’augmentations du salaire de base sur les populations de production placés aux coefficients 170, 190, 220, 240 et 300, n’ayant pas bénéficié d’une augmentation de salaire individuelle en 2021 ou sur le 1er trimestre 2022 via le comité de classification. Sur la base d’un ensemble de critères prédéfinis (expérience, apport dans l’équipe et performance), une augmentation de salaire de 1 à 3% sera ainsi accordée.

Afin de maintenir des écarts de salaire attractifs pour les superviseurs et les superviseurs seniors, les augmentations de ces fonctions pourront aller de 2 à 4%.

Le dossier de demande de revalorisation pré-défini devra être déposé par le salarié auprès du service RH qui se chargera de récolter les informations auprès de la ligne managériale. Les décisions seront prises collégialement par les membres du Comité de classification (Directeur de site, Directeur de production, Chef de projet Amélioration continue et RRH). Les débats de ces réunions resteront confidentiels. Une réunion se tiendra chaque mois et la décision sera communiquée au salarié pour passage sur le bulletin de salaire du mois considéré. Une attention particulière sera portée à ce que ce dispositif soit communiqué à l’ensemble des salariés éligibles.

Les dossiers présentés au mois de mars 2023 seront pris en compte jusqu’au 31 mars 2023.

7. Participation Restaurant Inter-Entreprises

Il a été convenu que WEBHELP VITRE prenne en charge le droit d’admission des repas pris par les salariés au Restaurant Inter-Entreprises (RIE) jusqu’au 30 juin 2022.

Tout salarié bénéficie individuellement de cet avantage journalier dès lors que ses jours et horaires de planning, et sous réserve qu’il soit présent, sont compatibles avec les horaires d’ouverture du RIE, à savoir en l’état :

- du lundi au vendredi,

- de 11h30 à 14h30.

A compter du 1^er juillet 2022, les parties signataires conviennent que le droit d’admission des repas sera intégralement pris en charge par le salarié si ce dernier souhaite prendre ses repas au RIE et selon les conditions définies par l’entreprise ou l’association qui le gère.

En substitution, l’offre de restauration au sein des cafeterias sera étendue en partenariat avec le prestataire actuel et/ou avec d’autres prestataires de restauration proposant une offre équilibrée (plats chauds ou micro-ondables, salades, offre locale…).

Parallèlement, les parties conviennent qu’une prise en charge sera directement assurée auprès du distributeur de restauration sur site, sous forme de subvention journalière, à hauteur d’1 euro par repas acheté. Un contact sera pris prioritairement avec le prestataire actuel afin de revisiter l’offre proposée (variété, alimentation plus saine, alimentation des distributeurs…).

La mise à disposition de foodtrucks sera également proposée sur certaines journées aux salariés souhaitant déjeuner sur site.

Un réaménagement des cafétérias et des salles de pause sera étudié pour améliorer l’accueil des salariés souhaitant déjeuner sur le site (infrastructures, mobilier et décoration).

2° La durée effective et organisation du temps de travail dont le temps partiel

2.1 La durée effective du travail et son organisation

La durée effective du travail est fixée sur la base légale hebdomadaire de 35 heures.

L’amplitude horaire collective de travail fait l’objet d’un affichage sur site.

A ce jour, la Direction porte une attention particulière concernant les demandes des collaborateurs (passage à temps partiel notamment).

De la même façon, les parties signataires s’engagent à poursuivre leurs réflexions sur la proposition de contrats 37 heures, ouvrant une compensation financière en heures supplémentaires majorées, mais aussi sur une contrepartie en temps (mise en place de RTT) dans le cadre de la prochaine négociation sur le temps de travail devant intervenir sur le S2 2022.

2.2 Congés supplémentaires liés à l’ancienneté

Les dispositions de la convention collective portant sur les congés ancienneté sont les suivantes :

« Il sera accordé à tous salariés en fonction de l'ancienneté acquise à la date d'ouverture des droits :

• après une période de 5 années d'ancienneté : 1 jour ouvré supplémentaire,

• après une période de 10 années d'ancienneté : 2 jours ouvrés supplémentaires,

• après une période de 15 années d'ancienneté : 3 jours ouvrés supplémentaires,

• après une période de 20 années d'ancienneté : 4 jours ouvrés supplémentaires.»

Les parties au présent accord conviennent d’attribuer un jour de congé supplémentaire pour ancienneté aux salariés ayant une ancienneté de 7 ans et plus au 31 mai 2022. Celui-ci apparaitra dans le compteur de congés payés mis à jour au 1^er juin 2022.

Le mode d’attribution des congés payés d’ancienneté par anticipation sur le compteur de congés payés du mois de juin 2022 est rétabli par le présent accord.

2.3 Octroi de trois jours exceptionnels décès pour perte d’un petit enfant

Les parties au présent accord conviennent d’attribuer trois jours de congés exceptionnels supplémentaires pour décès d’un petit enfant, en plus du jour déjà accordé par l’entreprise (cf note de congés exceptionnels en vigueur).

3° L’Epargne salariale

3.1 Accords en vigueur

Webhelp Vitré dispose d’accords relatifs à l’épargne salariale :

• d’un accord de participation du 12 mars 2010, et de ses avenants d’octobre 2013 et de juin 2016

• d’un PEE du 12 mars 2010 et avenant de 2016

• d’un PERCO en date du 09 décembre 2013

• d’un accord d’intéressement en date du 26 mai 2021

L’accord d’Intéressement fera l’objet d’une négociation sur les critères et les montants cible.

3.2 Supplément exceptionnel de Participation

A titre exceptionnel, un supplément de Participation de 50 000€ (cinquante mille euros) au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2021 sera versé selon les modalités de répartition de l’accord en vigueur sur la Participation dans l’entreprise. Ce supplément sera ajouté à la Réserve Spéciale de Participation qui sera distribuée aux salariés éligibles par la banque partenaire au mois de mai 2022.

4° Le suivi des actions mises en place en vue de réduire les écarts de rémunérations, le cas échéant

Un accord relatif à l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes a été négocié et signé le 12 octobre 2021 pour une durée de 3 ans, soit jusqu’au 11 octobre 2024.

En parallèle, Webhelp Vitré publie désormais tous les ans, conformément aux dispositions légales, les indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre femme-homme au travers de l’index Egalité Professionnelle. Pour l’année 2022, le site de Webhelp Vitré a publié un index en février 2022 calculé à 92/100.

2.1. Durée et application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée soit du 1er avril 2022 au 31 mars 2023, date à laquelle il cessera automatiquement de produire ses effets.

2.2. Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé sur la plateforme électronique dédiée et sera envoyé au greffe du conseil des prud’hommes concerné.

Par ailleurs, un exemplaire du présent accord sera remis à chaque organisation syndicale signataire selon les dispositions prévues à l’article L2231-5 du code du travail, sera mis en ligne sur l’intranet de la Société et porté par voie d’affichage.

Fait à Etrelles,

Le 8 avril 2022 en 5 exemplaires.

Pour la société WEBHELP Vitré, XXX, Directeur de Site.
Pour le syndicat CFDT, XXX, Déléguée syndicale.
Pour le syndicat CFDT, XXX, Délégué syndical.
Pour le syndicat CFE CGC, XXX, Délégué syndical.
Pour le syndicat CFTC, XXX, Délégué syndical.
Pour le syndicat SUD, XXX, Délégué syndical.

TITRE II - LA QUALITE DE VIE AU TRAVAIL

Au préalable, il a paru opportun d’expliciter la notion de qualité de vie au travail. Elle renvoie à des éléments multiples, relatifs en partie à chacun des salariés mais également étroitement liés à des éléments objectifs qui structurent l’entreprise WEBHELP VITRE.

Cette approche se conçoit comme un sentiment de bien-être au travail perçu individuellement et collectivement qui englobe l’ambiance, la culture de l’entreprise, l’intérêt du travail, le sentiment d’implication et de responsabilisation, l’équité, une reconnaissance et une valorisation du travail effectué.

Ainsi conçue, la qualité de vie au travail désigne et regroupe les dispositions récurrentes abordant notamment les organisations du travail permettant de concilier les modalités de l’amélioration des conditions de travail et de vie pour les salariés et la performance collective de l’entreprise. Elle est un des éléments constitutifs de la responsabilité sociale assumée de WEBHELP VITRE.

WEBHELP Vitré a défini une politique de qualité de vie au travail « QVT » pour répondre à différents enjeux :

• Un enjeu légal : la loi du 17 août 2015 sur le dialogue social et l'emploi prévoit en son article 19 que l’entreprise devra négocier chaque année sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail

• Un enjeu social : agir sur les sujets relatifs à la QVT (conciliation des temps de travail, risques psychosociaux, bien-être au travail, soutien au retour à l’emploi, etc.) renforce le sentiment d’équité et favorise la loyauté à l’entreprise, facilite le recrutement, donne un sentiment de cohésion et participe au maintien en emploi

• Un enjeu financier : une mauvaise qualité de vie au travail peut avoir des conséquences d’un point de vue financier pour l’entreprise : hausse du turn over et du taux d’absentéisme, taux de fréquence et de gravité élevés d’accidents du travail, contentieux prud'homaux, etc…

• Un enjeu en termes de marque employeur : une entreprise soucieuse du bien-être au travail de ses collaborateurs attirera plus facilement des candidats potentiels

La politique QVT de WEBHELP Vitré reposera sur 3 axes stratégiques :

1. S’inscrire dans une démarche de prévention

2. Offrir de bonnes conditions de travail

3. Anticiper la désinsertion professionnelle et favoriser le maintien dans l’emploi

1. S’inscrire dans une démarche de prévention

   1. Prévention primaire

WEBHELP VITRÉ a recensé les actions menées de manière régulière, à savoir :

• L’infirmière du site, ou le service des ressources humaines en cas d’absence, assure un strict suivi des visites médicales (visite d’embauche, de reprise, de suivi …) ;

• Le document unique d’évaluation et de prévention des risques « DUEPR » a été élaboré en collaboration avec le médecin du travail et les membres du CSSCT, faisant l’objet d’une mise à jour annuelle, et incluant une évaluation des potentiels facteurs de risques professionnels pouvant résulter des activités en centre d’appels (bruit, travail de nuit).

Dans la continuité des actions déjà menées les années précédentes, WEBHELP VITRÉ s’engage à renforcer les mesures de prévention sur l’environnement de travail en partenariat avec les services de médecine du travail notamment sur les actions suivantes :

• Mesures audiométriques pour s’assurer du niveau sonore sur les plateaux ou en sortie des casques (au minimum 1 fois par an)

• Mesures de réverbération du son (au minimum 1 fois par an)

• Mesures de température ambiante (au minimum 1 fois par an)

• Mesures de luminosité (au minimum 1 fois par an)

Sur le sujet de l’aération des locaux, des travaux ont été réalisés sur le site afin d’optimiser le renouvellement d’air. A l’identique, une action a été effectuée afin d’optimiser les systèmes de chauffage et de climatisation.

Au plan de l’entretien du site, des actions régulières de maintenance et nettoyage sont pilotées par les services généraux selon un planning annuel défini :

• Nettoyage de la climatisation et changement des caissettes (au minimum 1 fois par an)

• Nettoyage de la moquette (au minimum 1 fois par an)

• Nettoyage des vitres (au minimum 1 fois par an)

• Entretien des espaces verts (géré par Vitré Communauté)

• Remplacement des matériels et équipements défectueux (fauteuils, équipements informatiques)

• Remplacement des éclairages défectueux

La société met en place les actions d’information, de formation et de prévention auprès de ses collaborateurs au moyen :

• D’affichages et de distribution de leaflets tels qu’un guide de la santé, un flyer RQTH

• D’actions de formation auprès de l’ensemble des collaborateurs sur le harcèlement moral et sexuel, sur la non-discrimination

• De formation des SST « Sauveteur Secouriste du Travail »

• D’un protocole d’évacuation incendie

WEBHELP VITRÉ veille à l’adaptation de ces mesures pour tenir compte des évolutions technologiques et environnementales.

2. Culture de la prévention : actions de sensibilisation, réseau d’acteurs de prévention

WEBHELP VITRÉ entend continuer à mener des actions de prévention dans la lignée des actions menées les années précédentes :

• Présence d’un(e) infirmier(e) de santé au travail

• Permanences d’un(e) assistant(e) social(e) (les rendez-vous se dérouleront sur le temps de travail en visio-conférence ou présentiel)

• Interventions d’un ergonome organisé par la médecine du travail

• Interventions d’une relaxologue

• Formations en gestion du stress, accompagnement au changement dispensé par la WHU

• Journées à thème : alimentation, handicap, journée internationale de lutte pour les droits de la femme, ….

Des mesures de prévention relatives à la gestion des retours après absence ont également été mise en place au bénéfice de collaborateurs en suspension de contrat afin de favoriser leur retour à l’emploi et les conditions de leur ré intégration dans l’entreprise. Ces mesures de prévention consistent à informer le salarié de son droit de rencontrer l’infirmière et/ou l’assistante sociale et/ou d’aménager temporairement sa planification selon le besoin. Il est ici rappelé que les encadrants sont également bénéficiaires du dispositif mis en place.

Dans la continuité des actions déjà menées les années précédentes, WEBHELP VITRÉ s’engage à renforcer les mesures de prévention sur l’écologie notamment sur les actions suivantes :

• Promouvoir les fontaines à eau : distribuer un thermos par salarié pour éviter les gobelets

• Promouvoir le tri sélectif

• Récupération et recyclage des mégots de cigarettes

• Pôle de récupération et de tri des bouchons et piles

• Formations sur la prévention de l’écologie, le recyclage et le bilan carbone

En partenariat avec Vitré Communauté, WEBHELP VITRÉ s’engage à mener une réflexion sur la création d’un espace couvert pour les vélos et les motos sur le parking ainsi qu’une piste cyclable entre Vitré et Etrelles. Elle souhaite également étudier la possibilité de la mise en place de bornes pour les véhicules électriques et de panneaux photovoltaïques.

3. Dialogue social

La construction et la mise en œuvre de la politique QVT fait l’objet d’échanges réguliers entre la Direction et les instances représentatives.

Les acteurs impliqués varient selon l’axe stratégique et les moyens déployés sont adaptés en conséquence.

WEBHELP VITRE s’engage à mettre en place des réunions semestrielles entre les Conseillers Clients et l’encadrement pour faciliter les échanges et la circulation des informations.

4. Management

WEBHELP VITRÉ dispense des actions de formation en e-learning sur le harcèlement et auprès des superviseurs sur le « management des hommes » dans les parcours prise de poste.

Une formation spécifique sur le harcèlement moral et sexuel sera déployée sur l’année 2022 auprès des managers du site.

Les managers sont impliqués dans toutes les actions menées dans la démarche de qualité de vie au travail. Il est ici rappelé qu’ils sont également bénéficiaires des dispositifs mis en place.

WEBHELP VITRÉ veillera à l’équilibre vie professionnelle et personnelle des managers (charge de travail, horaires de travail).

5. Protection sociale complémentaire des salariés : prévoyance et complémentaire santé

1. Prévoyance

WEBHELP Vitré a souscrit un contrat d’assurance relatif à la prévoyance auprès de AG2R au 1er janvier 2022.

2. Complémentaire santé

Par accord du 30 décembre 2015 et de ses avenants (le dernier en date datant du 14 décembre 2021), WEBHELP VITRE a négocié avec les partenaires sociaux un accord relatif à une complémentaire santé dite « mutuelle » au bénéfice de ses salariés.

La Société prend en charge 80% du montant de la cotisation en Isolé comme en Salarié + Enfants (ce 2ème régime étant obligatoire pour les salariés concernés) pour le tarif de base.

Il reste donc 20% sur le tarif de base ainsi que la totalité de la part optionnelle, à la charge du salarié.

Ce taux de contribution de l’employeur à 80% est reconduit pour la période du présent accord.

Par ailleurs, WEBHELP VITRE a souscrit depuis le 1^er janvier 2022 une sur-complémentaire « GS Hospi » facultative qui vient en plus du contrat complémentaire de santé collectif aligné sur les garanties du « contrat responsable ». Cette sur-complémentaire permet un niveau de remboursement supérieur sur les honoraires (généralistes, spécialistes et hospitaliers).

TARIFS 2022

5. Plan d’actions Qualité de Vie au Travail

Le plan d’action élaboré et traduit dans l’accord NAO de 2018 est désormais inscrit dans la vie de l’entreprise et la pratique des projets. Les thématiques suivantes sont ainsi étudiées par projet, mises en place et adaptées, dans la mesure du possible et selon les contraintes des activités :

• La gestion des pauses

• Souplesse sur les gestes commerciaux

• Ouvrir les autorisations d’accès à internet

• Choisir son day off

• Choix de la semaine de 4 jours

• Télétravail

• Choix de la pause déjeuner

• Adaptation de la formation des encadrants

• Adapter la logique des journées limitées en heures

• Mise en ligne des plannings à 1 mois

• Validation des ATP

• Communication CC – Encadrants

• Le covoiturage inter-projets

• Le télétravail et le coworking

• CC référents équipe/métier

• CC coach

• Le management par les compétences

En complément, WEBHELP VITRE s’engage à mettre en place des pépinières sur chaque activité afin d’accompagner les nouveaux embauchés à la prise de poste. Pour sa création, la pépinière devra compter à minima cinq collaborateurs sur une durée minimale de cinq jours (pouvant varier selon l’activité).

Le comité de pilotage QVT composé des membres de la Direction, des délégués syndicaux signataires de l’accord et de tout autre invité jugé nécessaire, ayant été mis en place dans le cadre des précédents accords, aura pour mission :

• D’élaborer un planning de déploiement des pilotes sur l’ensemble des projets visés ;

• De travailler sur la mise en place des thématiques pour les nouveaux projets une fois les setup réalisés (après 3 mois) ;

• De suivre grâce aux indicateurs de production, RH et de la satisfaction des collaborateurs du déploiement de manière définitive.

2. Offrir de bonnes conditions de travail

Afin d’optimiser la diffusion d’informations et la connaissance des dispositions relatives aux accords en vigueur dans l’entreprise, la Direction et les Organisations syndicales conviennent de la diffusion d’un support de communication appelé « livret d’accueil » à destination de l’ensemble des salariés. Ce support reprendra notamment :

• La présentation de l’entreprise, son organisation et ses métiers

• Les différentes composantes de rémunération (éléments issus des négociations NAO, périphériques de rémunération : intéressement, participation…)

• Les dispositions relatives aux aménagements de temps de travail issues des accords pour certaines catégories de population

• Les interlocuteurs et instances à la disposition des collaborateurs

Ce support sera remis à tous les collaborateurs par voie électronique. Il sera également intégré dans le Welcome Pack électronique à destination des nouveaux embauchés et mis à jour régulièrement selon les actualités du site.

1. Matériel, prestations

WEBHELP VITRE met à disposition du personnel le matériel nécessaire à l’exécution du travail, et ce quel que soit le poste occupé : installation d’écrans 23 pouces, de réhausseurs d’écrans…et veille à l’aménagement des espaces communs (salle de pause, couloirs…)

La mise à disposition de fontaines à eau ainsi que de fruits frais en libre-service (au moins une fois par semaine) bénéficie également à l’ensemble des collaborateurs au quotidien.

S’agissant de la charge de travail de l’encadrement et du support, WEBHELP VITRE s’attache à mettre en place des solutions organisationnelles et matérielles (outils...) afin d’améliorer constamment les conditions d’exercice de l’activité.

En complément, WEBHELP VITRE veillera à l’aménagement des horaires de travail des collaborateurs ayant des enfants pour la journée de rentrée scolaire de Septembre 2022. Un process sera rédigé en complément de la note interne envoyée chaque année aux collaborateurs.

2. 2. Programme WebHEALTH

Des actions transverses impulsées par le Groupe Webhelp seront également déployées sur site dans le cadre de la politique « WebHEALTH » sur les thématiques de l’alimentation, la forme physique, l’environnement de travail, le bien-être / la santé, la communication Webhealth.

WebHEALTH s’inscrit dans une dynamique globale de Qualité de Vie au Travail visant à améliorer le moral des équipes, la santé, l’engagement des employés, la productivité, mais aussi le rendement opérationnel et peut constituer un élément différenciateur. 

Différentes actions en lien avec ce programme auront lieu tout au long de l’année et visent à améliorer les conditions de travail.

• Journée du handicap

• Journée mondiale du cancer

• Journée du Yoga

• 30 jours de bonheur

• Journée de la santé et de la sécurité

• Evènement sportif : course à pied, soccer (en faveur de l’autisme)

• Journée mondiale du Rire

• Journée de l’environnement

• Journée des premiers secours

• Journée mondiale du cœur

• Journée du Conseiller client

• Journée mondiale de la santé mentale + diététicienne

• Mois sans tabac

Différentes actions visant à améliorer les conditions de travail des collaborateurs pourront avoir lieu tout au long de l’année :

• Atelier « Troubles Musculo-Squelettiques » : organisé par le prestataire de prévoyance Malakoff Médéric dans le cadre du Haut Degré de Solidarité.

• Atelier « Préparation à la retraite » : organisé par la CARSAT (atelier de 2h pour le personnel de plus de 55 ans).

• Atelier « Gestion des RQTH » pour les managers, organisé par l’AGEPIPH.

  3. Télétravail

Après avoir connu une crise sanitaire mondiale liée à la COVID-19 et déployé massivement le full télétravail pour la santé et la protection de ses salariés, WEBHELP VITRE, après avoir lancé une négociation d’accord n’ayant pas abouti avec les partenaires sociaux, a mis en place une charte relative au télétravail hybride applicable à compter du 1 er avril 2022.

4. Aménagement temporaire de planification

WEBHELP VITRE a mis en place un processus concernant l’aménagement temporaire de planification (ATP). Ce dernier résulte d’un accord entre le salarié et son responsable de service. Les règles en vigueur ont été rappelées dans le process prévu à cet effet.

L’aménagement ne revêt d’aucun caractère définitif. La demande doit être effectuée pour trois mois maximum renouvelable une seule fois (sauf pour les ATP semaines à 4 jours, covoiturage et choix de la pause déjeuner).

L’aménagement est possible sur le service actuel et en fonction des contraintes de production au moment de sa signature. Il pourra être remis en cause si le salarié ne respecte pas ses engagements.

La demande est formalisée par le salarié selon le process en vigueur, qui recevra une réponse sous un délai d’un mois, dans la mesure du possible.

5. Intégration automatique d’un day off le samedi en cas de pose d’un congé payé le vendredi

Pour les salariés travaillant sur 6 jours, lorsqu’un congé payé est posé sur la journée du vendredi dans les délais (cf. procédure de congés payés en vigueur), le day-off hebdomadaire est automatiquement positionné sur la journée du samedi.

3. Anticiper la désinsertion professionnelle et favoriser le maintien dans l’emploi

La loi du 17 août 2015 « relative au dialogue social et à l’emploi » a réorganisé les dispositions du code du travail en matière de lutte contre les discriminations, à savoir :

• Les discriminations à l’égard des personnes reconnues travailleurs handicapés


• Les discriminations syndicales par la valorisation des parcours professionnels des élus et des titulaires d’un mandat syndical (conciliation des temps, entretien, garanties d’évolutions de rémunération, déroulement de carrière des militants syndicaux dans l’entreprise)

S’agissant des discriminations à l’embauche, à l’emploi et à la formation, WEBHELP VITRE confirme son engagement de respect de ces principes réglementaires, en veillant notamment à ce que tout salarié, tout candidat à un emploi, à un stage ou à une période de formation en entreprise soit protégé contre les discriminations au travail.

Les entreprises d'au moins 300 salariés, ainsi que celles spécialisées dans le recrutement ont l'obligation de former à la non-discrimination à l'embauche au moins une fois tous les 5 ans, les employés chargés des missions de recrutement.

WEBHELP VITRE s’attache à utiliser des méthodes d’évaluation des candidats transparentes et pertinentes au regard de la finalité poursuivie.

Le principe de non-discrimination dans la procédure de recrutement est étendu aux personnes (dites lanceurs d'alerte) qui prennent le risque de dénoncer certains faits graves dont ils ont eu connaissance dans l'exercice de leurs fonctions à leur employeur ou à des autorités administratives ou judiciaires ou des tiers.

Outre les points qui sont analysés ci-après, WEBHELP VITRE a décidé de mener également des actions pour accompagner plus étroitement certaines catégories du personnel, notamment les seniors de 55 ans, les jeunes de moins de 22 ans (maintien du dispositif référent jeune avec formalisation des deux entretiens, à l’intégration et après 6 mois de présence dans l’entreprise) et les salariés en longue maladie (flyer santé, process retour après absences).

Des actions à l’initiative de Webhelp Vitré sont également déployées dans le cadre de la politique Qualité de Vie au Travail :

1. Cellule de maintien dans l’emploi

• Mise en place d’une cellule de maintien dans l’emploi permettant d’instaurer un suivi concernant l’évolution des problèmes de santé des salariés, afin d’aborder les situations qui peuvent devenir difficiles et impacter le collectif.

Composition de la cellule :

• Le service Ressources Humaines

• L’infirmière

• L’assistante sociale

• Les membres CHSCT (membres CSE)

• Les managers

Cette cellule a pour objectif de mette en œuvre tous les moyens nécessaires pour permettre de maintenir dans l’emploi le salarié en difficulté. Elle se réunira à la demande de la Responsable Ressources Humaines, suite à l’entretien de retour après une longue absence ou à la demande de l’infirmière pour les cas présentant de réelles difficultés de maintien dans l’emploi, en accord avec le salarié.

Organisation :

Etape 1 : le service RH ayant reçu la demande d’aide pour le collaborateur informera ce dernier de la possibilité de faire intervenir la cellule pour rechercher les solutions qui permettraient d’améliorer son bien-être au travail.

Etape 2 : Le manager sera informé de la mise en place d’un plan d’actions.

Etape 3 : Saisie de la cellule.

Etape 4 : Trouver une solution (formation, mobilité, prise en charge médicale, prise en charge sociale).

2. Processus de retour après absence

• Mise à jour du process de retour après absence avec l’infirmière : envoi systématique d’une communication aux salariés absents depuis plus de 3 mois pour préparer le retour dans l’entreprise.

WEBHELP Vitré réfléchit à la mise en place d’un kit de retour après absence à destination des managers. Ce kit a pour objectif de rappeler aux managers le process et les moyens à dispositions (outils).

WEBHELP Vitré s’engage à former les managers aux entretiens de retour après absence.

3. Insertion professionnelle et maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés

L’entreprise poursuit sa démarche au regard de l’intégration des travailleurs handicapés et à leur maintien dans l’emploi.

• Conditions d'accès à l'emploi, à la formation et à la promotion professionnelle

WEBHELP VITRE s’inscrit dans une politique de recrutement, de formation et de promotion professionnelle égalitaire en intégrant, formant et promouvant des travailleurs handicapés sur toutes les fonctions en recherchant toutes les adaptations nécessaires au regard du handicap de la personne.

WEBHELP VITRE déploie également tous ses efforts pour favoriser l’intégration des personnes en situation de handicap avec l’ensemble de ses partenaires de l’emploi : Pôle Emploi, Cap Emploi et agences de travail temporaire.

WEBHELP VITRE favorise les périodes de mise en situation en milieu professionnel (PMSMP). Toute personne accompagnée dans une démarche d’insertion sociale ou professionnelle et quel que soit son statut, son âge ou son support d’accompagnement, peut mobiliser ce dispositif au cours d’un parcours d’insertion pour découvrir un métier, confirmer un projet professionnel et/ou initier une démarche de recrutement.

• Conditions de travail

L’étude de toute demande d’aménagement horaire et/ou de poste est maintenue en lien avec les services de médecine du travail et tout organisme spécialisé au regard du handicap concerné, le cas échéant.

Tout salarié en situation d’handicap bénéficie de 5 minutes quotidiennes de pauses supplémentaires.

• Les actions de sensibilisation de l'ensemble du personnel au handicap

La Société maintient son action de sensibilisation sur le handicap au travail notamment grâce à l’appui du CSSCT, du service de santé au travail et à des actions de communication et de sensibilisation comme la journée du Handicap, les affichages, les articles dans la newsletter, etc.

Conformément aux dispositions de l’article L 5212-1 et suivants du code du travail, un rapport annuel est établi et présenté au Comité Economique et Social.

4. Maintien dans l’emploi des travailleurs seniors

WEBHELP VITRE s’engage à poursuivre ses objectifs en matière d’embauche lors des processus de recrutement, et de maintien dans l’emploi de travailleurs seniors au travers de différentes mesures :

• Amélioration et maintien des conditions de travail

• Prévention des situations sensibles

• Aménagements de poste : lors de l'entretien professionnel, ou à tout moment et à la demande expresse du salarié sénior formalisée par écrit ; il sera fait le point sur des éventuels aménagements ou adaptations recommandés par le médecin du travail et présentés à la CSSCT, portant sur la santé ou les conditions de travail tels que l’ergonomie des matériels mis à disposition du collaborateur.

• Organisation du travail : de manière générale, la société WEBHELP VITRE accordera une attention toute particulière aux conditions d’emploi des seniors de 55 ans et plus, notamment quant aux horaires et au rythme de travail, à la souplesse dans la gestion des pauses, au projet d’affectation (variation des tâches) afin de garantir le maintien dans l’emploi.

• Dans l’hypothèse où un projet intégrerait des horaires de nuit - tels que définis dans la convention collective ou dans les accords d’entreprise - dans son amplitude, les seniors de 55 ans et plus ne seront planifiés sur ces horaires de nuit que sur la base du volontariat.

• Concernant l’aménagement des horaires, tout salarié senior qui en manifestera la volonté par écrit auprès du service ressources humaines, pourra bénéficier :

• D’un aménagement de planning prévoyant deux jours de repos immédiatement consécutifs.

• D’une planification à 7 heures par jour maximum.

• Sensibilisation des managers sur la gestion des populations seniors dans l’emploi ainsi que sur les dispositifs existants dans l’entreprise permettant d’orienter les seniors vers les interlocuteurs ad hoc suivant leurs besoins.

• Aménagements des fins de carrière : information et accompagnement vers les dispositifs de retraite progressive.

  5. Evaluation des compétences et parcours professionnels des collaborateurs

3.5.1 Entretien de développement professionnel

Bien que les dispositions légales prévoient un entretien professionnel tous les 2 ans, WEBHELP VITRE a décidé de tenir ces entretiens tous les 18 mois. Ils portent sur :

• L’entretien professionnel qui permet à chaque manager d’avoir un moment privilégié avec chacun de ses collaborateurs pour :

• Identifier leurs attentes et besoins et explorer ainsi leurs possibilités d’évolution

• Proposer des formations adaptées pour permettre une montée en compétence

• Echanger sur leur avenir professionnel

• L’entretien de compétences qui permet à chaque manager d’échanger avec ses collaborateurs :

• Pour identifier le niveau de compétences acquis par chacun d’eux

• Pour mettre en évidence les collaborateurs ayant des compétences supérieures à celles attendues pour leur poste actuel

De plus, WEBHELP VITRE a mis en place un entretien périodique (mensuel par exemple pour la population des conseillers de clientèle) de performance qui permet de déterminer l’atteinte des objectifs de ses collaborateurs en :

• Evaluant l’activité du collaborateur sur une période donnée

• Fixant ses objectifs sur une période future

• Calculant et communiquant sa prime d’objectif

3.5.2 Autres dispositifs d’évolution professionnelle

Depuis plusieurs années WEBHELP VITRE s’est inscrite dans une politique de montée en compétences de ses collaborateurs en vue de :

• Partager leur expérience et leur expertise

• Leur faire bénéficier d’un parcours de formation adapté

Pour ce faire, WEBHELP VITRE a mis en place différents outils, notamment :

• Les Assessments Center « centres d’évaluation » déployés pour les fonctions de Superviseur, Superviseur Sénior, Coach Performance et Formateur. Il s’agit d’une méthode d’évaluation objective des compétences fondée sur la mise en situation, multi-évaluateurs et multi-évaluations ; elle s’appuie sur des exercices proches de situations professionnelles. Le process de l’Assessment Center s’inscrit dans le process RH global « Développer les compétences et assurer la mobilité ».

• Des parcours « Cap Expert » et « Cap Talent » sont déployés selon les besoins du site au niveau de l’encadrement. Ils permettent aux salariés d’évoluer vers des fonctions managériales au travers d’un accompagnement managérial renforcé, un environnement de formation WHU spécifique et le suivi par un tuteur.

• Talent Management qui s’adresse aux Superviseurs, Superviseurs Senior, Coach Performance, Chefs de projet, Responsable d’Activités, Directeur de production, responsable/directeur de site et aux fonctions support. L’objectif est de :

  • Faire le bilan des évaluations de performance en vue d’une amélioration continue de la performance,

  • Développer la capacité des collaborateurs à atteindre les objectifs et à relever de nouveaux défis

  • Permettre aux N+1 d’échanger et d’avoir un regard objectif sur son équipe

  • Etalonner les niveaux de performance entre population

  • Soutenir les N+1 dans leurs actions managériales

TITRE III – DROIT A LA DECONNEXION

Préambule

La satisfaction de nos collaborateurs, de nos clients et la responsabilité sociale sont des piliers de l’entreprise indissociables. Webhelp est un groupe qui œuvre à la mise en place des pratiques responsables où l’excellence sociale est l’affaire de tous.

L’ambition de Webhelp est de mettre nos collaborateurs dans les meilleures conditions matérielles et relationnelles pour garantir leur bien-être au sein de l’entreprise. Nous mesurons l’engagement de nos collaborateurs via une enquête annuelle.

Les évolutions technologiques impliquent une adaptation de nos modèles et une transformation de nos métiers. La digitalisation s’impose dans la vie des entreprises et de ses salariés. La multiplicité des outils, supports et formats de communication rend la séparation entre la vie personnelle et la vie professionnelle de plus en plus floue.

L’impératif social du « rester connecté » dans son environnement familial et professionnel influe sur nos comportements et nos modes de travail.

Les organisations des entreprises et du travail, notamment les relations liées à des localisations géographiques distantes et ou internationales favorisent les dérèglements du travail.

L’accessibilité des outils professionnels mis à disposition de ses collaborateurs peut les rendre intrusifs, aussi, il a paru important à l’entreprise Webhelp de poser les limites.

Webhelp marque ainsi sa volonté de promouvoir une bonne utilisation des technologies de l’information et de la communication au service de sa compétitivité et respectueuse de la vie privée et de la santé de ses collaborateurs.

Article 1 – Définitions

Droit à la déconnexion

C’est un droit pour le salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif en dehors de son temps de travail habituel.

Outils numériques professionnels

Ce sont des outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, etc.

Ce sont des outils numériques dématérialisés permettant d’être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, internet/intranet, etc.

Temps de travail

Il correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l’employeur. Ce temps comprend les heures normales de travail et les éventuelles heures supplémentaires. Sont exclus, les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d’absences autorisés de quelque nature que ce soit.

Article 2 - Champ d’application

Le présent document s’applique à l’ensemble des collaborateurs de WEBHELP Vitré.

Article 3 - Les règles à respecter

Article 3.1 : Exemplarité des managers

Par son comportement professionnel, le manager incarne les valeurs de cet accord.

Le manager - quel que soit son niveau hiérarchique - est le premier garant de l’équilibre de vie de ses collaborateurs.

Le manager encourage ses collaborateurs à respecter leurs temps de repos y compris lorsqu’ils utilisent leurs outils numériques professionnels. De ce fait, il est demandé aux salariés de ne pas utiliser leur messagerie électronique ou autres outils de communication pendant les périodes de repos quotidien hebdomadaire, de congés ou d’arrêts de travail. Aucun salarié ne peut se voir reprocher de ne pas répondre à une sollicitation pendant ces périodes.

Le temps de repos est régi par la réglementation du travail en vigueur. Il concerne le temps de repos journalier et de repos hebdomadaire.

Article 3.2 : Respect de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle

Les collaborateurs assurent leurs missions tout en préservant leurs temps de repos et de congés.

« WEBHELP » met en place l’organisation du travail adaptée à la préservation de cet équilibre, en particulier dans un contexte multi sites et international.

Quand l’activité, notamment en termes de sécurité de l’information, le permet le recours au télétravail peut être envisagé moyennant la formalisation d’un accord d’entreprise ou d’un avenant au contrat de travail.

Article 3.3 : Communication et sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques

« WEBHELP » accompagne ses collaborateurs dans l’appropriation des outils numériques professionnels disponibles.

« WEBHELP » étudie la mise en place des outils permettant d’alerter les collaborateurs pour éviter un usage excessif des outils numériques.

« WEBHELP » sensibilise les collaborateurs concernés, par exemple lors de l’entretien annuel ou professionnel, à un usage mesuré et responsable du courrier électronique, de l’Intranet et de tout autre outil numérique de communication.

« Webhelp » veille à choisir le moyen de communication adapté au contexte, en favorisant les échanges directs.

L’entreprise veille à la bonne application de cet accord. Chaque collaborateur est invité à se rapprocher de celle-ci pour toute question, ou suggestion, liée à son application et à son respect.

Article 3.4 : Lutte contre la surcharge informationnelle liée à l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle

Il est recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;

• S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;

• Utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » ;

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;

• Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.

• Ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d'arrivée d'un nouveau courriel ou d'un appel téléphonique

  Article 3.5 : Lutte contre le stress lié l’utilisation des outils numériques professionnels

Il est recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail) ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;

• Définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;

• Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail.

  Article 4 - Modalités pratiques

  Article 4.1 : Actions de formation

Pour permettre à ses collaborateurs de comprendre la démarche et de respecter une bonne utilisation des outils mis à sa disposition en respectant un temps de vie professionnel/vie privée, « WEBHELP » a prévu de mettre en place un certain nombre d’actions qui seront menées par la direction avec le support de la Webhelp University et le cas échéant, des services de santé au travail et/ou des membres du CHSCT (future CSSCT dans le cadre de la mise en place du CSE) :

• Actions de formation et de sensibilisation des salariés et du management

• Développement des modes de travail collaboratifs pour limiter l’usage des emails

• Formation des services généraux et des équipes RH et des représentants du personnel à la détection des risques associés aux outils de communication numériques

• L’exemplarité managériale : ne pas envoyer d’emails le soir ou le weekend afin que les salariés ne soient plus incités à regarder leurs courriels durant leur temps libre.

• Mise en place d’un plan de remplacement pour assurer la continuité de l’activité quand un salarié s’absente (par exemple, un back-up) et respect de sa charge de travail à son retour

• Respect du repos hebdomadaire sans mail

  Article 4.2 : Utilisation des outils informatiques

Il est recommandé aux salariés de paramétrer son téléphone mobile ou ordinateur portable sur mode « ne pas déranger » le soir le weekend.

Il est également recommandé aux salariés de ne pas disposer de sa messagerie professionnelle sur son téléphone portable personnel, afin de dissocier les deux sphères vie privée/vie professionnelle.

Article 4.3 : Utilisation de la messagerie

Article 4.3.1 : Utilisation de fonctions spécifiques d’envoi de la messagerie

Les e-mails doivent en priorité être envoyés pendant les heures de travail.

Pour les salariés qui décident de se connecter en dehors des heures habituelles de travail, il est fortement recommandé :

• Soit de préparer leurs messages en mode brouillon ou hors connexion

• Soit d’utiliser la fonction d’envoi différé

Si le salarié est amené à envoyer un message en dehors des heures habituelles de travail, il veillera à clairement indiquer que ce message n’appelle pas de réponse immédiate, sauf en cas de situation d’urgence et précisera le délai de réponse attendu.

Article 4.3.2 : Intégration de message d’information dans la signature des e-mails

Pour permettre l’exercice effectif du droit à la déconnexion par les salariés, il sera recommandé auprès de chaque salarié d’intégrer la mention suivante dans la signature de leurs e-mails : « Si vous recevez ce message en dehors des horaires de travail ou pendant vos congés, vous n’êtes pas tenu d’y répondre sauf en cas d’urgence exceptionnelle ».

Article 4.3.3 : Message d’absence

Lorsqu’un salarié est amené à être absent pendant plus d’une demi-journée, il mettra en place un message automatique d’absence à l’attention des interlocuteurs internes et externes à l’entreprise, l’alertant sur l’absence et sa durée ainsi que le nom et les coordonnées de l’interlocuteur à joindre si nécessaire.

Cet interlocuteur sera défini au sein de chaque équipe en tenant compte de son domaine d’activité, de la nature et durée prévisible de l’absence.

Webhelp a rendu inaccessible les boites emails des conseillers clients de l’extérieur afin d’éviter les comportements qui tendraient à utiliser les outils professionnels en dehors du temps de travail, avec pour objectif de garantir l’équilibre professionnel/personnel du collaborateur. La population ciblée par cette mesure correspond à 82% de l’effectif. Leur rôle et mission permettent la mise en œuvre de cette mesure. De ce fait, nous renforçons la sécurisation des données confidentielles de l’entreprise par l’extérieur.

Article 4.4 : Mesure / étude

Nos différents outils d’enquête salariés et d’enquêtes flash permettent régulièrement de mesurer les impacts et la perception de nos collaborateurs.

C’est également un point spécifique abordé lors de l’entretien de développement professionnel entre le manager et son collaborateur sur la charge de travail.

Article 4.5 : Réglementation

Sauf cas exceptionnel, si un salarié reçoit un message en dehors de ses heures de travail, il est considéré l’avoir reçu le lendemain matin ou bien le lundi à 8 h s’il est envoyé un week-end. Un salarié n’a pas à y répondre avant (définir les cas exceptionnels), exception faite des collaborateurs sous astreinte.

Article 4.6 : Communication / information

Il sera diffusé à l’ensemble des managers et des collaborateurs d’un document de sensibilisation via un e- learning interne.

TITRE IV – MISE EN ŒUVRE DE L’ACCORD

2.1. Durée et application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée soit du 1er avril 2022 au 31 mars 2023, date à laquelle il cessera automatiquement de produire ses effets.

2.2. Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé sur la plateforme électronique dédiée et sera envoyé au greffe du conseil des prud’hommes concerné.

Par ailleurs, un exemplaire du présent accord sera remis à chaque organisation syndicale signataire selon les dispositions prévues à l’article L2231-5 du code du travail, sera mis en ligne sur l’intranet de la Société et porté par voie d’affichage.

Fait à Etrelles,

Le 8 avril 2022 en 5 exemplaires.

Pour la société WEBHELP Vitré, XXX, Directeur de Site.
Pour le syndicat CFDT, XXX, Déléguée syndicale.
Pour le syndicat CFDT, XXX, Délégué syndical.
Pour le syndicat CFE CGC, XXX, Délégué syndical.
Pour le syndicat CFTC, XXX, Délégué syndical.
Pour le syndicat SUD, XXX, Délégué syndical.