PROJET D’ACCORD SUR LE TEMPS DE TRAVAIL

Entre

La Société AILANCY, SAS au capital de 362 078 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 502 068 695 RCS PARIS, ayant son siège 32 rue de Ponthieu - 75008 PARIS

Représentée par Monsieur XX, Directeur Général, ayant tous pouvoirs à l'effet des présentes,

D’une part,

Et

XX, représentants négociateurs désignés par le Comité Social et Economique (CSE)

D’autre part,

PREAMBULE

Ailancy est un cabinet de conseil en organisation et en management indépendant spécialisé dans les métiers de la banque, de la finance et de l’assurance.

Elle relève de la convention collective Syntec (IDCC1486).

Les salariés d’Ailancy sont exclusivement des consultants, cadres, répartis sur plusieurs niveaux de qualification en fonction de leurs compétences, ancienneté, séniorité, etc.

Les dispositions de la convention collective Syntec en matière d’aménagement du temps de travail ne répondent pas de façon adaptée à l’organisation du travail des consultants, plus particulièrement lorsque ceux-ci se trouvent en mission chez les clients d’Ailancy dans des conditions les rendant éligibles aux dispositions de l’article L3121-58 du Code du travail, alors même qu’ils ne rempliraient pas les autres conditions énoncées par la convention collective Syntec.

Il est ainsi apparu souhaitable de mettre en place une organisation du travail qui permette à la société de s’organiser de la façon la plus efficiente pour faire face aux exigences de son marché, particulièrement concurrentiel et d’apporter, aux dispositions existantes de la convention collective Syntec un certain nombre d’aménagements donnant à l’entreprise une plus grande agilité, tout en préservant, pour les salariés concernés, un équilibre entre la vie professionnelle, d'une part, et la vie personnelle, d'autre part, et en accordant aux personnels concernés par ces aménagements des contreparties en termes de rémunération ou de temps de repos.

CHAPITRE 1 - OBJET

Le présent accord est conclu afin de définir les modalités d’aménagement et d’organisation du temps de travail au sein de la société Ailancy, et de permettre une organisation du temps de travail en forfait annuel en jours, généralisée à l’ensemble des consultants et non seulement aux seuls consultants éligibles au regard de la convention collective Syntec.

Le présent accord est conclu dans le cadre des articles L 3121-58 et suivants du Code du travail relatifs aux forfaits annuels en jours.

Il vise entre autres :

• à clarifier la durée du temps de travail et son organisation,

• à donner une meilleure visibilité au management dans le domaine de la gestion du temps de travail,

• à assurer un suivi de la durée du travail des salariés,

• et à garantir le respect des droits des salariés à la santé et au repos, notamment en précisant les modalités d’exercice de leur droit à la déconnexion.

Il se substitue à tous les accords et usages antérieurs en vigueur dans l'entreprise ayant le même objet.

CHAPITRE 2 - CHAMP D’APPLICATION

Les dispositions du présent accord sont applicables à l’ensemble des salariés, cadres consultants (ci-après dénommés « Salariés », de l’entreprise, quelle que soit leur date d’embauche et quel que soit le niveau de leur qualification au regard de la classification de la convention collective Syntec.

CHAPITRE 3 - AUTONOMIE

Compte tenu de la nature des interventions requises par les clients de Ailancy, les Salariés d’une part exécutent leurs missions avec un niveau élevé d’autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps, sous réserve du respect de l’accomplissement effectif et en temps requis des missions confiées par les clients, d’autre part, ne peuvent à raison même de la nature de leurs missions et de l’environnement dans lequel elles prennent place, suivre un horaire prédéfini, a fortiori dans la mesure où ils se trouvent hors du contrôle de la Société au cours de la réalisation de leurs missions.

Chaque consultant Ailancy pourra donc organiser son emploi du temps de façon autonome.

Toutefois, les parties signataires s’accordent sur le fait que cette autonomie ne doit pas porter atteinte à la bonne réalisation des missions confiées par les clients et à l’efficacité de ces missions qui supposent un niveau élevé de coopération avec le client et en conséquence que l’organisation qui sera mise en place par le consultant au cours de chaque mission respecte les nécessités de la mission comme les contraintes organisationnelles du client.

Les parties signataires conviennent en conséquence qu’en contrepartie de l’autonomie dont pourront disposer les consultants, ceux-ci devront délivrer, tant au client qu’à Ailancy des éléments de prévisibilité de leur organisation et une information suffisante pour que les clients puissent raisonnablement être informés de leurs modalités d’intervention pour des périodes suffisamment étendues au regard des impératifs organisationnels du client.

Ailancy sera seule en charge de l’information du client et pourra prendre toute mesure adaptée en vue d’assurer, chez le client, la bonne continuité des missions.

La comptabilisation du temps de travail de ces collaborateurs dans le respect des dispositions légales se fera en jours et demi-journées, avec un contrôle du temps de travail opéré mensuellement et/ou annuellement.

CHAPITRE 4 - CARACTERISTIQUES DES CONVENTIONS INDIVIDUELLES DE FORFAIT JOURS

4.1 - CONDITIONS DE MISE EN PLACE ET FORMALISATION

La mise en place d'un forfait annuel en jours est subordonnée à la conclusion avec les salariés visés par le présent accord d'une convention individuelle de forfait intégrée dans les dispositions du contrat de travail (cf. annexe 1)

La convention individuelle de forfait annuel en jours doit faire l'objet d'un écrit signé, contrat de travail ou avenant annexé à celui-ci, entre l'entreprise et les salariés concernés.

La convention individuelle de forfait en jours doit faire référence au présent accord et indiquer :

• la catégorie professionnelle à laquelle le salarié appartient ;

• le nombre de jours travaillés dans l'année ;

• la rémunération correspondante.

Les salariés ayant signé antérieurement à la date de mise en application du présent accord une convention individuelle de forfait jours sont soumis de plein droit au présent accord. Leurs conventions de forfait jours sont en conséquence réputées signées en application du présent accord à compter de la date d’application de celui-ci.

4.2 – NOMBRE DE JOURS TRAVAILLES ET REFERENCE DU FORFAIT

Le nombre de jours travaillés est fixé à 218 par an, la journée de solidarité incluse.

Il s'entend du nombre de jours travaillés pour une année complète d'activité et pour les salariés justifiant d'un droit complet aux congés payés.

La période de référence annuelle de décompte des jours travaillés est fixée du 1^er janvier au 31 décembre. Le terme « année » dans le présent accord correspond à la période de référence telle que déterminée ci-dessus.

4.2.1 Cas exceptionnels d’un travail dépassant le nombre de jours compris dans le forfait

Le nombre de jours compris dans le forfait peut, par exception, être supérieur en cas de renonciation à des jours de repos, à titre d’exemples :

• dans le cas d’un salarié qui ne prendrait pas tous les congés et RTT auxquels a droit dans la période et se trouverait ainsi avec un stock de congés non consommés à l’issue de la période (ie. acquisition des droits à congés…).

• dans le cas de journées travaillées le week-end exceptionnellement et compensée en rémunération

Pour prévenir ces situations et en limiter les effets indésirables, il est expressément convenu que :

• la société rappellera au moins annuellement à l’ensemble de ses salariés la nécessité de prendre ses congés et respecter les règles de repos

• il est attendu du salarié qu’il alerte officiellement la Direction par écrit (courrier électronique, lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception) la Direction, s’il considérait que l’empêchement de prendre ses congés et RTT provenait de la société et/ou de la situation de travail, et ce de façon anticipée d’au moins un trimestre par rapport à la fin de la période

• dans un tel cas, un entretien ad’hoc serait organisé par la Direction avec le salarié pour chercher des solutions, et que la société proposera une organisation du travail adaptée et des jours de repos (qui seront proposés par écrit)

• la société accordera un délai maximum de 3 mois pour (jusqu’à fin mars de l’année suivante) pour prendre les congés et RTT (stock de congés non pris à l’issue de la période)

• le dépassement de jours travaillés ne saurait être compensé par une rémunération additionnelle du forfait en jours convenu et que ce dépassement est effectué sous la responsabilité du salarié et ne saurait être reproché à la société, sauf à dire que la société n’a pas respecter ces engagements (entretien, proposition de jours de repos par écrit)

4.2.2 Temps de repos

Tout salarié a droit à un repos quotidien d’au minimum 11 heures consécutives entre deux séquences de travail et à un repos hebdomadaire d’au minimum 35 heures consécutives.

4.2.3 Les salariés au forfait jours réduit (temps partiel)

La convention individuelle de forfait en jours peut prévoir un nombre de jours travaillés réduit par l'attribution de jours de repos supplémentaires.

Le salarié est rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait. La charge de travail doit tenir compte de la réduction convenue.

Le nombre de jours travaillés est déterminé en établissant appliquant le temps partiel au nombre de 218 jours travaillés par an pour un temps plein, la journée de solidarité incluse, soit par exemple 174,5 jours par an pour un salarié au 4/5^e (218 * 4/5 = 174,5)

Il bénéficie des mêmes droits reconnus aux salariés en forfait jours à temps complet.

4.2.4 Journée de solidarité

La date de la journée de solidarité prévue à l’article L. 3133-7 du Code du travail est fixée conventionnellement, pour l’ensemble du personnel de l’entreprise, le 1er jour ouvré d’octobre ou à défaut le 1er jour ouvré de décembre.

4.2.5 Durée du travail en cas d’entrée / sortie en cours d’année

Pour les salariés entrant ou sortant en cours d’année civile, le nombre de jours travaillés est déterminé prorata temporis en fonction de la durée en semaines restant à courir jusqu’à la fin de l’année (nombre de jours travaillés = 218 x nombre de semaines travaillées / 46). Ce nombre de jours est arrondi à l’entier inférieur. La rémunération annuelle convenue est proratisée d’autant pour l’année incomplète.

Le nombre de jours travaillés correspondant au forfait tient compte d’un droit à congés payés complet, soit 30 jours ouvrés par année complète d’activité. En conséquence, pour les salariés entrés ou sortis en cours d’année et/ou ne bénéficiant pas d’un droit à congé complet au titre de l’année civile considérée, le nombre de jours travaillés est augmenté à due concurrence du nombre de jours de congés payés non acquis et/ou non pris.

Il ne tient pas compte, en revanche, des jours d’ancienneté conventionnels éventuellement applicables au titre de l’article 23 de la convention collective.

Ces modalités conduisent à attribuer aux salariés présents sur la totalité de l’exercice, des jours de repos supplémentaires sur l’année, dits « JRTT », dont le nombre exact varie chaque année selon que les jours fériés sont situés en semaine ou week end et de sorte que le nombre de jours travaillé est égal à 218 jours. En cas d’arrivée ou de départ en cours d’année, le nombre de JRTT est proratisé à due proportion du temps de présence.

En cas d’absence sur la période de référence non assimilée à du temps de travail effectif et ne donnant pas lieu à maintien de la rémunération, il est procédé, sur la paie du mois de l’absence, à une retenue correspondant strictement au nombre de journées ou demi-journées d’absence.

4.2.6 - Les jours de RTT

L’ensemble des salariés bénéficie de JRTT dont le nombre exact varie chaque année selon que les jours fériés sont situés en semaine ou week end et de sorte que le nombre de jours travaillés est égal à 218 jours par année civile complète d’activité à temps plein.

Les salariés à temps partiel acquièrent également des JRTT, au prorata temporis de leur durée contractuelle de travail, avec arrondi à la demi-journée supérieure.

Les jours de RTT s’acquièrent tout au long de l’année, du 1^er janvier au 31 décembre.

Les congés payés, les jours fériés et les jours de congés conventionnels n’affectent pas l’acquisition des RTT. Il en va de même des périodes d’absence légalement assimilées à du temps de travail effectif.

4.3 – MODALITES DE PRISE ET DE VALIDATION DES CONGES ET DES JRTT

Il ne sera accordé de dérogations aux règles décrites ci-après qu'à titre exceptionnel, pour des raisons spécifiques à certaines missions et sous réserve d'un accord écrit préalable de la Direction, après avis favorable du manager.

Les jours de repos (congés et/ou JRTT) pris à l’initiative de chaque salarié supposent l’accord préalable du manager. Ils peuvent être pris sous forme de journées entières ou de demi-journées.

Afin de ne pas perturber le bon fonctionnement des missions et dans la mesure du possible, les salariés déposent leur demande de congés et/ou JRTT au moins 15 jours à l’avance, et avant le 15 juin pour les congés d’été, étant rappelé qu’il est obligatoire de prendre au moins 3 semaines dans la période comprise entre le 14 juillet et le 31 août, avec deux semaines consécutives à prendre dans la 1ere quinzaine d’août.

A défaut de demande de congés et/ou JRTT avant le 15 juin, des congés seront automatiquement fixés dans les 3 premières semaines d’août.

Dans la mesure du possible, les souhaits de prise des jours de repos émis par les salariés seront respectés, en tenant compte des variations d’activité à la hausse comme à la baisse qui devront guider les salariés dans la détermination du calendrier de prise des jours de congés et/ou RTT.

Le manager et/ou la Direction peut, le cas échéant, imposer au salarié la prise de jours de repos s'il constate que le nombre de journées de repos est insuffisant pour permettre de respecter en fin d'année le nombre maximum de journées travaillées.

Les jours de congés et/ou JRTT non pris au 31 décembre de l’année N doivent être définitivement soldés au 31 mars de l’année N+1. Si, malgré des relances écrites de la Direction, ces jours de repos n’ont pas été posés avant cette date, ils seront définitivement perdus.

4.4 – RENONCIATION A DES JOURS DE REPOS

Les salariés ayant conclu une convention individuelle de forfait en jours peuvent, s'ils le souhaitent et sous réserve d'un accord préalable écrit de Ailancy, renoncer à une partie de leurs jours de repos, seulement en cas de travail le week-end exigé par les besoins d’une mission client et en contrepartie d'une rémunération majorée de :

• 1,5 jours payés pour 1 jour travaillé le samedi

• 2 jours payés pour 1 jour travaillé le dimanche

La renonciation à des jours de repos est formalisée dans un avenant à la convention individuelle de forfait avant sa mise en œuvre. Cet avenant est valable pour l'année en cours et ne peut pas être reconduit de manière tacite.

4.5 - MODALITES DE DECOMPTE ET DE SUIVI DU TEMPS DE TRAVAIL

4.5.1. Rappel des principes applicables en matière de temps de travail

En application de l’article L. 3132-1 du Code du Travail, un salarié ne peut être occupé au travail plus de six jours consécutifs par semaine.

En application de l’article L. 3121-62 du Code du travail, les salariés bénéficiant d’une convention individuelle de forfait en jours ne sont pas soumis au respect des durées légales maximales de travail quotidienne et hebdomadaire.

Ils bénéficient en revanche d’un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives (L. 3131-1 du Code du Travail) et d’un repos hebdomadaire de 35 heures (24 heures + 11 heures) minimum consécutives (L. 3132-1 du Code du Travail).

Il est rappelé que ces limites n’ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail.

4.5.2. Respect des temps de repos et garantie d’une charge de travail raisonnable

Afin de garantir une durée de travail raisonnable, il est rappelé que l’amplitude des journées travaillées et la charge de travail des salariés bénéficiant d’une convention de forfait annuel en jours doivent rester raisonnables, assurer une bonne répartition dans le temps du travail des intéressés et permettre aux salariés de concilier vie professionnelle et vie privée et familiale.

L’effectivité du respect de ces durées minimales de repos implique le droit des salariés à la déconnexion, tel que prévu dans le chapitre 3 relatif au droit à la déconnexion.

4.5.3. Évaluation et suivi de la charge de travail

• Principes généraux

Chaque manager (responsable hiérarchique) est tenu d’assurer le suivi régulier de l’organisation du travail, de la charge de travail et de l’amplitude des journées des salariés qui lui rapportent.

Ces derniers doivent par ailleurs veiller eux-mêmes au respect des dispositions relatives aux repos quotidien et hebdomadaire. Ils doivent veiller à tenir informé leur responsable hiérarchique des évènements ou éléments qui pourraient accroître de façon inhabituelle ou anormale leur charge de travail.

Si un salarié bénéficiant d’une convention individuelle de forfait en jour constate qu’il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il doit, compte tenu de l’autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai son responsable hiérarchique afin qu’une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.

• Décompte des journées ou demi-journées de travail

  Le décompte des journées ou demi-journées de travail fait l’objet d’un suivi régulier à travers l’établissement d’un « CRA » - document mensuel de notre outil VSA - tenu par chaque salarié, sous le contrôle de son manager, et transmis automatiquement à la Direction en fin de mois récapitulant :

• le nombre et la date des journées ou des demi-journées travaillées ;

• le nombre, la date et la qualification des journées ou des demi-journées non travaillées (repos hebdomadaire, congés payés, congés conventionnels, JRTT, maladie …).

• Entretiens individuels

Le salarié en forfait en jours bénéficie d’un entretien semestriel, soit deux entretiens annuels, avec son manager (responsable hiérarchique)

Au cours de ces entretiens, sont évoquées :

• la charge de travail du salarié ;

• l'organisation du travail dans l'entreprise ;

• l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle

• et sa rémunération.

Au regard des constats effectués, le salarié et manager arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés. Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de cet entretien.

Le salarié et le manager examinent si possible, à l'occasion de cet entretien, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.

Ces deux entretiens annuels ne remplacent pas l’entretien annuel d’évaluation, qui se tient entre le salarié et son manager. Le second entretien semestriel peut néanmoins se tenir concomitamment à l’entretien annuel d’évaluation, étant alors précisé que les deux trames d’entretiens feront l’objet d’un compte-rendu distinct.

• Dispositif d’alerte

En cas de difficulté inhabituelle portant sur l’organisation et la charge de travail du salarié, ou liée à un isolement professionnel, celui-ci peut émettre, par écrit (courrier électronique, lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception), une alerte auprès de son manager et de la Direction, laquelle devra recevoir le collaborateur dans un délai maximum de 15 jours.

Par ailleurs, si un manager constate de lui-même que l’organisation du travail adoptée par le salarié et/ou que sa charge de travail, aboutissent à des situations anormales, il doit organiser un entretien entre la Direction et le salarié concerné.

À l’issue de cet entretien, le manager se rapproche de la Direction pour déterminer les mesures à mettre en place afin de permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures font l’objet d’un compte-rendu écrit et d’un suivi.

Le nombre d’alertes émises par les salariés, ainsi que les mesures prises pour pallier ces difficultés sont transmis, une fois par an, au CSE.

CHAPITRE 5 : DROIT A LA DECONNEXION

Il est rappelé que l’obligation de respecter les temps de repos quotidien et hebdomadaire minima et ininterrompus, respectivement de 11h et 35h, implique pour les consultants, le droit de se déconnecter, en dehors de leur journée de travail, des outils et systèmes leur donnant accès aux ressources de la Société.

Le salarié en forfait en jours n'est tenu de consulter ni de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de son temps de travail, pendant ses congés, ses temps de repos et absences autorisées.

Il est recommandé aux salariés de ne pas contacter les autres salariés, par téléphone ou courriel, en dehors des horaires habituels de travail, pendant les weekends, jours fériés et congés payés, ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail.

La convention individuelle de forfait en jours rappelle explicitement le droit à la déconnexion et les modalités selon lesquelles le salarié peut exercer son droit à la déconnexion.

Une Charte de la déconnexion établit les normes et recommandations en vigueur au sein de la Société.

CHAPITRE 6 : TELETRAVAIL

Une Charte du Télétravail établit les normes et recommandations en vigueur au sein de la Société.

CHAPITRE 7 : SUIVI DE L’EXECUTION DE L’ACCORD

Un suivi de cet accord et plus généralement des modalités de suivi par la Société des charges de travail des Salariés, et des modalités selon lesquelles l'employeur et le salarié communiquent périodiquement sur la charge de travail, est assuré avec le CSE à l'occasion de la négociation annuelle sur l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail.

Une information du personnel sur l’exécution de cet accord est assurée annuellement.

CHAPITRE 8 : DUREE, REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’applique à compter du 1^er janvier 2019.

Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, dans les conditions légales.

Le présent accord peut, par ailleurs, être dénoncé dans les conditions légales.

CHAPITRE 9 : DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est déposé en un exemplaire auprès du secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes compétent et en deux exemplaires (dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique) auprès de la Direccte.

Fait à Paris, le 27 mars 2019

Pour la société Pour les représentants négociateurs désignés par

le Comité Social et Economique (CSE)

XX

Directeur Général

ANNEXE 1 – FORMALISATION DES CONVENTION DE FORFAIT ET CONTRAT DE TRAVAIL

A1.1 - L’article « durée de travail et congés payés » intégré dans le contrat de travail existant

Les contrats de travail qui seront conclus à compter de l’accord comporteront l’article suivant :

« Conformément aux dispositions législatives applicables, la durée du travail du Salarié est calculée sur la base d’un forfait annuel de jours de travail. Le nombre de jours de travail pour une année complète est de 218 jours .

Le Salarié aura droit chaque année à 6 semaines de congés payés et de jours de RTT dont le nombre varie chaque année, pour aboutir à un total de 218 jours travaillés.

Il est expressément convenu que ce plafond de 218 jours s'entend après prise de droits à congés payés complets (soit 30 jours ouvrés par an), de jours de RTT, l'accomplissement de la Journée de Solidarité prévue à l'article L. 3133-7 du Code du, et les jours fériés. Il pourra être augmenté à due concurrence du nombre de jours de congés payés et de RTT qu’il n’aura pas pris dans la période

La rémunération mensuelle sera lissée sur l'année et indépendante du nombre de jours et d'heures de travail effectif accomplis au cours du mois.

La Société se réserve toutefois la possibilité de modifier, dans le cadre de la négociation collective, les modalités d'organisation de la durée du travail en vigueur dans la Société, sans que cela constitue une modification du présent contrat. 

La période de prise de congés sera déterminée par accord entre la Société et le Salarié pour tenir compte des nécessités du service. La date de prise des congés payés ne saurait en aucun cas être un obstacle au bon fonctionnement de la Société. Il est expressément convenu qu’au moins 3 semaines de congés et/ou de RTT devront être pris par le Salarié entre le 14 juillet juillet et le 31 aout, avec deux semaines consécutives à prendre dans la 1ere quinzaine d’août.

En ce qui concerne les journées travaillées correspondant à l’exécution de sa prestation de travail, il est rappelé au Salarié qu’il est tenu de respecter les règles relatives au repos quotidien et au repos hebdomadaire et les durées maximales de travail. Ainsi, le Salarié devra bénéficier d’un repos quotidien continu de 11 heures entre deux journées de travail et d’un repos hebdomadaire d’un minimum de 35 heures incluant une journée complète. »

Les contrats de travail existants ne sont pas modifiés mais deviennent soumis à l’accord d’entreprise sous réserve de sa ratification par le personnel d’Ailancy.