Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE" chez ARC FRANCE (Siège)

Les Sociétés qui composent l’Unité Economique et Sociale ARC FRANCE, représentées par XXXXXXX, agissant en qualité de représentant dûment mandaté des sociétés parties à l’UES ARC FRANCE et, listées ci-dessous :

ARC Holdings, SAS immatriculée au RCS de Boulogne sur Mer sous le numéro 575 680 350, dont le siège est situé au 104 avenue du Général de Gaulle, 62510 ARQUES ;

ARC France, SAS immatriculée au RCS de Boulogne sur Mer sous le numéro 504 313 032, dont le siège social est situé au 104 avenue du Général de Gaulle, 62510 ARQUES ;

ARC Tooling, SAS immatriculée au RCS de Boulogne sur Mer sous le numéro 576 980 049, dont le siège social est situé Hameau de Petit Neufpré, rue de l’Industrie, 62120 AIRE-SUR-LA-LYS ;

ARC Packaging, SARL immatriculée au RCS de Boulogne sur Mer sous le numéro 577 280 274, dont le siège social est situé avenue Bernard Chochoy, 62510 ARQUES ;

ARC Management & Services, SAS immatriculé au RCS de Boulogne sur Mer sous le numéro 834 257 081, dont le siège social est situé au 104 avenue du Général de Gaulle, 62510 ARQUES.

Ci-après dénommée l’UES ARC FRANCE, ou l’Entreprise

Et, d’autre part,

L'organisation syndicale CFDT (ayant obtenu 18,2% des suffrages valablement exprimés au 1^er tour des dernières élections des titulaires au Comité d’Entreprise) représentée par XXXXXXX, délégué syndical, dûment mandaté,

L'organisation syndicale CFE-CGC (ayant obtenu 12,9% des suffrages valablement exprimés au 1^er tour des dernières élections des titulaires au Comité d’Entreprise) représentée par XXXXXXX, déléguée syndicale, dûment mandatée,

L'organisation syndicale CGT (ayant obtenu 20,7% des suffrages valablement exprimés au 1^er tour des dernières élections des titulaires au Comité d’Entreprise) représentée par XXXXXXX, délégué syndical, dûment mandaté,

L'organisation syndicale FO (ayant obtenu 11% des suffrages valablement exprimés au 1^er tour des dernières élections des titulaires au Comité d’Entreprise) représentée par XXXXXXX, délégué syndical, dûment mandaté,

L'organisation syndicale UNSA (ayant obtenu 22,7% des suffrages valablement exprimés au 1er tour des dernières élections des titulaires au Comité d’Entreprise) représentée par XXXXXXX, délégué syndical, dûment mandaté,

L'organisation syndicale SUD (ayant obtenu 14,5% des suffrages valablement exprimés au 1^er tour des dernières élections des titulaires au Comité d’Entreprise) représentée par XXXXXXX, délégué syndical, dûment mandaté,

Il a été arrêté et convenu ce qui suit :

Préambule :

Dans le cadre de l’ordonnance N° 2017 -1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’Entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales ainsi que du décret N° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique (CSE), afin de faciliter au mieux l’organisation des prochaines élections des membres du CSE, les parties s’accordent sur le fait de recourir au vote électronique.

Suite à de multiples élections réalisées sous forme « classique » engendrant à la fois des coûts non-négligeables et une gestion des ressources humaines compliquée, la nécessité de réduire les couts des élections, de faciliter leur organisation et d’accroitre l’efficience de la protection du déroulement de celles-ci s’est révélée indispensable au vu de la situation de l’Entreprise.

De plus, le vote électronique contribue nécessairement à réduire l’impact sur l’environnement en évitant l’impression de milliers de documents papier.

En effet, le vote électronique assure une sécurité sans précédent dans le déroulement et l’organisation du processus électoral et facilite considérablement le vote pour l’ensemble des salariés au vu des différents rythmes de travail applicables à l’Entreprise et du nombre de salariés au sein de cette dernière. 

C’est en ce sens que les Partenaires Sociaux se sont mis d’accord sur le présent accord, accord ayant vocation à encadrer le recours au vote électronique.

Article 1 – Champ d’application 

Le présent accord s’applique pour les élections professionnelles des membres du CSE de l’ensemble des sociétés qui composent l’UES Arc France :

-ARC Holdings, SAS immatriculée au RCS de Boulogne sur Mer sous le numéro 575 680 350, dont le siège est situé au 104 avenue du Général de Gaulle, 62510 ARQUES ;

-ARC France, SAS immatriculée au RCS de Boulogne sur Mer sous le numéro 504 313 032, dont le siège social est situé au 104 avenue du Général de Gaulle, 62510 ARQUES ;

-ARC Tooling, SAS immatriculée au RCS de Boulogne sur Mer sous le numéro 576 980 049, dont le siège social est situé Hameau de Petit Neufpré, rue de l’Industrie, 62120 AIRE-SUR-LA-LYS ;

-ARC Packaging, SARL immatriculée au RCS de Boulogne sur Mer sous le numéro 577 280 274, dont le siège social est situé avenue Bernard Chochoy, 62510 ARQUES ;

-ARC Management & Services, SAS immatriculé au RCS de Boulogne sur Mer sous le numéro 834 257 081, dont le siège social est situé au 104 avenue du Général de Gaulle, 62510 ARQUES

Ci-après dénommée l’UES ARC FRANCE, ou l’Entreprise.

Article 2 – Principes généraux / Choix du Prestataire

Le vote électronique est la modalité exclusive d’expression des suffrages.

Un cahier des charges a pour finalité d’assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Conformément à l’article L. 2314-28 du Code du travail, le Prestataire retenu pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux régissant les opérations électorales, à savoir :

• La sincérité et l'intégrité du vote, soit la conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;

• L'anonymat et le secret du vote, rendant impossible de relier un vote émis à un électeur ;

• L'unicité du vote, empêchant de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté du vote, qui permet d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le système de vote proposé s’inscrit par ailleurs dans le respect des dispositions légales et réglementaires sur les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres CSE et notamment, le respect de :

- la confidentialité des données transmises,

-la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification fournis par le Prestataire, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillage des votes.

-l’accessibilité des fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et déchiffrement et le contenu de l’urne par les seules personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote ;

-traitement des données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers électeurs » et contenu de l’ « Urne électronique » ;

- l’obligation pour le système de vote électronique d’être scellé à l’ouverture et à la clôture du vote.

Afin de s’assurer du respect de ces principes, l’Entreprise a choisi de confier la conception et la mise en place du système de vote électronique à un Prestataire extérieur à l’Entreprise.

Le prestataire est choisi sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées aux articles R2314-5 à R 2314-18 du code du Travail.

Ce cahier des charges sera tenu à disposition des salariés sur le lieu de travail et mis sur l’intranet de l’Entreprise.

Une présentation détaillée du Prestataire sera également mise en ligne sur l’Intranet.

Le Prestataire est venu faire une présentation détaillée aux organisations syndicales le 21 mai 2019.

Les membres de la délégation du personnel qui le souhaitent, pourront assister à une présentation du logiciel de vote.

En outre, les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.

Article 3 – Expertise, déclaration et conformité auprès de la CNIL

Le système de vote électronique nécessite le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978. Il est donc soumis préalablement à sa mise en œuvre à des formalités auprès de la CNIL.

Sa mise en place sera donc conforme aux recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique).

Le système de vote électronique du Prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante et le rapport de l’expert tenu à disposition de la commission nationale Informatique et liberté conformément aux articles R 2324-8 et R 2314-12 du code du Travail.

Cette expertise indépendante est destinée à vérifier le respect des prescriptions légales et le degré de protection de la plateforme de vote internet utilisée.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-11 du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s'assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

Article 4 – Assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du Prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Une adresse mail sera mise en place afin que les électeurs, en cas de difficultés, puissent contacter le Prestataire et résoudre le souci rencontré dans les meilleurs conditions.

Article 5 – Modalité de vote

Les modalités de vote sont définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 6 – Déroulement du vote

Une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique sera communiquée aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

Chaque électeur recevra donc, pour chaque tour, par courrier postal à son adresse personnelle, le code d’accès et le mot de passe lui permettant de voter.

Seul le Prestataire aura connaissance du code d’accès et du mot de passe. Les modalités de connexion seront précisées dans le protocole préélectoral. Les codes sont modifiés pour chaque tour.

Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. À l’aide de ses codes d'accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé du Prestataire mettant en place le vote électronique.

Pendant la période de scrutin, chaque électeur pourra voter à tout moment à partir de n’importe quel navigateur internet de leur lieu de travail (y compris de leur poste de travail), de leur domicile ou encore d’un lieu de villégiature, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le salarié pourra voter à l’aide d’outils informatiques type micro-ordinateur, smartphone ou tablette.

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. A réception du vote, la saisie du code secret par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

Le choix de l'électeur doit clairement apparaître à l'écran.

L'électeur doit pouvoir modifier son choix avant une double validation définitive.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

La liste d’émargement pourra être accessible uniquement aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin, si ce point est précisé dans le protocole préélectoral.

Par défaut, seul le taux de participation global et par scrutin sera accessible en temps réel. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Les parties s’accordent sur le fait que ce nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

(Article R. 2314-7 du Code du travail)

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Article 7 – Information et Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au Prestataire des listes électorales qui sont établies conformément aux dispositions du Protocole d’accord préélectoral, est faite à la date prévue par ledit protocole.

Les listes de candidats, qui sont établies, conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au Prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies en respectant le format prévu dans le protocole préélectoral.

Les fichiers des « électeurs », établi à partir des listes électorales, permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellée, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données enregistrées sont notamment :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’Entreprise, date de naissance ou âge, collège électoral ;

• pour le fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, tous les moyens d’authentification requis dans le protocole pré-électoral, coordonnées postales et, le cas échéant, adresses emails professionnelles ;

• pour les listes d’émargement : collège électoral, noms et prénoms des électeurs, date et heure du vote, n° d’accusé réception du vote généré par la plate-forme de vote électronique;

• pour les listes de candidats : collège électoral, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant, date de naissance ;

• pour listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires des données sont :

• pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs le cas échéant, les agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : les électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel, le Prestataire du vote électronique ;

• pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel, le Prestataire du vote électronique ;

• pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les agents habilités des services du personnel.

Article 8 - Bulletins de vote

Le Prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans un ordre qui sera déterminé dans le protocole préélectoral.

Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s'assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

Article 9 : Dépouillement

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système.

(Article R. 2314-15 du Code du travail)

L'ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe des 4 clés de chiffrement détenues par le Président et les assesseurs du bureau de vote.

Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Elles seront ensuite détruites par le Prestataire.

Article 10 - Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur le lendemain de son dépôt à la DIRECCTE.

Article 11 – Dépôt et publicité 

La loi du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, le dépôt des accords se fait dorénavant en ligne sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords à l’adresse www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr .

Un exemplaire original sera adressé au Greffe du Conseil des Prud’hommes de Saint-Omer. Un exemplaire original est établi pour chaque partie signataire.

Enfin, il sera communiqué par voie d’affichage au personnel de l’Entreprise.

Article 12 – Révision et dénonciation :

Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-9 du Code du travail, le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires. Cette dénonciation sera adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des parties à l’accord.

Dans ce cas, le présent accord continuera à s’appliquer jusqu’à ce qu’un nouvel accord lui soit substitué et au plus tard pendant un an à compter de l’expiration d’un délai de préavis de 3 mois.

Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, le présent accord pourra être révisé par l’une ou l’autre des parties signataires.

L'avenant portant révision de tout ou partie d'une convention ou d'un accord se substitue de plein droit aux stipulations de la convention ou de l'accord qu'il modifie.

Arques, le 13 juin 2019

	Pour la Direction de l’UES Directeur des Ressources Humaines Europe
Pour la CGT	Pour FORCE OUVRIERE
Pour la CFDT Pour l’UNSA	Pour SUD Pour la CFE-CGC