Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A L'ORGANISATION DU TRAVAIL AU SEIN D'AKKI" chez AKKI (Siège)

ACCORD

RELATIF À L’ORGANISATION DU TRAVAIL

AU SEIN DE AKKI

ENTRE :

La Société AKKI, Société à responsabilité limitée dont le siège social est situé 13 rue de Turbigo, 75002 Paris, immatriculée du Registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 508 20413, représentée par […] agissant en qualité de Gérants,

Ci-après dénommée la « Société »,

D’une part,

ET

Le personnel de l'entreprise, ayant ratifié l'avenant à la suite d'un vote qui a recueilli la majorité des deux tiers (dont le procès-verbal est joint au présent accord), après présentation du projet aux salariés,

Ci-après dénommé les « Salariés »,

D’autre part,

Ci-après dénommés ensemble les « Parties »,

PREAMBULE

L’aménagement du temps de travail au sein de la Société était régi depuis sa création en septembre 2008 par les dispositions conventionnelles de la branche Bureaux d’études techniques – cabinets d’ingénieurs-conseils – sociétés de conseils (SYNTEC).

L’environnement économique ainsi que l’organisation de la Société ont évolué depuis cette date, ce qui a conduit la direction de la Société à mener une réflexion en concertation avec les salariés sur l’organisation du travail actuelle et la prise en compte de l’autonomie accrue des collaborateurs cadres dans la gestion de leur emploi du temps.

Au terme de ces échanges, il est apparu nécessaire de mettre en place un aménagement du temps de travail aligné sur les réalités concrètes de l’entreprise et les besoins des salariés.

Les Parties ont ainsi convenu d’allier un besoin de souplesse répondant aux impératifs de réactivité et d’adaptabilité qu’impose l’activité mais également en permettant aux salariés de bénéficier d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur travail eu égard à leurs responsabilités, méthodes de travail et aspirations personnelles.

C’est ainsi que les Parties ont défini les modalités de mise en place et d’application de conventions de forfait annuel en jours au sens de l’article L. 3121-58 du code du travail pour les salariés de l’entreprise remplissant les conditions requises.

Elles ont également souhaité articuler au mieux la protection de la santé et de la sécurité du salarié et plus largement la garantie du respect des droits des salariés et les contraintes économiques de l'entreprise, en définissant les contours du droit de la déconnexion au sein de la Société.

Le présent accord (ci-après l’« Accord ») est le fruit de cette négociation.

IL A DONC ETE CONVENU CE QUI SUIT

Article 1 – Champ d’application

Le présent Accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société quelle que soit la nature de leur contrat de travail, et aux salariés titulaires d’un contrat de travail temporaire (intérim).

Certaines clauses sont spécifiques à une ou plusieurs catégories de salariés seulement. Elles font alors mention de la catégorie concernée.

Par exception, la Première Partie du présent accord ne s’applique pas aux salariés ayant le statut de cadre dirigeant, pour lesquels les dispositions relatives à la durée du travail ne s’appliquent pas.

PREMIERE PARTIE : AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL

Article 2 – Règles générales et heures supplémentaires

Conformément aux dispositions légales, le temps de travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et doit se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles.

Les temps de pause ne constituent pas du temps de travail effectif et ne donnent en conséquence lieu à aucune rémunération. Le temps nécessaire à la restauration est assimilé à une pause.

Le contingent annuel d’heures supplémentaires, apprécié sur l’année civile, est fixé à 220 heures. Il est proratisé pour la période courant de la date d’entrée en vigueur du présent accord à la fin de l’année civile en cours.

A la demande de l'employeur et avec l'accord du salarié, le paiement des heures supplémentaires et de leur majoration pourra être remplacé en tout ou partie par un repos compensateur de remplacement.

Une heure supplémentaire ouvre droit à 1 heure et 15 minutes de repos. Les heures de repos seront prises par le salarié par demi-journées ou par journées, aux dates fixées en concertation avec l’employeur, dans le mois qui suit la réalisation de l’heure supplémentaire correspondante.

Aucune contrepartie supplémentaire obligatoire en repos n’est octroyée pour les heures supplémentaires accomplies à l’intérieur du contingent annuel d’heures supplémentaires.

Article 3 – Conventions de forfait en jours

3.1. Salariés concernés

Les présentes dispositions dérogent au dispositif de forfait annuel en jours conclu prévu par la Convention collective de branche des Bureaux d’études techniques et – cabinets d’ingénieurs-conseils – sociétés de conseils (SYNTEC) et prévalent sur ces dispositions conformément aux articles L. 3121-63 et L. 2253-3 du Code du travail.

Pour rappel, selon l’article L. 3121‐58 du Code du travail, seuls peuvent conclure une convention de forfait en jours :

• Les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ;

• Les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

En vertu du présent accord, les Parties conviennent que sont éligibles au forfait-jours les cadres occupant a minima la classification 2.1 au sens de la Convention SYNTEC et qui, cumulativement, ont la qualité de cadre autonome conformément aux dispositions légales précitées et ne relèvent pas du statut de cadre dirigeant.

Sont ainsi concernés les salariés dont la classification est au moins de niveau 2.1. et qui occupent les fonctions de :

• Directeur de la production

• Technical leader

• Développeur confirmé

• Développeur

• Business développeur

• Chef de projet / Product owner

• UI/UX Designer / Directeur artistique

• Responsable administratif et financier

• Responsable marketing et communication

Les Parties conviennent que cette liste de postes n’est pas exhaustive et que toute modification des classifications conventionnelles, toute création d’une nouvelle fonction, toute évolution du niveau de responsabilité ou d’autonomie d’une fonction conduira la direction de la Société à une réflexion sur l’éligibilité au forfait-jours des salariés concernés, au regard des critères de classification et d’autonomie prévus à l’alinéa 5 de l’article 3.1. du présent Accord.

Les salariés concernés se verront proposer une convention de forfait annuel en jours. Cette convention indique le nombre de jours travaillés par an et le salaire forfaitaire mensuel ou annuel. Le forfait s’apprécie sur une période correspondant à l’année civile.

Cette convention de forfait annuel en jours est intégrée au contrat de travail du salarié concerné.

3.2. Décompte des jours de travail

Les salariés bénéficiant d’un forfait annuel en jours ne mesurent pas leur temps de travail effectif. Ils ne sont pas soumis à une durée du travail décomptée en heures, à des horaires stricts de travail ni à un décompte d’heures supplémentaires.

Néanmoins ils doivent impérativement bénéficier d’un temps de repos quotidien de 11 heures entre deux journées de travail et d’un temps de repos hebdomadaire de 35 heures consécutives.

Le nombre de jours travaillés par année civile est fixé au plus à 218 jours, journée de solidarité incluse, pour une année complète d’activité et en présence d’un salarié ayant des droits complets à congés payés et à jours de RTT.

Corrélativement, les salariés concernés bénéficient de jours de repos (ou “jours de RTT”) dont le nombre est déterminé chaque année pour respecter le nombre de jours travaillés prévus dans la convention individuelle de forfait en jours.

La méthode de calcul pour définir le nombre de jours de repos est la suivante en cas de forfait de 218 jours de travail (dont la journée de solidarité) :

Nombre de jours calendaires (365) 

- Nombre de jours de repos hebdomadaire (52 samedis et 52 dimanches)

- Nombre de jours fériés chômés tombant un jour ouvré

- Nombre de jours de congés payés octroyés par l'entreprise (25)

- Nombre de jours travaillés (218)

= Nombre de jours de repos par an.

Le nombre annuel de jours de repos est ainsi susceptible d’être ajusté à la hausse chaque année de façon à ne pas dépasser le seuil de 218 jours travaillés.

Ce calcul ne comprend pas les congés supplémentaires légaux ou conventionnels (congés d'ancienneté, congés pour évènements familiaux, congé de maternité ou paternité, etc.) lesquels se déduisent du nombre de jours travaillés.

Pour les salariés avec qui une convention de forfait comprenant un jour de travail inférieur à 218 jours est conclu, le nombre annuel de jours de repos est déterminé chaque année civile après déduction, à partir du nombre de jours de l’année, des jours de repos hebdomadaire, des jours fériés chômés situés sur un jour ordinairement travaillé et des jours de congés payés afin de respecter la limite annuelle fixée par la convention de forfait.

Le nombre annuel de jours de repos fait l’objet d’un affichage ou d’un courrier électronique remis aux salariés chaque début d’année.

La rémunération est fixée sur l’année et versée de façon lissée par douzième indépendamment du nombre de jours travaillées dans le mois.

3.3. Modalités de prise des jours de repos

La moitié des jours de repos sont pris à l’initiative de la Société, le solde étant pris à des dates fixées par le salarié.

Le salarié peut bénéficier de son repos par journée entière et demi-journées dès le mois suivant l’ouverture du droit.

En tout état de cause, il est expressément convenu que le nombre de jours de RTT acquis et non pris par le salarié ne pourra excéder deux. Ainsi, l’acquisition par le salarié de deux RTT entrainera pour lui l’obligation de les prendre au cours du mois suivant leur acquisition.

A défaut, l’employeur aura la possibilité d’imposer au salarié les dates de prise de ces jours de repos.

Lorsque le salarié souhaite prendre des jours de repos, il en informe son employeur au moins 15 jours avant la prise effective de ceux-ci.

3.4. Arrivées et départs en cours d’année – Première période d’application

Lorsqu’un salarié est embauché en cours d’année :

• Le nombre de jours de repos déterminé conformément à l’article 3.2 est réduit au prorata de la période réelle d’emploi par rapport à l’année civile entière. Le nombre de jours de repos laissés à l’initiative de la Société est aussi réduit au prorata ;

• Le nombre de jours de travail pour l’année en cours est au plus égal au nombre de jours calendaires compris entre la date d’embauche et la fin de l’année, diminué du nombre de samedis, dimanche, jours fériés situés un jour ouvré, congés payés éventuellement acquis et jours de repos déterminés conformément au premier tiret, situés sur la même période.

En cas de départ en cours d’année, le nombre de jours de repos réputé acquis est réduit au prorata de la durée de présence du salarié sur l’année civile par rapport à l’année civile entière.

L’article 3 a vocation à s’appliquer sur une période correspondant à l’année civile. Pour la période séparant la date d’entrée en vigueur du présent accord et le 31 décembre de la même année, les modalités prévues au présent article 3.4 s’appliquent.

3.5. Absences en cours d’année

Les absences d’un ou plusieurs jours (maladie, congés maternité et paternité, exercice du droit de grève, etc.) n’ont aucune incidence sur le nombre de jours de repos. La (ou les) journée(s) d’absence sont déduites du nombre de jours annuels à travailler prévu par la convention individuelle de forfait.

La journée d'absence est valorisée par le rapport entre la rémunération annuelle brute et le nombre de jours de travail prévus dans la convention de forfait.

Elle est déterminée par le calcul suivant : [(rémunération brute mensuelle de base x 12) / nombre de jours travaillés prévus dans la convention de forfait] x nombre de jours d'absence

3.6. Contrôle de la charge de travail des salariés titulaires d’une convention de forfait en jours

La Société souhaite encadrer la charge de travail des salariés ayant conclu une convention de forfait en jours et s’assurer, comme pour les autres salariés, du respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

3.6.1. Respect obligatoire des temps de repos minima

Les salariés doivent impérativement bénéficier d’un temps de repos quotidien de 11 heures au moins entre deux journées de travail et d’un temps de repos hebdomadaire de 35 heures consécutives au moins au terme de six jours de travail au plus.

A cette fin, les locaux de la Société sont fermés quotidiennement entre 20h le soir et 8h le lendemain matin, ainsi que toute la journée du samedi et du dimanche, sauf nécessité exceptionnelle de service ou, pour le travail le dimanche, obtention d’une autorisation de recours au travail dominical.

Par ailleurs, les salariés titulaires d’une convention de forfait en jours doivent s’efforcer, en lien avec leurs supérieurs hiérarchiques, de ne pas dépasser régulièrement les durées maximales de travail suivantes :

• 10 heures de travail effectif par jour ;

• 48 heures de travail effectif par semaine ;

• 44 heures de travail effectif en moyenne hebdomadaire sur une période de 12 semaines consécutives.

L’amplitude journalière de travail de 13 heures doit également être respectée.

A cet effet, la Société procède à l’affichage d’un document mentionnant le début et la fin d’une période quotidienne et d’une période hebdomadaire au cours desquelles les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire doivent être respectées.

Les salariés en forfait annuel en jours doivent également bénéficier des temps de repos obligatoires à savoir :

• Du repos quotidien minimum de 11 heures consécutives ;

• De deux jours de repos hebdomadaire consécutifs ou non, dont un le dimanche ;

• Des jours fériés, chômés dans l'entreprise (en jours ouvrés) ;

• Des congés payés en vigueur dans l'entreprise ;

• Des jours de repos compris dans le forfait-jours dénommés RTT forfait-jours.

Eu égard à la santé du salarié, le respect de ces temps de repos est impératif et s'impose, même s'il dispose d'une large autonomie dans l'organisation de son emploi du temps.

L’organisation et la charge de travail doivent être équilibrées dans le temps et entre les personnes susceptibles de répondre à cette charge de travail. La charge de travail ne peut rester chroniquement et anormalement élevée.

Aussi, si un salarié constate qu’il n’est pas ou ne sera pas en mesure de respecter ces durées maximales de travail de façon récurrente, ou qu’il ne peut respecter les durées obligatoires de repos, il doit avertir sans délai son employeur afin qu’une solution alternative soit trouvée.

A cette fin, le salarié peut utiliser le dispositif de suivi et d’alerte décrit ci-après.

3.6.2. Modalités de suivi

Chaque salarié établit, chaque mois, un document récapitulatif selon un modèle établi par la Société mentionnant, pour le mois passé :

• Le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées,

• Le nombre, la date et la qualification des jours non travaillés en repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels, particuliers ou jours de repos ;

• L’indication du bénéfice ou non des repos quotidien et hebdomadaire.

Ce document récapitulatif peut être tenu sous format électronique dont l’employeur accuse réception par courriel.

A cette occasion, le responsable hiérarchique contrôle le respect des repos quotidien et hebdomadaire et s’assure que la charge de travail et l’amplitude des journées d’activité du salarié sont raisonnables.

Le salarié peut alerter par tout moyen son responsable hiérarchique sur ses difficultés dans la prise effective de ses repos quotidien et hebdomadaire et/ou sur l'organisation et sa charge de travail.

Il appartient au responsable hiérarchique d'organiser un entretien dans les plus brefs délais et, au plus tard, dans un délai de 15 jours.

Cet entretien ne se substitue pas à celui mentionné à l'article 3.6.4.

Au cours de l'entretien, le responsable hiérarchique analyse avec le salarié les difficultés rencontrées et met en œuvre des actions pour lui permettre de mieux maîtriser sa charge de travail et lui garantir des repos effectifs.

3.6.4. Entretien individuel

En outre, il est organisé avec chaque salarié cadre ayant conclu une convention de forfait en jours un entretien par an ayant notamment pour objet l’examen des points suivants :

• La compatibilité des conditions de son forfait-jours avec la charge et l’organisation de son travail et du travail dans l’entreprise : charge de travail, amplitude des journées de travail, répartition du travail dans le temps, organisation des déplacements le cas échéant, incidence des technologies de communication sur la mobilisation du salarié, etc. ;

• L’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale ;

• Sa rémunération.

Un questionnaire devra être complété par le salarié cadre au préalable qui le remettra à son supérieur hiérarchique.

Cet entretien donne lieu à un compte-rendu écrit cosigné par le salarié et son supérieur.

3.6.5. Dispositif d’alerte

Le salarié peut alerter par écrit (email, courrier etc.) son responsable hiérarchique sur ses difficultés dans la prise effective de ses repos quotidien et hebdomadaire et/ou sur l'organisation et sa charge de travail.

Il appartient au responsable hiérarchique d'organiser un entretien dans les plus brefs délais et, au plus tard, dans un délai 15 jours. Cet entretien ne se substitue pas à celui mentionné à l'article 3.6.4.

Au cours de l'entretien, le responsable hiérarchique analyse avec le salarié les difficultés rencontrées et met en œuvre des actions pour lui permettre de mieux maîtriser sa charge de travail et lui garantir des repos effectifs.

En outre, chaque salarié peut solliciter sa hiérarchie et/ou le service des ressources humaines s’il estime que la charge de travail à laquelle il est soumis est trop importante, et demander l’organisation d’un entretien supplémentaire en vue d’aborder les thèmes et les actions nécessaires concernant la charge de travail, les durées de travail et de repos, l’amplitude de travail ainsi que l’articulation entre l’activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale.

Enfin, les salariés qui le souhaitent peuvent solliciter une visite médicale auprès du Médecin du travail.

Article 4 – Droit à la déconnexion

L’équilibre entre vie privée et vie professionnelle ainsi que le bien-être au travail sont deux sujets importants pour la Direction et les salariés de la Société.

Il est par ailleurs important de rappeler que Akki est attachée au fait de proposer un environnement de travail qui privilégie ces deux aspects.

Afin de commencer à formaliser et poursuivre les démarches initiées dans ce sens, ainsi qu’en application des dispositions du Code du travail, la présente disposition a pour objectif de définir les recommandations applicables aux salariés afin d’assurer l’effectivité du droit à la déconnexion, ainsi que les modalités selon lesquelles ce droit sera garanti au sein de la Société.

4.1. Principe du droit à la déconnexion

La Société réaffirme l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d'un nécessaire respect des temps de repos et de congés ainsi que de l'équilibre entre la vie personnelle et familiale et la vie professionnelle.

Le droit à la déconnexion s’applique à l’ensemble des salariés la Société, quel que soit leur statut.

4.2. Définitions

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel.

Les outils numériques visés sont notamment les suivants :

• Les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, etc. ;

• Les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, internet/intranet, etc.

Le temps de travail habituel correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l'entreprise. Ce temps comprend les heures normales de travail du salarié et les éventuelles heures supplémentaires. En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.).

4.3. Mesures en faveur du droit à la déconnexion

4.3.1. Lutte contre l'utilisation des outils numériques et de communication professionnels hors temps de travail

Aucun salarié n'est tenu de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu'en soit la nature.

Dans tous les cas, l'usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors du temps de travail effectif doit être justifié par la gravité, l'urgence et/ou l'importance du sujet en cause.

4.3.2. Lutte contre la surcharge informationnelle liée à l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle

En vue de parvenir à un usage raisonné des outils numériques professionnels et d’éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé à chaque cadre et, plus généralement, à chaque salarié de :

• Privilégier le dialogue à l’utilisation systématique de la messagerie professionnelle ;

• S'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ;

• Pour les absences, paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'entreprise en cas d'urgence ;

• Ne pas hésiter à établir un dialogue sur le sujet de la déconnexion avec son responsable hiérarchique si un besoin, une difficulté ou une situation à risques est identifié.

4.4. Mesures visant à favoriser la communication

Chaque salarié, et, en particulier, chaque cadre et/ou supérieur hiérarchique, doit s'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles.

Lors de l'utilisation de la messagerie électronique, il doit veiller :

• A la pertinence des destinataires du courriel et à l'utilisation modérée des fonctions « Répondre à tous » et « Copie à » ;

• A la précision de l'objet du courrier, cet objet devant permettre au destinataire d'identifier immédiatement le contenu du courriel ;

• A la clarté, la neutralité et la concision de son courriel ;

• Au respect des règles élémentaires de politesse lors de l'envoi du courriel ;

• A la pertinence et le volume des fichiers joints au courriel.

4.5. Sensibilisation et formation des salariés

4.5.1. Actions menées par la Société

Pour s'assurer du respect du droit à la déconnexion et des mesures et recommandations prévues par la présente charte, la Direction organisera des actions de sensibilisation à destination de l'ensemble des salariés.

Plus particulièrement, l'entreprise s'engage à échanger avec chaque salarié qui souhaite mieux maîtriser les outils numériques mis à sa disposition dans le cadre de son travail.

4.5.2. Suivi de l'usage des outils numériques

Les mesures et engagements pris par l'entreprise dans la présente disposition sont susceptibles d'évolution pour tenir compte des demandes et besoins des salariés.

A cette fin, l'entreprise s'engage à ce que le droit à la déconnexion soit un thème obligatoire des entretiens sur la charge de travail.

DEUXIEME PARTIE : DISPOSITIONS FINALES

Article 5 – Révision et dénonciation de l’accord

Toute modification au présent accord devra faire l'objet soit d'un accord collectif de travail négocié avec les délégués syndicaux de l'entreprise, soit d'une ratification par les salariés dans les conditions identiques pour sa mise en place, pour le cas où les conditions ayant présidé à sa conclusion seraient changées, en fonction de l'évolution de la société, de la législation ou de toute autre circonstance l'y contraignant.

Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois.

Elle est déposée dans des conditions prévues par voie réglementaire.

Pendant la durée du préavis, la direction s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.

Article 6 – Durée, entrée en vigueur et dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur après ratification de la majorité des deux tiers des salariés et dépôt sur la plateforme TéléAccords et remise Conseil de Prud’hommes de Paris.

Les résultats du référendum, organisé le 1/02/2022 est porté à la connaissance des salariés par voie d'affichage et par l'envoi d’un courrier électronique à leur attention.

Fait à Paris, le 14/01/2022

En autant d’exemplaires que de Parties, plus deux exemplaires pour dépôt

Pour l'entreprise