ACCORD RELATIF A LA COMMUNICATION DES ORGANISATIONS SYNDICALES ET DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

ENTRE les soussignés :

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM)

Représentée par

d’une part,

ET

Les Organisations syndicales :

La CFDT représentée par ………………………………………………………, Délégué syndical

La CFE-CGC représentée par ………………………………………………………, Déléguée syndicale

La CGT représentée par ………………………………………………………, Déléguée syndicale

FO représentée par ………………………………………………………, Délégué syndical

d’autre part,

Il a été conclu le présent accord :

Préambule

Dans le cadre de la loi n°2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social, de la loi n° 2015-994 du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l'emploi et de l’article 11 du protocole d’accord national du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, suite à la dénonciation par la Direction du protocole d’accord relatif à l’accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies d’information et de communication ainsi que de la Note de Direction relative à la distribution de tracts syndicaux, les parties signataires du présent protocole ont souhaité redéfinir et préciser les droits et devoirs des organisations syndicales et élus notamment en matière de communication.

Le présent accord se substitue de plein droit à compter de son entrée en vigueur à l’ensemble des dispositions conventionnelles, usages, décisions unilatérales ou accord atypique portant sur le même objet dans l’organisme.

Chapitre 1 : Modalité d’application de l’accord

ARTICLE 1 : MOYENS MOBILIERS ET IMMOBILIERS

Moyens immobiliers

1. Local syndical

Conformément à l’article L2142-8 du code du travail, l'employeur met à la disposition des sections syndicales a minima un local commun convenant à l'exercice de la mission de leurs délégués au siège social de l’entreprise. La CPAM de Maine et Loire quant à elle s’engage à mettre à disposition a minima 3 locaux sur le site d’Angers. Les syndicats ayant constitué une section syndicale peuvent avoir accès à ces locaux, y compris ceux n’ayant pas été reconnus représentatifs aux dernières élections professionnelles. Un local commun est disponible sur le site de Cholet.

2. Salle de réunion

Les sections syndicales peuvent demander auprès du secrétariat de Direction de réserver des salles de réunion dans le cadre des réunions suivantes :

• Réunion syndicale (art 8.21 du protocole d’accord de 2008)

La réservation de cette salle ne peut être réalisée qu’à partir d’une semaine avant la date de la réunion et sous réserve de disponibilité.

Les organisations syndicales représentatives disposeront d’un compte à un outil de communication à distance (ex : zoom) pour pouvoir réaliser des réunions virtuelles, sous réserve que cet outil soit autorisé par le Département Informatique et Innovation (DII) et que la licence soit gratuite. Ce compte sera mis en place par le DII.

Moyens mobiliers

1. Matériel informatique

L’organisme met à disposition pour chacune des sections syndicales une carte informatique, permettant l’accès à l’ordinateur disponible dans le local syndical d’Angers et de Cholet.

L’organisme met à disposition un ordinateur sur les sites d’Angers et de Cholet aux normes de l’organisme.

L’accès se fera via la carte agent comme pour tout ordinateur ou via la carte syndicale.

Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autres matériels ou logiciels sans autorisation préalable du DII.

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leurs conditions d’utilisation et de conservation.

La maintenance des ordinateurs est assurée par le DII.

Les organisations syndicales seront soumises, comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (horaire de service, délais de résolution des pannes…). L’assistance assurée s’effectuera aux heures habituelles de travail suivant la charge de travail du DII.

2. Armoire et Bureau

Chaque section syndicale représentative ou non dispose d’une armoire pouvant fermer à clef.

Les locaux syndicaux disposeront d’un bureau et de chaises.

3. Véhicule de service

Les élus du CSE, les RSCSE et les DS peuvent emprunter une voiture de service afin de se rendre à des réunions de la Direction sur un site différent de leur site d’affectation. La Direction préconise l’usage du covoiturage dans ce cadre-là.

Les voitures de service peuvent être utilisées, par les élus du CSE, les RSCSE et les DS pour se rendre sur un site de la CPAM de Maine et Loire dans le cadre des heures de délégation et sous réserve d’être passager covoitureur. Cet usage doit être exceptionnel. La Direction préconise la réalisation de réunion en distanciel afin d’éviter les risques routiers.

ARTICLE 2 : MESSAGERIE

Adresse mail des élus, représentants, sections syndicales et organisations syndicales

1. Les élus et représentants du personnel

• Mise à disposition d’une adresse mail

Chaque élu au CSE, RSCSE, représentant de proximité et DS bénéficie d’une adresse électronique spécifique « élu » permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

La liste des adresses mails de contact des personnes précitées sera disponible sous l’intranet de l’entreprise.

Cette adresse mail est individuelle et ne peut en aucun cas être partagée avec d’autres salariés de l’entreprise élus ou non. La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité de son titulaire. En cas d’absence, l’élu au CSE, le RSCSE, le représentant de proximité ou le DS est invité à mettre un message d’absence.

L’élu au CSE, RSCSE, représentant de proximité et DS peut utiliser cette messagerie pendant ses heures de délégation, pour l’envoi de messages à caractère individuel. Cette messagerie ne peut être utilisée pour envoyer des messages groupés toutes caisses ou groupés à une catégorie de salariés (exemple : tous les cadres, tous les employés, tout un service). Seule la messagerie de l’organisation syndicale permet l’envoi de messages groupés.

Lorsque le courriel est envoyé à plusieurs destinataires, l’émetteur doit assurer la confidentialité de l’identification de ces derniers.

• Accessibilité et nature des communications

Elle est accessible depuis la carte « agent » sur tout ordinateur de la CPAM de Maine et Loire.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions du ou des mandats du salarié.

Cette adresse mail ne doit pas être utilisée à des fins professionnelles.

• Confidentialité des échanges

Il est nécessaire d'assurer la confidentialité des échanges ainsi, le titulaire de la messagerie et l’employeur sont soumis à une obligation de confidentialité. Ils s’engagent à mettre en œuvre toute mesure de sécurité afin d'assurer la confidentialité des échanges électroniques éventuels des salariés avec les organisations syndicales.

Dans le cadre du respect de cette obligation de confidentialité, le bénéficiaire d’une adresse mail spécifique prévue par le présent article ne pourra pas donner son accord pour le transfert de sa messagerie vers celle d’une autre personne. Les messages seraient en effet visibles par cette personne, ce qui est contradictoire avec le principe de confidentialité.

Cependant, il pourra être fait exception à ce principe, sous réserve de l’accord écrit du salarié.

2. Les sections et organisations syndicales

• Mise à disposition d’une adresse mail

Chaque section ou organisation syndicale bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité des délégués syndicaux et représentants de section syndicale. En cas d’absence le gestionnaire de la messagerie est invité à mettre un message d’absence.

Les délégués syndicaux et représentants de section syndicale peuvent utiliser la messagerie pendant les heures de délégation, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, d’un correspondant externe.. Lorsque le courriel est envoyé à plusieurs destinataires, l’émetteur doit assurer la confidentialité de l’identification de ces derniers.

Elle peut également être utilisée à destination des salariés de l’organisme, à condition d'offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux. Dans cette situation, il devra être indiqué la possibilité de ne plus recevoir de mail de l’organisation syndicale en précisant la méthodologie à suivre pour créer une règle informatique permettant de ne plus réceptionner ces mails. La méthodologie sera disponible via un document accessible par lien hypertexte.

• Accessibilité et nature des communications

Elle est accessible avec la carte syndicale depuis l’ordinateur du local syndical et également depuis les ordinateurs professionnels individuels.

Le ou les délégués syndicaux des organisations syndicales auront également accès aux mails de la boite mail syndicale depuis leur carte agent. Cet accès sera géré par le DII.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des sections et organisations syndicales.

Cette adresse mail ne doit pas être utilisée à des fins professionnelles.

• Confidentialité des échanges

Il est nécessaire d'assurer la confidentialité des échanges avec les organisations syndicales ainsi, l’organisation syndicale et l’employeur sont soumis à une obligation de confidentialité. Ils s’engagent à mettre en œuvre toute mesure de sécurité afin d'assurer la confidentialité des échanges électroniques éventuels des salariés avec les organisations syndicales.

Dans le cadre du respect de cette obligation de confidentialité, un délégué syndical ou un représentant de section syndicale absent ne pourra pas donner son accord pour le transfert de sa messagerie vers celle d’une autre personne. Les messages syndicaux seraient en effet visibles par cette personne, ce qui est contradictoire avec le principe de confidentialité.

Cependant, il pourra être fait exception à ce principe, sous réserve de l’accord écrit du salarié.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

Adresse mail pour la gestion des mandats

Une adresse mail, partagée entre le chargé d’études juridiques, le chargé des données RH, le GAP et l’assistant de Direction est mise à disposition pour que les élus et représentants du personnel puissent envoyer leur justificatif ou autre document relatif à leur mandat.

ARTICLE 3 : ESPACE SYNDICAL SUR L’INTRANET DE L’ENTREPRISE

Chaque section syndicale dans l’entreprise dispose d’un accès à l’Intranet et Internet, à partir de l’ordinateur mis à disposition, sur les sites d’Angers et de Cholet, dans le local dédié.

Cet accès doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, pendant les heures de délégations allouées à chaque délégué syndical et représentant de section syndicale, les heures de délégation allouées à chaque représentant de section syndicale.

L’emplacement

Chaque organisation syndicale de l’entreprise dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme appelé « espace syndical », utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale. Cet espace sera subdivisé en rubriques – une par section syndicale.

L’affichage des rubriques se fait par ordre alphabétique exemple : CFDT- CFE-CGC – CGT - CGT-FO.

L’arborescence de « l’espace Organisation Syndicale (OS) » (structure et présentation graphique) est créée et gérée par le Département en charge de l’intranet (fond et forme).

Les pages de chaque OS sont structurées de façon identique par le département en charge de l’intranet, préalablement à l’ouverture de l’espace syndical.

L’espace syndical, accessible à partir de la page d’accueil de l’Intranet de l’organisme donne accès à chaque rubrique syndicale identifiée à partir de son sigle. Les organisations syndicales seront répertoriées par ordre alphabétique.

Le contenu

Chaque rubrique syndicale sera composée de la même manière soit 4 sous-rubriques :

• Présentation

• Actualités

• Informations

• Contacts

Le contenu des sous-rubriques est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse, et du droit à l’image.

A ce titre, l’espace dédié ne doit contenir notamment ni injure, ni diffamation, et doit assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Si le contenu de la sous-rubrique renvoie vers un document téléchargeable, alors ce dernier devra être identifié par le logo du syndicat.

Il ne sera pas possible de réaliser des commentaires par les salariés sur les publications syndicales.

La liberté d’accès à l’information syndicale.

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant l’espace des sections syndicales.

Les informations et les actualités

Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte d’utilisation de la messagerie de l’organisme, la charte informatique de l’organisme et la charte d’utilisation de l’intranet de l’organisme.

Depuis l’adresse mail syndicale, le syndicat peut envoyer un mail à l’ensemble des salariés de la CPAM de Maine et Loire hormis à ceux qui se sont opposés à la réception de messages syndicaux afin de les avertir d’une nouvelle actualité ou information disponible.

Le message électronique ne doit pas contenir de publications ou de tracts de nature syndicale mais renvoyer uniquement sur la rubrique du syndicat dans l’espace syndical. Le message doit contenir des informations sur les conditions d’acceptation ou d’opposition des salariés à la réception de ce type de courrier.

Ce mail devra comporter au minimum les informations suivantes :

• Le nom du syndicat

• Le lien vers l’intranet

• La signature du syndicat

Il pourra en plus comporter l’objet ou le sujet évoqué sur l’intranet qui en tout état de cause devra être succinct et ne pourra en aucun cas être un tract en tant que tel.

Il devra être indiqué la possibilité de ne plus recevoir de mail de l’organisation syndicale en précisant la méthodologie à suivre pour créer une règle permettant de ne plus réceptionner ces mails.

La messagerie ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales s’engagent à ne pas réaliser plus de 12 envois par semestre hors communication nationale et départementale relayée. Ces envois doivent rester à but informatif sur les nouvelles actualités réalisées dans l’espace intranet.

Les conditions de mise en ligne

Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte informatique, la charte messagerie et la charte de l’intranet de l’organisme.

Les mises à jour de l’espace syndical sont communiquées simultanément à la direction de l’organisme, et sont effectuées par les délégués syndicaux ou les représentants de section syndicale, pendant le crédit d’heures qui leur est alloué respectivement.

Les modalités d’enregistrement et d’archivage

L’espace permet l’édition d’articles et le stockage de fichiers images ou documents.

L’auteur de l’actualité s’engage à respecter la charte intranet et de manière plus globale les conditions d’utilisation de l’intranet de l’entreprise.

Les formats d’images sont les suivants : jpg, png, gif.

S’agissant des documents, le format PDF est vivement conseillé afin d’éviter toute modification par un tiers. Toutefois d’autres formats (Word, Excel, texte) sont acceptés.

Quel que soit le format choisi, l’auteur du document devra s’assurer que le document est sécurisé et donc, non modifiable.

La taille de chaque fichier est limitée à 10Mo.

Les articles apparaîtront dans l’espace dédié du syndicat et seront consultables en ligne par tous les agents de la caisse.

Il est de la responsabilité de chaque organisation syndicale de veiller à une mise à jour régulière des informations mises à disposition. En tout état de cause, les articles et informations communiquées devront être effacés régulièrement dans le but de garder un historique de 3 années maximum.

La formation et assistance

Le service en charge de l’intranet dispensera, selon les besoins et nécessités, une formation d’une durée d’une demi-journée aux utilisateurs principaux. Une aide à la mise en ligne sur une durée de six mois après la formation sera également proposée, si nécessaire.

Chaque OS devra fournir la liste du ou des délégués syndicaux ou représentants de section syndicale qui bénéficieront de cette formation initiale, elle est limitée à 3 personnes par syndicat.

Une formation sera également dispensée aux personnes précitées après chaque élection et après chaque évolution de l’intranet, une date de formation sera proposée dans le mois suivant l’élection ou l’évolution.

ARTICLE 4 : AFFICHAGE SYNDICAL

La taille et emplacement

Des panneaux d’affichage sont mis à disposition sur les sites d’Angers, Cholet, Saumur et Segré.

Sur le site d’Angers, deux emplacements distincts sont mis à disposition permettant à chacune des sections syndicales d’avoir deux panneaux chacune. Ces panneaux sont clairement identifiés par la Direction en indiquant le nom de l’organisation syndicale.

Sur les sites de Cholet, Saumur et Segré, il n’est prévu qu’un seul emplacement, clairement identifié par la Direction en indiquant le nom de la section syndicale sur chacun des panneaux.

Les panneaux respectent la dimension suivante :

• 90*60 cm

Les panneaux sont mis à disposition de chacune des sections syndicales et sont placés par ordre alphabétique en lecture de gauche à droite et de haut en bas.

Les conditions d’affichage

Les mises à jour du tableau d’affichage sont communiquées simultanément à la direction de l’organisme, et sont effectuées par les délégués syndicaux ou les représentants de section syndicale, pendant les heures de délégation allouées. Un élu ou un salarié désigné peut réaliser cet affichage sur les sites de l’organisme ne disposant pas de DS ou représentant de section syndicale pendant les heures syndicales prévues par Article 8.21 du Protocole Ucanss relatif à l’exercice du droit syndical.

ARTICLE 5 : DISTRIBUTION DES TRACTS

Selon le cadre légal entourant la distribution des publications syndicales, cette distribution est libre dans l’enceinte de l’entreprise aux heures d’entrée et de sortie du travail (C.Trav.art.L.2142-4).

Le contenu des tracts

Les documents distribués doivent porter l’indication de l’organisation syndicale qui les diffuse.

Ces documents doivent respecter les limites du droit d’expression reconnu aux syndicats par la loi en vigueur.

La nature de l’information communiquée doit également s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales représentatives et respecter les règles relatives au droit de la presse (C.Trav.art.L.2142-5).

A ce titre, ces documents ne doivent contenir notamment ni injure, ni diffamation, et doivent assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

En aucun cas, les tracts ne sauraient afficher le logo de l’entreprise ni détournement de ce dernier.

Les modalités de distribution des tracts

• Salariés pouvant procéder à cette distribution :

La distribution des tracts est effectuée en priorité par les délégués syndicaux et représentants de sections syndicales.

Elle s'exerce sur leurs crédits d'heures accordés au titre de l’article L.2143-13 du Code du Travail, soit 24 heures par mois mais également en vertu de l’article 8.32 du protocole d’accord sur l’exercice du droit syndical du 1er février 2008, soit 50 heures par an.

Pour les représentants de sections syndicales, elle s’exerce sur leur crédit d’heures accordé au titre de l’article L. 2142-1-3 du Code du Travail, soit 4 heures par mois.

Pour limiter les déplacements entre les sites distants, et dans une logique d’intégration des risques routiers dans notre réflexion sur les risques psychosociaux et le développement durable, l’organisation syndicale pourra également désigner un salarié, élu ou non élu, de l’entreprise afin qu’il opère la distribution des tracts syndicaux.

Pour ce faire, il sera alloué à chaque organisation syndicale, représentative ou non, un quota de 10 heures par année civile (Cf § III.) et réservées uniquement aux sites extérieurs.

La distribution se fera sous la responsabilité de chaque délégué syndical et représentant de section syndicale et dans la limite des horaires mentionnés ci-après.

• Cadre de diffusion des tracts syndicaux :

La diffusion est autorisée dans l’enceinte de l’entreprise dans la mesure où elle n’apporte pas un trouble injustifié à l’exécution normale du travail ou à la marche de l’entreprise.

• Horaires de diffusion des tracts syndicaux :

Les tracts pourront être distribués librement dans les limites horaires suivantes :

• de 7H30 à 9H30,

• de 12H00 à 14H00,

• de 16H00 à 18H00.

Il ne pourra être dérogé à ces plages horaires.

• Respect de la liberté de choix des salariés

Les délégués syndicaux ou salariés mandatés doivent agir dans le respect de la liberté individuelle de chaque salarié d'accepter ou non l'information communiquée.

Cette distribution ne doit pas être faite avec des méthodes dérangeantes ou intrusives.

La gestion et le suivi du crédit d’heures

Les délégués syndicaux et représentants de sections syndicales gèrent l’allocation et le suivi de ces heures.

Ces heures ne doivent pas être détournées de leur objet. Ce crédit ne peut être utilisé pour des activités étrangères à la distribution des tracts syndicaux. Ce temps ne doit servir qu’à la distribution de tracts syndicaux et, éventuellement, permettre aux élus de se déplacer sur les différents sites de l’entreprise pour procéder à celle-ci (temps de trajet). Toutefois, dans la mesure où ces heures sont allouées pour permettre aux agents (élus ou non) de chaque site de distribuer des tracts, cette solution doit prioritairement être retenue. L’objectif est d’éviter de tels déplacements routiers.

Le crédit d'heures annuel ne constitue pas un forfait, mais une limite. Il s'apprécie dans le cadre de l’année civile et ne peut pas être reporté sur l’année suivante en cas de non-utilisation.

Ce crédit ne peut, en aucun cas, être dépassé.

Les salariés mandatés par une organisation syndicale dans ce cadre, devront se conformer aux dispositions du guide sur les mandats, et notamment respecter la procédure d’information préalable de leur responsable.

Pour cela, le salarié devra respecter un délai de prévenance de 3 jours.

Après réalisation de l’absence, le salarié saisira une absence « Distribution syndicale » en précisant l’intervalle horaire et en indiquant dans la rubrique « commentaire » le nom de l’organisation syndicale l’ayant mandatée.

Le délégué syndical et le représentant de section syndicale ne peuvent bénéficier de ce crédit d’heure.

ARTICLE 6 : UTILISATION ABUSIVE

En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres parties signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

Chapitre 2 : Conditions d’application de l’accord

CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique aux élus du CSE, aux représentants syndicaux du CSE (RSCSE), aux représentants de proximité, aux délégués syndicaux (DS), aux sections syndicales et au Comité Social et Economique (CSE) et à tous autres salariés ayant été sollicités dans le cadre d’une des prérogatives prévues précédemment.

SUIVI DE L’ACCORD

Un bilan du présent accord est présenté à titre d’information annuellement au CSE et à toutes les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise.

DUREE DE L’ACCORD – REVISION ET CLAUSE DE REVOYURE

Les parties s’engagent à se revoir pour échanger sur les dispositions du présent accord sur demande d’une des parties signataires du présent accord.

La demande de révision du présent accord est ouverte à toutes les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise et à l’employeur. L’objet de la révision du présent accord lors d’une réunion de négociation se fait sur demande pour inscription à l’ordre du jour.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il produira ses effets après agrément de la Direction de la Sécurité Sociale. Il prendra fin de plein droit à l’arrivée de son terme, et cessera de produire tout effet au 31 décembre 2025. Dès la validité du présent accord, les parties s’entendent pour se réunir et négocier sur ce sujet au cours de l’année 2025.

PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales représentatives présentes dans l’organisme et diffusé sur l’intranet de l’entreprise.

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D.224-7-3 du code de la Sécurité Sociale.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L.123-1 et L.123-2 du code de la Sécurité Sociale).

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès des autorités compétentes.

Fait à ANGERS, le

En 6 Exemplaires originaux

La Directrice de la CPAM
Les organisations syndicales :
Le Délégué syndical FO,	Le Délégué syndical CFDT,
La Déléguée syndicale CGT,	La Déléguée syndicale CFE-CGC,