Accord d'entreprise "Accord relatif sur le recours au vote électronique" chez CPAM MAINE ET LOIRE - CAISSE PRIMAIRE D ASSURANCE MALADIE DE MAINE ET LOIRE (Siège)

ACCORD SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE les soussignés :

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) de Maine et Loire,

32 rue Louis Gain,

49937 ANGERS CEDEX 9,

Représentée par , d’une part,

ET

Les Organisations Syndicales, d’autre part,

Il a été conclu le présent accord :

Préambule

Afin de faciliter les démarches relatives aux élections et d’augmenter la participation des salariés, les parties signataires conviennent du recours au vote électronique pour organiser l’élection des représentants du personnel au Conseil en application de l’article D231-15 du code de la sécurité sociale.

A cet effet, le présent accord comporte notamment des dispositions relatives :

• aux modalités de vote applicables ;

• à la confidentialité des données ;

• au contrôle du fonctionnement du système.

Article 1 : Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d'accord préélectoral.

Le protocole d'accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d'un accès internet ou lorsque le site d'appartenance aura été doté d'un poste en libre accès.

Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3 : Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l'employeur et respectant le cahier des charges figurant au présent accord.

Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral. Ce dernier doit en outre comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 4 : Adaptation de la propagande syndicale

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.

Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats.

Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.

Article 5 : Cahier des charges

Le cahier des charges sera mis à la disposition des salariés, sous l’intranet.

Les modalités du vote électronique doivent permettre d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral et aux prescriptions énoncées par le Code du travail.

5.1 Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin, à l’issue de celui-ci.

La conformité de l'intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l'employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur date d'entrée dans l’Institution, leur date de naissance, le collège d'appartenance. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel.

Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « listes d'émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les noms et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données : les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel, à l’issue du scrutin.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.

5.2 Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d'émargement devront être conformes aux dispositions règlementaires.

5.3 Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l'écran le choix de l'électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. La transmission du vote et l'émargement doivent faire l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser le dispositif de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.

5.4 Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles du Code du travail.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

5.5 Mise en place d'une cellule d'assistance

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.

En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire ou se déclarer en ligne.

Avant l’ouverture du vote, des tests seront effectués par le titulaire et les gestionnaires afin de, a minima :

- S’assurer que tous les documents sont intégrés et sont consultables en ligne,

- S’assurer que l’urne est bien vide, scellée et chiffrée avant le vote,

- Vérifier si le dépouillement fonctionne.

Suite aux tests, le titulaire devra mettre en oeuvre les mesures correctives le cas échéant (d’ordre règlementaire et/ou technique) puis le système pourra être scellé.

5.6 Dépouillement

L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne doit être possible que par l'activation conjointe des clés de chiffrement, générées et utilisées conformément aux dispositions de l'arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

5.7 Conservation des fichiers après le scrutin

Le prestataire retenu devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par le Code du travail.

Article 6 : Information du personnel et de ses représentants

Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu, par le prestataire.

Le délégué à la protection des données conseille et assiste sur les actions exhaustives à mener pour sécuriser les opérations électorales et le vote électronique sous l’angle « informatiques et libertés ».

Article 7 : Durée, entrée en vigueur, dénonciation, révision, dépôt et publicité

Il s’applique pour la durée des élections des représentants du personnel au Conseil 2022 et la durée du Protocole d’Accord Préélectoral qui sera signé, afférent à ces élections.

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, aux instances représentatives du personnel.

Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel.

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).

Sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, l’agrément sera réputé accordé, à l’issue de délai d’un mois après l’avis du Comex.

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera déposé au Greffe du conseil des prud’hommes et sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.

Fait à Angers, le

En 6 exemplaires

La Directrice,

CPAM de Maine et Loire,

Les organisations syndicales,

La Déléguée Syndicale CGT, Les Délégués Syndicaux FO,

La Déléguée Syndicale CFE-CGC, Les Délégués Syndicaux CFDT,