Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF A LA MISE A DISPOSITION DES TECHNOLOGIES D'INFORMATION ET DE COMMUNICATION AUX ORGANISATIONS SYNDICALES" chez CPAM - CAISSE PRIMAIRE D'ASSURANCE MALADIE DE L'ISERE (Siège)

ACCORD LOCAL SUR LA MISE A DISPOSITION

DES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION AUX ORGANISATIONS SYNDICALES

Entre d’une part :

- La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de l’Isère.

Et d’autre part :

- L’organisation syndicale CFDT ;

- L’organisation syndicale CFTC ;

- L’organisation syndicale CGT ;

- L’organisation syndicale CGT-FO.

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Dans le prolongement de l’accord local signé le 03/03/2021 et de son avenant du 18/07/2022 qui était arrivé à échéance le 31/12/2022 et qui a continué à s’appliquer sous forme d’engagement unilatéral dans l’attente de l’ouverture de la nouvelle négociation, les parties signataires souhaitent à nouveau formaliser les modalités d’utilisation des Technologies d’Information et de Communication (TIC) mises à disposition des organisations syndicales ayant constitué une section syndicale au sein de l’organisme.

Ces TIC regroupent :

• L’équipement téléphonique et informatique des organisations syndicales, les aspects logistiques étant également abordés ;

• La mise à disposition d’un espace syndical dans l’Intranet ;

• La mise à disposition d’une adresse électronique pour chaque organisation syndicale ;

• La possibilité de créer un groupe Liam au nom de l’organisation syndicale.

Article 1 - Equipement téléphonique et informatique des organisations syndicales

La CPAM de l’Isère met à disposition de chaque organisation syndicale un local syndical fermant à clé (chaque organisation syndicale étant déjà en possession d’un nombre suffisant de jeux de clés) sur le site du siège social à Grenoble.

1. – Matériel mis à disposition, notamment téléphonie et outils informatiques

Chaque local syndical est équipé d’un téléphone fixe non relié à l’autocommutateur de la CPAM. La ligne est ouverte au nom de la CPAM, qui s’acquitte des factures. A ce titre, l’organisation syndicale s’engage à se conformer à une utilisation raisonnable de cette ligne, et l’employeur à ne pas demander de factures détaillées de la part de l’opérateur téléphonique. Par ailleurs, chaque local syndical est équipé d’un second téléphone fixe « CETIAM » doté d’un clavier alphabétique permettant de rechercher les salariés par nom de famille et de les joindre directement sur la nouvelle solution de téléphonie centralisée sur l’ordinateur de chaque salarié : MiCollab.

Le matériel informatique comprend :

• Deux écrans

• Une unité centrale ou un ordinateur portable

• Deux casques micro

Le matériel listé ci-dessus est pris sur le matériel sorti du parc informatique actif de la CPAM, c'est-à-dire le matériel libéré par le remplacement des équipements des services de la CPAM.

Les ordinateurs sont par ailleurs équipés d’un système d’exploitation graphique et d’un pack office bureautique, comprenant les logiciels Excel, Word et Power Point. Les ordinateurs des locaux syndicaux seront équipés de port USB pouvant accueillir des supports amovibles tels que des clés USB ou des disques durs externes.

Par ailleurs, chaque délégué syndical et chaque représentant syndical au CSE sera équipé d’un ordinateur portable à usage professionnel et syndical.

Le matériel et les logiciels mis à disposition restent la propriété de la CPAM, mais sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

L’impression sécurisée de documents (noir et blanc ou en couleur) en quantité raisonnable est possible sur une imprimante collective au siège social grenoblois.

La photocopie de documents couleur ou en noir et blanc, en quantité raisonnable, y est également possible.

L’employeur est en mesure de suivre le volume de documents imprimés et photocopiés.

Les locaux syndicaux sont équipés du mobilier courant (table/bureau, chaises, armoires fermant à clé). D’autres types de matériels peuvent être mis à disposition (ex. : siège ergonomique), sur demande auprès du service BAGP, via le module Intraqual adéquat.

En tout état de cause, et comme pour l’équipement informatique, ce mobilier est issu de celui renouvelé dans les différents services de la CPAM.

2. – Accès au réseau de la CPAM

Deux cartes de sécurité spécifiques sont attribuées à chaque organisation syndicale. Ces cartes permettent toutes deux l’accès à la BAL syndicale (cf article 3).

Les ordinateurs qui équipent chaque local syndical sont reliés à l’Intranet et à « l’Internet all » (accès libre à Internet, sauf sites indésirables dans un cadre professionnel). Dans ce cadre, l’accès à l’espace documentaire de l’Intranet est prévu. Aucun disque partagé n’est mis à disposition.

Compte tenu des contraintes de sécurité qui en découlent, l’accès aux ordinateurs se fait alors au moyen d’une carte de sécurité dédiée à l’organisation syndicale, qui est régie par les mêmes règles que les cartes d’agents individuelles (ne pas afficher le mot de passe, déclarer la perte ou le vol de la carte, etc).

Ces cartes permettent seulement un accès au réseau informatique, mais pas aux locaux. Aucun droit d’accès physique n’y est attaché. Compte tenu des impératifs de sécurité, il est en effet indispensable que l’employeur soit en mesure de connaître l’identité de quiconque s’introduit dans les locaux professionnels.

En outre, chaque ordinateur doit obligatoirement être doté de l’antivirus installé sur tous les ordinateurs de l’organisme. Cet antivirus doit faire l’objet de mises à jour régulières dans les mêmes conditions que les autres ordinateurs reliés au réseau local, tout comme les patchs de sécurité Microsoft.

Par ailleurs, chaque délégué syndical et chaque représentant syndical au CSE sera équipé d’un VPN nominatif (connexion sécurisée) lui permettant d’accéder au réseau de notre organisme via un WIFI "de confiance".

3. – Utilisation des moyens de communication Zoom et MiCollab

Durant leurs heures de délégation, les délégués syndicaux sont autorisés à utiliser leur compte professionnel et nominatif dédié à la plateforme de messagerie instantanée et de vidéo-conférence multiplateforme « Zoom », et la solution de téléphonie centralisée sur l’ordinateur « MiCollab », pour l'exercice de leurs fonctions.

Ils devront toutefois s’assurer de ne pas saturer la bande passante lors de l’utilisation de « Zoom », en respectant les règles suivantes :

• ne pas activer la vidéo,

• être raisonnable sur la durée et la volumétrie des réunions,

• l’utiliser pour des échanges entre eux ou avec des salariés dans des logiques individuelles ou avec un petit nombre de salariés.

Néanmoins, les délégués syndicaux ne sont pas autorisés à utiliser leur compte professionnel et nominatif « Zoom » pour organiser des webinaires, en invitant par exemple tous les salariés d’un service.

4. – Respect des consignes informatiques

Les utilisateurs de ces matériels s’engagent à respecter le règlement intérieur en vigueur et ses annexes, ainsi que la documentation et les recommandations liées à la politique de sécurité du système d’information (PSSI) qui sont en ligne sur l’Intranet.

Il est notamment interdit d’utiliser d’autres matériels ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.

5. – Interventions techniques

Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (administration du PC par le service informatique, demande d’intervention préalable, délais de résolution des pannes…).

En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme. Les demandes d’intervention au département ISIS doivent être formulées à l’aide de l'application S@M Espace Local.

Elles peuvent également utiliser le module Intraqual Dyn permettant de demander une intervention au BAGP (réparation notamment).

Article 2 - Mise à disposition d’un espace syndical dans l’Intranet

Chaque organisation syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme, utilisé pour la mise à disposition de publications de nature syndicale (dénommés « e-tracts »).

1. - La liberté d’accès à l’information syndicale

Tout agent bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, la CPAM s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales

2. - Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’Intranet

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels confidentiels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

3. – La présentation des espaces syndicaux

La mise à disposition de l’espace syndical est effectuée par le service marketing/communication/documentation.

Cet espace est accessible à partir du lien situé dans la rubrique « organisations syndicales » située sur la page d’accueil de l’Intranet et sur la page Relations sociales de l’Intranet.

L’agencement de ces espaces syndicaux est défini en concertation avec le service marketing/communication/documentation, dans la limite du raisonnable.

En tout état de cause, ces espaces permettent seulement la mise en ligne d’e-tracts sous format :

• Pdf ou JPEG pour un affichage direct.

• Vidéos, si elles sont déjà hébergées sur une plateforme.

L’organisation syndicale peut également choisir d’utiliser cet espace syndical pour mettre uniquement un lien vers un site externe syndical de son choix.

2.4 – Le contenu du site syndical

Le contenu des pages de l’espace syndical est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

Chaque e-tract mis en ligne est clairement identifié sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

En outre, la nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.

A ce titre, les documents mis en ligne ne doivent pas contenir :

• Des propos à caractère injurieux, diffamatoire, ou contraires au respect de la vie privée et au droit à l’image ;

• Des propos présentant des caractéristiques contraires aux exigences légales (racistes, sexistes, homophobes…).

2.5 – Les conditions de mise en ligne

Les demandes de mise à jour (ajout ou retrait de documents/vidéos) de cet espace incombent à l’organisation syndicale concernée. Elles doivent être effectuées par courriel pendant les heures de délégation ou en-dehors du temps de travail, et respecter les conditions suivantes :

• L’envoi (s’il s’agit d’une demande de mise en ligne d’un document, celui-ci doit être joint au courriel, et s’il s’agit d’une demande de mise en ligne d’une vidéo, le code EMBED de la vidéo doit être transmis) doit être effectué depuis la boîte aux lettres (BAL) électronique d’un délégué syndical du syndicat concerné ou la BAL syndicale

• L’adresse destinataire du courriel doit être :

  • le service marketing/communication/documentation,

  • Le département des Ressources Humaines doit être en copie du courriel pour information.

• Chaque organisation syndicale peut mettre en ligne au maximum cinquante documents sous format pdf ou JPEG ainsi que dix vidéos par année civile.

La mise à jour de l’espace syndical sera effectuée dans les meilleurs délais compatibles avec l’activité du service marketing/communication/documentation, au plus tôt le surlendemain (reporté au 1^er jour ouvré suivant s’il s’agit d’un jour chômé) de la demande, et au plus tard 4 jours après cette dernière.

Les parties signataires conviennent que le service marketing/communication/documentation ne prend pas en compte la mise à jour de l’espace syndical qui est demandée dès lors que les règles suivantes ne sont pas respectées :

• Envoi de la demande de mise à jour depuis une BAL électronique autre que celle d’un délégué syndical du syndicat concerné ou de la BAL syndicale ;

• Non-respect de la mise en copie de la demande au département des Ressources Humaines ;

• Non-respect de la fréquence de mise en ligne des e-tracts (cinquante documents et dix vidéos par an) ;

• Document/Vidéo ne contenant pas le logo de l’organisation syndicale concernée ;

• La mise en ligne d’images animées, de bandes son, de chats.

En effet, le non-respect des conditions ci-dessus peut être apprécié de manière objective, la fin de non-recevoir opposée à la demande de mise à jour étant alors justifiée par des exigences légitimes, notamment d’information, de sécurité et de bon fonctionnement du réseau.

2.6 – Conservation des e-tracts

Chaque espace syndical contient les e-tracts de l’année en cours, ainsi que ceux des deux années précédentes.

L’archivage des documents transmis au service marketing/communication/documentation pour mise à disposition sur l’Intranet dans l’espace dédié est à la charge de chaque organisation syndicale.

Article 3 - Mise à disposition d’une adresse électronique pour chaque organisation syndicale

De manière générale, les organisations syndicales s’engagent à respecter le règlement intérieur de l’organisme et ses annexes dès son entrée en vigueur, ainsi que la documentation et les recommandations liées à la politique de sécurité du système d’information (PSSI) qui sont en ligne sur l’Intranet.

Une boîte aux lettres électronique (BAL) distincte de celles réservées à un usage professionnel est ouverte aux coordonnées de chaque organisation syndicale, selon la trame syndicat.xxxx.cpam-isere@assurance-maladie.fr. Cette BAL est accessible via un « client lourd » permettant un accès depuis le local syndical. Sa taille est limitée à 3 Go et chaque organisation syndicale a la possibilité d’archiver le contenu de la messagerie sur le disque local des ordinateurs mis à sa disposition.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité des délégués syndicaux de l’organisme.

A ce titre, il convient de rappeler que les BAL personnelles des agents sur la messagerie (de type prénom.nom@assurance-maladie.fr) sont avant tout des outils de travail, et ne sont pas destinées à un usage syndical, notamment en ce qui concerne l’envoi d’e-mails syndicaux.

3.1 - Modalités d’utilisation de la messagerie électronique en interne par les organisations syndicales

Les représentants du personnel peuvent utiliser la messagerie de l’organisation syndicale pendant les heures de délégation, ou en-dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de :

• La Direction et/ou des responsables du département RH

• Des agents adhérents du syndicat

• Des autres syndicats

• Des salariés de l’organisme non adhérents au syndicat :

  • les messages envoyés aux agents peuvent avoir un caractère individuel (voir article 3.3)

  • les messages envoyés aux agents peuvent être adressés à l’ensemble du personnel : on parle alors d’e-mails syndicaux (voir article 3.2)

En tout état de cause, la nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales de l’organisme.

3.2 - Envoi d’e-mails syndicaux

La diffusion d’e-mails syndicaux devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, les organisations syndicales s’engagent :

• A envoyer au maximum cinquante e-mails syndicaux à destination de l’ensemble du personnel par année civile et par organisation syndicale, quel que soit le contenu du message (l’envoi d’un message supplémentaire, en cas d’urgence, est subordonné à l’autorisation de la Direction) ;

• A faire en sorte que les messages envoyés et leurs pièces jointes soient de taille raisonnable, et que ces dernières soient compressées à l’aide du logiciel adéquat ;

• A effectuer ces envois de préférence les après-midi (c'est-à-dire après 12 heures).

Conformément aux dispositions légales, les agents qui ne souhaitent pas recevoir d’e-mails syndicaux peuvent utiliser le filtre automatique de la messagerie (classement automatique du message dans la corbeille).

3.3 - La confidentialité des échanges des agents avec les organisations syndicales

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité, et s’engage, en tout état de cause, à ne pas chercher à identifier les destinataires de ces messages ou à prendre connaissance de leur contenu.

De même, l’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’elle entretient avec les agents. Chaque agent a ainsi la possibilité d’adresser un message sur la boîte de messagerie des syndicats. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle à l’adresse laissée par le salarié.

3.4 - Contenu des messages envoyés depuis les boîtes aux lettres syndicales

Les organisations syndicales s’engagent à ce que les messages envoyés depuis une BAL syndicale (voir article 3.1), ne contiennent pas (autant dans le contenu du message que dans les pièces jointes) :

• Des propos à caractère injurieux ou diffamatoire, ou qui présentent des caractéristiques contraires aux exigences légales (racistes, sexistes, homophobes…)

• De documents vidéo, d’images animées, de bandes son, de chats

Il est rappelé qu’aucun e-mail syndical ne doit être adressé depuis une boîte mail personnelle.

Article 4 – Création d’un groupe Liam au nom de l’organisation syndicale

Les organisations syndicales de l’organisme ont le droit de créer un groupe sur la plateforme collaborative de l’Assurance Maladie « Liam » en leur nom. Cependant, elles n’ont pas le droit de commenter en leur nom, ni de publier, dans un groupe d’actualité de l’organisme (exemple : dans le groupe CPAM IS HERE). Elles doivent réaliser ces actions uniquement dans leurs groupes.

Chaque publication mise en ligne dans le groupe Liam de l’organisation syndicale est clairement identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

Article 5 - Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

En cas d’urgence, la partie qui s’estime lésée peut saisir directement la juridiction compétente.

Article 6 – Suivi de l'accord et clause de rendez-vous

Pour garantir le suivi de l'accord, les parties conviennent de se réunir au second semestre de l’année 2025 pour dresser un bilan de son application, pour identifier les éventuelles difficultés d'application qu'elles auront constatées et déterminer les réponses à y apporter.

Article 7 – Entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée jusqu’au 31 décembre 2025, échéance à laquelle les parties signataires négocieront à nouveau sur ce thème.

Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.

A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme et aux membres du CSE. Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel sur l’Intranet de l’organisme.

Il sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale. L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.

Il entrera en vigueur le premier jour du mois suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales.

Grenoble, le 06/03/2023

La Directrice Les délégués syndicaux CFDT

Les délégués syndicaux CFTC