Accord collectif relatif au télétravail

UES Groupe HISI

REVUE DU DOCUMENT

	Nom	Fonction	Date
Rédacteurs	Alexandre CHAMBRY Pierre-Eric FLEURY	RRH DRH	17/05/2021
Approbateur	Thierry PETIT PERRIN	Président	17/05/2021

HISTORIQUE DES MODIFICATIONS

Date	Version	Nature des évolutions	Responsable
17/05/2021	1.0	Création du document	A. CHAMBRY

ENTRE LES SOUSSIGNES :

Unité Economique et Sociale Groupe HISI

51 Rue de Stalingrad 92000 NANTERRE

Représentée par son Président

D’une part,

ET

Les membres élus titulaires du CSE de l’UES Groupe Hisi

D’autre part,

SOMMAIRE

PREAMBULE : 3

1. Champ d’application 5

2. Définition du télétravail 5

3. Télétravail régulier 5

3.1. Critères d’éligibilité au télétravail régulier 5

3.1.1. Principe d’une volonté commune et d’une confiance mutuelle 6

3.1.2. Capacité du salarié 6

3.1.3. Conditions d’éligibilité au télétravail régulier 6

3.1.4. Domicile du salarié propice au télétravail 6

3.1.5. Conditions liées au bon fonctionnement du service 7

3.2. Modalités d’acceptation et de mise en œuvre du télétravail par les parties 8

3.2.1. Demande du salarié 8

3.2.2. Réponse du manager 8

3.2.3. Demande à l’initiative du responsable hiérarchique 9

3.2.4. Formalisation du télétravail 9

3.2.5. Période d’adaptation 10

3.2.6. Suspension 10

3.3. Réversibilité 11

3.3.1. Réversibilité demandée par le salarié 11

3.3.2. Réversibilité demandée par l'employeur 11

3.4. Modalités de régulation de la charge de travail dans le cadre du télétravail régulier 11

3.5. Organisation du travail 12

3.5.1. Fréquence des jours télétravaillés 12

3.5.2. Durée du travail et temps de repos 13

3.5.3. Détermination des plages horaires 13

3.5.4. Contrôle du temps de travail 14

3.5.5. Maintien du lien avec l’entreprise 14

3.6. Equipement de travail 15

3.6.1. Confidentialité, équipements et usage des outils numériques 15

3.6.2. Modalités d’utilisation des équipements de travail 15

3.7. Frais professionnels et indemnisation forfaitaire 16

3.8. Assurance 16

3.9. Formation 16

3.10. Droits et obligations du salarié en télétravail 17

3.10.1. Droits collectifs 17

3.10.2. Droits individuels 17

3.11. Hygiène, sécurité et présomption d’accident du travail 17

3.11.1. Suivi médical 17

3.11.2. Gestion des incidents en période de télétravail 18

3.11.3. Evaluation des risques professionnels 18

3.11.4. Prise en compte des situations particulières 19

3.11.5. Préservation de la politique de gestion des ressources humaines 19

3.12 Rôle de la direction des ressources humaines 20

4. Télétravail occasionnel 20

5. Télétravail exceptionnel 20

5.1. Modalités de mobilisation du télétravail 20

5.2. Mise en place du télétravail 21

5.3. Périmètre des activités télétravaillables 21

5.4. Consultation du CSE 21

5.5. Information des salariés 22

5.6. Organisation du télétravail 22

5.7. Prise en charge des frais professionnels 22

5.8. Modalités d’organisation du dialogue social en cours de télétravail 22

6. Dispositions finales 23

7. Notification, dépôt et publicité 23

PREAMBULE :

L’UES Groupe HISI dépend de la convention collective SYNTEC (bureaux d’études techniques, cabinets d’ingénieurs conseils, société de conseils).

Le Comité Economique et Social de l’UES Groupe HISI regroupant les entités Groupe HISI, AR Systèmes et Endexar a été élu pour la première fois le 5 février 2020.

La mise en place du télétravail s’est accélérée ces dernières années.

A cet effet, les partenaires sociaux européens soulignent d’ailleurs dans l’accord cadre du 22 juin 2020, l’impact de la numérisation de l’économie sur l’organisation du travail et notamment sur le télétravail.

L’année 2020 a été jusqu’ici marquée par une crise sanitaire très grave, dont les impacts économiques et sociaux commencent à peine à être mesurés.

C’est au niveau de l’entreprise que les modalités précises du télétravail doivent être définis, dans le cadre fixé par le code du travail, par l’accord national interprofessionnel du 26 novembre 2020 et par les dispositions conventionnelles négociées par la branche.

Les parties rappellent en outre que le télétravail est un levier efficace pour améliorer la qualité de vie et le bien être des salariés au travail, pour faciliter la conciliation entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle, diminuer les contraintes de trajet, accroitre leur autonomie, et contribuer au développement durable, en réduisant le nombre de déplacements automobiles.

Les parties soulignent toutefois que le télétravail ne se prête pas à tous les métiers ni tous les postes de travail.

La période récente invite les entreprises, les salariés et leurs représentants à tirer les enseignements de la pratique du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles durant la crise sanitaire par la réalisation de retour d’expérience, de diagnostic partagé, etc. pour mettre en évidence des conditions de mise en œuvre adaptées à l’entreprise. Les accords d’entreprise pourront utilement s’appuyer sur ces retours d’expérience.

A cet égard, il est utile de tirer les enseignements des mesures prises pour la continuité d’activité et d’en réaliser un suivi, avec les représentants du personnel.

La gestion des parcs de matériels informatiques et l’utilisation globale des outils numériques sont des points de vigilance à intégrer dans la réflexion des entreprises sur le développement du télétravail.

Il est rappelé qu’une mise en place efficace du télétravail suppose :

• Une organisation du travail adéquate ;

• Un suivi spécifique adapté ;

• Un accord réciproque et une relation mutuelle de confiance entre les salariés et leur responsable hiérarchique.

En conséquence, les parties sont parvenues à un accord qui a pour but de définir les conditions de mise en œuvre du télétravail au sein de l’UES Groupe Hisi.

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

Champ d’application

Le présent accord est conclu au sein de l’UES Groupe HISI.

Définition du télétravail

Le télétravail désigne, aux termes de l’article L.1222-9 du Code du travail, « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. »

Le fait de travailler à l’extérieur des locaux de l’entreprise ne suffit pas à conférer à un salarié la qualité de télétravailleur. Ainsi, ne constitue pas du télétravail :

• La réalisation d’astreintes ;

• La réalisation des tâches ne pouvant pas être effectuées au sein des locaux de l’entreprise ;

Il existe différents types de télétravail :

• Le télétravail régulier ;

• Le télétravail occasionnel ;

• Le télétravail exceptionnel.

Télétravail régulier

3.1. Critères d’éligibilité au télétravail régulier

3.1.1. Principe d’une volonté commune et d’une confiance mutuelle

Le télétravail s’inscrit dans une démarche fondée sur la volonté commune et la double réversibilité tant du salarié bénéficiant du dispositif que de l’employeur.

L’organisation du télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et l’employeur, mais également sur la faculté de ce dernier d’apprécier les résultats du salarié par rapport aux objectifs fixés.

3.1.2. Capacité du salarié

Les parties conviennent que le télétravail dépend de la capacité du salarié à travailler à distance. Cette organisation du travail requiert des aptitudes individuelles d’organisation et de gestion du temps ainsi qu’un degré d’autonomie avéré sur le poste de travail.

Ces compétences sont appréciées objectivement par le manager dans l’entretien professionnel annuel.

3.1.3. Conditions d’éligibilité au télétravail régulier

Peuvent demander à accéder au télétravail, les salariés remplissant les conditions cumulatives suivantes :

1. Être titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée conclu avec l’une des sociétés de l’UES Groupe Hisi ;

2. Avoir une ancienneté de 8 mois révolue au sein du Groupe ;

3. Avoir terminé sa période d’essai ;

4. Avoir une durée du travail au moins égale à 80% d’un temps plein

5. Travailler au sein d’un service dont l’organisation et les modalités de fonctionnement permettent le recours au télétravail ;

6. Ne pas être en contrat d’alternance, de professionnalisation, contrat d’apprentissage ou en stage.

7. Il revient aux responsables hiérarchiques et responsable ressources humaines de s’assurer que les demandes de télétravail sont compatibles avec leurs impératifs de fonctionnement.

3.1.4. Domicile du salarié propice au télétravail

Afin de vérifier la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et de sécurité au travail, l’employeur, les représentants du personnel compétents en matière d’hygiène et de sécurité peuvent solliciter l’accès au domicile du salarié.

Le lieu de télétravail est le domicile principal du salarié tel qu’il l’a déclaré à l’entreprise, et tel qu’il figure sur son bulletin de paie, un deuxième lieu de télétravail peut être envisagé, après validation de l’employeur.

Le salarié en télétravail exécute exclusivement et alternativement ses fonctions à son domicile principal, et dans les locaux de l’entreprise dans les conditions visées par le présent accord.

En cas de changement du domicile principal, le salarié en télétravail doit en informer au plus tôt et, dans la mesure du possible, avec un délai de prévenance de 15 jours la direction des ressources humaines, ainsi que son responsable hiérarchique, afin que ce dernier s’assure que les conditions d’exercice du télétravail demeurent réunies (faisabilité technique principalement)

Le logement du salarié doit disposer :

• D’un espace de travail dédié : un bureau / poste de travail adapté.

• D’une installation électrique conforme

• D’une connexion internet active avec un débit permettant l’échange de documents

Pour des raisons de sécurité, le salarié doit utiliser le matériel informatique autorisé par la charte informatique de l’UES Groupe Hisi, ou par le client.

Afin de garantir le respect du principe d'égalité de traitement à l'égard des travailleurs handicapés, l'employeur prend les mesures appropriées pour permettre aux travailleurs handicapés bénéficiaires de l’obligation d’emploi ou aux proches aidants d’accéder au télétravail. Après avoir recueilli l’avis du médecin du travail, l’employeur prendra des mesures sous réserve que les charges consécutives à leur mise en œuvre ne soient pas disproportionnées, compte tenu de l'aide prévue à l'article L 5213-10 du code du travail qui peut compenser en tout ou partie les dépenses supportées à ce titre par l'employeur.

Le refus de prendre des mesures permettant aux travailleurs handicapés d’accéder au télétravail peut être constitutif d'une discrimination au sens de l’article L1133-3 du code du travail.

3.1.5. Conditions liées au bon fonctionnement du service

Le nombre de salariés en télétravail par service ne doit pas faire l’objet de dysfonctionnements organisationnels.

Dans l’hypothèse où un choix doit être opéré entre des salariés sollicitant un télétravail, les candidatures des salariés éligibles seront évaluées de façon collégiale par leur manager et le service des ressources humaines.

Une décision sera rendue à minima sur la base des critères suivants :

• Maîtrise de l’emploi / Autonomie ;

• Situation familiale (les parents seuls étant prioritaires) ;

• Trajet domicile / lieu de travail le plus long en temps¹ ;

• Ancienneté sur le poste actuel.

3.2. Modalités d’acceptation et de mise en œuvre du télétravail par les parties

3.2.1. Demande du salarié

La mise en place du télétravail suppose une demande écrite du salarié et une acceptation de son supérieur hiérarchique. Le supérieur hiérarchique devra au préalable s’assurer auprès du responsable ressources humaines de l’éligibilité du salarié au télétravail.

Le salarié qui remplit les critères d’éligibilité au télétravail et qui souhaite en bénéficier doit en faire la demande au moins un mois avant la date souhaitée par tout moyen écrit (courrier, courriel) auprès de son supérieur hiérarchique.

Ce dernier dispose d’un délai de 30 jours ouvrés pour accepter ou refuser la demande. Sa réponse doit être écrite. En cas de refus, celui-ci devra être motivé.

En l’absence de réponse du manager dans le délai de 30 jours ouvrés, le salarié transmettra sa demande au service des Ressources Humaines. Le défaut de réponse du service Ressources Humaines dans un délai de 15 jours vaut refus et devra être motivé.

3.2.2. Réponse du manager

Le responsable hiérarchique étudie la demande du salarié au regard des conditions fixées dans le présent d’accord, de sa faisabilité et de sa compatibilité avec les fonctions du salarié et des impératifs du service (nature des dossiers traités, appartenance à une équipe spécifique, impossibilité technique, désorganisation réelle de l’activité, gestion de certains clients, autonomie insuffisante du salarié, etc.).

Il doit être attentif à ce que le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec la bonne organisation et le bon fonctionnement du service concerné.

3.2.3. Demande à l’initiative du responsable hiérarchique

Si le passage au télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

3.2.4. Formalisation du télétravail

Le télétravail régulier est formalisé par écrit.

En cas d’accord entre le responsable hiérarchique et le salarié, ces derniers fixeront par écrit les éléments suivants :

• La date de début du télétravail ;

• Le nombre de jours de télétravail par semaine, conformément à l’article 3.5.1. « Fréquence des jours télétravaillés » ;

• Le(s) lieu(x) d’exercice du télétravail ;

• Le rappel des règles de double volontariat et de double réversibilité ;

• La période d’adaptation ;

• La procédure d’information en cas d’accident de travail ou de trajet ;

• Les règles de sécurité applicables ;

• La durée de mise en place du télétravail (un an maximum) ;

• Les règles de réversibilité et de suspension du télétravail ;

• La ou les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit rester joignable et le rappel des dispositions relatives au respect du repos quotidien et hebdomadaire pour les salariés en forfait jour ;

• Le cas échéant, les plages horaires pendant lesquelles le salarié peut exercer son droit à la déconnexion ;

• Les conditions d’utilisation du matériel mis à sa disposition.

Le salarié souhaitant bénéficier d’accord individuel de télétravail devra impérativement fournir les documents suivants, et ce pour chaque lieu de télétravail autorisé préalablement par la direction :

• Attestation de l’assurance multirisque habitation du lieu de télétravail, indiquant que l’assureur a pris acte du fait que le collaborateur exerce une activité professionnelle à domicile à raison d’une journée par semaine (ou deux journées le cas échéant) ;

• Justificatif de domicile (facture d’énergie) ;

• Attestation que son lieu de télétravail :

  • Comprend un espace de travail lui permettant d’exercer ses fonctions dans de bonnes conditions ;

  • Dispose d’une connexion internet stable et performante et d’un réseau téléphonique de qualité suffisante ;

  • Comporte une prise de terre, un disjoncteur et des installations électriques conformes ;

A défaut, son supérieur hiérarchique (qui est notamment tenu de vérifier la faisabilité technique du télétravail) peut mettre fin au télétravail ou refuser sa demande de télétravail.

3.2.5. Période d’adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de deux mois. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance et que son absence des locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service.

Pour le salarié, cette période lui permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Il est précisé que les périodes de suspension du contrat de travail ne prolongent pas cette période d’adaptation. La période d’adaptation ne s’appliquera pas en cas de renouvellement du télétravail régulier.

Au cours de cette période d’adaptation de deux mois, chaque partie peut mettre fin au télétravail par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge au responsable hiérarchique, moyennant un délai de prévenance de 15 jours (sauf accord des parties pour un délai plus court).

S’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié retrouvera son poste au sein des locaux de l’entreprise.

3.2.6. Suspension

Le responsable hiérarchique pourra, sous réserve du respect du délai de prévenance de 15 jours, demander au salarié de suspendre son télétravail, en cas de contraintes fortes liées à l’activité du service, du projet ou d’une demande du client.

Cette décision de suspension précisera la durée de cette suspension, sera formalisée par écrit et transmise au service des Ressources Humaines.

En cas de désaccord entre le salarié et son responsable hiérarchique, le service des ressources humaines rendra sa décision.

3.3. Réversibilité

3.3.1. Réversibilité demandée par le salarié

A l’issue de la période d’adaptation, le salarié peut décider unilatéralement et à tout moment de mettre fin au télétravail. Pour cela il doit adresser sa décision par écrit à son manager et respecter un délai de prévenance de 15 jours.

3.3.2. Réversibilité demandée par l'employeur

A l’issue de la période d’adaptation, le manager peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes :

• Non-respect des règles du télétravail constaté ;

• Problème de performance du salarié lié au télétravail ;

• Changement du domicile du salarié rendant impossible le télétravail, conformément à l’article 3.6.3. du présent accord « Environnement du télétravailleur » ;

• Non-respect des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données.

Le manager devra recevoir le salarié en entretien afin de lui exposer les motifs de sa décision qui lui sera ensuite notifiée par écrit.

Par ailleurs, en cas de changement de fonctions, de poste, de service, de prestation, de client ou d’établissement, le nouveau responsable hiérarchique mettra fin automatiquement au télétravail par une notification écrite.

Il appartiendra au salarié, s’il le souhaite, de formuler une nouvelle demande de télétravail afin que cette dernière soit examinée.

La fin du télétravail prendra effet 15 jours à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

Le salarié exercera dans ce cas l’intégralité de ses fonctions au sein des locaux de l’entreprise dans les mêmes conditions que celles applicables avant le passage en télétravail.

3.4. Modalités de régulation de la charge de travail dans le cadre du télétravail régulier

Le télétravail ne modifie ni l’horaire habituel, ni l’amplitude de travail effectif applicable en temps normal, lorsque le salarié effectue son activité au sein des locaux de l’entreprise. En conséquence, le télétravail ne doit pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant contrôlé avec les mêmes outils de gestion du temps de travail que ceux utilisés pour les salariés travaillant dans l'entreprise ou chez le client.

Le supérieur hiérarchique du télétravailleur pourra mettre en place, s’il l’estime nécessaire, un suivi du travail de son salarié en télétravail.

La charge de travail et les délais d’exécution sont évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans l’entreprise ou chez le client. Ils doivent permettre au télétravailleur de respecter la durée maximale du travail et les temps de repos.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Chaque année, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées chaque année, lors de l’entretien professionnel.

3.5. Organisation du travail

3.5.1. Fréquence des jours télétravaillés

Le télétravail ne peut en principe être exercé que dans la limite de deux jours par semaine. Les salariés en mission client d’une durée supérieure à 3 mois consécutifs pourront bénéficier des règles de télétravail applicable dans l’entreprise d’accueil.

Les salariés à temps partiel ne pourront bénéficier de plus d’un jour de télétravail par semaine.

Les jours de télétravail doivent être identifiés d’un commun accord entre le salarié et son responsable hiérarchique.

Si l’organisation du travail l’exige, les jours de télétravail définis d’un commun accord seront modifiés avec un délai de prévenance de quinze jours, et ce pour la durée de l’accord individuel de télétravail régulier.

La période d’absence (arrêt de travail, congés, RTT, jour férié, repos, etc.) correspondant à un jour normalement télétravaillé ne permet pas de reporter le jour télétravaillé à une date ultérieure.

En cas de circonstances exceptionnelles (problème familial ou de santé par exemple), ce délai pourra être ramené à 48h et pour une modification de journées de télétravail d’une durée déterminée.

3.5.2. Durée du travail et temps de repos

La durée du travail du salarié est identique qu’il soit sur site ou en télétravail. Les dispositions notamment relatives à la durée maximale quotidienne, aux durées maximales hebdomadaires, au temps de repos, au temps de pause et au décompte des heures de travail s’appliquent ainsi que celles concernant les salariés sous convention de forfait jours.

3.5.3. Détermination des plages horaires

Le télétravail ne modifie ni l’horaire habituel, ni l’amplitude de travail effectif applicable en temps normal, lorsque le salarié effectue son activité au sein des locaux de l’entreprise.

Les plages horaires de télétravail des salariés concernés seront précisées par écrit dans l’accord individuel de télétravail régulier.

• Télétravailleurs dont le temps de travail est décompté en heures

Le télétravailleur dont le temps de travail est décompté en heures doit respecter des plages horaires pendant lesquelles il doit rester joignable, consulter sa messagerie professionnelle et répondre aux sollicitations de l’entreprise et des clients.

L’accord individuel de télétravail régulier précise à titre indicatif ces plages horaires qui peuvent être modifiées unilatéralement par l’entreprise, sous réserve des dispositions par ailleurs applicables.

Le salarié n’est pas autorisé à effectuer des heures supplémentaires les journées télétravaillées, sauf demande expresse de son supérieur hiérarchique, ou accord de ce dernier.

• Télétravailleurs en forfait-jours

Les télétravailleurs en forfait-jours organisent eux-mêmes leur temps de travail en respectant les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaires ; ils s’assurent d’être suffisamment et facilement joignables pour permettre la bonne exécution de leurs missions.

• Joignabilité du télétravailleur

Quelles que soient les modalités de décompte du temps de travail, la joignabilité du télétravailleur est un engagement substantiel de ce dernier, sans lequel le télétravail ne peut être mis en œuvre. Cet engagement conditionne également la poursuite du télétravail qui ne doit pas être un facteur de désorganisation de la direction ou de l’équipe concernée.

Les Parties entendent rappeler que ce principe de joignabilité ne doit pas faire obstacle au respect des durées minimales légales et conventionnelles de repos quotidien et hebdomadaire applicables ainsi qu’au droit à la déconnexion dont tous les salariés bénéficient.

Plus précisément, le télétravailleur, comme tous les salariés de l’UES Groupe Hisi, d’un droit à la déconnexion. Ainsi, le droit à la déconnexion se traduit essentiellement par l’absence formelle d’obligation pour les salariés de se connecter, de lire et de répondre aux courriels/SMS, ainsi que de répondre aux appels téléphoniques en dehors de leurs horaires habituels de travail (période de repos quotidien, de repos hebdomadaires, de congés payés, de congés exceptionnels, de jours fériés chômés, de jours de repos et de suspension du contrat de travail).

3.5.4. Contrôle du temps de travail

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant les mêmes règles de durée du travail, de temps de repos et de déconnexion que celles qu’il applique quand il travaille en entreprise ou chez le client.

Il doit respecter les obligations déclaratives en temps de travail, jours de travail et repos en utilisant les outils de suivi mis en place au sein de l’entreprise.

3.5.5. Maintien du lien avec l’entreprise

Les signataires du présent accord rappellent que le recours au télétravail n’affecte pas la qualité de salarié du salarié en télétravail et ne remet pas en cause le lien de subordination contractuel entre l’employeur et les salariés s’agissant de l’exécution du travail.

L’employeur s’assure de mettre en place les mesures nécessaires pour préserver les salariés de l’isolement.

Un suivi du manager dans le cadre de l’organisation du travail et du maintien du lien social avec le salarié pourra être effectué.

Un point spécifique sera effectué lors de l’entretien professionnel annuel.

Le salarié en télétravail doit pouvoir alerter son manager ou le service RH de son éventuel sentiment d’isolement, afin que des solutions soient proposées pour y remédier.

3.6. Equipement de travail

3.6.1. Confidentialité, équipements et usage des outils numériques

Qu’il s’agisse d’outils fournis par l’employeur ou d’outils personnels du salarié, l’usage des outils numériques est encadré par l’employeur, auquel il incombe de prendre, dans le respect du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données personnelles (RGPD) et des prescriptions de la CNIL, les mesures nécessaires pour assurer la protection des données personnelles du salarié en télétravail et celles traitées par ce dernier à des fins professionnelles. L’employeur informe le salarié en télétravail des dispositions légales et des règles propres à l’entreprise relatives à la protection de ces données et à leur confidentialité. Il l’informe également de toute restriction de l’usage des équipements ou outils informatiques et des sanctions en cas de non-respect des règles applicables. Il incombe au salarié en télétravail de se conformer à ces règles. Néanmoins, dès lors que le salarié utilise un outil personnel, ces restrictions ne concernent que leur usage à des fins professionnels.

Le télétravail reste soumis au respect exhaustif de la Charte informatique y compris pour ce qui est des matériels autorisés à interagir avec le Système d’Information et de Communication.

Le télétravailleur devra également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel fourni.

3.6.2. Modalités d’utilisation des équipements de travail

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, l’employeur s’engage à fournir le matériel nécessaire au salarié pour effectuer son activité dans le cadre d’une situation de télétravail. Ces équipements se composent d’un ordinateur, d’une souris, d’un casque et d’un clavier.

A ce titre, il est rappelé que l’employeur ne fournira aucun matériel supplémentaire au salarié pour la réalisation de son télétravail, sauf en cas de situation ponctuelle constatée par la médecine du travail, ou de demande du salarié, qui devra être validée par l’employeur.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en contactant le service informatique interne.

Le télétravailleur est tenu de laisser l'accès de son domicile aux intervenants techniques pouvant avoir à vérifier ou à entretenir le matériel ou l'équipement du travail confié.

Ces interventions sur les équipements de télétravail ne pourront s'effectuer au domicile du salarié qu'après son accord, les jours télétravaillés, et pendant les plages horaires de travail. L'employeur préviendra le télétravailleur concerné par courrier électronique ou par tout autre écrit au moins deux jours avant l'intervention.

Enfin, l'équipement mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse, qu'après avoir obtenu l'accord préalable de l'employeur.

3.7. Frais professionnels et indemnisation forfaitaire

Le salarié en télétravail percevra une indemnité forfaitaire mensuelle correspondant à la part des frais d’accès à internet que le salarié consacre à son activité professionnelle ainsi qu’aux autres dépenses supportées par le salarié, liées à l’exercice de l’activité.

Cette indemnité forfaitaire mensuelle s’élève à 2.5 € par jour de télétravail, plafonnée à 20 € par mois.

Il est expressément convenu que cette indemnité :

• Compense l’occupation partielle du domicile du salarié

• Intègre la prise en charge des frais fixes et variables liés à la mise à disposition du domicile du salarié (loyer, assurance habitation, électricité, chauffage, abonnement internet).

Cette allocation n’est pas due en cas de télétravail occasionnel ou exceptionnel.

3.8. Assurance

L'entreprise prend en charge le surcoût éventuel des polices d'assurance permettant de couvrir l'ensemble des dommages pouvant survenir en raison de l'utilisation du matériel de l'entreprise au sein du domicile du télétravailleur.

Le télétravailleur s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.

3.9. Formation

Les télétravailleurs bénéficient du même accès à la formation que les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Ils bénéficient en outre d’une formation appropriée au télétravail, portant notamment sur les équipements mis à leur disposition.

3.10. Droits et obligations du salarié en télétravail

3.10.1. Droits collectifs

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux autres salariés de l’entreprise, notamment quant à l’accès à l’information syndicale et aux élections professionnelles.

Ainsi, il bénéficie des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections professionnelles et font partie, au même titre que les autres salariés, des effectifs pris en compte pour la détermination des seuils.

3.10.2. Droits individuels

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et d’évaluation. Le télétravail ne doit pas constituer un frein à l’évolution de carrière du salarié.

3.11. Hygiène, sécurité et présomption d’accident du travail

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

Les signataires rappellent que la communication est un facteur essentiel du maintien des relations au sein de la communauté de travail, notamment lorsqu’il s’agit d’articuler travail sur site et télétravail.

3.11.1. Suivi médical

Les télétravailleurs font l’objet d’un suivi par le service de santé au travail, dans les mêmes conditions que les autres salariés de l’entreprise.

A toutes fins utiles, la liste des télétravailleurs est néanmoins adressée au service de santé au travail et mise à jour régulièrement.

3.11.2. Gestion des incidents en période de télétravail

• Accident du travail

Les télétravailleurs bénéficient de la législation en vigueur sur les accidents de travail.

L’accident qui survient sur le lieu du télétravail au cours d’une journée télétravaillée par le salarié et pendant le temps de travail est soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise.

Le salarié doit en conséquence informer immédiatement son responsable hiérarchique en précisant les circonstances de l’accident, les lésions constatées, ainsi que les éventuels témoins de l’accident.

La société concernée établit dans les 48 heures une déclaration d’accident du travail assortie le cas échéant des réserves qu’elle estime nécessaire d’émettre.

• Arrêt maladie

En cas d’arrêt maladie un jour programmé de télétravail, le salarié doit informer sans délai son supérieur hiérarchique et transmettre son arrêt de travail dans les 48 heures, comme s’il effectuait son travail dans les locaux de l’entreprise.

Il est entendu que les jours habituels de télétravail survenant pendant les périodes de suspension du contrat de travail ne sont pas reportables ultérieurement.

• Accès au domicile

Afin de vérifier la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et de sécurité au travail, l’employeur, les représentants du personnel et les autorités administratives compétentes ont accès au lieu du télétravail. Cet accès est subordonné à une notification de l’intéressé qui doit préalablement donner son accord.

En cas de refus du salarié ou d’information par les membres du CSE, l’inspecteur du travail ou le médecin du travail que le domicile du salarié n’est pas conforme, l’employeur mettra fin au télétravail.

3.11.3. Evaluation des risques professionnels

Le télétravail est une modalité d’organisation du travail qui peut faire l’objet d’une évaluation des risques professionnels adaptée. Cette évaluation des risques peut notamment intégrer les risques liés à l’éloignement du salarié de la communauté de travail et à la régulation de l’usage des outils numériques.

Cette situation d’évaluation des risques devra faire l’objet d’une appréciation émise par la CSSCT (commission santé sécurité et condition de travail), et sera intégrée dans le document unique d’évaluation des risques professionnels de l’UES Groupe Hisi.

3.11.4. Prise en compte des situations particulières

• Prise en compte des salariés en situation de handicap

La pratique du télétravail peut être utilisée comme un outil de prévention de la désinsertion professionnelle pour les salariés en situation de handicap ou atteints d’une maladie chronique évolutive ou invalidante (pouvant notamment nécessiter un temps partiel thérapeutique), ou dans le cadre du maintien en emploi. Elle reste cependant également soumise au principe de double volontariat. Dans ce cas, l’organisation du travail peut être adaptée, et des aménagements de poste apportés, avec, le cas échéant, le concours des services de santé au travail : à cet effet, il est rappelé que des financements de l’AGEFIPH peuvent être mobilisés.

Le manager porte une attention particulière aux salariés en situation de handicap et ceux présentant des problèmes de santé ou atteints d’une maladie chronique évolutive ou invalidante afin de ne pas créer de situations d’isolement du collectif de travail.

• Les aidants familiaux

Le télétravail peut être mobilisé pour accompagner le travailleur dans son rôle d’aidant familial, de manière articulée avec les dispositifs et droits spécifiques dont il dispose au titre de sa qualité d’aidant. Le manager porte une attention particulière au salarié en télétravail aidant familial.

• Les salariés en situation de fragilité

Il est utile de mettre à disposition de tous les salariés, y compris ceux en télétravail, les contacts pertinents (numéros verts, contacts d’urgence) afin que les salariés en situation de fragilité (notamment ceux exposés à des risques de violences intra-familiales, d’addictions, etc) puissent y recourir.

3.11.5. Préservation de la politique de gestion des ressources humaines

• Egalité femmes-hommes

Le télétravail ne doit pas être un frein au respect de l’égalité entre les femmes et les hommes. L’employeur s’assure de l’égalité d’accès au télétravail entre les femmes et les hommes. C’est une des conditions de réussite de sa mise en œuvre.

• Gestion des carrières des femmes et des hommes

La pratique du télétravail ne peut influencer négativement sur la carrière des femmes et des hommes. L’éloignement physique du salarié en télétravail des centres de décision ou du manager ne doit pas conduire à une exclusion des politiques de promotion interne et de revalorisation salariale.

• Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences

La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences peut intégrer le télétravail afin d’assurer une cohérence entre l’évolution des modes de travail et le développement des compétences nécessaires à la pratique du télétravail, au management à distance, à l’organisation du travail au sein des communautés de travail et à la prise en compte des transformations numériques de l’entreprise.

3.12 Rôle de la direction des ressources humaines

Toute problématique dans le cadre du télétravail, (de sa mise en place, de son déroulement, de l’environnement de travail ou de l’indemnisation), qu’elle soit rencontrée par le salarié ou son responsable hiérarchique, pourra faire l’objet d’une sollicitation auprès du service RH afin que celui-ci puisse émettre son avis.

Télétravail occasionnel

Les dispositions des articles 1 à 3 du présent accord ne s’appliquent pas au télétravail occasionnel.

En cas de situation inhabituelle (contrainte familiale ou personnelle), le salarié souhaitant bénéficier d’une autorisation exceptionnelle de télétravail devra en faire la demande par courriel, au moins 48 heures avant la date souhaitée, auprès de son responsable hiérarchique qui sera libre d’accepter ou de refuser sa demande, sous réserve du respect de l’égalité de traitement. Ce dernier formalisera sa réponse par mail dans un délai de 24 heures.

Télétravail exceptionnel

Les dispositions des articles 3 du présent accord ne s’appliquent pas au télétravail exceptionnel.

5.1. Modalités de mobilisation du télétravail

En cas de circonstances exceptionnelles résultant de situations imprévisibles ou de situations d’urgence comme une menace d’épidémie, un épisode de pollution, des conditions climatiques exceptionnelles (intempéries, tempêtes) ou une grève des transports, le recours au télétravail peut être imposé par l’employeur afin de permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Dans de telles circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure, le recours au télétravail peut concerner des salariés qui ne connaissent pas ces modalités d’organisation de travail en période normale. Une vigilance particulière doit être apportée lorsque le télétravail est porté à 100% du temps de travail sur une très longue période.

Ce plan de continuité de l’activité, mobilisant les acteurs de l’entreprise, est indispensable pour faire face à des circonstances exceptionnelles, ou de force majeure nécessitant un recours au télétravail.

5.2. Mise en place du télétravail

Pour faire face à des circonstances exceptionnelles ou un cas de force majeure, la direction de l’entreprise, en lien avec les services de ressources humaines, veille à mettre en place une organisation du travail adaptée et à se mobiliser pour assurer la continuité de l’activité et répondre aux attentes des salariés.

A cette fin, et en vue d’initier un dialogue interne associant l'ensemble des acteurs de l'entreprise, il est utile de mettre en œuvre un processus adapté à l'entreprise.

5.3. Périmètre des activités télétravaillables

Dans de telles circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure, le recours au télétravail peut concerner des salariés qui ne connaissent pas ces modalités d’organisation de travail en période normale.

Les services suivants ne pourront être concernés par le télétravail exceptionnel :

• Accueil

• Département datacenter

5.4. Consultation du CSE

Lors de la mise en place du télétravail exceptionnel, l’employeur informera et consultera le CSE de l’UES Groupe Hisi et communiquera sa décision par mail à l’ensemble des salariés, dans les meilleurs délais possibles.

Pour répondre rapidement à une situation exceptionnelle ou un cas de force majeure, l’employeur peut s’appuyer prioritairement sur le fondement de l’article L. 1222-11 du code du travail pour décider unilatéralement le recours au télétravail pour tout ou partie des salariés. En effet, le télétravail est alors considéré comme un aménagement du poste de travail permettant la continuité de l’activité de l’entreprise et la protection des salariés.

En conséquence, les modalités habituelles de consultation du CSE, lorsqu’il existe, sont adaptées aux circonstances exceptionnelles ou au cas de force majeure : le CSE est consulté dans les plus brefs délais sur cette décision.

5.5. Information des salariés

En cas de circonstances exceptionnelles, et de force majeure, le principe de double volontariat ne s’applique pas au recours au télétravail exceptionnel.

La direction du Groupe Hisi procédera à une information des salariés en respectant un délai de prévenance suffisant.

Cette information pourra comporter les éléments suivants : informations relatives à des relations collectives de travail, les contacts utiles dans l’entreprise, à l’organisation des conditions de travail individuelles.

5.6. Organisation du télétravail

Il est rappelé que les règles d’organisation du travail applicables au télétravail régulier ou occasionnel, ont vocation à s’appliquer également au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure.

L’employeur portera une attention particulière à l’application des règles légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité des salariés concernés.

Dans ces circonstances particulières, une vigilance est portée sur la prévention de l’isolement que peuvent ressentir certains salariés, qu’ils soient en télétravail ou qu’ils travaillent sur le site de l’entreprise.

5.7. Prise en charge des frais professionnels

Conformément à l’article 3.1.5 de l’accord national interprofessionnel du 26 novembre 2020, les frais professionnels engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail s’appliquent à l’ensemble des situations de travail et doivent être supportés par l’employeur.

Il appartient ainsi à l’entreprise de prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, après validation de l’employeur (notes de frais).

L’indemnité forfaitaire du télétravail régulier ne s’applique pas dans le cadre du télétravail exceptionnel.

5.8. Modalités d’organisation du dialogue social en cours de télétravail

Dans le cadre du dialogue social, il pourra être évoqué l’assouplissement des modalités d’organisation des informations et consultations du CSE, ainsi que des négociations (aménagement des délais de consultation, réunions en visioconférence).

Dispositions finales

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter du 01/09/2021, à condition que le télétravail exceptionnel, actuellement imposé par le gouvernement, soit arrêté.

Il sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives présentes au sein de l’Unité Économique et Sociale.

Les dispositions du présent accord entreront en vigueur à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt.

Le présent accord pourra être révisé, en tout ou partie, dans les conditions prévues aux articles L. 2222-5, L. 2261-7 et L. 2261-7-1 et suivants du code du travail.

Chaque partie signataire pourra, conformément aux dispositions légales dénoncer le présent accord. La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres parties signataires, ainsi qu’à l’autorité administrative compétente et ce, par lettre recommandée avec accusé de réception, dans le respect du délai légal. La durée du préavis précédant la dénonciation effective de l’accord est fixée à 3 mois.

Notification, dépôt et publicité

Conformément aux dispositions du Code du travail, le présent accord sera déposé en deux exemplaires, dont un au format électronique à travers la plateforme Téléaccord, à la DIRECCTE et au Ministère du Travail.

Il sera déposé au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes.

En outre, un exemplaire original sera établi pour chaque partie.

Enfin, en application de l’article L. 2262-5 du Code du travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et sera affiché sur les panneaux du personnel prévus à cet effet.

En outre, le présent accord fera l’objet d’une publication sur la base de données nationale prévue à cet effet, avec anonymisation des noms et prénoms des parties signataires.

Fait à NANTERRE, le 25/05/2021 (En 4 exemplaires originaux)

Pour l’Unité Economique et Sociale Groupe Hisi

51 Rue de Stalingrad 92000 NANTERRE

Représentée par son Président

ET

Les membres élus titulaires du CSE de l’UES Groupe Hisi

• Elu titulaire – Collège cadre, secrétaire du CSE

• Elu titulaire – Collège cadre, secrétaire-adjoint du CSE

• Elu titulaire – Collège cadre, trésorier du CSE

• Elue titulaire – Collège cadre, trésorière-adjointe du CSE

• Elu titulaire – Collège ETAM

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1. Cette comparaison est effectuée aux heures de pointe, à l’aide de l’outil « Via Michelin » ou similaire et applications pour les transports en commun.↩