Accord d'entreprise "Accord sur le télétravail" chez AVAD (Siège)

ACCORD SUR LE TÉLÉTRAVAIL

Sommaire

1. Périmètre de l’accord et définitions

1.1. Champ d’application

1.2. Définition et durée du télétravail à domicile

2. Conditions d’éligibilité au télétravail

3. Mise en place du télétravail

3.1 Candidature et acceptation

3.3.1 La période d’adaptation

3.3.2 La planification des jours de télétravail

3.3.3 Réversibilité permanente (après la période d’adaptation)

3.3.4 Changement de fonction ou de domicile

3.2. L’avenant au contrat de travail

3.3. Les phases de la mise en place du télétravail

4. Organisation du télétravail

4.1. Organisation matérielle du poste de travail du télétravailleur à domicile

4.1.1 Conformité des installations et des lieux 4.1.2 Dédommagement des coûts des installations

4.2. Modalités d’organisation de l’activité du salarié en télétravail

4.3 Maintien du lien social

4.4 Santé, sécurité et suivi médical

4.5. Présomption d’accident de travail

4.6. Arrêt de travail

4.7. Vie privée du salarié en télétravail à domicile

4.8. Confidentialité et protection des données

4.9. Assurance

5. Égalité de traitement et respect des droits et avantages individuels et collectifs 6. Rôle du CSE

7. Durée de l’accord et révision

8. Dépôt

9. Signatures

Entre

AVAD Assistance S.AS.

D’une part,

Et

Le Comité Social et Economique d’AVAD Assistance

D’autre part.

Il est convenu ce qui suit.

Préambule

Cet accord s’inscrit dans le cadre des dispositions des articles L.1222-9, L.1222-10 et L.1222-11 du code du travail et de l’ordonnance 2017-1387 du 22 septembre 2017.

Il entend contribuer à une meilleure qualité de vie au travail en recherchant un meilleur équilibre vie professionnelle et vie personnelle tout en maintenant l’efficacité et la qualité du travail fourni. Le présent accord vise enfin à permettre et encadrer la pratique du télétravail pour des salariés volontaires et occupant des fonctions le permettant.

Il vise plus particulièrement à garantir que le télétravail demeure une solution efficace, qu’il permette le maintien de la qualité de service et qu’il se réalise dans l’intérêt mutuel des salariés de l’AVAD.

1. Périmètre de l’accord et définitions

1.1 Champ d’application

Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés d’AVAD répondant aux conditions d’éligibilité telles que fixées au chapitre 2 du présent accord.

Compte tenu de ces conditions, il est rappelé que les salariés dont les missions ne peuvent être réalisées en dehors de la sphère professionnelle sont exclus de ce dispositif.

1.2 Définition et durée du télétravail à domicile

L’article L. 1222-9 du code du travail définit ainsi le télétravail : « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci ».

Le télétravail à domicile pourra être exercé dans la limite d’une journée par quinzaine. Il s’effectuera par journée entière de travail.

Il pourra également être exercé de façon ponctuelle, à titre exceptionnel, en parfait accord entre le salarié et son supérieur hiérarchique.

En cas de circonstances exceptionnelles

En dehors de toutes contraintes liées à la sécurité de l’information, des dérogations exceptionnelles aux dispositions du présent accord (par exemple le nombre de jours en télétravail…) sont possibles dans les situations suivantes sous réserve que le poste soit éligible au télétravail :

• Pour raisons médicales en cas de préconisation du médecin du travail dans le cadre d’un maintien ou retour à l’emploi,

• En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail pourra être imposée car considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Le domicile s’entend comme un lieu de résidence habituelle en France sous la responsabilité pleine et entière du salarié, tel que déclaré par lui.

Le lieu du domicile est obligatoirement déclaré à la direction par le salarié au moment de son entrée en télétravail, et ce lieu devra être spécifiquement mentionné dans l’avenant conclu entre le salarié et AVAD.

De même, le salarié devra déclarer à la direction son numéro de téléphone personnel s’il ne dispose pas d’un téléphone portable mis à disposition par AVAD, afin qu’il soit joignable pendant ses heures de télétravail.

En cas de changement de domicile ou de numéro de téléphone, le salarié devra en prévenir AVAD et accomplir les mêmes démarches et formalités que celles réalisées préalablement à son passage en télétravail notamment en matière de couverture assurance, de compatibilité de son nouvel environnement avec un fonctionnement en télétravail et de conformité de l'installation électrique du nouveau logement à la réglementation en vigueur et en certifier la conformité à AVAD par une nouvelle attestation sur l'honneur.

2. Conditions d’éligibilité au télétravail

Les parties conviennent que le télétravail revêt un caractère volontaire mais qu’il est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et qu’il implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance. Il nécessite pour cela des aptitudes individuelles telles que la gestion du temps de travail et des compétences professionnelles telles qu’une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.

Sont dès lors éligibles au télétravail, les salariés :

• Titulaires d’un contrat à durée indéterminée à temps plein ou à temps partiel au moins égal à 80 %

• N’étant plus en période d’essai,

• Justifiant d’une ancienneté minimale d’un an et d’au moins six mois dans le poste,

• Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante et de fiabilité dans le poste occupé,

• Ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché pendant le temps de télétravail,

• Occupant un poste pouvant être exercé de façon partielle et régulière à distance,

• Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe de rattachement,

• Répondant aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer d’un environnement adapté à ce mode d’organisation,

• Doté d’installations électriques conformes, assuré et permettant une connexion internet de bonne qualité,

• Disposant d’un numéro de téléphone personnel.

Outre les salariés ne remplissant pas les conditions d’éligibilité précitées, pourront être notamment refusées après examen, les demandes formulées par les salariés :

• Dont les fonctions exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux d’AVAD,

• Dont les fonctions nécessiteraient de sortir d’AVAD des documents de nature confidentielle pour exercer leur activité en télétravail ; le télétravail s’inscrit dans une relation managériale basée sur la confiance mutuelle et de la responsabilisation.

• Dont les fonctions répondant à des impératifs de sécurité,

• Qui font face à une impossibilité matérielle et/ou technique,

• Dont le service a atteint la proportion limite de télétravailleurs pour son bon fonctionnement, la proportion limite de télétravailleurs étant déterminée par le manager en fonction des nécessités du service concerné.

En cas de pluralité de demandes au sein d’un même service, et dès lors que la proportion limite serait atteinte, le supérieur hiérarchique établira un ordre de priorité d’accès au dispositif en fonction de critères objectifs, tels que l’éloignement géographique domicile-travail, une situation de handicap.

Les salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation, ainsi que les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, d’établissement ou de domicile du salarié ?, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.

3. Mise en place du télétravail

3.1 Candidature et acceptation

Le télétravail est basé sur un consentement mutuel. Il est à l’initiative du salarié et subordonné à l’accord de la direction, qui apprécie la demande en fonction des conditions d’éligibilité.

Le salarié qui exprime le souhait d’opter pour le télétravail en informe la direction par écrit. Cette demande peut se faire par courriel, par lettre remise en main propre ou par lettre recommandée.

Un entretien a lieu, afin que la direction prenne la décision d’accéder ou non à la demande. Une réponse sera faite dans un délai maximum 15 jours à compter de la date de réception de la demande par la direction.

Dans tous les cas la direction doit motiver sa réponse par écrit :

• En cas d’acceptation la direction fournit au salarié l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du télétravail,

• En cas de réponse négative cette décision motivée sera portée à la connaissance du salarié.

En outre, des journées ponctuelles de télétravail pourront être établies entre le salarié et la direction, toujours sur la base du consentement mutuel, avec un simple échange de courriel et la demande d’une journée de télétravail ; le cas échéant, le service ressources humaines devra en être informé.

Aucun salarié ne peut se mettre en télétravail sans l’Accord de son Employeur, sous peine de se voir attribué une sanction.

3.2 L’avenant au contrat de travail

La mise en œuvre du télétravail régulier fera l’objet d’un avenant à durée déterminée au contrat de travail, dans la limite de la durée du présent accord.

Par contre, pour des journées de télétravail ponctuelles, aucun avenant ne sera rédigé.

L’avenant contractuel précisera notamment :

• Le lieu d’exercice du télétravail,

• Les modalités d’exécution du télétravail (jour convenu, plages horaires pendant lesquelles le salarié pourra être contacté, etc.),

• La durée de la période d’adaptation,

• Les conditions de réversibilité,

• Les matériels et logiciels mis à disposition du salarié.

• Le salarié est censé connaître les termes du présent accord, qui est disponible sur le réseau interne d’AVAD.

  3.3 Les phases de la mise en place du télétravail

  3.3.1 La période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il réponde bien aux attentes des deux parties, une période d’adaptation au télétravail est incluse dans l’avenant au contrat de travail.

Dès la signature de l’avenant au contrat de travail, le salarié ou la direction bénéficieront d’une période d’adaptation fixée dans le cadre de cet accord relatif au télétravail pour une durée de trois mois.

Durant cette période d’adaptation, le salarié ou la direction pourront demander la suspension, voire l’arrêt du télétravail, sans raison nécessairement motivée moyennant un délai de prévenance réciproque d’au moins 15 jours. Le salarié reprendra alors son activité sur son site de rattachement de manière sédentaire.

En cas de renouvellement d’une situation de télétravail sur le même poste, cette période d’adaptation ne s’appliquera pas.

3.3.2 La planification des jours de télétravail

Le jour de télétravail est fixé conjointement, et en fonction des contraintes du service, entre le salarié et la direction. Le choix du jour retenu entre le collaborateur et la direction est mentionné dans l’avenant au contrat de travail.

Il est admis qu’en raison de circonstances particulières (grève des transports, intempéries, épisodes de pollution, etc.) le salarié ou la direction peuvent demander, par écrit, une modification de ce rythme une quinzaine donnée, en respectant un délai de prévenance minimum de 72 heures. Ce délai peut être ramené à 24 heures dans le cas d’un évènement exceptionnel ou imprévu.

Dans cette situation, le jour de télétravail pourra être reporté à une date conjointement choisie, dans la même semaine, par le salarié et la direction. Il ne sera pas possible de reporter une journée de télétravail non réalisée pour l’une des raisons exposées ci-dessus sur une semaine ultérieure pour éviter une absence trop longue du salarié à son poste de travail.

Le télétravailleur pourra toujours décider de venir travailler sur site lors d’une journée initialement prévue en télétravail, sous réserve de prévenir le responsable concerné et le service ressources humaines par tout moyen. La journée de télétravail non effectuée ne pourra cependant pas être reportée d’une semaine sur l’autre.

En cas d’action de formation dans le cadre du plan de formation le télétravail est suspendu pendant la durée de la formation, sans possibilité de reporter les jours en télétravail sur les suivantes. En outre, des jours de télétravail occasionnels pourront être établis entre un salarié et la direction, d’un commun accord, mais toujours avec une trace écrite transmise à la direction et au service ressources humaines.

3.3.3 Réversibilité permanente (après la période d’adaptation)

L'accord des parties de passer au télétravail est réversible tant à l'initiative de la direction que du salarié.

Le salarié peut mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail à domicile en respectant un délai de prévenance d’un mois fixé par l'avenant au contrat de travail. Ce délai peut être réduit ou supprimé en cas d'impossibilité de poursuivre le télétravail à domicile.

La direction peut mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail à domicile en respectant un délai de prévenance d’un mois fixé par l'avenant au contrat de travail. Ce délai permet de gérer convenablement le retour du salarié sur le lieu de travail dans son secteur de rattachement et la restitution du matériel mis à disposition.

Lorsqu'il est mis fin au télétravail à domicile, le salarié effectue à nouveau entièrement son activité dans les locaux d’AVAD au sein de son site de rattachement.

3.3.4 Changement de fonction ou de domicile

En cas de changement de fonction, la situation de télétravail sera réexaminée avec la direction au regard des critères d’éligibilité et pourra prendre fin.

De façon plus spécifique, en cas de changement de domicile du salarié, la relation de télétravail sera en tout état de cause réexaminée et pourra prendre fin dans l’hypothèse où ce changement est incompatible avec les termes de l’avenant ou les modalités habituelles effectives de télétravail.

4. Organisation du télétravail

4.1 Organisation matérielle du poste de travail du télétravailleur à domicile

4.1.1 Conformité des installations et des lieux

Le télétravailleur assure la conformité des installations électriques de son domicile et en certifie la conformité par la remise d’une attestation de conformité (cf. annexe). Cette conformité des installations est une condition préalable pour bénéficier du télétravail.

Le salarié devra également disposer :

• D’une connexion internet de bonne qualité, D’une solution téléphonique,

• Par ailleurs, il s'engage à prévoir à son domicile un environnement adapté au télétravail dans lequel il pourra disposer et utiliser les équipements fournis dans de bonnes conditions.

En cas de panne ou de dysfonctionnement des équipements de travail mis à disposition, le télétravailleur dispose du même accès téléphonique au service d'assistance technique que celui dont il dispose lorsqu'il est présent au sein des locaux d’AVAD. Si la panne ou le dysfonctionnement persiste, malgré cette assistance, le télétravailleur en informera immédiatement AVAD qui prendra les mesures appropriées pour y remédier dans les meilleurs délais.

Enfin, il est rappelé que l’ensemble des équipements de travail mis à la disposition du salarié sont et demeurent la propriété d’AVAD. Ils devront donc être restitués à l'issue de la période en télétravail à la demande d’AVAD.

4.1.2 Dédommagement des coûts des installations

Le télétravailleur ne peut en aucun cas se prévaloir auprès d’AVAD d’un quelconque défraiement lié aux coûts de son logement, matériel, abonnements téléphoniques ou internet, assurances, etc.

4.2 Modalités d’organisation de l’activité du salarié en télétravail

L’activité du salarié doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux d’AVAD.

Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur au sein d’AVAD. L’employeur s’assure pour ce faire que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au salarié de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.

Afin de respecter le principe du respect de la vie privée, la direction, en concertation avec le salarié, fixe les plages horaires durant lesquelles il pourra le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail dans le cadre des dispositions conventionnelles en vigueur.

L’amplitude des plages horaires définies devra impérativement permettre au télétravailleur de respecter les durées minimales légales de repos ainsi que l’accord « Droit à la déconnexion ».

4.3 Maintien du lien social

Les parties conviennent de limiter la situation de télétravail à une journée entière par quinzaine, de telle sorte que le télétravailleur soit suffisamment présent dans les locaux habituels de travail permettant ainsi les rencontres avec ses collègues.

Les salariés en télétravail doivent assister aux réunions pour lesquelles leur présence physique est requise. Dans la mesure du possible, ces réunions seront planifiées suffisamment à l’avance pour permettre au télétravailleur d’organiser son déplacement.

Les salariés en télétravail devront donner le même niveau de visibilité sur leur activité qu’un salarié travaillant sur site.

4.4 Santé, sécurité et suivi médical

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs à domicile et doivent être strictement respectées par la direction. Le télétravailleur est tenu de respecter et d'appliquer ces politiques de sécurité. Le non-respect des règles par le salarié peut entraîner l’arrêt du télétravail dans le cadre du processus de réversibilité. Le télétravailleur à domicile bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés d’AVAD.

4.5 Présomption d’accident de travail

En cas d’accident pendant le jour de télétravail à domicile prévu par l’avenant au contrat de travail, le lien professionnel sera présumé.

En cas d’accident, le salarié fournira tous les éléments nécessaires à la direction, qui effectuera la déclaration d’accident de travail.

Le salarié en télétravail à domicile doit informer son responsable hiérarchique ou la direction et le service ressources humaines de l'accident dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux d’AVAD.

4.6 Arrêt de travail

En cas d'arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, le salarié à domicile bénéficie du maintien de rémunération en application des règles de couverture sociale d'entreprise. Dans tous les cas, le télétravailleur à domicile doit informer son responsable hiérarchique ou la direction de l'accident ou de l'arrêt de travail dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux d’AVAD.

Il est également entendu que pendant les absences (maladie, congé, etc.), le salarié habituellement en télétravail ne devra pas travailler.

4.7 Vie privée du salarié en télétravail à domicile

Le salarié a droit au respect de sa vie privée. L'employeur doit garantir le respect de la vie privée du salarié à domicile. Dans ce but, l'avenant au contrat de travail fixe les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur à domicile doit être joignable.

4.8 Confidentialité et protection des données et des documents

S’il utilise du matériel informatique appartenant à l’association AVAD, le salarié à domicile doit respecter les règles d'utilisation du matériel informatique telles que fixées par le règlement intérieur d’AVAD.

Il doit préserver la confidentialité des accès, des données et des documents, s’interdire toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité pour tous les faits, événements, documents ou renseignements dont il aurait pu avoir connaissance du fait de ses fonctions ou de son appartenance à l’association AVAD, en ce qui concerne tant sa gestion et son fonctionnement que sa situation et ses projets.

Concernant la perte des données, l’employeur étant responsable de l’hébergement des serveurs qui abritent ces données, celle-ci sera couverte par l’employeur à son assurance professionnelle.

4.9 Assurance

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et doit justifier auprès d’AVAD de la couverture par une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile, pour ses biens personnels si tel est le cas (ex. ordinateur personnel…).

Concernant le matériel professionnel fourni par l’employeur, il incombe à celui-ci de souscrire une assurance multirisque pour les éventuelles atteintes aux équipements dans le cadre du télétravail. Ce matériel étant la pleine propriété de l’employeur.

Les conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le salarié devra fournir les justificatifs nécessaires avant signature de l’avenant.

Pour toute modification de la couverture, le salarié devra remettre à la direction, une nouvelle attestation de sa compagnie d’assurance.

5. Égalité de traitement et respect des droits et avantages individuels et collectifs

Le passage au télétravail ne modifie que la manière dont le travail est effectué et n’affecte en rien le statut de salarié du télétravailleur. Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés n’étant pas en télétravail. Le télétravailleur a accès aux informations et aux activités sociales de l’entreprise. Il bénéficie des mêmes entretiens professionnels, et est soumis aux mêmes politiques d’évaluations que les autres salariés de l’entreprise. Le télétravailleur a le même accès à la formation, et aux possibilités de développement de carrière que des salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l’entreprise.

Au même titre que l’ensemble des salariés, le télétravailleur bénéficie notamment de l’accès aux informations syndicales, de la participation aux élections professionnelles, et peut contacter les représentants du personnel.

6. Rôle des CSE

La signature du présent accord sera précédée d’une consultation du CSE, conformément aux dispositions légales.

Suivi de l’accord

Les parties signataires se réuniront tous les ans, pour faire un bilan des différents éléments du présent accord :

• Nombre de salariés en télétravail (régulier et exceptionnel),

• Nombre de jours en télétravail /Mois et par salarié.

  7. Durée de l’accord et révision

L’accord entre en vigueur, conformément aux dispositions légales, à compter du lendemain de son dépôt.

Il est conclu pour une durée déterminée expérimentale d’un an. Il cessera de produire effet de plein droit à son échéance, sans aucune formalité particulière.

Au terme de cette période d’un an, les parties établiront un bilan général des actions et des progrès réalisés.

Le présent accord pourra faire l'objet de révision par l'employeur et toutes ou parties des signataires du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions des articles L 2261-7 et L 2261-8 du code du travail.

En outre, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai de 3 mois après la publication de ces textes, afin d'adapter lesdites dispositions.

8. Dépôt

Le présent accord sera, à la diligence d’AVAD, déposé en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties, envoyée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, et une version sur support électronique, à la DIRECCTE. Il sera également remis en un exemplaire au greffe du conseil de prud'hommes.

Fait à Pessac, le 30 septembre 2021

Signatures

Pour l’AVAD, Pour le CSE,