Accord d'entreprise "UN ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE" chez GIE MOUSSET SERVICES (Siège)

ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

Entre :

L’Unité Economique et Sociale MOUSSET, composée de différentes sociétés dont la liste figure en annexe, représentée par , dûment mandaté pour la signature des présentes,

Ci-après dénommée « l’UES»,

D’une part,

Et :

L’organisation syndicale Force Ouvrière, représentée par M. agissant en tant que délégué syndical représentatif au niveau de l’UES MOUSSET,

D’autre part.

Préambule

Les parties au présent accord affirment leur attachement à la démocratie sociale et, à ce titre, considèrent que les élections professionnelles en entreprise sont un moment majeur de l’expression du personnel dans le choix de ses représentants.

Elles souhaitent donc favoriser par tout moyen l’audience des élections professionnelles, la participation du personnel et la fiabilité technique du scrutin.

Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance. Le vote électronique écarte également le risque d’erreur matérielle conduisant à des bulletins nuls.

Du fait de sa simplicité d'utilisation et de l’ouverture de plages de vote élargies, le vote électronique est de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que définies par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée d’une négociation, distincte du protocole préélectoral, portant sur le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les parties soussignées sont par conséquent convenues des dispositions suivantes qui ont vocation à définir les modalités d’organisation du vote électronique.

Article I : Principes généraux

Le présent accord a pour objet de permettre le recours au vote électronique au sein de l’UES MOUSSET pour l'élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique de chacune des sociétés composant l’UES.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

- l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

- l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

- l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

- la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 21 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

Article II : Modalités de vote – Protocole préélectoral

Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection : la Direction et les organisations syndicales intéressées discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique, s’il est déjà arrêté.

Article III : Déroulement des opérations de vote – Accès au vote électronique

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…).

Lors de la réunion de scellement qui se déroulera entre la date maximum de dépôt des candidatures et le début du 1^er tour de scrutin, chaque électeur recevra – sur l’adresse mail « @jetransporte.com » - des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

L’identifiant et le mot de passe seront identiques en cas de second tour. Ils permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité de son vote. Il sera impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

L'électeur accèdera aux listes de candidats correspondant à son collège et exprimera son vote pour les titulaires et pour les suppléants. Son choix apparaîtra distinctement à l'écran et pourra être modifié avant validation.

La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur aura la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Ils devront alors s’identifier auprès du prestataire qui lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur).

Le vote sera anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier "contenu de l'urne électronique". La validation le rendra définitif et empêchera toute modification. Elle vaudra signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

Article IV : Sincérité du vote électronique, confidentialité & stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers consultés pour établir les listes électorales des collèges électoraux et la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin, à l’exception de la participation si le protocole d’accord préélectoral le prévoit.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article V : Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ayant présenté des candidats ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article VI : Information et Formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, l’ensemble des représentants élus du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique préalablement à l’ouverture du vote.

Article VII : Gestion des données à caractère personnel et RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par les dispositions légales et réglementaires en vigueur, à savoir, à ce jour, la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, modifiée en dernier lieu par la loi n°2018-493 du 20 juin 2018, et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences légales et réglementaires en vigueur, à savoir, à ce jour, celles du règlement européen n° 2016/679, et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Article VIII : Expertise de la solution de vote

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL ou de tout organisme de contrôle équivalent.

Article IX – Durée de l’accord – Dépôt

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de sa signature.

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’UES MOUSSET, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

Le présent Accord pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des Parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de trois mois et dans le respect des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail. Cette dénonciation devra être notifiée à l'ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas, la Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Un exemplaire original du présent accord sera notifié par l’employeur à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, en application de l’article L2231-5 du Code du travail.

Le présent Accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du Code du travail.

Conformément à l'article D. 2231-2 du Code du travail, un exemplaire sera également déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de LA ROCHE SUR YON.

Les éventuels avenants de révision du présent Accord feront l'objet des mêmes mesures de dépôt et de publicité.

Annexe : Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique

Fait à ESSARTS EN BOCAGE, le 22/03/2023

Pour l’UES MOUSSET Pour FO

ANNEXE

CAHIER DES CHARGES – RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DE L’ORGANISATION DES ELECTIONS DES MEMBRES LA DELEGATION DU PERSONNEL AU CSE

Préambule

Afin de sécuriser l’ensemble de son processus électoral, l’UES MOUSSET souhaite être accompagnée par un prestataire spécialiste du vote électronique, mandaté par la Direction (ci-après désigné le « Prestataire »).

Le prestataire choisi pour l’élection 2023 est la Société AGRUME.

L’UES MOUSSET se réserve le droit de modifier ce choix pour les élections à venir.

Ce document reprend l’expression des besoins auxquels le Prestataire devra répondre, à savoir :

• Les fonctionnalités attendues du système de vote électronique (1.) ;

• Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique (2.) ;

• L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique (3.).

SOMMAIRE

1. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique 8

1.1. La phase pré-électorale 8

1.2. La phase électorale 10

1.3. La phase post-électorale 11

2. Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique 12

2.1. Obligations de confidentialité et de sécurité 12

2.2. Obligations relatives aux traitements informatiques 12

2.3. Expertise indépendante 12

3. L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique 13

3.1. Documentation fournie et formation dispensée 13

3.2. Cellule d'assistance technique 13

1. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

Le système sélectionné doit assurer l’organisation de l’élection dans son ensemble, à savoir :

• La phase pré-électorale ;

• La phase électorale ;

• La phase post-électorale.

  1. La phase pré-électorale

Il est attendu du système proposé par le Prestataire un accompagnement sur l’organisation de l’élection. Le système doit dès lors proposer une interface permettant de guider l’organisateur dans la préparation de l’élection, de paramétrer l’élection et de permettre un contrôle des informations intégrées.

Le système doit permettre à plusieurs personnes de se connecter sur la plateforme de paramétrage, potentiellement avec des droits d’accès et d’actions différents. Par ce biais, les organisateurs devront disposer à tout moment d’une vision de l’avancement du paramétrage ainsi que des éventuelles anomalies identifiées par le système.

Plus précisément, au cours de la phase pré-électorale, le système doit donc permettre :

• La gestion du calendrier électoral

• La définition de l’ensemble des dates de l’élection de manière assistée à partir de la saisie de la date du 1^er tour. La planification de l’élection débutera avec l’information des salariés et la convocation des organisations syndicales et s’achèvera avec le dépouillement du 2^nd tour de l’élection le cas échéant ;

• Le contrôle du respect des délais légaux et règlementaires applicables à la procédure d’organisation d’élection du CSE.

• Le paramétrage des éléments clés de l’élection

Ce qui recouvre notamment :

• La définition du cadre de l’élection (unité économique et sociale, entreprise, établissement distinct) ;

• Les renseignements administratifs relatifs à l’UES ;

• Le renseignement des différents sites couverts par l’élection ;

• La définition du nombre de sièges à pourvoir avec indication du nombre de sièges à pourvoir au regard des dispositions règlementaires ;

• La définition des collèges électoraux avec possibilité de paramétrer des collèges spécifiques ;

• La répartition des effectifs et des sièges entre les collèges ;

• Le renseignement de la proportion femmes/ hommes au sein des collèges ;

• Les renseignements pratiques relatifs à l’élection (signataire du PAP, choix du nombre de canaux pour la communication des identifiants, taille des mots de passe, ordre d’affichage des listes de candidats, paramétrage des messages adressés aux électeurs etc.).

• La génération d’un projet de Protocole d’Accord Préélectoral (ci-après désigné « PAP »)

• La génération par le système d’un projet de PAP tenant compte des éléments renseignés par l’organisateur de l’élection sur la plateforme de paramétrage ;

• La mise à jour automatique du projet de PAP en fonction des éléments modifiés sur la plateforme de paramétrage.

• La gestion de la liste électorale

• L’intégration des électeurs à la liste électorale par saisie et import d’un fichier ;

• Le contrôle de validité de la liste électorale au regard de la durée de présence dans l’entreprise et de l’âge des électeurs ;

• Le contrôle du rattachement de chaque électeur à un établissement et à un collège ;

• L’intégration par ce biais du ou des moyens de communication de l’électeur qui seront requis pour la transmission des éléments d’authentification permettant l’accès à la plateforme de vote électronique. Il pourra s’agir du numéro de téléphone mobile et/ou de l’adresse mail et/ou de l’adresse physique.

• La génération de la liste électorale définitive pour affichage expurgée des moyens de communication.

• La gestion des listes de candidats 

• La saisie des listes de candidats en y intégrant, le cas échéant, le logo de la liste, les photos des candidats, les documents de propagandes électorales. A cet égard, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

• Le contrôle de la cohérence entre la candidature d’un salarié et son collège et établissement d’appartenance ;

• Le contrôle de l’éligibilité d’un candidat au regard de son ancienneté à la date du 1er tour ;

• La gestion de listes communes entre plusieurs syndicats. Le système devra tenir compte de la composition de la liste de candidats et des résultats obtenus ;

• Le contrôle de la présence au sein de plusieurs listes de titulaires ou de plusieurs listes de suppléants d’un même candidat, le système n’émettant en revanche pas d’alerte en cas de présence à la fois sur une liste de titulaires et sur une liste de suppléants. 

• La détermination de l’ordre d’affichage des listes de candidats. Il pourra s’agir d’un ordre alphabétique, aléatoire à chaque connexion des électeurs ou conforme à un ordre spécifiquement convenu avec les syndicats (ceux-ci pouvant par exemple fixer l’ordre selon un tirage au sort et reporter les résultats du tirage dans l’ordre choisi dans l’outil) ;

• Après validation définitive des listes de candidats par l’organisateur, la publication des listes de candidat sur le site de vote et l’information des électeurs de la possibilité de consulter les listes. Les électeurs auront donc accès aux noms des candidats, le cas échéant, au logo des listes, aux photos des candidats et aux documents de propagande.

• La gestion des bureaux de vote

• La définition du nombre de bureaux de vote, le système devant permettre la mise en place d’un bureau unique mais également d’un bureau par scrutin ;

• Le renseignement des membres du bureau et identification de son président ;

• Gestion des acceptations et des refus des membres potentiels des bureaux de manière électronique avec alerte destinées aux organisateurs ;

• Le contrôle de la qualité d’électeur des membres des bureaux de vote et alerte éventuelle si ces derniers sont candidats.

• Contrôle des listes électorales par les électeurs

Chaque salarié figurant dans la liste électorale recevra un message (mail ou SMS) préalablement aux élections l’informant des modalités de connexion, du contrôle qu’il peut réaliser sur les informations le concernant dans la liste électorale et de la possibilité de demander des corrections auprès de la Direction en cas d’anomalie.

• Scellement des urnes par les membres du bureau et vérifications préalables

• Préalablement au scellement de l’urne, le système doit permettre à chaque membre du bureau de vote de vérifier que l’urne est vide ;

• Le système doit permettre d’envoyer aux membres du bureau de vote un message de rappel concernant l’opération de scellement à mener ;

• Avant le début du vote, les urnes devront être scellées par les membres du bureau de vote. A minima, trois membres du bureau de vote seront nécessaires pour réaliser cette opération. Le système devra empêcher le début du vote tant que l’urne n’est pas scellée ;

• La date à partir de laquelle le scellement des urnes est possible sera précisée dans le paramétrage de l’élection.

  2. La phase électorale

Le système du Prestataire doit permettre de gérer les principaux aspects de la phase dite électorale, à savoir :

• Connexion sécurisée des électeurs

• A chaque connexion, l’électeur doit recevoir un mot de passe à usage unique avec une durée de validité limitée. Ce code peut être envoyé soit par SMS soit par e-mail, au choix l’organisateur de l’élection ;

• Si le Prestataire ne dispose ni du téléphone portable ni du mail pour un électeur, les informations de connexion seront envoyées par courrier. Elles n’auront dans ce cas pas de caractère temporaire ;

• Le système de vote doit être accessible depuis les principaux systèmes et explorateurs sur PC et Mac ainsi que depuis des smartphones et tablettes. Le site de vote doit être « responsive ».

• Le système devra permettre de régénérer les moyens d’authentification en cas de perte par l’électeur.

• Information et relance des électeurs au cours de l’élection

Le système proposé doit permettre d’envoyer des messages (SMS ou mails) aux électeurs :

• Les informant des dates des élections ;

• Les informant de l’ouverture du vote ;

• Leur rappelant, le cas échéant, qu’ils n’ont pas voté.

• Vote de l’électeur

• Le système doit permettre à l’électeur, au cours de la période de vote, d’accéder aux listes de candidats – lesquelles devront apparaître à l’écran conformément au choix opéré en phase de paramétrage – mais également aux logos, photos et documents de propagande.

• Le système doit permettre à l’électeur d’exercer son droit de vote au cours de toute la durée programmée ; le vote ne pourra intervenir ni avant cette période ni après. Le système permettra néanmoins de programmer un délai de grâce : un électeur connecté sur le site de vote avant la fin de la période de vote disposera d’un laps de temps déterminé au-delà du temps imparti pour effectuer son vote. S’agissant de l’exercice de son droit de vote :

  • L’électeur devra pouvoir voter pour une liste titulaire et/ou une liste suppléant ;

  • Pour un même scrutin, l’électeur ne pourra sélectionner qu’une seule liste ;

  • L’électeur pourra rayer le nom de certains candidats ;

  • L’électeur pourra voter blanc.

• Le système doit permettre le vote de l’électeur, urne par urne, en deux étapes et exigera donc une confirmation expresse par scrutin. Tant que le vote pour une urne n’est pas validé, le candidat pourra se reconnecter pour poursuivre son vote ;

• Durant la période de vote, qu’il ait d’ores et déjà exercé son droit de vote ou non, l’électeur devra pouvoir se connecter et avoir accès au taux de participation ;

• L’électeur devra pouvoir vérifier la présence de son bulletin dans l’urne après son vote grâce à un moyen fourni par le système.

• Contrôle des opérations électorales par les membres du bureau de vote

• Le système doit fournir aux membres du bureau de vote un moyen de contrôle permettant de vérifier au cours du vote qu’aucune modification ou intervention sur les données de l’élection et sur les programmes permettant la réalisation du vote n’est intervenue ;

• Le système doit également permettre d’alerter les membres du bureau en cas d’intervention sur le scrutin au cours de l’élection ;

• Le bureau de vote devra pouvoir suspendre le scrutin en cours en cas de problème identifié pendant le vote.

  3. La phase post-électorale

Le système du Prestataire doit permettre, pour terminer, de gérer les opérations post-électorales à savoir :

• Descellement des urnes et dépouillement des bulletins par les membres du bureau de vote et calcul des résultats

Plus précisément, il permettra :

• D’envoyer aux membres du bureau de vote des messages de rappel concernant les actions à mener post-élection (dépouillement et établissement des documents légaux) ;

• Le descellement des urnes et le dépouillement des bulletins par deux membres du bureau de vote a minima ;

• Le calcul des résultats en appliquant la règle de la proportionnelle à plus forte moyenne. Pour ce faire, le système procèdera :

  • Au calcul du quorum ;

  • L’attribution des sièges aux différentes listes ;

  • La détermination des membres élus, en tenant compte des éventuels sièges réservés ;

  • Le cas échéant, le nombre de sièges restant à pourvoir au 2^nd tour ;

  • Le calcul de la représentativité syndicale à l’issue du 1^er tour.

• Aux membres du bureau de vote de contrôler les résultats puis de les valider définitivement pour communication aux électeurs ;

• D’accéder aux documents faisant état des résultats calculés et notamment le procès-verbal des élections dument complété qui devra être vérifié et signé par les membres du bureau de vote. Ce document devra faire apparaitre toute anomalie durant le process de vote ;

• L’accès à la feuille d’émargement.

• Contrôle par les électeurs de la prise en compte de leur vote

L’électeur devra pouvoir vérifier la prise en compte de son bulletin dans le calcul des résultats postérieurement au dépouillement.

• Publicité des résultats par l’intermédiaire de la plateforme AGRUMES

• Le système proposé doit permettre d’envoyer un message (mail ou SMS) aux électeurs les informant du dépouillement des bulletins et de la disponibilité des résultats sur le site de vote. Les résultats seront donc accessibles aux électeurs et aux membres des bureaux sur leur interface, par le même processus de connexion ;

• Le système proposé devra rendre accessible les résultats des différents scrutins à la Direction via l’interface de paramétrage.

• Initialisation du 2^nd tour si nécessaire :

Le système devra permettre :

• L’initialisation automatique du 2nd tour dans les cas prévus par la loi.

• De reconduire automatiquement pour le 2nd tour les listes syndicales disposant encore de membres pouvant être élus au 2nd tour.

• Communication des résultats à l’administration

  Le système proposé permettra à l’organisateur de l’élection, s’il le souhaite, de remplir son obligation de transmettre les procès-verbaux au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP) de manière dématérialisée par télétransmission via un téléservice dédié sur la plateforme AGRUMES.

2. Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique

Le système de vote doit assurer le respect l’ensemble des contraintes associées au vote électronique, que celles-ci proviennent du droit électoral, du droit du travail ou des recommandations édictées par la CNIL.

4. Obligations de confidentialité et de sécurité

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le système de vote doit assurer :

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;

• La sécurité de l’émargement ;

• La sécurité de l’enregistrement ;

• La sécurité du dépouillement.

  5. Obligations relatives aux traitements informatiques

Les données relatives aux électeurs et celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Il est précisé par ailleurs que :

• Le fichier des électeurs, contenant les identifiants et mots de passe est issu de la liste électorale ;

• La feuille d’émargement est issue de la liste électorale ;

• Les fichiers des électeurs, la liste électorale et la feuille d’émargement sont enregistrés de manière distincte de l’urne électronique de manière à ce qu’aucun lien ne puisse être réalisé ;

• L’urne électronique doit être scellée, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le cryptage du bulletin de vote est réalisé sur le poste de l’utilisateur et transmis sans altération dans l’urne électronique.

Après le dépouillement, le système de vote est scellé afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours augmenté de deux semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers seront détruits.

6. Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier la conformité du système aux différentes exigences légales et règlementaires parmi lesquelles la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.

L’expert réalisant la certification doit, conformément à la recommandation de la CNIL :

• Être un informaticien spécialisé dans la sécurité ;

• Ne pas avoir d'intérêt dans la société qui a créé la solution de vote à expertiser, ni dans l'organisme responsable de traitement qui a décidé d'utiliser la solution de vote ;

• Posséder si possible une expérience dans l'analyse des systèmes de vote, en ayant expertisé les systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, d'au moins deux prestataires différents.

L’expertise doit couvrir l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin (paramétrage, logiciel, serveur, etc.), l’utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.). 

L’expertise doit porter sur l’ensemble des mesures décrites par la délibération CNIL et ainsi notamment sur :

• Le code source correspondant à la version du logiciel effectivement mise en œuvre ;

• Les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ;

• Le système informatique sur lequel le vote va se dérouler ;

• Les échanges réseau ;

• Les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote ;

• Les mécanismes d'authentification des électeurs et la transmission des secrets à ces derniers ;

• L'évaluation du niveau de risque du scrutin ;

• La pertinence et l'effectivité des solutions apportées par la solution de vote aux objectifs de sécurité.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

3. L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique

7. Documentation fournie et formation dispensée

Chaque électeur devra avoir accès à une notice d'information détaillée relative aux opérations électorales sur la plateforme de vote.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote devront bénéficier d'une formation sur le système de vote électronique.

Le Prestataire doit fournir toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

8. Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction ainsi qu'un représentant du Prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle a notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

La présence du représentant du Prestataire ne sera pas requise lors de la réalisation des phases de test et de vérification décrites ci-avant. Une documentation technique sera mise à la disposition des autres membres de la cellule d’assistance technique pour les accompagner dans l’accomplissement de ces différentes actions.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques doit être mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.