Accord d'entreprise "Un Accord relatif à la mise en place du télétravail au sein de la caisse de MSA Haute-Normandie" chez MSA HAUTE NORMANDIE (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL
AU SEIN DE LA CAISSE DE MSA HAUTE NORMANDIE

Entre d’une part,

La Direction de la Caisse de Mutualité Sociale Agricole Haute-Normandie.

Représentée par Mme - Directrice générale

Et d’autre part,

La C.F.D.T

Représentée par M - Délégué syndical

L’U.N.S.A-AA

Représentée par M - Déléguée syndicale

Il a été négocié et conclu l'accord ci après.

PREAMBULE

Par accord conclu en mars 2019, la MSA Haute-Normandie s’était engagée dans le déploiement progressif du télétravail.

Le contexte sanitaire lié au Covid 19 a considérablement fait évoluer les pratiques de télétravail. Ainsi, l’accès au télétravail s’en est trouvé élargi et constitue désormais une modalité d’organisation du travail parmi d’autres.

Si l’exercice de l’activité en présentiel reste le choix d’organisation privilégié, les parties en présence, par la conclusion d’un nouvel accord, souhaitent pérenniser un large accès au télétravail qui vient compléter les différentes modalités d’organisation et d’aménagement du temps de travail déjà accessibles aux salariés.

Le présent accord a pour objet de généraliser l’accès au télétravail en vue d’en faire une opportunité, pour les salariés comme pour l’entreprise, d’améliorer l’efficacité de son organisation et la qualité de vie au travail.

Cette volonté d’élargir l’accès au télétravail est portée par le fait que les salariés ont pu le découvrir, lors de la crise sanitaire, l’apprécier et démontrer leur autonomie et engagement dans un climat de confiance et de transparence réciproque.

Basé sur le volontariat, le télétravail dans la dimension qui lui est accordé, est indissociable d’une réflexion et vigilance particulière sur l’organisation collective du travail dans le souci de préserver l’équité organisationnelle d’une part, la soutenabilité au niveau du fonctionnement de l’entreprise d’autre part.

A ce titre, le télétravail doit faire l’objet d’un accompagnement, d’un suivi et des ajustements rendus nécessaires par l’évaluation et les retours d’expérience; et peut être réversible.

Le télétravail doit permettre de :

• Réaliser des travaux à distance dès lors qu’ils sont compatibles avec l’activité et le travail en équipe,

• Renforcer l’efficience et favoriser l’efficacité et la performance individuelle comme collective,

• Faciliter les modalités de maintien dans l’emploi (adaptation de poste, personne en situation de handicap…) ou de retour à l’emploi,

• Permettre un meilleur équilibre vie professionnelle / vie personnelle tout en maintenant un lien entre le salarié et l’organisme propre à éviter tout phénomène d’isolement,

• Réduire les temps de transports hebdomadaires, la fatigue consécutive, les risques d’accidents de trajet,

• Contribuer au développement durable en diminuant les nuisances environnementales (trajets, embouteillages et pollution...) ou la dévitalisation des zones rurales…..

• Assurer la continuité de service, en cas de perturbations dues aux intempéries.

Une attention particulière devra être réservée aux salariés dont les activités ne peuvent être effectuées en télétravail, soit par nature, soit en raison d’obstacles techniques.

De ce fait, les évolutions technologiques ou techniques, les changements organisationnels devront régulièrement être examinés afin de rendre le télétravail accessible au plus grand nombre de salariés.

De même une vigilance particulière devra être portée à la préservation de la cohésion sociale interne, aux conditions de maintien du lien entre les collaborateurs.

I / CONTEXTE ET OBJET DE L’ACCORD

1.1 / Contexte 

Cet accord est conclu dans le cadre des aménagements apportés au régime du télétravail par l’ordonnance n°2017/1387 du 22 septembre 2017 dont les dispositions sont destinées à favoriser le recours au télétravail et les articles L 1222-9 à 1222-11 du code du travail.

Le présent accord prend également en compte les dispositions découlant de l’accord cadre relatif au télétravail » signé le 20 octobre 2021 au niveau de la FNEMSA qui détermine un cadre commun pour le télétravail au sein de l’institution MSA.

Le présent accord vient se substituer de droit à l’accord relatif à la mise en place du télétravail en MSA Haute-Normandie conclu le 22 mars 2019, qu’il annule et remplace.

1.2 / Objet de l’accord :

Le présent accord a pour objet de définir les modalités de mise en œuvre du dispositif de télétravail au sein de la MSA Haute Normandie dans le respect des dispositions prévues par l’accord cadre national relatif au télétravail du 20 octobre 2021 et du résultat de la négociation au plan local portant sur :

• La définition, le champ d’application et les bénéficiaires du télétravail

• Les conditions d’accès au télétravail

• Les modalités de gestion du télétravail

• L’organisation du télétravail

• Le temps de travail, le droit à la déconnexion et le respect de la vie privée

• Les locaux et l’équipement

• La santé et sécurité du télétravailleur

• Les droits individuels et collectifs, les règles communes

2 / DEFINITION, CHAMP D’APPLICATION ET BENEFICIAIRES

2.1 / Définition et champ d’application

Au sens du présent accord le télétravail est défini comme toute forme d’organisation du travail dans laquelle des fonctions qui auraient pu être exercées dans les locaux de l’entreprise sont réalisés hors des locaux, de manière volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication existantes au sein de l’entreprise.

Le travail est organisé dans des locaux distincts de ceux de l’entreprise et du lieu d’affectation habituel du salarié.

Sont donc visées par le présent accord les situations de télétravail dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail à son domicile ou une autre résidence déclarée par le salarié.

Il pourra également être organisé dans des espaces collectifs de travail situés en dehors des locaux de l’organisme sous réserve de la faisabilité technique, financière et juridique et de présenter les mêmes garanties de sécurité que celle énoncées à l’article 7 du présent accord.

L’organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n’entre pas dans le champ d’application du présent accord.

Un régime dérogatoire temporaire aura vocation à être mis en place dans ce cas de figure ou de circonstances exceptionnelles.

L’employeur aura conformément à la législation dans ce cadre la possibilité, de droit, de recourir au télétravail exceptionnel pour permettre la continuité de l’activité et garantir la protection des salariés.

2.2 / Bénéficiaires 

L’accord s’applique à l’ensemble des salariés de la MSA Haute-Normandie ainsi qu’aux salariés des structures qui y sont liées par accord d’UES sous réserve des conditions d’accès définies dans l’accord.

Le télétravail est ouvert aux salariés en contrat à durée indéterminée et à durée déterminée, sous réserve de la capacité du salarié à travailler à distance de façon régulière et autonome.

De plus, le télétravailleur doit être apte à pouvoir s’organiser, gérer ses propres horaires de travail et repos, et il ne doit pas avoir besoin d’un soutien managérial important.

Pour les salariés nouvellement recrutés, ou qui changent de fonction au sein de l’entreprise, il pourra être envisagé une mise en place progressive du télétravail afin de garantir une bonne intégration au sein du nouveau collectif de travail.

Cette mise en place progressive sera appréciée en fonction du degré d’autonomie du salarié et des missions confiées.

Les stagiaires, les apprentis, les titulaires d’un contrat de professionnalisation pourront accéder au télétravail dans une limite de 1 journée par semaine, en fonction des besoins pour l’apprentissage de leur poste.

3 / CONDITIONS D’ACCES AU TELETRAVAIL

Les parties signataires indiquent que, hors de circonstances exceptionnelles, le télétravail repose sur les principes du volontariat du salarié; et de réversibilité à l’initiative du salarié ou de l’employeur.

3.1 / Les activités concernées et les critères 

Le télétravail est ouvert :

• aux salariés bénéficiant de l’autonomie nécessaire en termes de compétences techniques, ayant la capacité à organiser leur activité et leurs temps de repos, n’ayant pas besoin d’un soutien managérial important.

• aux salariés dont les activités peuvent être exercées de façon partielle à distance.

A ce titre l’accès au télétravail, ou le nombre de jours accessibles en télétravail, devra être évalué en fonction de la nature des activités et des besoins de l’organisation afin d’assurer la continuité de service, la mission de service public de la MSA et le maintien de ces objectifs de performance.

Sont éligibles au télétravail l’ensemble des activités exercées par les salariés, à l’exception des activités nécessitant :

• un accueil ou une présence physique sur le terrain ou dans les locaux ainsi que les activités qui en découlent,

• l’accomplissement de travaux nécessitant l’utilisation de logiciels ou applications faisant l’objet de restrictions d’utilisation à distance, ou l’utilisation d’outils spécifiques,

• l’accomplissement de travaux nécessitant le retour dans l’entreprise : reprographie, accès aux dossiers non numérisés ou aux archives….ou portant sur des documents confidentiels dès lors que le respect de la confidentialité ne peut être assuré en dehors des locaux de l’entreprise,

• la participation à des réunions ou formations lorsque la présence de l’agent est requise.

3.2 / L’information sur l’accès au télétravail 

Une information sera faite auprès de l’ensemble des salariés lors de la mise en œuvre du présent accord.

Chaque salarié sera informé dès son arrivée à la MSA par le service Ressources Humaines des conditions d’accès au télétravail.

3.3 / La procédure de demande d’accès au télétravail 

Le salarié souhaitant accéder au télétravail pourra exprimer sa demande à tout moment auprès de son responsable hiérarchique, via le formulaire de demande dédié à cet effet (annexe 1)

Le responsable hiérarchique évaluera la demande au regard des critères établis par l’accord.

Il appréciera la compatibilité de la demande avec la nature des activités exercées, l’organisation de l’unité de travail, l’intérêt du service et la nécessaire continuité de service.

L’inéligibilité de certaines activités au télétravail, si celles-ci ne constituent pas la totalité des activités exercées par l’agent, ne s’oppose pas à la possibilité pour l’agent d’accéder au télétravail dès lors qu’un volume suffisant d’activités télétravaillables peut être identifié et regroupé.

L’analyse de l’activité réelle doit permettre d’identifier la part qui peut être réalisée à distance.

Le nombre de jours de télétravail sera arrêté en fonction de ces éléments.

Au sein de la MSA Haute-Normandie une attention particulière sera portée aux situations suivantes :

• aux salariés bénéficiaires de la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé et/ou d’une pension d’invalidité de première catégorie,

• aux situations de retour à l’emploi et/ou aux situations qui nécessitent un aménagement des conditions de travail recommandé par la médecine du travail,

• aux salariés éloignés géographiquement ou ayant des temps de trajets journaliers conséquents,

• aux salariés seniors en dernière partie de carrière.

Chaque demande fera l’objet d’un examen par le supérieur hiérarchique et d’un échange avec l’agent permettant de définir les activités réalisables en télétravail et leurs modalités de suivi.

L’avis favorable, ou non, du responsable hiérarchique sera formulé sur la base de critères objectifs et transmis à la Direction pour validation. Il mentionnera le nombre de jours de télétravail retenu.

La direction examinera la demande en fonction notamment des éléments suivants :

-Le respect des conditions techniques prévues,

-L’avis du responsable,

-L’application des critères d’accès

-L’équité organisationnelle et de la possibilité d’accès au télétravail

La demande validée sera ensuite transmise au service ressources humaines pour enregistrement.

3.4 / La réponse à la demande d’accès au télétravail

La direction dispose d’un mois pour répondre à la demande de télétravail.

L’accès au télétravail sera possible au plus tard 1 mois après l’accord de la direction et prendra effet au 1^er jour du mois suivant l’acceptation.

En cas de refus de la demande du salarié, la notification devra être motivée et adressée au salarié par écrit.

3.5 / Dispositions transitoires de gestion du nouveau dispositif de télétravail :

Afin d’anticiper l’impact du télétravail sur l’organisation interne des services, les demandes des agents formulées à l’occasion du déploiement initial de l’accord s’organiseront sur une seule campagne en octobre.

L’entrée en vigueur du présent accord sera accompagnée d’une campagne de communication interne portant sur les dispositions de l’accord.

De manière transitoire, la charte de télétravail occasionnel ainsi que les options de recours au télétravail acceptées dans le cadre de de celle-ci (autorisations, nombres de jours et répartition) seront maintenues jusqu’au 1^er octobre 2022.

4 / MODALITES DE GESTION DU TELETRAVAIL

4.1 / Les régimes de télétravail

Il convient de distinguer la situation des salariés dont l’activité était précédemment toujours réalisée en présentiel de celle des cadres encadrants et fonctionnels et des salariés itinérants compte tenu des spécificités des métiers.

En ce qui concerne l’accès au télétravail des salariés en situation de handicap et des femmes enceintes, une analyse individuelle sera effectuée en concertation entre le salarié concerné, la direction et l’encadrement.

L’ensemble des régimes de télétravail prévus au présent accord pourra permettre de disposer de la flexibilité nécessaire pour apprécier et prendre en compte la situation spécifique de ces salariés.

Un accès progressif au télétravail pourra également être mis en œuvre.

• Le régime « fixe »

Il concerne les agents qui exerçaient auparavant la totalité de leur activité en présentiel.

Les jours de télétravail sont positionnés de manière fixe sur la période hebdomadaire.

• Le régime « forfait annuel » pour les cadres

Il concerne les cadres managers ou fonctionnels, les médecins, les infirmières, les travailleurs sociaux, les contrôleurs externes, les conseillers PRP, les conseillers animateurs territoriaux

Les salariés concernés bénéficieront d’un forfait annuel de 80 jours de télétravail (TLT) par exercice civil, à utiliser jusqu’à 3 jours maximum par semaine. Les jours de télétravail pourront être pris en demi-journée.

Cette annualisation vise à apporter la flexibilité nécessaire pour répondre à nos missions de service public, à donner de la souplesse pour la réalisation de certaines activités et la participation aux réunions.

Concernant les temps partiels, le forfait jours sera de 50 jours pour un contrat de travail à 80% et de 60 jours pour un contrat de travail à 90%.

En cas d’absence maladie de plus d’un mois, le forfait jours sera réduit de 7 jours par mois d’absence.

Ce forfait sera proratisé, lors de l’année d’entrée en vigueur de l’accord, en fonction de la date d’agrément de l’accord sur la base de 20 jours par trimestre, mais également en cas de suspension de l’accord.

• Le régime dérogatoire : fixe avec des périodes neutralisées / forfait avec des périodes neutralisées / par roulement (Ex : comptabilité, présence employeur, Relation adhérents…)

Pour des nécessités liées à la nature même des activités, et indépendamment du statut du salarié, certains postes seront accessibles au télétravail sous réserve :

• soit de la neutralisation d’une période ou de périodes spécifiques ;

• soit d’un changement de rythme de télétravail par minoration du nombre de jours hebdomadaires pendant une période donnée.

• soit par l’organisation de périodes de roulement.

Les périodes neutralisées, ou minorées, seront mentionnées dans l’avenant au contrat de travail qui sera proposé au télétravailleur.

Une liste des postes et des activités concernées par ce régime dérogatoire sera présentée chaque année au CSE.

L’indemnité de télétravail visée à l’article 7 du présent accord ne sera pas versée durant les périodes neutralisées dès lors que celles-ci seront équivalentes à 1 mois ou sera minorée en fonction du nombre de jours retenu.

La mise en œuvre du dispositif prévue dans la convention de télétravail se fera en concertation entre le salarié et son encadrement.

• Le régime de maintien ou retour à l’emploi

Le télétravail peut constituer une modalité d’aménagement de travail visant à prévenir les risques de désinsertion professionnelle :

• Suite à un congé pour raison de santé

• Pour les salariés atteints d’une pathologie chronique évolutive justifiant de soins périodiques mais ne justifiant pas de l’impossibilité de travailler.

Après avis du médecin du travail, et étude de poste (critères d’accès au télétravail), le nombre de jours de télétravail pourra aller jusqu’à 5 jours par semaine avec un retour sur site périodique obligatoire établi en concertation avec l’encadrement et la direction.

L’accès à ce dispositif ne pourra pas excéder 6 mois. Il fera l’objet d’une évaluation mensuelle par l’encadrement et il pourra être remis en cause en cas de difficulté avérée.

La convention individuelle de télétravail fixe le terme au-delà duquel le dispositif aménagé de télétravail prend fin.

Le nombre et les jours télétravaillés sur recommandation médicale sont fixes et précisés dans l’avenant de convention de télétravail pour raisons médicales.

Dans ce cas le niveau d’indemnisation du télétravail au-delà de 3 jours hebdomadaires se fera conformément à l’article 7 du présent accord sur la base maximale forfaitaire de 3 jours de télétravail par semaine.

4.2 / Formalisation par avenant 

Au regard de la diversité des situations de télétravail, il est convenu que le passage au télétravail s’accompagnera de la signature préalable d’un avenant au contrat de travail qui fixera les modalités d’exécution du télétravail.

Cet avenant précisera également :

• L’adresse et le lieu du télétravail,

• Le matériel mis à disposition du salarié et les conditions d’utilisation de celui-ci,

• Les modalités d’exécution du télétravail (répartition des jours de télétravail, recours au dispositif d’horaires variables avec badgeage en ligne, utilisation des agendas électroniques…)

• La durée de l’autorisation de télétravail et les règles de réversibilité du télétravail,

• Le rappel des règles de sécurité, de confidentialité, de conformité et de déontologie.

La signature de l’avenant vaudra acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail.

4.3 / Le renouvellement de l’autorisation de télétravail / la renonciation

L’accord d’accès au télétravail est formalisé par un avenant à contrat de travail pour une durée d’un an.

Le principe d’une reconduction tacite est retenu durant la durée de l’accord sous réserve que les critères d’accès au télétravail soient les mêmes que ceux établis lors de l’autorisation initiale.

L’encadrement devra accorder une attention particulière aux renouvellements afin de garantir un égal accès à ce dispositif aux nouveaux agents qui souhaiteraient y accéder.

Il pourra être dérogé en cours d’année à la reconduction tacite suite au bilan réalisé lors de l’entretien annuel (EAE) avec le responsable hiérarchique, ou lorsque que le salarié ne rentre plus dans les critères d’attribution ou rencontre des difficultés avérées au regard du télétravail.

L’employeur comme le salarié peuvent mettre fin au télétravail à tout moment moyennant le respect d’un délai de prévenance d’un mois.

Lorsque l’arrêt du télétravail est à l’initiative de l’employeur celui-ci doit faire l’objet d’un écrit motivé.

Le salarié qui souhaite modifier les modalités de son recours au télétravail (nombre de jours, jours) doit formuler une nouvelle demande de télétravail 2 mois avant la date d’effet souhaitée. Elle est soumise à la même procédure d’accès que la demande initiale

5 / ORGANISATION DU TELETRAVAIL

• Salariés bénéficiant du régime « fixe » ou « fixe dérogatoire »

Le télétravailleur devra être présent dans son unité de travail, au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail, soit trois jours de télétravail maximum par semaine pour un temps plein.

Le télétravail s’effectue par journée entière de travail, et l’option retenue sur le nombre de jours de télétravail ne peut varier d’une semaine sur l’autre.

• Salariés bénéficiant du régime « forfait » ou « forfait dérogatoire »

Le télétravailleur devra être présent dans son unité de travail, au moins 2 jours par semaine.

Le télétravail s’effectue par journée entière de travail ou demi-journées et peuvent varier d’une semaine à l’autre.

• Dispositions communes 

L’encadrement sera garant de l’obligation pour tout salarié d’être deux jours par semaine en présentiel.

Des exceptions  à la réalisation des journées de télétravail sont possibles, sans report de celles-ci et en respectant un délai de prévenance de 2 jours calendaires afin de s’organiser, sauf circonstances exceptionnelles:

• A la demande de son responsable, une ou plusieurs journées de télétravail peuvent être annulées.

• A la demande du salarié, une ou plusieurs journées de télétravail peuvent être annulées.

• A la demande du salarié, l’encadrement pourra octroyer à titre exceptionnel, une ou plusieurs journées de télétravail dans le respect de la limite maximale de 3 jours et de 2 jours de présentiel sans indemnisation supplémentaire.

La prise d’un jour de congé, de RTT ou de repos forfait, de récupération, en cas d’arrêt maladie ou de tout autre type d’absence sur un jour télétravaillé ne constitue pas un motif de report ou une modification des jours télétravaillés.

En cas de circonstances exceptionnelles inhérentes au salarié (situation d’urgence, cas de force majeure, raison de service), sur accord préalable de sa hiérarchie, le salarié pourra bénéficier à titre dérogatoire du report des journées de télétravail dans la même semaine.

En cas de problème technique au domicile du salarié, celui-ci devra, dans la mesure du possible, revenir sur son lieu de travail habituel.

Si le salarié ne veut pas revenir, il lui appartiendra de régulariser sa situation avec l’accord du responsable (congé payé, crédit d’heure, jour de repos).

En cas de circonstances particulières liées aux intempéries empêchant le trajet domicile / travail (neige, verglas, inondation….) ou de canicule ; le salarié qui devait initialement réaliser une journée au sein de son unité de travail pourra l’effectuer en télétravail.

Il informera dès que possible son encadrement.

Cette journée sera considérée comme une journée supplémentaire de télétravail accordée au titre de la prévention des risques professionnels et n’aura pas d’impact sur le nombre de jours définis de télétravail dans la convention individuelle.

Elle n’ouvrira pas de droit à indemnisation supplémentaire.

6 / TEMPS ET CHARGE DE TRAVAIL / DROIT A LA DECONNEXION ET RESPECT DE LA VIE PRIVEE

6.1 : Temps et charge de travail 

Les journées de télétravail doivent être établies en conformité avec les dispositions de l’accord sur la gestion du temps de travail en vigueur dans l’entreprise.

Une attention particulière sera portée sur le respect des règles légales relatives aux durées maximales de travail et aux temps de repos.

L’activité du télétravailleur (charge de travail, délais d’exécution, objectifs, etc…) doit être équivalente à celle attendue lorsqu’il travaille dans les locaux de l’organisme.

Le responsable détermine les travaux à réaliser en télétravail, ceux-ci feront l’objet d’un suivi et d’un rendu compte dans les mêmes conditions que pour un salarié présent sur site.

Les modalités de suivi de la charge de travail, des conditions d’activités sont fixées avec le responsable hiérarchique et devront être évoquées lors de l’Entretien Annuel d’Evaluation.

La journée de travail sera matérialisée :

• Pour les badgeurs : par le biais de l’application de gestion du temps de travail. Les horaires sont ainsi déclarés par badgeuse virtuelle sur le poste de travail ainsi que leur statut de télétravailleur (mention spécifique à cocher)

La journée de télétravail doit également être mentionnée dans l’agenda électronique

Afin d’assurer le respect de la vie privée des salariés et leur droit à la déconnexion, les salariés devront signaler les plages horaires ou ils ne sont pas joignables en se déconnectant temporairement de Teams

• Pour les salariés au forfait (cadres) ou au déclaratif : pour faciliter le suivi de consommation du forfait, un compteur « télétravail » sera crée dans l’application de gestion du temps. Chaque cadre devra y poser ses journées ou demi-journées de télétravail.

La journée de télétravail doit également être mentionnée dans l’agenda électronique

Ces salariés sont tenus de s’organiser pour respecter un repos quotidien de 11 heures minimum entre deux périodes de travail effectif et un repos de 24 heures consécutives auquel s’ajoute le repos quotidien.

Afin d’assurer le respect de la vie privée des salariés et leur droit à la déconnexion, les salariés devront signaler leur injoignabilité en se déconnectant temporairement de Teams.

6.2 / Droit à la déconnexion

Aucune activité à domicile ne pourra être demandée au télétravailleur en dehors de ses horaires de travail ni en cas d’absence pour maladie ou congé.

Le télétravail devra s’inscrire dans le respect des dispositions de l’accord sur le droit à la déconnexion en vigueur au sein de la MSA Haute-Normandie et de l’article 6.4 de l’accord relatif au télétravail en MSA du 12 octobre 2021.

7 / LOCAUX ET EQUIPEMENTS

7.1 Les locaux de télétravail

Le télétravail peut être exercé au domicile du salarié, dans un espace collectif dédié en dehors des locaux de l’organisme ou dans une autre résidence déclarée si l’équipement informatique dédié peut y être transporté.

Le lieu d’exercice du télétravail doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité et des dispositions relatives à l’aménagement de poste contenues dans l’accord national relatif à l’emploi des salariés handicapés.

Le salarié, pour l’exercice du télétravail, doit disposer d’un accès internet haut débit fiable, condition indispensable à la réalisation du télétravail.

Un réseau personnel défaillant qui entrainerait des problèmes techniques récurrents, pourra entrainer l’arrêt du recours au télétravail.

Le ou les lieux d’activité sont mentionnés dans l’avenant de convention individuelle de télétravail.

Pour chacun de ce ou de ces lieux sont à fournir, lors de la demande, une attestation d’assurance multirisque habitation indiquant que le salarié est couvert pour le télétravail à son domicile ou dans le lieu d’exercice retenu dans l’avenant de convention individuelle.

La fourniture de cette attestation conditionne l’accès au télétravail.

L’employeur informera le télétravailleur de la nécessité de disposer d’une installation électrique conforme et lui remettra une fiche technique lui permettant de procéder visuellement à la vérification de son installation électrique.

Le changement de lieu d’exercice du télétravail doit donner lieu à la rédaction d’un nouvel avenant et à la délivrance de nouvelles attestations.

L’employeur, les représentants du personnel compétents en matière d’hygiène, sécurité et conditions de travail, ont accès aux lieux de télétravail, sous réserve de l’accord écrit du télétravailleur et en sa présence.

7.2 / Les moyens mis à dispositions de l’agent en télétravail

L’avenant au contrat de travail précise la liste du matériel mis à disposition du télétravailleur par l’employeur. L’usage de celui-ci est uniquement professionnel.

Ainsi sont mis à disposition du télétravailleur :

• Un poste de travail informatique nécessaire à la pratique de l’activité (clavier, écran et unité centrale amovible) et les câblages nécessaires

• Une caméra et un casque audio

• Une connexion à l’application TEAMS (ou toute autre solution de communication / application retenue au niveau de l’entreprise)

• Une solution de téléphonie (Softphone, mobile ou Teams)

• Un fauteuil de bureau pourra être mis à disposition sur demande du salarié en fonction des disponibilités de stocks au niveau de l’entreprise.

L’employeur prend en charge l’entretien, la maintenance et le dépannage du matériel fourni et communique aux télétravailleurs les règles d’usage des outils mis à disposition.

Le télétravailleur prend soin du matériel et des équipements qui lui sont confiés. Il informe sa hiérarchie immédiatement en cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol de matériel mis à disposition.

Au terme de l’autorisation de télétravail, le salarié doit restituer le matériel mis à disposition.

7.3 / Protection des données

L’organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Par ailleurs, tous les salariés en télétravail s’engagent à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’organisme, et en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer la protection des données et informations de l’entreprise à leur domicile ou lieu d’exercice du télétravail.

Il s’engage également à respecter la charte informatique de l’entreprise.

7.4 / Prise en charge des coûts liés au télétravail

• Indemnité forfaitaire de télétravail

Le télétravailleur bénéficiera d’une indemnité forfaitaire d’un montant de 2,50 euros par journée de télétravail.

Elle sera payée mensuellement :

• Régime fixe : paiement sur le mois en cours

• Régime forfait : paiement sur le mois m+1 en fonction des journées réalisées sur le mois m.

Cette indemnité est destinée à prendre en compte les frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (internet, électricité, chauffage, eau, …). Cette indemnité est versée chaque mois.

Elle ne sera pas versée en cas de co-working ou de télétravailleur dans les locaux d’un autre organisme MSA.

Par ailleurs, l’employeur s’engage à prendre en charge, sur présentation d’un justificatif, le surcout éventuel de l’assurance multirisque habitation au titre du télétravail.

Le versement de cette indemnité est suspendu dès lors que le télétravailleur est absent, hors congés payés, la totalité d’un mois civil.

Le télétravailleur conserve les mêmes droits que les autres salariés de l’organisme concernant le remboursement des titres de transports mensuels ou le versement de la prime de transport prévue par accord d’entreprise du 9 juillet 2010.

Le recours au télétravail dans un autre lieu que le domicile du salarié ne donnera pas lieu à attribution d’indemnité kilométrique.

8 / SANTE ET SECURITE DU TELETRAVAILLEUR :

8.1 / Respect de la vie privée du salarié

Les modalités sont fixées conformément au chapitre VI du présent accord portant sur le temps et la charge de travail.

L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du télétravailleur à son domicile.

En dehors de ces horaires de travail le salarié ne saurait être contacté.

8.2 / Sensibilisation et formation dans le cadre du télétravail

Le personnel dispose des modalités pratiques d’organisation et de suivi du télétravail par une information disponible sur l’intranet.

Un vadémécum des conditions requises et de sensibilisation pour le télétravail est mis à disposition des télétravailleurs. Il porte sur les actions de nature à préserver leur santé, leur sécurité, l’ergonomie du poste de travail. Il rappelle les précautions à prendre pour éviter ou limiter les effets d’un travail isolé.

Les managers chargés d’encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance. Des ateliers managériaux seront mis en place avec pour objectifs :

• De développer de nouveaux modes de management collaboratifs,

• De permettre aux managers de prendre en main des pratiques et des outils opérationnels pour animer des équipes à distance.

L’ensemble des salariés télétravailleurs bénéficieront :

• d’une formation sur l’utilisation de l’ensemble des outils de communication mis à leur disposition et des applications collaboratives utilisées dans l’entreprise

• seront sensibilisés à cette forme d’organisation du travail (ainsi que sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail)

8.3 / Sécurité des salariés

L’employeur et le télétravailleur doivent respecter les règles de prévention des risques professionnels applicables dans l’organisme.

Le télétravailleur bénéficie, comme les salariés exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise, de la législation relative aux accidents du travail.

En cas d’accident dans le cadre du télétravail lors de des heures d’activité, il lui appartient de déclarer et de faire constater par tous les moyens possibles les circonstances exactes de l’accident dont il a été victime.

Sauf impossibilité liées aux circonstances, celui-ci prévient le service ressources humaines et sa hiérarchie de la survenance de l’accident dans un délai maximum de 24 heures.

Le traitement de cette déclaration par l’organisme se fera de la même façon que pour un accident survenu dans les locaux de l’organisme.

9 / DROITS INDIVIDUELS ET COLLECTIFS / REGLES COMMUNES

9.1 / Droits individuels et collectifs 

L’accès au télétravail, en tant que tel, parce qu’il modifie uniquement la manière dont le travail est effectué, n’affecte pas la qualité de salarié du télétravailleur.

Ce dernier bénéficie des mêmes droits et avantages légaux, conventionnels et locaux que les salariés travaillant dans l’organisme.

Le passage en télétravail ne doit pas influencer les déroulements de carrière des salariés.

Le télétravailleur a accès, dans les mêmes conditions, aux dispositifs relatifs à la formation professionnelle.

Le ou les jours de télétravail seront annulés dans l’hypothèse d’une formation se déroulant sur une ou plusieurs journées de télétravail.

Il bénéficie des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés, de l’information diffusée par les instances représentatives du personnel, et peut exercer un mandat de représentation du personnel.

9.2 / Règles communes de joignabilité

Une charte sera élaborée afin de définir les pratiques attendues en matière de joignabilité, de respect de l’équilibre vie privée vie professionnelle et de droit à la déconnexion.

10 / CONSULTATION DU COMITE SOCIAL ECONOMIQUE

La mise en place de l’accord de télétravail fera l’objet d’une consultation préalable du CSE dans le cadre de ses prérogatives et mandats.

Un point de situation sur la mise en place du télétravail au sein de l’organisme sera présenté au terme des six premiers mois aux instances représentatives du personnel. Par la suite, un bilan annuel sera présenté aux IRP.

11 / SUIVI DE L’ACCORD DE TELETRAVAIL

Un bilan d’application du présent accord sera effectué chaque année et intégré au Bilan Social.

A ce titre il sera présenté au CSE et aux organisations syndicales.

Ce bilan quantitatif et qualitatif devra permettre d’apprécier :

• La bonne application de l’accord et l’homogénéité des pratiques

• Le nombre et la répartition des télétravailleurs

• Le respect des conditions d’accès (nombre de demandes, acceptation ou refus…)

12 / ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD, DUREE ET CLAUSE DE REVOYURE

Le présent accord local prendra effet au 1^er jour du mois suivant son agrément et dans le respect des dispositions transitoires prévues à l’article 3.5.

Il ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.

Conformément aux dispositions légales le présent accord peut faire l’objet de révision.

Il est conclu pour une durée déterminée de 4 ans.

Les parties conviennent, afin de réfléchir aux éventuelles adaptions nécessaires, de se revoir en fonction de la périodicité définie dans le cadre de l’accord sur l’agenda social de la MSA Haute-Normandie en date du 12 novembre 2019 soit au moins tous les 4 ans.

13 / PUBLICITE ET DEPOT

Le présent accord sera diffusé à l'ensemble du personnel.

Le présent accord sera déposé conformément à l’article L. 2231-6 du code du travail auprès de la DREETS et auprès des secrétariats greffe des conseils des Prud’hommes d’Evreux et de Rouen.

Fait à Evreux, le 25 Mai 2022

Directrice générale

Syndicat C.F.D.T Syndicat U.N.S.A-AA

Représenté par : Représenté par :

ANNEXE 1 / Accord télétravail MSA Haute-Normandie

DEMANDE DE TELETRAVAIL

NOM / PRENOM :

SERVICE:

Je demande à pouvoir accéder au télétravail dans les conditions suivantes :

Régime fixe 

Pour les temps plein = 3 jours maxi de télétravail hebdo

Télétravail en journée pleine

2 jours de présence sur site obligatoire

Si oui, pour combien de jour par semaine : 1 2 3

Pour les temps partiels :

(2 jours de présence sur site obligatoire)

90 % de temps (2,5 jours hebdo maxi dont 0,5 jour sur la journée du 90%)

80 % de temps hebdo (2 jours hebdo maxi)

60% de temps hebdo (1 jour hebdo maxi)

50 % de temps hebdo (0,5 jour hebdo maxi)

Si oui, pour combien de jour par semaine 0.5 1 2 2,5

Régime forfait  (cadres managers ou fonctionnels)

Pour les temps plein

2 jours de présence obligatoire sur site

Maximum annuel de 80 jours de télétravail

Télétravail en journée pleine ou demi-journée.

Je suis en temps plein et j’opte pour le forfait 80J/an oui non

Pour les temps partiels

2 jours de présence obligatoire sur site

90% de temps (Télétravail en journée pleine ou demi-journée dans la limite de 60 jours /an)

80% de temps (Télétravail en journée pleine ou demi-journée dans la limite de 50 jours/an)

Je suis en temps partiel et j’opte pour le forfait de 60J 50J

Régime dérogatoire (Régime fixe ou forfait avec spécificités) 

Attention cette partie doit être renseignée en concertation entre le salarié et sa hiérarchie

Certaines fonctions (Ex : Relations adhérents, comptabilité, Présence Employeurs…) sont éligibles au télétravail sous réserve :

- De la neutralisation d’une ou plusieurs périodes de l’année

• D’un changement de rythme de télétravail par minoration du nombre de jours hebdomadaires pendant une période donnée

• De la nécessité d’organiser le télétravail par roulement

M. ou Mme ………………………………………………………………….sera concerné(e)par :

• La neutralisation d’une ou plusieurs périodes (indiquer la ou les périodes neutralisées dans l’année)

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

• Le changement de rythme de télétravail par minoration du nombre de jours hebdomadaires pendant une période donnée (indiquer le nombre de jours retenus et la période donnée)

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

• L’organisation du télétravail par roulement (indiquer le mode d’organisation par roulement : ex/ 1 semaine 1 jours et semaine suivante 2 jours)

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Les jours de télétravail et le mode d’organisation du télétravail doivent être établis en concertation avec vos encadrants en prenant en compte l’organisation de l’unité de travail, de la continuité de service public, l’expérience acquise du télétravail et l’autonomie.

Le ___/ ___ /___/ 2022

Visa du salarié Visa du Responsable

*Si vous venez d’opter pour le télétravail nous vous demanderons de fournir pour le 1er Octobre :

• une attestation de votre assurance responsabilité civile habitation indiquant que vous êtes couverts pour le télétravailleur pour le ou les lieux d’exercice du télétravail

• Les salariés qui avaient déjà opté pour le télétravail occasionnel dans le cadre de la précédente charte ne sont pas tenus de fournir à nouveau ces éléments sauf en cas de changement de lieu d’exercice du télétravail