Accord relatif aux modalités d’organisation par vote électronique des élections du Comité Social et Economique de Tristone Flowtech France

Entre

La société TRISTONE FLOWTECH France SAS, immatriculée au RCS de Nantes sous le numéro 522 985 191, situé ZI de Nantes, Carquefou 44474 Carquefou Cedex, représentée par le Directeur Général et la Responsable des Ressources humaines,

D’une part,

Et

La C.F.D.T., représentée par son DS,

La C.G.T., représentée par son DS,

D’autre part.

(Ci-après dénommées ensemble « les parties »)

Il a été convenu :

De signer un accord collectif sur le vote électronique pour l'élection des membres du comité social et économique.

PREAMBULE

Conformément à l’article L. 2314-26 du Code du travail, les élections des membres du Comité social et économique peuvent être organisées par voie électronique.

Les Parties au présent accord ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles pour le renouvellement du Comité social et économique de la société TRISTONE FLOWTECH France.

C’est dans ces conditions que les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique dans le cadre des conditions et modalités exposées ci-après.

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

La société TRISTONE FLOWTECH France et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral distinct, notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

1. ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE ELECTRONIQUE

   1. Objet et champ d’application de l’accord

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de la société TRISTONE FLOWTECH FRANCE pour les prochaines élections professionnelles, étant souligné que le principe du recours au vote électronique sera également prévu par le protocole d’accord préélectoral.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à sa disposition) ayant la qualité d’électeurs pour les élections professionnelles.

Elections par voie électronique et recours à un prestataire

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles au sein de la société TRISTONE FLOWTECH FRANCE, un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet est mis en œuvre pour le premier tour et le second tour le cas échéant.

La solution de vote Votéo par internet de la société AKG Solutions a été retenue.

Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.

Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10 du Code du Travail, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

La mise en place du vote électronique est encadrée par la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.

La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent accord et de ses annexes.

Protection des données à caractère personnel

Les élections professionnelles au sein de TRISTONE FLOWTECH FRANCE amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

TRISTONE FLOWTECH FRANCE informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679.

AKG Solutions, à qui TRISTONE FLOWTECH FRANCE fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

2. Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

   1. Accès au système de vote électronique

Les électeurs seront informés des modalités de déroulement du vote via la publication du présent accord ainsi que du protocole d’accord pré-électoral par voie d’affichage dès le lendemain de sa signature.

Le vote se déroulera uniquement par le biais de la plateforme de vote en ligne Votéo selon les modalités décrites ci-dessous. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

Un ordinateur en libre-service sera mis à disposition des électeurs dans les locaux TRISTONE FLOWTECH France, dans la salle Walbrzych pour le 1^er tour entre 8h et 16h30 le 24 et le 25 octobre et pour le 2^ème tour entre 8h et 16h30 le 7 et le 8 novembre.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges (précisé article 2.4). L’électeur reçoit une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales

Préparation du système de vote électronique

La conception et mise en place du système de vote électronique Votéo sont confiées à la société AKG SOLUTIONS qui s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R2314-9 du Code du travail. Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction.

L’employeur informe les organisations syndicales de l’accomplissement de ces formalités (R2314-11).

Les listes électorales, candidates, et membres du bureau de vote sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les professions de foi, logos, et photos éventuelles doivent être communiquées au prestataire au format électronique et selon les modalités décrites à l’article 9.

Validation, test du système de vote, cellule d’assistance technique

Une procédure de validation et scellement précède l’ouverture du scrutin. Cette procédure a pour objectif de tester le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle est menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote, en présence des représentants des organisations syndicales et d’un membre de la direction.

Suite à la vérification du système le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système devient alors inviolable et inchangeable jusqu’à la fin du scrutin.

Le scellement donne lieu à la création de trois clés appelées clés de chiffrement. Ces clés sont confiées à trois membres du bureau de vote et devront être renseignées à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultats.

Authentification de l’électeur

Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus devront garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative (objectif de sécurité n° 2-04).

Ainsi l’authentification de l’électeur se fera de la manière suivante :

• Transmission du code identifiant et du mot de passe

• Envoi de l’identifiant et du mot de passe par adresse courriel pour le personnel ayant une adresse mail professionnelle nominative et par courrier pour le personnel n’ayant pas d’adresse email professionnelle nominative.

Chaque électeur recevra un email ou un courrier comportant les dates du scrutin (le premier tour uniquement), l’adresse du site en lien cliquable (hyperlien) et en toutes lettres, le numéro et courriel de l’assistance, un rappel sur les droits RGPD de l’électeur et le mode opératoire de vote (en pièce-jointe ou en papier).

L’envoi de courriel se fait systématiquement avec une notification de distribution pour confirmer la réception du message sur la messagerie de l’électeur et un accusé de lecture lorsque l’électeur a ouvert et lu le message (si l’électeur clique sur le bouton correspondant).

Seuls les électeurs devant voter recevront un mail. Si l’électeur appartient à un collège où il y a carence, il ne recevra pas d’identifiants.

Pour les électeurs recevant un courrier, ils recevront tous un courrier, qu’il y ait carence ou pas.

En cas de second tour, l’identifiant adressé reste valable.

• Défi complémentaire

Le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire :

• La date de naissance

  5. Déroulement de l’opération de vote

Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein d’une liste si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance et à son établissement. Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive. La validation entraîne transmission du vote et émargement. Elle fait également l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-16 et R2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste, et les représentatifs de l’employeur désignés peuvent consulter, grâce à un identifiant et mot de passe personnels, le taux de participation. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Plusieurs rappels seront faits pendant la durée des élections en reprécisant les heures d’ouverture et de fermeture de la période de vote.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.

Descellement et dépouillement

Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote. A l’heure de fermeture du scrutin le vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote. A l’issue du dépouillement le fichier de compte-rendu de résultats et les PVs CERFAs sont édités automatiquement. Il convient alors aux membres du bureau de valider et signer ces documents.

Le dépouillement doit être effectué même en cas de carence ou de quorum non-atteint au premier tour.

Le compte-rendu de résultats sera affiché dans les locaux de la société sur des panneaux prévus à cet effet.

Assistance téléphonique et courriel

Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

L'assistance sera joignable :

• Par téléphone 02 41 57 91 07 du lun. au ven. et de 9h à 17h

• Par courriel à l’adresse support@akg-solutions.com 7j/7 de 9h à 22h

  8. Composition du bureau de vote

Compte tenu de l’organisation par vote électronique, un bureau de vote unique sera mis en place pour l’ensemble des collèges pour les deux tours de scrutin.

Il sera composé d’un Président et de deux Assesseurs qui veilleront au bon déroulement du scrutin. Les Président et Assesseurs sont nommés d’un commun accord entre la Direction et les organisations syndicales ayant présenté des listes aux élections. Ils ont la qualité d’électeurs et ne sont pas candidat aux élections.

Dans la mesure du possible, un représentant de chaque collège électoral devra être présent dans le bureau de vote.

Le bureau de vote aura en charge le bon déroulement des opérations électorales, la validation du dépouillement des scrutins, et la proclamation des résultats. Il sera notamment investi des missions suivantes :

• La recette et scellement du système de vote

• Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par AKG SOLUTIONS.

L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée au prestataire AKG SOLUTIONS qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel. Ils pourront ainsi consulter le taux de participation pendant la période de vote.

Une notice explicative détaillée sera annexée au cahier des charges du prestataire synthétisant les opérations à mener.

Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement

La veille de l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.

Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales, de la direction et d’un représentant AKG SOLUTIONS, vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.

Le président du bureau de vote se connecte à la console d’administration du vote et clique sur le bouton « Validation et scellement » de la console pour lancer la procédure. La première partie est la Validation. Lors de cette partie, le Président doit alors :

• Vérifier les informations de vote (collèges, sièges, candidats, informations générales, dates de vote)

• Vérifier la liste électorale

• Vérifier que les urnes sont vides avant scellement

Ensuite le Président poursuit avec le « test à blanc ». C’est un vote fictif, en conditions réelles et avec les vrais écrans de vote (à l’exception des photos). Le président peut alors contrôler le raturage et affichage des listes. Une fois son choix fait, la dernière étape est la vérification du test à blanc, où le Président contrôle :

• que la liste d’émargement s’incrémente correctement

• que le bulletin transite correctement jusqu’à l’urne

• que lors du dépouillement de ce bulletin le choix de l’électeur est bien respecté (y compris les raturages.)

Si toutes les données et le test à blanc sont conformes, le Président, après consultation des autres membres du bureau de vote et des délégués de liste éventuels, procède au scellement du système. En cas de soucis quelconque, le Président peut annuler la procédure.

Notons qu’il est de la responsabilité du bureau de vote, des délégués de liste, et du représentant des organisateurs de bien vérifier la cohérence des données paramétrées. Une fois le système scellé, toute modification de candidat ou d’électeur sera impossible sans arrêter le vote.

A l’issue du scellement 3 clés électroniques sont transmises dans un fichier chiffré protégé par mot de passe à la personne indiquée en première page du cahier des charges. Ces trois clés sont nominatives et sont à conserver puis à transmettre aux trois responsables de clé (habituellement le Président et deux des assesseurs) lors de l’opération de descellement/dépouillement.

Fermeture du scrutin, dépouillement de l’urne électronique et procès verbaux

Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur des 3 clés électroniques.

Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote.

Signature du procès-verbal et des listes d’émargement

Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc.

Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.

Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.

Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.

Durée de conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections¹. Sont également conservées jusqu’à la fin du délai de contestation les listes d’émargement signées par les membres du bureau de vote.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.

Dispositions finales

Le présent accord est applicable à la société TRISTONE FLOWTECH FRANCE pour les élections des membres du comité social et économique.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2023 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive.

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Le présent accord pourra être révisé et dénoncé conformément aux dispositions légales applicables.

Un exemplaire signé du présent avenant est remis à chaque signataire.

Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 et suivants du code du travail.

Fait à Carquefou, le 27/09/2023

Pour Tristone Flowtech France		Pour le CFDT
		Pour la CGT

PJ :

Annexe 1 : Cahier des charges afférant au vote électronique

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1. C. trav. art. R2314-17↩