Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE SUR L'ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L'ELECTION DES MEMBRES DE LA DELAGATION DU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE" chez ENTREPRISE PUBLIQUE LOCALE - LOT AIDE A DOMICILE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE SUR L’ADOPTION DU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR L’ÉLECTION DES MEMBRES DE LA DÉLÉGATION DU PERSONNEL DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

ENTRE LES SOUSSIGNÉES

L’Entreprise Publique Locale LOT AIDE À DOMICILE, domiciliée 48 Rue Montaudié, 46000 CAHORS représentée par ………………….. agissant en qualité de Directeur Général Délégué et dûment habilité aux fins de signature des présentes.

D’UNE PART,

ET :

L’organisation Syndicale CFDT

Représentée dans l’entreprise par …………………, agissant en qualité de déléguée syndicale,

L’organisation Syndicale CGT

Représentée dans l’entreprise par …………………….., agissant en qualité de déléguée syndicale,

L’organisation Syndicale FO

Représentée dans l’entreprise par ……………………….., agissant en qualité de déléguée syndicale,

D’AUTRE PART

SOMMAIRE

1. OBJET CHAMPS D’APPLICATION

2. LE PROTOCOLE D’ACCORD PRÉÉLECTORAL

3. Mise en place du vote Électronique

4. VOTE ÉLECTRONIQUE ET VOTE À BULLETIN PAPIER

5. LIEU ET TEMPS DU SCRUTIN

6. DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE

7. INFORMATION ET FORMATION

8. GESTION DES LISTES ÉLECTORALES ET TRANSMISSION

9. ETABLISSEMENT DES LISTES ELECTORALES ET TRANSMISSION

10. CLÔTURE ET RÉSULTATS

11. SÉCURITÉ

12. DÉLAIS DE RECOURS ET DESTRUCTION DES DONNÉES

13. DURÉE

14. DÉNONCIATION ET RÉVISION

15. NOTIFICATION ET DÉPOT

PRÉAMBULE

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles. Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. La notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation d’une plateforme de vote par internet pour procéder aux opérations de vote.

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique élus au sein de l’EPL LOT AIDE A DOMICILE relèvent d’un protocole d’accord préélectoral.

Les parties s’accordent sur le fait que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’EPL LOT AIDE A DOMICILE, en permettant notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de bulletins, d'enveloppes éventuellement source d’erreurs),

• de pallier aux aléas postaux,

• d’augmenter la participation des électeurs,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral notamment :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote à savoir l’impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote à savoir l’impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote ;

• l’absence de pression sur l’exercice du droit de vote.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010) portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique) et le système retenu sera mis en place dans le respect du principe de sécurité prévu par les dispositions des articles R. 2314-9 et R. 2324-5 du Code du travail et conformément aux prescriptions de la délibération CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

1. OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’EPL LOT AIDE A DOMICILE appelés à voter aux élections des membres du comité social et économique.

2. LE PROTOCOLE D’ACCORD PRÉÉLECTORAL

La Direction et les organisations syndicales discuteront dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Les coordonnées du prestataire seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral

3. Mise en place du vote Électronique

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par l’EPL LOT AIDE A DOMICILE sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Une présentation par le prestataire a été faite aux organisations syndicales représentatives, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système.

4. VOTE ÉLECTRONIQUE ET VOTE À BULLETIN PAPIER

Les partenaires sociaux s’accordent sur la mise en place du vote hybride pour l’élection du comité social et économique dont les modalités seront décrites dans le protocole d’accord préélectoral.

Le vote hybride consiste dans un couplage du vote électronique et du vote papier à l’urne le dernier jour du scrutin.

Le vote par correspondance est exclu.

Un électeur ayant voté électroniquement ne sera pas autorisé à voter à l’urne.

5. LIEU ET TEMPS DU SCRUTIN

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire

Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…), matériel professionnel comme personnel.

6. DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, des codes d’accès conformément aux modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au prestataire de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne dont l’identité n’a pas été vérifiée ne pourra accéder au vote.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat même partiel n’est accessible.

Les parties conviennent que le taux de participation pourra être révélé quotidiennement si le scrutin se déroule pendant plusieurs jours.

7. INFORMATION ET FORMATION

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

A cet effet, une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, sera communiquée aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin, selon un calendrier inscrit sur le protocole d’accord préélectoral.

De même, il y aura une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation sera destinée aux personnes nommément désignés dans le protocole d’accord préélectoral.

Cette dernière pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote.

8. GESTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. Dans ce cadre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engage à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

9. ÉTABLISSEMENT DES LISTES ÉLECTORALES ET TRANSMISSION

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales sera transmise au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que les professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

10. CLÔTURE ET RÉSULTATS

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les « serveurs informatiques » sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote. Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les votes qui auront été effectués à l’urne seront ajoutés sous contrôle du bureau de vote après scellement des urnes.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

11. SÉCURITÉ

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur.

Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

12. DÉLAIS DE RECOURS ET DESTRUCTION DES DONNÉES

Le prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

13. DURÉE

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux prochaines élections des membres de la délégation du personnel du CSE et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive.

Il entrera en vigueur à compter de son dépôt.

14. DÉNONCIATION ET RÉVISION

Le présent accord pourra être révisé, conformément aux dispositions des articles L.2222-5, L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail, dans les conditions suivantes :

• toute demande devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires et comporter en outre les dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement,

• les parties ouvriront les négociations dans le délai d’un mois suivant réception de la demande de révision,

• les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord.

15. NOTIFICATION ET DÉPOT

Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la direction :

• un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre contre décharge à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise n’ayant pas signé l’accord,

• un exemplaire sera notifié par courrier électronique avec demande d’accusé de réception à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise absente lors de la séance de signature,

• deux exemplaires, dont une version signée des parties et une version publiable et anonyme, seront déposés sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail,

• un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de Cahors

Fait à Cahors, le 19 Décembre 2018 .en 5 exemplaires originaux

Pour l’organisation syndicale CFDT Pour LOT AIDE A DOMICILE

……………………….. ………………………………..

Déléguée Syndicale Directeur Général Délégué

Pour l’organisation syndicale CGT

………………………………………

Déléguée Syndicale

Pour l’organisation syndicale FO

……………………………………

Déléguée Syndicale

Annexe : Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique

CAHIER DES CHARGES

DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE

SOMMAIRE

1. Présentation générale du vote électronique

   1. Contexte de mise en œuvre du vote électronique

   2. Nature des prestations attendues

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

2.1 Système de vote électronique distant

2.2 Période des élections

2.3 Nature des élections

2.4 Sécurisation du système proposé

3. Scénario de vote

   3. Étapes

   4. Émargement électronique, unicité du vote

   5. Accusé d’enregistrement du vote

   6. Traitements sous-jacents

4. Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections

5. Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote

   7. Étapes

   8. Scellement du système

   9. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

   10. Résultats

   11. Liste des émargements

6. Assistance technique

7. Dispositifs de secours

8. Gestion du processus électoral et paramétrage de la solution

   12. Listes électorales et fichier des électeurs

   13. Moyens d’authentification

   14. Listes de candidats

   15. Recette du système de vote électronique

   16. Scrutin à blanc

   17. Prestation de conseil et d’assistance

9. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

   18. Disponibilité du système de vote électronique

   19. Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire

   20. Conservation des données

1. PRESENTATION GENERALE DES BESOINS / VOTE ELECTRONIQUE

1.1 Contexte de mise en œuvre du vote électronique

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles au sein de son entreprise , l’EPL LOT AIDE A DOMICILE souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet.

Les élections concernées sont l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues au code du travail, spécialement aux articles L2314-4 à L2314-10.

Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

Les élections professionnelles au sein de l’EPL LOT AIDE A DOMICILE amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées

2. Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges

2. FONCTIONALITE ATTENDUE DU VOTE ELECTRONIQUE

2.1 Système de vote distant

Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par l’EPL LOT AIDE A DOMICILE, mais chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.

2.2 Période des élections

La durée du premier tour de scrutin et d’un éventuel second tour sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24 depuis tout poste informatique connecté à Internet.

3. Nature des élections

L’élection à organiser est l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, titulaires et suppléants.

Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote

4. Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):

• le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;

• le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Par ailleurs, le prestataire fournira à l’EPL LOT AIDE A DOMICILE les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe, ou s’engagera à mettre à disposition de l’EPL LOT AIDE A DOMICILE les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par l’EPL LOT AIDE A DOMICILE . Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art.

2. SCENARIO DE VOTE

3.1 Etapes

Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :

• une étape d’authentification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;

• une étape de présentation des listes de candidatures en présence ;

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ;

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;

• la confirmation par l’électeur du choix effectué ;

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote

  2. Emargement électronique/ unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).

3. Accusé d’enregistrement du vote

L’électeur dispose de la possibilité de générer un accusé de confirmation de la prise en compte de son vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne les élections concernées, la date et l’heure d’émission de chaque suffrage ainsi qu’une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

3.4 Traitement sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• l’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur ;

• l’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.

A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

3. PROGRAMMATION DE L’OUVERTURE ET DE LA FERMETURE DES ELECTIONS

La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de l’EPL LOT AIDE A DOMICILE.

Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.

La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;

• le contrôle du certificat serveur de l’application de vote ;

• le contrôle du scellement du système de vote électronique ;

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;

• le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection ;

• le contrôle de la liste des émargements ;

• la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète ;

• la programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.

4. DEPOUILLEMENT

5.1 Etapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne  suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;

• la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote ;

• l’édition en ligne des résultats des élections : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat ;

• la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa ;

• la fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale

  2. Scellement du système

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.

5.3 Chiffrement des bulletins de vote à l’urne électronique

Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique.

La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique.

Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.

5.4 Résultats

A l’issue du déchiffrement des bulletins de vote par le bureau de vote, les résultats seront consultables en ligne. Plusieurs états seront générés automatiquement :

• les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat ;

• les Procès-Verbaux complétés conformes aux modèles Cerfa ;

• l’état de la représentativité syndicale et de l’audience électorale des syndicats.

5.5 Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

La liste d’émargement comprendra :

• les noms et prénoms des électeurs,

• le collège de l’électeur.

Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.

5. ASSISTANCE TECHNIQUE

Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales. Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d’assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs.

6. DISPOSITIFS DE SECOURS

Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal.

Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Pour ce faire, le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.

7. GESTION DU PROCESSUS ELECTORAL ET PARAMETRAGE DE LA SOLUTION

8.1 Liste électorales et fichiers des électeurs

Les listes électorales sont constituées par l’EPL LOT AIDE A DOMICILE . Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par établissement et par collège.

Les listes électorales seront consolidées au sein d’un fichier électeurs par l’EPL LOT AIDE A DOMICILE et seront ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque électeur :

• la civilité de l’électeur,

• les nom et prénom de l’électeur,

• la date de naissance de l’électeur,

• le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),

• le collège d’appartenance de l’électeur,

• les droits de vote de l’électeur,

• les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),

• des informations d’authentification (éventuellement).

Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs  pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

Le prestataire devra s’engager à détruire le fichier électeurs  à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction.

Le fichier électeurs  pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.

Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique.

Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.

8.2 Moyens d’authentification

A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur.

Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :

• un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,

• un code secret qu’il sera seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra renseigner sa date de naissance.

Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

8.3 Liste des candidats

Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de l’EPL LOT AIDE A DOMICILE et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de l’EPL LOT AIDE A DOMICILE ou par des candidats non affiliés.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• le collège électoral concerné (techniciens, cadres, employés…),

• l’appartenance syndicale le cas échéant,

• les nom et prénom de chaque candidat,

• l’ordre de présentation des candidats dans les listes.

Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.

Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.

8.4 Recette du système de vote électronique

Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.

Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre l’EPL LOT AIDE A DOMICILE et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.

8.5 Scrutin à blanc

Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.

Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.

Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification.

Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.

8.6 Prestation de conseil et d’assistance

Le prestataire devra être en mesure de conseiller dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction du protocole d’accord intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

8. GESTION INFORMATIQUE ET TECHNIQUE DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

9.1 Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections. Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

9.2 Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire

Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de l’EPL LOT AIDE A DOMICILE (stockage et accès).

9.3 Conservation des données

Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l’épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.