Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au travail à distance" chez CAF 69 - CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES DU RHONE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD 

RELATIF AU

TRAVAIL A DISTANCE (TELETRAVAIL)

Entre d’une part,  

La Caisse d’allocations familiales du Rhône,

représentée par……………………, Directrice générale

Et d’autre part,

les organisations syndicales représentatives soussignées

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule p. 4

1. Principes généraux p. 5

1.1 - Champs d’application p. 5

1.1.1 - Définition 

1.1.2 - Salariés concernés 

1.2 - Conditions de mise en oeuvre p. 5

1.2.1 - Principes 

1.2.2 - Déploiement 

2. Modalités d’organisation p. 6

2.1 - Organisation du travail à distance p. 6

2.1.1 - Nombre de jours en télétravail et modalités

2.1.2 - Aménagements du télétravail dans des situations particulières

2.1.3 - Modification exceptionnelle et neutralisation des jours de télétravail 

2.1.4 - Horaires de travail

2.1.5 - Absences : maladie et accident du travail

2.1.6 - En cas de panne ou de dysfonctionnement

2.2 - Conditions d’entrée dans le dispositif p. 9

2.2.1 - Critères d’éligibilité et de priorisation

2.2.2 - Procédure de demandes de travail à distance

2.3 - Conditions de mise en place p. 11

2.3.1 - Avenant au contrat de travail  

2.3.2 - Suspension et arrêt du travail à distance

3. Modalités d’exercice p. 12

3.1 - Matériels p. 12

3.2 - Mesures d’accompagnement p. 13

3.2.1 - Information / sensibilisation

3.2.2 - Formation des managers

3.3 - Participation de l’employeur aux frais de repas p. 13

3.3 - Frais professionnels p. 13

3.3.1 - Indemnité forfaitaire

3.3.2 - Participation de l’employeur aux frais de repas

3.3.3 - Autres frais 

3.4 - Spécificités liées au télétravail à domicile p 13

3.4.1 - Diagnostic de conformité des installations électriques

3.4.2 - Vérification de la disponibilité des communications haut débit

3.4.3 - Assurance

3.4.4 - Frais professionnels  

 

4. Engagements des parties p. 15

4.1 - Engagements commun p. 15

4.1.1 - Evaluation régulière / suivi individuel

4.1.2 - Santé et sécurité au travail

4.2 - Engagements du salarié p. 15

4.2.1 - Disponibilité préservée envers l’employeur préservée envers

4.2.2 - Devoirs et obligations

4.2.3 - Protection des données et sécurité du système d’information

4.2.4 - Préservation du matériel confié

4.3 - Engagements du responsable hiérarchique p. 17

4.3.1 - Cohésion du collectif de travail

4.3.2 - Management de proximité envers l’agent télétravailleur

4.4 - Engagements de l’employeur p. 18

4.4.1 - Droits et garanties individuels et collectifs

5. Recours au Télétravail occasionnel p. 17

6. Durée, application, suivi et révision de l’accord p. 17

6.1 - Conditions de validité de l’accord - Durée de l’accord – Entrée en vigueur p. 17

6.2 - Suivi de l’accord p. 18

6.3 - Révision de l’accord p. 18

6.4 - Publicité et notification p. 18

7. Annexes p. 19

Annexe 1 - Liste des critères permettant de définir les activités éligibles ou non au travail à distance

Annexe 2 - Ordinogramme : procédure de demande de travail à distance

PREAMBULE

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant aux salariés, d’une part de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieu de travail.

Les bilans positifs des expérimentations de télétravail engagées depuis 2015 au sein de la Caf du Rhône et les modalités définies dans la charte du travail à distance établie en février 2018 incitent aujourd’hui à déployer le travail à distance dans le cadre d’une démarche concertée avec les organisations syndicales.

Ce dispositif s’inscrit dans le prolongement

• de la démarche de développement durable, le télétravail étant un moyen de diminuer les déplacements domicile-travail et donc de limiter les risques environnementaux et les accidents de trajets liés au transport des salariés,

• des engagements locaux pris dans l’accord RSE signé le 7/07/2017,

• des orientations fixées dans le plan Qualité de Vie au Travail 2018-2022 de la branche Famille, qui visent à favoriser des modes d’organisation destinés à améliorer le bien-être au travail, les conditions de travail, et l‘équilibre entre la vie personnelle et professionnelle des salariés.

Dans le cadre du déploiement du télétravail, la Caf du Rhône portera une attention particulière au maintien d’un lien entre le salarié et l’organisme propre à éviter tout phénomène d’isolement, tout en rappelant que les conditions d’exercice de l’activité professionnelle doivent s’inscrire dans le respect du droit à la déconnexion.

Elle veillera également à ce que la continuité et la qualité du service soient préservées pour les allocataires et partenaires.

Ce protocole d’accord vise à définir les conditions et modalités de mise en place du télétravail et à garantir un recours à ce mode d’organisation dans l’intérêt mutuel des salariés et de l’activité de l’organisme.

Les présentes dispositions se substituent intégralement aux dispositions de la charte du travail à distance précitée et à tout usage et pratique qui ont découlé de sa mise en œuvre.

1 – PRINCIPES GENERAUX

1.1 - Champs d’application

1.1.1 - Définition 

Conformément au Code du travail, le télétravail désigne « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication (« TIC ») » 

Le présent protocole d’accord vise les situations de télétravail pendulaire dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail, sans que la nature de son activité l’y contraigne :

• soit à son domicile, dans un espace organisé à cet effet, disposant notamment d’une connexion internet performante; le reste de l’activité étant réalisé sur le lieu de travail habituel,

• soit dans d’autres locaux de l’employeur,

• soit dans les locaux d’un autre organisme de Sécurité sociale.

L’organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n’entre pas dans le champ d‘application du protocole d’accord.

1.1.2 - Salariés concernés 

Le dispositif de travail à distance s’adresse à l’ensemble des salariés de l’organisme ayant un an d’exercice minimum dans leur emploi à la date de leur demande, quelles que soient la durée de leur temps de travail (temps plein/temps partiel) et la nature de leur contrat.

Sont exclus expressément du dispositif de travail à distance :

• les salariés exerçant des activités itinérantes par nature, c’est-à-dire n’exerçant pas, par définition, leur mission dans les locaux de l’employeur,

• les salariés soumis à un régime d’astreinte à leur domicile lors de ces périodes d’astreinte,

• les salariés exerçant des activités considérées non éligibles au télétravail au regard de la liste définie par l’employeur en annexe 1.

1.2 – Conditions de mise en œuvre

1.2.1 – Principes 

Le télétravail s’appuie sur les principes suivants :

• Le volontariat : le travail à distance n’est pas obligatoire, il est fondé sur une acceptation mutuelle du salarié et de l’employeur.

• La continuité de service : l’exercice de l’activité en télétravail doit être compatible avec l’organisation du service.

• L’égalité de traitement : les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

• La réversibilité : il est prévu une période d’adaptation où chacune des parties est libre de mettre fin au travail à distance dans le respect d’un délai de prévenance.

• Le respect de la vie personnelle / droit à la déconnexion :

Les salariés en situation de télétravail sont soumis aux horaires collectifs. L’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est affecté, et donc dans le respect des règles légales en vigueur dans l’organisme. À ce titre, ils bénéficient des horaires variables s’ils sont mis en œuvre dans le service auquel ils appartiennent.

L’employeur est tenu de respecter ces plages horaires, dans les mêmes conditions que si le salarié effectuait son activité dans les locaux de l’entreprise.

• Le caractère temporaire : la durée d’exercice du télétravail est limitée à un an renouvelable par accord des parties.

1.2.2 – Déploiement 

Dans un souci de préserver d’une part la continuité et la qualité du service aux allocataires et d’autre part le collectif de travail, les parties signataires retiennent le principe d’un déploiement progressif du télétravail sur la durée de l’accord et l’atteinte a minima d’un seuil de télétravailleurs de 10% de l’effectif total de l’organisme.

Le déploiement se fera par vagues successives prenant en compte la mise à disposition du matériel informatique, les possibilités techniques et les contraintes budgétaires.

2 – MODALITES D’ORGANISATION

2-1 – Organisation du travail à distance  

La mise en place du télétravail est convenue entre le salarié volontaire, le manager et la Direction.

2.1.1- Nombre de jours en télétravail et modalités :

• Temps minimum de travail effectué dans l’organisme

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et l’organisme employeur, le salarié en situation de travail à distance doit être présent dans son service au moins 2 jours (ou 4 demi-journées) par semaine, quelle que soit la durée hebdomadaire de son temps de travail.

Il peut y être dérogé dans les conditions visées à l’article 2.1.2.

• Modalités

Le travail à distance est organisé selon les deux modalités suivantes :

• « Télétravail à fréquence hebdomadaire régulier », à raison de 1 à 2 jours par semaine, à l’attention de salariés relevant du statut employé

Le salarié travaillant	pourra solliciter de télétravailler
5 jours (ou 10 ½ journées) par semaine	jusqu’à 2 jours fixes/semaine
4.5 jours (ou 9 ½ journées) par semaine	jusqu’à 2 jours fixes/semaine
4 jours (ou 8 ½ journées) par semaine	jusqu’à 2 jours fixes/semaine
3.5 jours (ou 7 ½ journées) par semaine	jusqu’à 1 jour fixe/semaine
3 jours (ou 6 ½ journées) par semaine	jusqu’à 1 jour fixe/semaine
moins de 3 jours par semaine	n’est pas éligible au travail à distance

La détermination du nombre de jours télétravaillables relève de l’appréciation de la Direction, notamment en fonction du volume d’activités dématérialisées dans l’emploi et de l’organisation du service.

• « forfait jours » destiné aux cadres managers, cadres fonctionnels et fonctions d’expertises techniques (à partir du niveau 5)

Compte tenu de leur fonction et pour améliorer les conditions de réalisation de certaines missions, apporter une réponse à une nécessité de pleine concentration inhérente à la tâche à accomplir et visant notamment les missions de préparation de supports, de rédaction, d'étude et d'analyse, une adaptation des modalités de travail dite « forfait jours » est proposée aux cadres managers, cadres fonctionnels et fonctions d’expertises techniques.

Le forfait jours est la seule modalité ouverte à ces catégories d’emplois.

Les salariés éligibles disposent d’un forfait de jours limité à 20 jours maximum par année de référence (12 mois) proratisables en cas de démarrage en cours de période de référence ou d’expérimentation sur une durée définie. Les jours sont utilisés en accord avec le supérieur hiérarchique et dans la limite de 4 par mois. Ils font l’objet d’une demande sous l’applicatif dédié auprès du responsable direct, avec un délai de prévenance suffisant.

• Neutralisation : jour(s) non télétravaillable(s)

A l’occasion de chaque campagne de télétravail seront déterminés par la Direction le ou les jours neutralisés ne pouvant faire l’objet d’une demande de télétravail (jusqu’à deux jours maximum pour certains secteurs).

2.1.2 - Aménagements du télétravail dans des situations particulières

2.1.2.1 – En cas de situation de handicap et de préconisations médicales

Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi de salariés en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées sont examinées par l’employeur.

Cet examen peut, notamment, le conduire à déroger aux deux jours minimum de travail devant être effectués dans l’organisme.

Ainsi, conformément à l’art L.5213-6 du code du travail et dans la droite ligne de la politique développée par l’organisme dans le cadre de son accord relatif à la responsabilité sociale de l’employeur, la Caf du Rhône s’engage à étudier toute demande de télétravail effectuée par un travailleur handicapé ou un salarié invoquant un motif médical dûment constaté par le médecin du travail, dans le cadre de la Commission Interne de Maintien dans l’Emploi.

2.1.2.2 – En cas de pics de pollution

En cas d’épisodes de pics de pollution faisant l’objet de mesures prises par le préfet (exemple : restrictions de circulation en voiture), la règle des 2 jours minimum sur site de travail pourra exceptionnellement être aménagée.

2.1.3 - Modification exceptionnelle et neutralisation des jours de télétravail 

Pour les salariés en télétravail à fréquence hebdomadaire, les jours de télétravail sont fixes et non reportables.

De manière exceptionnelle, notamment en cas d’intempérie, de grève SNCF, ou de dysfonctionnements techniques (connexion impossible, indisponibilité du réseau) une dérogation peut être accordée.

Le salarié en situation de télétravail à fréquence hebdomadaire pourra :

• formuler une demande de modification du jour télétravaillé par mail sous réserve de l’accord préalable de son encadrement,

• bénéficier d’une «souplesse» pouvant aller jusqu’à 3 jours de télétravail hebdomadaires (sans indemnité forfaitaire pour le jour supplémentaire).

Les jours de télétravail fixés contractuellement sont neutralisés notamment dans les situations suivantes :

• lorsque le télétravailleur intervient en qualité de tuteur ou formateur pour une période de tutorat (individuel ou collectif) ou de formation,

• lorsque le télétravailleur participe à une action de formation, à sa demande ou à l’initiative de l’employeur,

• lorsque des missions ou réunions de toute nature nécessitent la présence du télétravailleur,

• en cas de nécessité de service ou pour garantir la continuité et le bon fonctionnement du service.

Cette neutralisation est portée à la connaissance du télétravailleur dans les meilleurs délais.

Dans les hypothèses précitées, le télétravailleur revient sur son lieu de travail habituel et le jour neutralisé (c’est-à-dire non télétravaillé) n’est pas reporté.

2.1.4 - Horaires de travail / plages horaires d’accessibilité

Les salariés en situation de travail à distance sont soumis aux horaires collectifs. L’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est affecté et donc dans le respect des règles légales en vigueur dans l’organisme.

À ce titre, ils bénéficient :

- des horaires variables s’ils sont mis en œuvre dans le service auquel ils appartiennent,

- d’une pause déjeuner d’au moins 45 minutes sur la plage mobile.

L’avenant au contrat de travail fixe les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être à son poste de travail et joignable par l’organisme.

Les plages horaires d’accessibilité correspondent aux plages fixes telles que définies par le règlement d’horaires variables en vigueur dans l’organisme.

En dehors des plages fixes, s’il est connecté, le télétravailleur reste joignable sur les plages variables dans les mêmes conditions que s’il était sur son lieu de travail.

Le télétravailleur ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande de son employeur, auquel il appartient de déterminer les modalités de contrôle du temps de travail.

Le salarié peut en revanche accomplir des heures au titre de la journée de solidarité dans le respect des principes de réalisation de celle-ci, définis chaque année par note de service.

La journée de travail ne peut dépasser 10 heures.

Le salarié est tenu de déclarer directement et au fil de la journée ses horaires de travail dans le système d’enregistrement de l’horaire variable prévu à cet effet.

2.1.5 - Absences : maladie et accident du travail

Les salariés en situation de travail à distance demeurent soumis aux règles de déclaration des arrêts maladie et des accidents du travail applicables et bénéficient des dispositions légales et conventionnelles en vigueur.

2.1.6 - En cas de panne ou de dysfonctionnement

• Assistance technique

Une assistance technique est disponible pour le salarié en cas de panne ou d’incident survenant sur le matériel mis à disposition pendant l’exercice de son activité professionnelle.

Elle est assurée par g@ci, par mail ou par téléphone par le département informatique.

• En cas de panne ou de dysfonctionnement

Le salarié prend immédiatement contact, par tout moyen, avec le département informatique.

Il prend également contact avec son responsable hiérarchique qui prend les mesures nécessaires pour gérer la situation en fonction de la durée prévisible de la panne

S’appliquent les consignes suivantes en fonction du degré de criticité, de l’heure et de la durée de la panne :

Le département informatique identifie et catégorise la panne en fonction de sa criticité :

• Panne de niveau 1, la panne est critique (ex : orange ou pulse), l’incident se révèle impossible à résoudre ou d’une durée telle que le télétravail en est durablement perturbé.

• Panne de niveau 2, la panne est faiblement critique, susceptible d’être résolue dans un délai de 2 heures.

Pour toute panne de niveau 1 ou de niveau 2 empêchant le télétravail, le salarié peut :

• Soit prendre ses dispositions pour regagner dans les meilleurs délais son site habituel de travail. Dans ce cas, son temps de trajet pour rejoindre son site de travail est assimilé à du temps de travail effectif.

• Soit choisir de rester sur son site de télétravail (son domicile) ou rejoindre son domicile en cas de télétravail sur site distant. Dans ce cas, les heures de plages fixes lui seront validées au titre de son temps de travail de la journée.

• Soit poser un jour de congé/RTT ou un « article 4.2 » selon les procédures en vigueur.

En cas de dysfonctionnement pendant plusieurs jours consécutifs, ces dispositions sont applicables uniquement le 1^er jour de la panne. Les jours suivants, le salarié prend ses dispositions pour regagner son site habituel de travail sauf application de l’article 2.1.3 (page 7).

2.2 – Conditions d’entrée dans le dispositif

Les demandes de travail à distance sont examinées par l’employeur au vu des conditions de faisabilité tant techniques qu’organisationnelles au regard du poste de travail considéré, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire, et de la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome.

2.2.1 – Critères d’éligibilité et de priorisation

• Critères d’acceptation ou d’éligibilité

La mise en place du travail à distance est subordonnée aux critères d’éligibilités définis par l’employeur ci-après :

• Eligibilité des activités de l’emploi du salarie au télétravail :

Le principe est fondé sur la nature télétravaillable des activités/tâches accomplies par le salarié dans le cadre de son emploi. (Cf annexe 1 – liste des critères permettant de définir les activités éligibles ou non au travail à distance)

• Eligibilité du salarié

Le salarié doit remplir 2 conditions :

• justifier, à la date de remise de sa candidature, de 1 an d’exercice effectif dans l’emploi,

• avoir démontré une réelle autonomie dans la tenue de son emploi, son aptitude à organiser son travail, sa maitrise suffisante de l’outil informatique et des applicatifs métiers.

L’évaluation des critères d’éligibilité au travail à distance incombe au responsable hiérarchique.

• Eligibilité du domicile du salarié et mise en œuvre technique

Pour être éligible au travail à distance, le salarié doit :

• disposer et attester d’un abonnement internet haut débit performant (réalisation d’un speed test confirmant que le débit de connexion et délai de latence sont suffisants ) ;

• faire procéder, par un organisme professionnel indépendant, à un diagnostic électrique préalable destiné à vérifier que ses installations électriques sont conformes à la règlementation et lui permettent ainsi d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité ;

• informer son assureur de sa situation de télétravail et fournir à son employeur une attestation d’assurance multirisque habitation couvrant le travail à distance/télétravail ;

• autoriser une visite de conformité du domicile par un membre du CHSCT (puis le CSE (ou la CSSCT) lors de sa mise en place) qui s’assurera que le lieu de travail distant utilisé respecte les règles en vigueur en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail.

Les conditions d’éligibilité sont satisfaites par la production d’attestations, d’autorisations de visites et réalisation d’un test de connexion. A défaut de remise de ces documents, le travail à distance ne peut débuter.

• Critères de priorisation

La Direction procède à une sélection parmi les candidatures après vérification des conditions d’entrée dans le dispositif. Le cas échéant, un barème de points est appliqué pour départager les candidatures présélectionnées :

1- éloignement du domicile sur la base du calcul itinéraire fourni via www.mappy.com	0.5 point par km dans la limite de 50 km + 5 points de (50-100 km) + 10 points pour > 100 km
2- Temps de trajets A/R sur la base du calcul temps itinéraire fourni via les sites Mappy ou SNCF	5 points pour tout trajet A/R ≥ à 1h 10 points pour tout trajet A/R ≥ à 2h 15 points pour tout trajet A/R ≥ à 3h
3- salarié âgé de plus de 55 ans	10 points
4. Situation familiale monoparentalité enfant(s) à charge de moins de 12 ans enfant(s) porteur de handicap à charge au domicile du salarié	5 points 5 points pour le 1er enfant + 2 points par enfant supplémentaire 5 points

La totalisation du nombre de points déterminera un rang de classement.

En cas d’ex aequo, les candidats seront départagés par le critère d’ancienneté dans l’organisme.

2.2.2 – Procédure de demandes de travail à distance 

• Formulation de la demande

Par note de service, l’employeur ouvre une campagne annuelle de recensement des demandes de travail à distance. Cette campagne est coordonnée dans la mesure du possible avec celle des temps partiels. Les accords sont donnés pour un an.

Le salarié intéressé formalise sa demande par écrit en renseignant le dossier de candidature diffusé lors de la campagne.

Le volet du dossier de candidature « destiné au salarié » permet au candidat, sous forme de questions, d’établir un autodiagnostic. Il est invité à mener une réflexion sur son activité, la manière dont il appréhende son environnement professionnel et les motivations qui le conduisent à opter pour le télétravail (hebdomadaire ou forfait jours).

• Examen des demandes

Le dossier est adressé par le salarié à son responsable hiérarchique pour formulation d’un avis (complétude du 2^nd volet « dédié au responsable » du dossier de candidature) puis transmis à l’Agent de Direction de la branche d’activité pour décision de principe (accord ou refus).

Les dossiers sont ensuite transmis et centralisés au Département des Ressources humaines, qui lancera, en cas d’accord de principe favorable, le diagnostic de conformité des installations électriques.

Au cas où les demandes susceptibles d’être accordées seraient supérieures au nombre de postes ouverts au travail à distance, il pourra être procédé à un arbitrage sur la base des critères de priorisation précités à l’article 2.2.1.

• Réponse de l’employeur

La décision définitive de l’employeur, prise par la Direction des Ressources Humaines en lien avec la Direction de la branche concernée, fait l’objet d’une notification écrite au salarié concerné dans un délai maximum de 45 jours.

Les salariés retenus recevront dans un 1^er temps un accord de principe sous réserve de la fourniture des attestations demandées (attestation d’assurance, autorisation de visites, réalisation du test connexion …) et de la conformité des installations matérielles qui seront vérifiées à leur domicile.

Tout refus est motivé par écrit au salarié.

En cas de refus de l’employeur, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la direction de l’organisme dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale.

La direction de l’organisme répond par écrit, et de façon motivée, à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.

( Cf annexe 2 – ordinogramme)

• Demandes hors campagne résultant d’une situation de nature exceptionnelle

En dehors de la campagne annuelle et de manière exceptionnelle, le salarié pourra saisir l’employeur d’une demande de télétravail pour faire face à des situations inhabituelles liées à des contraintes personnelles exceptionnelles ou à des événements extérieurs.

2.3 - Conditions de mise en place

2.3.1 - Avenant au contrat de travail

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, le salarié signe un avenant à son contrat de travail.

Cet avenant est conclu pour une durée d’un an, pour la période de référence usuelle de l’organisme. Il peut être renouvelé autant de fois que de besoin, dès lors que le salarié et l’employeur en sont convenus.

2.3.2 - Suspension et arrêt du travail à distance

• Période d’adaptation

Afin de permettre au salarié et à l’organisme de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période dite d’adaptation.

Pendant cette période d’une durée de 3 mois, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des parties.

Cette période d’adaptation est effective une seule fois et ne s’applique pas si l’avenant au contrat de travail relatif au télétravail est renouvelé lorsque le salarié conserve le même poste et le même domicile.

Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail.

• Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation

À l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin au télétravail, par accord des parties, avant le terme initialement prévu par l’avenant au contrat de travail, sous réserve de respecter un préavis, qui, sauf accord des parties, est de 30 jours pour l’employeur et de 15 jours pour le salarié.

Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures.

Cette décision, qui met automatiquement fin à l’avenant au contrat de travail, est notifiée par écrit.

• Arrêt du télétravail

Le télétravail peut être interrompu notamment :

- en cas de non-respect des engagements pris,

- en raison de problèmes techniques récurrents,

- pour des raisons professionnelles et/ou organisationnelles invoquées par le supérieur hiérarchique,

- en application de la clause de réversibilité (cf. ci-dessus)

- en cas de changement de fonctions ou de domicile. Dans ce cas, la poursuite du télétravail est subordonnée à l’accord des deux parties et à la conclusion d’un nouvel avenant entre le salarié et l’organisme.

Cette décision, qui met automatiquement fin à l’avenant au contrat de travail, est notifiée par écrit.

Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures.

3 - MODALITES D’EXERCICE

3.1 – Matériels

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.

A cet effet, l’employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire, afin de lui permettre d’exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que s’il était à son poste de travail.

	Télétravail hebdomadaire régulier	Forfait jours
Matériel informatique	1 station TINY 1 écran 1 Connexion d’accès à distance au serveur local ou national mutualisé	1 PC portable (réservable auprès du Département informatique les jours télétravaillés) avec 1 connexion d’accès à distance (Ce PC est fourni dans la limite des ressources disponibles et doit être réservé par anticipation).
Matériel de communication	1 solution de téléphonie IP, appelée JABBER, accompagnée d’un micro-casque USB.	1 solution de téléphonie IP, appelée JABBER, accompagnée d’un micro- casque USB ou 1 téléphone portable

Ces équipements seront susceptibles d’être complétés par tout matériel nécessaire à la réalisation des tâches confiées et au transport des matériels.

Les services Informatique et Achat /logistique assurent :

• la mise à disposition des équipements et assistent le salarié lors de son installation. Le salarié prend en charge le transport de son matériel et son installation ;

• la maintenance et l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques.

L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.

En cas d’absence prolongée et prévisible supérieure à 2 mois (exemple : congé maternité, congés maladie, congés sans solde…), le salarié est invité à ramener par tous moyens son matériel. 

3.2 - Mesures d’accompagnement

Avant le démarrage du dispositif de travail à distance, les acteurs concernés reçoivent les informations et formations nécessaires.

3.2.1 – Information / sensibilisation

• Réunions d’information

Le Département des Ressources Humaines, en lien avec les services Informatique et Achat / Logistique, organise une réunion d‘information et de sensibilisation à destination des futurs télétravailleurs et de leurs managers.

Cette séance d’information porte sur les conditions d’exercice du travail à distance, les équipements techniques mis à leur disposition, les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

• Sensibilisation des équipes

Les salariés de l’unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

3.2.2 – Formation des managers

Les managers chargés d’encadrer des télétravailleurs participeront à une formation afin de les sensibiliser sur les modalités spécifiques de ce type de management à distance.

3.3 – Participation de l’employeur aux frais de repas

Le télétravailleur peut prétendre, dans les mêmes conditions que les autres salariés, au bénéfice des titres restaurant.

3.4 - Spécificités liées au télétravail à domicile

Le lieu d’exercice du télétravail doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle

3.4.1 – Diagnostic de conformité des installations électriques en cas de télétravail à domicile

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail au domicile du salarié et à tout accord définitif, la Caf du Rhône fait réaliser le diagnostic de conformité électrique.

L’attestation établie par le diagnostiqueur professionnel est remise à l’employeur préalablement à la décision définitive de l’employeur. Elle indique que l’installation électrique au domicile du salarié est conforme à la réglementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité.

En cas de non-conformité, les travaux de remise aux normes sont à la charge du salarié ainsi que le 2^ème diagnostic.

En cas de changement de domicile, le travail à distance est interrompu, le salarié ne remplissant plus obligatoirement les conditions (techniques et matérielles) requises à l’exercice du télétravail à son domicile.

Il est nécessaire qu’il produise au Département des Ressources Humaines les éléments conditionnant l’éligibilité au télétravail du nouveau domicile :    

• Test de débit internet

• Espace de travail dédié

• Distance maximum de la box avec l’espace de travail dédié

• Attestation d’assurance

• Diagnostic électrique de l’habitation (que le Département des Ressources Humaines déclenchera dès réception des éléments précités)    

3.4.2 – Vérification de la disponibilité des communications haut débit

Il est convenu que les télétravailleurs utiliseront leur abonnement internet personnel de capacité suffisante. La capacité est vérifiée sur la base de la copie d’écran du test de connexion réalisé par le salarié et fournie avec le dossier de candidature.

3.4.3 - Assurance 

Le salarié doit informer son assureur qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle, et s’assurer que son assurance multirisques habitation couvre sa présence pendant ses journées de travail.

Il doit fournir à son organisme une attestation de son assureur en ce sens avant signature de l’avenant à son contrat de travail.

3.4.4 – Frais professionnels

• Indemnité forfaitaire

Une indemnité forfaitaire mensuelle est versée couvrant les frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail au domicile du salarié (internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage).

• dans le cadre du télétravail à fréquence hebdomadaire régulier,

L’indemnité forfaitaire mensuelle, calculée en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés, est fixé à :

• 10 euros pour 1 journée en télétravail par semaine,

• 20 euros pour 2 jours par semaine en télétravail,

• 30 euros pour 3 jours par semaine en télétravail (en cas d’aménagement résultant de situations particulières et dérogatoires).

Elle est versée sur 10,5 mois afin de tenir compte des congés annuels.

Le versement de l’indemnité forfaitaire mensuelle est suspendu en cas d’absence du télétravailleur de plus d’un mois continu (maladie, maternité, congés sabbatiques…).

• dans le cadre du forfait jours

L’indemnité est versée en fin d’année sur la base d’une valorisation de 2,50 € par jour télétravaillé.

Le montant des indemnités sera actualisé en fonction des revalorisations décidées conventionnellement par l’Ucanss.

• Autres frais 

L’employeur prend en charge les frais professionnels suivants, inhérents à la situation de télétravail pendulaire à domicile :

• le coût réel de la réalisation du diagnostic initial de conformité des installations électriques,

• et, sur présentation d‘une facture, le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du télétravailleur pour son montant réel (il s’agit de la différence entre le montant de l’assurance habitation du télétravailleur et celui qu’il aurait dû payer s’il ne s’était pas trouvé en situation de télétravail).

4 - ENGAGEMENTS DES PARTIES

4.1 - Engagements communs

4.1.1 - Evaluation régulière / suivi individuel

Les activités télétravaillées sont définies dans le dossier de candidature et leur réalisation est évaluée régulièrement avec la hiérarchie.

Chacun s’engage à alerter en cas de difficultés afin d’apporter les améliorations nécessaires et, en cas de dysfonctionnement récurrent, à accepter une demande de réversibilité.

Durant la période d’adaptation, un bilan sera réalisé, au plus tard 15 jours avant le terme de cette période, pour mesurer la satisfaction de chacune des parties et valider la poursuite de cette organisation de travail.

A l’occasion de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement, un point est consacré au suivi de l’organisation du télétravail, conformément à l’accord Ucanss. Sont notamment évoqués les conditions d’activité du salarié en télétravail, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.

4.1.2 - Santé et sécurité au travail

• Evaluation des risques et actions de prévention

Les risques liés aux postes en télétravail seront pris en compte dans le DUER (document unique d’évaluation des risques) dans le respect de la procédure d’élaboration et de mise à jour de ce document en vigueur dans l’organisme.

• Environnement de travail

L’environnement personnel devant être propice à la concentration et à la communication, le salarié s’engage à disposer, à son domicile, d’un espace de travail lui permettant d’exercer ses missions en respectant les règles simples de santé et sécurité au travail : ergonomie de son poste de travail, espace aéré, pause pendant le déjeuner, sécurité de l’installation électrique.

Le salarié pourra se rapprocher du service compétent pour obtenir des conseils et se référer au Guide du télétravailleur (partie ergonomie et travail sur écran).

• Rôle des représentants du personnel

Dans le cadre de ses missions globales de prévention, notamment les visites de service et d’enquête suite à accident du travail, la délégation compétente peut réaliser ces visites sur le lieu d’exercice des fonctions en télétravail. L’accès au domicile du télétravailleur est subordonné à l’accord de l’intéressé, dûment recueilli par écrit dans son dossier de candidature.

4.2 - Engagements du salarié

4.2.1 - Disponibilité préservée envers l’employeur

Le règlement intérieur de l’organisme et ses annexes (règlement de l’horaire variable, charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information ...) s’appliquent aux salariés en situation de télétravail.

La plage horaire d’activité professionnelle exercée en télétravail est identique aux horaires habituels de travail pour faciliter les échanges avec le collectif de travail et maintenir une équité entre télétravailleurs et non-télétravailleurs.

Le salarié n'est pas autorisé à quitter son lieu de télétravail pendant ses heures de travail (sauf missions).

Si le salarié quitte son lieu de télétravail pendant ses heures de travail sans autorisation préalable de son hiérarchique, il s’expose, comme tout salarié, à des sanctions.

Cependant, durant sa pause méridienne, conformément à la règlementation du temps de travail de la Caf du Rhône, l'agent est autorisé à quitter son lieu de télétravail.

Le salarié s’engage à établir des règles claires avec son entourage personnel, afin que le travail exercé à domicile ne soit pas perturbé en cours de journée et qu’il puisse être exécuté en toute confidentialité.

La demande de télétravail ne peut être une alternative à une demande de temps partiel puisque le télétravail est un temps de travail effectif.

4.2.2 - Devoirs et obligations

Le salarié en télétravail s’engage à respecter intégralement les obligations suivantes :

- se consacrer entièrement à ses fonctions,

- respecter la déontologie et les règles du secret professionnel.

Il organise son poste de télétravail en conséquence afin de garantir le respect de ces obligations.

4.2.3- Protection des données et règles en matière de sécurité des systèmes d’information

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

Dans le cadre du télétravail, aucun document professionnel ne doit sortir des locaux de la Caf du Rhône.

4.2.4 - Préservation du matériel confié

Le salarié est tenu de conserver en bon état le matériel confié en vue de l’exécution de son travail. Il veille à la bonne exécution des mises à jour automatiques qui se déclenchent lors de la fermeture de l'ordinateur et qui assurent la performance de celui-ci, ainsi qu’une meilleure protection contre les virus et la correction des problèmes mineurs.

4.3 - Engagements du responsable hiérarchique

4.3.1 Cohésion du collectif de travail

Le responsable hiérarchique :

- accorde les jours télétravaillés en cohérence avec les réunions régulières de service pour préserver l’implication du télétravailleur au sein du service ;

- veille à maintenir la responsabilité et les missions du salarié en télétravail : il ne sollicite pas un collègue physiquement présent si le thème relève du télétravailleur, mais contacte le télétravailleur, dans le respect de ses attributions ;

- s’engage à répartir équitablement les jours télétravaillés entre les différents salariés d’un même service qui demanderaient à télétravailler, dans la limite du maintien de la continuité de service.

4.3.2 Management de proximité envers le salarié télétravailleur

Dans le cadre du télétravail régulier, le responsable hiérarchique s’engage à prendre du temps pour assurer au télétravailleur un mode de management par objectifs (réalistes, atteignables et mesurables), accompagné d’entretiens et de bilans réguliers, afin de prévenir toute difficulté rencontrée par le salarié dans son organisation du travail.

4.4 - Engagements de l’employeur 

4.4.1 - Droits et garanties individuels et collectifs

• Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme, notamment en matière d’accès aux informations syndicales et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme.

En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues.

À ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l’employeur. Lors de l’entretien professionnel, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d’organisation du travail.

Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail.

L’employeur s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’organisme.

• Le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d’un droit à la déconnexion qui s’exerce dans les conditions posées par le code du travail.

5 - RECOURS AU TELETRAVAIL OCCASIONNEL

A titre occasionnel, il peut être recouru au télétravail dans des conditions dérogeant à celles définies par l’accord.

Dans ce cadre, les agents disposant d’un matériel permettant le travail à distance peuvent être autorisés à exercer leur activité en télétravail de manière ponctuelle et justifiée par une situation exceptionnelle.

Les modalités seront précisées par note de service.

6 - DUREE, APPLICATION, SUIVI ET REVISION DE L’ACCORD

6.1 - Conditions de validité de l’accord - Durée de l’accord – Entrée en vigueur

Le présent accord est soumis aux conditions de validité fixées par l’article L2232-12 du Code du travail.

Il est conclu pour une durée déterminée de 3 ans et entrera en vigueur le 1^er jour du mois qui suit son agrément.

A compter de cette date, il se substituera de plein droit à l’ensemble des dispositions prévues par la charte sur le travail à distance en vigueur dans l’organisme.

6.2 - Suivi de l’accord

Un suivi de l’application de l’accord sera réalisé chaque année et présenté aux délégués syndicaux et représentants du personnel.

A cette occasion, seront notamment étudiés les indicateurs suivants : nombre de télétravailleurs répartis par service, nombre de demandes et de refus, modalités de télétravail, jours télétravaillés…

6.3 - Révision de l’accord

L’accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

La demande de révision pourra intervenir à tout moment par lettre recommandée avec AR ou remise en main propre contre décharge à l’ensemble des signataires. La demande devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

Les négociations devront alors obligatoirement être initiées dans un délai de 15 jours calendaires à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision. L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

6.4 – Notification et publicité

Selon l’article L.2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’organisme. Il sera par ailleurs communiqué aux représentants du personnel.

Conformément aux dispositions légales en vigueur et sous réserve de son agrément, l’accord :

• fera l’objet d’un dépôt auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Lyon et sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail,

• sera transmis à l’antenne de la MNC ainsi qu’à la Cnaf,

• sera rendu public et versé dans une base de données nationale,

• sera mis à la disposition des salariés par l’employeur sur l’intranet.

Fait à Lyon, le 11 mars 2019

Pour la Caf du Rhône	Pour les organisations syndicales
La Directrice générale	CFTC représentée par
	CGT représentée par
	FO « employés » représentée par
	FO « cadres » représentée par
	SNFOCOS représentée par

7- ANNEXES

Annexe 1 - Liste des critères permettant de définir les activités éligibles ou non au travail à distance

Annexe 2 - Ordinogramme : procédure de demande de télétravail

Annexe 1 – PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU TRAVAIL A DISTANCE

Liste des critères permettant de définir les activités éligibles ou non au travail à distance

Activités dites « télétravaillables »

• Activités / tâches pouvant être réalisées en dehors des locaux de l’employeur

• Activités concentrées sur au moins 1 jour ou plusieurs jours de la semaine

• Activités / tâches totalement dématérialisées

• Activités compatibles avec le bon fonctionnement du service

• Activités pouvant être suivies et pilotées à distance :

  • par des indicateurs quantitatifs par exemple,

  • ne nécessitant pas de fréquentes informations et instructions du manager.

Activités dites non télétravaillables - c'est-à-dire nécessitant d’être réalisées sur le lieu de travail

• Activités nécessitant une présence physique : accueil du public, interaction avec des tiers (fournisseurs, usagers, candidats, etc.), manutention, travaux, etc.

• Activités nécessitant une continuité de service : réception de public, accueil téléphonique

• Activités nécessitant une présence constante au sein du collectif de travail

• Activités supposant le traitement de documents papier ou de documentations non dématérialisées pour être réalisées

• Activités nécessitant des accès à des ressources techniques, logistiques et documentaires spécifiques et non disponibles en dehors des locaux de l’entreprise

• Activités imposant des contraintes organisationnelles fortes : préparer les journées de télétravail, décaler des tâches, fragmenter certains travaux, etc.

• Activités associées à des impératifs de sécurité et de confidentialité : manipulation de données sensibles sous format électronique ou sous format papier

• Activités nécessitant des éditions régulières pour travailler dans de bonnes conditions

Pour rappel :

Le dispositif de travail à distance ne concerne pas :

• les salariés exerçant des activités itinérantes par nature, c’est-à-dire n’exerçant pas par définition leur mission dans les locaux de l’organisme ;

• les salariés soumis à un régime d’astreinte à leur domicile lors de ces périodes d’astreinte.