Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au travail à distance (télétravail)" chez CAF 69 - CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES DU RHONE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD 

RELATIF AU

TRAVAIL A DISTANCE

(TELETRAVAIL)

Entre d’une part,  

La Caisse d’allocations familiales du Rhône,

représentée par xxxxxxxxxx, Directrice générale

Et d’autre part,

les organisations syndicales représentatives soussignées

Il a été convenu ce qui suit :

Table des matières

PREAMBULE 4

Article 1 – Définition et champ d’application du télétravail 5

1.1 - Définition 5

1.2 - Salariés concernés et conditions d’éligibilité au télétravail 5

Article 2 – Modalités d’organisation du télétravail 6

2.1 - Temps de travail minimum effectué au sein de l’unité de travail 6

2.2 - Formules d’organisation du télétravail 6

Les formules de télétravail sont déterminées pour une période de référence de 12 mois telle que précisée à l’article 3.2.1- Formulation de la demande. 6

2.3 - Lieux de télétravail 7

2.4 - Aménagements du télétravail dans des situations particulières 7

2.4.1 - Préconisations médicales 7

2.4.2 - Solidarités familiales 7

2.4.3 - Situations exceptionnelles indépendantes de la volonté des parties (employeur et salariés) 7

2.4.4 - Organisation d’un télétravail dérogatoire du fait de l’employeur 8

Article 3 – Modalités de mise en œuvre du télétravail 8

3.1 - Le principe du volontariat 8

3.2 - Procédure de demandes de travail à distance dans le cadre de campagnes annuelles 8

3.2.1 - Formulation de la demande 8

3.2.2 - Examen de la demande 8

3.2.3 - Réponse de l’employeur 9

3.2.4 - Formalisation par écrit des modalités de mise en œuvre du télétravail 9

3.2.5 - Période d’adaptation 9

3.3 - Demandes de télétravail hors campagne annuelle 9

Article 4 – Modalités d’exécution du télétravail 10

4.1 - Statut du télétravailleur 10

4.2 - Durée et horaires de travail, et respect de la vie personnelle 10

4.3 - Droit à la déconnexion 10

4.4 - Modification des jours de télétravail, adaptation ou suspension provisoires du télétravail 10

4.4.1 - A l’initiative du salarié 10

4.4.2 - A l’initiative de l’employeur 11

4.5 - Réversibilité du télétravail temporaire ou permanente 12

4.6 - Périodes de suspension du contrat de travail 12

Article 5 - Equipement mis à disposition, environnement et conditions de travail 13

5.1 - Equipements mis à disposition 13

5.1.1 - Matériel informatique et de communication 13

5.1.2 - Autre matériel 13

5.1.3 - Mesures particulières au bénéfice des travailleurs en situation de handicap 13

5.1.4 - En cas de cessation du télétravail ou départ de l’organisme 13

5.2 - Environnement et conditions de travail 14

5.2.1 - Santé et sécurité au travail 14

5.2.2 - Protection des données et règles en matière de sécurité des systèmes d’information 14

5.2.3 - Télétravail et aménagement des espaces sur site 14

Article 6 - Prise en charge de frais professionnels 15

6.1 - Indemnité forfaitaire journalière 15

6.2 - Autres frais 15

Article 7 - Mesures d’accompagnement et de suivi du télétravail 15

7.1 - Information et sensibilisation en amont de la mise en œuvre du télétravail 15

7.2 - Accès à un espace dédié au télétravail 16

7.3 - Accompagnement des managers 16

7.4 - Suivi du télétravail 16

Article 8 - Relations sociales 16

Article 9 - Durée, application, suivi et révision de l’accord 16

9.1 - Conditions de validité de l’accord - Durée de l’accord – Entrée en vigueur 16

9.2 - Modalités de suivi de l’accord 16

9.3 - Révision de l’accord 17

Article 10 - Formalités de dépôt et de publicité 17

ANNEXES 18

PREAMBULE

Le 11 mars 2019, la direction de la Caf du Rhône et les organisations syndicales ont signé un protocole d’accord relatif au travail à distance applicable du 1^er juin 2019 au 31 mai 2022.

Tenant compte des enseignements liés au déploiement massif du télétravail dans le cadre de la crise sanitaire, les parties prenantes ont souhaité développer le recours au télétravail, en assouplissant tant les conditions d’accès que les modalités d’exercice. A cet effet, un avenant de révision, en date du 21 avril 2021 a été signé pour la durée restant à courir de l’accord initial.

A l’expiration de l’accord initial, force était de constater que les nouvelles modalités définies à l’avenant n’avaient pu être déployées que sur une très courte durée, du fait de la poursuite de la crise sanitaire et des mesures de télétravail exceptionnel. Ainsi, la difficulté de réaliser un retour d’expérience probant sur lequel fonder les axes de progression d’un nouvel accord sur ce thème et l’intérêt partagé de tenir compte de l’issue des négociations en cours au niveau national ont conduit les parties à proroger jusqu’au 31 décembre 2022 la durée de l’accord du 11 mars 2019 tel que modifié par son avenant du 21 avril 2021.

Faisant suite à ces différentes expériences, les parties signataires du présent accord marquent leur volonté de conforter le travail à distance comme mode d’organisation du travail permettant de concilier souplesse organisationnelle, qualité de vie au travail et performance.

Ainsi, cet accord s’inscrit dans le cadre à la fois du projet d’entreprise de la Caf du Rhône « concilier bien-être au travail et performance » et du protocole d’accord national signé le 11 juillet 2022, tous deux visant à garantir un juste équilibre entre :

• La performance globale de la Caf au service des allocataires et des partenaires.

• La souplesse d’organisation permettant l’amélioration de la qualité de vie au travail, en favorisant une bonne articulation des temps professionnels et des temps personnels, et ainsi l’engagement professionnel et la motivation des salariés.

• La préservation du lien de chaque salarié avec la Caf et le collectif de travail afin d’éviter tout phénomène d’isolement et de perte de sens au travail.

Dans ce cadre, les parties signataires considèrent que la mise en œuvre du télétravail repose sur une relation de confiance entre le manager et le salarié et qu’elle ne porte pas préjudice à l’activité du salarié, à la cohésion d’équipe et à la bonne marche de l’organisme.

Par ailleurs, le télétravail comme mode d’organisation concourt aux objectifs de la démarche RSO engagée par la Caf du Rhône, tant dans ses aspects environnementaux que sociaux, et contribue par là-même à l’attractivité des emplois et la fidélisation des salariés.

Conscientes de ces enjeux, la direction et les organisations syndicales de la Caf du Rhône s’entendent sur les termes du présent accord.

Article 1 – Définition et champ d’application du télétravail

1.1 - Définition

Conformément au Code du travail, le télétravail désigne « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication».

Le présent protocole d’accord vise les situations de télétravail dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail en dehors des locaux de l’organisme (Cf. article 2.3 du présent protocole - Lieux de télétravail), de manière volontaire, après acceptation de sa hiérarchie (Cf. article 3.1 du présent protocole - Le principe du volontariat).

Par exception au principe du volontariat, le présent protocole prévoit en son article 2.4.4- Organisation d’un télétravail dérogatoire du fait de l’employeur, la possibilité de déclencher la mise en place d’une organisation du télétravail dérogatoire, sous réserve de respecter les prérogatives des élus du personnel. 

1.2 - Salariés concernés et conditions d’éligibilité au télétravail

Le dispositif de travail à distance s’adresse à l’ensemble des salariés de l’organisme quelles que soient la nature de leur contrat de travail et la durée de leur temps de travail, sous réserve des conditions suivantes :

• Tout ou partie des activités exercées par le salarié est compatible avec le télétravail. Afin de définir la quotité adéquate de télétravail, figure en annexe 1 du présent protocole la liste des critères permettant de définir les activités éligibles ou non au travail à distance.

La quotité d’activité télétravaillable doit être compatible avec la mise en œuvre de l’une des formules proposées par le présent accord (Cf. article 2.2 – Formules d’organisation du télétravail)

Il est précisé que ne sont pas considérées comme du télétravail :

• les périodes d’astreinte réalisées à distance,

• les périodes durant lesquelles sont exercées les activités itinérantes s’effectuant par nature en dehors des locaux de l’organisme.

• La durée du temps de travail contractuelle du salarié doit permettre l’alternance entre le temps de télétravail et le temps minimal de présence sur site tel que défini à l’article 2.1 – Temps de travail minimum effectué au sein de l’unité de travail.

• Le salarié doit avoir démontré une réelle autonomie dans la tenue de son emploi, son aptitude à organiser son travail, sa maîtrise suffisante de l’outil informatique et des applicatifs métiers.

• Préalablement au démarrage du télétravail, le salarié doit être en mesure de produire l’attestation sur l’honneur (modèle joint en annexe 2) relative à :

  • la conformité des installations électriques en cas de travail à domicile ou dans une autre résidence privée ;

  • l’accès à un débit internet suffisant permettant de travailler avec l’ensemble des outils numériques à distance mis à la disposition par l’organisme ;

  • La couverture du télétravail par l’assurance habitation :

    L’attestation de l’assureur en ce sens doit impérativement être transmise à l’employeur, pour chacun des lieux de télétravail (domicile et/ou autre résidence privée) ;

  • L’existence d’un espace dédié permettant d’une part de préserver la confidentialité des dossiers, informations ou données traitées et, d’autre part, de respecter les règles de santé et de sécurité au travail (ergonomie du poste de travail, espace aéré).

    Sont exclues de ce dispositif les personnes qui ne sont pas titulaires d’un contrat de travail avec la Caf, soit :

• les stagiaires, hors institution, du fait de leur statut d’étudiant,

• les collaborateurs recrutés dans le cadre du service civique qui relèvent d’un statut juridique à part, défini dans le code du service national. Le code du travail ne s’applique donc pas aux volontaires en Service Civique.

Conformément aux dispositions légales, le salarié titulaire d’un mandat d’élu municipal, départemental ou régional bénéficie d’une priorité de passage en télétravail, dès lors que son poste de travail est compatible avec une telle organisation du travail.

Article 2 – Modalités d’organisation du télétravail

2.1 - Temps de travail minimum effectué au sein de l’unité de travail

L’organisation du travail concilie temps de travail en présentiel et temps de travail à distance.

Afin de maintenir un lien suffisant ente le salarié et le collectif de travail, le télétravailleur doit être présent dans l’unité de travail à laquelle il appartient au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée hebdomadaire contractuelle du temps de travail et quelle que soit la formule retenue.

Il ne peut être dérogé à ce principe que dans les conditions visées à l’article 2.4 – Aménagements du télétravail dans des situations particulières

2.2 - Formules d’organisation du télétravail

Pour les salariées dont le temps de travail est suivi en heures, les différentes formules d’organisation du télétravail sont les suivantes :

• 1 jour fixe hebdomadaire.

• 1 jour fixe hebdomadaire cumulé à un forfait de 40 jours.

• 1 jour fixe hebdomadaire cumulé à un forfait de 20 jours fractionnables en demi-journées.

• 2 jours fixes hebdomadaires.

• 3 jours fixes hebdomadaires.

• 1 forfait annuel de 60 jours dont 10 fractionnables en demi-journées.

Les managers dont le temps de travail est suivi en heures ont accès uniquement au forfait annuel de 60 jours dont 10 fractionnables en demi-journées.

Pour les cadres et agents de direction dont le temps de travail est suivi en jours (convention de forfaits jours), la formule de télétravail est :

• 1 forfait annuel de 60 jours fractionnables en demi-journées.

La détermination de la formule de télétravail adéquate, du nombre de jours télétravaillables ainsi que la répartition de ces jours dans la semaine relèvent de l’appréciation du manager qui tient compte à la fois de la part des activités télétravaillables de l'emploi, de l’autonomie du salarié, du maintien du collectif de travail et de l'organisation des équipes nécessaire au respect du principe de continuité du service public.

Les formules de télétravail sont déterminées pour une période de référence de 12 mois telle que précisée à l’article 3.2.1- Formulation de la demande.

S’agissant des jours fixes hebdomadaires, les conditions de leur modification ou suspension sont précisées à l’article 2.4 - Aménagement du télétravail dans des situations particulières et à l’article 4.4 - Modification des jours de télétravail, adaptation ou suspension provisoires du télétravail.de télétravail, adaptation ou suspension provisoires du télétravail

S’agissant des forfaits exprimés en jours, les précisions suivantes sont apportées :

• Le nombre de jours de télétravail est déterminé pour une période de référence telle que précisée à l’article 3.2.1 – Formulation de la demande.

• Les forfaits comprennent un nombre maximum de jours de télétravail, utilisables en fonction des possibilités en termes d'organisation et de continuité de service, soumis à la validation du manager. Le nombre maximal ne constitue pas un droit et peut ne pas être utilisé dans sa totalité, soit du fait du salarié, soit du fait de l’employeur. En cas d’utilisation partielle du forfait au terme de la période de référence, les jours non utilisés ne sont pas reportables sur la période de référence suivante.

• Les jours de télétravail compris dans un forfait font l’objet d’une planification validée par le supérieur hiérarchique. Celui-ci définit les modalités de la planification (périodicité et délai) afin de garantir l’anticipation nécessaire au bon fonctionnement du service.

• L’utilisation du forfait ne peut pas avoir pour effet de réduire à moins de 2 jours par semaine la présence du salarié dans son unité de travail, qu’il soit à temps plein ou à temps partiel, sauf situations particulières déclinées à l’article 2.4 – Aménagement du télétravail dans des situations particulières.

2.3 - Lieux de télétravail

Le télétravail peut s’exercer :

• depuis un local de la Caf qui n’est pas le lieu habituel de travail,

• depuis le domicile du salarié,

• depuis une autre résidence privée différente du domicile, dès lors que l’adresse déclarée à la Caf est stable et se trouve en France. L’éloignement du lieu de télétravail ne doit pas faire obstacle à la règle de deux jours au minimum de présence hebdomadaire sur site.

Les demandes de télétravail depuis un autre organisme du régime de Sécurité sociale seront étudiées en fonction des opportunités institutionnelles.

2.4 - Aménagements du télétravail dans des situations particulières

2.4.1 - Préconisations médicales

Lorsque le télétravail est de nature à favoriser l’emploi de salariés disposant de la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé, ou lorsqu’il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, notamment les femmes enceintes, la Direction s’engage à examiner les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

Cet examen peut conduire, notamment, à déroger aux deux jours minimum de travail devant être effectués dans l’organisme.

2.4.2 - Solidarités familiales

Afin d’accompagner les solidarités familiales en faveur des salariés dont la situation répond aux conditions légales permettant de bénéficier des congés légaux que sont les congés de solidarité familiale, congés de présence parentale et congés proche aidant, la Direction, après avis du médecin du travail, examine les possibilités d’aménagement du télétravail. Cet examen, peut conduire notamment à déroger aux deux jours minimums de travail devant être effectués dans l’organisme.

2.4.3 - Situations exceptionnelles indépendantes de la volonté des parties (employeur et salariés)

En cas de circonstances exceptionnelles indépendantes de la volonté des parties, le salarié télétravailleur est autorisé, en accord avec son encadrement à :

• modifier le(s) jour(s) de télétravail,

• bénéficier d’une « souplesse » pouvant aller jusqu’à 5 jours de télétravail hebdomadaire.

Les situations exceptionnelles visées sont les suivantes :

• En cas d’épisodes de pics de pollution faisant l’objet de mesures prises par le préfet (exemple : restrictions de circulation en voiture).

• En cas de perturbation importante des voies de transport et des transports en communs (intempéries, grèves) : un aménagement temporaire du télétravail peut être accordé selon la situation individuelle du salarié au regard de la faisabilité du trajet entre son domicile et le site habituel de travail. Les conditions de transports doivent rendre impossible ou particulièrement dangereuse une arrivée sur le lieu habituel de travail à une heure raisonnable.

2.4.4 - Organisation d’un télétravail dérogatoire du fait de l’employeur

En cas de circonstances exceptionnelles collectives d’une ampleur et d’une durée significative telles que, à titre d’exemple, l’activation d’un plan de continuité d’activité ou une opération de déménagement, la direction, sous réserve du respect des prérogatives des élus du personnel, peut déclencher une organisation dérogatoire du télétravail et, dans ce cadre, étendre celui-ci aux salariés non-télétravailleurs habituellement. Les règles d’indemnisation sont celles décrites à l’article 6.1 - « Indemnisation forfaitaire journalière ».

Article 3 – Modalités de mise en œuvre du télétravail

3.1 - Le principe du volontariat

Hormis en cas de circonstances exceptionnelles visées à l’article 2.4.4, le télétravail est mis en œuvre sur la base du volontariat exprimé par le salarié dans le cadre des campagnes annuelles de recensement des demandes.

3.2 - Procédure de demandes de travail à distance dans le cadre de campagnes annuelles

3.2.1 - Formulation de la demande

L’employeur ouvre une campagne annuelle de recensement des demandes de travail à distance. Cette campagne est coordonnée, dans la mesure du possible, avec celle des temps partiels.

Le salarié intéressé formalise sa demande par écrit en renseignant le dossier de candidature diffusé lors de la campagne, notamment la formule de télétravail souhaitée, et le cas échéant, la répartition des jours dans la semaine.

Les accords sont donnés pour une période de référence de 12 mois.

Par exception à ce principe, la première campagne faisant suite au présent accord sera organisée pour une mise en œuvre du télétravail sur une période de référence de 8 mois, soit du 1^er janvier au 31 août 2023.

3.2.2 - Examen de la demande

Le dossier de candidature est transmis au Département des Ressources humaines en charge d’en vérifier la complétude. Les demandes sont ensuite communiquées à chaque manager pour validation et organisation de son service.

Comme énoncé à l’article 2.2, la détermination de la formule de télétravail, du nombre de jours télétravaillables ainsi que la répartition de ces jours dans la semaine relèvent de l’appréciation du manager qui tient compte à la fois de la part des activités télétravaillables de l'emploi, de l’autonomie du salarié, du maintien du collectif de travail et de l'organisation des équipes nécessaire au respect du principe de continuité du service public.

3.2.3 - Réponse de l’employeur

La décision définitive de l’employeur fait l’objet d’une notification écrite au salarié concerné dans un délai maximum de 30 jours, sauf circonstances exceptionnelles.

Tout refus est motivé par écrit au salarié.

En cas de refus de l’employeur, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la direction de l’organisme dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale.

La direction de l’organisme répond par écrit et de façon motivée à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.

En cas d’acceptation du télétravail, la décision est prise sous réserve de la fourniture par le salarié de l’attestation sur l’honneur mentionnée à l’article 1.2- Salariés concernés et conditions d’éligibilité au télétravail.

3.2.4 - Formalisation par écrit des modalités de mise en œuvre du télétravail

Un avenant au contrat de travail formalise l’accord des parties et les modalités de mise en œuvre, notamment :

• le lieu de travail à distance,

• la formule de télétravail,

• la période de référence pour laquelle l’autorisation est donnée,

• le matériel mis à disposition,

• les frais pris en charge,

• les horaires de travail,

• les règles de suspension et de réversibilité,

• les règles de sécurité et de confidentialité,

• les règles d’exercice du droit à la déconnexion.

Cet avenant est conclu pour la période de référence annuelle de l’organisme.

3.2.5 - Période d’adaptation

Afin de permettre aux salariés et à l’organisme de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période dite d’adaptation.

Pendant cette période d’une durée de 3 mois, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail ou d’en adapter les modalités moyennant le respect d’un délai de prévenance de 30 jours.

Cette période d’adaptation est effective une seule fois et ne s’applique pas si l’avenant au contrat de travail relatif au télétravail est renouvelé lorsque le salarié conserve le même poste et le même domicile.

Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail.

3.3 - Demandes de télétravail hors campagne annuelle

La mise en œuvre du télétravail peut être sollicitée, hors campagne annuelle, dans deux situations :

• Un salarié recruté en cours de période de référence peut solliciter la mise en œuvre du télétravail pour la durée restant à couvrir jusque-là prochaine campagne, sous réserve de remplir les conditions d’entrée dans le dispositif, notamment celles liées à l’autonomie dans l’emploi.

• Pour faire face à des situations inhabituelles liées à des contraintes personnelles ou à des événements extérieurs, un salarié peut saisir l’employeur d’une demande de télétravail ponctuel ou sur la durée restant à couvrir jusqu’à la prochaine campagne.

Article 4 – Modalités d’exécution du télétravail

4.1 - Statut du télétravailleur

Le télétravail constitue uniquement une modalité particulière d’exécution du contrat de travail. Le télétravailleur demeure salarié de l’organisme. Dans ce cadre, l’ensemble des dispositions légales et conventionnelles lui sont applicables. Il bénéficie des mêmes droits individuels et collectifs, avantages légaux et conventionnels et est tenu aux mêmes obligations que les salariés placés dans une situation comparable et travaillant sur site.

En particulier, il dispose de l’accès à l’information tant générale, relative à la vie de l’organisme, que syndicale. Il bénéficie des mêmes opportunités d‘évolution professionnelle.

La charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur sont évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’organisme.

Les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions.

Lors de l’entretien annuel d’évaluation, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d’organisation du travail.

Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail.

4.2 - Durée et horaires de travail, et respect de la vie personnelle

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la durée et à l’aménagement du temps de travail, ainsi que le règlement d’horaires variables sont applicables à l’ensemble des salariés de l’organisme, que l’activité soit exercée en télétravail ou sur site.

Comme tout salarié, le télétravailleur enregistre quotidiennement, et au fur et à mesure de ses « entrées-sorties », ses heures de début et de fin de chaque période travaillée. En situation de télétravail, l’enregistrement s’effectue dans le logiciel de gestion du temps accessible depuis le poste de travail.

Le télétravailleur peut être contacté dans le cadre de ses horaires de travail, sous réserve qu’il soit enregistré comme présent dans le logiciel de gestion des temps.

4.3 - Droit à la déconnexion

Le télétravail comporte un enjeu renforcé pour l’exercice effectif du droit à la déconnexion. A ce titre, les parties signataires du présent accord rappellent que le télétravailleur, comme tous les salariés, bénéficie d’un droit à la déconnexion qui s’exerce dans les conditions posées par le code du travail. Il s’entend comme le droit pour chaque salarié de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors de son temps de travail, et de bénéficier d’un temps de repos non interrompu.

4.4 - Modification des jours de télétravail, adaptation ou suspension provisoires du télétravail

4.4.1 - A l’initiative du salarié

Modification des jours de télétravail fixes

Le salarié télétravailleur peut solliciter ponctuellement et de manière exceptionnelle la modification d’un ou plusieurs jour(s) de télétravail au cours d’une semaine. Cette possibilité est subordonnée à sa faisabilité au regard de l’organisation de l’activité et de la continuité de service. Elle est soumise à validation du manager. Le délai de prévenance doit être suffisant pour permettre l’organisation de l’activité, sans porter préjudice aux autres salariés de l’équipe.

Adaptation ou suspension provisoire du télétravail

Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (incendie, inondation, déménagement dans l’attente des prérequis relatifs au nouveau domicile, indisponibilité de la connexion internet, …). Dans ce cadre, le salarié et le manager peuvent convenir d’une suspension ou d’un aménagement provisoire du télétravail. L’accord des parties sur les modalités et la durée est formalisé et porté à la connaissance du département des ressources humaines.

4.4.2 - A l’initiative de l’employeur

En cas de nécessité de service ou pour garantir la continuité et le bon fonctionnement du service

La direction ou le manager peuvent imposer un retour sur le lieu de travail :

• lorsque le télétravailleur intervient en qualité de tuteur ou de formateur pour une période de tutorat (individuel ou collectif) ou de formation,

• lorsque le télétravailleur participe à une action de formation, à sa demande ou à l’initiative de l’employeur,

• lorsque des missions ou réunions de toute nature nécessitent sa présence.

Dans ces situations, la direction ou le manager peuvent, moyennant un délai de prévenance suffisant, suspendre le télétravail sur la durée nécessaire ou modifier les jours de télétravail du salarié fixés contractuellement.

En cas de modification d’un ou plusieurs jours de télétravail au cours d’une semaine, le télétravailleur contraint de revenir sur son lieu de travail habituel un jour normalement télétravaillé peut solliciter le report de ce jour de télétravail supprimé sur un autre jour de la même semaine. Ce report est suspendu à sa faisabilité en termes d’organisation de l’activité et de continuité de service appréciée par le manager.

En cas de panne ou de dysfonctionnement survenant sur le matériel informatique mis à disposition

Une assistance technique, assurée par le département informatique, est disponible pour le salarié en cas de panne ou d’incident survenant sur le matériel mis à disposition pendant l’exercice de son activité professionnelle.

Elle est assurée par l’outil d’assistance (actuellement g@ci), par mail ou par téléphone par le département informatique.

En cas de panne ou de dysfonctionnement, le salarié prend immédiatement contact, par tout moyen, avec le département informatique.

Il prend également contact avec son responsable hiérarchique qui prend les mesures nécessaires pour gérer la situation en fonction du degré de criticité et de la durée prévisible de la panne, appréciés par le département informatique.

Si la panne est faiblement critique, susceptible d’être résolue dans les deux heures, le salarié demeure à son domicile dans l’attente d’un retour à la normale.

Si la panne est critique, c’est-à-dire impossible à résoudre ou d’une durée telle que le télétravail en est durablement perturbé, le salarié peut :

• soit prendre ses dispositions pour regagner dans les meilleurs délais son site habituel de travail. Dans ce cas, son temps de trajet pour rejoindre son site de travail est assimilé à du temps de travail effectif,

• soit poser un congé/RTT ou une récupération selon les procédures en vigueur.

Le salarié informe son manager de son choix, par tout moyen à sa convenance.

Quelle que soit le degré de criticité de la panne, si celle-ci survient après 15H, le salarié est invité à se déconnecter.

En cas de dysfonctionnement pendant plusieurs jours consécutifs, les dispositions ci-dessus énoncées sont applicables uniquement le 1^er jour de la panne. Les jours suivants, le salarié prend ses dispositions pour regagner son site habituel de travail, sauf application de l’article 2.4 - Aménagements du télétravail dans des situations particulières.

En cas de télétravail, exercé depuis une résidence privée autre que le domicile, la distance entre celle-ci et le lieu habituel de télétravail ne peut pas faire obstacle à un retour sur site en cas de panne le nécessitant.

4.5 - Réversibilité du télétravail temporaire ou permanente

Après la période d’adaptation et avant le terme prévu à l’avenant au contrat de travail, le salarié comme l’employeur peuvent prendre l’initiative de mettre fin au télétravail selon les modalités suivantes :

A l’initiative du salarié

Le salarié peut mettre fin à tout moment au télétravail, sous réserve de respecter un délai de préavis de 15 jours maximum. En cas d’accord entre l’employeur et le salarié, ce délai peut être réduit.

A l’initiative de l’employeur

Sous réserve de respecter un délai de préavis de 30 jours, l’employeur peut décider de mettre fin ou suspendre temporairement le télétravail compte tenu d’éléments objectifs tels que :

• le non-respect des engagements et obligations mentionnés dans le présent accord,

• l’existence de problèmes techniques récurrents,

• la dégradation de la production et/ou de la qualité du travail,

• un changement de fonctions ou de domicile. Dans ce cas, la poursuite du télétravail est subordonnée à l’accord des deux parties sur la base des critères d’éligibilité,

• un besoin identifié d’accompagnement justifiant une présence plus régulière sur site,

• ….

Cette décision, qui met automatiquement fin à l’avenant au contrat de travail, est notifiée par écrit et argumentée. La problématique rencontrée doit avoir été matérialisée lors d’entretiens réguliers de suivi et donné lieu à des actions visant à la résoudre.

En tout état de cause, le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieurs.

La réversibilité du télétravail, à l’initiative du salarié comme de l’employeur, ne fait pas obstacle à la formulation d’une nouvelle demande de télétravail lors de la campagne annuelle.

4.6 - Périodes de suspension du contrat de travail

Les salariés en situation de travail à distance bénéficient des dispositions légales et conventionnelles en vigueur. En cas de suspension du contrat de travail quel que soit le motif (arrêt maladie, maternité, congés, …), ils ne doivent fournir aucune prestation de travail que ce soit sur site ou en télétravail.

En particulier, les télétravailleurs demeurent soumis à la réglementation en vigueur en matière de déclaration d’accident ou d’arrêt maladie.

Article 5 - Equipement mis à disposition, environnement et conditions de travail

5.1 - Equipements mis à disposition

5.1.1 - Matériel informatique et de communication

L’employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire, afin de lui permettre d’exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que s’il était à son poste de travail :

• Une station TINY ou un PC portable,

• Une souris,

• Un clavier,

• Un écran,

• Un câble RJ 45, 

• Une solution de téléphonie IP, actuellement JABBER, accompagnée d’un micro-casque USB et/ou un téléphone portable selon le métier exercé,

• Une Webcam (en fonction des délais d’approvisionnement en cours).

Ces équipements seront susceptibles d’être complétés par tout matériel nécessaire à la réalisation des tâches confiées (un deuxième écran par exemple).

L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle et le télétravailleur s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés.

La connexion au système d’information se fait depuis la box numérique du salarié via le câble RJ45. Une connexion internet constitue un prérequis indispensable (l’utilisation d’un smartphone privé en tant que point d’accès internet n’est pas une solution sécurisée autorisée. Le coût de l’abonnement Internet demeure à la charge du salarié.

En cas de dysfonctionnement de ces matériels, le salarié s’engage à en informer immédiatement le département informatique ainsi que son manager. Les mesures prévues à l’article 4.4 en cas de panne ou de dysfonctionnement survenant sur le matériel informatique mis à disposition s’appliquent.

Le service Informatique et les services généraux assurent :

• La mise à disposition des équipements et, selon les besoins, l’assistance pour la connexion à distance. Le salarié prend en charge le transport de son matériel et son installation.

• La maintenance et l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques.

En cas d’absence prolongée et prévisible supérieure à 1 mois (exemple : congés maternité, congés maladie, congés sans solde…), le salarié est invité à ramener par tous moyens son matériel à la fin de sa dernière journée de travail. 

5.1.2 - Autre matériel

Dans le cadre de campagne annuelle de recensement des besoins, des fauteuils peuvent être également mis à disposition selon les disponibilités budgétaires.

5.1.3 - Mesures particulières au bénéfice des travailleurs en situation de handicap

La direction s’engage à examiner la situation de chaque télétravailleur en situation de handicap afin, le cas échéant, de mettre à disposition le matériel et/ou le mobilier adéquat en lien avec les préconisations du médecin du travail.

5.1.4 - En cas de cessation du télétravail ou départ de l’organisme

Les matériels mis à disposition du télétravailleur demeurent la propriété de l’organisme et, à ce titre, le salarié s’engage à restituer ceux-ci, en cas de cessation du télétravail et/ou départ de l’organisme, le jour même de son départ.

5.2 - Environnement et conditions de travail

5.2.1 - Santé et sécurité au travail

Engagements du salarié

L’environnement personnel devant être propice à la concentration et à la communication, le salarié s’engage à disposer, à son domicile, d’un espace de travail lui permettant d’exercer ses missions en respectant les règles simples de santé et sécurité au travail : ergonomie de son poste de travail, espace aéré, pause pendant le déjeuner, sécurité de l’installation électrique.

Le salarié pourra se rapprocher du service compétent pour obtenir des conseils et se référer au Guide du télétravailleur (partie ergonomie et travail sur écran).

Il est rappelé dans ce cadre l’engagement du télétravailleur à respecter les règles de sécurité et de confidentialité telles qu’elles sont formalisées par l’attestation sur l’honneur mentionnée à l’article 1.2- Salariés concernés et conditions d’éligibilité au télétravail.

Santé au travail et représentation du personnel

Dans le cadre du dialogue social, les risques liées au télétravail sont identifiés dans le plan de prévention des risques professionnels issus du DUERP.

Par ailleurs, l’employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et aux conditions de travail. Ils peuvent ainsi avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence.

En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité, l’employeur peut mettre fin au télétravail.

En cas de risques identifiés, la mise aux normes du domicile est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.

Accident du travail

L’accident du travail survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident du travail au sens des dispositions du code de la sécurité sociale.

A cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail dans la journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure d’impossibilité absolue ou de motif légitime).

5.2.2 - Protection des données et règles en matière de sécurité des systèmes d’information

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer la protection des données, leur confidentialité et le bon usage des ressources informatiques mis à leur disposition. Il veille à leur intégrité et au maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe et de procédure de mise à jour, celle-ci assurant une meilleure protection contre les virus et la correction des problèmes mineurs.

5.2.3 - Télétravail et aménagement des espaces sur site

Les salariés bénéficiant de trois jours fixes de télétravail (hormis ceux pour lesquels des aménagements spécifiques de leur poste de travail sont nécessaires) consentent à s’installer à un bureau partagé dans leur service lorsqu’ils exercent leur mission sur site.

Article 6 - Prise en charge de frais professionnels

6.1 - Indemnité forfaitaire journalière

Quelle que soit la formule de télétravail, une indemnité forfaitaire mensuelle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail au domicile du salarié (notamment abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage).

Cette indemnité forfaitaire journalière d’un montant de 2,70 € est versée mensuellement, pour chaque jour ou demi-journée effectivement télétravaillé, depuis le domicile ou une autre résidence privée différente du domicile. En cas de télétravail exercé depuis un local de la Caf qui n’est pas le lieu habituel de travail, l’indemnité forfaitaire journalière n’est pas due.

L’indemnité forfaitaire n’est versée que les jours (ou demi-journées) de télétravail effectif. Elle n’est pas due lorsque le salarié n’a pas été en situation de télétravail (en raison d’absences diverses, travail sur site, formation, mission, réunion), y compris lorsqu’une journée de télétravail était initialement prévue.

Le montant de l’indemnité forfaitaire journalière est actualisée en fonction des revalorisations communiquées par l’Ucanss.

En cas de mise en place d’une organisation dérogatoire du télétravail du fait de l’employeur (Cf. article 2.4.4 - Organisation d’un télétravail dérogatoire du fait de l’employeur), l’indemnité journalière du télétravail est versée dans les mêmes conditions.

Afin de décompter le nombre de jours (ou de demi-journées) effectivement télétravaillés, le salarié enregistre ses positions de télétravail, en journée ou demi-journée, dans l’outil de gestion du temps. Chaque mois M, le département ressources humaines effectue le règlement de l’indemnité forfaitaire journalière pour chaque jour ou demi-journée effectivement télétravaillé et enregistré le mois M-1.

6.2 - Autres frais 

L’employeur prend en charge, sur présentation d’une facture :

• Le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du télétravailleur pour son montant réel (il s’agit de la différence entre le montant de l’assurance habitation du télétravailleur et celui qu’il aurait dû payer s’il ne s’était pas trouvé en situation de télétravail).

• Le coût de la réalisation du diagnostic de conformité des installations effectué à la demande du salarié, en amont de la mise en place du télétravail ou en cas de transformation notoire de l’installation électrique durant l’exercice du télétravail, et ce pour le seul domicile principal.

Article 7 - Mesures d’accompagnement et de suivi du télétravail

7.1 - Information et sensibilisation en amont de la mise en œuvre du télétravail

Le département des ressources humaines, en lien avec le département informatique et les services généraux, organise une séance d‘information et de sensibilisation à destination des futurs télétravailleurs et de leurs managers.

Cette séance porte sur les conditions d’exercice du travail à distance, les équipements techniques mis à leur disposition, les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail, les risques professionnels associés.

7.2 - Accès à un espace dédié au télétravail

Un espace dédié au télétravail est disponible sous l’intranet de la Caf « Cafcom ». Il regroupe l’ensemble des informations, procédures, conseils et bonnes pratiques nécessaires à l’exercice du télétravail.

7.3 - Accompagnement des managers

Les managers sont sensibilisés à ce mode d’organisation du travail associant des salariés en présentiel et des télétravailleurs, particulièrement à l’utilisation des technologies de communication et d’information et aux modalités de coopération dans un environnement hybride.

7.4 - Suivi du télétravail

Durant la période d’adaptation, un bilan sera réalisé, au plus tard 15 jours avant le terme de cette période, pour mesurer la satisfaction de chacune des parties et valider la poursuite de cette organisation de travail.

A l’occasion de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement, un point est consacré au suivi de l’organisation du télétravail. Sont notamment évoqués les conditions d’activité du salarié en télétravail, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme. Ce bilan de la situation du télétravail doit permettre, le cas échéant, d’identifier les adaptations éventuelles nécessaires.

En cours d’exercice du télétravail, le manager organise des points de suivi autant que nécessaire et dès que le salarié en exprime le besoin.

Article 8 - Relations sociales

En tant que salariés de l'organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d'effectifs.

À l'occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d'électorat et d'éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l'information diffusée par les représentants du personnel et ils ont, comme les autres salariés, accès à leurs représentants.

Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d'heures.

Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.

Article 9 - Durée, application, suivi et révision de l’accord

9.1 - Conditions de validité de l’accord - Durée de l’accord – Entrée en vigueur

Le présent accord est soumis aux conditions de validité fixées par l’article L.2232-12 du Code du travail.

Il est conclu pour une durée déterminée de 4 ans et entrera en vigueur le 1^er jour du mois qui suit son agrément.

9.2 - Modalités de suivi de l’accord

Un bilan de l’accord sera réalisé chaque année et présenté aux représentants du personnel.

Ce bilan comprendra notamment les éléments permettant de comparer les évolutions salariales des télétravailleurs avec celles des autres salariés.

En outre, la liste nominative des salariés en situation de télétravail sera transmise annuellement au médecin du travail, ainsi qu’aux représentants du personnel.

9.3 - Révision de l’accord

L’accord pourra être révisé dans les conditions légales posées par le code du travail.

La demande de révision pourra intervenir à tout moment par lettre recommandée avec AR ou remise en main propre contre décharge à l’ensemble des signataires. La demande devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

Les négociations devront alors obligatoirement être initiées dans un délai de 15 jours calendaires à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision. L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

Article 10 - Formalités de dépôt et de publicité

Selon l’article L.2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’organisme. Il sera par ailleurs communiqué aux représentants du personnel.

Conformément aux dispositions légales en vigueur et sous réserve de son agrément, l’accord :

• fera l’objet d’un dépôt auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Lyon et sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail,

• sera transmis à l’antenne de la MNC ainsi qu’à la Cnaf,

• sera rendu public et versé dans une base de données nationale,

• sera mis à la disposition des salariés par l’employeur sur l’intranet.

Fait à Lyon, le 24 octobre 2022

Pour la Caf du Rhône	Pour les organisations syndicales
La Directrice générale	CGT représentée par
	FO FEC « employés » représentée par
	FOFEC « cadres » représentée par
	SNFOCOS représentée par

ANNEXES

Annexe 1 - Liste des critères permettant de définir les activités éligibles ou non au travail à distance

Annexe 2 – Attestation sur l’honneur à produire avant le démarrage du télétravail (modèle)

Annexe 1 – PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU TRAVAIL A DISTANCE

Liste des critères permettant de définir les activités éligibles ou non au travail à distance

Activités dites « télétravaillables »

• Activités / tâches pouvant être réalisées en dehors des locaux de l’employeur.

• Activités concentrées sur au moins 1 jour ou plusieurs jours de la semaine.

• Activités / tâches totalement dématérialisées.

• Activités compatibles avec le bon fonctionnement du service.

• Activités pouvant être suivies et pilotées à distance :

  • par des indicateurs quantitatifs par exemple,

  • ne nécessitant pas de fréquentes informations et instructions du manager.

Activités dites non télétravaillables - c'est-à-dire nécessitant d’être réalisées sur le lieu de travail

• Activités nécessitant une présence physique : accueil du public, interaction avec des tiers (fournisseurs, usagers, candidats, etc.), manutention, travaux, etc.

• Activités nécessitant une continuité de service : réception de public.

• Activités nécessitant une présence constante au sein du collectif de travail.

• Activités supposant le traitement de documents papier ou de documentations non dématérialisées pour être réalisées.

• Activités nécessitant des accès à des ressources techniques, logistiques et documentaires spécifiques et non disponibles en dehors des locaux de l’entreprise.

• Activités imposant des contraintes organisationnelles fortes : préparer les journées de télétravail, décaler des tâches, fragmenter certains travaux, etc.

• Activités associées à des impératifs de sécurité et de confidentialité : manipulation de données sensibles sous format électronique ou sous format papier.

• Activités nécessitant des éditions régulières pour travailler dans de bonnes conditions.

Pour rappel :

Le dispositif de travail à distance ne concerne pas :

• les salariés exerçant des activités itinérantes par nature, c’est-à-dire n’exerçant pas par définition leur mission dans les locaux de l’organisme,

• les salariés soumis à un régime d’astreinte à leur domicile lors de ces périodes d’astreinte.

Annexe 2 – PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU TRAVAIL A DISTANCE

Attestation sur l’honneur à produire avant démarrage du Télétravail – Modèle

Attestation sur l’honneur

Je, soussigné(e) ,

• déclare exercer mon activité en télétravail depuis

  • mon domicile situé ……………………………………………………………

  • Une autre résidence privé située ………………………………………

• atteste pour le(les) lieu(x) de télétravail déclaré(s)

• disposer d’un abonnement internet haut débit performant me permettant d’assurer la continuité de mon activité lors de mes jours de télétravail ;

• avoir informé l’assureur de ma situation de télétravail, et avoir pris le cas échéant mes dispositions afin que le télétravail soit couvert par mon (mes) assurance(s) habitation ;

L’attestation de l’assureur du domicile et/ou de la résidence privée autre que le domicile est (sont) à joindre à la présente attestation sur l’honneur.

• de la conformité des installations électriques à la réglementation permettant d’exercer mon activité professionnelle en toute sécurité ;

• disposer d’un espace de travail dédié qui permet de préserver la confidentialité des dossiers, informations ou données que je traite et de respecter les règles simples de santé et de sécurité au travail : ergonomie du poste de travail, espace aéré.

La réalisation du télétravail à la Caf du Rhône étant subordonnée au respect des principes mentionnés ci-dessus, je reconnais être informé(e) que tout manquement et/ou défaut de conformité à l’un d’entre eux est susceptible de remettre en cause mon autorisation d’effectuer du télétravail.

Date :

Signature :