Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif à l'utilisation des technologies d'information et de communication par les organisations syndicales et le CSE" chez CAISSE D ALLOCATION FAMILIALES DE L ARDECHE (Siège)

Entre

La Caisse d’Allocations Familiales de l’Ardèche

Et

Les organisations syndicales :

FO

CFDT

Préambule

Dans le cadre de l’Article L 2142-6 du Code du Travail et de l'article 11 du Protocole d'Accord du 1er février 2008 sur l'exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d'accès et d'utilisation des Technologies d’Information et de Communication (TIC) par les organisations syndicales dans l'Organisme ainsi que par les représentants du Comité social et économique.

L'accès à ces outils poursuit l'objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale et s'inscrit également dans une politique globale de développement durable menée par l'organisme visant notamment à réduire la consommation de papier.

Les parties signataires du présent accord actent que l'utilisation de ces ressources mises à disposition s'inscrit dans le respect des dispositions applicables à l'organisme et dans le cadre des contraintes de l'architecture technique du réseau et des obligations de sécurité de ce dernier.

Ainsi, l'accès et l'utilisation de ces ressources et outils par lesdits représentants des organisations syndicales et du Comité social et économique doivent respecter les règles relevant de la politique de sécurité du système d'information fixée par la CNAF, via la charte nationale de sécurité du système d'information et sa déclinaison à la Caisse d’Allocations Familiales de l’Ardèche.

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord concerne l'ensemble des organisations syndicales, les représentants du Comité social et économique ainsi que l'ensemble des salariés de la Caf, quel que soit le lieu d'exercice de leur activité, dès lors qu'ils disposent de l'usage de tout ou partie des moyens de communication électronique partagés.

L'accès à l'information électronique ne se substitue pas aux canaux existants ; la diffusion de tracts, tout comme l'affichage demeurent en vigueur dans les conditions légales de leur exercice.

Article 2 – Dispositions communes

L’utilisation des ressources et outils mis à disposition des organisations syndicales et des représentants du Comité social et économique se fait prioritairement pendant les heures de délégation ou en dehors du temps de travail.

2.1 - Portail Cafcom

Un espace dédié sur le portail Cafcom est mis à disposition de chacune des organisations syndicales dans l’organisme, ainsi que des membres du Comité social et économique.

Il regroupe :

• un espace pour chaque organisation syndicale représentative à la Caf de l’Ardèche,

• un espace Comité social et économique.

Ces espaces sont accessibles à l’ensemble des salariés à partir de la page d’accueil du portail Cafcom, rubrique Vie sociale.

Dans ce cadre, la création de liens internet à l’extérieur de l’espace dédié est interdite.

Les procès-verbaux du Comité social et économique sont mis en ligne par la direction dans l’espace dédié correspondant.

2.2 - Messagerie électronique

Chaque organisation syndicale et le comité social et économique disposent d’une adresse électronique spécifique, identifiée par le sigle de l’organisation syndicale ou du CSE.

Une boîte aux lettres partagée (BALP) distincte de celles réservées à un usage professionnel est créée au nom de chaque organisation syndicale et du CSE.

2.2.1 - Règles générales

Chacun des utilisateurs précités au sein de l'organisme aura la possibilité, via la boîte aux lettres partagée de messagerie de l'instance dont il relève, de communiquer tant en interne qu'en externe dans les conditions ci-dessous :

• création d'une boîte aux lettres partagée à l'intitulé de chacune des instances,

• délivrance d'un accès et d'une adresse internet par BALP,

• autorisation de diffusion de l'adresse internet de la BALP Caf sur les sites utiles,

• définition des membres notifiés par message par le délégué syndical ou le secrétaire du CSE,

• émission systématique, depuis cette boîte aux lettres, de tout message émanant des utilisateurs précités, afin que l'expéditeur soit clairement identifié par les destinataires. L'objet du message et du nom de l'émetteur devront figurer en tout début de celui-ci,

• interdiction de re-router de façon automatique et systématique les messages des BALP vers une boîte aux lettres personnelle.

2.2.2 - Modalités techniques

Une ressource partagée sera mise à disposition de chaque organisation syndicale et du Comité Social et Economique en-dehors du portail Cafcom. Cet espace doit permettre de stocker les documents reçus.

Cette ressource est accessible à l'ensemble des membres de l’instance concernée et ne donnera lieu à aucune administration particulière par le Service informatique, si ce n'est en termes de place « disque ».

La création et la mise à jour des personnes notifiées par la BALP seront réalisées lors de chaque élection professionnelle ou en cas de mouvement individuel (démission ...). Dans ce cas, la demande de mise à jour auprès du service informatique sera effectuée par la Direction.

Les délégués syndicaux, le secrétaire du Comité Social et Economique sont les gestionnaires de leur BALP. Ils sont notamment chargés de l'archivage, de la suppression des messages obsolètes et de la suppression des pièces jointes.

Les documents diffusés doivent être créés, lus et modifiés par le biais des seuls outils bureautiques déployés institutionnellement.

2.2.3 - Modalités de communication et confidentialité des échanges

Les modalités de communication doivent contribuer à favoriser l’expression syndicale et le dialogue social dans l’entreprise tout en assurant la confidentialité des échanges et la liberté des salariés d’accéder ou non à l’information.

Les organisations syndicales et le Comité Social et Economique auront la possibilité, via leur boîte aux lettres partagée de messagerie, de communiquer en interne, dans les conditions ci-dessous :

• Possibilité de communication envers l'ensemble des salariés : dans ce cas, les documents à communiquer ne sont pas joints au message, mais sont accessibles via un lien. Dans ce cadre, l’objet du message doit être le suivant : « nom de l’organisation syndicale / CSE : nouvelle information » et le message : « A la date du ………. (jour/mois/année), une nouvelle information a été enregistrée dans la rubrique …………… (CSE ou nom de l’organisation syndicale) du portail Cafcom. »,

• Possibilité de communiquer une information purement factuelle, sans création de lien. Dans ce cadre, l’objet du message doit être le suivant : « nom de l’organisation syndicale / CSE: nouvelle information » et le message : « A la date du ………. (jour/mois/année), une nouvelle information vous est communiquée. »,

• Possibilité de communication à destination des adhérents de l’organisation syndicale. Il doit s’agir dans ce cas d’envois groupés dont les modalités d’expédition ne doivent pas permettre aux adhérents de s’identifier entre eux (envoi en copie cachée ccc :).

• La messagerie ne peut être utilisée pour des messages individuels à des salariés qu’en réponse à un salarié, avec la mention « personnel » en objet. Dans ce cas de figure, la réponse ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.

• L’organisation syndicale, ou le Comité social et économique, est tenu à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’il entretient avec les salariés et s’interdit toute communication du message vers un tiers.

• Possibilité de communication entre les diverses instances,

• Mode de communication privilégié entre le Comité social et économique /organisations syndicales et la Direction.

Lorsque le courriel est un envoi groupé à plusieurs agents, les modalités d’expédition ne doivent pas permettre aux agents de s’identifier entre eux. Cette non-identification est de la responsabilité de l’organisation syndicale ou du Comité social et économique, qui pourra notamment utiliser l’envoi en copie conforme cachée (ccc) pour respecter cette obligation de confidentialité.

Les parties signataires conviennent de bannir les communications qui :

• ont un caractère injurieux incompatible avec le bon fonctionnement de la messagerie,

• constitueraient un appel à la haine, à discrimination, une entrave aux bonnes mœurs ou qui auraient pour objet la diffusion d’opinions politiques ou religieuses.

Par ailleurs, la messagerie électronique ne devant pas entraver l'accomplissement du travail, les organisations syndicales et le Comité social et économique s'engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.

En tout état de cause, les communications ne pourront citer nominativement les collaborateurs de la caf.

Les organisations syndicales et les membres du Comité social et économique s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme et ce afin de respecter les règles relatives au secret professionnel.

Par ailleurs, la direction de la Caf de l’Ardèche, les organisations syndicales et les membres du Comité social et économique s’engagent à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant les bases d’information par aucun moyen.

2.3 - Internet

Un accès Internet est accordé aux organisations syndicales et au Comité social et économique.

Dans ce cadre, le respect de la charte informatique de la Caf de l’Ardèche s’impose.

2.4 - Les règles de maintenance

La maintenance et l’accompagnement à l’utilisation du Portail Cafcom sont effectués par le service informatique après accord préalable de la Direction.

La mise à jour des informations présentes dans le Portail Cafcom relève de la compétence de l’organisation syndicale et des membres du CSE.

En cas d’incident ou de dysfonctionnement, les organisations syndicales représentatives et le Comité social et économique bénéficieront comme pour l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectué par le service informatique de l’organisme.

Les organisations syndicales et le Comité social et économique seront soumis comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes,…). En cas d’incident, ils bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.

Article 3 – Dispositions spécifiques aux organisations syndicales

3.1 - Portail Cafcom

Chaque organisation syndicale représentative à la Caf de l’Ardèche dispose d’un espace dédié dans le portail Cafcom.

Le contenu de cet espace est librement déterminé par chaque organisation syndicale, sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical.

Il est placé sous l’entière responsabilité de l’organisation syndicale qui désignera 2 membres pour la gestion de la rubrique syndicale sur le portail Cafcom.

Le site ne doit contenir en aucun cas injure, diffamation, appel à la haine, appel à discrimination, entrave aux bonnes mœurs ou diffusion d’opinions politiques ou religieuses conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur. La protection de la vie privée et le droit à l’image doivent être respectés.

Un exemplaire des communications syndicales générales (diffusions à tous caf) est transmis à l’employeur par la messagerie électronique (Balf Direction), simultanément à l’information du personnel.

3.2 - Messagerie électronique

La messagerie ne peut être utilisée que pour l’envoi et la réception d’informations à caractère exclusivement syndical.

Chaque message doit rappeler que tout membre du personnel peut manifester son accord ou son opposition à l’envoi de tout message syndical sur leur messagerie personnelle.

Aucun message syndical ne doit être envoyé sur des boîtes à lettre fonctionnelle (Balf) hors celle de la Direction pour information.

Il appartient aux organisations syndicales de gérer la liste des personnes qui ont donné leur accord afin de recevoir une information syndicale sur leur messagerie personnelle.

Les adresses des messageries électroniques des salariés ne peuvent être cédées ou utilisées pour d’autres finalités que la communication syndicale.

Article 4 – Dispositions spécifiques au comité social et économique

Le Comité social et économique dispose d’un accès internet et d’une boîte aux lettres via une connexion internet spécifique et dédiée.

4.1 - Portail Cafcom

Le Comité social et économique dispose d’un espace dédié sur le portail Cafcom.

Cet espace est réservé exclusivement à la communication d’informations relatives aux missions dédiées au Comité social et économique (dont diffusion de comptes rendu et information sur les activités sociales et culturelles).

Cet espace est placé sous l’entière responsabilité des membres du Comité social et économique qui désigneront 3 membres pour la gestion de la rubrique Comité social et économique sur le portail Cafcom.

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4.2 - Messagerie électronique

La messagerie ne peut être utilisée que pour l’envoi et la réception d’informations en lien avec les missions du Comité social et économique.

La boîte aux lettres partagée du Comité social et économique n’a pas la possibilité d’émettre des messages à l’extérieur et ne doit pas être communiquée aux partenaires externes ni aux sites utiles : elle a pour seule objet la communication avec le personnel de la Caf de l’Ardèche.

Les membres du Comité social et économique ne peuvent utiliser leur messagerie personnelle pour des échanges relatifs au Comité social et économique.

Article 5 – Matériel

La Caisse d’Allocations Familiales de l’Ardèche met à la disposition des organisations syndicales de l’organisme et du Comité social et économique, dans le local qui leur est affecté le matériel suivant :

Instance	Aubenas	Annonay
Comité social et économique	2 ordinateurs 1 imprimante	1 ordinateur
DS	1 ordinateur 1 imprimante	1 ordinateur

Les matériels restent la propriété de l’organisme et sont placés sous la responsabilité des organisations syndicales et du Comité social et économique qui doivent apporter la plus grande attention à leurs conditions d’utilisation et de conservation.

Les produits consommables (recharges encres,….) sont à la charge du Comité social et économique.

Contraintes spécifiques : les organisations syndicales et le Comité social et économique s’engagent à utiliser les seuls logiciels fournis par l’organisme. Ils n’ont pas la possibilité d’installer les logiciels, sauf autorisation expresse de la direction.

Article 6 – Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord, l'organisme adresse à l’organisation syndicale ou au secrétaire du Comité social et économique, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres parties signataires ou de l’ensemble des membres du Comité social et économique.

Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l'accord en vue de d’échanger sur la nature du différend et afin de le régler.

Si à l'issue de cette rencontre et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut saisir la juridiction compétente.

Le recours en justice n’interviendra qu’en dernier ressort.

En cas de mauvaise utilisation des outils et matériels informatiques mis à disposition, la Direction peut supprimer les accès en application de la politique nationale de sécurité du système d’information et des obligations relevant de la loi informatique et libertés.

Article 7 – Durée de l’accord – Révision - Dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, sous réserve de l’agrément ministériel.

Il pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales.

Conformément aux dispositions de l’article L.2261-9 du Code du travail, il pourra être dénoncé par une des parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de trois mois.

A l’issue de la première année d’application, les parties signataires conviennent de se retrouver pour faire un bilan de son application et convenir des adaptations éventuelles.

Les parties conviennent également de se réunir si l’une des parties signataires en fait la demande.

Article 8 – Dépôt et publicité

Conformément aux mesures légales de publicité, cet accord sera transmis :

• aux organisations syndicales représentatives dans l’organisme,

• aux membres du Comité social et économique,

• au secrétariat du greffe du conseil des prud’hommes de la Caf de l’Ardèche,

• à l'unité territoriale de l’Ardèche de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRRECTE),

• à la Direction de la Sécurité Sociale, l’Ucanss et la Cnaf par dépôt sur l’application de l’Ucanss (https://accordslocaux.ucanss.fr).

Un exemplaire sera tenu à la disposition du personnel. Un avis sera affiché à ce sujet.

Fait à Aubenas, le 17 décembre 2020, en autant d’exemplaires originaux que de parties signataires, un exemplaire étant remis à chacune des parties.

Pour la Caf de l’Ardèche Pour les organisations syndicales,

La Directrice FO CFDT