Accord d’entreprise
novembre 21
Aménagement du temps de travail
[Titre ]

1. Préambule et champs d’application 3

2. Dispositions communes 4

2.1. Repos quotidien et hebdomadaire 4

2.2. Déplacements professionnels 4

2.3. Récupérations 4

2.4. Journée de solidarité 4

3. Modalités d’aménagement du temps de travail 5

3.1. Aménagement du temps de travail sur l’année par attribution de jours de Récupération du Temps de Travail (RTT) 5

3.1.1. Salariés concernés 5

3.1.2. Durée du travail sur l’année et période de référence 5

3.1.3. Durée hebdomadaire de travail et organisation du temps de travail 5

3.1.4. Heures supplémentaires 6

3.1.5. RTT 6

3.1.6. Rémunération 6

3.2. Forfait annuel en jours 6

3.2.1. Salariés concernés 6

3.2.2. Conditions de mise en place 7

3.2.3. Décompte du temps de travail en jours sur une base annuelle 7

3.2.4. Année incomplète 7

3.2.5. Forfait en jours réduit 7

3.2.6. Décompte du temps de travail 8

3.2.7. Jours de repos 8

3.2.8. Charge de travail 8

3.2.9. Rémunération 10

3.2.10. Période de disponibilité et droit à la déconnexion 10

3.2.11. Droit d’alerte 10

3.2.12. Information du CSE 10

4. Durée et publicité 11

4.1. Durée de l'accord 11

4.2. Révision et dénonciation 11

4.3. Notification, publicité et dépôt de l'accord 11

Préambule et champs d’application

Le présent accord a pour objet de remplacer les dispositions de l’accord d’entreprise sur l’aménagement et la réduction du temps de travail conclu le 18 juillet 2001 et arrivé à échéance le 22 juillet 2021.

La direction et la délégation syndicale CGT ont négocié un accord d’entreprise selon les modalités définies par le Code du Travail en tenant compte de l’évolution du cadre législatif et conventionnel visant notamment à assurer la protection de la santé et la sécurité du salarié en garantissant le respect de durées raisonnables de travail ainsi que le caractère raisonnable de l’amplitude et de la charge de travail.

Les parties se sont réunies les 5 juillet, 12 juillet, 13 septembre, 12 octobre, 10 novembre et 16 novembre 2021 pour convenir du présent accord. Il s’applique à l’ensemble des salariés de la société Espelia sous contrat de travail.

A la date de son entrée en vigueur, les dispositions du présent accord annuleront et se substitueront intégralement à celles de l’accord du 18 juillet 2001.

Dispositions communes

Repos quotidien et hebdomadaire

Quelle que soit la modalité d’aménagement du temps de travail, il est rappelé que tous les salariés visés par le présent accord bénéficient d’un repos quotidien de 11 heures consécutives entre la fin d'une journée de travail et le début de la suivante et un repos hebdomadaire a minima de 35 heures consécutives (24 heures + 11 heures).

Sauf mobilisation exceptionnelle liée à une mission et validée par le manager, le repos hebdomadaire a lieu le samedi et le dimanche (jours entiers).

La charte des temps disponible sur l’intranet de l’entreprise et auprès de la Direction des Ressources Humaines rappelle les bonnes pratiques et principes garantissant les temps de repos et plus généralement l’équilibre vie privée-vie professionnelle.

Déplacements professionnels

Les déplacements professionnels sont inhérents à l’activité de conseil d’Espelia qu’ils s’agissent de réunions avec les clients, de concertations avec les citoyens ou de visites d’infrastructures par exemple. Chaque consultant est autonome sur l’organisation de ses déplacements professionnels afin qu’ils s’adaptent le mieux à ses contraintes professionnelles et personnelles. Il est reconnu que l’autonomie du salarié est contrainte par les exigences des clients et les horaires de transports.

Récupérations

Les déplacements professionnels ou missions (temps de travail) effectués le week-end (samedi et dimanche) et les jours fériés, dès lors qu’ils sont induits par les missions du salarié, sont compensés pour une durée équivalente via la pose de récupérations par le salarié.

Journée de solidarité

En application des articles L3133-7 à L3133-12, la journée de solidarité au sein d’Espelia est fixée au lundi de la Pentecôte. Elle fait l’objet d’une communication à l’ensemble des salariés chaque année.

Modalités d’aménagement du temps de travail

Aménagement du temps de travail sur l’année par attribution de jours de Récupération du Temps de Travail (RTT)

Salariés concernés

Cette modalité s’applique aux salariés qui peuvent suivre des horaires prédéterminés et aux salariés ne bénéficiant pas d’autonomie dans la gestion de leur emploi du temps. Sont concernés au sein d’Espelia les ETAM, en CDI ou en CDD, à temps complet ou à temps partiel, sauf aménagement horaire individuel prévu au contrat de travail, ainsi que les salariés en contrat d’alternance.

Cette modalité s’applique également aux cadres n’ayant pas signé une convention individuelle de forfait annuel en jours (modalité 3.2).

Durée du travail sur l’année et période de référence

Le présent accord a pour objet d'aménager le temps de travail sur une période de référence d'un an, en application de l’article L.3121-41 du Code du Travail.

La période de référence commence le 1^er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année civile.

Dans le cadre de cette période de référence, la durée annuelle de travail des salariés sera de 1 607 heures, correspondant à une durée hebdomadaire moyenne de 35 heures de travail sur l’année.

Durée hebdomadaire de travail et organisation du temps de travail

Dans le cadre de l’annualisation du temps de travail, les salariés concernés par cette modalité sont amenés à effectuer 37 heures et 30 minutes de travail effectif par semaine et bénéficient de jours de Récupération du Temps de Travail (RTT) chaque année de sorte que leur durée hebdomadaire moyenne de travail sur l’année soit ramenée à 35 heures.

Les salariés concernés par cette modalité d’aménagement du temps de travail sont soumis aux horaires collectifs en vigueur au sein de l’entreprise, affichés dans les locaux.

Les déplacements réalisés en semaine hors des horaires de travail habituel et susceptibles de réduire le temps de repos quotidien sous les 11 heures réglementaires sont compensés par une adaptation des horaires de travail (par exemple arrivée tardive le lendemain) garantissant le respect des 11 heures de repos quotidien.

Cette durée du travail et les jours de RTT sont proratisés pour les salariés en temps partiel concernés en fonction de la quotité fixée dans leur contrat de travail ou leur avenant.

Le temps de travail des salariés ETAM concernés par ces modalités d’organisation fait l’objet d’une déclaration hebdomadaire validée par leur responsable.

Heures supplémentaires

Pour les salariés ETAM

Pour les salariés ETAM, le seuil de déclenchement des heures supplémentaires ou complémentaires donnant droit à compensation est mesuré mensuellement dès lors que le temps déclaré dépasse :

• La moyenne de 37 heures et 30 minutes de travail par semaine pour les salariés ETAM employés à temps complet ;

• Le temps de travail hebdomadaire prévu au contrat de travail des salariés ETAM à temps partiel.

La compensation des heures supplémentaires peut faire l’objet d’un paiement, avec majoration selon les dispositions conventionnelles ou légales en vigueur, à l’initiative de la direction si la compensation en temps de repos n’est pas possible.

Autres salariés

Du fait du mode d’organisation du travail sur l’année, le seuil de déclenchement des heures supplémentaires est la limite annuelle de 1 607 heures de travail. L’accomplissement des heures supplémentaires est ainsi apprécié en fin de période de référence.

Dans ce cadre, sont considérées comme des heures supplémentaires les heures accomplies au-delà de 1 607 heures annuelles. Elles font l’objet d’une compensation en repos sur l’exercice suivant. 

RTT

Les salariés soumis à cette organisation du travail bénéficient de 15 jours de RTT par an dès lors qu’ils sont employés à temps complet et présents toute l’année. Les jours de RTT sont acquis à hauteur de 1.25 jours par mois de présence effective dans l’entreprise (hors jours de temps partiel, absences pour raisons de santé, congés familiaux, jours de formation en école pour les alternants et absences non rémunérées).

Les jours de RTT sont pris à l’initiative du salarié en accord avec sa hiérarchie de janvier à décembre et à hauteur du nombre de jours acquis. Ces jours pourront être pris par journée entière ou demi-journée à l’initiative du salarié. Ils ne sont pas reportables à l’année suivante.

Rémunération

Les salariés concernés par cette modalité bénéficient d'une rémunération lissée sur une base mensuelle de façon à assurer une rémunération régulière.

Forfait annuel en jours

Salariés concernés

Sont concernés par le forfait annuel en jours les salariés cadres bénéficiant d’une large autonomie dans leur travail et pour lesquels l’activité ne permet pas de définir des horaires prédéterminés.

Les cadres de l’entreprise organisent leur temps de travail au quotidien et tout au long de l’année :

• Pour les consultants, selon le portefeuille de missions auxquels ils sont associés en qualité de chef de mission ou d’expert, en prenant aussi bien en compte les contraintes liées aux demandes des clients et les activités internes dans lesquelles ils sont impliqués que leur organisation personnelle ;

• Pour les cadres dits « fonctionnels » selon les chantiers stratégiques de l’entreprise, les sollicitations de la direction et des équipes en interne ainsi que les échanges avec les partenaires externes.

Du fait de l’autonomie laissée par l’entreprise à ses cadres et des fortes incertitudes horaires liées à leurs activités, l’ensemble des cadres, quelle que soit leur classification conventionnelle, peuvent bénéficier de ce mode d’organisation du temps de travail.

Conditions de mise en place

La signature d’une convention individuelle de forfait annuel en jours, par avenant au contrat de travail ou insérée dans le contrat de travail des nouveaux salariés, est un préalable à l’application de cette modalité d’aménagement du temps de travail.

La convention fait référence à l’accord d’aménagement du temps de travail et précise :

• La nature des missions du salarié concerné ;

• Le nombre de jours travaillés dans l’année ;

• La rémunération correspondante ;

• Le nombre d’entretiens avec son manager (cf. article 3.2.8).

En cas d’absence de convention individuelle de forfait annuel en jours, le salarié se voit appliquer les modalités du point 3.1.

Décompte du temps de travail en jours sur une base annuelle

La durée annuelle de travail de ces salariés est fixée par année de référence pour un salarié ayant un droit complet à congés payés. Cette durée inclut la journée de solidarité.

Sur la période de référence du 1^er janvier au 31 décembre, le nombre de jours travaillés est fixé à 210 jours, journée de solidarité incluse. Le cas échéant, ce nombre de jours est réduit du nombre de jours d’absence supplémentaires assimilés à du temps de travail effectif dont bénéficie le salarié (congé ancienneté, absence rémunérée pour évènement familial, récupération…).

Année incomplète

Dans le cas d’une année incomplète, le nombre de jours à effectuer est calculé en fonction de la durée en semaines restant à courir jusqu’à la fin de l’année, selon la formule suivante :

Forfait annuel de 210 jours et base annuelle de 47 semaines (52 semaines – (5 semaines de congés payés + 2 jours de fractionnement))

Nombre de jours à travailler :   210 x nombre de semaines travaillées dans l’année / 47

Forfait en jours réduit

Dans le cadre d’un travail réduit (équivalent du temps partiel des salariés qui ne sont pas au forfait jours), à la demande du salarié et en cas d’accord de l’entreprise, il pourra être convenu par convention individuelle, des forfaits portant sur un nombre de jours inférieur à 210.

Décompte du temps de travail

Chaque salarié établit toutes les semaines un décompte du nombre de journées et demi-journées travaillées, ainsi que du nombre de journées et demi-journées non travaillées, à l’aide du logiciel de déclaration des temps et activités mise à disposition (Everwin au moment de la rédaction de l’accord). La nature des repos est reprise dans le logiciel RH de gestion des absences (Nibelis au moment de la rédaction de l’accord).

Les salariés soumis au forfait annuel en jours ne sont pas concernés par les dispositions relatives aux heures supplémentaires (majorations, repos compensateur, contingent annuel, contrepartie obligatoire en repos).

En revanche, ces salariés sont soumis au respect des dispositions relatives au repos quotidien (d’une durée minimale quotidienne de 11 heures) et au repos hebdomadaire (d’une durée minimale de 35 heures), ainsi qu’aux dispositions relatives à la journée de solidarité.

Il est rappelé que ces limites n’ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais constituent bien une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail.

Jours de repos

Afin de ne pas dépasser le plafond de jours travaillés dans une année, les salariés bénéficient de jours de repos dont le nombre peut varier en fonction du positionnement des jours fériés dans l’année considérée.

En cas d’absence non assimilée à du temps de travail effectif (congé sans solde, arrêt maladie…), le nombre de jours de repos est recalculé proportionnellement à la durée de l’absence sur la période de référence.

Nombre de jours	365
Nombre de samedis et dimanches	WE
Nombre de jours ouvrés de congés payés	27
Nombre de jours fériés coïncidant avec un jour normalement travaillé (hors journée de solidarité	FE
Nombre de jours de travail	210
Nombre de jours de repos	365-WE-27-FE-210 = JR

Les jours de repos sont pris à l’initiative du salarié en accord avec sa hiérarchie sur la période de référence à hauteur du nombre de jours calculés conformément au présent accord. Ces jours pourront être pris par journée entière ou demi-journée à l’initiative du salarié. Ils ne sont pas reportables l’année suivante.

Charge de travail

Le suivi de la charge de travail est une obligation de la direction liée au forfait annuel en jours, et ne se confond pas avec le décompte des journées et demi-journée travaillées. Il s’agit de s’assurer que la charge de travail du salarié demeure raisonnable et respecte l’équilibre vie privée / familiale et vie professionnelle.

Dans ce cadre, la société entend mettre en place certaines mesures propres à assurer le respect de ces droits, listées ci-dessous.

Organisation du travail

Les nouveaux consultants bénéficient d’une formation d’intégration abordant la gestion des contraintes liées au métier dont la gestion de la relation avec les clients et l’organisation du travail. Cette formation intègre la gestion de la charge de travail et rappelle le droit d’alerte prévu dans le présent accord.

Suivi de l’organisation du travail et de la charge de travail

Les déclarations faites via le logiciel mentionné au 3.2.6 alimentent les tableaux de bord individuels et d’équipe qui permettent de suivre la charge de travail au niveau des équipes. Des outils de suivi du plan de charge sont également mis en place à l’initiative de chaque équipe pour s’adapter le mieux au rythme et à la nature de leurs activités (suivi commercial, avancement des missions).

Si la direction ou le responsable hiérarchique sont amenés à constater que l’organisation du travail adoptée par le salarié et/ ou que la charge de travail aboutissent à des situations anormales (notamment non-respect des durées minimales de repos), ils pourront organiser un entretien avec le salarié pour prendre les mesures nécessaires et notamment :

• S’assurer de la répartition de la charge de travail entre les salariés et remédier aux éventuelles surcharges de travail ;

• Le cas échéant, rappeler au salarié concerné les dispositions impératives portant sur les repos journaliers et hebdomadaires minimum et le fait que les amplitudes de travail doivent rester raisonnables et prendre toutes les mesures adaptées pour faire respecter, en particulier, les durées minimales de repos et ne pas dépasser le nombre de jour travaillés.

En cas de difficulté dans la gestion de la charge de travail ou de toute autre nature, le salarié peut solliciter dans les plus brefs délais un entretien auprès de la direction ou de son responsable hiérarchique, afin de définir ensemble d’éventuelles mesures correctrices.

L’entreprise peut également prendre l’initiative de cet entretien si elle constate des difficultés particulières.

Le salarié peut par ailleurs solliciter une visite médicale spécifique liée à cette modalité d’aménagement du temps de travail.

Entretiens individuels semestriels

Un entretien individuel semestriel est organisé entre le salarié et son manager. Pour des raisons de bonne organisation, l’un de ces entretiens relatifs au forfait annuel en jours pourra être accolé à l’entretien professionnel annuel, sous réserve pour la Direction de mener ces entretiens distinctement, selon leurs objets respectifs.

Ces entretiens semestriels portent notamment sur les sujets suivants :

• La charge de travail du salarié, passée et prévisionnelle ;

• L’organisation du travail du salarié au sein de la société ;

• L’amplitude des journées de travail du salarié et notamment la durée des trajets professionnels ;

• Le solde des jours de repos ;

• L’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale.

Un compte-rendu validé par le salarié après formalisation par le manager sera produit à chaque entretien, planifié ou non, et transmis au salarié concerné.

Rémunération

La rémunération des salariés occupés sur la base d’un forfait annuel en jours constitue une rémunération annuelle forfaitaire qui fera l’objet d’un versement en 12 mensualités égales.

Afin de déterminer l’incidence d’une entrée ou sortie en cours d’année ainsi que d’une journée d’absence sur la rémunération du salarié, la journée d'absence est valorisée par le calcul suivant : [rémunération annuelle brute / (nombre de jours prévus dans la convention de forfait + nombre de jours de congés payés + nombre de jours fériés tombant un jour ouvré + nombre de jours de repos dans l’année].

Période de disponibilité et droit à la déconnexion

L’entreprise demande à ses salariés de respecter le droit à la déconnexion durant les périodes non travaillées (repos quotidien, hebdomadaire, jours de repos et de congés payés, suspension du contrat de travail), notamment en ne se connectant pas aux outils numériques mis à leur disposition pour une utilisation professionnelle et en ne lisant ni ne répondant aux courriels électroniques, au téléphone, ou autres formes de sollicitations qui leur seraient adressées pendant ces périodes non travaillées.

Il est rappelé que les messages reçus pendant les périodes de déconnexion ne sont soumis à aucune obligation de réponse pendant ces mêmes périodes. Hormis les situations de décalage horaire liées aux différentes implantations d’Espelia ou aux déplacements à l’international ainsi que les communications collectives, il est demandé à tous les managers et salariés d’éviter toute communications professionnelles, par téléphone, visioconférence ou courriel, avec leurs collègues et collaborateurs en dehors de la plage horaire 8h-20h tous les jours, et pendant les weekends, jours fériés et congés payés, ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail.

Ce droit à la déconnexion est rappelé explicitement dans les conventions individuelles de forfait.

Droit d’alerte

En cas de difficulté inhabituelle liée à l’organisation et à sa charge de travail ou en cas de sentiment d’isolement, et en l’absence de proposition de la part de son manager (demande d’entretien), le salarié a la possibilité d’émettre une alerte auprès de la direction, et/ou du Comité Social et Economique. Dans cette situation, un représentant de la direction autre que le manager concerné recevra le salarié, pour échanger avec lui et préciser par écrit les mesures prises le cas échéant.

Les propositions de mesures seront transmises au manager pour validation. En cas d’absence de validation, la Direction des Ressources Humaines organise un entretien en présence du salarié et du/des managers concernés pour trouver une solution, entretien auquel un représentant du CSE peut participer à la demande du salarié. Un compte-rendu validé par le salarié après formalisation par le représentant de la direction sera produit à chaque entretien et transmis au salarié concerné.

Information du CSE

Chaque année lors de la consultation sur la politique sociale, le CSE est informé sur les modalités de mise en œuvre du forfait annuel en jours :

• Nombre de salariés concernés ;

• Nombre d’alertes émises ;

• Toutes les mesures prises, de manière anonymisée ;

• Modalités de suivi de la charge de travail.

Durée et publicité

Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 1^er janvier 2022.

Révision et dénonciation

Le présent accord pourra être révisé selon les modalités fixées aux articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du Travail à savoir :

• Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord a été conclu, à la demande de l'organisation syndicale de salariés représentative signataire de cet accord ;

• A l'issue de cette période, à la demande d’une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord.

Il pourra également être dénoncé selon les modalités fixées aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail à savoir par une des parties signataires dans le respect d'un préavis de trois mois.

Notification, publicité et dépôt de l'accord

Le présent accord sera communiqué et mis à disposition de l'ensemble du personnel d'Espelia via la plate-forme Jalios.

Il fera également l'objet d'un dépôt auprès de la DRIEETS et du greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris en application de l'article D2231-2 du Code du Travail.

Fait à Paris, le 26 novembre 2021

Pour le syndicat CGT Pour Espelia