Accord d'entreprise "Un Protocole d'Accord relatif à la Mise en Place du Comité Social & Economique" chez URSSAF DES PAYS DE LA LOIRE (Siège)

Protocole d’accord

Relatif à La mise en place du Comité Social et Economique CSE

Entre :

• L’Urssaf Pays de la Loire, représentée par

Monsieur , Directeur Régional,

et :

• Les délégations suivantes :

• L’organisation syndicale FO représentée par :

Mme M.,

• L’organisation syndicale CFDT représentée par :

Mme M.

• L’organisation syndicale CGT représentée par :

Mme M.

Préambule

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 a profondément modifié l’organisation des IRP élus dans les entreprises en créant notamment le CSE.

Partant du constat que des relations sociales de qualité sont un élément indispensable au bon fonctionnement de l’organisme, les parties signataires entendent affirmer l’importance d’organiser la représentation du personnel afin de la mettre en cohérence avec la réalité de l’organisation de l’Urssaf Pays de la Loire.

La qualité du dialogue social nécessite une représentation élue proche des préoccupations et des priorités des salariés.

C’est dans cette démarche que s’inscrit le présent accord qui a pour objet de définir le périmètre du CSE, de déterminer les moyens dont il est doté, de mettre en place des représentants de proximité, de définir la composition et la mise en place de commissions tout en soulignant l’importance de la CSSCT ainsi que la gestion des Activités Sociales et Culturelles, ASC, par le CSE.

Les parties conviennent par ailleurs que d’autres thématiques pouvant contribuer à la qualité du dialogue social relatives notamment à la BDES, aux modalités d’information et consultation du CSE feront l’objet de négociations ultérieures, au plus tard d’ici fin juin 2019.

TITRE 1

Périmètre de l’accord

Article 1 : –Périmètre du CSE

Un CSE est créé au sein de l’Urssaf Pays de la Loire.

TITRE 2

Compositions, réunions budget du CSE

Article 2 : Composition du CSE

Nombre de membres

Le nombre de membres titulaires et suppléants du CSE est déterminé en fonction des dispositions prévues à l’article R.2314-1 du code du travail.

Les parties conviennent de définir la composition du CSE comme suit : 15 titulaires et 15 suppléants conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral.

Présidence

Le CSE est présidé par le directeur ou son représentant, assisté éventuellement de collaborateurs qui ont voix consultative conformément aux dispositions de l’article L.2315-23.

Le secrétaire et le trésorier du CSE :

Le CSE désigne lors de la première réunion suivant son élection, un secrétaire, deux secrétaires adjoints, un trésorier et deux trésoriers adjoints parmi ses membres titulaires.

Article 3 : Les réunions ordinaires du CSE

Nombre de réunions

Le CSE se réunit une fois par mois à l’exception du mois d’août. En complément de ces 11 réunions, les quatre réunions prévues à l’article L.2315-27 alinéa 1 portant sur les attributions du CSE en matière de santé sécurité et conditions de travail se tiendront à raison d’une par trimestre.

Participants réunions CSE

Conformément à l’article L.2314-1 du code du travail, seuls les titulaires siègent lors des réunions du CSE. Les suppléants seront néanmoins convoqués et destinataires des ordres du jour et des documents transmis aux titulaires. La convocation précisera que les suppléants assisteront à la réunion uniquement en cas de remplacement d’un titulaire.

Lorsque le CSE se réunit dans le cadre de ses attributions relatives à la santé, sécurité et conditions de travail, le médecin du travail et le référent santé participent à cette réunion.

Des personnalités extérieures non membres du CSE sont invitées aux réunions, conformément aux dispositions de l’article L.2314-3 du code du travail.

Temps de réunion

Le temps passé en réunion sur convocation de l’employeur sera payé comme temps de travail effectif et ne s’imputera pas sur le crédit d’heures de délégation des représentants de la délégation du personnel du CSE.

Ordre du jour

L’ordre du jour est établi conjointement par le secrétaire et le président.

Seront inscrits une fois par trimestre les réclamations collectives en matière d’application du droit du travail, de la Convention collective et des accords d’entreprise ainsi que l’examen des réclamations individuelles dans les mêmes matières, sous réserve qu’une réponse ait déjà été apportée par le(s) service(s) compétent(s). Toute situation présentant un caractère d’urgence pourra être étudiée en dehors de ce point périodique.

Article 4 : Heures de délégation

Les membres titulaires de la délégation du personnel au CSE bénéficient d’un crédit d’heures conformément aux dispositions prévues à l’article R.2314-1 du code du travail.

Annualisation mutualisation des heures

Les membres titulaires du CSE peuvent cumuler leurs heures de délégation conformément aux dispositions de l’article L.2315-8 du code du travail. Ils peuvent également répartir les heures de délégation entre les titulaires et les suppléants selon l’article L.2315-9.

Crédit d’heures pour réunions préparatoires du CSE

Chaque réunion du CSE est précédée d’une séance de travail préparatoire à laquelle participent les membres titulaires du CSE et les représentants syndicaux au CSE. En l’absence du titulaire, le suppléant qui a vocation à le remplacer à la réunion du CSE assiste à la réunion préparatoire

En principe, la réunion préparatoire a lieu la demi-journée précédent la réunion du CSE fixé sur l’après midi. Par exception, après échange avec la direction, la réunion préparatoire peut avoir lieu à un autre moment que la veille ou la demi journée précédant la réunion.

Les réunions organisées par visio conférence peuvent être précédées par une réunion préparatoire organisée de la même manière.

Un crédit d’heures complémentaires de 45 heures est attribué à chaque élu titulaire pour participer à ces réunions préparatoires.

Crédit d’heures complémentaires pour secrétaire et trésorier du CSE

Les crédits d’heures dont disposent le secrétaire et le trésorier du CSE sont majorés de 10 heures chacun par mois.

Article 5 : Budget du CSE

Dévolution des biens du CE

Les parties conviennent que le patrimoine de l’ancien CE sera dévolu au nouveau CSE.

Ainsi lors de la dernière réunion du CE, leurs membres décideront de l’affectation des biens de toute nature dont il dispose et le cas échéant, des conditions de transfert des droits et obligations, créances et dettes relatifs aux activités transférées à destination du futur CSE.

Lors de la première réunion, le CSE décidera à la majorité de ses membres soit d’accepter les affectations prévues, soit de décider d’affectations différentes.

Budget des activités sociales et culturelles

Les parties au présent accord décident de fixer la contribution de l’Urssaf Pays de la Loire à 2,79% (dotation actuelle) de la masse salariale brute.

Budget de fonctionnement

Conformément à l’article L.2315-61 du code du travail, le budget de fonctionnement du CSE est fixé à 0,20 % (dotation actuelle) de la masse salarial brute.

Article 6 : Formation

Les membres du comité social et économique bénéficient des actions de formations nécessaires au plein exercice de leurs attributions dans les conditions prévues par le Code du travail.

Article 7 Liberté de déplacement

Pour l’exercice de leur mission, les membres du comité social et économique peuvent, durant leurs heures de délégation, se déplacer hors de l’Urssaf Pays de la Loire.

Ils peuvent également se déplacer librement au sein de l’Urssaf Pays de la Loire sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement du travail des salariés et de prévenir préalablement le directeur du site et des ressources humaines.

Article 8 : Durée des mandats

Les mandats des représentants élus sont d’une durée de trois ans.

TITRE 3

Représentants de proximité

Compte tenu du périmètre régional du CSE, et pour garantir la représentation de l’ensemble du personnel, les parties conviennent de mettre en place des représentants de proximité en application des dispositions de l’article L.2313-7 du code du travail.

Article 9 : Périmètre de mise en place des représentants de proximité

Les représentants de proximité sont mis en place au sein des 5 départements de la région Pays de la Loire où l’organisme dispose d’au moins un site d’affectation de ses salariés.

Article 10 : Attributions des représentants de proximité

Il est instauré des représentants de proximité du CSE, qui assurent les missions suivantes sur leur site d’affectation et auprès du CSE :

• sur demande du CSE, relais locaux de gestion des œuvres sociales définies par le CSE,

• accompagnement des salariés dans le cadre des relations individuelles de travail,

• alerte auprès des responsables de site concernant les problématiques ponctuelles liées à l’aménagement et au bon fonctionnement des locaux et proposition d’améliorations,

• remontée en CSE des problématiques collectives ou des problématiques individuelles qui n’auraient pas été résolues, et propositions de nature à améliorer la communication interne,

• Information sur des problématiques générales ou spécifiques mais non résolues liées à la sécurité et aux conditions de travail auprès de la commission santé, sécurité et conditions de travail,

• propositions d’amélioration de la qualité de vie au travail auprès de la commission santé, sécurité et conditions de travail,

• participation aux enquêtes de la CSSCT,

Les élus du CSE contribuent également à ces missions sur leur site d’affectation sur leurs heures de délégation.

Les représentants de proximité bénéficient de la même protection que les élus du CSE.

Article 11 : Nombre de représentants de proximité

Le nombre et la répartition des représentants de proximité est déterminé comme suit :

Département	Nombre de représentants de proximité
44	6
49	5
53	2
72	5
85	4

Article 12 : Modalités de désignation des représentants de proximité

Salarié pouvant être désigné

Le représentant de proximité doit remplir les conditions d’éligibilité prévues pour les membres du CSE, telles que définie à l’article L.2314-19 du code du travail.

Sauf en cas de perte du mandat, le représentant de proximité est désigné pour la durée du mandat de la délégation du personnel au CSE.

Délai et processus de désignation

Le CSE désigne lors de la première réunion suivant son élection les représentants de proximité.

Un représentant de proximité ne peut être désigné concomitamment sur deux sites.

Proposition d’une liste de candidats

Les mandats de représentants de proximité seront répartis entre les organisations syndicales ayant participé aux élections de la délégation du personnel au CSE. Cette répartition se fera en fonction des suffrages valablement exprimés recueillis par chaque organisation syndicale tels que mentionnés sur les documents Cerfa établis au premier tour.

Ordre de désignation

Les élus CSE du syndicat ayant obtenu le plus fort résultat nommeront un premier représentant de proximité sur le département de leur choix.

Les élus CSE du syndicat parvenu au deuxième rang des résultats des élections nommeront à leur tour un premier représentant de proximité sur le département de leur choix

Les élus CSE du syndicat parvenu au troisième rang des résultats des élections nommeront à leur tour un premier représentant de proximité sur le département de leur choix

Une fois que les élus CSE de chaque syndicat représenté auront nommé un représentant de proximité, le processus décrit ci-dessus est repris jusqu'à nomination de tous les représentants de proximité selon la répartition géographique définie à l’article 11 et au prorata du résultat des élections.

Vote de la liste de candidats par le CSE

La liste de candidat constituée selon les modalités définies ci-dessus par chaque groupe de syndicat est soumise au vote à la majorité des élus du CSE.

Article 13 : Perte du mandat et remplacement

La mutation du représentant de proximité en dehors du département au sein duquel il exerce ses attributions emporte la fin de son mandat.

Lorsqu’un représentant de proximité perd son mandat, notamment suite à démission du mandat, rupture du contrat de travail, mobilité, le CSE procédera à la désignation d’un nouveau représentant de proximité.

Cette désignation interviendra selon les modalités définies à l’article 12.

Le mandat de représentant de proximité prend en tout état de cause fin au terme des mandats des membres élus du CSE l’ayant désigné

Délais pour désignation après perte du mandat

Dans les 2 mois ou lors de la réunion la plus proche du CSE il sera procédé à la désignation du nouveau représentant de proximité suivant les conditions de désignation initiales.

En cas de perte de mandat 3 mois avant les prochaines élections, il ne sera pas procédé à une nouvelle désignation

Article 14 : Heures de délégation et liberté de circulation

Nombre

Les représentants de proximité disposent d’un crédit d’heures annuel de 44 heures pour exercer leur mandat. Ces heures de délégation sont traitées comme des heures de délégation de droit commun.

Modalités d’utilisation

Ces heures ne sont ni reportables d’une année sur l’autre, ni mutualisables avec un autre représentant du personnel (membres du CSE ou représentant de proximité). En cas de désignation en cours d’année, le crédit d’heures est proratisé en fonction du nombre de mois restant à courir sur l’année.

Le représentant de proximité bénéficie d’une liberté de circulation dans le cadre de son mandat sur le ou les sites du département de sa désignation.

Article 15 : réunions des représentants de proximité

Périodicité

Les représentants de proximité auront pour mission principale de contribuer au niveau local, sur leur site d’affectation, aux échanges avec la direction.

Sur demande des représentants de proximité, une rencontre avec la direction sera organisée, la date devant être précisée dans le délai de 15 jours après leur sollicitation. Seront évoqués les sujets portés par les salariés dans le cadre des relations individuelles de travail, sous réserve qu’une réponse ait déjà été apportée par le(s) service(s) compétent(s) et que l’urgence ne permette pas d’attendre l’examen trimestriel des situations individuelles en CSE .

Suivi des échanges avec les Directions de site

Selon une échéance bimestrielle, les représentants de proximité formaliseront leurs demandes dans un support unique et partagé au niveau de l’organisme.

Chaque direction de site, en concertation avec la direction RH, apportera les éléments de réponse aux représentants de proximité. Ces échanges seront également enregistrés dans le support unique régional.

Le service RH assure le suivi de l’ensemble des demandes des représentants de proximité.

Les sujets nécessitant un échange lors d’une réunion du CSE seront ainsi identifiés et portés à l’ordre du jour selon les dispositions définies à l’article 3.

TITRE 4

les commissions du cse

Compte tenu de l’effectif de l’Urssaf Pays de la Loire les commissions suivantes sont mises en place telles que prévues aux articles L. 2315-36 et suivants et L. 2315-45 :

• la commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT),

• la commission formation,

• la commission de l’égalité professionnelle,

• la commission des relations de travail.

Article 16 : Généralités

Modalités de désignation au sein des commissions

Les membres des commissions sont désignés globalement par un vote à la majorité absolue. Le vote se fait alors en une seule fois pour l’ensemble des commissions.

Article 17 : La Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail - CSSCT

Compte tenu des enjeux liés à la préservation de la santé et de la sécurité de l’ensemble du personnel au sein de l’organisme, et a l’objectif d’amélioration permanente des conditions de travail, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place une Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail CSST.

Composition – secrétaire et président

La CSSCT est composée de 6 membres titulaires et 3 membres suppléants désignés par le CSE parmi ses membres titulaires ou suppléants, dont 2 membre(s) appartenant au collège cadre. Un représentant syndical par organisation syndicale au CSE assiste à la commission SSCT.

La CSSCT désigne un secrétaire parmi ses membres.

La CSSCT est présidée par le directeur de l’Urssaf Pays de la Loire.

Attribution

La CSSCT exerce ses attributions sur les domaines de la santé, de la sécurité et des conditions de trvail. A ce titre un bilan consolidé des accidents de travail et des maladies professionnelles survenus est présenté au cours des réunions. Elle se voit confier, par délégation du CSE, les attributions du CSE en matière de SSCT à l’exception du recours à un expert et des attributions consultatives du CSE.

Périodicité, nombre et organisation des réunions

La CSSCT tient une réunion par trimestre au cours du mois précédent la réunion trimestrielle du CSE, telle que prévue au premier paragraphe de l’article L.2315-27 du code du travail.

La CSSCT peut également se réunir à l’occasion des circonstances définies au second paragraphe de l’article L.2315-27 du code du travail.

L’ordre du jour des réunions est arrêté conjointement par le président et le secrétaire de la CSSCT.

Le président se fera assister par au moins 2 personnes appartenant obligatoirement à l’organisme.

En application des dispositions de l’article L.2314-3 du code du travail, des personnalités extérieures non membres assistent aux réunions de la commission.

Seuls les membres titulaires de la commission siègent lors des réunions de la CSSCT. Les membres suppléants seront néanmoins convoqués et destinataires des ordres du jour et des documents transmis aux titulaires. La convocation précisera que les suppléants assisteront à la réunion uniquement en cas de remplacement d’un titulaire.

Heures de délégation

Le temps passé en commission est considéré comme du temps de travail effectif et ne s’impute pas sur le crédit d’heures de délégation.

Crédit d’heures pour réunions préparatoires de la commission

Chaque réunion de la commission est précédée d’une séance de travail préparatoire à laquelle participent ses membres titulaires

En principe, la réunion préparatoire a lieu la demi-journée précédent la réunion de la commission fixée sur l’après midi. Par exception, après échange avec la direction, la réunion préparatoire peut avoir lieu à un autre moment que la veille ou la demi-journée précédant la réunion.

Les réunions organisées par visio conférence peuvent être précédées par une réunion préparatoire organisée de la même manière.

Un crédit d’heures annuel complémentaires de 20 heures est attribué à chaque membre titulaire de la commission pour participer à ces réunions préparatoires.

Formation

Chaque membre de la CSSCT bénéficiera des actions de formation nécessaires au plein exercice de ses attributions dans les conditions prévues aux articles L.2315-18 et R.2315-9 et suivants du code du travail.

Article 18 : La Commission Formation

Composition –Présidence

Elle est composée de 6 membres désignés par le CSE parmi ses représentants titulaires ou suppléants

Elle est présidée par le directeur en charge des ressources humaines assisté du responsable formation et le cas échéant de toute personne pouvant contribuer à répondre aux questions des membres de la commission.

Attribution

La commission formation est chargée notamment de préparer les délibérations du CSE en matière de formation.

Elles n’a pas voix délibérative.

Périodicité, Nombre et organisation des réunions

La commission se réunit deux fois par an, préalablement aux deux réunions ordinaires du CSE où sont prévues ses délibérations ou informations en matière de formation.

Elle n’a pas voix délibérative.

Heures de délégation

Le temps passé en commission est considéré comme du temps de travail effectif et ne s’impute pas sur le crédit d’heures de délégation.

Crédit d’heures pour réunions préparatoires de la commission

Chaque réunion de la commission est précédée d’une séance de travail préparatoire à laquelle participent ses membres.

En principe, la réunion préparatoire a lieu la demi-journée précédent la réunion de la commission fixée sur l’après midi. Par exception, après échange avec la direction, la réunion préparatoire peut avoir lieu à un autre moment que la veille ou la demi-journée précédant la réunion.

Les réunions organisées par visio conférence peuvent être précédées par une réunion préparatoire organisée de la même manière.

Un crédit d’heures annuel complémentaires de 6 heures est attribué à chaque membre de la commission pour participer à ces réunions préparatoires.

Article 19 : La Commission égalité professionnelle

Composition –Présidence

Elle est composée de 6 membres désignés par le CSE parmi ses représentants titulaires ou suppléants

Elle est présidée par le directeur en charge des ressources humaines assisté du responsable relation social et le cas échéant de toute personne pouvant contribuer à répondre aux questions des membres de la commission.

Attribution

La commission a en charge de préparer les délibérations du CSE en matière d’égalité professionnelle.

Elle n’a pas voix délibérative.

Périodicité, Nombre et organisation des réunions

La commission se réunit deux fois par an, préalablement aux deux réunions ordinaires du CSE où sont prévues ses délibérations ou informations en matière d’égalité professionnelle.

Heures de délégation

Le temps passé en commission est considéré comme du temps de travail effectif et ne s’impute pas sur le crédit d’heures de délégation.

Crédit d’heures pour réunions préparatoires de la commission

Chaque réunion de la commission est précédée d’une séance de travail préparatoire à laquelle participent ses membres.

En principe, la réunion préparatoire a lieu la demi-journée précédent la réunion de la commission fixée sur l’après midi. Par exception, après échange avec la direction, la réunion préparatoire peut avoir lieu à un autre moment que la veille ou la demi-journée précédant la réunion.

Les réunions organisées par visio conférence peuvent être précédées par une réunion préparatoire organisée de la même manière.

Un crédit d’heures annuel complémentaires de 6 heures est attribué à chaque membre de la commission pour participer à ces réunions préparatoires.

Article 20 : Commission des Relations de travail

Composition –Présidence

La Commission des Relations de travail est composée de 6 membres titulaires et 3 membres suppléants désignés par le CSE parmi ses membres titulaires ou suppléants;, dont 2 membre(s) appartenant au collège cadre.

Son secrétariat est assuré par le secrétaire du CSE.

La Commission des Relations de travail est présidée par le directeur de l’Urssaf Pays de la Loire.

Attribution

Le comité social et économique a pour mission de présenter à l’employeur les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l’application du Code du travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l’entreprise.

La commission a pour mission spécifique d’analyser les situations relevant du droit de la défense des salariés et de la mise en œuvre des procédures disciplinaires.

Périodicité, Nombre et organisation des réunions

La Commission des Relations de travail se réunira sur convocation de la direction pour évoquer la ou les situation(s) particulière(s) relevant de ses attributions.

Seuls les membres titulaires de la commission siègent lors des réunions de la Commission des Relations de travail. Les membres suppléants seront néanmoins convoqués et destinataires des ordres du jour et des documents transmis aux titulaires. La convocation précisera que les suppléants assisteront à la réunion uniquement en cas de remplacement d’un titulaire.

Heures de délégation

Le temps passé en commission est considéré comme du temps de travail effectif et ne s’impute pas sur le crédit d’heures de délégation.

TITRE 5

les moyens matériels de communication et d’information du CSE

Article 21 : Dispositions générales

La politique régionale en matière de déplacements s’inscrit autour de 3 orientations qui visent à assurer :

- une cohérence avec la politique de Développement Durable de la branche Recouvrement,

- une maitrise budgétaire des dépenses de fonctionnement induites,

- des conditions de travail sécurisées pour ses collaborateurs.

Ainsi, l’accès aux salles de visioconférence ainsi qu’aux conférences téléphoniques sera organisé et facilité afin de contribuer aux échanges entre les représentants du personnel de la région.

Par ailleurs, cela se traduit par des modes de transport et d’organisation privilégiés au sein de l’organisme :

- utiliser de façon prioritaire les transports en commun,

- inciter à prendre le train (recours à des cartes d’abonnement afin de limiter le coût du transport),

- favoriser le covoiturage,

- mettre à disposition des véhicules de service conformes aux dernières normes en vigueur.

Lorsque le trajet sera pris en charge par l’employeur :

- les membres de la délégation du personnel au CSE seront prioritaires dans la réservation des véhicules de service,

- les dispositions définies au sein de l’organisme concernant les autorisations de déplacement et d’utilisation des véhicules personnels s’appliquent

- afin d’optimiser les déplacements, le covoiturage sera systématiquement recherché.

Tout déplacement en région réalisé dans le cadre de l’exercice du mandat d’élu au titre des instances représentatives du personnel donne lieu à l’établissement d’un ordre de mission dès lors qu’une prise en charge par l’employeur est assurée.

Les membres du CSE qui disposeraient de véhicule de fonction déclareront les kilomètres réalisés dans le cadre des dispositions précédentes en kilomètres réalisés à titre professionnel.

Article 22 : Frais de déplacement des membres du CSE– réunion organisée par la direction :

Les réunions du CSE sont organisées par alternance entre le siège de l’organisme et le site d’Angers.

Les frais exposés par les membres du CSE, pour se rendre aux réunions organisées par la direction régionale sont pris en charge par l’employeur, tant pour les réunions mensuelles du CSE et trimestrielles la Commission SSCT que pour les réunions des commissions supplémentaires du CSE selon les modalités définie à l’article 15.

L’organisation des repas et leur prise en charge par l’Urssaf pourront être réalisées par la direction et prévues dans l’un des restaurants conventionnés des sites de la région. Les salariés qui ne souhaitent par utiliser cette prestation, ne peuvent pas prétendre à un remboursement forfaitaire d’un repas dans la mesure où l’employeur a rempli son obligation de prise en charge des repas avec l’organisation de ces derniers. Par contre, ils pourront bénéficier des prestations du restaurant d’entreprise si celui-ci existe ou d’un titre restaurant.

En cas d’absence d’organisation du repas par la direction, les règles relatives aux déplacements individuels entre les sites s’appliquent.

Article 23 : Local dédié au CSE et représentants de proximité – Sites départementaux

Pour assurer notamment l’exercice des activités sociales et culturelles sur chaque département, un local commun pour les membres de la délégation du personnel du CSE et les représentants de proximité est mis à disposition.

Ces locaux communs disposeront du mobilier courant à savoir tables, chaises et armoire fermant à clefs ainsi qu’une ligne téléphonique.

En cas de besoin l’employeur pourra mettre à disposition une salle de réunion dont la réservation préalable se fera auprès du secrétariat de direction relations sociales.

Article 24 : Local dédié exclusivement au CSE au siège de l’organisme

Un local dédié exclusivement au CSE est mis à disposition au siège de l’organisme.

Afin d’assurer la confidentialité des documents du CSE, la direction mettra à disposition des armoires fermant à clef.

En cas de besoin l’employeur pourra mettre à disposition au siège de l’organisme, une salle de réunion dont la réservation préalable se fera auprès du secrétariat de direction relations sociales.

Article 25 Les panneaux d’affichage

Des panneaux d’affichage seront mis à disposition du CSE sur chaque site de l’organisme.

Article 26: Dispositions relatives à la communication des instances

Les comptes rendus CSE (réunions ordinaires et commissions)

Une assistante de direction participe aux réunions du CSE et de la commission SSCT et formalise un projet de procès verbal soumis pour validation aux secrétaires de ces instances.

Les demandes de modifications sont centralisées par le secrétaire ou ses adjoints avant transmission au secrétariat de direction relations sociales pour intégration dans le projet de PV en amont de la réunion suivante pour son approbation.

Les réunions du CSE font l’objet d’un seul et unique compte rendu publié sous l’intranet par la direction dès leur validation.

Article 27: Dispositions relatives à la communication du CSE sur les ASC

Le CSE dispose d’une messagerie électronique et d’un espace dédié sur l’intranet pour la communication en lien avec ses attributions tant en interne qu’en externe.

La gestion de cette messagerie est placée sous la responsabilité du secrétaire du CSE désigné et présent à l’Urssaf des Pays de la Loire. Les accès à la messagerie doivent se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur au sein de l’organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

Article 28 : Contenu des informations relatives aux ASC du CSE

La messagerie ne peut être utilisée que pour l’envoi d’informations à caractère exclusivement en lien avec les attributions du CSE.

Le contenu des messages et publications jointes est librement déterminé par le CSE et est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions du CSE et respecter les règles relatives au droit de la presse.

A ce titre, les messages ne doivent contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le logo du CSE, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, les logos de l’organisme.

Article 29 : Modalités d’utilisation

Liberté d’accès à l’information du CSE :

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Secret professionnel lié aux informations diffusées :

Le CSE s’engage à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

Conditions de mise en ligne :

Le CSE s’engage à respecter les chartes informatiques des organismes.

Les interventions sur la messagerie (créations, modifications, suppressions) sont réalisées par les membres habilités du CSE. Ils pourront bénéficier de l’apport technique des personnes habilitées par la direction.

Toutes les boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel ouvertes aux coordonnées des anciennes instances représentatives du personnel utilisées au sein de l’Urssaf Pays de la Loire seront supprimées trois mois après l’ouverture des accès à l’espace intranet et l’octroi des habilitations.

Utilisation de la messagerie électronique par le CSE

Les membres du CSE habilités à utiliser la messagerie, doivent réaliser ces communications pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la direction, des salariés ou d’organes externes sollicités dans le cadre des attributions du CSE.

Afin de permettre à tous les utilisateurs de bien identifier l’origine du message et mettre en place les moyens techniques pour ne pas conserver les messages du CE dans leur messagerie, l’objet de chaque message devra commencer par la mention «CSE + objet du message ».

Ces règles pourront permettre également aux destinataires qui le souhaitent et à leur initiative la création de règles de messagerie pour automatiser une action (archivage, destruction…).

Le CSE est tenu à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques individuels qu’il entretient avec les salariés.

La capacité des sites et les règles de maintenance

La capacité de la messagerie du CSE est de 305 Mo. Une base d’archivage de messagerie sera également créée et mise à la disposition du CSE.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est limitée à 3 méga octets, doit être optimisée en favorisant les liens vers l’espace intranet du CSE et de façon générale doit être conforme à la charte informatique de l’organisme.

La résolution d’incidents techniques sera limitée aux matériels et aux applicatifs fournis par l’organisme. Elle suivra les mêmes modalités que celles mises en œuvre pour les autres utilisateurs des organismes, sans distinction particulière, tant au niveau des demandes qu’au niveau de la planification des interventions.

Les délais d’intervention ne devront cependant pas aboutir à restreindre l’accès et l’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication des organisations syndicales.

Espace de stockage sur le réseau de l’organisme

Afin de permettre la sauvegarde et le partage de documents entre les élus du CSE un répertoire réseau sécurisé est mis à leur disposition exclusive.

Chaque membre de la délégation du personnel au CSE s'engage à réaliser les opérations d'archivages nécessaires qui seront demandées par le secteur informatique, notamment en cas d'impacts négatifs constatés sur les temps ou les volumes de sauvegarde.

Les habilitations quant à l’accès à ces espaces réseau devront faire l’objet d’une demande auprès de la direction.

Utilisation abusive

En cas de non respect des dispositions ci-dessus, la direction adresse au secrétaire du CSE, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres responsables des Technologies de l’Information et des Communication identifiés (mandats syndicaux ou élus). Une réunion est alors tenue entre tous les utilisateurs des TIC en vue de le régler.

Si à l’issue de cette rencontre et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

Article 30 : Le matériel mis à disposition

L’Urssaf Pays de la Loire met à la disposition du CSE au sein de chaque local partagé sur les départements ainsi qu’au siège de l’organisme dans le local dédié CSE :

• un micro-ordinateur aux normes de l’organisme équipé d’un pack office bureautique,

• une imprimante,

• un système d’exploitation graphique,

• un accès à l’Intranet régional,

• un accès à internet via le réseau Urssaf.

Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autres matériels ou d’autres logiciels, sauf accord donné par la direction régionale après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité du CSE qui doit apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

Les produits consommables (papier, recharges d’encre…) sont à la charge du CSE.

TITRE 6 Dispositions diverses

Le présent protocole se substitue à l’ensemble des dispositions et usages ayant le même objet, en vigueur au sein des différents sites au jour de la signature.

Article 31 : Bilan et Durée de l’accord

Un bilan complet de la mise en œuvre du CSE sera présenté aux organisations syndicales signataires après une période de trois ans suivant la date de signature.

Les organisations syndicales seront ensuite conviées à une réunion avec la direction afin d’examiner l’opportunité de pérenniser et, le cas échéant, d’aménager le dispositif dans un avenant au présent accord.

Le présent accord est applicable à compter du premier jour du mois qui suit l’agrément ministériel.

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter de sa date d’entrée en vigueur.

Une fois signé, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Article 32 : Information du personnel

Une information complète sera assurée par la direction par le biais des publications internes, de réunions d’information ou de tout autre moyen qui lui semblera approprié.

L’accord sera porté à la connaissance de chaque salarié par une publication dans l’intranet régional.

Article 33 : Révision, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord peut être révisé en cas de modification des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles relatives à son objet et à la demande :

• de l’employeur,

• jusqu’au premier tour des premières élections professionnelles suivant la conclusion de l’accord : par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives au niveau de l’organisme et signataire ou adhérente de l’accord,

• à l’issue du premier tour des premières élections professionnelles suivant la conclusion de l’accord : par toute organisation syndicale représentative au niveau de l’organisme.

La demande de révision doit être notifiée par écrit (lettre recommandée avec accusé réception) à l’ensemble des organisations syndicales représentatives de l’entreprise et, dans le cas où l’employeur n’est pas à l’initiative de la demande de révision, à l’employeur.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai d’un mois suivant la réception de cette lettre, les parties se réunissent pour examiner l’opportunité d’ouvrir une nouvelle négociation.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Le présent accord sera transmis aux Organisations Syndicales présentes dans l’organisme, au Comité d’Entreprise et aux Délégués du Personnel et au CSE lorsqu’il sera mis en place.

Il sera transmis à Direction de la Sécurité sociale par voie dématérialisée conformément au décret n° 2014-934 du 19 août 2014.

L’article R.123-1-1 du code de la sécurité sociale tel que modifié par le décret du 19 août 2014 prévoit que les accords collectifs sont implicitement agréés dans un délai d’un mois à compter de l’avis du comité exécutif des directeurs de l’Ucanss.

Une fois agréé, le présent accord donnera lieu à dépôt et à publicité conformément aux dispositions légales auprès de la DIRECCTE via la plateforme de télé procédure du ministère du travail et du greffe du conseil des prud’hommes. Il sera versé dans la base de données nationale dans les conditions légales et réglementaires.

Nantes, le 18 septembre 2018

L’Urssaf Pays de la Loire,	L’organisation syndicale FO	L’organisation syndicale CFDT	L’organisation syndicale CGT
Monsieur , Directeur régional	Mme et M. Délégués syndicaux	Mme et M. Délégués syndicaux	Mme et M. Délégués syndicaux