Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au travail à distance" chez CAISSE D'ALLOCATIONS FAMILIALES DU FINISTERE (Siège)

PROTOCOLE d’ACCORD RELATIF

AU TRAVAIL À DISTANCE

Entre d’une part,

- la Caisse d’Allocations Familiales du Finistère, représentée par sa Directrice,

et d’autre part,

- les Organisations Syndicales soussignées, il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile lieu de travail.

L’accord sur le travail à distance s’inscrit dans le prolongement des accords en matière de responsabilité sociale, notamment l’accord relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances du 28 juin 2016 et l’accord relatif à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail du 16 novembre 2012 ainsi que dans le cadre des règles définies par le code du travail.

Un premier accord national a été conclu le 4 mars 2014, qui a été prolongé jusqu’au 31 décembre 2017 par avenant du 21 juin 2017. La CAF du Finistère a déployé le télétravail depuis 2015 pour une vingtaine de télétravailleurs, que ce soit à domicile ou sur d’autres lieux de travail.

Sur la base d’un bilan de sa mise en œuvre au sein de notre organisme, l’employeur et les organisations syndicales ont souhaité formaliser au sein d’un protocole d’accord les modalités applicables au télétravail.

En effet, les signataires du présent accord considèrent que le travail à distance peut constituer un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail contribuant ainsi au soutien de la motivation des salariés. Toutefois, ils ont porté une attention particulière au maintien d’un lien entre le salarié et l’organisme propre à éviter tout phénomène d’isolement. Ils rappellent que les conditions d’exercice de son activité professionnelle par le télétravailleur doivent s’ inscrire dans le respect du droit à la déconnexion.

Article 1 -Champ d’application

Le télétravail s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication. Le présent accord vise les situations de télétravail pendulaire dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail, sans que la nature de son activité l’y contraigne :

• soit à domicile;
• soit dans d’autres locaux de l’employeur CAF;
• soit dans les locaux d’un autre organisme du Régime Général de Sécurité sociale sous réserve de son accord ;

Il vise les salariés en CDI ou en CDD quelle que soit la durée de leur temps de travail.

On entend par télétravailleur, au sens du présent accord, toute personne salariée de la CAF du Finistère qui travaille dans les conditions définies ci-dessus.

Ne sont pas visés par les présentes dispositions, les salariés exerçant des activités itinérantes par leur nature qui ne peuvent être réalisées dans les locaux de l’employeur et les salariés soumis à un régime d’astreintes à leur domicile, lors de ces périodes d’astreinte.

L’organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans ce cas de figure.

Article 2 - Conditions de mise en œuvre pour les postes éligibles au travail à distance

2.1 – Mise en place du télétravail dans l’organisme

Conformément aux dispositions du code du travail, le télétravail nécessite, pour être mis en place dans l’organisme, que soit, au préalable, conclu au plan local un accord collectif d’entreprise, ou, à défaut, que soit élaborée par l’employeur, après consultation de la représentation du personnel, une charte.

2.2 – Principe du volontariat et organisation du déploiement

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat.

Lorsqu’un salarié exprime une demande de télétravail, l’employeur examine cette demande. Les demandes sont examinées par l’employeur au vu des conditions de faisabilité tant techniques, qu’ organisationnelles au regard du poste de travail considéré, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire, et de la maîtrise de l’emploi et des outils dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome.

La décision de l’employeur fait l’objet d’une notification au salarié concerné dans un délai maximum de 45 jours sauf circonstances exceptionnelles. La décision est prise par la direction sur la base d’un courrier motivé du salarié et sur l’avis de l’encadrement de proximité et du service RH.

En amont, la Direction a mené une étude relative à :

- l’analyse des métiers par l’encadrement pour déterminer les tâches pouvant être réalisées en télétravail / celles ne pouvant être réalisées que sur le lieu de travail et leur quantité

- l’analyse par service des besoins en personnel sur place pour assurer la continuité de services

Cette analyse sera révisée en cas d’évolution majeure des métiers, des activités ou de l’organisation. Elle servira à préciser l’éligibilité des postulants.

De manière générale, il est rappelé que le télétravail porte sur des emplois dont les activités principales sont dématérialisées, mesurables et effectuées de manière régulière, sans qu’elles nécessitent une présence physique sur site.

À ce titre, les emplois dont l’activité principale n’est pas dématérialisée, ou qui relève des fonctions d’accueil, de contact avec le public, de contrôle ou d’animation ne sont pas éligibles.

En ce qui concerne les activités des managers, le télétravail est envisageable exclusivement sous la forme de forfait-jour. Le travail réalisé à cette occasion doit porter sur des tâches précises, identifiables et dématérialisées.

Si le nombre de salariés souhaitant exercer en télétravail est supérieur aux possibilités de l’organisme, notamment en termes de matériel, la Direction basera sa décision sur les critères de priorisation suivants qu’elle a défini :

- les salariés de 55 ans et plus, conformément aux dispositions prévues dans le protocole d’accord relatif au contrat de génération

- la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH) ou dans une optique de maintien dans l’emploi

- l’éloignement du domicile (temps de trajet supérieur à 30 minutes)

- demande de télétravail de 2 jours par semaine

Dans un souci d’équité, il est proposé de planifier une vague d’appel au télétravail par an, en même temps que les renouvellements des temps de travail, afin de pouvoir traiter les demandes en parallèle .

Les personnes éligibles, ayant fait l’objet d’un refus, pourront être mises sur une liste d’attente pour réexamen, notamment si les télétravailleurs partent à la retraite ou mettent fin au télétravail. Il est pris l’engagement d’ouvrir a minima 8 postes de télétravailleurs supplémentaires par an pendant la durée de l’accord, sous réserve de l’éligibilité des volontaires au regard des critères énoncés ci-dessus.

Soit la progression suivante :

en 2018, un minimum de 33 télétravailleurs

en 2019, un minimum de 41 télétravailleurs

en 2020, un minimum de 50 télétravailleurs

en 2021, un minimum de 60 télétravailleurs

En cas d’acceptation, cette décision est prise sous réserve de la fourniture de l’attestation d’assurance prévue à l’article 3, du diagnostic de conformité des installations électriques et de la validation du débit de la ligne prévu à l’article 4 lorsque la demande porte sur le télétravail pendulaire à domicile.

2.3 – Gestion des refus

En cas de refus de télétravail, celui-ci doit être motivé par écrit.

Dans ce cas, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la direction de l’organisme dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale.

La direction de l’organisme répond par écrit, et de façon motivée, à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.

2.4 – Préservation du lien avec l’organisme

2.41 – Temps minimum de travail effectué dans l’organisme

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, le télétravailleur doit être présent dans l’unité de travail à laquelle il appartient au moins 3 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail.

Il peut y être dérogé dans les conditions visées à l’article 2.42.

2.42 –Aménagements du télétravail dans des situations particulières

a) Situation de télétravail sur préconisation du médecin du travail

Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi de salariés en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l’employeur examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

Cet examen peut, exceptionnellement, le conduire à déroger aux trois jours minimum de travail devant être effectué dans l’organisme.

De même, dans des cas exceptionnels, la Direction étudiera la possibilité de travailler dans un espace de co-working extérieur à un organisme de sécurité sociale, sous réserve de la faisabilité technique et de respect des règles de sécurité du système d’information

b) Épisodes de pollution

Dès lors que le Préfet demandera aux entreprises de prendre des mesures propres à limiter l’ampleur et les effets de pics de pollution, l’organisme proposera aux télétravailleurs de bénéficier de cette modalité de travail au-delà de leur quota habituel de télétravail.

2.43 – Participation à la vie de l’organisme

Afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service.

2.5 – Conditions de mise en place

2.51 – Avenant au contrat de travail

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, le salarié signe obligatoirement un avenant à son contrat.

Cet avenant, qui est conclu pour une durée de deux ans, peut être renouvelé autant de fois que de besoin dès lors que le salarié et l’employeur en sont convenus.

2.52 – Période d’adaptation et réversibilité permanente

Période d’adaptation et entretien de bilan

Afin de permettre au salarié et à l’organisme de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période dite d’adaptation.

Pendant cette période, dont la durée ne saurait excéder 3 mois, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des parties.

Cette période d’adaptation est effective une seule fois, et ne s’applique pas si l’avenant au contrat de travail relatif au télétravail est renouvelé lorsque le salarié conserve le même poste.

Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail.

Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation

A l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin, par accord des parties, au télétravail avant le terme initialement prévu par l’avenant au contrat de travail sous réserve de respecter un préavis, qui sauf accord des parties est de 30 jours pour l’employeur et de 15 jours pour le salarié.

Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures.

Cette décision, qui met automatiquement fin à l’avenant au contrat de travail, est notifiée par écrit.

Situation en cas de changement de fonctions ou de domicile

La poursuite du télétravail en cas de changement de fonctions ou de domicile est subordonnée à l’accord des deux parties et à la conclusion d’un nouvel avenant entre le salarié et l’organisme.

2.53 – Durée du travail et respect de la vie personnelle

S’agissant des télétravailleurs soumis aux horaires collectifs, l’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est affecté, et donc dans le respect des règles légales en vigueur.

À ce titre, ils bénéficient des horaires variables tels qu’applicables dans le service auquel ils appartiennent.

Le télétravailleur ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’ à la demande de son employeur, auquel il appartient de déterminer les modalités de contrôle du temps de travail.

L’avenant au contrat de travail fixe, en tenant compte d’une pause déjeuner, les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable par l’organisme. Elles sont portées à la connaissance du manager du salarié et de ses collègues de travail.

L’employeur est tenu de respecter ces plages horaires, et ne peut donc contacter le salarié en dehors de celles-ci.

Pour ce qui concerne les salariés relevant d’un forfait annuel en jours, chaque journée effectuée dans le cadre du télétravail équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait

Enfin, le télétravail ne doit pas conduire à ce que l’employeur s’immisce dans la vie personnelle du salarié ou dans l’organisation de celle-ci.

2.54 – Choix des jours de télétravail

Le choix des jours de télétravail résulte d’un accord entre les parties, qui doit permettre d’assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d’affectation du salarié. Il tient compte des nécessités de service, de l’organisation du temps de travail (RTT, temps partiel, retraites progressives).

A défaut d’accord, le télétravail ne peut être mis en place.

2.55 – Enveloppe de jours de télétravail à prendre au cours de l’année

Le télétravail peut être organisé sous la forme d’une enveloppe de 10 jours à prendre par le salarié au cours de l’année civile.

Ce mode d’organisation du télétravail ne peut pas conduire à déroger à la règle des trois jours de présence par semaine dans l’organisme.

2.56 – Suspension provisoire du télétravail

Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (par exemple incendie ou inondation du lieu de télétravail).

Dans ces hypothèses, le salarié ou le manager du salarié peut demander, dès qu’il a connaissance de ces événements, la suspension ou l’aménagement à titre temporaire du télétravail.

2.57 – Suivi du télétravailleur

Pour les télétravailleurs, l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement commence par une séquence consacrée au suivi de l’organisation du télétravail.

Sont notamment évoqués les conditions d’activité du salarié en télétravail, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.

Article 3 – Assurance

En cas de télétravail pendulaire à domicile, le salarié doit informer l’assureur du domicile qu’ il y exerce une activité professionnelle, et s’assurer que l’assurance multirisques habitation souscrite couvre sa présence pendant ces journées de travail.

Il doit fournir à son organisme une attestation de l’assureur en ce sens avant signature de l’avenant à son contrat de travail. A

À défaut de la fourniture de ce justificatif, le télétravail ne peut être mis en place.

Article 4 – Équipements de travail

Le lieu d’exercice du télétravail doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et sécurité.

Lorsque le télétravail s’effectue à domicile, une attestation établie par un diagnostiqueur professionnel est remise par le salarié à son employeur préalablement à la signature de l’avenant à son contrat de travail. Elle indique que l’installation électrique du domicile est conforme à la réglementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité. En cas de non-conformité, les travaux de remise aux normes sont à la charge du salarié.

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.

À cet effet, l’employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire, afin de lui permettre d’exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que s’ il était à son poste de travail.

A ce titre, une ligne téléphonique professionnelle ou un téléphone portable est mis à disposition du télétravailleur par l’employeur.

Celui-ci assure la maintenance et l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques.

L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle. En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement les services spécialisés de l’organisme, ainsi que son manager. En cas d’impossibilité de connexion à distance ou de panne du matériel mis à disposition, le salarié en télétravail doit rejoindre son lieu habituel de travail. Son temps de travail, depuis son horaire habituel de connexion et y compris son temps de trajet, est considéré comme du temps de travail effectif.

Par ailleurs, en tant que de besoin, afin d’assurer l’ergonomie du poste du télétravailleur à domicile, l’organisme met à sa disposition un mobilier adapté. Le salarié s’engage à prendre soin de ces équipements.

Le salarié s’engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin au télétravail.

Article 5 - Frais professionnels

Sur présentation de factures, l’employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail pendulaire à domicile dans les conditions suivantes :

• le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques,
• le surcoût éventuel de l’assurance du domicile où exerce le télétravailleur pour son montant réel.

En sus de la prise en charge des factures de téléphone (abonnement et communications) du dispositif téléphonique professionnel, une indemnité forfaitaire mensuelle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage).

Cette indemnité forfaitaire mensuelle, qui est fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés, ne peut être inférieure à 10 euros pour une journée en télétravail par semaine et à 20 euros pour 2 jours par semaine en télétravail.

Elle est versée sur 10,5 mois afin de tenir compte des congés annuels.

Le versement de l’indemnité forfaitaire mensuelle est suspendu en cas d’absence du télétravailleur de plus d’un mois continu (maladie, maternité, congés sabbatiques,...).

Lorsque le télétravail est organisé sous la forme d’une enveloppe de jours à prendre par le salarié au cours de l’année civile, l’indemnité est versée en fin d’année sur la base d’une valorisation minimum de 2,50€ par jour télétravaillé.

Ces montants sont revalorisés au 1er janvier de chaque année en fonction du taux d’évolution annuelle constaté de l’indice Insee « Logement, eau, gaz et combustible » , ou de tout indice qui viendrait à s’y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique. l’Ucanss notifie aux organismes, ainsi qu’aux organisations syndicales, dès la publication de l’indice Insee de référence de décembre, les nouveaux montants revalorisés de ces indemnités forfaitaires.

Article 6 - Protection des données

L’organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité. Si ces obligations ne sont pas respectées, l’employeur pourra mettre fin au télétravail.

Il fera preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à domicile.

Article 7 - Droits et garanties individuels et collectifs

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme, notamment en matière d’accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme.

En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues.

À ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l’employeur. Lors de l’entretien professionnel, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d’organisation du travail.

Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail.

Le télétravailleur peut prétendre, dans les mêmes conditions que les autres salariés, au bénéfice des titres restaurant lorsque son organisme employeur en distribue habituellement.

L’employeur s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’organisme.

Enfin, il est rappelé que le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d’un droit à la déconnexion qui s’exerce dans les conditions posées par le code du travail.

Article 8 - Relations sociales

En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

À l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.

À cet égard, les parties signataires recommandent de négocier au niveau de l’organisme un accord d’entreprise permettant l’accès et l’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales qui y sont implantées afin de permettre aux salariés en télétravail à domicile d’accéder aux informations diffusées.

Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un

mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d’heures.

Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.

Article 9 - Consultation de la représentation du personnel

La mise en œuvre du télétravail fait l’objet d’une consultation préalable de la représentation du personnel.

Un bilan annuel des données relatives au télétravail dans l’organisme lui est présenté. Il comprend des éléments permettant de comparer l’évolution salariale des télétravailleurs avec celle des autres salariés.

En outre, la liste nominative des salariés en situation de télétravail est transmise annuellement au médecin du travail ainsi qu’ aux représentants du personnel.

Article 10 - Santé au travail et représentation du personnel

L’employeur informe le télétravailleur de la politique de l’organisme en matière de santé et sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il est en situation de télétravail.

L’employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence.

En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité du domicile, l’employeur peut refuser la demande de télétravail ou de mettre fin à la situation de télétravail.

En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu’ à l’achèvement de la remise aux normes.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du Code de la Sécurité Sociale.

À cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail dans la journée où l’accident s’ est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).

Article 11 - Sensibilisation et formation au télétravail

Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Les managers chargés d’encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.

À ce titre, un dispositif de formation traitant des atouts et des risques potentiels du management de télétravailleurs, ainsi que des droits, devoirs et comportements attendus de ces derniers est mis en place.

Les salariés de l’unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

Article 12 - Dispositions diverses

L’accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans à compter de la date d’agrément.

Il pourra être révisé dans les conditions légales posées par le code du travail.

Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par le code de la Sécurité sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l’employeur.

Une évaluation de l’application de l’accord est réalisée entre les partenaires sociaux, dans l’année qui précède son échéance.

Fait le

La Directrice	La représentante syndicale CGT	Le Délégué syndical CFDT