Accord d'entreprise "Avenant au protocole d'accord relatif au travail à distance signé le 7 septembre 2018" chez CAISSE D'ALLOCATIONS FAMILIALES DU FINISTERE (Siège)

AVENANT AU PROTOCOLE d’ACCORD RELATIF

AU TRAVAIL À DISTANCE signé le 7 septembre 2018

Version consolidée

Entre d’une part,

- la Caisse d’Allocations Familiales du Finistère, représentée par sa Directrice,

et d’autre part,

- les Organisations Syndicales soussignées, il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Les technologies de l’information et de la communication (TIC) offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile lieu de travail.

L’accord sur le travail à distance s’inscrit dans le prolongement des accords en matière de responsabilité sociale, notamment l’accord relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances du 28 juin 2016 et l’accord relatif à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail du 16 novembre 2012 ainsi que dans le cadre des règles définies par le code du travail.

Un premier accord national a été conclu le 4 mars 2014, qui a été prolongé jusqu’au 31 décembre 2017 par avenant du 21 juin 2017. La CAF du Finistère a déployé le télétravail depuis 2015 pour une vingtaine de télétravailleurs, que ce soit à domicile ou sur d’autres lieux de travail.

Le 7 septembre 2018, l’organisme a souhaité avec la signature d’un protocole d’accord local inscrire une nouvelle démarche dans le cadre du travail à distance. En cela, il était prévu d’ouvrir 8 postes de télétravailleurs supplémentaires par an pendant la durée de l’accord, sous réserve de l’éligibilité des volontaires. En effet, pour davantage prioriser les demandes concernant le travail à distance des critères ont été énoncés. La crainte était de ne pas pouvoir faire face en cas de forte augmentation des demandes en télétravail. L’idée était donc d’encadrer ce droit, mais face à la crise sanitaire liée au Covid 19, l’accord signé précédemment ne répond plus aux enjeux actuels.

La croissance des demandes en travail à distance va certainement perdurer et à terme l’expérience forcée du travail à la maison avec les différents confinements va probablement initier une nouvelle démarche concernant l’organisation du travail.

Ainsi, sur la base d’un bilan de sa mise en œuvre au sein de notre organisme, l’employeur et les organisations syndicales ont souhaité formaliser au sein d’un avenant au protocole d’accord les modalités applicables au travail à distance.

Enfin, les signataires du présent accord considèrent que le travail à distance peut constituer un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail contribuant ainsi au soutien de la motivation des salariés et contribue au développement durable en limitant les déplacements. Cependant, ils portent également une attention particulière au maintien d’un lien entre le salarié et l’organisme propre à éviter tout phénomène d’isolement et rappellent que les conditions d’exercice de son activité professionnelle par le télétravailleur, doivent s’inscrire dans le respect du droit à la déconnexion.

Article 1 - Champ d’application

Le travail à distance s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication (TIC). Le présent accord vise les situations de télétravail pendulaire dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail, sans que la nature de son activité l’y contraigne :

• Soit à domicile ;

• Soit dans tout autres locaux de l’employeur CAF y compris les locaux de permanence sous réserve des disponibilités 

• Soit dans les locaux d’un autre organisme du Régime Général de Sécurité sociale sous réserve de son accord et/ou dans un espace de coworking sous réserve des possibilités

On entend par télétravailleur, au sens du présent accord, toute personne salariée de la CAF du Finistère qui travaille dans les conditions définies ci-dessus.

L’organisation du travail à distance dans le cadre du plan de continuité d’activité (PCA) mis en place en cas de circonstances exceptionnelles (pandémie, pollution) n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans ce cas de figure (art L-1229 du Code du travail).

Ne sont pas visés par les présentes dispositions, les salariés exerçant des activités itinérantes par leur nature qui ne peuvent être réalisées dans les locaux de l’employeur et les salariés soumis à un régime d’astreintes à leur domicile, lors de ces périodes d’astreinte.

Article 2 - Conditions de mise en œuvre pour les postes éligibles au travail à distance

2.1 – Mise en place du travail à distance dans l’organisme

Conformément aux dispositions du code du travail, le travail à distance nécessite, pour être mis en place dans l’organisme, que soit, au préalable, conclu au plan local un accord collectif d’entreprise, ou, à défaut, que soit élaborée par l’employeur, après consultation de la représentation du personnel, une charte.

2.2  - Les bénéficiaires

Il vise les salariés en CDI ou en CDD quelle que soit la durée de leur temps de travail.

La possibilité de recours au travail à distance est envisageable pour tous les emplois. Il est pour autant essentiel, de rappeler que pour certains emplois la présence sur site est nécessaire et que le travail à distance n’est donc pas possible pour raisons de service. Plusieurs formules sont proposées selon l’activité exercée :

	Travail à distance Pendulaire entre 1 à 3 jours par semaine	Forfait 20 jours managers	Forfait 20 jours ou pendulaire (1 à 3 jours par semaine)
Bénéficiaires	Ensemble du personnel hormis le personnel exclu	Encadrement managers	Informaticiens Experts Assistantes

2.3 – Principe du volontariat et organisation du déploiement

Le travail à distance est fondé sur le principe du volontariat du salarié et d’un accord préalable de l’employeur.

Les demandes sont examinées par l’employeur au vu des conditions de faisabilité tant techniques, qu’organisationnelles au regard du poste de travail considéré, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire, et de la maîtrise de l’emploi et des outils dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome.

Dans un souci d’équité, il est proposé de planifier une vague d’appel au télétravail par an, en même temps que les renouvellements des temps de travail, afin de pouvoir traiter les demandes de manière simultanée. L’objectif est de simplifier le processus et de favoriser le suivi grâce à une échéance commune.

Des possibilités de demandes de travail à distance hors campagne peuvent être envisagées à trois conditions :

• En cas de raisons médicales (préconisation du médecin du travail) ;

• En cas de changement de situation personnelle justifiant un aménagement d’ordre organisationnel pour mieux allier vie professionnelle et vie personnelle ;

• En cas de changement de situation professionnelle de l’agent.

Quel que soit le type de demande émis hors campagne, celle-ci doit être justifiée par écrit.

2.-4 Gestion des refus

En cas de refus de travail à distance, celui-ci doit être motivé par écrit et doit comporter le ou les motifs qui expliquent ce refus. Un échange relatif à cette décision est également organisé entre le cadre et l’agent afin d’expliciter et de préciser la décision.

Dans ce cas, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la Direction de l’organisme dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale.

La direction de l’organisme répond par écrit, et de façon motivée, à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.

2.5 – Préservation du lien avec l’organisme

2.51. Temps minimum de travail effectué dans l’organisme

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, le télétravailleur doit être présent dans l’unité de travail à laquelle il appartient au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail. Il peut toutefois y être dérogé dans les conditions visées à l’article 2.52.

L’agent peut donc demander par semaine entre 1 et 3 jours de travail à distance. La décision rendue après avoir formalisée sa demande dépendra des raisons de service.

Le télé travail par ½ journée sera seulement accordé pour les agents bénéficiant d’une formule temps de travail incluant une ½ journée de travail chômée- Ex : 36 h sur 4 jours et demi.

2.52 –Aménagements du travail à distance dans des situations particulières

Situation du travail à distance sur préconisation du médecin du travail

Quand le travail à distance est de nature à favoriser l’emploi de salariés en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l’employeur examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

Cet examen peut, exceptionnellement, le conduire à déroger à la durée de deux jours minimums de travail devant être effectuée dans l’organisme.

b) Épisodes de pollution

Dès lors que le Préfet demandera aux entreprises de prendre des mesures propres à limiter l’ampleur et les effets de pics de pollution, l’organisme proposera aux télétravailleurs de bénéficier de cette modalité de travail au-delà de leur quota habituel de travail à distance.

2.53 – Participation à la vie de l’organisme

Afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service.

2.6 – Conditions de mise en place

2.61 – Avenant au contrat de travail

Préalablement à la mise en œuvre du travail à distance, le salarié signe obligatoirement un avenant à son contrat de travail respectant les clauses obligatoires d’un contrat de travail et conforme à l’avenant type annexé au présent accord.

Cet avenant, qui est conclu pour une durée de trois ans, peut être renouvelé autant de fois que de besoin dès lors que le salarié et l’employeur en sont convenus et qu’une demande a été formulée.

L’avenant précise notamment 

• Le délai de demande de modification du jour télé travaillé pour un télétravailleur pendulaire (au minimum 48 h avant) que cette demande émane du manager ou du télétravailleur

• Le délai de demande d’utilisation d’un jour de télé travail pour les télétravailleurs au forfait jour (au minimum 48 h avant)

• Le formalisme (par mail)

2.6.2 Période d’adaptation et réversibilité permanente

1. Période d’adaptation et entretien de bilan

Afin de permettre au salarié et à l’organisme de s’assurer que le travail à distance correspond à leurs attentes, il est prévu une période dite d’adaptation.

Pendant cette période, dont la durée ne saurait excéder 3 mois, chacune des parties est libre de mettre fin au travail à distance moyennant le respect d’un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des parties.

Cette période d’adaptation est effective une seule fois, et ne s’applique pas si l’avenant au contrat de travail relatif au travail à distance est renouvelé lorsque le salarié conserve le même poste.

Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de travail à distance.

Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du travail à distance.

2. Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation

A l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin, par accord des parties, au travail à distance avant le terme initialement prévu par l’avenant au contrat de travail sous réserve de respecter un préavis, qui sauf accord des parties est de 30 jours pour l’employeur et de 15 jours pour le salarié.

Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures.

Cette décision, qui met automatiquement fin à l’avenant au contrat de travail, est notifiée par écrit.

3. Situation en cas de changement de fonction ou de domicile

La poursuite du travail à distance en cas de changement de fonction ou de domicile est subordonnée à l’accord des deux parties et à la conclusion d’un nouvel avenant entre le salarié et l’organisme. L’agent devra fournir un certificat sur l’honneur de conformité en cas de changement de domicile.

2.63 – Durée du travail et respect de la vie personnelle

S’agissant des télétravailleurs soumis aux horaires collectifs, l’organisation du travail à distance s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est affecté, et donc dans le respect des règles légales en vigueur.

À ce titre, ils bénéficient des horaires variables tels qu’applicables dans le service auquel ils appartiennent et peuvent badger via l’outil de gestion du temps en vigueur dans l’organisme. Sa hiérarchie conviendra de le joindre pendant ses heures de connexion.

Le télétravailleur ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande de son employeur, auquel il appartient de déterminer les modalités de contrôle du temps de travail.

L’avenant au contrat de travail fixe, en tenant compte d’une pause déjeuner, les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable par l’organisme. Elles sont portées à la connaissance du manager du salarié et de ses collègues de travail. L’employeur est tenu de respecter ces plages horaires, et ne peut donc contacter le salarié en dehors de celles-ci.

Pour ce qui concerne les salariés relevant d’un forfait annuel en jours, chaque journée effectuée dans le cadre du télétravail équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait.

Enfin, le travail à distance ne doit pas conduire à ce que l’employeur s’immisce dans la vie personnelle du salarié ou dans l’organisation de celle-ci.

2.64 – Choix des jours de travail à distance

Le choix des jours de travail à distance résulte d’un accord entre les parties, qui doit permettre d’assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d’affectation du salarié. Il tient compte des nécessités de service, de l’organisation du temps de travail (RTT, temps partiel, retraites progressives).

Ce choix doit prendre part également à l’articulation vie professionnelle/vie personnelle, dans le respect des 2 jours de présence sur site.

A défaut d’accord, le travail à distance ne peut être mis en place.

2.65 – Suspension provisoire du travail à distance

Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en travail à distance (par exemple incendie ou inondation du lieu de travail à distance).

Dans ces hypothèses, le salarié doit immédiatement prévenir son manager afin que le télétravail soit suspendu.

2.66 – Suivi du télétravailleur

Pour les télétravailleurs, l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement (EAEA) commence par une séquence consacrée au suivi de l’organisation du travail à distance.

Sont notamment évoqués les conditions d’activité du salarié en travail à distance, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme ainsi que le droit à la déconnexion.

Article 3 – Assurance

En cas de télétravail pendulaire à domicile, le salarié doit informer l’assureur du domicile qu’il y exerce une activité professionnelle, et s’assurer que l’assurance multirisques habitation souscrite couvre sa présence pendant ces journées de travail.

Il doit fournir à son organisme une attestation de l’assureur en ce sens avant signature de l’avenant à son contrat de travail. À défaut de la fourniture de ce justificatif, le travail à distance ne peut être mis en place.

Article 4 – Équipements de travail

Le lieu d’exercice du travail à distance doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et sécurité. Le fait de disposer d’une pièce à part ou conçue pour réaliser le travail à distance n’est pas nécessaire. En revanche, un espace et du mobilier adaptés doivent être prévus et installés à cet effet afin de pouvoir mener à bien la mission.

Le mobilier adapté n’est pris en charge par l’employeur que pour les agents ayant la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH), en fonction des prescriptions du médecin du travail.

Lorsque le travail à distance s’effectue à domicile, et avant de débuter le télétravail, l’accord définitif est subordonné à la :

• Production d’une certification sur l’honneur attestant de la conformité électrique de son domicile et que l’employeur ne pourra pas être tenu responsable d’éventuels dégâts ou accidents électriques liées au télétravail

• Validation du débit de la ligne à la suite des tests de débit mené par le service informatique

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.

À cet effet, l’employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire, afin de lui permettre d’exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que s’il était à son poste de travail.

A ce titre, une ligne téléphonique professionnelle ou un téléphone portable est mis à disposition du télétravailleur par l’employeur.

Celui-ci assure la maintenance et l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques.

L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle. En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement les services spécialisés de l’organisme, ainsi que son manager. En cas d’impossibilité de connexion à distance ou de panne du matériel mis à disposition, le salarié en travail à distance doit rejoindre son lieu habituel de travail. Son temps de travail, depuis son horaire de connexion et y compris son temps de trajet, est considéré comme du temps de travail effectif.

Le salarié s’engage à restituer le matériel lié à son activité en travail à distance lorsqu’il est mis fin au télétravail.

Article 5 - Frais professionnels

Sur présentation de factures, l’employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail pendulaire à domicile dans les conditions suivantes :

• Le surcoût éventuel de l’assurance du domicile où exerce le télétravailleur pour son montant réel.

En sus de la prise en charge des factures de téléphone (abonnement et communications) du dispositif téléphonique professionnel, une indemnité forfaitaire mensuelle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du travail à distance (abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage).

Cette indemnité forfaitaire mensuelle, qui est fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés est fixée annuellement et ne peut être inférieur au barème en vigueur . 10 euros pour une journée de télétravail par semaine et 20 euros pour 2 jours de télétravail. Elle est versée sur 10,5 mois afin de tenir compte des congés annuels.

Le versement de l’indemnité forfaitaire mensuelle est suspendu en cas d’absence du télétravailleur de plus d’un mois continu (maladie, maternité, congé sabbatique,...).

Lorsque le travail à distance est organisé sous la forme d’une enveloppe de jours à prendre par le salarié au cours de l’année civile, l’indemnité est versée en fin d’année selon les barèmes de l’ucanss en vigueur fixé par l’Ucanss par jour télétravaillé. (2.50 euros par jour télétravaillé à ce jour)

Ces montants sont revalorisés au 1er janvier de chaque année en fonction du taux d’évolution annuelle constaté de l’indice Insee « Logement, eau, gaz et combustible », ou de tout indice qui viendrait à s’y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique. L’Ucanss notifie aux organismes, ainsi qu’aux organisations syndicales, dès la publication de l’indice Insee de référence de décembre, les nouveaux montants revalorisés de ces indemnités forfaitaires.

Article 6 - Protection des données

L’organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité ainsi qu’ à garantir le secret professionnel. Si ces obligations ne sont pas respectées, l’employeur pourra mettre fin au travail à distance.

Il fera preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à domicile.

Article 7 - Droits et garanties individuels et collectifs

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme, notamment en matière d’accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme.

En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues.

À ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l’employeur. Lors de l’entretien professionnel, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d’organisation du travail.

Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail.

Le télétravailleur peut prétendre, dans les mêmes conditions que les autres salariés, au bénéfice des titres restaurant.

L’employeur s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’organisme.

Enfin, il est rappelé que le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d’un droit à la déconnexion qui s’exerce dans les conditions posées par le code du travail et, selon le cas, par le protocole local en vigueur dans l’organisme.

Article 8 - Relations sociales

En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

À l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.

Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d’heures.

Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en travail à distance.

Article 9 - Consultation de la représentation du personnel

La mise en œuvre du travail à distance fait l’objet d’une consultation préalable de la représentation du personnel.

Un bilan annuel (annexe) des données relatives au travail à distance dans l’organisme lui est présenté. Il comprend des éléments permettant de comparer l’évolution salariale des télétravailleurs avec celle des autres salariés.

En outre, la liste nominative des salariés en situation de travail à distance est transmise annuellement au médecin du travail

Article 10 - Santé au travail et représentation du personnel

L’employeur informe le télétravailleur de la politique de l’organisme en matière de santé et sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il est en situation de travail à distance.

L’employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le travail à distance respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence.

En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité du domicile, l’employeur peut refuser la demande de travail à distance ou de mettre fin à la situation de télétravail.

En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu’ à l’achèvement de la remise aux normes.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le travail à distance pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du Code de la Sécurité Sociale.

À cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail dans la journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).

Article 11 - Sensibilisation et formation au travail à distance

Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Les managers chargés d’encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.

À ce titre, un dispositif de formation traitant des atouts et des risques potentiels du management à distance ainsi que des droits, devoirs et comportements attendus de ces derniers est mis en place.

Les salariés de l’unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de travail à distance.

Article 12 - Dispositions diverses

La durée de l’avenant se terminera en même temps que l’accord initial.

Il pourra être révisé dans les conditions légales posées par le code du travail.

Il s’applique, à compter de sa signature, sous réserve de l’agrément prévu par le code de la Sécurité sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l’employeur.

Une évaluation de l’application de l’accord est réalisée entre les partenaires sociaux, dans l’année qui précède son échéance.

Fait à Brest, le

La Directrice XXX

La représentante syndicale CGT XXXX

Le Délégué syndical CFDT XXXX