Accord d'entreprise "Accord collectif vote électronique" chez AKIOLIS GROUP (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE L’UES FRANCE

ENTRE :

Les entités composant l’UES AKIOLIS Group

Les entités composant l’UES ATEMAX France

Les entités composant l’UES SOLEVAL France

Ci-après dénommées  « l’UES France »

Représentées par Monsieur XXXXX, Directeur des Ressources Humaines UES France

D'une part

ET :

Le syndicat CFDT représenté par M_______

Le syndicat CFTC représenté par M_______

Le syndicat CGT-FO représenté par M______

Le syndicat CGT représenté par M______

Le syndicat CFE-CGC représenté par M_______

D'autre part

PREAMBULE

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail, la Direction a engagé un processus de négociation relatif à la mise en place du vote électronique applicable à l'organisation des élections professionnelles au sein de l’UES France en 2018 et pendant la durée des mandats.

L'opportunité de recourir au vote électronique est initiée pour les raisons suivantes :

• simplifier le processus électoral, par le recours aux outils modernes de communication,

• permettre aux salariés de voter plus facilement sans être tributaire des heures d’ouverture du bureau de vote.

Il est primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Les Parties se sont donc accordées sur les termes du présent accord (ci-après « Accord ») applicable au sein des entités composant l’UES France.

Article 1 : Principes généraux

La mise en place du système de vote électronique permet, sur le plan technique et fonctionnel, l'organisation simultanée de l'ensemble des opérations électorales.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• l'intégrité du vote : identité entre le vote par le salarié et le vote enregistré;

• L'anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur;

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote; 

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par la Direction sur la base des dispositions de l’accord et du cahier des charges signés avec le prestataire.

Article 2 : Elections concernées

Les parties conviennent de recourir à titre exclusif au vote électronique dans le cadre des élections des représentants du personnel de l’UES France en 2018 et pendant la durée des mandats.

Article 3 : Prestataire retenu

Le prestataire retenu est spécialisé dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires, annexé au présent accord.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Article 4 : Modalités de vote – Protocole préélectoral

La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d'un protocole d'accord préélectoral, du calendrier électoral et de la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole préélectoral indique, s’il est déjà arrêté le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Étant donnée, les modalités mises en place pour l’organisation du vote électronique, les parties conviennent d’exclure le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 5 : Confidentialité et sécurité des données

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système soumis à une obligation de confidentialité.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Article 6 : Expertise préalable et déclaration du système auprès de la CNIL

Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Le système de vote électronique nécessite le traitement de données à caractère personnel au sens de la loi Informatique et libertés en date du 6 janvier 1978 et est donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à sa mise en œuvre.

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’UES France seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Article 7 : Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique constituée des membres du bureau de vote unique (BVU), comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire, est mise en place afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle a notamment pour mission, en présence des membres du bureau de vote unique et des personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales, de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, est mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote unique aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Un numéro vert spécifique d’assistance (hotline), permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Article 8 : Information des électeurs

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, expédiée par voie postale par le prestataire, à son domicile.

Article 9 : Formation des membres de la délégation du personnel et du bureau de vote unique

Les membres de la délégation du personnel et les membres du BVU bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

L'information et la formation sont notamment assurées :

- pour les membres de la délégation du personnel, par la participation aux opérations de scellement du système de vote précédant l'ouverture du site de vote,

- pour les membres du bureau de vote unique, par la participation aux opérations de scellement du système de vote précédant l'ouverture du site de vote et par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Article 10 : Ouverture et fermeture du vote électronique

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les salariés pourront voter de chez eux, 24h/24, sur la durée de période de vote définie ou sur leur lieu de travail selon des créneaux horaires d’accès au poste de vote.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin pourront être contrôlées par les membres du BVU.

Article 11 : Déroulement des opérations de vote – Accès au serveur de vote électronique

Avant le premier tour des élections, chaque électeur reçoit un code d'accès généré selon des modalités garantissant la confidentialité du vote (cf. cahier des charges).

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués aux entités qui composent l’UES France.

Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote. L’électeur devra en plus répondre à une « question défis » afin de pouvoir se connecter (date de naissance).

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale à son domicile.

Seront jointes à ce courrier les explications nécessaires au vote électronique.

En cas de perte des codes d’accès, une cellule d’assistance téléphonique (hotline) se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j pour les renouveler

Article 12 : Caractéristiques des listes et des bulletins de vote électronique

L’électeur pourra exprimer son vote par voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de ses identifiants permet à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (membres des CSE d’établissement titulaires et le cas échéant suppléants) ou choisir un vote blanc

L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste. L’électeur aura la possibilité de raturer le nom d’un ou plusieurs candidat (s) d’une liste en cochant le nom de la (ou des) personne(s) concernée(s).

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité d’imprimer.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Article 13 : Dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par le BVU.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le BVU proclame les résultats et éditent les procès-verbaux de résultats (modèle CERFA).

Les observateurs pourront également éditer les procès-verbaux de résultats (modèle CERFA).

Article 14 : Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le vote émis par chaque électeur fait l’objet d’un chiffrement et est stocké dans l’urne électronique dédiée.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote unique et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois le taux de participation sera consultable par les membres du bureau de vote unique et les « observateurs » en cours de scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultat et de sauvegarde seront conservés sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 15 : Procédure d’entrée en vigueur de l’accord

Article 15.1 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord entre en vigueur à compter du 23 avril 2018 et est conclu pour la durée des mandats.

Article 15.2 : Suivi de l’accord

Il est convenu que les parties se réuniront deux mois avant une échéance électorale éventuelle (élections partielles), afin d’assurer le suivi de celui-ci, veiller à la bonne application des dispositifs qu’il instaure, et le cas échéant envisager des adaptations.

Article 15.3 : Révision de l’accord

Le présent accord peut être révisé par l’employeur et les organisations syndicales de salariés conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 (instauré par la loi n° 2016-1088 du 8 Août 2016) et L. 2261-8 du Code du travail.

Sont habilitées à engager la procédure de révision d'une convention ou d'un accord d'entreprise :

1° Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cette convention ou cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord et signataires ou adhérentes de cette convention ou de cet accord ;

2° A l'issue du cycle électoral précité, au regard des résultats des dernières élections, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord.

Toute demande de révision, est obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, elle est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires.

Le plus rapidement possible, et au plus tard dans un délai de 10 jours calendaires à partir de l’envoi de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision.

Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.

Article 15.4 : Dépôt de l’accord

Chaque partie signataire conserve un original de cet accord.

Le présent accord est par ailleurs :

• notifié par la Direction à l’ensemble des organisations syndicales représentatives signataires ou non ;

• déposé en deux exemplaires dont un en version électronique par la partie la plus diligente auprès de la Direction régionale des entreprises de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) et au greffe du Conseil de prud’hommes compétent, à l’expiration d’un délai de 8 jours calendaires, suivant la dernière notification de l’accord dans les formes mentionnées ci-dessus ;

• publié, dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires, sur la base de données nationale.

Au sein des entités composant l’UES France, le présent accord est affiché.

Fait en 9 exemplaires originaux au Mans, le 20 avril 2018,

Pour les sociétés composant l’UES France

M.XXXXX, D.R.H. UES France

Pour le syndicat CFDT

M____

Pour le syndicat CFTC Pour le syndicat CGT-FO

M_____ M_____

Pour le syndicat CGT Pour le syndicat CFE-CGC

M____ M_______

ANNEXE : CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats, il a été souhaité de recourir au vote dématérialisé par internet.

Les entités composant l’UES KERCIA Solutions éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « LE PRESTATAIRE » représentée par Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges pour les élections organisées en 2018.

Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :

• la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, Demaeter, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis à la fin des délais de recours et à ne conserver aucune de ces données

Cellule d’assistance technique

L’entreprise mettra en place une cellule d’assistance technique constituée des membres de du bureau de vote unique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par les entités composant l’UES France. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction des Ressources Humaines préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

- pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance (âge), collège, site de rattachement ;

- pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales, site de rattachement;

- pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, site de rattachement ;

- pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant, CSE de rattachement ;

- pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, CSE de rattachement et les destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

- pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction des Ressources Humaines pour l’organisation des élections ;

- pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;

- pour les listes d'émargement : membres du bureau de vote unique, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

- pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;

- pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

ListeS électorales

Les listes électorales sont établies par la Direction des Ressources Humaines. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

BUREAU DE VOTE UNIQUE ET PILOTAGE CENTRALISE

Un bureau de vote électronique unique est constitué.

Les membres du bureau de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

Le bureau de vote est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Test - Scellement du Paramétrage

Test - Objectifs et Période des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord pré-électoral.

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »

Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote unique de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Étapes de la phase de test « à blanc »

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote unique des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;

• Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote unique;

• Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour les entités composant l’UES ;

• Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote unique ;

• Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.

Moyens

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

COMMUNICATION DES Identifiants et mots de passe

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

- L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

- L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

- Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.

PROCEDURE DE RéASSORT du mot de passe ET DE L’IDENTIFIANT

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique (hotline) se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

-        L’électeur appelle sur le numéro vert  0800 10 12 30
-        Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date de naissance, Lieu de naissance, Adresse postale
-        Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle fournie par le salarié;

3) a défaut, par SMS au n° de téléphone fourni par le salarié;

4) à défaut, par courrier au domicile de l’électeur si le délai de l’acheminement le permet, au vu du calendrier électoral (à définir).

- L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).

Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote unique.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote unique peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte. L’électeur devra répondre à une question supplémentaire appelé « question défi » (par exemple : date de naissance). Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré-électoral.

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera établi de manière aléatoire.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection avec visualisation des ratures le cas échéant, et il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

A défaut d’accord dans le protocole d’accord pré-électoral, les détenteurs des trois clefs sont le Président du bureau de vote unique et deux de ses assesseurs nominativement identifiés.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord pré-électoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote unique n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondantes.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont au « CLIENT». Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.