Accord d'entreprise "Accord en faveur du dialogue social au sein de l'UES Harmonie Mutuelle" chez HARMONIE MUTUELLE (Siège)

Entre,

Les structures composant l’Unité Economique et Sociale HARMONIE MUTUELLE, représentée par …., en qualité de …. :

• la mutuelle Harmonie Mutuelle

• le GIE S.I.H.M.

• la SAS Kalivia

• l’Union Harmonie Mutuelles

• le GIE Synergie Mutuelles

Et,

La fédération P.S.T.E C.F.D.T représentée par :

L’organisation syndicale C.G.T UES Harmonie Mutuelle représentée par :

L’organisation syndicale C.F.E.-C.G.C représentée par :

L’organisation syndicale SNACOS C.F.T.C représentée par :

Il a été convenu et arrêté ce qui suit.

Préambule 6

Chapitre I : Organisation et moyens des institutions représentatives du personnel 7

Titre 1. Le Comité social et économique (CSE) 7

Article I.1.1 Attributions du CSE 7

Article I.1.2 Modalités de désignation des membres du CSE 7

Article I.1.3 Fonctionnement du CSE 8

Article I.1.4 Budget du CSE 9

Article I.1.5 Crédit d’heures des membres du CSE 9

Titre 2. Les Commissions du Comité social et économique 10

Article I.2.1 Dispositions communes à l’ensemble des commissions du CSE 10

Article I.2.2. Dispositions spécifiques à chacune des commissions du CSE 11

Article I.2.21 La Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) 11

Article I.2.22 La commission économique 13

Article I.2.23 La commission développement des compétences 13

Article I.2.24 La commission diversité et qualité de vie au travail 14

Article I.2.25 La commission aide au logement 14

Article I.2.26 La commission Fonds d’Action Sociale 15

Article I 2.27 La commission Activités Sociale et Culturelle 15

Article I 2.28 La commission Garanties Santé 15

Titre 3. Les Représentants de Proximité (RP) et Représentant Référents de Proximité (RRP) 16

Article I.3.1 Attributions des Représentants de Proximité 16

Article I.3.2 Modalités de désignation des RP et de RRP 16

Article I.3.3 Fonctionnement – modalités d’exercice des attributions des RP et RRP 17

Article I.3.4 Crédit d’heures des RP et des RRP 17

Chapitre II : Organisation et moyens des organisations syndicales et de négociation 19

Titre 1 La représentation syndicale 19

Titre 2 Commission Paritaire de Dialogue et de Négociation (CPDN) 19

Article II.2. Négociations collectives – méthodologie 20

Titre 3 Exercice de mandat syndical Extérieur 21

Article II.3.1 Le congé exceptionnel pour représentation syndicale 21

Article II.3.2 Le mandat de permanent syndical 21

Chapitre III : Accompagnement et valorisation des parcours professionnels des représentants du personnel 22

Titre 1. Principe d’égalité de traitement 22

Titre 2. Déroulement de carrière d’un salarié porteur de mandats 22

Article III 2.1 Entretien de début de mandat 22

Article III 2.2 L’exercice du mandat 23

Article III 2.21 Maintien des compétences 23

Article III 2.22 Entretien d’Evaluation et de Progrès (EEP) 23

Article III 2.23 Entretien spécifique pour les salariés assumant des responsabilités sociales et syndicales internes ou externes importantes 23

Article III 2.24 Suivi de l’évolution de la rémunération 24

Article III 2.25 Entretien de fin de mandat 24

Titre 3. Développement des compétences 25

Article III 3.1 Formation au dialogue social ouverte aux managers de proximité 25

Article III 3.2 Formations « d’adaptation » permettant aux porteurs de mandats d’exercer leurs responsabilités immédiates 25

Article III 3.3 Formations de développement des compétences inhérentes à l’exercice des responsabilités syndicales et/ou représentatives 26

Chapitre IV : Moyens destinés à l’expression du dialogue social 27

Titre 1. Utilisation des Technologies de l’information et de communication 27

Article IV 1.1 La Base de données économiques et sociales (BDES) 27

Article IV 1.2 Recours à la visio conférence 27

Article IV 1.3 Moyens de communication 27

Article IV.1.31 Boite mail / ligne audioconférence 27

Article IV 1.32 Outils collaboratifs professionnels (teams, yammer…) 28

Article IV 1.33 Intranet 28

Article IV.1.34 Tracts 28

Article IV 1.35 Réunions d’information syndicale 29

TITRE 2 Moyens matériels et logistiques mis à disposition 29

Article IV.2.1 Locaux/Matériel 29

Article IV 2.2 Décompte des heures de délégation 29

Article IV 2.3 Prise en charge des frais de déplacement et frais liés aux mandats 30

Article IV 2.31 Dispositions communes des prises en charge 30

Article IV 2.32 Dispositions spécifiques 30

Chapitre V : Mise en œuvre et suivi du dialogue social 32

Titre 1. Déploiement et information sur les modalités du dispositif 32

Titre 2. Commission de suivi 32

Chapitre VI : Dispositions finales 33

Titre 1. Effet et durée de l’accord 33

Titre 2. Clause de rendez-vous 33

Titre 3. Adhésion et révision 33

Titre 4. Dénonciation 33

Titre 5. Formalités de dépôt et publicité 34

Préambule

Les dispositions entrées en vigueur, dans le cadre des ordonnances Macron de septembre 2017, relatives à la nouvelle organisation du dialogue social dans l’entreprise et favorisant la valorisation des responsabilités électives/syndicales ont pour conséquences de fusionner les instances représentatives du personnel préexistantes au sein d’une institution unique le comité social et économique.

Depuis la mise en place des premières instances représentatives du personnel en 2013, la richesse des échanges avec les représentants du personnel reflète l’importance de la place accordée au dialogue social au sein de l’UES Harmonie Mutuelle.

Dans le respect de cette nouvelle règlementation sociale et compte tenu de la volonté de l’entreprise de pérenniser un dialogue social de qualité porteur de nos valeurs de transparence et de solidarité ; les partenaires sociaux et la Direction conviennent de la mise en place d’une nouvelle organisation sociale adaptée.

Les objectifs poursuivis dans cet accord s’articulent ainsi autour des priorités suivantes :

• Définir une architecture sociale optimisée permettant aux représentants du personnel d’avoir une vue d’ensemble des sujets traités dans l’entreprise ;

• Préserver un dialogue social de proximité par le traitement des questions locales au plus près des salariés concernés et par un maillage territorial adapté ;

• Déterminer les moyens alloués et établir les règles de fonctionnement des différentes représentations du personnel ;

• Poursuivre la reconnaissance et la valorisation des parcours des représentants du personnel.

Chapitre I : Organisation et moyens des institutions représentatives du personnel

Titre 1. Le Comité social et économique (CSE)

Les parties signataires souhaitent mettre en place un COMITE SOCIAL et ECONOMIQUE adapté au fonctionnement d’Harmonie Mutuelle. Il est ainsi important de convenir d’une organisation propice aux échanges et à l’examen constructif des dossiers, pour permettre à chacun de ses membres la capacité de s’approprier les sujets, de se responsabiliser sur son champ d’analyse et de développer ses compétences.

Article I.1.1 Attributions du CSE

Le CSE reprend les attributions des instances du comité d’entreprise (CE), des délégués du personnel (DP) et des comités hygiènes sécurité et conditions de travail (CHSCT) précédemment en place.

Le CSE, constitué par une délégation élue du personnel et présidé par le chef d'entreprise sera consulté chaque année sur

• Les orientations stratégiques de l’entreprise,

• La situation économique et financière de l’entreprise,

• Et la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi de l’entreprise.

S’ajoutent à ces consultations annuelles des consultations ponctuelles d’ordre public dans des situations spécifiques.

Au-delà des consultations récurrentes mentionnée ci-dessus, le CSE a pour mission d’assurer une expression collective et individuelle des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation de travail, à la formation professionnelle, aux techniques de production et à la santé et sécurité et aux conditions de travail.

Article I.1.2 Modalités de désignation des membres du CSE

Le CSE est composé de 33 membres titulaires et de 33 membres suppléants élus pour un mandat de 4 ans.

Ils sont directement élus par les salariés à travers un vote par scrutin de liste à 2 tours. Seules les organisations syndicales sont habilitées à présenter des candidats lors du 1^er tour de ces élections.

Chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise peut désigner un représentant syndical au comité. Il assiste aux séances avec voix consultative. Il est choisi parmi les membres du personnel de l'entreprise et doit remplir les conditions d'éligibilité au comité social et économique fixées à l'article L. 2314-19. Il est rappelé que le même salarié ne peut siéger simultanément au CSE en qualité de membre élu et de représentant syndical auprès de celui-ci.

Les organisations syndicales représentatives pourront également, chacune, désigner sous les mêmes conditions que le représentant syndicale au CSE, un représentant syndical pour siéger à la commission SSCT

Conformément aux dispositions légales, les élus du CSE ne pourront pas exercer plus de trois mandats consécutifs.

Les parties conviennent que les deux représentants des salariés au conseil d’administration élus dans le cadre de la loi PACTE sont invités permanents au CSE

Article I.1.3 Fonctionnement du CSE

Le CSE se réunit une fois par mois à l’initiative de l’employeur. Il peut être réuni exceptionnellement, à la demande de la majorité de ses membres.

Les réunions du CSE se tiennent à minima sur une journée. Au cas où les Ordres du jour seraient conséquents cette durée pourra être adaptée. Seuls les membres titulaires sont invités à assister aux réunions mensuelles plénières. En cas d’absence d’un membre titulaire, un suppléant est invité à assister à la réunion mensuelle plénière (Article L2314-37 du CT).

L’ordre du jour est établi en concertation entre le Président et le Secrétaire et/ou Secrétaires adjoints du CSE selon les modalités fixées par les textes en vigueur. Il est adressé avec la convocation aux membres titulaires et suppléants du CSE.

Les réclamations collectives seront adressées aux secrétaires et/ou secrétaires adjoints par les représentants référents de proximité de chaque région ou les organisations syndicales dans un délai de 15 jours avant la réunion plénière.

Par ailleurs, à l’occasion des étapes d’information ou de consultation de l’instance, au-delà des documents qui seront mis à disposition du CSE pour rendre un avis éclairé, le Président du CSE pourra inviter en réunion des « spécialistes métiers » qui viendront présenter les dossiers et répondre aux questions des élus du CSE.

Les parties s’accordent sur la constitution d’un bureau au sein du CSE composé de 6 membres titulaires du CSE :

• Un secrétaire et deux secrétaires adjoints

• Un trésorier et deux trésoriers adjoints

Les membres du bureau sont désignés selon les modalités arrêtées par le règlement intérieur du CSE.

Article I.1.4 Budget du CSE

Le CSE bénéficie de deux budgets,

• L’un pour son propre fonctionnement (0,22 % de la masse salariale brute)

• L’autre pour les activités sociales et culturelles dont le montant est calculé sur la base de la masse salariale brute de l’UES Harmonie Mutuelle. Le détail des modalités de financement sera précisé dans le Règlement intérieur du CSE

La masse salariale brute est constituée par l'ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale conformément à la législation en vigueur (article L2315-61 du CT) et suivra les évolutions réglementaires.

Article I.1.5 Crédit d’heures des membres du CSE

Afin d’exercer ses missions, chaque titulaire bénéficiera d’un crédit de 44 heures par mois, incluant leur participation à la réunion préparatoire précédant la réunion plénière.

Les membres suppléants bénéficieront quant à eux d’un crédit d’heures de 8 heures par mois afin de leur permettre de participer à la réunion préparatoire précédant la réunion plénière.

D’autre part, la volonté de faire du dialogue social un élément structurant de la culture de l’UES Harmonie Mutuelle, nécessite la pérennisation de dispositions spécifiques en cohérence avec cette ambition affichée.

Ainsi, afin de leur permettre de mener au mieux leurs activités, les membres du bureau se verront attribuer des moyens spécifiques.

Le secrétaire du CSE sera totalement dispensé d’activité pour l’exercice de son mandat et de ses missions. Dans l’hypothèse où ce dernier souhaiterait diminuer le temps consacré à cette mission de secrétaire et passer sur un temps partiel, le prorata de temps laissé vacant sera réattribué aux membres du bureau.

Cette répartition éventuelle du crédit d’heures du secrétaire au sein du bureau se fera lors de la réunion constitutive de l’exécutif du CSE et sera définitive ensuite. Cette répartition pourra concerner les secrétaires de la CSSCT.

Le crédit d’heures du trésorier sera augmenté de 55 heures par mois.

Leurs deux adjoints respectifs (secrétaires et trésoriers) bénéficieront de 20 heures de délégation supplémentaire par mois à se répartir.

Chaque représentant syndical désignés au CSE bénéficie de 20 heures de délégation mensuelle, conformément aux dispositions légales et sauf circonstances particulières.

Chaque représentant syndical désignés à la CCSCT bénéficie de 15 heures de délégation mensuelle.

Titre 2. Les Commissions du Comité social et économique

Afin de faciliter les travaux du CSE et les compléter, les parties conviennent de la mise en place de 8 commissions, qui sont les suivantes :

La commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail,

La commission Economique,

La commission Développement des Compétences,

La commission Diversité et Qualité de Vie au Travail,

La commission Activités Sociales et Culturelles,

La commission Aide au Logement.

La commission Fonds d’action Social

Et la commission Garanties Santé

Article I.2.1 Dispositions communes à l’ensemble des commissions du CSE

Les membres des commissions du CSE sont désignés par lui parmi les membres titulaires ou suppléants. Les parties s’entendent pour, dans la mesure du possible, privilégier les candidatures des suppléants afin de leur permettre de jouer pleinement leur rôle d’élus.

La durée de leur mandat est alignée à celle des élus du CSE.

Une enveloppe annuelle de 250 heures est attribuée à l’ensemble des membres du Comité Social et économique -siégeant dans au moins une commission- pour la coordination, la préparation et la participation aux commissions (hors CSSCT et réunions assimilées à du temps de travail effectif). L’attribution de ces heures sera définie dans le règlement intérieur du CSE.

Article I.2.2. Dispositions spécifiques à chacune des commissions du CSE

Article I.2.21 La Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT)

Attributions de CSSCT

La CSSCT se voit confier, par délégation du CSE, les attributions du comité relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, à l'exception du recours à un expert du CSE prévu aux articles L. 2315-94 1° et 2° du Code du Travail et des attributions consultatives du comité. Elle dispose du droit d’alerte.

La CSSCT assiste le CSE dans ses attributions relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail et contribue à la préparation des avis sur ces thèmes.

Les visites de site, relatives aux domaines de l’hygiène, de la sécurité et des conditions de travail, sont confiées par la CSSCT aux représentants de proximité et peuvent être menées également par ses membres.

Les représentants référents de proximité s’organisent afin de remonter les informations locales utiles à la CSSCT.

De même les membres de la CSSCT seront compétents afin d’intervenir à la suite de tout accident ayant entrainé ou ayant pu entrainer des conséquences graves ainsi qu’en cas d’événement grave liés à l’activité de l’entreprise ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement.

Composition et moyens de la CSSCT

Conformément aux dispositions légales, elle est présidée par l’employeur ou son représentant. L’employeur peut se faire assister par des collaborateurs de l’entreprise et choisi en dehors du comité.

Les parties conviennent de porter le nombre des membres de la CSSCT à 12 membres issus du CSE.

Les membres suppléants du CSE désignés pour siéger dans la commission SSCT disposent d’un crédit de délégation de 24 heures mensuelles.

Le secrétaire CSSCT bénéficie d’un crédit d’heures supplémentaire de 10h/mois qu’il pourra mutualiser avec le secrétaire adjoint. Viendront s’ajouter éventuellement un crédit d’heures octroyé par l’exécutif du CSE (cf Article I.1.5 du présent accord)

Conformément aux dispositions légales prévues à l’article L2314-3 du code du travail et en raison de la délégation des attributions du CSE à la CSSCT, seront également invités :

• Le représentant référent de proximité de chaque Région

• Le médecin du travail, qui peut donner délégation à un membre de l'équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail ayant compétence en matière de santé au travail ou de conditions de travail ;

• L’agent de contrôle de l'inspection du travail

• Les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale.

• Un représentant syndical de chaque OS représentative

Il est rappelé que conformément aux dispositions légales et réglementaires, le temps passé par les membres de la CSSCT aux réunions présidées par l’employeur n’est pas déduit des heures de délégation.

La commission désigne un secrétaire, et un secrétaire adjoint au plus tard dans le mois qui suit sa mise en place, qui sont les interlocuteurs de la direction, en particulier pour l’élaboration des ordres du jour.

La CSSCT se réunira tous les 2 mois. Si une des deux parties le juge nécessaire, d’autres réunions pourront être organisées.

Lors de la première réunion de la CSSCT, ses membres désigneront parmi eux le référent Harcèlement en conformité avec la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018. Ce référent devra obligatoirement être un membre titulaire ou suppléant du CSE. Ce référent travaillera de concert avec les autres référents désignés dans l’entreprise dans ces domaines.

Le compte rendu de la CSSCT est établi par le(s) secrétaire(s) de la commission qui l’adresse aux membres de la commission, aux membres du CSE et le dépose dans la BDES, ainsi que sur l’outil intranet (avec envoi d’un push mail).

De manière trimestrielle, la CSSCT élabore un rapport d’activité à destination des membres du CSE qui l’examinent dans le cadre des réunions du CSE portant attributions du CSE en matière de santé sécurité et conditions de travail. Dans ce cadre, le secrétaire sera invité au CSE pour présenter ce rapport.

Le président de la CSSCT et le secrétaire feront le lien avec le secrétaire du CSE afin de porter à l’ordre du jour desdites réunions les sujets ayant été délégués par le CSE à la commission en cas de consultation et d’information.

La CSSCT dispose, via l’espace digitalisé, et en lien avec les attributions des représentants de proximité, d’une vision d’ensemble des sujets abordés en termes de santé, sécurité et prévention des risques professionnels.

Modalités de désignation des membres de la CSSCT

Les membres de la CSSCT sont désignés par le comité social et économique parmi ses membres, par résolution adoptée à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité

Les membres de la commission seront désignés lors de la réunion constitutive du CSE.

En cas de cessation anticipée du mandat d’élu au CSE, pour cause de départ définitif de l’entreprise ou de démission du mandat, l’élu membre de la CSSCT sera remplacé par la désignation d’un autre élu du CSE, présenté par la même organisation syndicale, par résolution prise en réunion du CSE. A défaut de candidats de la même organisation syndicale, un autre candidat, élu du CSE, peut être proposé et désigné selon le même processus.

En cas de suspension du contrat de travail de plus de trois mois, un remplacement peut être organisé, dans les mêmes conditions. Celui-ci est effectué, sous réserve de la renonciation temporaire et expresse du membre de la commission de son crédit d’heures au bénéfice de son remplaçant, pour la durée de son absence, jusqu’à son retour, ou jusqu’à ce qu’il demande à exercer de nouveau son mandat.

Les membres élus de la CSSCT bénéficient, au cours de leur mandat de la formation prévue par les textes en vigueur.

Article I.2.22 La commission économique

Elle est mise en place afin de traiter les sujets économiques et financiers, et étudier les documents ayant trait à l’activité économique, sociale et environnementale de l’entreprise remis au CSE.

Elle est également chargée de préparer la consultation sur les orientations stratégiques et sur la situation économique et financière de l’entreprise.

Conformément aux dispositions légales (Art. 2315-46 à 48), elle est présidée par l’employeur ou son représentant. Elle peut demander à entendre tout cadre supérieur ou dirigeant de l'entreprise après accord de l'employeur.

Elle peut se faire assister par l'expert-comptable qui assiste le comité social et économique et par les experts choisis par le comité dans les conditions fixées à la sous-section 10 (article L2315-48)

Cette commission est composée de 9 membres issus du CSE, dont un représentant du collège cadre

Cette commission se réunit au moins deux fois par an.

Les heures passées lors de ces réunions sont considérées comme du temps de travail effectif et ne s’imputent pas sur le crédit d’heures de délégation.

Article I.2.23 La commission développement des compétences

Elle a pour objet d’instruire les données relatives au développement des compétences et à l’accompagnement proposé aux salariés dans l’exercice de leurs activités.

Elle est chargée de préparer les délibérations du CSE en matière de développement des compétences et prépare en particulier la consultation du CSE sur la politique sociale et les conditions de travail et l’emploi de l’entreprise.

Elle est également chargée d'étudier les moyens propres à favoriser l'expression des salariés sur la formation et leur accès à la formation et de participer à l'information des salariés dans ce domaine.

Cette commission est composée de 9 membres issus du CSE.

Cette commission se réunit à minima quatre fois par an.

Les heures passées lors de ces réunions par les membres de la commission, lorsque celles-ci sont à l’initiative de l’employeur, sont considérées comme du temps de travail effectif et ne s’imputent pas sur le crédit d’heures de délégation.

Article I.2.24 La commission diversité et qualité de vie au travail

Elle est chargée d’examiner les documents relatifs à la thématique de l’égalité professionnelle et de lutte contre les discriminations, et plus globalement à la qualité de vie au travail.

Elle prépare également la consultation du CSE sur la politique sociale et les conditions de travail et l’emploi de l’entreprise en concertation avec la commission « développement des compétences »

Cette commission est composée de 9 membres issus du CSE.

Elle se réunit à minima deux fois par an.

Les heures passées lors de ces réunions – lorsque celles-ci sont à l’initiative de l’employeur- par les membres de la commission sont considérées comme du temps de travail effectif et ne s’imputent pas sur le crédit d’heures de délégation.

Article I.2.25 La commission aide au logement

Cette commission est informée des actions permettant de faciliter le logement et l'accession des salariés à la propriété et à la location des locaux d'habitation, de faciliter leur accession aux bénéfices d’aides sociales en lien notamment avec leur statut de travailleur handicapé, le cas échéant.

Elle participe notamment à la recherche de dispositifs adaptés pour accompagner les salariés dans leur recherche de logement.

Cette commission est composée de 9 membres issus du CSE.

Elle se réunit deux fois par an.

Les heures passées lors de ces 2 réunions par les membres de la commission sont considérées comme du temps de travail effectif et ne s’imputent pas sur le crédit d’heures de délégation

Article I.2.26 La commission Fonds d’Action Sociale

Cette commission statue sur les dossiers liés au Fonds d’Action Sociale et conduit l’étude des demandes des collaborateurs en lien avec les recommandations des assistantes sociales.

Cette commission est composée de 9 membres issus du CSE

Elle se réunit 1 fois par mois

Les heures passées dans cette commission ne sont pas assimilées à du temps de travail effectif et s’imputeront sur le crédit d’heures de délégation.

Article I 2.27 La commission Activités Sociale et Culturelle

Elle est chargée d’étudier la mise en place d’activités sociales et culturelles répondant aux attentes des salariés.

Cette commission est composée de 9 membres issus du CSE.

Elle se réunit autant de fois que nécessaire.

Son fonctionnement sera décrit dans le règlement intérieur du CSE.

Les heures passées dans cette commission ne sont pas assimilées à du temps de travail effectif et s’imputeront sur le crédit d’heures de délégation.

Article I 2.28 La commission Garanties Santé

Cette commission est informée des résultats du contrat santé mis en place aux bénéfices des collaborateurs. Elle participe à la recherche des meilleurs dispositifs afin d’optimiser la couverture santé et la prévention de la santé des collaborateurs dans le cadre de l’équilibre financier du régime.

Cette commission est composée de 9 membres issus du CSE.

Elle se réunit deux fois par an.

Les heures passées lors de ces deux réunions par les membres de la commission sont considérées comme du temps de travail effectif et ne s’imputent pas sur le crédit d’heures de délégation.

Titre 3. Les Représentants de Proximité (RP) et Représentant Référents de Proximité (RRP)

Conscientes de l’importance d’une représentation du personnel au plus près des salariés de l’entreprise, les parties conviennent de mettre en place des représentants de proximité au sein de chaque Région d’Harmonie Mutuelle.

Article I.3.1 Attributions des Représentants de Proximité

Acteurs à part entière du dialogue social, les représentants de proximité ont pour mission :

- de constituer pour les salariés des interlocuteurs alternatifs aux managers et/ou référents ressources humaines pour relayer leurs questions, difficultés ou attentes ;

- de traiter les réclamations individuelles des salariés de leur périmètre en lien avec les référents RH ;

- de contribuer à la remontée d’informations et de réclamations au niveau du comité social et économique sur les réclamations collectives ;

- de mener des visites de sites et en référer à la CSSCT ;

- d’exercer le droit d’alerte en situation de danger grave et imminent ainsi qu’en matière de santé publique et en référer à la CSSCT

Article I.3.2 Modalités de désignation des RP et de RRP

Peut être désigné tout salarié de l’UES ayant au moins 1 an d’ancienneté dans l’entreprise au moment de sa désignation, présent dans la Région dans laquelle il exercera son mandat et garantissant une présence effective sur le terrain auprès des collaborateurs

Les représentants de proximité sont désignés par les membres titulaires du CSE par scrutin de liste proportionnelle à la plus forte moyenne (comme pour le CSE) et en un seul tour.

Les représentants de proximité sont désignés au sein de chacune des régions pour lesquelles un nombre maximum de représentants en proportion des effectifs de chaque région, est déterminé en annexe 1 (carte de répartition des représentants de proximité).

En cas de cessation anticipée du mandat de représentant de proximité, pour cause de départ définitif de l’entreprise ou de démission du mandat, ou de mobilité dans une autre Région, le représentant de proximité sera remplacé par la désignation du candidat présenté sur la liste de sa Région ayant obtenu le plus de voix après lui. En cas d’épuisement de ce système de suppléance, ou de liste incomplète à date anniversaire de la date d’élection initiale, un appel à candidature sera lancé au sein de la Région concernée et un remplaçant désigné par le CSE par un scrutin de liste proportionnelle.

Un représentant référent de proximité (RRP) est désigné par l’ensemble des représentants de proximité dans chaque Région pour les représenter au sein de la CSSCT et remonter les réclamations collectives au niveau du CSE. Il est désigné par résolution adoptée à la majorité des membres présents. Cette désignation se fera à l’occasion d’une réunion organisée par le référent RH de la Région au plus tard dans le mois qui suit la nomination des représentants de proximité de la région.

Article I.3.3 Fonctionnement – modalités d’exercice des attributions des RP et RRP

Une réunion des représentants de proximité sera organisée en concertation entre le représentant de l’employeur et le représentant référent de proximité de la Région dans le but de faire un bilan des points traités, de convenir des sujets devant être remontés au CSE, d’obtenir de l’interlocuteur RH des précisions, compléments d’information. Cette réunion aura lieu à minima une fois par trimestre, le RRP invitera les représentants de proximité et l’interlocuteur RH et rédigera un compte-rendu des échanges à destination du secrétaire du CSE qui le mettra en ligne sur l’outil intranet et enverra un push mail à tous les salariés. Le RRP informera la CSSCT de l’organisation de cette réunion afin que cette dernière désigne un de ses membres pour y participer avec une priorisation sur le secrétaire de la CSSCT.

Relais d’échanges auprès des représentants de l’employeur mais aussi entre les salariés et les membres du CSE et CSSCT, les représentants de proximité exercent leurs attributions selon les modalités suivantes :

• Un espace digitalisé dédié aux missions des représentants de proximité est mis en place. Le représentant de proximité saisi d’une ou plusieurs réclamations individuelles dépose sur l’espace digitalisé dédié la ou les réclamations qui sont instruites par le représentant de l’employeur de la région concernée. Cette réponse sera apportée dans un délai de 6 jours sur l’espace digitalisé.

• En ce qui concerne les réclamations collectives liées à la réglementation en vigueur, ainsi qu’aux conventions et accords applicables dans l’entreprise, celles-ci seront transmises au Représentant Référent de Proximité qui les adressera au secrétaire et/ou secrétaires adjoints du CSE.

• Dans le cadre des attributions du RP liées à la promotion de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, notamment les visites de sites, les rapports s’effectuent également par l’espace digitalisé.

Il est précisé que cet espace digitalisé est accessible aux RP ainsi qu’aux autres représentants habilités du fait de leurs attributions (membres CSE, CSSCT, DS). L’accès à cet espace digitalisé et à ses contenus induit un nécessaire respect de confidentialité.

En complément de l’espace digitalisé dédié aux missions des RP, de manière générale, les échanges par messagerie, skype ou verbaux devront être privilégiés, sans que cela ne porte atteinte à leur liberté de circulation dans l’entreprise.

Article I.3.4 Crédit d’heures des RP et des RRP

Les représentants de proximité disposent de 18h de délégation mensuelle. Ces heures peuvent faire l’objet d’un report d’un mois sur l’autre dans la limite de 200%. En d’autres termes, par l’effet de ce report, le volume mensuel d’heures de délégation pour un mois considéré est plafonné au double d’un crédit mensuel normal. Elles ne sont pas mutualisables. Cependant en cas d’indisponibilité prolongée (maladie, congés annuels, pic d’activité) d’un représentant de proximité, son crédit d’heure pourra être reporté sur les autres RP de la même région après information à la Direction RH région (dans les limites de report définies ci-dessus)

Les représentants référents de proximité (RRP), invités à participer aux réunions de la CSSCT, disposeront d’un crédit supplémentaire de 8h de délégation mensuelle en vue de préparer les sujets relatifs à la santé, sécurité et conditions de travail.

Le temps passé en réunion à l’initiative de l’employeur, et pour les Représentants Référents de Proximité en réunion CSSCT, ne s’impute pas sur leur crédit d’heures définis ci-dessus.

Chapitre II : Organisation et moyens des organisations syndicales et de négociation

Titre 1 La représentation syndicale

Chaque Organisation syndicale représentative pourra désigner 4 Délégués syndicaux sur le périmètre de l’UES Harmonie Mutuelle.

Les Organisations syndicales représentatives pourront également désigner un Délégué Syndical supplémentaire dans les conditions prévues par le code du travail (Article 2143-4 du CT)

Chaque délégation désignera en son sein un Référent, pouvant être l’interlocuteur privilégié de la direction.

Chaque Délégué Syndical bénéficiera d’un crédit d’heures mensuel de 35 heures, majoré d’un volume supplémentaire octroyé proportionnellement à la représentativité dans l’entreprise établie suite aux résultats du 1^er tour des dernières élections professionnelles, plafonné à 30 heures supplémentaires pour une représentativité supérieure ou égale à 50%.

Ce crédit supplémentaire est calculé selon la formule suivante :

Base 100 = 50% représentativité = 30 heures

Crédit supplémentaire = (% représentativité x 100/50) x 30h

Ce crédit d’heures sera majoré de 10 heures pour le Délégué Syndical « Référent ».

Titre 2 Commission Paritaire de Dialogue et de Négociation (CPDN)

Les délégués syndicaux se réunissent une fois par mois au sein de la commission paritaire de dialogue et de négociation pour négocier avec l'employeur sur les sujets définis dans l’agenda social.

Les délégués syndicaux sont désignés parmi les candidats aux élections professionnelles. Ils doivent avoir recueilli, à titre personnel et dans leur collège, au moins 10% des suffrages exprimés au 1er tour des dernières élections au comité social et économique (CSE). En l'absence de candidat justifiant d'un score électoral d'au moins 10 %, le syndicat peut désigner un candidat qui a réalisé un score moindre ou un de ses adhérents dans l'entreprise ou l'établissement.

Le délégué syndical représente son syndicat auprès de l'employeur et assure la défense des salariés.

Il peut notamment :

• formuler des propositions, des revendications ou des réclamations,

• assister le salarié qui le souhaite lors d'un entretien préalable à une sanction disciplinaire,

• assister les salariés auprès du conseil des prud'hommes.

Article II.2. Négociations collectives – méthodologie

Rappel est fait de la nécessité de loyauté dans les négociations en considérant que celle-ci impliquait un code de bonne conduite notamment dans l’égalité de traitement de tous les partenaires à la négociation.

Obligation de transparence

Les parties s’assurent de remettre préalablement à chaque réunion les informations et documents nécessaires à la conduite constructive des travaux.

La Direction s’engage à ce que les négociations collectives aient lieu dans la plus totale transparence et que les parties disposent de toutes les informations indispensables.

Devoir de réserve et de confidentialité

Les parties reconnaissent que l’efficacité du dialogue nécessitera un partage d’information, notamment sur des éléments pouvant s’avérer confidentiels.

Les partenaires sociaux sont donc soumis à une obligation de discrétion à l’égard des informations qui auront éventuellement été déclarées comme confidentielles par la Direction.

Afin de permettre à chaque organisation syndicale de communiquer sur les négociations en cours, les documents confidentiels rivetteront la mention CONFIDENTIEL pour être clairement identifiés et non diffusés.

Chaque année les partenaires sociaux définiront ou réviseront un agenda social prévisionnel de négociation.

Titre 3 Exercice de mandat syndical Extérieur

Article II.3.1 Le congé exceptionnel pour représentation syndicale 

Par le présent accord les parties conviennent de substituer les dispositions de l’article 2.5 de la C.C.N Mutualité, relatives à la limite annuelle du congé exceptionnel pour représentation syndicale au sein des instances statutaires des Organisations syndicales par les dispositions ci-après.

Chaque Organisation syndicale représentative bénéficiera de 20 jours par an, auxquels viendront s’ajouter un nombre supplémentaire de jours attribués proportionnellement à la représentativité dans l’entreprise établie au 1^er tour des dernières élections professionnelles, plafonné à 20 jours supplémentaires pour une représentativité supérieure ou égale à 50%.

Ce volume supplémentaire est calculé selon la formule suivante :

Base 100 = 50% représentativité = 20 jours

Volume supplémentaire = (% représentativité x 100/50) x 20j

Article II.3.2 Le mandat de permanent syndical

Le permanent syndical est un salarié mis à disposition d’une organisation syndicale représentative de façon permanente, partiellement ou en totalité de son temps de travail.

Pour cela les organisations syndicales représentatives disposeront d’un crédit d’heures annuel équivalent à 2.5 temps plein à répartir entre les organisations syndicales, en proportion de la représentativité dans l’entreprise établie lors du 1^er tour des dernières élections professionnelles.

Cette mise à disposition est calculée selon la formule suivante :

% de Temps de mise à disposition = % représentativité x 2.5

Ainsi une organisation syndicale bénéficiant d’une représentativité de 50 % bénéficiera de 50 x 2.5 = 125 % d’un temps plein de temps de mise à disposition.

Chapitre III : Accompagnement et valorisation des parcours professionnels des représentants du personnel

Titre 1. Principe d’égalité de traitement

Par le présent accord, les parties entendent réaffirmer leur volonté de lutter contre les discriminations de toutes sortes qui pourraient être liées au fait syndical, que ce soit par rapport à l’accès à la formation, à l’évolution professionnelle ou salariale.

La progression de carrière des représentants se fait dans le cadre des règles en vigueur dans l’entreprise en matière de gestion de l’emploi et de mobilité professionnelle sans prendre en considération l’appartenance ou l’activité syndicale ou représentative.

Titre 2. Déroulement de carrière d’un salarié porteur de mandats

Article III 2.1 Entretien de début de mandat

Les partenaires sociaux doivent pouvoir exercer de façon simultanée leur mandat ainsi que leur activité professionnelle.

Afin de garantir la prise de responsabilité de représentation dans les meilleures conditions possibles, tout nouvel élu bénéficiera d’un entretien tripartite de début de mandat avec sa hiérarchie et les Ressources Humaines.

Celui-ci devra permettre :

• d’échanger sur les contraintes spécifiques à chacun et les modalités d’aménagement de l’activité professionnelle eu égard au(x) mandat(s) exercé(s),

• de rappeler les droits et devoirs réciproques des partenaires sociaux et de la hiérarchie quant à l’exercice des mandats.

• d évaluer les éventuels impacts des mandats sur la mission et sur l’équipe et de convenir des actions compensatrices.

Article III 2.2 L’exercice du mandat

Article III 2.21 Maintien des compétences

Les salariés porteurs d’un mandat bénéficient des formations liées au poste de travail au même titre que les autres collaborateurs, et ce afin de leur permettre de maintenir et développer leurs compétences professionnelles.

Les engagements de l’entreprise en matière d’accompagnement dans le maintien et le développement des compétences sous-entendent que les partenaires sociaux se rendent disponibles pour participer aux formations organisées.

Article III 2.22 Entretien d’Evaluation et de Progrès (EEP)

A l’exception des salariés intégralement détachés sur des mandats électifs et/ou syndicaux, les salariés porteurs d’un mandat bénéficient d’un entretien annuel avec leur hiérarchie au même titre et dans les mêmes conditions que les autres collaborateurs.

Cet entretien porte sur les objectifs fixés et les compétences mises en œuvre sur le poste de travail ainsi que sur les souhaits de formation et d’évolution professionnelle.

Article III 2.23 Entretien spécifique pour les salariés assumant des responsabilités sociales et syndicales internes ou externes importantes

L’exercice de certaines responsabilités syndicales et/ou mandats électifs peuvent amener certains collaborateurs à s’éloigner de leur activité professionnelle.

C’est le cas de ceux amenés à consacrer au moins 70 % de leur activité à leurs mandats syndicaux ou électifs.

Considérant la nécessité de sécuriser et d’accompagner les parcours de ces collaborateurs afin notamment d’être en mesure d’anticiper le retour à une pleine activité dans les meilleures conditions possibles au terme de leurs mandats, il est convenu d’un suivi spécifique selon les modalités ci-après définies.

Ainsi, pour ces collaborateurs la direction des ressources humaines organisera un entretien spécifique de développement tous les deux ans, et / ou en cas de demande expresse formulée par le porteur de mandat.

Celui-ci permettra, d’une part, d’examiner les contraintes liées à l’exercice des responsabilités représentatives ou syndicales et, d’autre part, de déterminer les nécessités d’adapter le poste de travail.

En outre il pourra permettre d’apprécier communément les compétences spécifiques acquises et à acquérir des permanents ou représentants consacrant plus de 70% de leur temps à des fonctions syndicales et/ou électives aux regards du Référentiel de compétences spécifiques aux fonctions syndicales ou représentatives mis en place pour les mandats de Délégué syndical et Délégué syndical « référent », secrétaire de CSE et trésorier de CSE. Ceci afin de permettre de suivre les acquis de ces représentants et d’identifier leurs besoins éventuels en matière de formation.

De la même façon seront évoquées et travaillées les perspectives professionnelles en préparation notamment du terme éventuel des mandats et au regard des compétences nouvelles éventuellement développées et évaluées.

Pour cet entretien de développement, un support a été construit et est annexé au présent accord (annexe 2)

Article III 2.24 Suivi de l’évolution de la rémunération

Chaque salarié porteur de mandat bénéficie des garanties suivantes en matière de suivi et d’évolution de sa rémunération :

• Bénéfice des augmentations collectives au même titre que tous les salariés

• Pour les salariés concernés, adaptation des objectifs (commerciaux notamment) proportionnellement au temps consacré à l’activité, avec maintien du niveau de prime potentielle équivalent à un temps plein pour un même poste de travail

• Bilan triennal sur l’évolution de la rémunération incluant un comparatif à classification et ancienneté équivalentes sur le poste

• Pour les salariés dont le nombre d'heures de délégation dont ils disposent sur l'année dépasse 30 % de la durée de travail fixée dans leur contrat de travail ou, à défaut, de la durée applicable dans l'établissement : garantie d’évolution égale au moins à la moyenne des évolutions individuelles constatées à classification et ancienneté équivalente (Art L2141-5-1 du CT)

Les salariés dont l’exercice des mandats les conduit à ne plus exercer d’activité professionnelle seront pris en charge par la Direction des ressources humaines.

Article III 2.25 Entretien de fin de mandat

La Direction des Ressources Humaines organisera un entretien dans les trois mois précédant la fin de mandat, ou au plus tard dans le mois suivant si la date n’est pas connue au préalable.

Cette rencontre permet d’envisager le retour à une pleine activité professionnelle et d’évoquer les problématiques éventuelles liées à cette reprise ainsi que les actions de de développement des compétences éventuellement nécessaires.

Titre 3. Développement des compétences

La qualité du dialogue social nécessite de mettre à disposition de ses acteurs les moyens appropriés à la réalisation de leurs missions, et notamment la formation leur permettant d’appréhender au mieux les enjeux auxquels ils seront confrontés dans l’exercice de leur activité.

Ces formations doivent par ailleurs contribuer à sécuriser les parcours des représentants et militants et leur permettre de développer leurs compétences afin de pouvoir mieux valoriser leurs acquis au terme de leur mandat.

Ainsi outre le congé pour formation économique sociale et syndicale dont les modalités sont définies au terme des dispositions légales, une ligne spécifique dédiée à la promotion du dialogue social sera portée annuellement au plan de développement des compétences.

Dans ce cadre les parties conviennent de 3 axes majeurs privilégiés.

Article III 3.1 Formation au dialogue social ouverte aux managers de proximité

Les partenaires sociaux reconnaissent la complexité des situations auxquels peuvent parfois être confrontés les managers de proximité et la nécessité de les accompagner à cerner les enjeux inhérents au dialogue social dans l’entreprise.

Ces formations devront permettre aux managers de proximité de mieux comprendre et connaître les principes du dialogue social, d’être informé des droits et devoirs attachés aux mandats et d’être dotés des clés de compréhension leur permettant d’adopter les postures et réflexes adaptés.

Article III 3.2 Formations « d’adaptation » permettant aux porteurs de mandats d’exercer leurs responsabilités immédiates

A l’issue de chaque élection professionnelle, tout nouvel élu pourra bénéficier des formations suivantes, organisées et prises en charge par l’employeur :

• La formation économique des membres du CSE

• La formation des membres de la CSSCT  

Ces formations seront prises en charge dans le cadre du plan de développement des compétences, et ne seront pas imputées sur le Congé Formation Economique Sociale et Syndicale.

Par ailleurs, les présentes dispositions pourront viser tous types de formations individuelles nécessitées par l’exercice des mandats et de certaines responsabilités particulières.

Ainsi, à titre d’exemples, sera facilité l’accès à des modules de formations visant à :

• la maitrise des outils bureautique,

• la prise de notes et maîtrise de l’écrit,

• la prise de parole en public,

• l’animation d’équipe,

• l’appropriation des techniques de communication, etc.

Les représentants de proximité pourront aussi bénéficier d’une formation prise en charge par le CSE au début de leur mandat. Le temps passé en formation ne s’imputera pas sur leur crédit d’heures dans la limite de 3 journées.

Article III 3.3 Formations de développement des compétences inhérentes à l’exercice des responsabilités syndicales et/ou représentatives

L’accord sur le dialogue social signé en 2013 a consacré l’engagement de l’entreprise de pérenniser des dispositions innovantes portant sur le suivi de carrière et l’évolution professionnelle des partenaires sociaux.

Cet engagement s’est poursuivi à travers des actions de reconnaissance des compétences acquises par les représentants du personnel dans l’exercice de leurs mandats, qui ont débouchés sur deux dispositifs :

• L’élaboration des fiches mandat du délégué syndical et du délégué syndical référent qui consiste à identifier les activités principales, les compétences nécessaires et les observables associés permettant l’évaluation objective et croisée des compétences dans le cadre des mandats exercés ;

• Le processus d’évaluation des compétences qui vise à valoriser l’expérience et les compétences acquises au travers de l’activité de représentation du personnel

Ces différents travaux ont été formalisés en mars 2017 par la signature d’une charte sur la reconnaissance et la valorisation du parcours du représentant du personnel qui explicite les modalités de l’expérimentation du dispositif et l’engagement commun des partenaires sociaux de s’inscrire dans la démarche.

Les travaux aboutiront à l’élaboration de la fiche mandat du secrétaire et du trésorier du CSE.

Dans une démarche d’amélioration continue du dialogue social et de ses acteurs, Harmonie Mutuelle s’engage à poursuivre sa démarche d’innovation sociale en collaboration avec les partenaires sociaux en valorisant et en accompagnant le parcours des représentants du personnel notamment via des programmes de développement des compétences certifiants.

Enfin, d‘une façon générale, le contenu précis des actions de formation susvisées et inscrites au plan, sera défini et/ou ajusté annuellement au moment de l’élaboration du plan dans le cadre d’un échange dédié avec chaque organisation syndicale et le secrétaire du CSE.

Chapitre IV : Moyens destinés à l’expression du dialogue social

Titre 1. Utilisation des Technologies de l’information et de communication

L’utilisation par les organisations syndicales et les élus du personnel des technologie de l’information et de communication devra se faire dans le respect de la Charte d’utilisation des ressources informatiques en vigueur dans l’entreprise.

Article IV 1.1 La Base de données économiques et sociales (BDES)

Le CSE, les délégués syndicaux et les représentants de proximité bénéficient de l’ensemble des informations mises à disposition sur la base de données économiques et sociales (BDES).

Les parties signataires du présent accord conviennent de procéder ensemble à des travaux visant à rendre plus accessible les informations contenues dans la BDES actuellement en service. Les modalités d’accès, de fonctionnement, d’alimentation et le contenu de la BDES feront l’objet d’échanges dans le cadre d’un groupe de travail paritaire, mis en place après la signature du présent accord.

Article IV 1.2 Recours à la visio conférence

Les parties signataires conviennent qu’il sera possible au CSE, à ses commissions, aux Représentants de proximité et représentants référents de proximité, ainsi qu’aux délégués syndicaux d’avoir recours à la visio conférence lors de réunions afin de limiter les nombreux déplacements des participants

Article IV 1.3 Moyens de communication

La qualité du dialogue social souhaitée par Harmonie Mutuelle doit également se traduire par la mise en place de moyens de communication adaptés.

Article IV.1.31 Boite mail / ligne audioconférence

Une boite mail dédiée sera mise à disposition de chacune des instances suivantes :

Comité social et économique : 1 adresse électronique spécifique

Commission Santé Sécurité et Conditions de travail : 1 adresse électronique spécifique

Instances de représentants de proximité : 1 adresse électronique spécifique par Région

Les boites mail serviront à la réception d’information mais ne pourront être utilisées pour la diffusion d’information massive auprès des salariés.

Compte tenu de la dispersion géographique des salariés d’Harmonie Mutuelle, il est convenu que les organisations syndicales pourront bénéficier de l’utilisation des lignes audioconférences et de l’accès aux salles de visioconférence dans les mêmes conditions que l’ensemble des salariés dans le cadre de leur activité professionnelle.

Par ailleurs chaque Organisation Syndicale bénéficiera d’une ligne audioconférence dédiée

Article IV 1.32 Outils collaboratifs professionnels (teams, yammer…)

Les outils collaboratifs professionnels ont été déployés dans l’entreprise pour favoriser et faciliter la collaboration effective des salariés de l’entreprise.

En tant que salariés de l’entreprise, les représentants du personnel pourront utiliser ces supports pour échanger et préparer leurs travaux et réunions.

Toutefois ces outils ne doivent pas être utilisés par les représentants du personnel comme des plateformes de communication syndicale à destination des salariés de l’entreprise.

Article IV 1.33 Intranet

Les comptes-rendus des réunions des différentes instances, à l’exception des passages confidentiels, seront mis en ligne sous l’intranet pour archivage et consultation par les salariés.

Un espace de communication dédié sera mis à disposition du CSE pour la communication relative aux activités sociales et culturelles et renvoyant au site internet du CSE.

Au-delà des panneaux d’affichage sur sites, chaque organisation syndicale dispose d’un espace qui lui est réservé et dont elle sera l’administrateur. Cet espace est accessible depuis le portail de l’intranet.

Le contenu des documents mis en ligne relève de la responsabilité de l’organisation syndicale et ne doit pas contrevenir aux dispositions relatives de la presse, ni contenir des injures et propos diffamatoires.

Les communications syndicales diffusées par ce biais s’inscrivent dans le cadre de le réglementation relative à l’affichage syndical. En conséquence, lors de leur mise en ligne, celles-ci doivent simultanément être transmises à la Direction Ressources Humaines.

Article IV.1.34 Tracts 

L’espace syndical dédié sur l’intranet s’apparente à un panneau d’affichage électronique au travers duquel sont mis à disposition des salariés des publications et tracts de nature syndicale.

Pour préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message, (Article L2142-6 point 3°), un système d’alerte est disponible sous intranet afin d’être notifié par mail de toute publication.

Article IV 1.35 Réunions d’information syndicale 

Chaque salarié bénéficiera d’1h30 par semestre non cumulable afin de participer s’il le souhaite, à la réunion d’information syndicale de son choix dont la direction aura été préalablement informée.

L’organisation de ces réunions appartiendra aux Organisations syndicales, qui veilleront à en informer la direction régionale des Ressources Humaines concernée 1 mois avant.

Elles se tiendront dans les salles de réunion de l’entreprise réservées à l’avance par les organisateurs et pourront utiliser la visio conférence.

Le salarié veillera à informer préalablement sa hiérarchie de son absence au moyen des outils ou procédures en place.

TITRE 2 Moyens matériels et logistiques mis à disposition

Article IV.2.1 Locaux/Matériel

Il sera mis à la disposition du CSE un local au siège, qui sera équipé d’un ordinateur, d’un téléphone fixe, et d’une connexion intranet/internet.

Dans la mesure des possibilités liées aux sites en région, les locaux existants mis à disposition des représentants du personnel seront maintenus. Par contre Il n’en sera pas proposé de nouveaux.

Les représentants de proximité pourront disposer des salles de réunions disponibles dans leur région respective pour tenir leurs réunions et préparer leurs sujets.

Il sera mis à la disposition de chaque organisation syndicale un local au siège. Ce local sera équipé d’un ordinateur portable, d’un téléphone fixe, ainsi que d’une connexion intranet/internet.

Chaque délégué syndical bénéficiera d’un ordinateur portable s’il n’en possède pas déjà un du fait de sa fonction professionnelle.

Article IV 2.2 Décompte des heures de délégation

Pour faciliter la bonne marche des services, et à l’exception des situations n’ayant pu être anticipées, les Représentants du personnel remplissent des bons de délégation dématérialisés, via l’outil ADP mis à disposition, de manière à informer leur hiérarchie au préalable.

Article IV 2.3 Prise en charge des frais de déplacement et frais liés aux mandats

Article IV 2.31 Dispositions communes des prises en charge

L’organisation de l’UES Harmonie Mutuelle et notre répartition territoriale peut engendrer des déplacements importants notamment dans l’animation des instances nationales.

La prise en compte des enjeux d’articulation vie professionnelle/ vie privée, conduit la direction d’Harmonie Mutuelle à s’engager dans la promotion auprès du management des moyens de communication collaboratifs et à distance.

La direction entend également promouvoir ce mode de fonctionnement auprès des représentants du personnel en mettant à leur disposition les moyens de communication et la technologie appropriés, notamment en leur permettant l’usage des visio conférences.

Les représentants du personnel veilleront également à favoriser ces modes de communication dans leurs échanges autant que possible, sans que cela ne porte atteinte à leur liberté de circulation dans l’entreprise.

Néanmoins certaines missions des représentants du personnel passent nécessairement par une certaine proximité avec les salariés. Dans ce cadre les déplacements sont incontournables.

Dans ce cas, les déplacements liés aux réunions à l’initiative de la direction seront pris en compte selon les règles et procédures applicables à l’ensemble des salariés.

Les temps de récupération éventuels générés par les déplacements des porteurs de mandat seront calculés selon les règles applicables à l’ensemble des salariés.

Article IV 2.32 Dispositions spécifiques

Comité social et économique

L’employeur prendra à sa charge – conformément aux règles et procédures applicables aux salariés -l’hébergement nécessité par la tenue des réunions préparatoires précédant directement les réunions plénières.

Représentants de proximité 

L’employeur prendra à sa charge les déplacements sur site dans la limite de deux déplacements par mois. Les déplacements des RP sont circonscrits à leur périmètre et donneront droit à pris en charge des frais de déplacement (hébergement compris en cas d’éloignement géographique significatif).

Délégations syndicales 

Les Délégués syndicaux bénéficieront de la prise en charge de leurs frais de déplacement - selon les modalités et procédures applicables aux salariés – pour les réunions à l’initiative de la direction, et pour les réunions préparatoires qui les précèdent directement.

Par ailleurs, la direction prendra à sa charge :

• Un abonnement SNCF France entière 2ème classe pour chacun des Délégués syndicaux

• Ainsi que les frais liés à l’exercice des mandats dans la limite annuelle de 1500 € par Délégué syndical, majorée d’une enveloppe supplémentaire attribuée proportionnellement à la représentativité dans l’entreprise établie au 1^er tour des dernières élections professionnelles, et plafonnée à 800 € pour une représentativité supérieure à 50%.

Cette enveloppe supplémentaire est calculée selon la formule suivante :

Base 100 = 50% représentativité = 800 €

Budget supplémentaire = (% représentativité x 100/50) x 800

Exemple 

Exemple : une Organisation syndicale ayant obtenu 30% de représentativité aux dernières élections professionnelles se verra octroyer un budget annuel par délégué de 1500 € au titre du socle commun, auquel viendront s’ajouter 480 €, soit un budget annuel total de 1980 € par délégué syndical.

Dans le cadre du présent accord les parties s’entendent sur une mutualisation possible au sein d’une même organisation syndicale de cette enveloppe, permettant d’envisager une répartition différente entre les Délégués syndicaux et le cas échéant de tenir compte de la dispersion géographique de nos activités.

Chapitre V : Mise en œuvre et suivi du dialogue social

Titre 1. Déploiement et information sur les modalités du dispositif

Outre les formations relatives au dialogue social ouvertes aux managers dans le cadre du plan de développement des compétences défini dans le présent accord, un dispositif d’information et de communication spécifique inhérent aux présentes dispositions sera mis en place.

Ainsi celles-ci feront l’objet d’une information dédiée et organisée par chaque DRH Région ou National auprès des Comités de Direction, en complément d’une communication spécifique sous l’intranet.

Titre 2. Commission de suivi

Les parties conviennent de la mise en place d’une commission de suivi du présent dispositif.

Celle-ci sera composée, outre d’une délégation employeur composée de deux membres de la direction des ressources humaines, d’une délégation syndicale composée de deux délégués syndicaux par organisation représentative.

La commission de suivi se réunira lors de la première année suivant la mise en œuvre du présent accord trimestriellement, puis annuellement à l’occasion des Négociations Annuelles Obligatoires.

Elle traitera de l’ensemble des difficultés d’interprétation et de mise en œuvre du présent accord.

Chapitre VI : Dispositions finales

Titre 1. Effet et durée de l’accord

Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée.

Il entre en vigueur à sa date de signature.

Titre 2. Clause de rendez-vous

Les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de 4 ans suivant l’application du présent accord en vue d’examiner le bilan de l’accord et d’entamer des négociations relatives à son adaptation si besoin.

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de 2 mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

Titre 3. Adhésion et révision

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans les structures composant l’UES Harmonie Mutuelle, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

A la demande de la Direction ou la totalité des organisations syndicales habilitées à engager la procédure de révision du présent accord conformément aux dispositions, il pourra être convenu d’ouvrir une négociation de révision du présent accord dans les conditions prévues par les dispositions des articles L. 2261-7 et suivants du code du travail.

Titre 4. Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires adhérentes, et selon les modalités suivantes :

La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et déposée auprès de la DIRECCTE d’Ile-de-France et au Secrétariat-greffe des Prud’hommes de Paris.

Une nouvelle négociation devra être envisagée, à la demande de l’une des parties le plus rapidement possible et au plus tard, dans un délai de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation ;

Durant les négociations, l’accord restera applicable sans aucun changement. A l’issue de ces dernières, sera établi, soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord.

Ces documents signés par les parties en présence, feront l’objet de formalités de dépôt dans les conditions prévues ci-dessus.

Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue soit à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

En cas de procès-verbal de clôture des négociations constatant le défaut d’accord, l’accord ainsi dénoncé restera applicable sans changement pendant une année, qui commencera à courir à l’expiration du délai de préavis fixé par l’article L. 2261-11 du Code du travail.

Titre 5. Formalités de dépôt et publicité

Le présent avenant donnera lieu à dépôt par chaque structure signataire dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail, et en un exemplaire auprès du Greffe du Conseil de prud'hommes compétent.

Il sera adressé à chaque organisation syndicale signataire une version électronique d’un exemplaire original et l’accord signé sera également mis à disposition de l’ensemble du personnel sur l’Intranet de l’entreprise.

Fait en 3 exemplaires.

A Paris, le 17 septembre 2019

LES SIGNATAIRES

Pour les structures de l’UES Harmonie Mutuelle

Pour la fédération PSTE C.F.D.T

Pour l’organisation syndicale C.F.E.-C.G.C

Pour l’organisation syndicale SNACOS – C.F.T.C

Pour l’organisation syndicale C.G.T UES Harmonie Mutuelle

ANNEXE 1 : Cartographie de répartition des représentants de proximité

ANNEXE 2 : Guide d’entretien pour les Entretiens spécifiques de Développement (article III 2.23 du présent accord)