Harmonie Mutuelle, mutuelle soumise aux dispositions du livre II du Code de la mutualité, immatriculée au répertoire Sirene sous le numéro Siren 538 518 473. Numéro LEI 969500JLU5ZH89G4TD57. Siège social : 143, rue Blomet - 75015 Paris.	harmonie-mutuelle.fr

AVENANT N°2 A L’Accord en faveur du Dialogue social au sein de l’UES Harmonie Mutuelle UTILISATION DES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION AU sein du dialogue social UES HARMONIE MUTUELLE

Entre,

Les structures composant l’Unité Economique et Sociale HARMONIE MUTUELLE, représentée par …, en qualité de Directrice Ressources Humaines

• la mutuelle Harmonie Mutuelle

• le GIE S.I.H.M.

• la SAS Kalixia

• l’Union Harmonie Mutuelles

• le GIE Synergie Mutuelles

• la SAS Harmonie Mutuelle Foncière et Lieux de Vie

Et,

La fédération P.S.T.E C.F.D.T représentée par :

L’organisation syndicale C.G.T UES Harmonie Mutuelle représentée par :

L’organisation syndicale C.F.E.-C.G.C représentée par :

L’organisation syndicale SNACOS C.F.T.C représentée par :

Il a été convenu et arrêté ce qui suit.

PrÉambule

L’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication vise à simplifier l’action quotidienne des acteurs du dialogue social et à enrichir la communication entre les représentants de l’employeur et les organisations syndicales, ainsi qu’entre les organisations syndicales et les salariés. Cette utilisation s’est avérée d’autant plus importante durant la période de crise sanitaire de covid 19 qui a remis en cause les moyens de communication habituels.

C’est la raison pour laquelle, un avenant à l’accord relatif à l’organisation collective de travail durant la crise sanitaire covid 19 portant sur l’utilisation des technologies de l’information et de la communication par les organisations syndicales a été signé le 17 décembre 2020. Cet avenant a permis la mise en place de plateformes SharePoint par les organisations syndicales et d’organiser des réunions d’information syndicale à distance.

Après dix mois d’expérimentation, les organisations syndicales ont manifesté leur souhait de voir ces nouveaux moyens de communication maintenus. La direction, dans sa volonté d’insuffler de nouveaux modes d’interaction et de favoriser l’hybridation au sein de ses organisations de travail et de dialogue, a répondu favorablement à cette demande.

Les partenaires sociaux ont donc décidé de modifier les dispositions suivantes venant se substituer aux dispositions ayant le même objet, de l’accord en faveur du Dialogue social au sein de l’UES Harmonie Mutuelle signé le 17 septembre 2019. Les autres dispositions de l’accord initial restent inchangées.

Dispositions gÉnÉrales

Champ d’application

Le présent avenant s’applique à l’ensemble des salariés composant l’Unité Economique et Sociale HARMONIE MUTUELLE :

• la mutuelle Harmonie Mutuelle

• le GIE S.I.H.M

• la SAS Kalixia

• l’Union Harmonie Mutuelles

• le GIE Synergie Mutuelles

• la SAS Harmonie Mutuelle Foncière et Lieux de Vie

Application aux organisations syndicales

Le présent avenant s’adresse aux organisations syndicales présentes au sein de l’UES Harmonie Mutuelle et satisfaisant aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans.

Ainsi, cet avenant est applicable à tous les syndicats ayant constitué une section syndicale au sein d’Harmonie Mutuelle.

mise À disposition d’une plateforme COLLABORATIVE (article IV.1.32)

Les dispositions du présent article viennent se substituer à l’article IV 1.32 de l’accord en faveur du Dialogue social au sein de l’UES Harmonie Mutuelle.

plateforme collaborative accessible depuis l’intranet

La direction souhaite conserver les plateformes collaboratives SharePoint mises en place par les organisations syndicales de l’UES et permettre à toute nouvelle organisation syndicale telles que désignée au paragraphe 1.2. du présent avenant, la création d’une plateforme.

La plateforme créée doit obligatoirement mentionner son caractère syndical et préciser le nom de l’organisation syndicale administratrice. Elle est accessible et peut être mise à jour à partir des postes informatiques reliés au réseau de l’entreprise.

Seules des informations à caractère exclusivement syndical doivent être diffusées via la plateforme collaborative.

La Direction s’engage à faire une communication à l’ensemble des salariés pour les informer de la création de toute nouvelle plateforme et leur en communiquer le lien au moment de chaque mise en place.

Il est convenu que la Direction intègrera le lien vers la plateforme SharePoint pour chaque organisation syndicale sur leur espace syndical de l’intranet respectif.

formation À l’utilisation de la plateforme collaborative

Les organisations syndicales peuvent bénéficier, à leur initiative, des sessions de formation existantes au sein d’Harmonie Mutuelle relatives à l’accompagnement lors de la création et l’utilisation de cette plateforme. Ponctuellement, une session spécifique pourra être programmée sous réserve que la séance de formation soit organisée pour un groupe complet de participants (10 – 15 personnes).

FonctionnalitÉs de la plateforme

L’accès aux plateformes permet à chaque salarié de prendre connaissance des informations syndicales de son choix, en qualité de « visiteur ». Ces plateformes dont le but exclusif est de partager des informations syndicales, seront accessibles via l’Intranet.

Sous réserve du respect de la charte d’utilisation des ressources informatiques et des principes d’utilisation prévus au présent avenant, la création d’un site type SharePoint permet aux Organisations Syndicales :

• De bénéficier d’un espace librement modulable et adaptable à ses besoins (création de menus, d’espace de partage de documents, de calendrier, etc.) avec une mise en page librement définie.

• De déposer et mettre à disposition des documents vidéos (via Stream), photos à caractère d’information syndicale.

• De mettre à disposition, à titre d’information, des liens vers des sites Internet/pages Internet à caractère d’information syndicale.

• De bénéficier d’un moteur de recherche pour effectuer une recherche parmi les documents disponibles sur la plateforme.

contenu de la plateforme COLLABORATIVE

Cet espace collaboratif, de par sa nature doit obligatoirement respecter certaines règles relatives à la RGPD et aux dispositions légales relatives à la presse.

Ainsi les contenus bien que librement déterminés par les organisations syndicales concernées devront l’être dans le respect :

• Des conditions d’exercice du droit syndical ;

• Des limites techniques fixées au paragraphe 2.5. ;

• De la charte d’utilisation des ressources informatiques de l’entreprise ;

• Des droits d’auteurs et droits d’utilisation ;

• De la liberté de la presse et de la protection de la vie privée et du droit à l’image.

conditions techniques d’utilisation de la plateforme collaborative

Les organisations syndicales ayant mis en place une plateforme type SharePoint doivent respecter les conditions techniques d’utilisation suivantes :

• La diffusion d'informations sur la plateforme syndicale ne doit pas porter atteinte au bon fonctionnement et à la sécurité du réseau informatique.

• Aucun développement spécifique n’est réalisé, seules les fonctionnalités applicables dans l’outil mis à disposition par Harmonie Mutuelle peuvent être utilisées par les organisations syndicales.

• La plateforme syndicale ne doit pas être partagée à l’extérieur de l’entreprise.

• Aucun logiciel externe téléchargeable sur le poste ne peut être mis à la disposition des visiteurs sur la plateforme syndicale.

• Par ailleurs, seules des vidéos et bandes sons à caractère d’information syndicale peuvent être téléchargées sur la plateforme syndicale.

Les salariés peuvent ainsi prendre connaissance des informations syndicales de leur choix, et s’abonner pour bénéficier de notifications en lien avec la mise en ligne de nouveaux contenus.

DÉsignation d’un RÉFÉRENT et d’un adjoint

Chaque organisation syndicale désigne parmi les délégués syndicaux, représentants du personnel ou représentants de la section syndicale, un référent ainsi qu’un adjoint en charge de l’animation et de l’administration de la plateforme.

Les noms sont communiqués au Pôle Affaires Sociales qui informe la direction informatique pour attribution des droits « propriétaires ».

Après information auprès de la Direction, un deuxième adjoint pourra être nommé en cas d’absence prolongée du référent ou de son adjoint.

Le référent et son adjoint disposent d’un accès « propriétaire » pour gérer la plateforme et sont responsables de l’utilisation de cette plateforme. L'accès d’administration de la plateforme est sécurisé par le login (Compte d’Ouverture de session Windows) qui est personnel et unique. Ils s’assurent que ce code n’est pas divulgué et informent le Pôle Affaires Sociales en cas d’infraction à la sécurité.

Il est convenu que concernant les tracts syndicaux (ou leur lien), édités sur les espaces syndicaux, ils sont préalablement à leur diffusion, envoyés pour information au Pôle Affaires Sociales.

RESPONSABILITÉ ET MANQUEMENTS AUX RÈGLES D’UTILISATION

Les organisations syndicales, via leur Délégué Syndical Référent, sont directement responsables du contenu de la plateforme SharePoint qui leur est attribuée.

Tout manquement aux règles édictées au sein du présent avenant et aux dispositions relatives à la presse, au contenu des tracts et communications syndicales conduisent, après un premier avertissement, à la suppression de l’espace collaboratif syndical.

Harmonie Mutuelle se réserve par ailleurs, le droit d'agir en justice en cas d'abus ou de non-respect des libertés fondamentales.

les rÉunions d’information syndicale (articles IV.1.32, IV.1.33 et IV.1.35)

Les dispositions du présent article viennent modifier et/ou compléter celles prévues à l’article IV 1.32 et 1.33 et se substituer à l’article 1.35 de l’accord en faveur du Dialogue social au sein de l’UES Harmonie Mutuelle.

modalitÉs d’organisation des rÉunions d’information syndicale

Il est convenu que les réunions d’information syndicales peuvent être organisées selon les modalités suivantes :

• En présentiel ou à distance,

• Pour les réunions à distance, en utilisant le logiciel de communication vidéo (type TEAMS) et la visioconférence,

• Chaque salarié peut participer à maximum trois réunions d’information syndicale par an, d’une heure et demie chacune,

• Les réunions se déroulent sur le temps de travail, le salarié doit impérativement informer préalablement sa hiérarchie de son absence au moyen des outils ou procédures en place,

• L’organisation de ces réunions appartient aux organisations syndicales, qui veillent à en informer le Pôle Affaires sociales au minimum 15 jours avant.

Il est précisé que l’enregistrement des réunions est interdit.

Le fil de conversation du logiciel de communication vidéo doit être utilisé exclusivement pendant la durée de la réunion et dans le respect de la Charte d’utilisation des ressources informatiques. Les salariés doivent notamment faire preuve d’un comportement professionnel et responsable, adopter un ton courtois et partager des informations en lien avec la réunion concernée. Ce principe sera rappelé en début de réunion par les organisateurs.

INFORMATION SUR LES DATES DE RÉUNIONS

• Les dates des réunions d’information syndicale - ainsi que le lien pour se connecter à la réunion - peuvent être affichés sur la plateforme SharePoint de l’organisation syndicale ainsi que sur sa page intranet.

• Chaque organisation syndicale peut envoyer un message à l’ensemble des collaborateurs pour les informer des dates de réunions et du lien de connexion. Ce message doit clairement identifier dans son objet le nom de l’organisation syndicale et l’objet : « Nom OS / réunions d’informations syndicales ». Cet envoi est limité à un message maximum par trimestre par OS. Pour l’envoi de ces messages, une adresse de messagerie est créée pour chaque organisation syndicale (nomsyndicat@harmonie-mutuelle.fr). Cette adresse de messagerie sert exclusivement à l’envoi des plannings de réunions d’informations syndicales, éventuellement du lien vers la plateforme collaborative et peut mentionner une adresse mail externe pour écrire à l’organisation syndicale. Ce message ne peut recevoir de réponse directe.

recours a la visioconfÉrence (articles IV.1.2)

Les dispositions du présent article viennent se substituer à l’article IV. 1.2 de l’accord en faveur du Dialogue social au sein de l’UES Harmonie Mutuelle.

Les parties signataires rappellent qu’il est possible au CSE, à ses commissions, aux Représentants de proximité et représentants référents de proximité, ainsi qu’aux délégués syndicaux d’avoir recours à la visioconférence lors de réunions afin de limiter les nombreux déplacements des participants et leur impact sur l’environnement ainsi que sur la qualité de vie des participants.

Forts de l’expérience vécue lors de la crise sanitaire avec l’organisation des réunions à distance, les partenaires sociaux constatent l’impact positif de cette pratique (gain de temps, diminution des contraintes de déplacement, prise de parole structurée, réduction de l’empreinte carbone, réduction des coûts, etc.), tout en reconnaissant les impacts défavorables d’une telle pratique (difficultés à prendre la parole, limite les interactions, performance des réseaux).

Une réflexion pourra être menée sur les modalités de tenue des réunions des instances des représentants du personnel. Dans cette attente, les réunions du CSE pourront se tenir en visioconférence conformément aux dispositions adoptées lors de la réunion CSE du 10 février 2022.

dispositions finales

Effet et durée de l’AVENANT

Le présent avenant est conclu pour la durée de l’accord initial à savoir une durée indéterminée et prend effet à compter de sa signature.

Il est applicable à l’ensemble des salariés de l’UES Harmonie Mutuelle ainsi que ceux des structures qui rejoindraient l’UES Harmonie Mutuelle.

Révision et dénonciation

Révision :

Le présent avenant pourra en tout ou partie être révisé selon les conditions légales (articles L.2261-7-1 et suivants du Code du travail).

La demande de révision devra être obligatoirement accompagnée d’informations précises sur les dispositions dont la révision est sollicitée et de propositions sur les thèmes dont il est demandé la révision.

L'avenant portant révision de tout ou partie de l’accord, dès lors qu’il aura été conclu valablement, se substituera de plein droit aux stipulations de l'accord qu'il modifie.

Il sera opposable, dans des conditions prévues à l'article L.2231-6, à l'ensemble des salariés liés par l'accord.

Dénonciation :

Le présent avenant, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des Parties sous réserve, conformément à l'article L. 2261-9 du Code du travail, de respecter un préavis de 3 mois au minimum.

La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et déposée auprès de la DREETS d’Ile-de-France et au Secrétariat-greffe des Prud’hommes de Paris.

Une nouvelle négociation devra être envisagée, à la demande de l’une des parties le plus rapidement possible et au plus tard, dans un délai de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation ;

Durant les négociations, l’accord restera applicable sans aucun changement. A l’issue de ces dernières, sera établi, soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord.

Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue soit à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

En cas de procès-verbal de clôture des négociations constatant le défaut d’accord, l’accord ainsi dénoncé restera applicable sans changement pendant une année, qui commencera à courir à l’expiration du délai de préavis fixé par l’article L. 2261-11 du Code du travail.

Formalités de dépôt et publicité

Le présent avenant donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail, et en un exemplaire auprès du Greffe du Conseil de prud'hommes compétent.

Il sera adressé à chaque organisation syndicale représentative une version électronique du présent avenant signé qui sera également mis à disposition de l’ensemble du personnel sur l’Intranet de l’entreprise.

Fait en 3 exemplaires ;

A Paris, le 09 juin 2022

Les signataires

Pour les structures de l’UES Harmonie Mutuelle

Pour la fédération PSTE C.F.D.T

Pour l’organisation syndicale C.F.E.-C.G.C

Pour l’organisation syndicale SNACOS – C.F.T.C

Pour l’organisation syndicale C.G.T UES Harmonie Mutuelle