Accord d'entreprise "Accord télétravail de l'UES Allianz France" chez ALLIANZ I.A.R.D. (Siège)

Accord télétravail de l’UES ALLIANZ France

Préambule

Le télétravail a été progressivement mis en place chez ALLIANZ dès 2012. A cette époque ALLIANZ France faisait partie des premières entreprises dans le secteur de l’Assurance à développer aussi largement cette nouvelle forme d’organisation du temps de travail pour ses collaborateurs. En lien avec l’évolution des outils digitaux dans l’entreprise et la volonté de développer une meilleure qualité de vie au travail, le télétravail s’est progressivement développé dans l’entreprise par la négociation collective, tant en nombre de jours de télétravail, qu’en ce qui concerne les métiers sédentaires éligibles pour atteindre actuellement plus de 2500 collaborateurs.

Si ALLIANZ France a engagé dès 2020 une réflexion autour d’un déploiement plus large du télétravail qui s’est matérialisée par l’ouverture du dispositif à de nouveaux métiers (métiers des plateformes  téléphoniques ; métiers sédentaires de statut commercial ou certains inspecteurs…), force est de constater que les conséquences organisationnelles du confinement ont été vécues comme un révélateur objectif de la transformation de l’entreprise dans ses nouvelles façons de travailler, confortée tant par le bon fonctionnement des nouvelles solutions informatiques facilitant le travail à distance, que par l’adaptation des collaborateurs d’ALLIANZ et des pratiques de management à cette nouvelle organisation du travail.

L’évolution des espaces de travail et des nouveaux modes de travail concerne tous les collaborateurs d’ALLIANZ France, qu’ils soient sédentaires ou nomades, et répond à un enjeu social et sociétal de transformation de l’entreprise et du travail. Cette transformation de l’environnement de travail des collaborateurs (travail à distance, tiers lieux et nouveaux espaces de travail…) constituera un des piliers du nouveau plan stratégique ALLIANZ France 2020-2025 dont la réalisation donnera lieu dès sa présentation le 16 octobre 2020 à différents chantiers sur ces sujets auxquels les partenaires sociaux d’ALLIANZ France seront associés dans le cadre de leurs prérogatives.

S’agissant plus spécifiquement du télétravail, le présent accord répond à une demande des organisations syndicales et des collaborateurs mais également à un engagement de la Direction de faire évoluer les dispositions de l’accord télétravail actuel dont le terme a été fixé au 31 décembre 2020. Il constitue un facteur qualitatif de la politique RH notamment en termes d’attractivité et de qualité de vie au travail et doit également contribuer aux enjeux de performance opérationnelle et économique de l’UES Allianz France.

Tout en respectant le volontariat des collaborateurs éligibles, ce nouvel accord pose le principe que le télétravail est désormais un mode d’organisation standard dans l’entreprise pour les collaborateurs sédentaires alors qu’historiquement il figurait comme une exception. Il fixe le nouveau cadre du télétravail et permet de garantir les conditions d’appropriation de cette évolution du télétravail au sein de l’entreprise, tout en veillant à l’équilibre vie professionnelle et vie privée des collaborateurs et à la prévention des risques psycho-sociaux.

Sommaire

Titre 1 : CADRE GENERAL

Article 1 Objet de l’accord page 4

1.1 Collaborateurs Allianz Executives et Membres de Direction

1.2 Collaborateurs Nomades

1.3 Travail à distance

1.3.1 Alternants et stagiaires

1.3.2 Métiers incompatibles avec le télétravail

Article 2 Bénéficiaires du télétravail page 5

Article 3 Conditions de mise en place du télétravail page 6

3-1 Volontariat du salarié

3-2 Critères d’éligibilité permettant aux collaborateurs de télétravailler 

3-3 Accompagnement des collaborateurs n’ayant pas réuni les conditions leur permettant de télétravailler

3-4 Période d’adaptation

3-5 Réversibilité

3-6 Cas de présence sur site à 100%

Article 4 Lieu de travail page 8

Titre 2 ORGANISATION DU TELETRAVAIL

Article 5 Alternance de jours de télétravail et de jours de présence sur site page 9

Article 6 Nombre de jours de présence sur site page 9

Article 7 Maintien du lien social et communauté de travail page 9

Article 8 Nombre de jours et formules de télétravail page 9

8-1- Nombre de jours par semaine

8-2- Jours flexibles entiers

8-3- Organisation et animation des équipes

8-4 Salariés à temps partiel

8-5 Cas du télétravail à 100%

8-6 Formules de télétravail des autres accords d’entreprise

Article 9 Temps de travail page 11

Article 10 Joignabilité page 12

10-1 Pour les salariés à l’horaire mobile

10-2 Pour les cadres au forfait jours

Article 11 Accompagnement du changement page 13

Article 12 Evaluation et suivi de la charge de travail page 13

Titre 3  ENVIRONNEMENT DU TELETRAVAIL

Article 13 Assurances page 13

Article 14 Equipements de travail page 14

Article 15 Indemnité de télétravail et remboursement des frais de transport page 14

Article 16 Prise en charge des frais de repas page 15

Titre 4  DROITS ET DEVOIRS

Article 17 Droits collectifs et égalité de traitement page 15

Article 18 Collaborateurs en situation de handicap page 16

Article 19 Protection des données page 16

Article 20 Santé et sécurité page 16

Article 21 Protection de la vie privée page 16

Article 22 Equilibre vie privée/ vie professionnelle et droit à déconnexion page 16

TITRE 5 DISPOSITIONS FINALES

Article 23 Suivi de l'application du présent accord et rendez-vous page 17

Article 24 Durée d’application et entrée en vigueur de l’accord page 18

Article 25 Révision page 18

Article 26 Publicité page18

Titre 1 : CADRE GENERAL

Article 1 Objet de l’accord

Le présent accord a pour objet de fixer le cadre du télétravail tel que défini par l’article L.1222-9 du code du travail au sein de l’UES Allianz France.

Le télétravail désigne au sein de l’UES Allianz France le mode d’organisation structurelle du travail dans laquelle les missions des collaborateurs qui auraient pu être réalisées dans les locaux de l’entreprise sont principalement réalisées de façon régulière et volontaire au domicile du salarié ou dans un autre lieu non professionnel, selon un rythme pendulaire d’alternance de jours de travail sur site habituel et de jours de travail au domicile du salarié ou dans un autre lieu non professionnel, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le travail sur un tiers lieu est une solution alternative au travail à domicile pour les collaborateurs bénéficiaires du télétravail. Par extension, les mesures relatives au télétravail prévues dans le cadre du présent accord sont applicables aux salariés amenés à travailler sur un tiers lieu professionnel qui n’est pas leur lieu habituel de travail, en lieu et place de leur domicile ou d’un autre lieu non professionnel, selon un rythme pendulaire d’alternance de présence sur leur lieu habituel et de jours de travail sur cet autre site, ce qui les distingue des collaborateurs nomades.

Le télétravail s’applique aux collaborateurs sédentaires. Ne relèvent donc pas du cadre du télétravail :

- les collaborateurs Executives et Membres de Direction dont le statut est régi par l’accord collectif des cadres de Direction des sociétés d’assurances du 3 mars 1993 et les collaborateurs Allianz Executives.

- les collaborateurs nomades

- les collaborateurs dont les métiers sont incompatibles avec le télétravail, les stagiaires, les alternants (apprentis, contrat de professionnalisation…).

1-1 Collaborateurs Allianz Executives et Membres de Direction

Compte-tenu de la nature de leurs fonctions, les membres de direction relevant de l’accord Cadres de Direction des sociétés d’assurances du 3 mars 1993, et les collaborateurs Allianz Executives ne sont pas couverts par le présent accord. Ils pourront bénéficier ponctuellement du travail à distance selon des conditions d’application qui seront précisées par note de service les concernant.

1-2 Collaborateurs nomades

Le nomadisme désigne une forme d’organisation du travail spécifique au sein de laquelle les collaborateurs, mobiles de par leurs fonctions, sont amenés à réaliser leurs missions de façon régulière hors des locaux de l’entreprise. 

Ce mode d’organisation se caractérise d’ores et déjà par une forte autonomie d’organisation du temps et du lieu de travail. L’activité peut en effet se tenir soit sur le site de rattachement, en clientèle (particulier ou agence/courtier), au sein d’un tiers-lieu ou à domicile.

L’ensemble des collaborateurs ayant une activité commerciale itinérante de terrain sont considérés comme salariés nomades.

En concertation étroite avec la commission Nomades du CSE, une réflexion d’ensemble relative au cadre du travail à distance sera menée par la Direction avant le 31 décembre 2020 dans le but de définir et de mettre en place les mesures adaptées à l’organisation du travail de ces salariés nomades.

1-3 Travail à distance

Le travail ponctuel à distance désigne la possibilité offerte aux stagiaires, alternants (apprentis, contrat de professionnalisation…) et aux collaborateurs relevant des métiers non éligibles au télétravail de bénéficier de façon ponctuelle et dérogatoire d’une journée de travail à distance quand l’activité le permet et avec l’accord du manager.

1-3-1 Alternants et stagiaires

Le travail à distance peut être ouvert aux stagiaires et alternants sur décision du manager accueillant dès lors que le travail à distance ne fait pas obstacle à l'acquisition de la qualification visée notamment en matière de durée de formation. Le nombre de jours de travail à distance va de 1 à 4 jour(s) maximum par mois.

Le manager en lien avec le tuteur du stagiaire ou de l’alternant appréciera la possibilité du travail à distance en prenant en considération : les exigences en termes de formation, le besoin d’accompagnement et l’autonomie du collaborateur dans les missions qui lui sont confiées ainsi que l’ancienneté de celui-ci au sein de l’entreprise.

1-3-2 Métiers incompatibles avec le télétravail

Certains métiers au sein de l’entreprise nécessitent une présence physique sur site : services médicaux du travail, personnel chargé de la préparation papier à la direction des flux, chargés de prestation de la DILE, personnes en charge de l’accueil et du standard, chauffeurs de direction, personnel des villages de vacances. Aussi, les collaborateurs de ces directions, en raison des contraintes inhérentes à leur métier, ne sont pas éligibles au télétravail, à la date de signature du présent accord.

Toutefois, les parties conviennent :

- d’une part, que ces collaborateurs peuvent exercer ponctuellement certaines tâches de back office à distance, lorsque cela est pertinent et sur accord du manager,

- et d’autre part, que la liste des activités incompatibles sera réexaminée régulièrement. Dans le cas où un métier deviendrait compatible avec le télétravail tel que défini dans l’accord, il serait automatiquement intégré au présent accord.

Un suivi des métiers incompatibles avec le télétravail sera fait au sein de la commission de suivi prévue à l’article 23 du présent accord.

Article 2 Bénéficiaires du télétravail

Sont concernés les collaborateurs sédentaires de l’UES Allianz France :

• sous contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée,

• dont le temps de travail est supérieur ou égal à 60% d’un temps plein,

• relevant de la convention collective nationale des Sociétés d’Assurances du 27 mai 1992,

• relevant de la convention collective nationale de l’Inspection d’Assurance du 27 juillet 1992, de la convention collective des salariés commerciaux des sociétés d’assurances en application de l’Avenant du 12 novembre 2019 portant révision de la convention collective nationale des Producteurs salariés de base (PSB) en vue de son élargissement aux échelons intermédiaires (EI) dans l’objectif d’élaborer la convention collective nationale des commerciaux des sociétés d’assurances.

Les collaborateurs bénéficiant de jours de télétravail, en application des accords relatifs à la qualité de vie au travail du 19 décembre 2019, sur l’aménagement des fins de carrière et de la transition entre activité et retraite du 25 novembre 2019, en faveur de l’emploi des personnes en situation de handicap du 10 janvier 2020, font l’objet d’un aménagement particulier prévu à l’article 8-6 du présent accord.

Article 3 Conditions de mise en place du télétravail

3-1 Volontariat du salarié

Le télétravail est désormais un mode d’organisation standard au sein de l’entreprise. Il revêt néanmoins un caractère volontaire pour le collaborateur et nécessite donc son accord formalisé par une demande écrite de sa part de pouvoir en bénéficier.

3-2 Accompagnement de la réflexion sur le télétravail du salarié

Au plan individuel, les salariés potentiellement éligibles au télétravail ne souhaitant pas ou hésitant à adhérer au télétravail, pourront demander un entretien individuel. L’entretien aura lieu, au choix du salarié, avec le manager ou le responsable ressources humaines (HRBP), voire les deux. L’objet de cet entretien est de pouvoir échanger, en toute confidentialité, sur les raisons qui motivent leur hésitation ou leur refus. A cette occasion, les participants envisageront ensemble des solutions adéquates et pertinentes pour permettre au salarié de bénéficier de cette possibilité, s’il le souhaite, à l’issue de l’entretien (ex : travail depuis un tiers lieu, mise en place progressive à l’essai du télétravail).

3-3 Critères d’éligibilité permettant aux salariés de télétravailler

Le télétravail est accessible selon les critères suivants : 

• Ancienneté dans le poste de travail depuis au moins 4 mois. Cette durée pourra néanmoins être réduite, sur appréciation du manager qui accompagne le collaborateur en prise de poste.

• Autonomie professionnelle : qui s’apprécie par la capacité du collaborateur à mener à bien les tâches qui lui sont confiées, à gérer son temps de travail et interagir à distance via les outils collaboratifs. Il relève des missions du manager d’accompagner ses collaborateurs dans l’acquisition des compétences et la maîtrise des outils qui leur sont nécessaires pour télétravailler.

Dans le cas où le manager évalue cette autonomie comme insuffisante sur une mission ou une tâche essentielle d’un collaborateur, il organise un entretien avec le collaborateur pour partager cette évaluation et établir en concertation avec le collaborateur concerné un plan d’accompagnement dont l’objet est de développer son autonomie au niveau attendu. Dans cette perspective, le manager a la possibilité de renforcer partiellement ou jusqu’à 100% le travail sur site du collaborateur afin de lui permettre de bénéficier temporairement d’un accompagnement de proximité grâce aux collaborateurs présents sur site.

Les collaborateurs ayant fait l’objet d’une mobilité ou récemment embauchés peuvent également avoir besoin d’une présence sur site plus importante dans un premier temps (échanges en présentiel avec son manager et/ou les autres membres de l’équipe ou les services avec lesquels il interagit, formation, familiarisation avec l’environnement de travail…).

Cette démarche doit demeurer exceptionnelle et peut également être mise œuvre sur demande du collaborateur auprès de son manager. Le collaborateur, s’il l’estime nécessaire, peut se rapprocher de son HRBP pour examen de sa situation.

Un suivi de ce dispositif d’accompagnement sera fait au sein de la commission de suivi prévue à l’article 23 du présent accord.

• Avoir un environnement, à domicile ou dans ou autre lieu personnel, compatible avec l’exercice du télétravail. Le télétravail peut s'effectuer depuis le domicile du travailleur à distance ou depuis tout autre lieu approprié en fonction de l’activité à réaliser (voir article 4). En tout état de cause, le lieu choisi doit permettre l’exécution de la tâche de travail dans des conditions optimales, notamment concernant le respect des obligations liées à la confidentialité. Les parties entendent rappeler que l’environnement du lieu de travail choisis par le salarié pour effectuer ses journées de télétravail doit être propice à ce mode d’organisation du travail et à la tâche à réaliser. Cela implique notamment que le salarié dispose d’un accès permanent et opérationnel à internet et aux services de téléphonie. A défaut, il pourra être examiné par le manager et le collaborateur la possibilité de travailler dans un tiers lieu proposé par Allianz.

• Avoir obtenu une validation écrite du manager et de la DRH.

Le collaborateur formalise sa demande par un mail à son manager, copie son HRBP. Le passage en télétravail fait l’objet d’une réponse par courriel du manager au collaborateur avec en copie le HRBP, dans les meilleurs délais avec un maximum de 3 semaines à compter de la demande du salarié, pour une durée d’un an renouvelable par tacite reconduction à compter de la date fixée dans la réponse.

3-4 Période d’adaptation

Au démarrage du télétravail pour les collaborateurs qui n’en bénéficiaient pas, une période d’adaptation de trois mois est prévue, durant laquelle le collaborateur comme l’employeur vérifient que le télétravail est une organisation de travail qui leur convient.

Durant cette période, chacune des parties peut mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 15 jours et sous réserve des dispositions de l’article 3-5 ci-dessous.

A l’issue de la période d’adaptation, une entrevue est réalisée entre le collaborateur et le manager afin de réaliser un premier bilan (adaptation de ce mode de travail avec l’activité du collaborateur et cohésion d’équipe, fonctionnement des applications informatiques, équipement…).

3-5 Réversibilité

Chacune des parties pourra décider de mettre fin au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois, sauf accord pour réduire ce délai. 

Il pourra être mis fin au télétravail à l’initiative de l’entreprise :

• si les critères précités d’éligibilité au télétravail ne sont plus remplis,

• si des raisons de service ne permettent pas la poursuite du télétravail,

• en cas de non-respect par le collaborateur des règles de sécurité ou des règles de confidentialité et de protection des données,

• en cas de problèmes techniques (non accès à internet...)

La formalisation de la fin du télétravail, à l’initiative de l’entreprise, nécessite un écrit motivé du manager (courriel) transmis au collaborateur avec en copie son HRBP. Le collaborateur pourra exercer un recours à propos de cette décision auprès de son HRBP.

La formalisation de la fin du télétravail, à l’initiative du collaborateur, donne lieu à une demande écrite de ce dernier (courriel) transmis au manager avec en en copie son HRBP. Un entretien, en toute bienveillance, peut être organisé au choix du collaborateur avec le manager ou le HRBP afin d’appréhender les raisons de la demande.

3-6 Cas de présence sur site à 100%

A titre exceptionnel, lorsque l’activité le nécessite, sur décision de la Direction, le manager peut imposer la présence sur site d’une équipe ou d’un collaborateur à hauteur de 100% de la semaine et sur une période définie (projet, problème technique, missions sur site…). Le manager en informera le collaborateur au préalable, dans un délai de 5 jours ouvrés (sauf situation d’urgence).

Article 4 Lieu de travail

Le télétravail peut être effectué au domicile principal ou dans un autre lieu non professionnel tel que défini ci-après. Il peut également être effectué dans un tiers lieu. Le lieu de travail du salarié doit toutefois permettre au collaborateur de pouvoir revenir sur site, notamment en cas de dysfonctionnement rendant nécessaire le retour du salarié sur son site d’appartenance ou sur un autre site ALLIANZ en fonction du degré d’urgence.

4-1 Le domicile principal est le lieu habituel de résidence du collaborateur dont l'adresse figure sur le bulletin de paie. Si le collaborateur envisage d’exercer son activité en télétravail dans un lieu non professionnel autre que son/ses domicile(s) déclaré(s), il devra au préalable avoir consulté son manager, copie son HRBP par mail et avoir recueilli son accord. Dans le cas où le choix de ce lieu de travail est lié à une situation personnelle et/ou confidentielle du collaborateur qu’il ne souhaite, légitimement pas, partager avec son manager, il peut saisir directement son HRBP pour avoir son accord.

4-2 Le tiers lieu englobe tous les espaces de travail professionnels qui se distinguent du bureau, au sens de lieu de travail habituel dans les locaux de l’entreprise. Au sein d’Allianz, les tiers lieux correspondent aux espaces Allianz, aux espaces de co-working proposés par Allianz dont la liste est mise à la disposition des collaborateurs sous l’espace Allianz connect de la DILE.

Le tiers lieu est une solution alternative au travail à domicile. Cette solution s’adresse, en particulier, aux collaborateurs :

• qui ne peuvent pas télétravailler à leur domicile pour raisons personnelles (ex : logement trop petit, conjoint/enfants présents, difficulté à travailler à domicile, crainte de l’isolement…),

• qui ne disposent pas d’un environnement technique adéquat (ex : zones blanches, problèmes de connexion),

• qui travaillent sur des outils IT métiers qui ne sont pas accessibles à distance ou qui nécessitent une présence sur un site Allianz (édition quotidienne de formulaire papier en masse…).

En fonction des métiers, en raison notamment des aspects de confidentialité réglementaire (ex : confidentialité médicale), l’exercice du télétravail en tiers lieu devra requérir la validation du manager et, si nécessaire, faire l’objet d’une étude de faisabilité préalable.

L’exercice du télétravail par un collaborateur dans un lieu de résidence distinct de son domicile principal ou dans un tiers lieu principal ne donne pas droit à prise en charge par l’entreprise de frais de transports supplémentaires.

Titre 2 ORGANISATION DU TELETRAVAIL

Article 5 Alternance de jours de télétravail et de jours de présence sur site

Le télétravail est organisé selon un cadre hebdomadaire d’alternance de jours de présence sur site et de jours de travail hors site de travail habituel du collaborateur.

Article 6 Nombre de jours de présence sur site

Pour conserver un lien social et faciliter le fonctionnement des équipes : réunions d’équipes, entretiens individuels, ateliers projets, travaux qui ne peuvent être effectués en télétravail (impressions papier), une présence sur site (hors tiers-lieux) obligatoire de 2 jours par semaine, a minima, est maintenue.

Article 7 Maintien du lien social et de la communauté de travail

Le télétravail pouvant s’organiser jusqu’à 2 à 3 jours par semaine, le collaborateur sera, chaque semaine, amené à rencontrer physiquement des collègues de travail et sa hiérarchie.

Ce lien hebdomadaire est primordial pour la cohésion d’équipe, le travail en groupe, l’échange et le partage d’informations et pour prévenir le sentiment d’isolement que le collaborateur pourrait ressentir.

Le manager veillera à ce que le télétravail ne soit pas un frein à la participation physique aux réunions avec d’autres collaborateurs ou interlocuteurs externes.

Article 8 Nombre de jours et formules de télétravail

8-1 Nombre de jours par semaine

• Formule standard : le nombre de jours de télétravail par semaine est de 2 jours, soit un télétravail à hauteur de 40% par semaine. Il est prévu à l’article 8.4 une exception à la durée minimale de 2 jours de télétravail par semaine pour le cas des salariés en temps partiel à 60 %.

• Deux autres formules sont également possibles, en fonction des organisations et des directions, à savoir :

• télétravail à hauteur de 50 %, soit une alternance d’une semaine de 3 jours de télétravail et d’une semaine de 2 jours de télétravail ;

• télétravail à hauteur de 60 %, soit 3 jours de télétravail par semaine.

Le choix de la mise en place des formules de 50% et 60 %, pour les métiers et services de son périmètre, relève d’une décision de la direction opérationnelle, niveau N-1 du Comité Exécutif, en concertation avec le DRH d’Unité et les managers des services concernés.

Cette décision fera l’objet d’une note interne adressée à l’ensemble des collaborateurs de la direction.

Ce processus devra être stabilisé au plus tard le 1^er janvier 2021 puis actualisé (a minima annuellement) dès que nécessaire notamment pour envisager un élargissement du taux de télétravail au-delà de 40%. La commission de suivi prévue à l’article 23 du présent accord est informée des formules de télétravail (40%, 50%, 60%) mises en place dans les directions. Un bilan sera adressé en janvier 2021 aux parties signataires qui seront par ailleurs informées des évolutions des formules au sein des Directions.

Une fois le métier et/ou le service éligible au télétravail à hauteur de 50% ou de 60%, le collaborateur pourra décider de passer de 40% à la formule de télétravail de 50% ou de 60%.

La formule de 2 jours par semaine est recommandée sans être exclusive pour les managers, compte-tenu de leur rôle de coordination et d’animation d’équipe, d’accueil des nouveaux entrants et d’aide au développement des compétences et des parcours professionnels.

Il convient également de préciser que les salariés qui travaillent selon la formule d’alternance d’une semaine de 4 jours et d’une semaine de 5 jours ne peuvent bénéficier que des formules de 40% ou de 50% du fait de la règle de 2 jours de présence obligatoire sur site par semaine.

8-2- Jours flexibles entiers

Le télétravail prend la forme de jours entiers flexibles à positionner par semaine, avec un nombre de jours de télétravail minimum de 2 jours par semaine.

Il n’y a pas de possibilité de report des jours de télétravail d’une semaine sur l’autre, ni d’épargne de jours de télétravail.

Les jours de télétravail et de travail dans un tiers lieu sont renseignés dans un outil qui sera mis à disposition des collaborateurs.

8-3- Organisation et animation des équipes

L’organisation du travail est un facteur clé de succès et de performance de l’entreprise mais également un facteur important d’équilibre entre leur vie professionnelle et privée et plus largement de qualité de vie du travail des collaborateurs. Le manager qui organise et anime la vie de l’équipe, s’engage à porter une attention particulière et bienveillante aux situations individuelles des collaborateurs (contraintes personnelles ou familiales, contrainte de transports…) dans la mise en place du télétravail tout en garantissant une équité de traitement entre tous les collaborateurs dans la planification de l’organisation de son service : jours de télétravail, jours de présence sur site, rotation, organisation des réunions…

Cette planification est réalisée sous la responsabilité du manager en concertation avec son équipe. Chaque équipe discute préalablement des meilleures solutions sur la répartition des jours, de façon à privilégier le lien social à travers les besoins d’échanges et de travail collectifs sur site, tout en tenant compte des préférences personnelles. Les managers consolident et tranchent les situations qui le nécessitent. Les collaborateurs souhaitant évoquer un sujet d’organisation confidentiel relatif à l’équilibre entre leur vie privée et leur vie professionnelle sont reçus, à leur demande, par leur HRBP.

La planification est suffisamment anticipée en fonction de la nature des activités du service pour permettre au manager d’organiser le travail le plus en amont possible et aux collaborateurs de pouvoir eux-mêmes s’organiser tout en gardant de la flexibilité de part et d’autre.

Pour les collaborateurs colocalisés au sein des écosystèmes, le manager de centre de compétences associe le leader de l’écosystème dans la décision de la planification des jours afin concilier et d’optimiser le fonctionnement de l’équipe et de la Squad du collaborateur. 

8-4 Salariés à temps partiel

Les 2 jours de présence sur site s’appliquent tant aux salariés à temps plein qu’aux salariés à temps partiel supérieur ou égal à 60% d’un temps plein dont le nombre de jours de télétravail et de jours d’absence de temps partiel cumulés ne doit pas conduire à déroger à la règle de 2 jours de présence obligatoire sur site.

Par exception à la formule standard de télétravail à 40%, le nombre de jours de télétravail par semaine est de 1 jour pour les salariés travaillant à 60% d’un temps plein.

8-5 Cas du télétravail à 100%

En cas de circonstances exceptionnelles (telles que grèves, intempéries, pandémie, pics de pollution, déménagements, nécessité ponctuelle sur une activité/un projet), l’employeur pourra décider de mettre en place de façon temporaire le télétravail à 100%. Dans le cas de ces circonstances exceptionnelles et en application de l’article L.1222-11 du code du travail, la mise en œuvre du télétravail est considérée comme un aménagement obligatoire du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés faisant ainsi échec au caractère volontaire du télétravail pour le salarié.

8-6 Formules de télétravail des autres accords d’entreprise

Les collaborateurs qui bénéficient, en application des accords relatifs à la qualité de vie au travail du 19 décembre 2019, sur l’aménagement des fins de carrière et de la transition entre activité et retraite du 25 novembre 2019, en faveur de l’emploi des personnes en situation de handicap du 10 janvier 2020, de jours de télétravail, continuent de bénéficier des jours de télétravail en application de ces accords auxquels s’ajoute 1 ou 2 jour(s) flexible(s) de télétravail complémentaire(s) à la demande du collaborateur, en application du présent accord pour atteindre le nombre de jours maximum de télétravail par semaine sans pourvoir déroger à la règle des 2 jours de présence obligatoire sur site.

Article 9 Temps de travail

Le télétravail ne doit pas avoir pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable habituellement au sein des locaux de l’entreprise.

Le collaborateur reste soumis pour l’organisation de son temps de travail aux règles applicables au sein de l’entreprise, tant en matière de temps de travail, de repos et de pause déjeuner.

En accord avec le manager, le collaborateur en télétravail peut disposer d’une certaine souplesse dans la gestion de son temps de travail, sous réserve de respecter les dispositions légales et conventionnelles dans l’entreprise. 

Le télétravail est, par ailleurs, sans incidence sur la formule de temps de travail du collaborateur ou sur les modalités d’organisation du travail propres à certains métiers (ex : plateformes téléphoniques).

Les collaborateurs amenés à effectuer des heures supplémentaires le samedi matin, en application de l’accord du 21 décembre 2016, pourront effectuer celles-ci en télétravail.

Le télétravail est également sans incidence sur le dispositif d’horaires mobiles qui s’applique en télétravail comme en travail sur site et sur le système de badgeage Chronotime.

Il est également rappelé que les collaborateurs organisent leur temps de travail en respectant les durées minimales de repos prévues par le code du travail.

Pour le télétravailleur au forfait jours, le télétravail n’a pas d’incidence sur son temps de travail et le cadre légal qui le régit. Il organise ainsi son temps de travail en respectant les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire prévues par le Code du travail.

Les télétravailleurs au forfait jours doivent exercer leur activité en cohérence avec le fonctionnement de l’entreprise.

Article 10 Joignabilité

Afin d’encadrer la journée de travail des télétravailleurs, de favoriser l’équilibre vie privée/vie professionnelle des collaborateurs, il est convenu d’encadrer la plage standard de travail de la journée de télétravail tout en laissant une souplesse d’organisation aux collaborateurs.

10-1 Pour les salariés à l’horaire mobile

La journée de travail des collaborateurs s’organise dans l’amplitude de 7h45 à 19h00. Cette amplitude fixe les bornes à l’intérieur desquelles le collaborateur organise sa journée de travail en fonction de sa formule de temps de travail.

Le manager fixera en concertation avec le collaborateur et l’équipe, les périodes de joignabilité qui incluent, a minima les plages de 10h-11h30 et 14h30-15h45. Pour les métiers avec des horaires planifiés, les plages de joignabilité tiendront compte des permanences téléphoniques des collaborateurs et des règles d’organisation des activités de ces services.

10-2 Pour les cadres au forfait jours

Une attention particulière est portée aux collaborateurs cadres au forfait jour afin de leur permettre d’exercer leurs missions dans le cadre statutaire dont il relève tout en préservant un équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée. A cet effet, le collaborateur fixera en concertation avec son manager des périodes de joignabilité pendant lesquelles il peut être joint par son manager et ses collègues et à l’inverse des temps d’indisponibilité intercalaires pendant lesquels, sauf urgence, il n’est pas joignable. L’amplitude au sein de la laquelle les périodes de joignabilité et les temps d’indisponibilité sont fixés est de 7h45 à 19h00, sauf activités spécifiques. Les temps d’indisponibilité permettent au collaborateur d’organiser des pauses dans son activité et doivent être gérées en toute transparence et en cohérence avec la vie de l’équipe et toute l’organisation d’ALLIANZ via l’outil Teams.

Pour les collaborateurs colocalisés au sein des écosystèmes, le manager de centre de compétences associe le leader de l’écosystème dans la décision de la planification des jours afin concilier et d’optimiser le fonctionnement de l’équipe et de la Squad du collaborateur. 

Article 11 Accompagnement du changement

Le télétravail comme mode d’organisation standard implique tant pour le collaborateur que le manager de disposer des compétences associées : organisation, leadership, autonomie, pilotage de l’activité, gestion des risques liés à l’éloignement et de développer les compétences relatives aux outils collaboratifs (Smart Office, Office 365, Webex…).

Un plan d’accompagnement du changement et de formation pour les managers et pour les collaborateurs sera déployé sur la période allant du mois de novembre 2020 au 1^er trimestre 2021. Des guides seront mis à la disposition des collaborateurs et des managers, des cycles de conférence, des ateliers, et des formations seront organisés. La fonction RH, et notamment les HRBP, sera également mobilisée pour accompagner managers et collaborateurs dans cette démarche.

Les managers et tuteurs de collaborateurs stagiaires et alternants bénéficieront d’un module d’accompagnement spécifique.

L’ensemble des supports seront accessibles sous Allianz Connect, notamment ceux liés à l’utilisation des nouveaux outils collaboratifs.

Un suivi du plan d’accompagnement sera fait au sein de la commission de suivi prévue à l’article 23 du présent accord.

Article 12 Evaluation et suivi de la charge de travail

Le télétravail ne doit pas avoir pour effet d'augmenter la charge de travail habituelle du collaborateur ou de compromettre la bonne exécution de ses missions.

Indépendamment des points réguliers, l'évolution de la charge de travail du collaborateur sera discutée lors de l'entretien annuel d’appréciation.

La charge de travail du collaborateur pourra le cas échéant être réajustée si nécessaire.

Titre 3  ENVIRONNEMENT DU TELETRAVAIL

Article 13 Assurances

Le collaborateur doit informer son assureur multirisque habitation qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle et lui indiquer le nombre de jours télétravaillés par semaine. Il s’engage également à l’informer de toute modification de sa formule de télétravail.

Le salarié doit exercer son travail dans un domicile ou un lieu non professionnel disposant d’une installation électrique et technique conforme à la réglementation.

De son côté, l’entreprise a obtenu l’extension de sa police d’assurance Responsabilité Civile d’Exploitation aux activités exercées à domicile par télétravail.

Cette disposition ne concerne pas les collaborateurs exerçant le télétravail dans un tiers lieu.

Article 14 Equipements de travail

L’entreprise met à la disposition du collaborateur, à l’image de l’équipement dont le collaborateur bénéficie au bureau en fonctions des besoins du métier, le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions en télétravail.

Les équipements prévus pour le télétravail sont :

• Pour le télétravail en général :

• souris

• clavier

• casque

• fauteuil ergonomique

• téléphone portable professionnel

• écran

• Pour le télétravail en fonction des besoins du métier :

• double écran

Les salariés des plateformes téléphoniques continueront de bénéficier de la solution Softphonie dans le cadre du dispositif NAVCA.

L’équipement téléphonique et informatique mis à la disposition du collaborateur demeure la propriété de l’entreprise. Le télétravailleur s’engage à en assurer la bonne conservation.

Le matériel mis à disposition sera renouvelé par l’entreprise en cas de panne ou d’obsolescence liée à son usage professionnel.

Article 15 Indemnité de télétravail et remboursement des frais de transport

Le collaborateur bénéficiera d’une allocation forfaitaire, exonérée de cotisations et contributions sociales (conformément à l’information de l’URSSAF du 18 décembre 2019 – publiée sur son site à la date du présent accord) :

- 10 € par mois pour une journée de télétravail par semaine

- 20 € par mois pour deux journées de télétravail par semaine,

- 25 € par mois pour le télétravail à hauteur de 50 % (alternance de semaines de 2 jours de télétravail et de semaines de 3 jours de télétravail)

- 30 € par mois pour un collaborateur effectuant 3 jours de télétravail par semaine

Cette indemnité n’est pas versée aux collaborateurs exerçant le télétravail depuis un tiers lieu.

Pour les situations exceptionnelles (article 8.5) d’une durée supérieure à un mois :

- 40 € par mois pour un collaborateur effectuant 4 jours de télétravail par semaine

- 50 € par mois pour un collaborateur effectuant 5 jours de télétravail par semaine

Les dispositions applicables dans l’entreprise relatives aux possibilités ponctuelles et facultatives de télétravail dans le cadre des travaux dans les transports en commun ne font l’objet d’aucune indemnisation supplémentaire.

La prise en charge actuelle par l’entreprise des frais de transport publics (titres d’abonnements) engagés par les salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail est maintenue sous réserve des évolutions règlementaires qui surviendraient pendant la durée du présent accord.

Article 16 Prise en charge des frais de repas

Les collaborateurs bénéficieront d’une « carte titres de restaurant » pour les jours de télétravail en situation normale ou exceptionnelle (article 8.5) d’une valeur faciale de 9 euros par repas (4 euros à la charge des collaborateurs, 5 euros à la charge du Comité des ASC de l’UES Allianz France) pour les jours en télétravail ou sur un tiers lieu ne bénéficiant pas d’un accès à un restaurant d’entreprise Allianz. Cette attribution se fera par l’attribution d’une carte numérique qui sera chargée chaque mois du nombre de titres correspondant aux jours télétravaillés. En cas notamment d’absence, congé, suspension du contrat de travail (maladie…) lors du/des jour(s) de télétravail, le droit aux titres restaurants sera déduit en conséquence.

Les situations exceptionnelles visées à l’article 8.5 relèvent du champ d’application de cet article à l’exception des dispositions applicables dans l’entreprise relatives aux possibilités ponctuelles facultatives de télétravail dans le cadre des travaux dans les transports en commun.

Titre 4  DROITS ET DEVOIRS

Article 17 Droits collectifs et égalité de traitement

Le collaborateur bénéficie des même droits et avantages légaux et conventionnels que lorsqu’il travaille en situation comparable dans les locaux de l’entreprise.

Article 18 Collaborateurs en situation de handicap

Certains collaborateurs en situation de handicap peuvent avoir besoin à domicile d’un équipement adapté à leur handicap. Des aménagements matériels comme organisationnels pourront être envisagés en concertation avec le médecin du travail et l’équipe Solutions handicap Allianz de la DRH.

Article 19 Protection des données

Les règles en vigueur dans l’entreprise en matière de protection des données restent applicables au collaborateur en télétravail. En particulier, celui-ci s’engage à respecter les règles fixées par l’entreprise en matière de mots de passe et à assurer la confidentialité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, sur tous les supports et par tout moyen et notamment sur papier, oralement au téléphone ou électroniquement.

Le collaborateur doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité sur les procédés et les méthodes de réalisation et de commercialisation des produits et services de l'entreprise qui pourraient être portés à sa connaissance dans l'exercice de son activité.

Les collaborateurs liés, en raison de leur métier, par une confidentialité renforcée (ex : confidentialité médicale) demeurent soumis à cette obligation en télétravail.

Article 20 Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au collaborateur et à l’entreprise, qui s’engagent mutuellement à les respecter.

Par ailleurs, le télétravail et le travail à distance tels que prévus par les dispositions du présent accord entrent dans le champ d’application des articles L441-1 et suivants du code de la sécurité sociale.

Article 21 Protection de la vie privée

Si un moyen de surveillance est mis en place (contrôle technique, système ayant pour but de lutter contre la cybercriminalité...), le collaborateur devra en être informé. Ce dispositif devra concerner exclusivement l'utilisation des outils mis à disposition pour l'exercice professionnel. Il également rappelé que le comité social et économique (CSE) est informé et consulté, préalablement à la décision de mise en œuvre dans l’entreprise, sur les moyens ou les techniques permettant un contrôle de l’activité des salariés (article L. 2312-38 du code du travail).

Article 22 Equilibre vie privée/ vie professionnelle et droit à la déconnexion

La conciliation entre la vie personnelle et la vie privée constitue un des axes de la qualité de vie au travail, pour la motivation et la satisfaction des collaborateurs, leur épanouissement et pour leur équilibre personnel. Le télétravail en tant que mode d’organisation standard renforce la nécessité de trouver un juste équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée.

L’élargissement du télétravail dans cet accord y concourt en réduisant notamment les temps de trajets et de déplacement entre le domicile et le lieu de travail.

L’extension du télétravail peut également contribuer à rendre plus poreuse la frontière entre vie privée et vie professionnelle, accentuant la confusion entre espace de travail et espace de vie et modifiant, le cas échéant, la flexibilité du temps de travail. C’est pourquoi, il est important de réaffirmer que l’organisation du travail à distance doit respecter la vie privée du collaborateur, son droit à la déconnexion et au repos ainsi que les engagements d’Allianz en termes de parentalité.

Dans ce cadre, l’entreprise s’engage à porter une attention particulière à l’articulation entre vie personnelle et vie professionnelle. Ainsi, lors de la mise en place du présent accord, une communication sera faite aux salariés sur le respect des chartes existantes (email, réunions, parentalité) qui seront par ailleurs mises en cohérence avec les accords collectifs et notamment sur les dispositifs à leur disposition afin d’assurer une écoute et engager les actions en réponse aux difficultés soulevées (dispositions de l’accord sur la qualité de vie au travail du 19 décembre 2019). Il est également rappelé qu’une attention particulière doit être portée à la maîtrise de la durée et des horaires de travail et au respect de la pause déjeuner. En complément des dispositions prévues à l’article 10 du présent accord, il est demandé à tous de veiller à ne pas organiser de réunions sur les plages horaires habituelles de déjeuner de l’entreprise.

Toute situation dénotant un dysfonctionnement potentiel dans le respect de la durée et des horaires de l’entreprise, notamment des dépassements horaires (compteurs excédentaires) de travail fera l’objet d’un examen par la direction des ressources humaines en relation avec la ligne managériale.

Enfin, des mesures ayant pour objectif d’informer et de sensibiliser sur les risques auxquels le collaborateur s'expose en cas de sur-connexion, de le sensibiliser aux bonnes pratiques en matière de déconnexion, seront proposées par l’entreprise en sus des actions prévues dans les plans d’accompagnement.

TITRE 5 DISPOSITIONS FINALES

Article 23 Suivi de l'application du présent accord

Pour la mise en œuvre du présent accord, il est créé une commission de suivi, composée de représentants de chacune des organisations syndicales signataires de l'accord et de représentants de la direction. Chaque organisation syndicale signataire pourra désigner 3 représentants à la commission. La commission de suivi a pour objet de suivre l’application du présent accord.

Elle se réunit une fois par an au plus tard à la fin du 1^er trimestre de l’année qui suit l’exercice écoulé.

Pour ce qui est de l’année 2021, une réunion se tiendra chaque quadrimestre afin de suivre et accompagner la mise en œuvre du présent accord au sein de l’entreprise.

Par ailleurs, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans un délai de 3 mois après la prise d'effet de ces textes, afin d'adapter au besoin lesdites dispositions.

Article 24 Durée d’application et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à compter de sa signature et pour une durée déterminée de 3 ans.

La mise en œuvre opérationnelle de l’accord débutera à compter du 1^er janvier 2021.

Un mois avant le terme du présent accord, les parties se réuniront en vue de l'éventuel renouvellement de l'accord. A défaut de renouvellement, l'accord arrivé à expiration cessera de produire ses effets, en application de l'article L.2222-4 du Code du travail.

Article 25 Révision

Pendant sa durée d'application, le présent accord pourra être révisé dans les conditions fixées par le code du travail.

Le présent accord pourra être révisé en cas d’évolution des règles législatives et réglementaires actuellement en vigueur et des dispositions qui pourront résulter de la conclusion de l’Accord National Interprofessionnel sur le télétravail dans le cadre des négociations qui s’engagent en novembre 2020.

Article 26 Publicité

Le présent accord sera notifié par la partie la plus diligente à chacune des organisations syndicales représentatives dans le périmètre de l'accord à l'issue de la procédure de signature.

Il sera ensuite déposé sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords et remis au greffe du conseil de prud'hommes de Nanterre.

Fait à Paris la Défense, le 19 octobre2020

Pour l’UES Allianz France

Pour la CFDT

Pour la CFTC

Pour la CFE-CGC