Accord d'entreprise "UN ACCORD PORTANT SUR LE TELETRAVAIL" chez HAWORTH (Siège)

ACCORD portant sur le TELETRAVAIL

ENTRE :

- La Société HAWORTH SAS, dont le Siège Social est sis 46 rue Jean Perrin – P.A. Les Marches de Bretagne, 85600 Saint-Hilaire de Loulay et représentée par, agissant en qualité de Directrice Ressources Humaines,

D’une part

Et l'organisation syndicale prise en la personne de son représentant qualifié Monsieur, Délégué Syndical C.F.D.T.

D’autre part

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

PRÉAMBULE

Le présent accord a été élaboré afin de mettre en place et encadrer le télétravail au sein de la SAS Haworth, en application de l'article L 1222-9 et suivants du Code du travail.

Haworth, en tant que fournisseur d'environnements de travail qui soutiennent leurs utilisateurs, encourage fortement l'utilisation de ses espaces de bureau pour maintenir sa culture spécifique, favoriser la collaboration et stimuler l'innovation.

Néanmoins, les parties signataires considèrent que le télétravail peut également faciliter la vie des salariés en donnant plus de souplesse et de flexibilité dans les conditions de travail et peut être propice à une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle.

Le recours au télétravail repose sur une confiance mutuelle entre le manager et le collaborateur.

1 – DÉFINITION ET PRINCIPES GÉNÉRAUX

Le télétravail est défini par l'article L 1222-9 du Code du travail. Il désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Est qualifié de télétravailleur le salarié qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini ci-dessus.

Le télétravail permanent (home office) ainsi que les situations d’astreinte ne sont pas traités dans cet accord.

2 – MODE DE TÉLÉTRAVAIL VISÉ PAR LE PRESENT ACCORD

Le télétravail visé par cet accord est le travail sédentaire alterné qui concerne les salariés travaillant quelques jours à leur domicile et le reste du temps au sein de l’entreprise, selon un rythme généralement déterminé par avance ou de manière ponctuelle. Le recours au télétravail fera dans tous les cas l’objet d’un accord du salarié et d’un avenant au contrat de travail.

Le domicile s’entend comme un lieu de résidence habituelle en France sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur. Le lieu de domicile est obligatoirement déclaré à la Direction des Ressources Humaines par le salarié, au moment de son entrée en télétravail.

3 – COLLABORATEURS ÉLIGIBLES ET COLLABORATEURS EXCLUS

1. Salariés éligibles :

Le télétravail est ouvert à tout salarié titulaire d'un contrat de travail au sein de la SAS HAWORTH, volontaire (quelle que soit sa catégorie professionnelle d’appartenance et qu’il exerce ou non une fonction d’encadrement, avec ou sans forfait jours), et répondant aux critères cumulatifs d’éligibilité suivants :

• Être en CDI, avoir validée sa période d’essai et avec une ancienneté supérieure de six mois et travailler au minimum à 80% d’un temps plein.

• Avoir une autonomie suffisante dans son poste (prendre des décisions à distance, autogérer son temps de travail, aptitude à utiliser les technologies de l’information et de la communication, ne pas nécessiter de soutien managérial rapproché).

• L’exercice du télétravail sur le poste occupé est compatible avec son travail au quotidien et le bon fonctionnement du service.

• Mise à disposition par la Société du matériel informatique requis pour une activité à domicile.

• Bénéficier des conditions matérielles requises, dont assurance adéquate du domicile, couverture réseau internet et téléphonique, conformité électrique et pièce/bureau au calme.

• Bénéficier de l’accord de son manager.

Sous réserve des critères énoncés ci-dessus, les services éligibles sont (liste non exhaustive) : Ventes – Prescription – Marketing –Design Studio – Bid & Design – Service Client – Engineering – DATA – Finance – R.H. – Informatique – Qualité – SAV – Achats-Appros – Administration Expédition (pour les postes ne nécessitant pas de contact avec les chauffeurs ou la plateforme logistique) – PLM – Services Généraux St-Hilaire (avec certaines restrictions).

Toute demande de télétravail d’un salarié occupant des fonctions au sein de ces services sera transmise à la Direction des Ressources Humaines qui donnera son accord ou non sur la mise en place du télétravail dans un délai d’un mois maximum, en concertation avec la hiérarchie du salarié demandeur. Le refus fera l’objet d’une réponse écrite et motivée.

Le télétravail est un moyen de faciliter l’embauche et/ou le maintien dans l’emploi d’une personne en situation de handicap. A ce titre, ces collaborateurs bénéficient des mêmes conditions d’accès au télétravail (article L 5213-6 du code du travail).

2. Salariés exclus du dispositif de télétravail :

Ne sont pas éligibles au télétravail les personnes ayant une activité qui par nature requiert d’être exercée dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison d’une présence physique permanente rendue nécessaire : Planning Production – Expéditions et logistique (pour les postes dont la présence est requise sur la plateforme logistique) – Accueil-Services Généraux Paris – Opérateurs de Production et de Logistique – Maintenance.

Il en est de même pour les collaborateurs en contrats d’alternance ainsi que les stagiaires.

3. Droits des salariés en télétravail :

Le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail au sein de l’entreprise, notamment en matière :

• D’accès à la formation professionnelle

• De maintien des garanties sociales (prévoyance, complémentaire santé…)

• D’accès aux activités sociales – la journée télétravaillée ouvrira droit à l’attribution d’un ticket restaurant pour les collaborateurs de Paris et Lyon ou à la participation repas pour les personnes du site de Saint-Hilaire déjeunant habituellement au restaurant d’entreprise lorsqu’ils sont en présentiel.

• Aux informations syndicales et activité du Comité Social et Economique

4 – MODALITÉS D’ORGANISATION DU TÉLÉTRAVAIL

1. Fréquence et nombre de jours de télétravail :

Le télétravail est limité à deux jours par semaine avec cependant certaines restrictions :

• Si le collaborateur positionne un jour d’absence (tous congés, jour férié et/ou absences confondus) sur la semaine : le télétravail sera limité à 1 journée sur la semaine

• Si le collaborateur positionne deux jours d’absence ou plus sur la semaine (tous congés, jour férié et/ou absences confondus) : il n’y aura pas de télétravail

• Un jour de télétravail maximum peut être accolé au week-end, à l’exception des personnes dont la présence au bureau nécessite des frais de déplacement (train/hôtel) pris en charge par l’entreprise.

Ne peuvent en aucun cas être télétravaillés, les jours de réunions de service ou d’équipe nécessitant une présence physique.

Le manager veille à la bonne répartition, sur la semaine, des jours de télétravail entre les salariés pour assurer la continuité du service : le choix des jours de télétravail est décidé d'un commun accord avec le supérieur hiérarchique, idéalement en début de mois et au minima à la quinzaine afin de permettre une organisation concertée et d’assurer la continuité du service.

Les jours de télétravail seront portés par le salarié sur les plannings Outlook, le Calendrier R.H., ou tout autre outil de gestion des temps/présence qui serait mis en place dans l’entreprise, afin que chacun puisse en prendre connaissance.

Les journées de télétravail ne peuvent pas être consécutives, ni reportées d’une semaine sur l’autre.

En cas d’absence imprévue dans le service et pour assurer la bonne continuité de l’activité sur site, l’entreprise pourra modifier le planning de télétravail. Sauf situation d’urgence, le délai de prévenance pour modifier un jour de télétravail est de 48 heures minimum (pour le collaborateur et pour l’entreprise).

Le collaborateur bénéficiera de ce même délai de 48 heures pour modifier son jour de télétravail, sous réserve que cette modification soit possible et ne nuit pas à la bonne continuité du service sur site.

Pour les équipes de ventes, (Chargé d’Affaires – Chef de Marché – Chargé de Prescription), les jours de travail avec rendez-vous extérieur ne seront pas considérés comme jours de télétravail. A l’inverse, les jours de travail au domicile, sans rendez-vous extérieur, seront identifiés comme jour de télétravail.

Les collaborateurs cités ci-dessus devront toutefois passer sur site régulièrement et idéalement deux fois par semaine.

2. Organisation du temps de travail :

Pendant la période de télétravail, le salarié organise librement son temps de travail sous réserve de respecter les limites imposées par la législation en vigueur concernant la durée du travail et sous réserves de respecter certaines plages horaires de disponibilité liées à certains postes et activité.

L’amplitude horaire de la journée sera de :

• Employé – Technicien : nombre d’heures habituellement travaillées sur le jour.

• Cadre : minimum 7 heures – maximum 9 heures

Pour le bon fonctionnement de l’entreprise et sauf plages horaires imposées par l’activité, les plages horaires de disponibilité des personnes en télétravail seront :

 

• Matin  : 10 h à 12 h

• Après-midi : de 14 h à 16 h

Afin que sa vie privée soit respectée, le salarié en télétravail signalera à son manager et/ou le cas échéant à ses collègues tout changement de son horaire de référence tout en respectant les plages fixes ci-dessus (prise de poste – pause méridienne et fin de journée). Le salarié doit impérativement être joignable pendant les plages fixes et sur la fraction des plages variables qu’il aura communiquée.

La Société Haworth et le salarié en télétravail veillent au respect des plages horaires définies ainsi qu’au respect de la pause méridienne de 45 minutes et d’une pause quotidienne de 11 heures

Afin de faciliter les échanges, le salarié en télétravail devra activer sa caméra lors des réunions Teams ou tout autre système de visio conférence utilisé en interne.

Le droit à la déconnexion s’applique aux salariés en télétravail.

3. Contrôle du temps de travail :

Le salarié procédera à un relevé de ses horaires de travail pour chaque jour télétravaillé et le communiquera en fin de journée par mail à son manager pour enregistrement dans le logiciel de gestion des temps.

Pour les salariés en forfait jours, exclus du décompte horaire, l’employeur doit veiller à ce que soient respectées les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire.

Sauf avis et accord préalable expresse de la hiérarchie, il n’y a pas de dépassement de la durée du travail journalière possible en télétravail,

4. Régulation de la charge de travail :

Le supérieur hiérarchique devra s’assurer de l’activité du télétravailleur en évaluant sa charge de travail et en mettant en place des critères de résultats équivalents à ceux prévalant pour les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

La charge du télétravailleur doit être équivalente à celle d’un salarié travaillant dans les locaux de l’entreprise. Ce sujet devra être abordé lors de l’entretien professionnel.

5 – PÉRIODE D’ADAPTATION ET CLAUSE DE RÉVERSIBILITÉ

1. Période d’adaptation :

Pendant les trois premiers mois de télétravail, l’entreprise comme le salarié pourra mettre fin au télétravail sous un délai de deux semaines. L’objectif de cette période est de vérifier la compatibilité organisationnelle (du travail et du fonctionnement de l’équipe du télétravailleur) et technique de cette organisation.

2. Clause de réversibilité :

Le télétravailleur pourra demander à arrêter le télétravail à tout moment. Cette information se fera par mail ou par courrier auprès de la Direction des Ressources Humaines.

De même, l’entreprise se réserve le droit de mettre fin à l’activité en télétravail d’un collaborateur de manière motivée et circonstanciée, en respectant un délai de prévenance d’un mois. Cette information se fera par mail ou par courrier avec accusé de réception par la Direction des Ressources Humaines.

6 – CARACTÈRE VOLONTAIRE

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié.

Toutefois, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment d'épidémie ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.

7 – PROCÉDURE DE PASSAGE EN TÉLÉTRAVAIL

1. Passage à la demande du salarié

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit adresser une demande écrite à la direction des Ressources Humaines soit par lettre remise en main propre, soit par courriel avec avis de réception.

La Société devra y répondre dans un délai d’un mois à compter de la date de réception de la demande.

Le refus par la Société Haworth sera motivé. Les principaux motifs de refus de passage en télétravail peuvent être :

• le non-respect des conditions d'éligibilité,

• des raisons d'impossibilité technique,

• des raisons de sécurité et de confidentialité,

• une désorganisation réelle au sein de l'activité,

• une autonomie insuffisante du salarié, celle-ci étant indispensable pour effectuer un travail en étant isolé.

2. Passage à la demande de l’employeur

Dans le cadre de projets spécifiques, pour des raisons organisationnelles ou en présence de circonstances exceptionnelles, la société peut proposer le télétravail à un salarié. Cette demande doit être adressée par écrit au salarié par lettre remise en main propre ou par courriel avec avis de réception au moins 1 mois avant la date envisagée pour sa prise d'effet.

Le salarié disposera d'un délai de 15 jours pour répondre par écrit à la demande de l'employeur.

Le refus du salarié d'accepter un poste de télétravailleur n'est pas un motif de rupture de son contrat de travail.

En cas de situation d’urgence avérée, ces délais de prévenance pourront être revus.

8 – FORMALISATION DU PASSAGE AU TÉLÉTRAVAIL

Le passage au télétravail est formalisé par un avenant précisant les modalités de mise en œuvre du télétravail, à savoir :

• Date de prise d’effet et la durée du télétravail,

• Période d’adaptation et conditions de réversibilité

• Modalités d’exécution du télétravail : deux adresses en France métropolitaine pourront être communiquées, l’une étant obligatoirement le domicile du salarié.

• Durée du travail et les plages horaires où le salarié doit être disponible et joignable,

• Matériel mis à la disposition du salarié et règles d’utilisation

• Règles de sécurité et de confidentialité

• Protection de la vie privée et la sécurité.

9 - LIEU DU TÉLÉTRAVAIL ET CONFORMITÉ DES LOCAUX

1. Lieu du télétravail :

Le télétravail sera exécuté dans l’une des adresses communiquées lors de la formalisation du télétravail (§ 8). Le salarié n’aura pas à préciser son lieu d’activité les jours de télétravail.

Par domicile, on entend le lieu habituel de résidence du salarié, c'est-à-dire celui dont l'adresse figure sur le bulletin de salaire. Tout changement d’adresse de télétravail devra être communiqué au service Ressources Humaines.

2. Assurance :

Le salarié qui utilise son domicile pour télétravailler, s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à la Société Haworth et s’engage à vérifier que son assurance « multirisques » habitation couvre sa présence à son domicile pendant ses journées de télétravail. Cette obligation s’applique également à la 2^ème adresse de télétravail, le cas échéant.

3. Espace de travail et conformité des locaux :

En cas de télétravail, le salarié prévoit un espace bureau à son domicile. En cas de dysfonctionnement avéré, grave ou répétitif, il accepte qu'un représentant de l'employeur compétent en matière de santé, sécurité et conditions de travail puisse contrôler la conformité de son espace de travail.

S’il s'avérait que le logement est non conforme, il pourra être mis fin au télétravail dans les conditions prévues à l'article « Réversibilité du télétravail ».

10 - ÉQUIPEMENTS DE TRAVAIL

Le télétravailleur utilisera à son domicile le matériel informatique mis à disposition par l’entreprise et utilisé au bureau à savoir ordinateur portable ou mini UC, téléphone portable ou application type Teams. Il sera autonome quant à leur installation, que ce soit au domicile ou au retour au bureau.

En tout état de cause, le télétravail n’impliquera pas de la part de l’entreprise la mise à disposition d’un double équipement informatique.

Le salarié s'engage à en prendre soin et à avertir immédiatement la Société en cas de panne ou de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol des équipements mis à disposition.

Le salarié s'engage à prendre connaissance des consignes d'utilisation des équipements qui lui ont été données et à les respecter scrupuleusement.

La Société se chargera de l'entretien, de la réparation, voire si nécessaire du remplacement du matériel mis à disposition.

L'ensemble des équipements fournis par la Société Haworth reste sa propriété et à ce titre sont insaisissables.

Le collaborateur qui souhaitera équiper son bureau à domicile d’équipements de bureau commercialisés par la société Haworth bénéficiera du programme de remise préférentielle réservé aux collaborateurs Haworth ou sous réserve de disponibilité, de mobiliers déclassés mis à la vente du personnel de l’entreprise. Pour le mobilier déclassé, une priorité sera faite aux collaborateurs en télétravail souhaitant équiper le bureau de leur domicile (cette priorité ne pourra être invoquée pour une 2^ème adresse).

Les fournitures de bureau disponibles au sein de l’entreprise le seront également pour le télétravail. La décision de recours au télétravail émanant de la seule décision du collaborateur, il n’est pas prévu d’indemnité de télétravail liée à l’utilisation du logement personnel. De même, il n’y aura pas de remboursement de consommable (cartouche d’encre – matériel de bureau spécifique, etc.), les impressions devant être faite au sein de l’entreprise.

Pour les personnes prenant les transports en commun, Haworth pourra prendre en charge l’achat d’un sac ordinateur à hauteur de 30 € par périodicité de 5 ans.

11 – RESPECT DES RÈGLES

Le salarié en télétravail veillera à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il est le seul à utiliser son poste de travail.

De même, les règles de Haworth en matière de confidentialité des données, sécurité de l’information, des échanges électroniques et protection des données, le code de conduite juridique et éthique, environnement de travail sans harcèlement s’applique aux personnes en télétravail au même titre que leurs collègues au bureau.

12 - INTÉGRATION Á LA COMMUNAUTÉ DE TRAVAIL

La société Haworth veille à maintenir le lien social entre le télétravailleur et les équipes de travail. Dans cet objectif, le manager s’assure :

• Par le biais d’échanges réguliers, que le télétravailleur reste bien intégré au sein de son service et ne rencontre pas de difficulté particulière en lien avec cette nouvelle modalité de télétravail, et notamment en matière de charge de travail,

• En mettant à disposition les informations permettant au télétravailleur d’avoir accès, comme les autres salariés, à toutes les informations nécessaires à son activité et à la vie de l’établissement.

Le télétravailleur reste tenu, même pendant les jours de télétravail, de participer, en distanciel, aux réunions organisées par son manager ou par l’entreprise.

13 - ENTRETIEN PROFESSIONNEL

Le salarié bénéficie d'un entretien professionnel annuel au cours duquel seront abordées notamment les conditions d'activité et la charge de travail liées au télétravail.

14 - PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Si un moyen de surveillance est mis en place (contrôle technique, système ayant pour but de lutter contre la cybercriminalité), le salarié devra en être informé. Ce dispositif devra concerner exclusivement l'utilisation des outils mis à disposition pour l'exercice professionnel.

15 - SANTÉ ET SÉCURITÉ

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. Le non-respect des règles de sécurité par le salarié peut entrainer l’arrêt du télétravail dans le cadre du processus de réversibilité.

Une information spécifique sur les risques inhérents au télétravail et mesures mises en œuvre dans le cadre de la prévention (ergonomie du poste de travail, relations de travail à distance...) sera apportée aux salariés concernés.

Le télétravailleur doit s’assurer que son domicile (lieu de travail) permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

Le télétravailleur à domicile bénéficie de la même couverture accident, maladie et décès que les autres salariés de l’établissement durant ses périodes de télétravail. Il s'engage à prévenir le service des Ressources humaines de la Société Haworth de tout arrêt de travail, de même que tout accident / incident du travail survenu pendant les heures déclarées de télétravail. Un descriptif précis du lieu et heure de l’accident/incident et des circonstances précises devront être communiquées par écrit.

Conformément à la législation en vigueur, seront présumés comme accident de travail les dommages corporels du « télétravailleur » intervenant pendant ses heures de travail et au cours de ses activités professionnelles sur son lieu de télétravail.

16 – DATE D’EFFET – DÉPOT - PUBLICITÉ

Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée. Il sera déposé en version électronique sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » du ministère du Travail et sera adressé par courrier au secrétariat greffe du conseil de prud’hommes.

Le présent accord entrera en vigueur à compter du jour qui suit son dépôt auprès de la DIRECCTE.

Chaque salarié pourra prendre connaissance du contenu du présent accord, dont un exemplaire est tenu à sa disposition auprès de la direction.

Les salariés en seront informés par voie d’affichage et par tous moyens de communication.

Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent avenant, selon les modalités suivantes :

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties signataires et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties sus-indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

Les dispositions de l’avenant dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel avenant.

Les dispositions de l’avenant portant révision, se substituent de plein droit à celles de l’avenant qu’elles modifient et sont opposables à l’association et aux salariés liés par l’avenant, soit à la date qui aura été expressément convenue, soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt.

Chacune des parties pourra à tout moment prendre l'initiative de dénoncer le présent avenant en le signifiant à l’autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception et ceci moyennant un préavis de trois mois.

La dénonciation est notifiée à l’autre partie signataire et doit donner lieu à dépôt conformément à l’article L 2231-6 du Code du travail.

La dénonciation prend effet au terme du préavis de trois mois. A cette date, l’avenant dénoncé continue de produire effet conformément aux dispositions légales pendant un an, sauf application d’un avenant de substitution. A défaut, il cessera de produire ses effets au terme de ce délai.

Fait à Saint Hilaire de Loulay,

Le 28 mars 2022 en quatre exemplaires originaux.

Pour la Société HAWORTH Pour la CFDT