Accord d'entreprise "Accord sur la mise en place de l'indemnité kilométrique vélo 2018" chez COTY FRANCE (Siège)

COTY France SAS

ACCORD D'ENTREPRISE

SUR LA MISE EN PLACE de L’INDEMNITE KILOMETRIQUE VELO

Négocié entre :

D’une part,

La Société Coty France SAS, société par action simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 552 019 291, dont le siège social est 14 Rue du Quatre Septembre 75002 PARIS, représentée par xxxx, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines.

Dénommée ci-après « Société » ou « Coty France SAS »,

Et les délégations syndicales suivantes :

La CFE-CGC, organisation syndicale représentation au sein de Coty France SAS, représentée par xxxx en qualité de délégué syndical,

La CFDT, organisation syndicale représentative au sein de Coty France SAS, représentée par xxxx en qualité de délégué syndical,

Dénommée ci-après « Les organisations syndicales »

D'autre part,

Vu l’article 50 de la loi du 17/08/2015 relative à la transition énergétique pour la croissance verte,

Vu les articles L 3261-3-1, D 3261-15-1 et D 3261-15-2 du code du travail

Décident :

1. ENJEU DE L’ACCORD

La Société et les organisations syndicales représentatives majoritaires souhaitent inscrire résolument l’entreprise sur le chemin de la transition énergétique proposée par les Nations Unies lors de la COP 21 et par la loi n° 2015-992 du 17 août 2015 relative à la transition énergétique pour la croissance verte. Les parties incitent, par les mesures proposées, l’ensemble du personnel à changer de comportement et favoriser l’usage du vélo notamment pour les déplacements domicile - travail.

De nombreuses études ont montré que la pratique régulière d’une activité physique permet d’améliorer l’état de santé général et en particulier de réduire fortement le nombre d’accidents cardio-vasculaire. L’Organisation Mondiale pour la Santé souligne la nécessité d’avoir environ 30 minutes d’activités physiques par jour. L’usage du vélo pour se rendre au travail permet de répondre parfaitement à ce besoin.

D’autres études mettent en avant les impacts positifs de la pratique du vélo en termes de bien-être au travail et de productivité des salariés.

2. INDEMNITE KILOMETRIQUE VELO

2.1 OBJET

Conformément à l’article 50 de la loi de transition énergétique, l'employeur peut participer aux frais engagés par ses salariés se déplaçant à vélo ou à vélo à assistance électrique entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, sous la forme d'une “ indemnité kilométrique vélo ” (IKV).

Conformément à l’article 1 du décret N° 2016-144 du 11 février 2016, l’IKV pour les trajets de rabattement vers ou à partir des arrêts de transport public, peut-être cumulée avec la participation à l’abonnement de transport collectif ou de service public de location de vélo prévue à l'article L. 3261-2, à condition que l’abonnement ne permette pas d'effectuer ces mêmes trajets.

Le trajet effectué à vélo pris en compte pour le calcul de la prise en charge des frais engagés pour se déplacer à vélo ou à vélo à assistance électrique correspond à la distance la plus courte entre la résidence habituelle du salarié ou le lieu de travail et la gare ou la station de transport collectif.

2. BENEFICIAIRES

L’ensemble des salariés (quelle que soit la nature du contrat, CDI, CDD, alternance) et stagiaires présents dans l’entreprise peut bénéficier de cette indemnité.

3. MONTANT ET PLAFOND DE L’IKV

Conformément à l’article 1 du décret N° 2016-144 du 11 février 2016, le montant de l'indemnité kilométrique vélo est fixé à 25 centimes d'euro par kilomètre effectivement parcouru en vélo.

L’indemnité est plafonnée à 30 euros bruts par mois et à 360 euros bruts par an.

L’indemnité versée à l’occasion d’un trajet de rabattement est plafonnée à 16,66 euros bruts par mois et à 200 euros bruts par an.

Au-delà du montant défini annuellement par les lois de finance et sous réserve d’éventuelles modifications législatives ultérieures, cette indemnité est soumise aux charges sociales et à impôt sur le revenu comme du salaire. A date de signature du présent accord, l’exonération est plafonnée à 200 euros par an.

4. MODALITES DE MISE EN ŒUVRE

Les salariés souhaitant bénéficier de l’IKV devront avoir lu et accepté les conditions rappelées au formulaire de demande dont modèle est annexé au présent accord:

• Un seul aller-retour par jour travaillé sera accepté. Le trajet vélo le plus direct entre le domicile du bénéficiaire et son lieu de travail sera considéré (sur la base des itinéraires vélos recommandés par les calculateurs d’itinéraires).

• Le montant de l’IKV sera plafonné à 30 euros par mois et à 16,66 euros par mois en cas de trajet de rabattement.

• Le bénéficiaire informera l’employeur des trajets réalisés en vélo selon les modalités définies  et notamment en retournant le formulaire de demande précité :

• chaque année, pour les personnes utilisant leur vélo quotidiennement tout au long de l’année.

• pour la période concernée, pour les personnes substituant un remboursement transport à l’IKV pour une période temporaire.

L’indemnité sera versée aux salariés mensuellement.

L’employeur pourra contrôler les déclarations.

5. DUREE D’APPLICATION

Les dispositions de l’article 2 relatives à l’IKV sont conclues pour une durée indéterminée à compter de la date de signature du présent accord.

Toutefois, les salariés n’ayant bénéficié d’aucun remboursement de transport au titre d’un abonnement de transport collectif ou de service public de location de vélo entre le 1^er janvier 2018 et la date de signature du présent accord, pourront bénéficier de l’IKV pour cette période (le présent accord ayant à leur égard un effet rétroactif).

2. Dispositif d’incitation à l’achat d’un vélo

3.1. OBJET

Les parties conviennent d’un dispositif ayant pour objet de faciliter l’acquisition par les salariés d’un vélo (à assistance électrique ou non), par le versement d’une aide financière.

Le montant de cette aide sera égal au montant de l’IKV versée au salarié concerné sur l’exercice FY19 (soit du 1^er juillet 2018 au 30 juin 2019), dans la limite du prix d’achat TTC du vélo.

Son montant sera ainsi soumis à un double plafond :

• Le montant total de l’IKV perçue au titre de FY19 ;et

• Le prix d’achat TTC du vélo

Elle sera versée, sur présentation du justificatif d’achat du vélo, avec la paye juillet 2019, sous condition de présence dans les effectifs au 31 juillet 2019, et sera soumise aux cotisations sociales et impôt sur le revenu applicables.

3.2 BENEFICIAIRES

Le dispositif d’incitation à l’achat d’un vélo prévu au présent article 3 bénéficiera aux seuls salariés (titulaires d’un contrat de travail, de quelque nature que ce soit) ayant au minimum 9 mois d’ancienneté au 30 juin 2019.

3.3 DATE ET DUREE D’APPLICATION

Le dispositif d’incitation à l’achat d’un vélo prévu au présent article 3 sera applicable pour une durée déterminée, du 1^er juillet 2018 au 30 juin 2019.

3. SUIVI DE L’ACCORD ET DE LA DEMARCHE ENVIRONNEMENTALE et ACCOMPAGNEMENT

Un retour d’expérience à l’issue de la première année d’application du présent accord sera effectué auprès des représentants du personnel compétents, qui pourront par ailleurs être sollicités pour toute recommandation relative à la sécurité . La question d’un éventuel financement d’une partie de la location du vélo avec option d’achat sera notamment examinée.

Plus largement, les Parties considèrent que cet accord constitue une étape dans la démarche en faveur du respect de l’environnement de l’entreprise et que cette thématique d’importance fera l’objet de réflexions et analyses avec les salariés et leurs représentants dans un objectif de réduction plus significatif de l’impact de l’entreprise sur l’environnement.

4. PUBLICITE

Les formalités de publicité et de dépôt du présent accord seront réalisées dans les conditions prévues par la loi et notamment, le présent accord sera déposé à la Direccte d’Ile de France par voie dématérialisée et au Conseil de Prud’hommes de Paris.

Fait à Paris, le 18 septembre 2018,

en quatre exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties.

Pour la Société Coty France SAS :

xxxxx, Directeur des Ressources Humaines, Lead France

Pour la CFE-CGC

xxxxx, Délégué syndical

Pour la CFDT

xxxxxx, Délégué Syndical

ANNEXE 1

FORMULAIRE DE DEMANDE de l’indemnité kilométrique vélo (IKV) à retourner au service Paie

ATTESTATION SUR L’HONNEUR

Je soussigné(e), Nom, Prénom : ………………………………………..…………………………………………………..

Adresse personnelle :  …………………………………………………………………………………………………….

Travaillant sur le site de (Nom et adresse) : ………………………………………………………………………..

J’atteste sur l’honneur :

• utiliser mon vélo personnel pour effectuer tout ou partie du trajet domicile – travail (ou du rabattement vers les transports en communs) soit une distance de ……….. km aller, soit ……… km aller et retour (copier l’image proposée par un calculateur d’itinéraires option vélo dans le présent document pour attester de la distance).

• Pour la période du ……………............................................ au ………………………………………………………………………..

(A fournir annuellement ou pour la période considérée- Par mois complet uniquement)

Cette attestation servira de base au calcul du montant des indemnités kilométriques vélo qui me sera versée.

J’ai bien noté que le montant de l’indemnité est calculée par jour travaillé et en tout état de cause qu’elle est plafonnée à 30 euros par mois et 360 euros bruts par an. En cas de trajet de rabattement, l’IKV est plafonné à 16,66 euros par mois et 200 euros par an si elle est cumulée avec le remboursement d’un abonnement transport.

J’ai bien noté qu’au-delà de 200 € par an le montant de l’indemnité sera soumis à cotisations sociales et fiscales (ce plafond correspond à celui en vigueur en 2018 ; il sera revu pour tenir compte des éventuelles évolutions).

Je m’engage à transmettre au service Paie la présente attestation chaque année ou pour chaque période de prise en charge demandée ou en cas de changement d’adresse et à répondre aux questionnaires IKV.

Fait pour servir et valoir ce que de droit.

Fait à le Signature

Exemple copie d’écran d’itinéraire le plus court

ANNEXE 2

QUESTIONS & REPONSES SUR L’INDEMNITE KILOMETRIQUE VELO - FAQ

Qui peut bénéficier de l’indemnité vélo ?

La loi prévoit la possibilité de prendre en charge les frais des salariés qui se rendent à leur travail en vélo. La prise en place de l’IKV est facultative pour l’employeur et les conditions de mise en place sont encadrées légalement.

Tous les salariés du secteur privé en contrat à durée indéterminée ou en contrat déterminé utilisant leur vélo personnel pour leurs déplacements à vélo (ou vélo électrique) entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail sont éligibles.

Les stagiaires sont aussi éligibles à l’IKV.

Quel est le montant de l’indemnité vélo dont je peux bénéficier ?

Le montant de l’IKV est fixée à 0,25 euros du kilomètre parcouru, multiplié par la distance aller-retour la plus courte pouvant être parcourue à vélo entre lieu de résidence habituelle du salarié et son lieu de travail ainsi que par le nombre de jours de travail annuel.

Le montant est plafonné à 30 euros par mois et 360 euros par an.

Qu’est-ce qu’un trajet de rabattement ?

La loi prévoit que l'indemnité vélo peut être cumulée avec le remboursement de l'abonnement de transport lorsqu'il s'agit d'un trajet de rabattement vers une gare ou une station ou lorsque le salarié réside hors du périmètre de transport urbain (si vous vous rendez à une gare en vélo par exemple)

Ainsi, l’IKV est cumulable avec la prise en charge des frais de transport en commun (abonnement de transport collectif ou de service public de location de vélo), lorsque le salarié utilise son vélo pour se rendre vers un arrêt de transport public ou une station de service public de location de vélo. A condition toutefois que ces abonnements ne permettent d’effectuer que le trajet restant entre le lieu de travail et la station de location de vélo ou de transport collectif. Le trajet de rabattement effectué à vélo, pris en compte pour le calcul de la prise en charge des frais de transport personnel, correspond à la distance la plus courte entre la résidence habituelle du salarié ou le lieu de travail, et la gare ou la station de transport collectif.

Quelles sont les restrictions ?

Si l’IKV est demandé au titre d’un trajet de rabattement, elle est plafonnée à 16,66 euros par mois soit 200 euros par an.

Les abonnements donnant lieu à prise en charge par employeur ne doivent pas permettre d’effectuer le trajet de rabattement pour permettre le règlement de l’IKV même si vous effectuez ce trajet en vélo.

Cette indemnité est-telle imposable ? Est-elle soumise à charges sociales

L’IKV n’est pas imposable ni soumise à charges sociales dans la limite de 200 euros par an (plafond en vigueur en 2018). En cas de dépassement, seule la part excédentaire est soumise à cotisations et à impôts. Aussi, au-delà du montant de 200 euros et à concurrence du plafond convenu dans l’accord (soit 160 euros), l’IKV est soumise à charges sociales et à impôts.

J’utilise les transports en commun pour venir travailler mais j’utilise aussi mon vélo occasionnellement. Puis-je bénéficier de la prime vélo ?

Non. Si vous avez déjà le bénéfice du remboursement de votre titre à transport ou d’un abonnement à un service public de location de vélo, il y a déjà un remboursement pris en charge par l’employeur, vous ne pouvez cumuler l’IKV.

J’utilise mon vélo seulement pendant les mois d’été, puis-je bénéficier de la prime vélo ?

Oui. Il est possible de bénéficier de l’IKV temporairement. Dans ce cas, vous devez avertir le service paie de la période concernée (par mois complet uniquement) en retournant l’attestation sur l’honneur prévue. Cette attestation doit être retournée avant le 10 du mois suivant le début de période. Le passage en paie se fait sur le mois suivant avec les éléments de paie correspondants.

Ex : Vous demandez le bénéficie de l’IKV pour le mois de juin. Celle-ci sera portée sur votre bulletin de salaire de juillet en fonction de votre état de présence. Votre attestation doit être remise au service paie au plus tard le
10 juillet. Le paiement de votre titre de transport de juin sera repris sur le mois de juillet.

En cas de demande de l’IKV, il n’y aura pas de remboursement du titre de transport sur la période concernée (dans tous les cas, le retrait se fera par mois complet).

Comment dois-je procéder pour bénéficier de l’IKV ?

Vous devez adresser votre demande au Service Paie en remplissant l’attestation sur l’honneur prévue à cet effet.

• Chaque année pour les personnes utilisant leur vélo quotidiennement du 1^er janvier au 31 décembre.

• Pour la période concernée pour les personnes substituant un remboursement transport à l’IKV pour une période temporaire.

Je suis absent(e) sur un mois considéré (maladie, CP ….), comment mon IKV sera calculée ?

Vous avez indiqué dans l’attestation sur l’honneur fournie, le kilométrage exacte de la distance parcourue et pour laquelle vous demandez le bénéfice de l’IKV. Le plafonnement de l’indemnité étant mensuel, celle-ci vous sera servie à concurrence de votre distance, de vos jours réellement travaillés et du plafond mensuel de 30 euros (ou le cas échéant de 16,66 euros).

Le calcul se fait sur le mois suivant avec les absences décomptées en paie.

Ex : Vous faites 10 kilomètres par jour valorisé à 0,25€. Sur un mois travaillé de 20 jours, vous touchez 30 euros (0.25*10*20=50 euros - IKV plafonnée à 30 euros). Sur un mois travaillé de 11 jours, vous toucherez 27,50 euros (0.25*10*11=27,50 - IKV en dessous du plafond de 30 euros).

J’ai un véhicule de fonction ou une car allowance, puis-je bénéficier de l’IKV ?

Non - L’IKV n’est pas cumulable avec le bénéfice d’un véhicule de fonction ou une car allowance.

J’utiliser un vélo de location, puis-je bénéficier de l’IKV ?

L’IKV n’est pas cumulable avec le remboursement d’un abonnement à un service de location de vélo. Il faut donc choisir

A quelle date, l’accord sur l’IKV est applicable ?

A compter de la date de signature.

Il est rétroactif à compter du 1^er janvier 2018 pour les salariés n’ayant bénéficier d’aucune prise en charge des frais de transport en commun (abonnement de transport collectif ou de service public de location de vélo).

En cas de rétroactivité, les plafonds annuels évoqués précédemment restent applicables.

Quel est le montant de l’aide à l’achat d’un vélo ?

Le dispositif d’aide n’est applicable que pour l’exercice fiscal 2019. Pour faire une demande, vous devez au préalable être éligible : c’est-à-dire substituer le remboursement du titre de transport en commun au bénéficie de l’indemnité kilométrique vélo au cours de l’exercice fiscal 2019 ou utiliser votre vélo pour un trajet de rabattement (hors abonnement permettant d'effectuer ce même trajet) sous condition de présence dans les effectifs au 31 juillet 2019 et d’une ancienneté de 9 mois au 30 juin 2019.

Le montant est soumis à un double plafond, les 2 éléments suivants sont donc pris en compte

• le prix d’achat du vélo TTC sur FY19

• le montant annuel perçu au titre de l’indemnité kilométrique vélo au cours de l’exercice fiscal 2019

Exemple 1 : Le prix d’achat de votre vélo est de 500 euros .

Vous percevez une IKV annuelle de 360 euros : le montant de l’aide sera plafonnée à 360 euros.

Vous percevez une IKV annuelle de 200 euros : le montant de l’aide sera de 200 euros

Exemple 2 : Le prix d’achat de votre vélo est de 150 euros .

Vous percevez une IKV annuelle de 360 euros : le montant de l’aide sera plafonnée à 150 euros.

Vous percevez une IKV annuelle de 200 euros : le montant de l’aide sera de 150 euros