Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif au télétravail" chez NORGINE SAS (Siège)

Accord d’entreprise relatif au télétravail

ENTRE

Entre

NORGINE SAS, 2 rue Jacques Daguerre à Rueil-Malmaison, immatriculée au R.C.S. de Nanterre sous le numéro 552 019 689 et représentée par xx, en qualité de Responsable des Ressources Humaines,

d’une part,

Et

L’organisation syndicale représentative UNSA représentée par xx, en sa qualité de déléguée syndicale,

d’autre part.

Préambule

Il est rappelé que, dans le cadre de l'article L. 1222-9 du Code du travail, un précédent accord à durée déterminée relatif au télétravail avait été conclu le 12 février 2018 afin de :

• D’une part, prendre en compte les technologies de l’information et de la communication qui permettent de définir de nouvelles formes d’organisation du travail et,

• D’autre part, réduire les conséquences du temps de trajet domicile / travail, en contribuant à l’amélioration de la qualité de vie au travail, et tout en maintenant un fonctionnement optimal de l’entreprise.

Dans les circonstances exceptionnelles liées à la menace de l’épidémie, le télétravail a été généralisé dans l’urgence pour l’ensemble des activités qui le permettaient, c’est-à-dire pour les salariés qui pouvaient effectuer l’ensemble de leurs tâches à distance.

Sorties de ce contexte d’urgence, les Parties susvisées ont engagé une nouvelle négociation relative au télétravail.

A l’issue des réunions qui se sont tenues les 10 et 16 septembre 2021, les parties sont convenues de ce qui suit :

Titre I – Périmètre de l’accord

Le présent accord concerne l’ensemble des salariés appartenant à la société NORGINE SAS remplissant les critères définis à l’article 1 à l’exception des catégories suivantes :

• les salariés dont l’activité est par nature itinérante ;

• les salariés ayant le statut de cadre dirigeant, compte tenu de leur très grande autonomie dans l’organisation de leur travail et de leur temps de travail.

Titre II – Conditions

Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation ; sa mise en œuvre répond aux conditions définies ci-dessous.

Article 1/ Eligibilité

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance.

Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles comme la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.

Sont dès lors éligibles au télétravail les salariés :

• titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ou partiel (ou forfait jours réduit, le cas échéant) à 80% minimum ;

• justifiant d’une ancienneté minimale de six mois dans le poste ;

• disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché (pendant le télétravail) ;

• occupant un poste pouvant être exercé de façon partielle à distance : la compatibilité entre les activités exercées par le salarié et le télétravail relève de l’appréciation du Responsable Hiérarchique. Il vérifiera notamment :

  • Si la présence physique du salarié est requise dans les locaux de l’entreprise pour des raisons légales ou pratiques (par exemples : impression, lecture et/ou consultations journalière de documents non dématérialisé, équipements matériels spécifiques …).

  • Si l’activité du salarié n’implique pas la manipulation de données/documents ne devant pas être sortis des locaux de l’entreprise pour des raisons de sécurité (perte ou dénaturation de données) et/ou de préservation de la confidentialité des données traitées.

• occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe de rattachement ;

• dont le domicile répond aux exigences techniques minimales requises pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier la nécessité de disposer d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation, une connexion internet à haut débit et une installation électrique conforme.

Ces conditions d’éligibilité sont cumulatives.

Outre les demandes présentées par les salariés ne remplissant pas l’une des conditions précitées, seront refusées les demandes formulées par les salariés :

• dont les fonctions exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise ;

• bénéficiant d’une formation continue longue.

Le Médecin du travail recevra du département des Ressources Humaines la liste des salariés en télétravail afin qu’il puisse faire le suivi adéquat et si nécessaire, aviser ledit département de toute situation individuelle qui lui semblerait rendre le télétravail inapproprié.

Pour favoriser la présence dans la communauté de travail nécessaire à l’appréhension et l’apprentissage du monde du travail, sont exclus de la possibilité d’opter pour le télétravail les salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation, en convention CIFRE ainsi que les stagiaires.

Article 2/ Principe de confiance

L’organisation du télétravail repose par ailleurs sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.

Titre III – Mise en place

Article 3/ Candidature et acceptation

Les parties conviennent que le passage en télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique et du département des Ressources Humaines à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail (notamment sur le choix des jours effectués en télétravail).

Le manager sera attentif à ce que le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et l’organisation.

Les étapes de la procédure de candidature sont les suivantes :

• le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande écrite par courrier au département des Ressources Humaines ;

• le responsable hiérarchique examine la demande du salarié ;

• le département des Ressources Humaines répond au salarié. Cette réponse sera délivrée par écrit dans un délai maximum d’un mois. Cette réponse porte à la fois sur le principe et, en cas d’acceptation, sur les modalités de mise en œuvre du télétravail. Toute décision de refus sera motivée.

En dehors de la procédure décrite ci-dessus, le télétravail occasionnel pourra être mis en œuvre à titre exceptionnel. Le cas échéant, il sera également soumis à autorisation préalable du manager et du département des Ressources Humaines.

Un suivi annuel en fin d’année sera effectué avec les représentants du personnel (nombre de télétravailleurs, motifs des refus, éventuelles difficultés liées à la mise en œuvre du télétravail…).

Article 4/ Période d’adaptation et réversibilité permanente

Une période d’adaptation de trois mois permettra à chacun de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les attentes et intérêts de chacune des parties. Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin à l’organisation en télétravail sans délai pour le salarié et moyennant un délai de prévenance de quinze jours minimum pour l’employeur. Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.

Article 5/ Changement de fonction

Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction du salarié et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail ou à la révision d’une décision de refus.

Titre IV – Organisation

Article 6/ Rythme de télétravail

L’activité exercée en télétravail à domicile ne pourra excéder deux journées par semaine.

Modalités de prise de ces deux jours :

• ne pas les fractionner par demi-journée,

• demande à effectuer, selon le même principe que pour les jours de CP/RTT, mais avec le motif « télétravail » :

  • via l’application de gestion des absences,

  • à réaliser en amont de la prise de jour(s) de télétravail,

  • approbation ou refus motivé du supérieur hiérarchique,

  • une fois approuvées, le salarié devra faire figurer ces deux journées de télétravail dans son calendrier Outlook.

A noter qu’aucun report des jours qui ne seraient pas télétravaillés au cours d’une semaine sur une semaine postérieure ne sera autorisé.

A titre exceptionnel et en raison de nécessité de services, certaines journées initialement prévues en télétravail pourront être effectuées sur site à la demande du salarié avec l’accord du management ou à la demande du management, sans report possible.

Article 7/ Télétravail temporaire

Un nombre de jours de télétravail plus important pourra être accordé, à titre temporaire, aux salariés aptes à travailler, mais se trouvant temporairement dans l’incapacité de se rendre dans les locaux de l’entreprise pour raisons médicales.

Conditionné à l’avis du médecin du travail et la validation préalable de la direction, le recours à ce télétravail est réservé aux circonstances suivantes:

• l’aménagement de poste faisant suite à une incapacité de travail (retour d’arrêt de travail, temps partiel thérapeutique) ou sollicité dans le cadre d’une incapacité temporaire de déplacement (par exemple, le premier trimestre de grossesse) ;

• l’aménagement de poste dans le cadre de la maternité à compter du 4e mois de grossesse.

Pour le salarié en situation de handicap reconnue par la maison départementale des personnes handicapées, une organisation spécifique du recours au télétravail pourra être mise en place après concertation avec le médecin du travail et avec accord de la direction.

Article 8/ Maintien du lien avec l’entreprise

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail et est attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié. Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

L’ensemble de la politique Ressources Humaines reste applicable au télétravailleur.

L’entretien annuel avec le salarié porte notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge en télétravail.

De plus, les salariés télétravailleurs bénéficient d’entretiens périodiques avec leurs managers dans les conditions et suivant le même rythme que les autres salariés, avec notamment un point régulier sur la bonne exécution de leurs tâches.

Article 9/ Modalités d’organisation de l’activité du télétravailleur

8.1 Organisation de l’activité du télétravailleur

L’activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

8.2 Contrôle et gestion du temps de travail

Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise. Pour ce faire, comme pour le travail réalisé dans l’entreprise, l’employeur s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.

Afin de respecter le principe du respect de la vie privée, les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur pourra être contacté sont fixées en correspondance avec son horaire habituel de travail dans le cadre des dispositions conventionnelles en vigueur.

L’amplitude horaire des plages définies devra impérativement permettre au télétravailleur de respecter les durées minimales légales de repos quotidien (11 heures) et hebdomadaire (35 heures) pour tous les salariés, ainsi que les durées maximales quotidiennes et hebdomadaires de travail pour les salariés soumis à un régime en heures.

Compte tenu de cette nouvelle d’organisation du travail, les parties reconnaissent que les technologies de l’information et de la communication (TIC) devront être maitrisées et dans ce cadre il est reconnu au télétravailleur un droit à la déconnexion dans les mêmes termes que ceux de l’accord d’entreprise relatif à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail signé le 16/03/2020.

Article 10/ Environnement et équipement de travail

L’entreprise s’engage à fournir et entretenir les équipements nécessaires à l’activité en télétravail : un ordinateur portable dans la mesure où le salarié n’en serait pas déjà équipé dans les locaux de l’entreprise (téléphonie incluse via Teams).

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur à usage strictement professionnel par l’entreprise reste la propriété de celle-ci et devra lui être restitué en fin de situation de télétravail. Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son responsable.

Préalablement à son passage en télétravail, le télétravailleur remet au département des Ressources Humaines une attestation sur l’honneur confirmant qu’il s’est assuré :

• De la compatibilité de son installation avec un fonctionnement en télétravail.

• De la conformité de l’installation électrique de son lieu de télétravail à la réglementation en vigueur

• Qu’il dispose d’un espace de travail dédié dans son domicile, propice au travail et à la concentration, conforme aux règles de sécurité.

Le télétravail peut également se dérouler, en France Métropolitaine, dans un lieu autre que le domicile, sous réserve :

• D’avoir obtenu l’accord de son responsable hiérarchique et de lui indiquer préalablement par mail le lieu d’exercice du télétravail. Le responsable hiérarchique pourra refuser l’exercice du télétravail en un tiers lieu notamment s’il estime que la nature des fonctions et/ou les nécessités de service s’opposent, pour ladite période, à cette demande ;

• De travailler depuis un lieu propice à la concentration et à la réalisation de son activité, permettant d’assurer la confidentialité des échanges professionnels et des données et bénéficiant d’une ligne internet haut débit ;

• De s’assurer de la conformité de l’installation électrique de son lieu de travail et de veiller à l’assurance couvrant le lieu pour les risques liés au télétravail.

Il est à noter que les discussions avec les partenaires sociaux seront réouvertes si la Société devait déménager afin d’étudier si ce nouveau mode de travail et d’organisation est compatible avec les nouveaux espaces de travail.

Article 11/ Allocation forfaitaire liée au télétravail

L’entreprise prend en charge les frais liés au télétravail sous forme d’une allocation forfaitaire, établie sur une base journalière à raison de 2,50€ par jour télétravaillé.

Cette allocation couvrira les frais liés à l’adaptation du local, les frais internet et les consommations électrique et eau.

Titre V – Droits et devoirs du salarié et prévention des effets de l’isolement

Article 11/ Droits collectifs

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Article 12/ Droits individuels

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation. Ainsi le télétravailleur doit être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution, ainsi que l’évaluation des résultats du télétravailleur.

L’employeur est tenu de respecter la vie privée du salarié et les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur pourra être contacté sont fixées en correspondance avec son horaire habituel de travail dans le cadre des dispositions conventionnelles en vigueur.

L’employeur n’impose nullement l’utilisation de la ligne privée pour les communications téléphoniques professionnelles (ordinateurs fournis, équipés de l’application Teams).

Article 13/ Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. A cet effet, le télétravailleur atteste que son domicile (lieu de télétravail) permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

Le télétravailleur à domicile pourra demander des conseils en ergonomie auprès de l’employeur. Un dépliant sur l’ergonomie du poste de travail informatisé proposé par le service de médecine du travail sera fourni à chaque nouveau télétravailleur.

Si un accident survient au domicile pendant le/les jours de télétravail, le salarié en avise sa hiérarchie et le département des ressources humaines dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

Le domicile est bien un lieu de travail selon les jours et horaires convenus. Tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant le temps de travail sera donc soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise.

Compte tenu des aménagements dont le télétravailleur dispose à son domicile et des équipements qui lui sont fournis, le salarié en arrêt maladie, congés payés ou RTT, et son manager devront veiller à ce que le télétravailleur n’utilise pas les moyens qui lui ont été octroyés, pendant l’arrêt prescrit ou pendant la prise des congés payés/RTT.

Article 14/ Protection des données, confidentialité

Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter l’ensemble des principes prévus dans la procédure « IT Security » disponible sur GENIE / eGSOP.

Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mots de passe…) qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Le télétravailleur reste tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit en particulier à ce titre préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

Article 15/ Assurances

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et doit justifier auprès de l’employeur de la souscription d’une assurance multirisque habitation en conséquence via une attestation sur l’honneur.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le salarié devra fournir les justificatifs nécessaires au département des ressources humaines.

Article 16/ Actions de communication et de sensibilisation

Des actions d’accompagnement et de sensibilisation spécifiques du management au travail à distance seront organisées.

Le télétravailleur bénéficiera d’une sensibilisation appropriée à ce mode d’organisation du travail.

Titre VI – Dispositions finales

Article 17/ Durée et formalités

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans.

Il entrera en vigueur le 1^er octobre 2021. Il cessera de produire ses effets trois ans après sa date d’entrée en vigueur.

Le texte du présent accord est déposé en deux exemplaires, dont un exemplaire sous-forme électronique, auprès de la DREETS de Nanterre, et en un exemplaire auprès du secrétariat greffe du conseil de prud’hommes de Nanterre.

L’accord donnera lieu à affichage.

Article 17/ Révision

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment, pendant la période d’application par accord entre les parties.

Toute demande de révision, totale ou partielle, devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception adressée aux autres parties signataires. Elle doit être accompagnée d’une proposition nouvelle sur les points à réviser.

La discussion de la demande de révision doit s’engager dans les 3 mois suivants la présentation de celle-ci.

Toute modification fera l’objet d’un avenant conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires.

En cinq (5) exemplaires, dont un (1) pour chacune des parties signataires, fait à Rueil Malmaison, le 28 septembre 2021,

Pour NORGINE SAS,

xx

Responsable des Ressources Humaines

Pour les organisations syndicales,

UNSA représentée par xx,

ANNEXE 1 – procédure de candidature et d’acceptation du télétravail

Demande écrite et signée du salarié auprès du département des Ressources Humaines

Etude de la demande par le responsable hiérarchique avec, le cas échéant, entretien avec le salarié

1 mois maximum

Réponse écrite du département des Ressources Humaines

Refus motivé de la demande

Acceptation de principe de la demande

Remise au département des Ressources Humaines

par le salarié de l’attestation sur l’honneur requise

Acceptation définitive