ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET POUR LES ELECTIONS DES ADMINISTRATEURS SALARIES AU CONSEIL D’ADMINISTRATION SNCF HOLDING

ENTRE :

La Société NAVILAND Cargo, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 562 013 268, dont le siège social est situé 26 quai Charles Pasqua - CS 10095, 92309 Levallois-Perret Cedex, représentée par, agissant en qualité de Directeur Général,

Ci-après dénommée « L’entreprise »,

D’UNE PART,

ET :

L’organisation syndicale CGT, représentative au sein de l’entreprise, représentée par agissant en qualité de délégué syndical,

L’organisation syndicale SUD, représentative au sein de l’entreprise, représentée par agissant en qualité de délégué syndical,

Ci-après désignées les « Organisations syndicales représentatives »,

D’AUTRE PART,

PREAMBULE

En préambule, il est rappelé que la loi n°2018-515 du 27 juin 2018 pour un nouveau pacte ferroviaire, complétée par l’ordonnance n° 2019-552 du 3 juin 2019 portant diverses dispositions relatives au groupe SNCF, dotent la société SNCF Holding, la société SNCF Réseau, la société SNCF Voyageurs, et la société SNCF Gares et Connexions de conseils d’administration (CA) composés, pour un tiers de leurs sièges, d’administrateurs élus par les salariés.

L’ordonnance du 20 août 2014 détermine le périmètre des électeurs de ces administrateurs salariés : sont concernés les salariés des filiales (SA ou SAS) dont l’Etat détient directement ou indirectement plus de 50% du capital et dont l’effectif est supérieur à 200 au cours des 24 derniers mois.

L’article R. 225-15 du Code du commerce dispose, par ailleurs, que « les fonctions des administrateurs et des membres du conseil de surveillance prennent fin à l’issue de la réunion de l’assemblée générale ordinaire des actionnaires ayant statué sur les comptes de l’exercice écoulé et tenue dans l’année au cours de laquelle expire le mandat dudit administrateur ou dudit membre du conseil de surveillance ». Ainsi, cette règle prévoyant le terme du mandat des administrateurs non pas à la date anniversaire exacte de la durée du mandat mais à la suite de l’Assemblée Générale statuant sur les comptes clos l’année de cette date anniversaire, va avoir pour conséquence de réduire la durée théorique des mandats des administrateurs.

La société a, à plusieurs reprises, eu recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles précédentes et notamment pour les précédentes élections des administrateurs salariés aux Conseils d’Administration de décembre 2020. Dans cette continuité et conformément à la législation en vigueur, l’entreprise souhaite la mise en œuvre d’un dispositif de vote électronique généralisé confié à un prestataire extérieur pour la future élection des administrateurs salariés au sein du Conseil d’Administration de SNCF Holding.

Mise en place du vote électronique

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par le Groupe SNCF afin d’avoir un système de vote généralisé.

Le système retenu respectera les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin :

• La sincérité et l’intégrité du vote,

• L’anonymat et le secret du vote,

• L’unicité du vote,

• La confidentialité et la liberté de vote.

Le système retenu est mis en place dans le respect du principe de sécurité prévu par les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail et conformément aux prescriptions de la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019.

Ainsi, le principe du recours au vote électronique pour les élections des représentants des salariés aux conseils d’administration est retenu par les parties. Les scrutins s’effectuent par vote électronique, y compris, le cas échéant, les scrutins partiels en cours de mandat.

Principe du recours à un prestataire

Les parties conviennent de confier à une société prestataire l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

A cette fin, le prestataire qui assure la mise en œuvre du dispositif est choisi par le Groupe SNCF sur la base d’un cahier des charges annexé à cet accord. Ce cahier des charges reprend toutes les exigences énoncées dans le décret et l’arrêté du 25 avril 2007, ainsi que dans la délibération CNIL du 25 avril 2019.

En vertu de l’article R. 2314-5 du Code du travail, le cahier des charges est tenu à disposition des salariés sur leur lieu de travail et mis sur l’intranet de l’entreprise. Les coordonnées du prestataire seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Modalités du vote

Déroulement du vote

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que le scrutin se déroule sur une période de huit jours et selon des horaires de début et de fin à définir dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail ou de tous autres lieux offrant un accès Internet, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

C’est ainsi que les électeurs peuvent utiliser un ordinateur, une tablette ou un smartphone professionnel ou personnel.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un micro-ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information en local sera effectuée sur ces emplacements.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Envoi du matériel de vote

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra à son domicile deux courriers :

• Un premier courrier explicatif sur le dispositif proposé, qui comprend :

- Des renseignements sur l’émission d’un suffrage électronique,

- L’adresse Internet du site de vote,

- Le numéro vert de l’assistance en ligne en cas de difficulté technique,

- Son identifiant masqué par un système qui ne peut pas être restauré après la première lecture, afin d’en interdire toute possibilité de prise de connaissance à l’insu de l’électeur.

• Un second courrier qui comprend, au-delà d’un rappel de la notice explicative, son code secret également masqué par un dispositif identique à celui de l'identifiant.

Ces courriers sont expédiés par le prestataire respectivement 5 jours ouvrés et 3 jours ouvrés avant l’ouverture du scrutin sous pli scellé portant la mention « Confidentiel Matériel Electoral ».

Processus de vote

L’électeur se connecte à l’application et doit s’identifier au moyen de son identifiant, de son code secret (créés par le prestataire) et d’une donnée personnelle à définir (exemple : numéro de matricule).

L’application de vote lui présente simultanément, le scrutin qui le concerne.

Le système lui présente l’ensemble des listes de candidatures déposées. L’électeur peut visualiser les candidats de chaque liste avant de valider son choix. A cette occasion, l’électeur dispose aussi d’un lien pour accéder à la « profession de foi » de chaque liste de candidats.

Quand l’électeur a validé une liste, il a la possibilité de raturer le nom de certains candidats de cette liste.

L’électeur dispose aussi de la possibilité de voter « Blanc ».

Pour finir, l'électeur est amené à valider définitivement son vote par la saisie de son code secret et l'activation du bouton "VOTER". Avant cette action définitive, l’électeur a la possibilité de revenir à son bulletin de vote pour annuler ou modifier ses ratures avant de reprendre la phase de validation de son suffrage.

La validation du suffrage provoque l’affichage d’une confirmation d’enregistrement.

Précisions complémentaires

Chaque saisie de l’identifiant et du code secret vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote par le système électronique et interdit toute possibilité d'émission d'un nouveau suffrage pour le scrutin concerné.

Sur l’écran d’accueil de l’application informatique, l’électeur peut télécharger un accusé de réception précisant le jour et l’heure de la validation de chaque suffrage.

En application de l’article R.2314-16 du Code du travail, la liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote (Président et assesseurs) et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. A cet effet, les membres du bureau de vote devront s’engager par écrit à ne pas la communiquer à autrui. Un modèle de lettre sera fourni par la Direction des relations sociales Groupe.

Conformément à l’article 6 de l’arrêté du 25/04/2007, tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister de l’électeur de son choix¹.

Sur l’ensemble des écrans présentés à l’électeur, l’affichage est formaté pour garantir une totale neutralité entre les différentes Organisations Syndicales (taille de caractères, tailles des logos, …).

Afin de garantir la meilleure lisibilité pour les électeurs malvoyants ou non-voyants et en accord avec la loi pour une République Numérique du 7 octobre 2016, la totalité des pages écran de l’application de vote respecte les exigences d'Accessibilité Numériques telles que définies dans le RGAA dernière version et ce à hauteur du taux de conformité de 80% minimum.

Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales

En application de l’article 3 de l’arrêté du 25 avril 2007, les listes électorales sont établies par le Groupe SNCF qui en assure la transmission au prestataire retenu à la date fixée par le protocole électoral. De son côté, le prestataire assure dès réception des listes leur sécurité et leur confidentialité.

Les listes de candidats

Les listes de candidats sont établies conformément aux dispositions du protocole préélectoral.

Les professions de foi doivent être fournies sous la forme d’un fichier au format PDF, de 8000 caractères maximums sur 2 pages, sans images en dehors du logo de l’organisation syndicale. Les professions de foi peuvent être différenciées par scrutin.

Une taille unique de logo est retenue pour toutes les listes de candidats présentées par une ou plusieurs organisations syndicales. Le logo doit être fourni en format GIF ou JPEG. Afin de concilier l’égalité de traitement entre les listes de candidats et les contraintes techniques, tous les logos apparaissent dans un format unique.

L’ensemble de ces documents est adressé par l’entreprise au prestataire au plus tard à la date fixée par le protocole préélectoral, pour intégration dans le système de vote électronique.

Interface de vote

Les signataires conviennent que le prestataire veille dans l’interface de vote à assurer l’égalité de traitement entre tous les candidats participant à l’élection. A ce titre, il doit notamment se conformer aux exigences contenues à cet effet dans le cahier des charges.

Les listes sont présentées sur l’écran dans l’ordre de la représentativité issue des dernières élections professionnelles de 2022 sur le périmètre du Groupe SNCF.

Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. Le vote émis par l’électeur est ainsi chiffré et stocké dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier contenant la liste d’émargement du scrutin concerné. Ce circuit garantit la confidentialité du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique, notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement, doivent être conformes aux dispositions des articles R.2314-7 et 8 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.

Assistance technique

A l’occasion des opérations de vote, l’assistance technique liée aux opérations de vote est intégralement assurée par le prestataire, selon les modalités définies au cahier des charges. L’assistance technique liée aux éventuels dysfonctionnements du réseau ou des postes de travail qui empêcheraient l’accès au site de vote reste de la responsabilité de l’Entreprise.

Génération de nouveaux identifiants

Conformément au cahier des charges :

• Le prestataire doit être en mesure de fournir des nouveaux codes d’accès de manière sécurisé pour les électeurs qui n’ont pas reçu l’envoi à domicile ou l’ont égaré.

• Ce dispositif doit offrir la possibilité pour l’électeur de récupérer des codes d’accès au site de vote, en garantissant l’identification de l’électeur à qui on réattribue ces codes.

• La restitution de codes passe par la génération de nouveaux codes et la destruction de ceux précédemment envoyés à l’électeur.

Le prestataire devra prévoir une plateforme téléphonique (avec un numéro vert) et une plateforme internet, accessibles aux électeurs n’ayant pas reçu leurs codes d’accès ou les ayant égarés. Après identification de l’électeur au moyen de questions discriminantes (exemples : date de naissance, lieu de naissance, ...), des nouveaux codes seront envoyés, selon le choix de l’électeur, sur l’adresse mail ou sur le numéro de téléphone portable qu’il aura communiqué durant l’appel, étant précisé que chaque numéro de portable est limité à un seul électeur.

Vérification du système de vote électronique

Pour répondre aux obligations légales, conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007, le dispositif de vote électronique doit faire l’objet de deux procédures de vérification, l’une juste avant l’ouverture du scrutin et l’autre pour le clôturer et déverrouiller l’urne électronique avant le dépouillement.

Ces vérifications sont réalisées par le bureau de vote national spécialement mis en place pour l’occasion.

Après toutes les opérations de dépouillement, le système de vote électronique est scellé par le prestataire afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la clôture du scrutin.

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

Le prestataire retenu doit ensuite procéder à la destruction des fichiers supports après validation de l’entreprise.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote national aura compétence, après avis des représentants de l’entreprise et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Dispositions Générales

Durée de l’accord

Le présent accord entre en vigueur à compter de sa signature et est conclu pour une durée indéterminée.

Révision et dénonciation

1. Les Parties ont la faculté de réviser le présent Accord dans les conditions fixées par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail et suivant les modalités précisées ci-après :

• La Partie signataire qui formulera une demande de révision devra notifier cette demande à toutes les parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception ;

• Les Parties devront se réunir dans un délai maximal de 3 mois suivant la date de notification de la demande, pour étudier cette dernière.

2. Le présent Accord pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des Parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de trois mois et dans le respect des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail. Cette dénonciation devra être notifiée à l'ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas, la Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Dépôt de l’accord

Un exemplaire du présent accord sera établi pour chaque partie.

Le présent accord sera déposé auprès du Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion en un exemplaire.

Conformément à l’article D.2231-4 du Code du travail, il sera également déposé, accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail « TéléAccords ».

Ces formalités de dépôt seront accomplies par l’employeur.

Le présent accord sera également communiqué à l’ensemble du personnel par le biais de l’intranet.

Fait en 4 exemplaires

A Levallois-Perret, le 21 septembre 2023

Pour l’Entreprise,

Pour l’organisation syndicale CGT,

Pour l’organisation syndicale SUD,

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1. L’article L64 du Code électoral précise « Tout électeur atteint d'infirmité certaine et le mettant dans l'impossibilité d'introduire son bulletin dans l'enveloppe et de glisser celle-ci dans l'urne ou de faire fonctionner la machine à voter est autorisé à se faire assister par un électeur de son choix (…). Lorsqu'un électeur se trouve dans l'impossibilité de signer, l'émargement prévu par le troisième alinéa de l'article L. 62-1 est apposé par un électeur de son choix qui fait suivre sa signature de la mention suivante : l'électeur ne peut signer lui-même. »↩