ACCORD SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES D’ETABLISSEMENTS DE LA SOCIETE BAYER S.A.S.

Entre les soussignées :

- La Société Bayer S.A.S, dont le siège social est situé au 16 rue Jean-Marie Leclair – CS 90106 – Lyon Cedex 09, représentée par son Directeur des Ressources Humaines, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,

d’une part,

Et 

- Les Organisations Syndicales Représentatives au sein de la Société Bayer S.A.S représentées par leurs Délégués Syndicaux Centraux :

• La CFDT,

• la CFE-CGC,

• la CGT et,

• FO

d’autre part,

IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT :

Préambule

Afin de faciliter la mise en œuvre des élections des membres des Comités Sociaux et Economiques (CSE) d’Etablissements de l’entreprise Bayer SAS, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives en son sein ont décidé d’organiser le scrutin par vote électronique dans le cadre des dispositions légales en vigueur.

C’est dans ce cadre que la Direction et les Organisations Syndicales représentatives se sont rencontrées et ont ainsi décidé de recourir aux services de la Société VOXALY, prestataire présenté par la Direction, qui était déjà intervenu lors des dernières élections et qui est spécialisée dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet.

Régulièrement expertisé par des experts indépendants, le système de vote offre toutes les garanties pour répondre aux exigences réglementaires de confidentialité et de sincérité du scrutin.

Ainsi, les Organisations Syndicales représentatives de Bayer SAS ont consulté le cahier des charges (Annexe 1) et les conclusions du rapport de l’expert indépendant sur le système de vote électronique proposé par la Société VOXALY (Annexe 2). Les garanties d’indépendance du prestataire VOXALY ont ainsi pu être connues et partagées par les Partenaires Sociaux.

Article 1 : Modalités d’organisation des opérations électorales

Parallèlement au présent accord, les parties négocieront un Protocole d'Accord Préélectoral (PAP) lié aux prochaines élections professionnelles des membres des CSE d’Etablissements de la société Bayer SAS définissant notamment, le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges entre les collèges électoraux.

Le présent accord sera annexé au PAP.

En outre, les parties conviennent que :

• si le vote électronique est retenu, il ne se cumulera donc pas avec un vote papier ;

• les Délégués Syndicaux ainsi que les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu. La formation sera assurée par la société VOXALY.

Article 1-1 : Modalités des élections

• Listes électorales et fichier des électeurs

Aux fins de préparation des élections, la Direction des Ressources Humaines établit, à partir des listes électorales, un fichier des électeurs.

Les listes électorales susmentionnées, établies par établissement et par collège électoral, enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise ou le groupe, date de naissance, statut, qualité de salarié ou de mis à disposition, et, pour ceux remplissant les conditions d'éligibilité, la mention « E ».

Elles sont affichées par l'employeur dans les locaux de l'entreprise sur les différents sites de la société Bayer SAS concernés par les élections de leur établissement.

Le fichier des électeurs contiendra les informations suivantes : matricule, civilité, noms et prénoms des inscrits, date de naissance, date d'entrée dans l’entreprise ou le groupe, collège d'appartenance, établissement de rattachement, coordonnées (adresse postale et adresse mail connues de la Direction), clé du numéro de sécurité sociale.

Le fichier des électeurs sera uniquement transmis à la société prestataire.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification qui lui permettra :

• de s'identifier et de prendre part au vote ;

• de compléter la liste d'émargement.

Les électeurs seront enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

• Lieux et temps du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme pour le second tour éventuel de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le PAP lequel prévoira les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant les jours d’ouverture des scrutins de n’importe quel terminal Internet (du lieu de leur choix : domicile, lieu de travail, etc. ; de l’appareil de leur choix : ordinateur professionnel, ordinateur personnel, Smartphone, Tablette, etc.), en se connectant sur le site Internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Un ordinateur pourra être mis à disposition au sein d’un espace spécialement réservé pour les élections selon les dates et horaires définis pour chaque établissement dans le cadre du PAP.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de clôture du scrutin électronique seront contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Chaque bureau de vote sera constitué au minimum d’un président et de deux assesseurs.

Un bureau de vote centralisateur sera également constitué d’un président et de trois assesseurs. Ce bureau de vote sera constitué sur le site de Lyon (siège social de l’entité). Ces derniers seront formés par la société prestataire. Lors de cette séance de formation, des clés de déchiffrement seront générées de façon publique, de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les membres du bureau de vote en sont détenteurs.

Durant la période de vote, tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression, et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention d’au moins deux des trois détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Ainsi, avec ces éléments, les bureaux de vote sont autonomes pour dépouiller les résultats de leur périmètre le jour des opérations de dépouillement lesquelles se dérouleront sur chaque établissement.

En complément, la société prestataire pourra être présente sur le bureau de vote centralisateur de la société Bayer SAS afin de pouvoir répondre aux éventuelles questions des membres des bureaux de vote.

• Cellule d’assistance technique

L'employeur mettra en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Cette cellule sera composée d’un représentant du prestataire et d’un membre de la Direction des Ressources Humaines chargé de l'organisation des élections au sein de l’entreprise.

Cette cellule devra, en présence des représentants des listes de candidats :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés de chiffre générées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à la fin des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.

• Consultation du nombre de votants

Le taux de participation par établissement sera accessible, en temps réel, pendant le scrutin, via un accès privilégié, réservé aux membres du bureau de vote, et à la Direction des Ressources Humaines.

Ce taux de participation sera communiqué aux organisations syndicales.

De plus, une communication spécifique aux salariés, sur les écrans TV, par affichage papier et par push mail indiquera le taux de participation aux élections.

En revanche, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

• Liste d’émargement

La liste d'émargement enregistre les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des électeurs ayant voté, date et heure du vote.

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote.

• Dispositif de secours en cas de dysfonctionnement informatique

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote centralisateur aura compétence à la majorité de ses membres, après avis des représentants de la société mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension, la prolongation voire de l'annulation des opérations de vote.

Article 1-2 : Bulletins de vote

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Article 1-3 : Liste des candidats

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique. Afin de renforcer la lisibilité des listes, le logo de l’organisation syndicale sera présent à l’écran.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Les professions de foi de chaque liste seront intégrées sur la page présentant ces listes (en fichier attaché). Pour ce-faire, les professions de foi devront être transmises sous la forme d’un fichier au format PDF dans la limite de 2 Megaoctets.

Article 2 : Modalités de vote

Article 2-1 : Information et assistance aux électeurs

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, du lundi au vendredi, de 9 heures à 18 heures, un centre d'appels permettant de les aider.

En outre, une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera adressée aux électeurs par voie postale (enveloppe neutre avec le logo Bayer), en même temps que les moyens d’authentification. Cette notice figurera également sur les panneaux d'affichage dédiés aux élections professionnelles au sein des différents établissements de Bayer SAS.

Enfin, le matin du dernier jour de scrutin, la société prestataire adressera un courriel à l'ensemble des électeurs disposant d’une adresse mail connue de la Direction des Ressources Humaines afin de leur rappeler le fait qu'il s’agit du dernier jour d'ouverture du scrutin ainsi que l'heure de clôture de ce scrutin.

Article 2-2 : Modalités d’accès au serveur de vote et garanties entourant le vote de l’électeur

Chaque électeur recevra, à son domicile, par courrier simple (enveloppe neutre avec le logo Bayer), un identifiant de vote, générés de manière aléatoire par le prestataire.

Le courrier d'envoi sera adressé, au tarif postal rapide, au minimum 4 jours ouvrables avant l'ouverture du scrutin.

L’authentification de l'électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l'identifiant de vote, puis par la création d’un mot de passe.

Un code sécurité est ensuite envoyé à l’electeur sur l’adresse email connue ou par sms au numéro indiqué par l’électeur. Une fois reçu ce code doit être recopié par l’électeur pour finaliser la création de son mot de passe.

La connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l'électeur pourra procéder aux votes (deux votes organisés et distingués : CSE titulaires, CSE suppléants).

Seules les listes de candidats correspondant à son collège électoral lui seront proposées.

Son choix de vote apparaîtra ensuite clairement à l’écran et il pourra être modifié avant validation. La saisie du code d'accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d'émargement dès l'enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l'accès à l'élection pour laquelle le vote vient d'être réalisé. La validation le rendra définitif et empêchera toute modification ultérieure. Enfin, le vote sera anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique », qui recense les votes exprimés.

La transmission du vote et l'émargement feront l'objet d'un accusé de réception que l'électeur aura la possibilité de conserver. Les codes de vote fournis à l'électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

Article 2-3 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R.2314-7 du Code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Ainsi, le vote de l'électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d'émargement des votants. Cette urne sera hébergée par le prestataire.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l'anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement, ainsi que le contenu de l’urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système et travaillant pour le prestataire externe.

Article 3 : Résultats du vote

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne électronique, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement ne sera possible que par l'activation conjointe d'au moins deux des clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque membre du bureau de vote centralisateur.

La génération de ces clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin sera publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Le président et les assesseurs du bureau de vote centralisateur généreront chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ».

La présence de deux titulaires de ces clés sera indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l'écran et fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal, de format Cerfa.

Ainsi, la liste des résultats contiendra les informations suivantes : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège.

Les attributions des sièges et la désignation des élus se feront conformément aux dispositions du PAP.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Article 4 : Respect du Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD)

La Solution VOXALY prend en compte les exigences du Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD), lequel prévoit la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

La Solution a fait l’objet d’une expertise réalisée en mai 2019 aux termes de laquelle le système de vote électronique a été certifié par un expert indépendant (Annexe 2).

En outre, il est rappelé que dans un délai maximum de trois mois, il sera procédé à la remise des données personnelles collectées à la Société Bayer SAS et à leur destruction totale.

Enfin, en complément, le système de vote électronique a été analysé et approuvé par le Data Privacy Officer (DPO) interne afin de vérifier la fiabilité du système et la conformité au RGPD.

Article 5 : Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour la durée du Protocole d’Accord Préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles de 2019 au sein des établissements de la société Bayer SAS. Il restera applicable aux nouvelles élections qui devraient être organisées en cas d’annulation de ces élections pour tout motif non lié au système de vote électronique.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent accord sera déposé à la diligence de l’entreprise et entrera en vigueur une fois ces formalités légales de dépôt effectuées.

Fait à Lyon, le 18/10/2019.

Pour la Société Bayer S.A.S, représentée par son Directeur des Ressources Humaines, dûment accrédité aux fins des présentes :

Pour la CFDT :	Pour la CGT :
Pour la CFE-CGC :	Pour FO :

Annexe 1- Cahier des charges VOXALY

CAHIER DES CHARGES

Ce document constitue le cahier des charges

relatif à la mise en œuvre du vote électronique

pour les élections des représentants du personnel

aux élections professionnelles du Groupe Bayer France

Sommaire

1 - Présentation générale des besoins : vote électronique 12

1.1 - Contexte de mise en œuvre du vote électronique 12

1.2 - Nature des prestations attendues. 12

2 - Fonctionnalités attendues du système de vote électronique. 13

2.1 - Fonctionnalités générales. 13

Système de vote électronique distant. 13

Période des élections. 13

Nature des élections. 13

Sécurisation du système proposé. 13

2.2 - Scénario de vote 14

Étapes 14

Émargement électronique, unicité du vote 14

Traitements sous-jacents 14

2.3 - Procédure d’ouverture de l’élection 15

Étapes 16

2.4 - Procédure de fermeture de l’élection 16

Étapes 16

2.5 - Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote 16

Étapes 16

2.6 - Scellement du système. 16

2.7 - Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique 17

2.8 - Liste des émargements 17

2.9 - Assistance technique 18

2.10 - Dispositifs de secours 18

3 - Autres prestations à fournir 19

3.1 - Préparation de l’élection 19

Constitution du « fichier électeurs » 19

Objet du « fichier électeurs » 19

Transmission du « fichier électeurs » 19

Confidentialité du « fichier électeurs » 20

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique 20

Composition des codes d’accès au système de vote électronique 20

Adressage des moyens d’authentification. 20

Transmission du « fichier candidats » 21

Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique 21

Contrôles de conformité des listes de candidats 22

3.2 - Phase de test et de recette du système de vote électronique 22

Objectifs 22

Étapes de recette 22

3.3 - Prestation de conseil et d’assistance de la DRH 23

Listes d’émargement 23

Résultats bruts 23

Résultats élaborés 23

3.4 - Gestion informatique et technique du système de vote électronique 24

Disponibilité du système de vote électronique 24

Accusé de réception du vote 24

Conservation des données 24

1. Présentation générale des besoins : vote électronique

   1. Contexte de mise en œuvre du vote électronique

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, Il a été décidé de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel (membres du Comité Social et Economique d’établissement), le vote électronique par Internet.

Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 modifiant les articles R2314-5 à R2314-5 du Code du travail.

2. Nature des prestations attendues.

Le prestataire aura en charge :

• La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• La mise en œuvre du système de vote électronique ;

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

   3. Fonctionnalités générales.

      1. Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par le Groupe Bayer France mais chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.

2. Période des élections.

La durée du scrutin sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections.

Les élections à organiser sont des élections professionnelles (Membre de la délégation du personnel des CSE d’établissements).

4. Sécurisation du système proposé.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 29 décembre 2017) :

• Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)

Par ailleurs, le prestataire fournira au Groupe Bayer France les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique.

4. Scénario de vote

   5. Étapes

Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes :

• Une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret qui seront contrôlés avant d’accéder au vote

• Une étape de présentation des listes de candidatures en présence.

• Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »

• La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie

• La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés

• La confirmation par l’électeur du choix effectué après la saisie de sa date de naissance

• La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote

• La possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote

• Autres demandes des élus spécifiques à chaque entité.

  6. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

7. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote.

  • A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés

  • A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

  5. Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est réalisée automatiquement par le prestataire avec la validation des membres des différents bureaux de vote désignés au sein du Groupe Bayer France. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.

8. Étapes

La procédure d’ouverture de l’élection comportera les étapes « en ligne » suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

• le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge

• le contrôle du scellement du système de vote électronique

  6. Procédure de fermeture de l’élection

     9. Étapes

La procédure de fermeture de l’élection comportera les étapes « en ligne » suivantes, en présence du Prestataire dans les locaux du Groupe Bayer France :

• le contrôle du scellement du système de vote électronique

• dès la fin du scrutin, le contenu de l’urne, les fiches d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

  7. Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote

     10. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes « en ligne » suivantes :

• L’édition de la liste des émargements Internet

• Le déchiffrement des suffrages Internet,

• l’édition des résultats de l’élection ; compteurs de voix par élection, par liste et par candidat

• la remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  8. Scellement du système.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin

9. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffrera le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin ne sera ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement seront mis en place :

Le chiffrement sur le poste de travail sera assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se feront selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commencera dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il sera impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

10. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

Pendant la période du scrutin les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

11. Assistance technique

Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

12. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique sera dupliqué sur 2 plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3. Autres prestations à fournir

   13. Préparation de l’élection

       11. Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par le Groupe Bayer France. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par le Groupe Bayer France, par entités légales, établissement et par collège.

Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales seront consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par un membre de la Direction des Affaires Sociales et seront ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contiendra notamment, pour chaque électeur :

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),

• Le collège de l’électeur

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)

• La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)

• L’adresse Email professionnelle de l’électeur

  12. Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• Contrôler les accès au système de vote électronique,

• Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• Éditer les listes d’émargement.

  13. Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire proposera, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre Bayer et lui-même.

14. Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engagera à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

15. Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

16. Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :

• Un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

• Un code secret qu’il sera seul à connaître

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demandera aussi à l’électeur sa date de naissance avant d’enregistrer son ou ses vote(s).

17. Adressage des moyens d’authentification.

Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique, par courrier postal adressé à leur domicile.

En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalidera ceux-ci et en communiquera de nouveaux par l’intermédiaire de la hotline.

Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

18. Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont établies et constituées par les Organisations Syndicales ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables et seront transmises par la Direction des Ressources Humaines de Bayer au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote. Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (Etablissement, titulaires ou suppléants et le collège de rattachement)

• L’appartenance syndicale le cas échéant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

  19. Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire proposera un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire pourra éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines du Groupe Bayer France un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.

20. Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant au Groupe Bayer France, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture de l’élection dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

14. Phase de test et de recette du système de vote électronique

    21. Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organisera un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test sera effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote sera entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passera en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés.

L’objectif sera de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le prestataire génèrera 3 clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés seront cryptés dès leur expression et resteront cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantira l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

22. Étapes de recette

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Réalisation de plusieurs votes,

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• Validation du dispositif de vote,

• Scellement de l’application de vote électronique.

  15. Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• La rédaction du dossier à remettre à la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés) – inutile à compter du 25 mai 2018, date d’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

• La rédaction de l’accord d’entreprise ou de Groupe intégrant les modalités du vote électronique, le cas échéant

• La rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique

• La rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs

• La présentation du système aux partenaires sociaux.

• La remise des résultats.

  23. Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives seront remises à la Direction des Ressources Humaines du Groupe Bayer France sur support numérique à l’issue de l’élection.

24. Résultats bruts

Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils seront consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

25. Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire proposera ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire mettra à la disposition du bureau de vote et de la Direction des Ressources Humaines du Groupe Bayer France les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;

16. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

    26. Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

La période d’élection aura une durée définie dans le protocole d’accord pré-électoral.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

27. Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

28. Conservation des données

Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.