Accord groupe sur le recours au vote électronique pour les élections professionnelles des membres des Comités Sociaux et Economiques d’Etablissements des Sociétés Bayer S.A.S – Bayer Healthcare S.A.S. – Bayer Seeds S.A.S Groupe Bayer en France

Entre les soussignées :

- Le Groupe Bayer en France composé des Sociétés Bayer S.A.S, Bayer Healthcare S.A.S et Bayer Seeds S.A.S, représenté par son Directeur des Ressources Humaines Groupe, Monsieur XXXX, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,

d’une part,

Et 

- Les Organisations Syndicales Représentatives au sein du Groupe Bayer en France représentées par leurs Coordonnateurs Syndicaux respectifs :

• La CFDT, Monsieur XXXX,

• la CFE-CGC, Madame XXXX,

• la CGT, Madame XXXX,

• FO, Madame XXXX.

d’autre part,

IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT :

Préambule

Afin de faciliter la mise en œuvre des élections professionnelles des membres des Comités Sociaux et Economiques (CSE) d’Etablissements des sociétés Bayer S.A.S et Bayer Healthcare S.A.S. et du Comité Social et Economique (CSE) d’Entreprise de la société Bayer Seeds S.A.S, sociétés du Groupe Bayer en France, la Direction et les Organisations Syndicales Représentatives ont décidé d’organiser le scrutin par vote électronique exclusivement, conformément aux dispositions légales en vigueur.

C’est dans ce cadre que les Partenaires sociaux se sont rencontrés au cours d’une réunion de négociation qui s’est tenue le 7 juillet 2023 durant laquelle, il a été décidé de recourir aux services de la Société VOXALY, prestataire spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet et qui était déjà intervenue lors des précédentes élections, notamment les dernières en date sur l’année 2019.

Régulièrement expertisé par des experts indépendants, le système de vote offre toutes les garanties pour répondre aux exigences réglementaires de confidentialité et de sincérité du scrutin.

Ainsi, les Organisations Syndicales Représentatives du Groupe Bayer en France ont consulté le cahier des charges (Annexe 1) et un exemple de conclusions d’un rapport de l’expert indépendant sur le système de vote électronique proposé par la Société VOXALY (Annexe 2).

Les garanties d’indépendance du prestataire VOXALY ont ainsi pu être connues et partagées par les Partenaires Sociaux.

Ainsi, il a été convenu ce qui suit.

Article 1 : Modalités d’organisation des opérations électorales

Parallèlement au présent accord, un Protocole d'Accord Préélectoral (PAP) lié aux élections professionnelles des membres des CSE de chacune des sociétés du Groupe Bayer en France sera négocié par entité légale.

Celui-ci définissant, notamment, les périmètres des CSE d’Etablissement pour Bayer SAS, Bayer HealthCare SAS ou d’Entreprise pour Bayer Seeds SAS, la répartition des sièges entre les collèges électoraux, le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote.

Le présent accord sera annexé à chacun des PAP.

En outre, les parties conviennent que :

• Si le vote électronique est retenu, il ne se cumulera donc pas avec un vote papier ;

• Les membres désignés par les Organisations Syndicales Représentatives ainsi que les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation assurée par la société VOXALY relative au système de vote électronique retenu.

Article 1-1 : Modalités des élections

• Listes électorales et fichier des électeurs

Aux fins de préparation des élections, la Direction des Ressources Humaines établit, à partir des listes électorales, un fichier des électeurs.

Les listes électorales susmentionnées, établies par établissement pour Bayer SAS et Bayer HealthCare SAS, et par entreprise pour Bayer Seeds SAS et par collège électoral, enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise ou le groupe (ancienneté), date de naissance (âge), statut (collèges/groupes niveaux), qualité de salarié ou de mis à disposition, et, pour ceux remplissant les conditions d'éligibilité, la mention « E ».

Elles sont affichées par l'employeur, d’une part, en version papier, sur les différents sites des sociétés concernés par les élections de leur établissement/entreprise et d’autre part, en version numérique, sur l’espace dédié aux élections professionnelles.

Ensuite et après épuisement du délai de contestation des listes électorales, un fichier des électeurs sera établi pour transmission au prestataire de vote électronique. Celui-ci contiendra les informations suivantes : matricule, civilité, noms et prénoms des inscrits, date de naissance, date d'entrée dans l’entreprise ou le groupe, collège d'appartenance, établissement de rattachement, coordonnées (adresse postale et adresse mail connue de la Direction), clé du numéro de sécurité sociale.

Le fichier des électeurs sera uniquement transmis à la société prestataire.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification qui lui permettra :

• De s'identifier et de prendre part au vote ;

• De compléter la liste d'émargement.

Les électeurs seront enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

• Lieux et temps du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier, comme pour le second tour éventuel de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le PAP de chacune des sociétés concernées, lequel prévoira les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant les jours d’ouverture de scrutin, de n’importe quel terminal Internet (du lieu de leur choix : domicile, lieu de travail, etc. ; de l’appareil de leur choix : ordinateur professionnel, ordinateur personnel, Smartphone, Tablette, etc.), en se connectant sur le site Internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Selon les besoins, un ordinateur pourra être mis à disposition au sein d’un espace spécialement réservé pour les élections en fonction des dates et horaires définis dans le PAP entreprise pour chaque établissement/site concerné et qui en fera la demande.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de clôture du scrutin électronique seront contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

• Bureau de vote :

Conformément aux dispositions légales, un bureau de vote doit être constitué afin de contrôler l’organisation des opérations électorales.

• Pour Bayer SAS et Bayer HealthCare SAS:

Compte-tenu de l’existence d’établissements distincts au sein de ces deux entités, des bureaux de vote locaux seront mis en place dans chacun de ces établissements.

Chaque bureau de vote local sera composé d’un président et au minimum de deux assesseurs.

Il est précisé que le bureau de vote du siège social aura la qualité de bureau de vote centralisateur.

A ce titre, ce bureau de vote centralisateur sera composé d’un président et au minimum de trois assesseurs.

• Pour Bayer Seeds SAS:

Le bureau de vote sera composé d’un président et au minimum de deux assesseurs.

En outre, l’ensemble des membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation de la part du prestataire. Lors de cette séance de formation, des clés de déchiffrement seront générées pour les membres du bureau de vote centralisateur de Bayer SAS et de Bayer HealthCare SAS et pour les membres du bureau de vote de Bayer Seeds SAS. Cette opération sera publique, de manière à prouver de façon irréfutable que seuls ces derniers en sont détenteurs.

Durant la période de vote, l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 ou des 4 clés de déchiffrement (en fonction des bureaux de vote) sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes

Ainsi, avec ces éléments, les bureaux de vote seront autonomes pour dépouiller les résultats de leur périmètre le jour des opérations de dépouillement au sein de chaque établissement/entreprise.

En complément, la société prestataire sera présente sur le bureau de vote centralisateur lors du dépouillement afin de pouvoir répondre aux éventuelles questions des membres.

• Cellule d’assistance technique

L'employeur mettra en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Cette cellule sera composée d’un représentant du prestataire et d’un membre de la Direction des Ressources Humaines chargé de l'organisation des élections au sein de l’entreprise.

Cette cellule devra, en présence des représentants des listes de candidats :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés de chiffres générées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôler, à la fin des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.

• Consultation du nombre de votants

Le taux de participation par établissement/entreprise sera accessible, en temps réel, pendant le scrutin, via un accès privilégié, réservé aux membres du bureau de vote, aux organisations syndicales et à la Direction des Ressources Humaines.

De plus, une communication spécifique aux salariés, sur les écrans TV, par affichage papier et par push mail indiquera le taux de participation aux élections.

En revanche, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

• Liste d’émargement

La liste d'émargement enregistre les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des électeurs ayant voté, date et heure du vote.

Conformément aux dispositions légales et jurisprudentielles, la liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote.

• Dispositif de secours en cas de dysfonctionnement informatique

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote centralisateur, sur recommandation du bureau de vote local, aura compétence à la majorité de ses membres, après avis des représentants de la société mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension, voire de l'annulation des opérations de vote.

Article 1-2 : Bulletins de vote

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Article 1-3 : Liste des candidats

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique. Afin de renforcer la lisibilité des listes, le logo de l’organisation syndicale sera présent à l’écran.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Les professions de foi de chaque liste seront intégrées sur la page présentant ces listes (en fichier attaché). Pour ce faire, les professions de foi devront être transmises sous la forme d’un fichier au format PDF dans la limite de 2 Megaoctets.

Article 2 : Modalités de vote

Article 2-1 : Information et assistance aux électeurs

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

Pendant la période du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, du lundi au vendredi, de 9 heures à 18 heures et le samedi de 9 heures à 12 heures, un centre d'appels permettant de les aider.

En outre, une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera adressée aux électeurs par voie postale (enveloppe neutre avec le logo Bayer), en même temps que les moyens d’authentification. Cette notice figurera également sur les panneaux d'affichage dédiés aux élections professionnelles au sein des différents établissements/sites du Groupe Bayer en France.

Enfin, le matin du dernier jour de scrutin, la société prestataire adressera un courriel à l'ensemble des électeurs disposant d’une adresse mail connue de la Direction des Ressources Humaines afin de leur rappeler le fait qu'il s’agit du dernier jour d'ouverture du scrutin ainsi que l'heure de clôture de ce scrutin.

Article 2-2 : Modalités d’accès au serveur de vote et garanties entourant le vote de l’électeur

Chaque électeur recevra, à son domicile, par courrier simple (enveloppe neutre avec le logo Bayer), un identifiant de vote généré de manière aléatoire par le prestataire.

Le courrier d'envoi sera adressé au minimum 6 jours ouvrables avant l'ouverture du scrutin.

L’authentification de l'électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l'identifiant de vote puis par la création d’un mot de passe.

Un code sécurité est ensuite envoyé à l’électeur sur l’adresse email connue ou par sms au numéro indiqué par l’électeur.

Une fois reçu, ce code doit être recopié par l’électeur pour finaliser la création de son mot de passe.

La connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l'électeur pourra procéder aux votes (deux votes organisés et distincts : CSE titulaires, CSE suppléants).

Seules les listes de candidats correspondant à son collège électoral lui seront proposées.

Son choix de vote apparaîtra ensuite clairement à l’écran et il pourra être modifié avant validation. La saisie du code d'accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d'émargement dès l'enregistrement du vote.

Cette saisie clôt définitivement l'accès à l'élection pour laquelle le vote vient d'être réalisé. La validation le rendra définitif et empêchera toute modification ultérieure.

En outre, le vote sera anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique », qui recense les votes exprimés.

Les codes de vote fournis à l'électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

Enfin, la transmission du vote et l'émargement feront l'objet d'un accusé de réception que l'électeur aura la possibilité de conserver.

Article 2-3 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2314-7 du Code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Ainsi, le vote de l'électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d'émargement des votants. Cette urne sera hébergée par le prestataire.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l'anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement, ainsi que le contenu de l’urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système et travaillant pour le prestataire externe.

Article 3 : Résultats du vote

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne électronique, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement ne sera possible que par l'activation conjointe :

• D’au moins trois clés de déchiffrement différentes des membres du bureau de vote centralisateur pour Bayer SAS et Bayer HealthCare SAS et,

• D’au moins deux clés de déchiffrement différentes des membres du bureau de vote de Bayer Seeds SAS.

La génération de ces clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin sera publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Le Président et les assesseurs des bureaux de vote précités génèreront chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ».

Le double des clés de déchiffrement pourra être mis sous scellés et conservé par le(s) huissier(s) de justice, lorsqu’il(s) existe(nt).

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l'écran et fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal, de format CERFA.

Ainsi, la liste des résultats contiendra les informations suivantes : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège.

Les attributions des sièges et la désignation des élus se feront conformément aux dispositions du PAP de chaque entreprise du Groupe Bayer en France.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Article 4 : Respect du Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD)

La solution VOXALY prend en compte les exigences du Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD), lequel prévoit la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

La solution VOXALY fait régulièrement l’objet d’expertises durant lesquelles son système de vote électronique est certifié par un expert indépendant (Annexe 2).

Elle sera de nouveau expertisée dans le cadre des prochaines élections intervenant aux bornes du Groupe Bayer en France objet du présent accord.

En outre, il est rappelé que dans un délai maximum de trois mois, il sera procédé à la remise des données personnelles collectées auprès des sociétés du Groupe Bayer en France et à leur destruction totale.

Enfin, en complément, le système de vote électronique a été analysé et approuvé par le Data Privacy Officer (DPO) interne afin de vérifier la fiabilité du système et la conformité au RGPD.

Article 5 : Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour la durée de chaque PAP entreprise lié aux prochaines élections professionnelles de 2023 au sein des établissements des Sociétés composant le Groupe Bayer en France.

Il restera applicable aux nouvelles élections qui devraient être organisées en cas d’annulation de ces élections ou d’élections partielles à venir dans ce cycle électoral.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent accord sera déposé à la diligence de l’entreprise et entrera en vigueur une fois les formalités légales de dépôt effectuées.

Fait à Lyon, le 11 septembre 2023.

Pour le Groupe Bayer en France, composé des Sociétés Bayer S.A.S, Bayer Healthcare S.A.S et Bayer Seeds S.A.S, représenté par son Directeur des Ressources Humaines groupe, Monsieur XXXX dûment accrédité aux fins des présentes :

Pour la CFDT : Monsieur XXXX
Pour la CFE-CGC : Madame XXXX	Pour FO : Madame XXXX

Annexe 1- Cahier des charges VOXALY

CAHIER DES CHARGES

Ce document constitue le cahier des charges

relatif à la mise en œuvre du vote électronique

pour les élections des représentants du personnel

aux élections professionnelles des sociétés Bayer SAS, Bayer HealthCare SAS et Bayer Seeds SAS composant le Groupe Bayer en France

1. Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

   1. Fonctionnalités générales.

      1. Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

2. Période des élections.

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants du personnel au Comité Social et Economique).

4. Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Par ailleurs, le prestataire fournit au Groupe Bayer en France les conclusions d’un rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

2. Scénario de vote

   5. Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir ses moyens d’authentification personnels un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter,

• une étape de présentation des listes de candidats en présence,

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

• la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie d’un code défi (donnée à caractère personnel robuste à définir dans le protocole d’accord préélectoral),

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

  6. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

7. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

  3. Dépouillement des urnes électroniques

     8. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clés de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  4. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les représentants habilités de la Direction.

5. Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

6. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

2 – Exemple de conclusions d’un rapport d’expertise de la solution VOXALY