Accord d'entreprise "PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL DU COMITE SOCIALE ET ECONOMIQUE" chez HYPERTAC SA (Siège)

Protocole d'accord

Elections du Comité Social et Economique (CSE)

HYPERTAC – Saint Aubin Les Elbeuf

Entre :

La société HYPERTAC S.A, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Rouen sous le numéro 562 072 363, dont le siège social est sis 31 rue Isidore Maille 76410 Saint Aubin les Elbeuf, représentée par Madame en sa qualité de Responsable Ressources Humaines, dûment habilité à cet effet,

Ci-après la "Société"

d'une part

Et :

Les Organisations Syndicales Représentatives :

Le syndicat CGT représentée par Monsieur, Délégué Syndical ;

Ci-après, les "Organisations Syndicales"

d’autre part,

ENSEMBLE, les "Parties"

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Le présent protocole est conclu pour les élections devant avoir lieu le 4 avril 2023, et éventuellement le 18 avril 2023 si un 2^nd tour s’avère nécessaire.

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, de recourir au vote électronique conformément aux articles L2314- 26 et R2314-5 du Code du Travail.

Le recours au vote électronique fait l’objet d’un accord spécifique, distinct du présent protocole préélectoral.

L'accompagnement ainsi que la mise à disposition de la plateforme de vote en ligne ont été confiés à la société.

Conformément à la loi portant rénovation de la démocratie sociale (loi n° 2008-789 du 20 août 2008), les organisations syndicales, qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise, ont été informées, par voie d’affichage, de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral.

D’après l’ordonnance 2005-882 du 2 août 2005 la durée des mandats des représentants est de 4 ans.

ARTICLE 1 – CaDRE D’ORGANISATION DES ÉLECTIONS

Les élections professionnelles seront organisées au sein de l’entreprise Hypertac SA.

ARTICLE 2 – NOMBRE DE SIÈGES À POURVOIR

L’entreprise comptant un effectif de 141,13 salariés : 7 titulaires et 7 suppléants sont à élire pour une durée de 4 ans.

ARTICLE 3 – NOMBRE DE COLLÈGES ET RÉPARTITION DU PERSONNEL ENTRE LES COLLÈGES

Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique sont élus par 3 collèges :

• le collège des ouvriers et employés (coefficients < 240),

• le collège des techniciens et agents de Maîtrise, (coefficients ≥ 240)

• le collège des cadres,

ARTICLE 4 – RÉPARTITION DES SIÈGES ENTRE LES COLLÈGES

Il sera attribué :

• 3 sièges de titulaires au 1^er collège

• 3 sièges de suppléants au 1^er collège

• 3 sièges de titulaires au 2^ème collège

• 3 sièges de suppléants au 2^ème collège

• 1 siège de titulaires au 3^ème collège

• 1 siège de suppléants au 3^ème collège

ARTICLE 5 - proportion de femmes et d’hommes par collège

La proportion de femmes et d’hommes dans chaque collège électoral est la suivante :

• 1^er collège : 65 % de femmes et 35 % d’hommes

• 2^ème collège : 34 % de femmes et 66 % d’hommes

• 3^ème collège : 34 % de femmes et 66 % d’hommes

La part de femmes et d’hommes composant chaque collège sera portée à la connaissance des salariés, par tout moyen permettant de donner une date certaine à cette information, après la signature du présent protocole.

La proportion d’hommes et de femmes à présenter sur chaque liste est la suivante :

• Collège 1 : 3 sièges soit 2 candidates femmes et 1 candidat homme

• Collège 2 : 3 sièges soit 1 candidate femme et 2 candidats hommes

• Collège 3 : 1 sièges soit 1 candidat homme/femme

Chaque liste doit être composée alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de candidats d’un des sexes. Elle peut commencer librement par un homme ou une femme et ce quelle que soit la proportion de chaque sexe.

ARTICLE 6 – DATES ET HORAIRES DE SCRUTIN

Le premier tour de scrutin est fixé pour l'ensemble des collèges :

• Du 04/04/2023 à 08:00 au 06/04/2023 à 16:00

Au premier tour sont habilités à présenter leur liste de candidats les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative aux niveaux national et interprofessionnel, et tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constitué depuis au moins 2 ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise concernée.

Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidats libres et aux candidatures syndicales dans les conditions définies pour le premier tour et dans l’un des cas suivants :

• Quorum non atteint au premier tour : moins de la moitié des électeurs inscrits ont émis un vote valable.

• Carence : absence de candidature syndicale au premier tour.

• Non attribution de siège : les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour.

Les cas ci-dessus s’apprécient par collège et par scrutin.

Si besoin, le deuxième tour se déroulera :

• Du 18/04/2023 à 08:00 au 20/04/2023 à 16:00

ARTICLE 7 – LISTES ÉLECTORALES

Les listes d’électeurs et d’éligibles seront dressées par la Direction.

Elles comporteront, par collège, l’indication des noms et prénoms des inscrits, leur date d’embauche et leur date de naissance.

Elles seront affichées au plus tard 15 jours avant le 1^er tour, soit le 17 mars 2023.

Les réclamations concernant ces listes, seront adressées à la Direction dans les 3 jours suivant l’affichage. Par ailleurs, conformément à la loi, une action pourra être engagée devant le Tribunal d’Instance, dans le délai maximum de 3 jours, à compter de la publication des listes.

ARTICLE 8 – ÉLECTORAT

Sont électeurs les salariés des deux sexes âgés de 16 ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l’entreprise et n’ayant encouru aucune des condamnations prévues par les articles L. 5 et L. 6 du code Électoral.

ARTICLE 9 – ÉLIGIBILITÉ

Sont éligibles, à l’exception des conjoints, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliés au même degré du chef d’entreprise, les électeurs âgés de 18 ans révolus et travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins.

ARTICLE 10 – CANDIDATURES

Au 1^er tour des élections, seules sont habilitées à présenter des candidats les organisations syndicales qui ont été invitées à négocier le protocole d’accord pré-électoral. S’il est procédé à un 2^nd tour, la présentation des candidats est effectuée librement.

Les listes de candidats seront déposées collège par collège et séparément pour les titulaires et les suppléants. Elles ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir ; par contre, elles pourront être incomplètes.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction le lendemain de la date limite de dépôt soit le 22 mars 2023.

Si un 2^nd tour est nécessaire, la Direction des Ressources Humaines affichera, avec les résultats du 1^er tour, un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir et les collèges concernés. Cet affichage sera effectué dès le lendemain de la proclamation des résultats du 1^er tour, soit le 7 avril 2023.

Les listes de candidats du 2^nd tour devront être communiquées à la Direction des Ressources Humaines du site au plus tard le 10 avril 2023 à 10h00 heures. Les candidatures présentées au 1^er tour seront considérées comme maintenues au 2^nd tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite.

Les listes devront être remises à - RRH soit par courrier RAR, soit par courrier remis en main propre contre récépissé, soit par mail avec accusé de réception.

Les candidatures ne pourront être retirées que jusqu’à la date limite fixée pour le dépôt des candidatures.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction le lendemain de la date limite de dépôt soit le 11 avril 2023.

Article 11 – représentation équilibrée des femmes et des hommes

Conformément aux dispositions du Code du Travail en vigueur à la date de conclusion du présent protocole, pour chaque collège électoral, les listes de candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale.

Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des deux sexes.

Ces règles s'appliquent à la liste des élus titulaires et à la liste des élus suppléants, au 1^er et au 2^nd tour.

ARTICLE 12 – PROPAGANDE ÉLECTORALE

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour pourront remettre à - RRH:

1. une profession de foi sous forme de fichier informatique de type pdf (taille maximum autorisée : 500 ko). Cette proposition de foi peut intégrer la liste des candidats,

2. un logo sous forme de fichier informatique de type jpg (taille maximum 50ko),

3. des photos de chaque candidat qui seront redimensionnées et affichées sur le site

Cette propagande sera mise en ligne sur le site de vote électronique. La date limite de transmission de ces fichiers électroniques est le 21 mars 2023. Au-delà de cette date aucune nouvelle mise en ligne ne sera possible.

De même, les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale à jusqu’au 10 avril 2023.

Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin.

ARTICLE 13 – BUREAU DE vOte

Compte tenu de l’organisation par vote électronique, un bureau de vote unique sera mis en place pour l’ensemble des collèges pour les deux tours de scrutin.

Ce bureau de vote sera constitué d’au moins un représentant de chaque collège.

Le bureau de vote aura en charge le bon déroulement des opérations électorales, la validation du dépouillement des scrutins, et la proclamation des résultats. Il sera notamment investi des missions suivantes :

• La recette et scellement du système de vote

• Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par.

L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée au prestataire qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel. Ils pourront ainsi consulter le taux de participation et la liste d’émargement pendant la période de vote.

Une notice explicative détaillée sera annexée au cahier des charges du prestataire synthétisant les opérations à mener.

Article 14 – INFORMATIONS AUX SALARIES

Les électeurs ont été informés le 27 janvier 2023 de l’organisation des élections par messagerie et/ou par affichage.

Le vote se déroulera uniquement par le biais de la plateforme de vote en ligne Votéo selon les modalités décrites à l’article 15 ci-dessous. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

Des ordinateurs en libre-service seront mis à disposition des électeurs en salle.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier et courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges. L’électeur reçoit une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales

Conformément à l’article 9.II du décret du 26 mai 2011, tout électeur se trouvant dans l’incapacité de voter seul peut se faire assister par l’électeur de son choix et du même collège électoral.

Article 15 – DEROULEMENT DU SCRUTIN

Préparation du système de vote électronique

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société AKG SOLUTIONS qui s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2314-9 du Code du travail. Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction.

L’employeur informe les organisations syndicales de l’accomplissement de ces formalités (R2314-11).

Les listes électorales, candidates, et membres du bureau de vote sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les professions de foi, logos, et photos éventuelles doivent être communiquées au prestataire au format électronique et selon les modalités décrites à l’article 4.

Validation et test du système de vote

Une procédure de validation et scellement précède l’ouverture du scrutin. Cette procédure a pour objectif de tester le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle est menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote.

Suite à la vérification du système le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système devient alors inviolable et inchangeable jusqu’à la fin du scrutin.

Le scellement donne lieu à la création de trois clés appelées clés de chiffrement. Ces clés sont confiées à trois membres du bureau de vote et devront être renseignées à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultats.

Déroulement de l’opération de vote

Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance et à son établissement. Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive. La validation entraîne transmission du vote et émargement. Elle fait également l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-16 et R2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste, et les représentatifs de l’employeur désignés peuvent consulter, grâce à un identifiant et mot de passe personnels, le taux de participation. Les membres du bureau de vote ont également accès à la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Plusieurs rappels seront faits pendant la durée des élections en reprécisant les heures d’ouverture et de fermeture de la période de vote.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.

Descellement et Dépouillement

A l’heure de fermeture du scrutin le vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote. A l’issu du dépouillement le fichier de compte-rendu de résultats et les PVs CERFAs sont édités automatiquement. Il convient alors aux membres du bureau de valider et signer ces documents.

Le dépouillement doit être effectué même en cas de carence ou de quorum non-atteint au premier tour.

Le compte-rendu de résultats sera affiché dans les locaux de la société sur des panneaux prévus à cet effet.

Article 16 – Calendrier des operations electorales

Le calendrier du 1^er tour des élections professionnelles est établi comme suit :

• Affichage des listes électorales : 17/03/2023

• Date butoir de constitution des bureaux de vote : 21/03/2023

• Date limite de dépôts des listes de candidats pour le 1^er tour : 21/03/2023 à 10h00

• Date limite de remise des professions de foi : 21/03/2023 à 10h00

• Communication des listes de candidats : 22/03/2023

• Date du 1^er tour des élections : 04/04/2023

• Affichage des résultats du 1^er tour : 07/04/2023

Le calendrier du 2^nd tour des élections professionnelles est établi comme suit :

• Date limite de dépôts des listes de candidats pour le 2^nd tour : 10/04/2023 à 10h00

• Date limite de remise des professions de foi : 10/04/2023 à 10h00

• Affichage des listes de candidats sur les panneaux de l’entreprise : 11/04/2023

• Date du 2^nd tour des élections : 18/04/2023

• Affichage des résultats définitifs : 21/04/2023

Le présent protocole sera déposé auprès de la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi de ROUEN et pourra être consulté sur le site de vote du prestataire.

Fait à Saint Aubin les Elbeuf le 16 février 2023, en 4 exemplaires originaux.

Pour les organisations syndicales Pour Hypertac SA,

, Délégué Syndical CGT