Accord d'entreprise "Nouvel accord de télétravail" chez MARSH SAS (Siège)

Entre : la société MARSH SAS, dont le siège social est situé :

Tour Ariane

5 Place de la Pyramide – La Défense 9

92088 Paris la Défense Cedex,

Représentée par , Directrice des Ressources Humaines, agissant sur délégation de Président de Marsh France

L’entreprise ci-après dénommée « la Direction »

D’une part,

Et : Les organisations syndicales représentatives :

• CGT

• CFDT

• CFTC

Instances représentées par leurs délégués syndicaux respectifs et mandatés.

Ci-après dénommées « les partenaires sociaux »

D’autre part,

PREAMBULE

Au terme de l’article L.1222-9 du Code du travail, « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Considérant cette définition, les partenaires sociaux tiennent à rappeler que l’organisation du travail chez Marsh repose toujours et principalement sur le fait d’accomplir sa prestation professionnelle dans les locaux de l’entreprise au sein d’une communauté de travail.

Le présent accord proroge pour la période triennale 2019/2021 celui du 23 avril 2015 avec quelques aménagements, le caractère expérimental de l’accord de 2015 s’étant soldé par un bilan positif et par une neutralité certaine sur le mode de fonctionnement de l’entreprise.

Les parties signataires reconnaissent que le télétravail est porteur d’une amélioration des conditions de travail, notamment du point de vue de l’articulation des temps de vie du salarié et du sentiment d’autonomie.

Les dispositions qui suivent traduisent donc la volonté générale des participants d’assouplir à la marge le cadre de télétravail existant, avec le maintien d’un certain contrôle sous l’égide du management.

Les aménagements apportés à l’accord de 2015 visent essentiellement les critères d’éligibilité au télétravail et les formules admises.

ARTICLE 1 – Champ d’application

Le présent accord s’applique, sans distinction d’établissement au sein de Marsh SAS, aux titulaires d’un contrat à durée indéterminée et satisfaisant aux critères d’éligibilité listés à l’article 4.

ARTICLE 2 – Définition du « télétravail »

Le télétravail au sein de Marsh SAS s'entend comme la situation dans laquelle un salarié, sur la base du volontariat et dans un cadre contractuellement défini par avance, travaille occasionnellement en alternance entre les locaux de l'entreprise et son domicile principal (exclusivement), selon un des rythmes prédéterminés dans le présent accord et au moyen des outils de travail et de communication mis à sa disposition par Marsh.

Le télétravail est incompatible avec la réception de client, de prospect ou de fournisseur à son domicile.

ARTICLE 3 – Procédure d’examen des demandes

Pour favoriser une réflexion d'ensemble sur l'organisation des services ainsi qu’un traitement équitable des situations individuelles, les demandes d’accès au télétravail seront examinées de façon groupée et selon le même calendrier, au niveau de chaque département ou service :

• avant le 31 octobre : le salarié souhaitant accéder au télétravail (ou reconduire une situation acquise) présente sa demande à son responsable hiérarchique en la complétant d’un écrit (avec copie à la DRH) qui précise le régime de télétravail envisagé au regard des dispositions de l'accord collectif (Cf. article 6) ;

• avant le 30 novembre : les responsables de départements statuent sur les demandes consolidées dans leurs périmètres respectifs, avec un pouvoir de contre-proposition. Ils confirment leurs réponses par écrit après concertation finale des instances de direction, pour un bon équilibre général entre les départements ;

• avant le 31 décembre : établissement de l’avenant contractuel actant le passage en télétravail, à effet du 1^er janvier de l’année N+1, pour une durée d’un an expressément renouvelable. L’avenant mentionnera en particulier l’existence d’une période d’adaptation de trois mois.

Toute demande exprimée au-delà du 31 octobre pour une application souhaitée au 1^er janvier de l’année suivante ne sera pas examinée dans le cadre de cette procédure d’examen groupé.

Les demandes régulières sur lesquelles les managers n’auront pas statué dans la limite du 30 novembre seront considérées comme étant acceptées d’office.

ARTICLE 4 – Critères d’éligibilité au télétravail

Le télétravail repose sur une double exigence : confiance réciproque et volontariat du salarié. Pour prétendre au télétravail, le salarié devra d’abord satisfaire aux conditions suivantes :

• être titulaire d'un CDI,

• n’être plus en période d’essai à la date de sa demande,

• être à jour de ses obligations à l’égard des règles de conformité du groupe MMC (« Greater Good », « Choose your Path », etc.),

• justifier d’une connexion haut-débit à son domicile et disposer d’un cadre de travail adapté

• produire un certificat d’assurance MRH (multirisques habitation) établissant l’existence d’une couverture en cours de validité prenant en compte le fait du télétravail par l’assureur,

• occuper une fonction matériellement compatible avec l'exercice du télétravail et les exigences du travail en équipe.

En vertu de ce dernier critère, ne sont pas éligibles au télétravail les fonctions dont l’exercice ne se conçoit par nature qu’à l’intérieur des locaux de l’entreprise ou au contact étroit de la collectivité de travail (fonctions typiquement sédentaires ou essentiellement dirigées vers la satisfaction du « client interne »). La DRH sera garante de l’égalité d’interprétation de cette notion au sein des départements, afin de prévenir le risque d’un traitement différencié de demandes très apparentées.

L’accès au télétravail dépendant de moyens technologiques adéquats (ordinateur portable et autres périphériques), toute absence ou suspension de tels moyens serait un cas d’impossibilité temporaire impliquant un retour au bureau.

Toute demande objectivement recevable au regard des critères d’éligibilité ci-dessus fera l’objet d’un examen spécifique au niveau du responsable hiérarchique saisi, qui restera fondé à considérer les exigences de service ou à s’appuyer sur le niveau d’autonomie et d’engagement du demandeur pour justifier sa réponse, voire pour arbitrer entre plusieurs demandes ayant le même objet.

En présence de plusieurs demandes équivalentes ne pouvant pas être satisfaites en même temps, le responsable pourra établir des roulements d’une année sur l’autre.

La notion d’autonomie s’appréciera au regard des exigences techniques du métier exercé, de la capacité à gérer convenablement ses horaires (respect du timesheet) et de l’aptitude technique démontrée dans l’exploitation des outils bureautiques et des applications en usage chez Marsh.

La qualité de « manager » n’interdit pas ipso facto l’accès au télétravail, sous réserve des contraintes particulières inhérentes à la fonction.

Les fonctions de consultant ou de chargés de clientèle, très spécifiques et fondamentalement itinérantes, permettent un accès limité au télétravail (voir article 6).

L’exécution d’un contrat en alternance est en revanche incompatible avec le télétravail, du fait de la nécessité d’un tuteur et de l’objectif de formation existant.

ARTICLE 5 – Cas particuliers d’accès au télétravail

Certains motifs limitativement définis confèrent un droit d’accès automatique au télétravail, à tout moment de l'année et tant que la situation perdure. Ces situations sont les suivantes :

• état de grossesse déclaré, jugé incompatible avec l’usage quotidien des transports ;

• situation de handicap ou d’invalidité officiellement reconnue (avec un taux d’IPP > 10%) ;

• recommandation expresse du médecin du travail visant à l’aménagement temporaire des conditions de travail en phase de reprise à l’issue d’un arrêt de travail, dans la limite des capacités de l’entreprise à satisfaire une telle demande.

Les arguments en rapport avec la situation de famille et/ou à l'éloignement significatif du domicile (ou le temps de trajet) ne sont pas intrinsèquement des critères prioritaires.

Par exception aux dispositions de l’article 4, les salariés en CDD ou les salariés en CDI en cours d’essai peuvent invoquer ces critères prioritaires s’ils sont dans l’une des situations visées à l’article 5.

Dans les cas prévus à l’article 5, le télétravail pourra être accordé jusqu’à concurrence maximale de trois jours par semaine (deux jours par semaine en cas de temps partiel) et pendant une durée définie.

Un collaborateur en situation d’arrêt de travail ne peut en aucun cas être admis à poursuivre son activité professionnelle sous couvert de télétravail.

ARTICLE 6 – Régimes de télétravail

Quatre régimes alternatifs de télétravail sont admis sur demande expresse des intéressés et sous réserve de validation :

• 1^ère solution (cas général n°1 applicable aux titulaires d’un CDI à temps plein) : attribution d’un jour fixe de télétravail hebdomadaire.

• 2^ème solution (cas général n°2 applicable aux titulaires d’un CDI à temps plein : attribution d’un contingent forfaitaire de 30 (trente) jours ouvrés de télétravail sur l'année, à utiliser par fractions maximales de 2 jours consécutifs, avec information du responsable hiérarchique matérialisée par une saisie préalable des jours envisagés dans l’application Zadig.

• 3^ème solution (cas particulier n°1 applicable aux commerciaux et consultants titulaires d’un CDI à temps plein : attribution d’un contingent forfaitaire de 20 (vingt) jours ouvrés de télétravail sur l'année, à utiliser par fractions maximales de 2 jours consécutifs, avec information du responsable hiérarchique matérialisée par une saisie préalable des jours envisagés dans l’application Zadig.

• 4^ème solution (cas particulier n°2 applicable aux titulaires d’un CDI à temps partiel (à 4/5^ème de temps au minimum)) : attribution d’un contingent forfaitaire de 20 (vingt) jours ouvrés de télétravail sur l'année, à utiliser à raison d’un jour de télétravail par semaine au maximum, avec information du responsable hiérarchique matérialisée par une saisie préalable des jours envisagés dans l’application Zadig.

Dans chaque cas, les jours de télétravail ne pourront pas :

• porter sur un mercredi, journée dite inconciliable avec le télétravail

• être accolés aux périodes de congés payés ou aux RTT,

• faire l’objet d’un report si le contingent n’a pas été épuisé, dans l’hypothèse où l’avenant de télétravail serait reconduit l’année suivante

ARTICLE 7 – Accès exceptionnel au télétravail en cours d’année

Par principe, l’accès au télétravail en cours d’année civile n’est pas admis par cet accord.

Par dérogation, peuvent y être admises les personnes :

• munies d’une préconisation d’ordre médical ou en rapport avec l’aptitude au poste (Cf. article 5), dans les limites de durées indiquées ;

• venant de franchir avec succès le cap de la période d’essai et satisfaisant aux critères d’éligibilité précédents (Cf. article 4), sous réserve d’acceptation du responsable de département et dans la limite maximale du 31 décembre de l’année en cours.

Dans chaque cas, un avenant contractuel devra être établi et paraphé des parties.

En cas d’adoption d’une formule forfaitaire (2^ème, 3^ème et 4^ème solutions), le nombre de jours de télétravail accordé sera ramené au prorata de l’année restant à courir.

ARTICLE 8 – Clauses de sauvegarde

Pour conférer souplesse et sécurité au système, les parties s’accordent sur la nécessité de prévoir des causes de suspension ou de réversibilité de l’avenant individuel, si des circonstances objectives l’exigent. Ces motifs s’apprécient au niveau individuel. Ils peuvent être invoqués par l’une ou l’autre des parties, selon les cas.

• suspension temporaire :

• en cas de nécessité professionnelle impérieuse (ex : campagne des renouvellements, séminaire d’entreprise, formation professionnelle, etc.), le responsable pourra suspendre provisoirement l’application de l’avenant de télétravail (ou demander l’interversion des jours de télétravail) pendant une durée limitée et moyennant un délai de prévenance raisonnable ;

• en cas de panne importante et durable des moyens techniques rendant impossible le télétravail, le salarié devra réintégrer les locaux de l’entreprise jusqu’à la complète résolution de l’incident ;

• interruption automatique :

• en cas de mobilité d’un département à un autre, l’avenant annuel de télétravail sera automatiquement révoqué, sauf possibilité de convenir avec le département d’accueil d’une poursuite du télétravail jusqu’au 31 décembre suivant, en cas d’accord commun ;

• en cas de déménagement du salarié, l’avenant de télétravail sera également révoqué, sauf accord du responsable pour maintenir la situation jusqu’au 31 décembre suivant ;

• réversibilité :

• l’employeur reste libre de mettre un terme à l’avenant si l'expérience n'est pas concluante de son point de vue (avec préavis de 8 jours). Les raisons invoquées à l’appui de cette décision doivent être objectivement et sérieusement démontrées (ex : manque de disponibilité au regard des plages imposées, dégradation sensible du niveau de contribution, mise en péril du travail d’équipe, etc.) ;

• sans nécessité de motivation, tout salarié peut à tout moment indiquer qu’il renonce au bénéfice de son avenant de télétravail (aucun préavis) (ex : sentiment d’isolement, etc.)

ARTICLE 9 – Maintien de la communication & moyens de contrôle

Les obligations contractuelles réciproques sont inchangées dans un cadre de télétravail. Le salarié gère son activité de façon autonome en tenant compte des nécessités du service. Ceci implique, pour le salarié, qu’il satisfasse notamment aux horaires applicables à son statut et puisse être contacté en journée de la même façon qu’au bureau, a priori dans les créneaux horaires suivants : 9h00 / 12h00 & 13h30 / 17h30, notamment pour répondre aux cas d’urgence, sauf aménagements particuliers convenus entre le manager et le télétravailleur.

Corollaire du point précédent, le collaborateur devra :

• continuer à renseigner régulièrement son timesheet,

• actualiser son agenda Outlook des périodes d’absence des locaux du fait du télétravail,

• avoir son ordinateur portable connecté au réseau (notamment via l’application Lync) pendant les horaires indiqués,

• rester joignable au téléphone pour garantir la liaison avec l’entreprise et ses clients ou prospects.

Le salarié ne pourra se voir reprocher son indisponibilité en-dehors des créneaux précédemment indiqués, le télétravail ne pouvant avoir pour effet ni pour objet de modifier la durée de travail de référence et son amplitude habituelle.

Un point trimestriel sera par ailleurs programmé par le responsable pour évaluer avec le salarié :

• l’organisation de son activité dans le cadre du télétravail,

• sa capacité à assimiler un même niveau de sollicitation en dépit de l’éloignement,

• sa capacité de résistance à l’isolement et le fait qu’il ne soit pas sous l’emprise d’un phénomène d’addiction au télétravail.

Le responsable sera chargé d’un rôle d'alerte à l'égard de la DRH en cas de difficulté.

La médecine du travail pourra apporter son concours et son expertise en cas de besoin.

Enfin, le télétravail devra être débattu dans le cadre de l’entretien annuel d’évaluation, conformément à l’article L.1222-10/3° du code du travail, sous la supervision d’ensemble de la DRH.

La direction garantit la neutralité du télétravail sur l’évolution de carrière et sur les décisions touchant à la rémunération.

ARTICLE 10 – Survenance d’un accident de travail

Le salarié victime d’un accident à son domicile lorsqu’il est en télétravail doit informer dès que possible et par tous moyens la DRH et sa hiérarchie, afin de mettre l’entreprise en mesure d’établir sa déclaration obligatoire vis-à-vis de la Sécurité Sociale dans un délai maximal de 72h00. Le CHSCT sera informé des incidents susceptibles de survenir dans ce contexte.

ARTICLE 11 – Moyens matériels et allocations fournis par l’entreprise

En vertu des articles L.1222-9 et suivants du code du travail, l’équipement informatique du télétravailleur incombe à l'employeur, qui prend également à sa charge les coûts induits par l'exercice du télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils, et la maintenance de ceux-ci.

Pour satisfaire à cette obligation, l’entreprise allouera une indemnité forfaitaire d’un montant de 10€ par mois à chaque collaborateur ayant signé un avenant de télétravail. Cette indemnité est réputée couvrir l’ensemble des surcoûts inhérents au fait de travailler occasionnellement à son domicile.

Chaque salarié en configuration de télétravail doit néanmoins rester conscient et respectueux des restrictions attachées à l'usage des équipements ou des outils informatiques mis à sa disposition par Marsh et des sanctions en cas de non-respect de telles restrictions.

Le matériel technique mis à disposition du télétravailleur comprend :

• un ordinateur portable configuré par le département informatique, équipé des logiciels professionnels, des applications standards et des moyens de connexion nécessaires

• un câble d’alimentation & une souris

• une housse de rangement

• un clavier externe (sur demande)

• un casque téléphonique solidaire de l’ordinateur portable & à emporter avec soi

Les salariés concernés auront un accès continu au helpdesk (887.59.59) en cas d’avarie technique ou pour solliciter une assistance ou un conseil.

ARTICLE 12 – Garantie assurantielle

Les risques de mise en cause de la responsabilité civile de Marsh, via la réalisation d’actes de télétravail au domicile principal du salarié, sont effectivement couverts par la police d’assurance RC de l’entreprise.

Le certificat d’assurance responsabilité civile garantissant l’entreprise sera annexé au présent accord.

Ce certificat sera renouvelé à chaque échéance pour attester de la pérennité d’un même niveau de couverture dans l’avenir et tant que l’accord de télétravail demeurera applicable.

ARTICLE 13 – Obligation de confidentialité renforcée et protection des données

La délocalisation des tâches inhérente au télétravail impose un surcroît de précaution. Il en résulte que ce mode d’organisation n’est admis que s’il s’exerce dans le cadre strict du domicile principal du salarié.

Pour prévenir les risques de perte ou de détérioration des données, les documents physiques ne devront pas être emportés au domicile du télétravailleur, sauf cas particuliers et le cas échéant sous la nécessaire supervision du management.

Les impressions de documents ne pourront être effectuées que dans l’enceinte des locaux de Marsh ; en conséquence, aucune imprimante ne sera fournie au télétravailleur.

L’équipement mis à disposition du télétravailleur est exclusivement dédié à l’activité professionnelle. Celui-ci devra veiller à la confidentialité de ses mots de passe et identifiants.

Les collaborateurs exerçant leurs fonctions dans le cadre du télétravail sont expressément alertés de l’importance des dispositions qui précèdent et dont le non-respect pourrait engager leur responsabilité. Ceci sera expressément mentionné dans les avenants consacrant un passage en télétravail.

ARTICLE 14 – Entrée en vigueur de l’accord et commission de suivi

Le présent accord est conclu jusqu’au 31 décembre 2021.

Du fait de la campagne d’examen groupé des demandes pour 2019 programmée au 4^ème trimestre de l’année 2018, il prendra effet par anticipation le 1^er septembre 2018 concernant les critères d’accès et les souhaits de régimes de télétravail à émettre.

La commission de suivi de l’accord est reconduite, qui comprend un représentant par organisation syndicale représentative et trois membres de la direction pouvant se réunir chaque année sur l’initiative de l’une quelconque des parties. Elle examinera les conditions de renouvellement de l’accord au terme de sa période de mise en œuvre et ses comptes rendus seront portées à la connaissance des représentants du personnel.

ARTICLE 15 – Formalités de publicité et de dépôt

Une fois celui-ci conclu, un exemplaire du présent accord sera notifié à chaque organisation syndicale.

Le texte sera publié sur le réseau Intranet pour que chacun puisse en acquérir une parfaite connaissance, en application de l’article L.2262-5 du code du travail.

En application des articles L.2231-6 et D.2231-2 du code du travail, le texte sera officiellement déposé, passé le délai légal d’opposition, au secrétariat-greffe du conseil des prud’hommes et à la DIRECCTE des Hauts-de-Seine, sur l’initiative de la direction et dans les conditions prévues par la loi.

Fait à Paris la Défense, le 26 juillet 2018

Pour la société MARSH S.A.S :

• France VAGNER, Directrice des Ressources Humaines

Pour les organisations syndicales représentatives :

• CFDT représentée par (……), délégation syndicale (signataire)

• CFTC, représentée par (……), délégation syndicale (signataire)

• CGT, représentée par (……), délégation syndicale (signataire)