Accord d'entreprise "Nouvel accord de télétravail" chez MARSH SAS (Siège)

Entre : la société MARSH SAS, dont le siège social est situé :

Tour Ariane

5 Place de la Pyramide – La Défense 9

92088 Paris la Défense Cedex,

Représentée par , Directrice des Ressources Humaines, agissant sur délégation de Président de Marsh France

L’entreprise ci-après dénommée « la Direction »

D’une part,

Et : Les organisations syndicales représentatives :

• CGT

• CFDT

• CFTC SN2A

Instances représentées par leurs délégués syndicaux respectifs et mandatés.

Ci-après dénommées « les partenaires sociaux »

D’autre part,

PREAMBULE

Au terme de l’article L.1222-9 du Code du travail, « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Les partenaires sociaux rappellent cependant que l’organisation du travail chez Marsh repose toujours et principalement sur le fait d’accomplir sa prestation professionnelle dans les locaux de l’entreprise au sein d’une communauté de travail.

Le présent accord s’inscrit à la suite des accords d’entreprise des 23 avril 2015 et 26 juillet 2018.

Considérant la volonté commune de faire évoluer les termes de l’accord du 26 juillet 2018 et l’expérience commune acquise en matière de télétravail, l’accord vise à simplifier la pratique du télétravail en situation normale d’activité dans l’entreprise, indépendamment de toute circonstance exceptionnelle susceptible d’imposer des mesures de grande ampleur. Le cas échéant, les circonstances en question feront l’objet d’un constat en CSE.

* Ces circonstances sont prévues à l’article 1222-11 du Code du travail :

“En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.”

Les signataires reconnaissent que le télétravail concourt à l’amélioration des conditions de travail, notamment du point de vue de l’articulation des temps de vie du salarié et de l’autonomie, sans nuire au bon fonctionnement de l’entreprise.

Les dispositions suivantes traduisent donc la volonté d’assouplir le cadre de télétravail préexistant, en maintenant un encadrement du dispositif. Ce faisant, les signataires admettent le caractère expérimental de ces nouveaux aménagements et s’entendent pour faire le point sur l’application de cet accord dans le cadre de sa commission de suivi (article 11) dans un délai maximal de 12 mois après sa date d’effet, soit en principe avant le 31 décembre 2021, sans s’interdire d’y apporter des modifications à ce moment-là.

Les modifications introduites par le présent texte portent essentiellement sur l’admission au télétravail et sur le régime proposé, en adoptant le principe d’accorder universellement un jour et demi de télétravail en moyenne hebdomadaire à chaque salarié éligible de Marsh.

ARTICLE 1 – Définition du « télétravail »

Le télétravail au sein de Marsh SAS s'entend comme la situation dans laquelle un salarié, sur la base du volontariat et dans un cadre contractuellement défini par avance, travaille occasionnellement en alternance entre les locaux de l'entreprise et son domicile (en France métropolitaine), au moyen des outils de travail et de communication mis à sa disposition par Marsh.

Le télétravail est incompatible avec la réception de client, de prospect ou de fournisseur à son domicile.

ARTICLE 2 – Admission au télétravail

Le télétravail repose nécessairement sur une double exigence, confiance réciproque & principe de volontariat du salarié.

L’admission au télétravail est ouverte à tous à compter de la date d’entrée en vigueur du présent texte. En conséquence, chaque salarié(e) a vocation, s’il (elle) le désire, à télé-travailler selon les modalités prévues dans l’accord.

Les seules restrictions apportées au dispositif sont les suivantes :

• les titulaires d’un CDI devront avoir préalablement satisfait à leur période d’essai,

• les titulaires d’un CDD ne pourront télé-travailler qu’à l’issue de leur 6^ème mois de présence,

• le bon déroulement d’un contrat en alternance n’est pas compatible avec le télétravail, du fait de l’objectif de formation pratique au poste qui le caractérise.

Conditions communes :

• manifester la volonté d’être en télétravail (action dans Workday),

• être à jour de ses obligations à l’égard des règles de conformité du groupe MMC (« Greater Good », « Choose your Path », etc.),

• justifier d’une connexion haut-débit à son domicile,

• produire un certificat d’assurance MRH (multirisques habitation) établissant l’existence d’une couverture en cours de validité prenant en compte le télétravail,

• occuper une fonction matériellement compatible avec l'exercice du télétravail.

La dernière condition est d’interprétation stricte. Sont donc inéligibles au télétravail les seules fonctions dont l’exercice n’est possible qu’à l’intérieur des locaux de l’entreprise ou au contact de la collectivité de travail (fonctions sédentaires).

L’accès au télétravail dépendant de moyens technologiques adéquats (ordinateur portable et autres périphériques), toute absence ou suspension de tels moyens serait un cas d’impossibilité temporaire impliquant un retour au bureau.

ARTICLE 3 – Cas particuliers d’exercice du télétravail

Des critères personnels peuvent justifier l’application d’un régime de faveur en matière de télétravail, tant que la situation particulière perdure. Ces situations sont les suivantes :

• état de grossesse déclaré jugé incompatible avec l’usage quotidien des transports ;

• situation de handicap ou d’invalidité officiellement reconnue (avec un taux d’IPP > 10%) ;

• besoin d’aménagement temporaire des conditions de travail en phase de reprise à l’issue d’un arrêt de travail, dans la limite des capacités de l’entreprise à satisfaire une telle demande.

Par exception aux dispositions de l’article 2, les salariés en CDD n’ayant pas l’ancienneté requise ou les en CDI en cours de période d’essai pourront invoquer ces critères pour accéder au télétravail.

Les arguments en rapport avec la situation de famille et/ou à l'éloignement significatif du domicile (ou le temps de trajet) ne sont pas intrinsèquement des critères prioritaires.

Dans les cas visés au présent article et par dérogation aux dispositions de l’article 4, le télétravail pourra être adapté aux situations rencontrées, sous le contrôle de la médecine du travail.

Il est expressément rappelé qu’un collaborateur en situation d’arrêt de travail ne peut en aucun cas être admis à poursuivre son activité professionnelle sous couvert de télétravail.

ARTICLE 4 – Régime unique de télétravail

Par souci de simplification et de flexibilité, les signataires décident d’uniformiser le régime de télétravail applicable aux salariés éligibles de l’entreprise (Cf. art. 2).

La formule universelle de télétravail consiste à accorder une journée de télétravail récurrente par période hebdomadaire, assortie d’un second jour à prendre par quinzaine.

Le jour de télétravail récurrent devra avoir fait l’objet d’un arrangement préalable avec le responsable et avoir été saisi dans l’application Workday, pour que le manager ait une vue d’ensemble et puisse, si besoin, arbitrer entre les différentes demandes venant des membres de son équipe. Une planification trimestrielle des prévisions de l’équipe sera établie pour garantir le bon fonctionnement du service tout en donnant de la visibilité à chacun.

La programmation d’un même jour de télétravail dans le courant de la semaine sera possible sans être obligatoire, ni conférer de droit définitif à celui / celle qui l’aura ainsi planifié.

La planification du second jour de télétravail pourra intervenir plus librement et selon des délais moindres.

Si aucun jour de télétravail n’a été pris au cours d’une semaine donnée, le jour non posé ne pourra pas être reporté à une date ultérieure. Il en sera de même pour le second jour s’il n’a pas été posé durant la quinzaine où il peut être pris.

ARTICLE 5 – Clauses de sauvegarde

Indépendamment des « circonstances exceptionnelles » visées en préambule, les managers gardent en tout temps le pouvoir de réguler les demandes de télétravail, étant comptables de la bonne organisation de leurs équipes et de la performance de leur unité ou département.

En cas de désaccord entre le salarié et sa hiérarchie, la DRH aura pouvoir de concilier les points de vues.

Ils pourront, si certaines nécessités ponctuelles l’imposent (exemples : quota de présence à assurer, campagne des renouvellements, réunions de départements, formation professionnelle, voire problèmes individuels de performance, etc.) :

• refuser des jours de télétravail préalablement planifiés dans Workday,

• proposer l’interversion de certains jours de télétravail dans le courant de la semaine,

• prendre en compte le besoin de soutien d’un collaborateur à son poste en présentiel pour surseoir momentanément à sa demande de télétravail.

ARTICLE 6 – Maintien de la communication & moyens de contrôle

Les obligations contractuelles réciproques sont inchangées dans un cadre de télétravail. Le salarié gère son activité de façon autonome en tenant compte des nécessités du service. Ceci implique pour lui qu’il continue à satisfaire de la même façon aux obligations afférentes à charge et qu’il puisse être contacté en journée comme au bureau pendant les plages horaires généralement pratiqués dans l’entreprise et en particulier durant les plages fixes de l’horaire variable, sauf aménagements particuliers convenus entre le manager et le télétravailleur et sous réserve du statut particulier des salariés au forfait en jours.

Corollaire du point précédent, le collaborateur devra :

• actualiser son agenda Outlook des périodes d’absence des locaux du fait du télétravail,

• avoir son ordinateur portable connecté au réseau (notamment via l’application Skype) pendant ses horaires de travail,

• rester joignable au téléphone (fixe et portable) pour garantir la liaison avec l’entreprise et ses clients ou prospects.

Le télétravail ne pouvant avoir, ni pour objet, ni pour effet de modifier la durée de travail de référence et son amplitude habituelle, un salarié ne pourra se voir reprocher son indisponibilité en dehors des plages horaires généralement pratiqués dans l’entreprise, telles que précisées dans les clauses du règlement intérieur (art. 3) et dans l’accord d’entreprise sur le temps de travail (art. 6).

Des points individuels pourront avoir lieu sur la demande d’une des parties pour évaluer :

• l’organisation de l’activité dans le cadre du télétravail,

• les moyens de répondre de façon constante aux sollicitations professionnelles,

• un éventuel besoin d’aide ou d’assistance, le cas échéant,

• les questions relatives au bien-être en situation de télétravail.

Le responsable sera chargé d’un rôle d'alerte à l'égard de la DRH en cas de difficulté.

La médecine du travail pourra apporter son concours et son expertise en cas de besoin.

Le télétravail devra être un point d’attention lors de l’entretien annuel d’évaluation, sous la supervision de la DRH. Conformément à l’article L.1222-10/3° du code du travail, l’entretien devra aborder chaque année les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail.

La direction garantit la neutralité du télétravail sur l’évolution de carrière et sur les décisions touchant à la rémunération.

L’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée des salariés étant un point de vigilance dans le cadre du télétravail, un projet de charte relative à l’exercice du droit à la déconnexion sera proposé au CSE dans un délai maximal de 90 jours après la date de signature du présent accord.

ARTICLE 7 – Survenance d’un accident de travail

Le salarié victime d’un accident à son domicile lorsqu’il est en télétravail doit informer dès que possible et par tous moyens la DRH et sa hiérarchie, afin de mettre l’entreprise en mesure d’établir sa déclaration obligatoire vis-à-vis de la Sécurité Sociale dans un délai maximal de 72h00.

La CSSCT du CSE sera informée des déclarations d’accidents intervenues dans ce contexte.

ARTICLE 8 – Moyens matériels et allocations fournis par l’entreprise

En vertu des articles L.1222-9 et suivants du code du travail, l’équipement informatique du télétravailleur incombe à l'employeur, qui prend également à sa charge les coûts induits par l'exercice du télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils, et la maintenance de ceux-ci.

Pour satisfaire à cette obligation, l’entreprise allouera une indemnité forfaitaire d’un montant de 15€ (quinze €uros) par mois à chaque collaborateur au motif du télétravail. Cette indemnité sera réputée couvrir l’ensemble des dépenses induites par le fait de travailler occasionnellement à son domicile. Le versement de l’indemnité sera suspendu en cas d’arrêt de travail d’une durée au moins égale à un mois civil complet. Le cas échéant, les fractions retenues seront calculées par mois entiers.

Chacun doit rester conscient et respectueux des restrictions d’usage attachées aux équipements et outils informatiques mis à sa disposition par Marsh.

Le matériel technique mis à disposition du télétravailleur comprend :

• un ordinateur portable configuré par le département informatique, équipé des logiciels professionnels, des applications standards et des moyens de connexion nécessaires

• un câble d’alimentation

• une housse de rangement

• un casque téléphonique solidaire de l’ordinateur portable & à emporter avec soi

Les salariés concernés auront un accès continu au helpdesk (887.59.59) en cas d’avarie technique ou pour solliciter une assistance ou un conseil.

ARTICLE 9 – Garantie assurantielle

Les risques de mise en cause de la responsabilité civile de Marsh, via la réalisation d’actes de télétravail au domicile du salarié, sont effectivement couverts par la police d’assurance RC de l’entreprise.

Le certificat d’assurance responsabilité civile garantissant l’entreprise sera annexé au présent accord.

Ce certificat sera renouvelé à chaque échéance pour attester de la pérennité d’un même niveau de couverture dans l’avenir et tant que l’accord de télétravail demeurera applicable.

ARTICLE 10 – Obligation de confidentialité renforcée et protection des données

La délocalisation des tâches inhérente au télétravail impose un surcroît de précaution. Le télétravail n’est donc admis que s’il s’exerce dans le cadre strict du domicile du salarié (en France métropolitaine).

Pour prévenir les risques de perte ou de détérioration des données, les documents physiques ne devront pas être emportés chez soi, sauf cas particuliers et sous la supervision du management.

Les impressions de documents ne pourront être effectuées que dans l’enceinte des locaux de Marsh ; en conséquence, aucune imprimante ne sera fournie au télétravailleur.

L’équipement mis à disposition du télétravailleur étant exclusivement dédié à l’activité professionnelle, celui-ci devra veiller à la confidentialité de ses mots de passe et identifiants.

Les collaborateurs exerçant leurs fonctions dans le cadre du télétravail sont expressément alertés de l’importance des dispositions qui précèdent, dont le non-respect pourrait engager leur responsabilité.

ARTICLE 11 – Entrée en vigueur de l’accord et commission de suivi

Le présent accord s’appliquera pour une durée de 3 ans à compter du 1^er janvier 2021.

Une commission de suivi de l’accord composée d’un représentant par syndicat et deux membres de la direction siégera chaque année. Elle examinera les conditions d’application de l’accord et pourra décider de le réviser, y compris avant l’échéance des 3 ans si une volonté commune existe.

Il sera notamment révisable, sur demande d’une ou de plusieurs des parties signataires, en cas d’évolution ultérieure des dispositions législatives & réglementaires ou en cas de modification du cadre conventionnel rendant caduques tout ou partie de ses clauses.

ARTICLE 12 – Formalités de publicité et de dépôt

Une fois celui-ci conclu, un exemplaire du présent accord sera notifié à chaque organisation syndicale.

Le texte sera publié sur le réseau Intranet pour que chacun puisse en acquérir une parfaite connaissance, en application de l’article L.2262-5 du code du travail.

En application des articles L.2231-6 et D.2231-2 du code du travail, le texte sera officiellement déposé, passé le délai légal d’opposition, au secrétariat-greffe du conseil des prud’hommes et à la DIRECCTE des Hauts-de-Seine, sur l’initiative de la direction et dans les conditions prévues par la loi.

Fait à Paris la Défense, le 3 novembre 2020

Pour la société MARSH S.A.S :

• Directrice des Ressources Humaines (signé)

Pour les organisations syndicales représentatives :

• CFDT (signé)

• CFTC SN2A (signé)

• CGT (signé)