Accord d'entreprise "Un Accord relatif au Télétravail" chez SAIEM DE CHARENTONNEAU - ENTREPRISE SOCIALE POUR L'HABITAT DE MAISONS-ALFORT - SA HLM (Siège)

ACCORD SUR LE TELETRAVAIL

Entre les soussignés

L’Esh de Maisons-Alfort, MAISONS-ALFORT HABITAT, SA d’HLM, dont le siège social est situé 15 bis rue Parmentier 94700 MAISONS-ALFORT, immatriculée au Registre du Commerce de Créteil sous le numéro 57218290500040, représentée par son Directeur Général,

Et :

Les membres élus titulaires du Comité Social Economique représentant la majorité des suffrages valablement exprimés aux dernières élections du 22 février 2022

Liste des membres :

PREAMBULE

Maisons-Alfort Habitat a mis en place une charte sur le télétravail, signée le 14 octobre 2021, durant une période expérimentale du 1^er novembre 2021 au 30 juin 2022, renouvelée le 29 juin 2022 pour une période de 7 mois du 1^er juillet 2022 au 31 janvier 2023 afin de répondre aux évolutions de l’environnement de travail et de l’organisation.

Suite à cette période expérimentale, la Direction et les membres du CSE continuent de constater plusieurs dysfonctionnements liés au télétravail (non-respect des règles édictées dans la charte…).

Dans ce cadre, une négociation sur le télétravail s’est engagée, selon les modalités prévues pour les entreprises dont l’effectif est compris entre 11 et 50 salariés (article L 2232-23-1 du Code du Travail), avec les membres titulaires du Comité Social et Economique, élus le 22 février 2022.

Les parties réaffirment que le télétravail est une option offerte au salarié et qu’il ne prévaut pas sur les impératifs de services ou d’entreprise.

Les parties estiment que le travail à distance repose naturellement sur l’autonomie du salarié et sur la confiance mutuelle entre le responsable hiérarchique et le salarié, tout en réaffirmant l’importance du maintien du lien avec la communauté de travail.

Le télétravail doit demeurer une solution efficace et doit être réalisé dans l’intérêt mutuel des collaborateurs et de la société.

Les parties se sont réunies au cours de deux réunions les 26 et 30 janvier 2023 et ont signé le présent accord.

Il a donc été convenu ce qui suit :

1. Définition du télétravail

L’Article L. 1222-9 du Code du travail précise que « le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

2. Lieu de travail

Les parties considèrent que le télétravail se déroule au domicile du salarié.

Le domicile s’entend comme le lieu de résidence habituelle et principale en France du salarié. Plus précisément, il s’agit de l’adresse communiquée pour l’envoi du bulletin de paie. En cas de changement d’adresse, le salarié en informera dans les plus brefs délais le service des Ressources Humaines.

Après en avoir informé le responsable hiérarchique, le télétravail peut aussi se dérouler dans un autre lieu que le domicile du salarié. Toutefois, dans les cas où il y aurait des problèmes de connexion ou tout autre évènement ne permettant pas occasionnellement le salarié de télétravailler, celui-ci devrait pouvoir regagner son bureau dans un délai maximum de 2 heures. Il peut s’agir d’un espace de co-working ou de tout lieu extérieur identifié comme lieu de travail et n’appartenant pas à la société.

3. Modalités d’exercice du télétravail

L’organisation en télétravail doit être souple et flexible et permettre aux salariés d’opter pour des jours de télétravail déterminés dans un planning avec un délai de prévenance d’une semaine.

En tout état de cause, l’exercice de l’activité en télétravail du salarié ne doit pas interférer avec sa vie privée.

A contrario, la vie privée ne doit pas prendre le pas sur l’activité du salarié en situation de télétravail, notamment pour la garde d’enfant ou de personnes à charge. Le salarié s’engage à ne pas user du télétravail à des fins non professionnelles.

3-1 Télétravail flexible

Le télétravail flexible suppose la détermination d’un volume de jours de télétravail fixé à :

• 1 jour par semaine pour les services Attributions et Relations Partenariales, Gestion Locative, Ressources Humaines, Technique (Responsable du service et Chargée d’opérations), Proximité (Responsable du service)

• 2 jours par semaine pour le service Financier. En effet, ce service n’est pas amené à recevoir du public. Par ailleurs, les tâches et missions du service Financier se prêtent particulièrement au télétravail, appuyé sur une dématérialisation quasi complète des documents de travail,

• 6 jours par an pour les techniciens, le superviseur, les régisseurs de patrimoine et les salariés assurant l’accueil du public au téléphone ou physiquement (Assistante de Direction, Chargée d’accueil, Assistante du service technique, Assistante du service proximité).

Le salarié pourra mobiliser ces jours sans que la fréquence ne soit définie sur des jours fixes. Le télétravail ne peut pas être mobilisé en demi-journée, y compris les jours où des demi-jours de congé sont prévus.

Il est convenu que le télétravail flexible soit limité de sorte que le salarié soit présent dans l’entreprise au moins 3 jours par semaine. Il est précisé qu’une journée de formation n’est pas assimilée à une journée de présence dans l’entreprise.

Le choix du jour de télétravail est fait d'un commun accord avec le responsable hiérarchique.

Les journées de télétravail sont préalablement déclarées au responsable hiérarchique, via le logiciel de gestion des temps, au plus tard le dernier jour ouvré précédent la semaine concernée par le télétravail, et soumis à l'accord de ce dernier qui conserve la possibilité de refuser la demande.

Si toutefois, pour un impératif professionnel (par exemple : réunion) ou pour un impératif de service (par exemple : absences imprévues désorganisant le service), le jour de télétravail devait être annulé à la dernière minute, il sera possible de le reporter dans la même semaine. Il faudra alors apporter la modification dans le logiciel de gestion des temps et informer le personnel en charge de l’accueil et son service de cette modification.

Il est entendu que les jours de télétravail ne pourront être mobilisés sur les jours où des rendez-vous professionnels ou des réunions d’entreprise sont planifiés.

Les journées de télétravail flexible non mobilisées par le salarié pour quelque raison que ce soit ne pourront en aucun cas faire l’objet d’un report sur la semaine suivante.

Le responsable hiérarchique peut refuser la demande de télétravail si le collaborateur a déjà été absent des locaux dans la même semaine (RTT, CP, maladie, déplacements, formation…), le tout étant d’être présent au moins 3 jours par semaine sur le lieu de travail.

3-2 Télétravail exceptionnel

Le télétravail exceptionnel est proposé par la Direction ou par le service des Ressources Humaines pour répondre à des situations inhabituelles et temporaires rendant difficile ou impossible tout déplacement, en particulier en cas :

• De désorganisation des transports (grève notamment),

• D’épisode de pollution,

• De dégradation des conditions climatiques (épisode neigeux notamment) telle que la crue,

• De pandémie.

Le télétravail exceptionnel est indépendant de l’organisation en télétravail flexible. Les modalités de ce télétravail seront définies par la Direction et communiquées à l’ensemble du personnel par note de service.

4. Conditions d’éligibilité

4-1 Condition de volontariat

Le télétravail ne peut être imposé au salarié qui doit être volontaire.

Le télétravail peut être proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

Le télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique. Tout refus doit être motivé.

4-2 Conditions liées au profil du salarié

Le salarié doit être autonome dans l’exercice de ses fonctions et dans l’organisation de son emploi du temps.

Il doit être indépendant dans la réalisation de la quasi-totalité de ses activités et être en capacité de gérer seul son temps et ses priorités.

Il ne doit pas avoir besoin d’un accompagnement managérial quotidien rapproché.

Les conditions d’éligibilité relatives au statut du salarié sont les suivantes :

• Être titulaire d’un CDI,

• Travailler à temps plein ou à temps partiel au minimum à 80%,

• Compter une ancienneté de 6 mois minimum dans leur poste de travail,

• Disposer d’une maîtrise suffisante des Techniques d’Information et de Communication (TIC) telles que la visio-conférence.

Il est rappelé que les stagiaires ainsi que les salarié(e)s sous contrats de professionnalisation ou d’alternance ne sont pas éligibles au télétravail.

4-3 Conditions liées aux fonctions exercées

Le télétravail suppose d’occuper un poste dont les tâches peuvent être réalisées, en tout ou en partie, à distance.

Dès lors, il est nécessaire qu’un volume suffisant d’activités télétravaillables puisse être identifié et regroupé sur une journée entière.

Par ailleurs, le salarié doit occuper un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe.

Tous les salariés sont susceptibles d’exercer une partie de leur activité en télétravail à l’exception de ceux occupant certaines fonctions comme :

• Les gardiens, les employés d’immeuble,

• Le personnel de régie.

4-4 Conditions liées à l’environnement et l’équipement de travail

Environnement de travail

Le télétravailleur doit disposer à son domicile d’un espace de travail propice à la concentration et compatible avec l’exercice de son activité professionnelle.

Il doit bénéficier d’une connexion internet haut débit sécurisée et de qualité.

Il doit disposer de l’équipement téléphonique qui lui a été fourni par la société sur lequel le salarié doit rester joignable avec transfert du numéro du téléphone fixe professionnel.

Par ailleurs, le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et doit attester auprès de la société de la souscription d’une assurance multirisques habitation.

Equipement de travail

L’entreprise s’engage à fournir les équipements nécessaires à l’activité en télétravail configuré avec le VPN soit un ordinateur portable configuré dans la mesure où le salarié n’en serait pas déjà équipé dans les locaux de l’entreprise.

La mise à disposition d’accessoires sera examinée au cas par cas.

5. Modalités de mise en œuvre du télétravail

5-1 Formalisation de la demande de télétravail

Le salarié souhaitant opter pour le télétravail fait une demande initiale écrite sur un formulaire ad hoc lui permettant d’être habilité à exercer le télétravail. Le modèle de formulaire fera l’objet d’une information.

Cette demande doit être validée par le responsable hiérarchique et le service des Ressources Humaines.

Cette validation doit permettre d’habiliter le salarié à opter pour le principe du télétravail après vérification des conditions d’éligibilité visées à l’article 4 du présent accord.

Sauf à ce qu’il y ait un changement remettant en cause l’obtention de ces conditions, l’habilitation au télétravail reste acquise.

Il ne sera pas nécessaire de faire une nouvelle demande dans le cadre du présent accord, les habilitations accordées dans le cadre de la charte télétravail restant valables.

5-2 Validation de la demande de télétravail

Une fois la demande transmise au service des Ressources Humaines et au responsable hiérarchique, elle devra être validée dans un délai de 15 jours à compter de sa réception.

En cas de refus d’habilitation, la réponse doit être motivée.

6. Droits et devoirs du télétravailleur

6-1 Droits collectifs et individuels

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de Maisons-Alfort Habitat.

Il bénéficie également des mêmes droits individuels que les autres salariés de la société, notamment en matière de formation professionnelle, d’acquisition des droits à congés et RTT, de remboursement des titres de transport, d’évolution professionnelle etc.

Dans la mesure où le télétravail est une option offerte par Maisons-Alfort Habitat au salarié et que sa mise en œuvre relève de la demande exclusive du salarié, qu’il s’agit d’une possibilité qui lui est offerte, la société ne versera aucune participation aux frais professionnels occasionnés spécifiquement par la situation de télétravail.

6-2 Gestion du temps de travail et plages de disponibilité

Le télétravail n’a pas pour effet de modifier le régime de temps de travail applicable au salarié ni l’amplitude habituelle de travail.

Le salarié en télétravail doit exercer son activité dans le respect des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles en matière de durée du travail. L’employeur s’assure notamment que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.

Le télétravailleur doit être joignable et en mesure de répondre, participer aux réunions téléphoniques ou aux vidéoconférences organisées par sa hiérarchie, consulter sa messagerie dans les mêmes conditions que lorsqu’il exerce son activité dans les locaux de la société.

La plage horaire est dite « plage de joignabilité » pendant laquelle le salarié doit être joignable à tout moment par l’employeur, sur sa ligne professionnelle.

En tout état de cause, afin de respecter le principe du respect de la vie privée, il est convenu que le télétravailleur ne peut être joint, sauf circonstances exceptionnelles, avant 8h30 ni au-delà de 19h00.

Le télétravailleur a, à ce titre, le droit de se déconnecter des équipements mis à sa disposition par la société dans les mêmes conditions que s’il exerçait son activité dans les locaux de l’entreprise.

Pour réguler la charge de travail lors du télétravail, le responsable hiérarchique pourra contrôler le travail réalisé durant chaque journée de télétravail.

Considérant que le contrôle du temps de travail du salarié est réalisé par un système de badgeage et que le télétravail ne permet pas le badgeage en présentiel, les parties décident qu’il sera compté 7 heures 24 minutes par jour télétravaillé.

6-3 Protection des données et confidentialité

Le télétravailleur est tenu de respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité des données en vigueur dans l’entreprise. Il est notamment tenu au strict respect de l’ensemble des principes prévus dans le règlement intérieur de l’entreprise.

En conséquence, les dossiers papier qu’il s’agisse des dossiers du personnel, des locataires ou autres ne doivent pas quitter les locaux de l’entreprise. Ainsi, les télétravailleurs ne pourront travailler que sur des dossiers numériques.

6-4 Gestion des pannes et incidents informatiques

Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés et informe sans délais l’employeur en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à disposition. Il bénéficie, au même titre que les autres salariés, du support technique de l’entreprise.

En cas d’incident technique empêchant d’effectuer normalement le travail à distance, le dispositif de télétravail pourra être suspendu que ce soit pour un ou plusieurs jours.

Si cet incident survient alors que le salarié est en télétravail, ce dernier devra revenir travailler dans l’entreprise. Dans ce cas, le salarié en télétravail doit pouvoir rejoindre le site dans les 2 heures maximum.

6-5 Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au télétravailleur dans les mêmes conditions que les autres salariés de l’entreprise.

A ce titre, tout accident survenu au télétravailleur à son domicile ou sur un autre lieu de travail à distance pendant le temps de travail sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise.

Tout accident survenu lors de l’exercice du télétravail bénéficie ainsi d’une présomption d’accident de travail. Si un accident de travail survient au domicile pendant l’exercice du télétravail, le salarié en avise son responsable hiérarchique ainsi que le service des Ressources Humaines dans les mêmes délais et selon la même procédure que si l’accident s’était produit dans les locaux de l’entreprise.

7. Période d’adaptation

Une période d’adaptation de 2 mois est prévue au cours de laquelle chaque partie sera libre de mettre fin à cette organisation du travail moyennant le respect d’un délai de prévenance de quinze jours, délai modulable avec l’accord réciproque des parties.

Cette période doit permettre à l’employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l’absence du salarié dans les locaux de l’entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l’activité de télétravail lui convient.

Lorsqu’elle intervient à l’initiative du responsable hiérarchique, la rupture de la période d’adaptation doit être motivée.

8. Suspension provisoire du télétravail

Le responsable hiérarchique peut, en cas de besoins opérationnels avérés (par exemple lancement d'un projet important rendant le télétravail incompatible avec l'activité), de problèmes techniques nécessitant la présence du collaborateur sur son lieu de travail, demander une suspension provisoire au cours de la période d’expérimentation moyennant un délai de prévenance de 7 jours calendaires minimum, sauf impossibilité de respecter ce délai.

Le responsable hiérarchique adressera un courriel informant le salarié de cette suspension et détaillant les contraintes opérationnelles.

9. Réversibilité

A l’issue de la période d’adaptation, il est laissé au collaborateur et au responsable hiérarchique la possibilité de mettre fin au télétravail, à tout moment, moyennant le respect d’un délai de prévenance de 15 jours, délai modulable avec l’accord des parties sans pouvoir excéder deux mois.

La volonté de mettre fin à l’organisation de l’activité en télétravail doit être notifiée et motivée par écrit.

Dans ce contexte, le télétravail prendra alors automatiquement fin.

10. Communication et formation

Les responsables hiérarchiques seront sensibilisés par tout moyen au télétravail.

Il sera communiqué aux salariés un guide de la pratique du télétravail : transfert de ligne sur le téléphone portable avant le départ en télétravail, posture au travail, etc.

Des actions de formation pourront être dispensées aux télétravailleurs et à leurs responsables hiérarchiques sur ce mode d’organisation du travail, sur les outils numériques, sur le management à distance.

11. Les engagements du salarié, du responsable et de la Direction

Le présent accord et le guide télétravail posent des engagements pour le salarié, le responsable et la Direction. Il est demandé à chaque partie prenante au télétravail de respecter ces engagements et plus particulièrement :

• D’être réactif aux demandes adressées via les différents outils de communication,

• De transférer sa ligne de téléphone fixe vers son téléphone portable professionnel,

• De respecter le nombre de jours de présence minimale sur site,

• Les réunions en présentiel priment sur le télétravail,

• Lorsque le service est désorganisé, par exemple, en raison d’absences imprévues, le jour de télétravail valablement posé et validé pourra être annulé par la Direction ou le Responsable hiérarchique,

• Les responsables doivent vérifier que les jours de télétravail sont posés conformément aux règles du présent accord avant de les valider,

• Les responsables doivent s’assurer que les permanences de service pourront être respectées.

Tous manquements répétés à ces engagements pourront entrainer une remise en cause du télétravail dans le respect des règles édictées à l’article 9 du présent accord.

12. Entrée en vigueur et durée d’application

Le présent accord s’applique à compter du 1^er février 2023 et pour une durée déterminée de 1 an soit jusqu’au 31 janvier 2024, sous réserve de remplir les conditions de validité prévues par le code du travail.

Le présent accord ne peut pas être dénoncé unilatéralement pendant sa durée.

Les parties se réuniront en vue de l’éventuel renouvellement de l’accord dans le délai de 2 mois avant la fin du présent accord.

A défaut de renouvellement, l’accord arrivé à son expiration cessera de produire ses effets, en application de l’article L. 2222-4 du code du travail.

13. Suivi de l’application du présent accord

Les parties conviennent de la mise en place d’une Commission de suivi.

Une réunion par trimestre sera organisée à l’initiative de la Direction.

L’objectif de cette commission est d’évaluer la mise en œuvre des dispositions du présent accord.

La Commission de suivi est un acteur privilégié du suivi de l’accord sur le télétravail de l’entreprise Maisons-Alfort Habitat. Elle a pour rôle de suivre les mesures de l’accord, notamment ses points forts à consolider et ses éventuels points d’amélioration.

14. Révision

Pendant sa durée d’application, le présent accord peut être révisé dans les conditions légales en vigueur.

Les dispositions de l’avenant de révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifieront, soit à la date qui aura été expressément convenue soit, à partir du lendemain de son dépôt.

15. Notification et dépôt

Le texte du présent accord sera déposé sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr de façon dématérialisée et un exemplaire original sera envoyé au Conseil de prud’hommes de Créteil.

Cet accord sera également rendu public et versé dans une base de données nationale. Il sera publié dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Maisons-Alfort, le 30 janvier 2023.