PROTOCOLE RELATIF A L’ELECTION EN 2019 DE REPRESENTANTS DES PERSONNEL DES EPIC AU C.N.E.S.E.R. (Conseil National de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche)

Préambule

Dans le cadre de l’organisation de l’élection des représentants des personnels des EPIC au CNESER, Le BRGM a mis en œuvre un système de vote électronique accessible sur internet. La société Gedicom a été retenue.

Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.

Le décret n°2014-144 du 28 novembre 2014 relatif au Conseil national de l’enseignement supérieur et de la recherche (CNESER), pris en application de l’article 20 de la loi n° 2013-660 du 22 juillet 2013 relative à l’enseignement supérieur et à la recherche a fusionné le CNESER et le CSRT et a modifié l’organisation et la composition du nouveau CNESER en portant son effectif à cent membres, en assurant la représentation des établissements publics de recherche et en introduisant une condition de parité entre les hommes et les femmes pour les listes de candidats.

Depuis 2015, 5 EPIC (BRGM, CEA, CIRAD, CNES, IFREMER) sont représentés au CNESER.

Les 5 EPIC composent un collège unique, et ont 7 représentants des personnels au sein du CNESER.

Le présent protocole précise les modalités d’organisation du scrutin qui permettra d’élire les représentants des personnels du BRGM au CNESER.

Les parties conviennent :

I. DATE DE L’ELECTION

L’élection des représentants des personnels du BRGM au CNESER se déroulera par voie électronique. Elle sera ouverte le 6 juin 2019 à 8h30 (heure de métropole) et sera clôturée le 13 juin 2019 à 17h (heure de métropole).

Il s’agira d’un scrutin à un seul tour visant à élire 7 représentants des personnels au niveau de l’ensemble des EPIC concernés.

II. DURÉE DU MANDAT

La durée du mandat des représentants du personnel des EPIC au CNESER est de 4 ans.

III. CONDITIONS D'ELECTORAT ET D'ÉLIGIBILITÉ

III.1 - Conditions d'électorat

Sont électeurs aux conditions ci-après énumérées, tous les salariés de l’EPIC BRGM liés par un contrat de travail, même suspendu ou à durée déterminée.

En conséquence, peuvent participer au vote :

• les salariés du BRGM en service en France, expatriés hors de France ou en mission professionnelle,

• les salariés du BRGM bénéficiant d'une suspension de contrat pour les divers motifs suivants : maladie, maternité/paternité, accident du travail ou de trajet, maladie professionnelle, congés divers tels que congé sabbatique, congé parental, congé pour création d'entreprise, congés sans solde, etc.,

• les salariés mis à disposition par le BRGM,

• les salariés mis à disposition du BRGM, à l’exclusion des travailleurs temporaires,

• les salariés mis à disposition du BRGM par l’ANGDM, dans le cadre de l’exécution de la mission « après-mine » confiée au BRGM par décret,

à la condition qu'à la date du scrutin :

• ils soient âgés de 16 ans révolus,

• ils justifient d'une ancienneté au BRGM supérieure ou égale à 3 mois,

• ils n'aient encouru aucune des condamnations prévues par les articles L.5 et L.6 du code électoral.

Cas particulier des « doctorants contractuels » :

En application des circulaires des 10 et 19 mars 2015 prises en application du décret mentionné en introduction, les doctorants contractuels ont eu la possibilité de voter soit dans le périmètre des EPIC soit dans leur université de rattachement. S’ils souhaitaient voter dans le collège unique des EPIC, ils devaient en faire la demande auprès de leur employeur (le BRGM) au plus tard le 26 mars 2019.

A cette fin, le BRGM devait informer par tout moyen les doctorants contractuels du choix qui leur était offert. Les doctorants contractuels du BRGM ont été informés par mail le 19 mars de l’option qu’ils pouvaient exercer.

III.2 - Conditions d'éligibilité

Les listes de candidats pour l’élection des représentants du personnel des EPIC sont établies au niveau national. Les conditions d’éligibilité au présent scrutin sont fixées aux articles D232-2 et suivants du Code de l’éducation.

III.3 - Etablissement des listes électorales

Les listes électorales sont établies par la Direction des ressources humaines et affichées à Orléans le 19 mars ; elles pourront être modifiées suite aux demandes de rectification (ex : doctorants contractuels). La version définitive a été affichée le 29 mars à Orléans et sera envoyée aux Directions régionales pour affichage.

IV. COLLEGE ELECTORAL

Le collège électoral des EPIC est un collège unique.

V. NOMBRE DE SIEGES

Le nombre de siège à pourvoir pour les représentants des personnels au niveau du collège unique des EPIC est de 7 (7 titulaires et 7 suppléants).

VI. ETABLISSEMENT ET PUBLICITE DES LISTES DE CANDIDATS

Pour le collège unique des EPIC, les listes de candidats sont élaborées au niveau national et ont été adressées au Ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche le lundi 1^er avril 2019 à 17h00.

Les listes de candidats reçues sont vérifiées dans les conditions prévues à l’article D. 232-7 du code de l’éducation.

Les listes de candidats, éventuellement accompagnées d’une profession de foi ont été mises à la disposition des EPIC le vendredi 12 avril 2019.

Chaque établissement assure la publicité de ces listes et des professions de foi (affichage, message d’informations générales).

Le 15 avril, le BRGM a diffusé les listes de candidats et les professions de foi mises à sa disposition :

• Par affichage, à Orléans, sur un panneau situé dans le hall de la cafétéria ;

• Par message d’informations générales avec renvoi sur une page ARIANE.

Ces informations seront disponibles jusqu’au 13 juin.

Pour un rendu optimal les logos des listes et les photographies respectent les formats, poids et résolutions exposés ci-après :

	FORMAT	POIDS (Ko)	DIMENSIONS	NOM DU FICHIER
PROFESSIONS DE FOI	.pdf	1 000 (1 Mo)	-	PF_NOM LISTE
LOGOS LISTE	.jpg ou .png	100	200x200px	LOGO_NOM LISTE
PHOTOS CANDIDATS	.jpg	500	Minimum : 46x56px Maximum : 200x243px *	PHOTO_NOM PRENOM

* Quel que soit le format retenu, celui-ci devra être proportionnel aux dimensions ci-dessus.

VII. DATE ET MODE DU SCRUTIN

Le scrutin aura lieu à partir du 6 juin 2019 à 8h30 (heure de métropole) et sera clôturé le 13 juin 2019 à 17h (heure de métropole).

Le 13 juin 2019 de 11H00 à 17H00 (heures de métropole), trois postes informatiques seront mis à disposition des électeurs dans le hall d’entrée du restaurant du site d’Orléans pour un vote en ligne. Ces postes garantiront la confidentialité au moment du vote, chaque poste informatique étant placé au sein d’un isoloir. Une assistance technique sera disponible par Gedicom (cf. ci-dessous) et par le BRGM par le biais du « 3150 ».

Le vote par procuration n’est pas autorisé.

L’élection des représentants du personnel des EPIC au CNESER s’effectue au scrutin de liste à un tour, sans panachage, ni vote préférentiel, avec répartition proportionnelle, les sièges restant à pourvoir étant attribués au plus fort reste. Aucune rature de noms de candidats ne doit figurer, sous peine de nullité du vote.

• Courriel avec code secret

Un courriel sera adressé à chaque électeur en date du 6 juin 2019 à 08H (heure de métropole), celui-ci contiendra le code secret. En cas de non réception du courriel, c’est la procédure de restitution décrite ci-dessous qui s’applique.

L’identifiant sera le matricule et la date de naissance.

• Déroulement du vote par internet

Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet à tout moment pendant la période de vote.

L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.brgm.webvote.fr

• Assistance téléphonique

Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

L'assistance téléphonique sera accessible depuis le téléphone fixe du bureau et sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel est non surtaxé. Le numéro sera communiqué lors du message avertissant les salariés de la réception de leur code confidentiel.

• Procédure de restitution de codes

Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non réception, perte) de participer au vote (cf. annexe 2).

Les modalités pratiques d'authentification et de renvoi des codes sont définies dans l'annexe 2 du présent protocole : par email sinon par sms, après contact avec l’assistance technique du prestataire.

VIII. BUREAU DE VOTE

Le bureau de vote sera composé de 6 membres désignés par les 3 Organisations syndicales du BRGM.

Une réunion de test du dispositif de vote électronique sera organisée le 5 juin 2019 en présence des membres du bureau de vote, des Organisations syndicales du BRGM et de membres de la DRH.

Les membres du bureau de vote disposent du temps nécessaire rémunéré pour acquitter leurs fonctions le jour du vote. Le président du bureau de vote sera assisté par un ou deux représentants de la Direction des Ressources Humaines pour les problèmes d'organisation matérielle.

• Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des listes, des représentants de la direction et du prestataire.

Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 3 du présent protocole.

Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.

• Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement

La veille de l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.

Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote, en présence de représentants des Organisations Syndicales et de la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.

Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.

• Chiffrement et déchiffrement des votes

Lors de l’ouverture du scrutin, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.

La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.

Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :

• un exemplaire de ses codes,

• une copie de sa séquence secrète,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :

• une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

IX. INFORMATION DU PERSONNEL

Les électeurs ont été informés de l’élection des membres du CNESER le 18 mars 2019.

De plus, la date et les modalités concrètes du vote seront portées à la connaissance du personnel par diffusion du présent protocole le 20 mai 2019.

Cette diffusion sera assurée :

• par insertion du texte du protocole et des différentes informations sur ARIANE dans une rubrique dédiée,

• par diffusion d’un message d’informations générales adressé à tous les électeurs sur leur adresse de messagerie électronique, faisant mention du protocole sur ARIANE,

• par deux relances  : 3 jours après l’ouverture du scrutin et le jour de la clôture du scrutin.

La campagne électorale sera ouverte du 20 mai au 12 juin 2019.

Les organisations syndicales, dans les limites prévues par la législation en vigueur, pourront utiliser les panneaux mis à leur disposition dans les différents lieux de travail du BRGM.

Par ailleurs, les organisations syndicales pourront utiliser l’espace réservé aux organisations syndicales sur ARIANE spécialement créé pour les élections professionnelles. Cet espace sera ouvert du 20 mai 2019 au 30 juin 2019. La direction informera le personnel de l’existence de ce site.

Les organisations syndicales pourront y implanter toute documentation relative aux élections professionnelles.

A l'occasion de ces élections, les organisations syndicales seront autorisées à tenir une réunion d'information à l'auditorium ou à l’aquarium de 13h à 14h à une date antérieure à la date du scrutin qui sera fixée pour chacune d'elle en accord avec la Direction des Ressources Humaines.

Sur Orléans, la distribution des professions de foi et des listes se fera sous la responsabilité des organisations syndicales, et par leurs soins.

Les organisations syndicales seront autorisées à tenir un stand d’information devant leurs panneaux d’affichage à proximité de la cafétéria, pendant toute la durée de la campagne électorale, aux heures d’ouverture de la cafétéria.

X. DEPOUILLEMENT DU SCRUTIN

Après la clôture du scrutin, le bureau de vote procédera au dépouillement sous la responsabilité de son président, en présence des représentants des Organisations Syndicales.

Les résultats du dépouillement sont consignés dans un procès-verbal dont un modèle est joint en annexe.

Le procès-verbal des opérations électorales, signé par les membres du bureau de vote et contresigné par le Président du BRGM, est transmis dans les 24 heures suivant la clôture du scrutin à la commission nationale en charge de la proclamation des résultats.

La remontée au niveau national des résultats devra également être impérativement opérée entre le jeudi 13 juin (17h) et le mercredi 19 juin (10h) sur une application Internet dédiée.

XI. PROCLAMATION DES RESULTATS

La commission nationale pour les élections des représentants des personnels au CNESER regroupe les résultats des dépouillements effectués par les établissements à partir des procès-verbaux établis par les bureaux de vote, établit le procès-verbal national de regroupement des résultats qui fait apparaître le bilan de l’ensemble des opérations électorales et proclame les résultats du scrutin qui font l’objet d’une publication au Journal officiel de la République française.

XIII - FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE

Le présent accord est déposé par le BRGM à la DIRECCTE du Loiret sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, tel que le prévoit la procédure de télédéclaration « en ligne » des accords (décret du 15/05/2018). Un exemplaire original sera également déposé au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes d’Orléans. Un exemplaire original est remis à chaque partie signataire.

Fait à Orléans, le 7 mai 2019

Pour le syndicat CFDT La Présidente du BRGM

Pour le syndicat CFE-CGC

Pour le syndicat CGT

ANNEXE 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS

Dates	Tâche
18 mars 2019	Affichage d’une note d’information
19 mars 2019	Affichage des listes électorales
26 mars 2019	Date limite pour les doctorants contractuels
29 mars	Affichage de la version définitive de la liste des électeurs
1er avril 2019	Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
12 avril 2019	Mise à disposition des listes au BRGM
15 avril 2019	Affichage des listes de candidats
Du 13 mai au 20 mai	Recette du site de vote par la DRH et les Listes
Du 20 mai au 12 juin	Campagne électorale
5 juin 2019	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
6 juin 2019	Envoi du mail
6 juin 2019	08H00 : Ouverture du scrutin
	Courriel d’information du personnel concernant l’ouverture du vote
	Courriel de rappel du déroulement des élections
	Courriel d’information du personnel concernant la fermeture imminente du vote
13 juin 2019	14H00 : Fermeture du scrutin
13 juin 2019	Dépouillement et proclamation des résultats
14 juin 2019	Affichage des résultats

ANNEXE 2 : PROCEDURE DE RESTITUTION DE CODES

PROCEDURE DE RESTITUTION DES CODES AUPRES DU SERVICE D’ASSISTANCE TELEPHONIQUE
Eléments d’authentification	Nom/Prénom Date de naissance Matricule Adresse postale
Modalité de restitution prioritaire	Identifiant	Par téléphone
	Code secret	Par mail sur messagerie professionnelle communiquée dans le fichier des électeurs par la DRH
Modalité de restitution secondaire	Identifiant	Par téléphone
	Code secret	Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son code secret lui a été transmis par SMS. . Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS.

PROCEDURE DE RESTITUTION DES CODES EN LIGNE SUR LE SITE DE VOTE
Eléments d’authentification	Nom/Prénom Date de naissance Matricule
Modalité de restitution	Code identifiant	Par mail sur messagerie professionnelle communiquée dans le fichier des électeurs par la DRH
	Code secret	Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son code secret lui a été transmis par SMS. . Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS.

ANNEXE 3 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :

FONCTIONNALITES	BUREAU DE VOTE	REPRESENTANTS DE LA DIRECTION	DELEGUES DE LISTES
CONSULTATION DE LA PARTICIPATION	OUI	OUI	OUI
CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENTS	En ligne pendant le scrutin	OUI	NON	NON
	En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin	OUI	OUI	NON
RESULTATS	Etats en ligne et états de synthèse	OUI	OUI	OUI
	Procès-Verbaux	OUI	OUI	NON
JOURNAL DES EVENEMENTS	OUI	OUI	OUI
JOURNAL DE L’ASSISTANCE ELECTEURS	OUI	OUI	NON
JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUES	NON	OUI	NON
PROGRAMMATION APPLICATION	Ouverture et fermeture du scrutin	OUI	NON	NON
	Clé de chiffrement/déchiffrement des votes	OUI	NON	NON