Accord d'entreprise "Accord collectif relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles" chez CLESENCE

ENTRE LES SOUSSIGNÉES

CLESENCE, SA à Conseil d’Administration, au capital de 63 391 568,00€, code NAF : 6820A, dont le Siège Social est situé 4 Avenue d’Archimède à Saint-Quentin (02100) représentée par --------- agissant en qualité de Directeur Général,

D’une part et,

Les Organisations Syndicales représentées par leurs représentants respectifs dûment mandatés :

• Le Syndicat CFTC, représenté par ----------------------------------

• Le Syndicat CFDT, représenté par ----------------------------------

• Le Syndicat CGT, représenté par -------------------------------------

• Le Syndicat SNUHAB CFE-CGC, représenté par ------------------

• Le Syndicat FO, représenté par ------------------------------------

• Le Syndicat UNSA SNP HLM, représenté par -----------------------

D’autre part,

Dans le cadre de la signature d’un accord collectif sur le vote électronique pour l’élection des membres du Comité Social et Economique (CSE), il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord a pour objectifs de :

- faciliter les démarches relatives au vote des salariés à l'occasion des élections du Comité Social et Economique ;

- sécuriser et simplifier le processus électoral ;

- faciliter le décompte final des résultats.

L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Ceci étant préalablement exposé, il est convenu ce qui suit :

Article 1 — Objet et champ d'application

Le présent accord collectif a pour objet d'autoriser le vote électronique lors des élections des membres du CSE de CLESENCE devant se dérouler concernant le 1^er tour le 5 décembre 2023.

Il permet de préciser le fonctionnement et les caractéristiques du système retenu, le prestataire retenu, et le déroulement des opérations électorales.

Article 2 - Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société VOXALY (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du Travail.

Conformément aux dispositions légales, le cahier des charges sera diffusé sur l’intranet et consultable par l’ensemble des collaborateurs.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

- la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

- l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

- l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

- la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord, ainsi que le nom du Prestataire choisi pour le mettre en place.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs ayant la qualité d’électeur au sein de CLESENCE.

Article 3 - Respect de la Loi Informatique et Libertés

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Article 4 – Modalités du vote

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique.

Le déroulé de ce dernier et notamment les dates et heures d’ouvertures mais également de clôture des scrutins du 1^er tour et du second tour seront déterminés dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le lien du prestataire sera accessible via tablette, téléphone portable ou ordinateur.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Aussi, les parties au présent accord conviennent expressément que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin sous enveloppe.

Article 5 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

A réception de ces listes, la Direction les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant au système de vote électronique.

Le contrôle de conformité des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués sous la responsabilité de l’entreprise.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur d'un poids au maximum égal à 2MO sur une page, en portrait.

Le logo sera communiqué en format PNG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format minimum suivant : 200x200 pixels.

Article 6 - Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisées soient identiques pour toutes les listes.

Article 7 - Modalités d’organisation des opérations électorales

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire en visio au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.

Article 7.1 : Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de l’élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges par collège.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 7.2 : Formation au système de vote électronique

Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-12 du Code du Travail, les membres de la Délégation du Personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 7.3 : Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote électronique permettant de vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du Travail.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du Travail.

Article 7.4 : Cellule d’assistance technique

L’employeur met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet

- Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 8 - Modalités d'accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et de ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de son code d’accès, l’électeur peut recevoir son mot de passe.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de son code d’accès et par un code d’activation temporaire. L’électeur peut alors voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

Le code d’accès sera également valable en cas de second tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l’électeur devra saisir plusieurs données à caractère personnel pour s’authentifier.

Ces informations personnelles, préalablement communiquées par l’employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettront à l’électeur d’obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter.

Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote par la saisie du code défi vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d’oubli de son code d’accès, après que l’électeur se sera identifié, le système de vote lui en adressera un nouveau.

Article 8.1 : Déroulement du vote

Les moyens personnels d’authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantir l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code de défi vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote. Cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Article 8.2 : Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par les auteurs.

Article 9 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Article 9.1 : Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales avec pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

Les données de vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.

Article 9.2 : Délais de recours et destruction des données

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera disponible en temps réel.

Article 10 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

Article 10.1 : Clôture du scrutin

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Article 10.2 : Dépouillement

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes qui doivent être saisies par les membres du Bureau de Vote.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du Bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président saisit sa clé de chiffrement ainsi que les assesseurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s’effectue simultanément pour les membres titulaires et les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Article 10.3 : Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 11 - Dispositions finales

Le présent accord est applicable à CLESENCE pour les élections des membres du Comité Social et Economique.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2023 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 du Code du Travail.

Article 12 – Dépôt et publicité

Le présent accord a, préalablement à son adoption, donné lieu à une information du CSE lors de la séance plénière du 9 août 2023.

Le présent accord est notifié à chacune des Organisations Syndicales Représentatives dans les conditions légalement prévues.

Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 et suivants du Code du Travail.

Un exemplaire du présent accord sera porté à la connaissance de l’ensemble des collaborateurs, déposé sur le portail INTRANET de l’entreprise.

Fait à Saint-Quentin en 8 exemplaires originaux, le 20 septembre 2023.