Accord d'entreprise "Accord expérimental relatif au télétravail occasionnel à l'initiative du salarié" chez CAPSUGEL FRANCE (Siège)

ACCORD EXPÉRIMENTAL RELATIF

AU TÉLÉTRAVAIL OCCASIONNEL À L’INITIATIVE DU SALARIÉ

ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

La société Capsugel France SASU, au capital de 1.280.000 €, ayant son siège social 10 rue Timken – 68027 Colmar Cedex, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Colmar sous le n° B 612 050 518, ladite société prise en la personne de son représentant légal

ET :

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise à savoir :

• L’organisation syndicale C.F.D.T.

• L’organisation syndicale C.G.T.

PRÉAMBULE

Pour tenir compte de l’attente des salariés exerçant certains métiers ainsi que pour favoriser la conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle et familiale, les partenaires sociaux ont convenu dans le cadre des négociations sur la thématique de la qualité de vie au travail, d’organiser une expérimentation sur le télétravail occasionnel au sein de la Société Capsugel France.

Le présent accord définit en conséquence les conditions dans lesquelles certains salariés pourront solliciter de bénéficier de journées de télétravail dans un cadre expérimental.

Le télétravail occasionnel ne constitue ni un droit ni une obligation. Le recours au télétravail dans le cadre de l’expérimentation sera toutefois formalisé.

Le présent accord met également en place les modalités de suivi et d’analyse de cette expérimentation.

DÉFINITIONS

• Télétravail : Selon l’article L.1222-9, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par le salarié hors ses locaux de manière régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant de celui-ci. Il ne vise ni le télétravail occasionnel ni le travail nomade.

• Le travail nomade : c’est le travail qui par sa nature s’inscrit principalement et habituellement en dehors des locaux de l’employeur.

• Télétravail occasionnel : vise l’autorisation donnée à certains collaborateurs de pouvoir réaliser occasionnellement un travail en se connectant à leur domicile sur le réseau de l’entreprise.

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord s’applique en France aux salariés de la Société Capsugel France exerçant habituellement leur activité professionnelle dans les locaux de l’entreprise sous réserve qu’ils remplissent les conditions d’éligibilité au télétravail définies à l’article 2 et bénéficiant d’une ancienneté minimum de un an dans l’entreprise et employés par contrat à durée indéterminée et à temps plein.

Article 2 – Eligibilité au télétravail occasionnel

Le télétravail tel que prévu dans le présent accord est une possibilité expérimentale d’organisation du travail permettant au salarié l’exercice à titre occasionnel d’une partie de son activité professionnelle depuis son domicile.

Le télétravail occasionnel tel qu’il est envisagé au sein de la Société Capsugel n’est ni un droit, ni une obligation et sa mise en œuvre doit répondre à un certain nombre de conditions tenant :

• au poste occupé et à sa compatibilité avec l’organisation du service (a)

• au salarié candidat au télétravail (b)

• au domicile du salarié concerné (c)

1. Eligibilité du poste et compatibilité avec l’organisation du service

Tous les postes ne sont pas compatibles avec le télétravail.

Ne sont notamment pas compatibles avec le télétravail, les postes en production, les postes de techniciens de laboratoire, les postes non dotés d’ordinateurs portables par l’entreprise…

Pour les autres postes, l’analyse de la compatibilité du poste et de l’organisation du travail avec le télétravail est menée notamment au regard de la possibilité pour le salarié d’effectuer tout ou partie des activités depuis son domicile, pour réaliser du télétravail en raison notamment :

• de la nécessité d’une présence dans les locaux de l’entreprise pour tenir le poste en raison de l’organisation pratique (pour exemples non exhaustifs : documents non numérisés, échanges nécessaires avec les collègues, présence de tiers sur le site),

• des contraintes techniques (pour exemples non exhaustifs : informatique, téléphonie),

• des impératifs de sécurité des données liées à l’activité envisagée,

• de l’organisation du service et du nombre de salariés déjà en télétravail sur la même date ou travaillant à temps partiel au sein du service ou de la faible ancienneté des membres de l’équipe au sein de laquelle le salarié mène ses activités.

En cas de demandes simultanées au sein d’un service, le temps et les conditions de trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail peuvent être des critères susceptibles d’être pris en compte.

2. Eligibilité du salarié

Le télétravail exige des aptitudes dont celles appréciées dans le cadre d’un entretien spécifique telles que :

• la maîtrise du poste occupé,

• l’autonomie dans l’organisation du travail et la gestion du temps de travail

• l’adaptabilité à savoir l’ajustement des pratiques en fonction des situations et des personnes

• la rigueur et la fiabilité du collaborateur,

• la capacité à partager avec les interlocuteurs les informations de manière structurée et adaptée,

• la coopération et l’entraide.

3. Eligibilité du domicile

Les salariés de la Société Capsugel sont le cas échéant autorisés à télétravailler à leur domicile ce qui s’entend de leur résidence habituelle.

L’adresse du domicile choisi pour l’exercice du télétravail doit être située en France.

Tout changement d’adresse du domicile choisi pour l’exercice du télétravail est signalé au service Ressources humaines.

Conditions liées au domicile : le domicile doit remplir certaines conditions techniques à savoir :

• être relié à une ligne Internet ADSL ou susceptible de l’être,

• être couvert par le réseau de téléphonie mobile utilisé par l’entreprise,

• ne pas faire l’objet de restrictions concernant le télétravail dans le contrat d’assurance habitation du salarié ou le cas échéant dans son bail d’habitation,

• être doté d’une installation électrique conforme pour l’exercice du télétravail.

Il est recommandé au salarié de s’assurer qu’il dispose de l’environnement propice au travail et à la concentration et conforme aux impératifs de confidentialité. Le salarié qui souhaite bénéficier d’une situation de télétravail atteste de l’ensemble des conditions précitées en fournissant à l’entreprise :

• une déclaration délivrée par ses soins relative à la conformité de l’installation électrique utilisée pour le télétravail

• et une attestation provenant de l’assureur attestant que ce dernier a pris acte du fait qu’il exerce occasionnellement une activité professionnelle à domicile.

Concernant la déclaration de conformité électrique du lieu du télétravail, le salarié qui estimerait que son installation doit être vérifiée peut demander de faire intervenir l’entreprise sélectionnée par appel d’offre par la Société Capsugel. La Société Capsugel prend alors en charge le coût de l’intervention. Dans l’état actuel de la réglementation, cette prise en charge est exclue de l’assiette de cotisations et contributions sociales et de l’impôt sur le revenu.

Article 3 – Somme des jours susceptibles d’être télétravaillés à titre occasionnel

Le télétravail occasionnel est une possibilité offerte par la Société Capsugel dans le cadre d’une expérimentation à durée limitée. Les salariés éligibles remplissant les conditions prévues à l’article précédent pour bénéficier s’ils le souhaitent du télétravail auront la possibilité de solliciter des journées télétravaillées dans la limite de 1 jour ouvré de télétravail par mois.

Les journées de télétravail non prises ne sont pas cumulables ni reportables d’un mois sur l’autre.

Article 4 – Procédure d’autorisation préalable de la possibilité de travailler occasionnellement en télétravail

4.1. Demande initiale du salarié

La possibilité de télétravailler doit être au préalable autorisée dans son principe par le responsable hiérarchique après qu’une demande ait été faite à l’initiative du salarié.

Le responsable hiérarchique en lien avec la direction des ressources humaines peut après examen et au regard des conditions d’éligibilité visées à l’article 2 ci-dessus, accepter ou refuser cette demande de principe occasionnel au télétravail selon les modalités prévues au présent article.

4.2. Examen de la demande

1. Etape préalable

Le responsable hiérarchique avant de prendre position sur la demande de télétravail organise un entretien spécifique visant à étudier la faisabilité du télétravail et notamment les modalités de l’exécution du travail et le domicile

Si la demande de télétravail est acceptée et validée par le service RH, le responsable hiérarchique fixe en concertation avec le salarié les modalités d’exécution du télétravail.

Le responsable hiérarchique communique au salarié et au responsable des ressources humaines la décision concernant la mise en œuvre du télétravail dans les 10 jours qui suivent cet entretien.

2. Mise en œuvre

Les conditions relatives au domicile sont documentées par le salarié qui transmet au responsable des ressources humaines les déclarations et attestations mentionnées à l’article précédent.

Le salarié teste s’il peut accéder depuis son domicile à l’environnement informatique nécessaire à la tenue de son poste dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise.

3. Motifs de non validation

En cas de refus, le ou les motifs sont précisés au salarié. Il peut s’agir notamment de contraintes techniques, d’impératifs de sécurité des données liées à l’activité, de l’importance de son activité déjà exercée en dehors des locaux de l’entreprise, de l’organisation du service, de la faible ancienneté et de l’expérience de l’équipe, de la maîtrise du poste occupé.

4.3. L’autorisation de télétravail

Une autorisation à durée déterminée formalise l’acceptation du télétravail occasionnel à domicile dans les conditions prévues au présent accord. Elle en précise les conditions définies avec le responsable hiérarchique et est validée par le service R.H.

Article 5 – Période d’adaptation et réversibilité

Pendant les 3 premiers mois d’application de l’autorisation à titre occasionnel de télétravail, l’entreprise tout comme le salarié peuvent à tout moment mettre fin à cette possibilité.

La fin du télétravail est notifiée par écrit en respectant un délai de prévenance de 7 jours calendaires. L’objectif de cette période d’adaptation est de permettre aux parties de vérifier le bon fonctionnement notamment technique et organisationnel du télétravail envisagé.

Article 6 – Réversibilité au-delà de la période d’adaptation prévue au point 5 et avant le terme de l’avenant télétravail

La réversibilité définitive est également possible à l’initiative soit de la hiérarchie soit du salarié. Cette réversibilité est alors formalisée d’un commun accord par une lettre mettant un terme à l’autorisation temporaire de télétravail.

De plus, certaines circonstances mettent également fin définitivement au télétravail notamment :

• si le salarié autorisé à télétravailler change de poste.

• si le salarié autorisé à télétravailler informe l’entreprise d’un déménagement sans qu’une analyse de compatibilité du nouveau lieu de travail ait été réalisée,

• si une modification intervient dans l’organisation du service ou de circonstances particulières liées à l’activité du service exige un retour permanent du salarié dans les locaux de l’entreprise,

• si les règles de protection des données de confidentialité ne sont pas en pratique respectées,

• si des circonstances particulières imprévisibles affectent la situation personnelle du salarié ne lui permettant plus d’exercer le télétravail dans les conditions prévues au présent accord.

En tout état de cause, l’expérience de télétravail étant temporaire, la situation de télétravail prend automatiquement fin à la date prévue par l’autorisation écrite individuelle de télétravail.

Article 7 – Organisation pratique du télétravail à domicile

7.1. Nombre de jours télétravaillés

Le présent accord permet la délivrance d’autorisation de télétravail pour 1 jour ouvré ou deux demi-journées ouvrées de télétravail au cours d’un mois civil.

7.2. Positionnement des jours télétravaillés

Les jours télétravaillés doivent être positionnés du lundi au vendredi de préférence en dehors du mardi et jeudi. Les jours ou de demi-journées choisis dans le mois doit être au préalable autorisés par le responsable hiérarchique en respectant un préavis d’information de la hiérarchie de 10 jours calendaires.

Les échanges entre le salarié et le responsable hiérarchique se font obligatoirement par e-mails, seules les demandes écrites étant prises en compte.

7.3. Organisation du temps télétravaillé

Le salarié gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre des dispositions légales conventionnelles et les règles internes en vigueur dans l’entreprise.

L’activité professionnelle à domicile doit se dérouler pendant la période correspondant aux horaires du service auquel appartient le salarié. Pendant le jour ou la demi-journée de télétravail, le temps de travail effectif du salarié correspondant à celui effectué habituellement lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise et correspondant aux badgages réalisés à distance

Le salarié devra badger à distance sur l’ordinateur portable mis à sa disposition selon les mêmes règles de badgage que celles applicables sur le site Capsugel.

Pendant le jour où les demi-journées télétravaillés au cours du mois civil, le salarié s’engage à répondre aux sollicitations des collègues et des tiers extérieurs pendant les plages de l’horaire habituel de son service (le matin et l’après-midi). Celles-ci sont le cas échéant précisées dans l’autorisation de télétravail.

7.4 Impact paye

En situation de télétravail le collaborateur ne peut prétendre aux avantages pécuniaires ou en nature en lien avec une activité professionnelle sur le site de Capsugel tels que participation aux frais repas, indemnité transport. De tels avantages, si le salarié en est bénéficiaire, sont ajustés au regard du nombre de jour ou de demi-journées de télétravail effectués par le salarié.

Article 8 – Télétravail et vie privée

8.1. Objectifs individuels

La charge de travail et les objectifs du salarié autorisé à télétravailler restent les mêmes que lorsqu’il exerce l’ensemble de son activité dans les locaux de l’entreprise. La hiérarchie vérifiera lors d’entretiens réguliers la faisabilité des objectifs confiés au regard de l’autorisation de télétravail ainsi que les conditions de la bonne continuité du service.

8.2. Vie privée

Afin de respecter la vie privée du collaborateur autorisé à télétravailler, les plages horaires de joignabilité correspondent aux plages horaires de l’horaire habituel du service auquel appartient le salarié et sont le cas échéant précisées dans l’autorisation de télétravail. Le télétravailleur ne peut organiser de réunions à son domicile mais peut en animer ou y participer au moyen de l’utilisation des nouvelles techniques de l’information et de la communication.

8.3. Frais

Le télétravail occasionnel ne devrait pas compte tenu du volume autorisé générer de frais supplémentaires au salarié. Il est également rappelé que l’autorisation de télétravail reste un choix à la libre initiative du salarié non imposée par l’entreprise.

Les personnels de l’entreprise qui souhaitent bénéficier d’une solution de télétravail occasionnelle voient leurs postes de travail maintenus sur le site.

Aucune indemnisation n’est en conséquence accordée au personnel sollicitant à être autorisé occasionnellement à télétravailler.

Article 9 - Protection des données et confidentialité

Chaque salarié optant pour le télétravail occasionnel prend des précautions utiles pour préserver l’accès de ses données et plus généralement à toutes informations concernant l’entreprise ou ses clients et fournisseurs.

Aucun dossier, document sur support papier ou numérique ne peut être conservé au domicile du salarié.

Le salarié doit en outre respecter l’obligation de discrétion et de confidentialité sur les procédés et les méthodes de réalisation et de commercialisation des produits et services de l’entreprise portées à sa connaissance dans l’exercice de son activité ainsi qu’une obligation de secret sur toutes les questions portant sur les secrets de fabrique et les secrets d’affaires.

Le télétravail implique nécessairement la seule utilisation des équipements de travail mis à disposition par l’entreprise et la mise en œuvre des procédures et dispositifs de protection des données appartenant à l’entreprise exigés par la société Capsugel.

Le non-respect de ces prescriptions peut conduire à la mise en œuvre de sanctions prévues par le règlement intérieur.

Article 10 – Santé et sécurité

10.1. Respect des règles de santé et de sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité des collaborateurs sont également applicables lorsque les collaborateurs sont en situation de télétravail.

En cas de besoin, les représentants du personnel, CHSCT et les autorités administratives compétentes en matière d’hygiène et de sécurité ont accès au lieu de travail du télétravailleur sous réserve de recueillir préalablement l’accord de l’intéressé.

10.2. Accident du travail

En cas d’accident du travail à son domicile, le salarié doit en informer l’employeur par tout moyen. Le traitement de cette déclaration par l’entreprise se fait dans les mêmes conditions que pour un accident survenant dans les locaux de l’entreprise et peut susciter des enquêtes internes.

Article 11 – Bilan de l’expérimentation

Le présent accord constitue un accord expérimental lequel fera l’objet d’un suivi par les représentants du personnel de l’entreprise au sein du Comité d’entreprise.

A ce titre, une commission de suivi est créée et composée de :

• 1 représentant des parties signataires du présent accord et un représentant du personnel relevant du collège cadre,

• 2 membres du service ressources humaines référents en matière de télétravail,

• 3 télétravailleurs volontaires ayant participé à la phase expérimentale, ainsi que 3 responsables hiérarchiques ayant dans leur équipe au moins un télétravailleur.

Les collaborateurs non membres du Comité d’entreprise sont volontaires et désignés en concertation au sein du Comité d’entreprise.

Cette commission de suivi sera réunie après 5 mois de démarrage de la phase expérimentale afin de procéder à une première analyse de la forme d’organisation du travail découlant du présent accord en identifiant les points de succès et ceux nécessitant des points d’ajustements de fonctionnement.

A l’issue d’une période de 9 mois, la commission de suivi se réunira à nouveau et rédigera des préconisations et un bilan définitif lequel sera transmis aux délégués syndicaux en vue de la préparation de la négociation annuelle obligatoire Bloc 2 (QVT) pour l’année 2018.

Article 12 – Durée – Révision – Clause de rendez-vous - Dépôt

12.1. Durée

Le présent accord entre en vigueur à compter du 1^er février 2018 sous réserve du respect des formalités de dépôt et de publicité. Le présent accord est conclu pour une phase expérimentale de 18 mois, correspondant à la période allant du 1^er février 2018 au 31 juillet 2019. Le présent accord cessera de produire l’intégralité de ses effets au terme prévu. A cette même date, les autorisations individuelles de télétravail deviendront caduques.

12.2. Révision

Le présent accord pourra néanmoins faire l’objet d’une révision en cours de période expérimentale. La demande de révision devra être notifiée aux partenaires par courrier électronique avec un préavis de 3 mois. La partie qui sollicite une révision devra expliciter les raisons et les propositions de rédaction modificative. En cas de demande de révision, les négociations commenceront dans le mois suivant la réception de la notification.

12.3. Clause de rendez-vous

Au terme du présent accord expérimental, les parties signataires seront libres de tirer les enseignements du bilan réalisé par la commission paritaire et communiqué aux délégués syndicaux. Les négociations annuelles obligatoires Bloc 2 pour l’année 2018 constituent en tout état de cause l’occasion d’évoquer et poursuivre le cas échéant les négociations sur la thématique du télétravail au sein de la société Capsugel.

12.4. Dépôt

Le présent accord sera notifié par courrier à l’ensemble des organisations syndicales représentatives de l’entreprise.

Le présent accord sera déposé auprès de la DIRRECTE, Unité territoriale du Haut-Rhin en 2 exemplaires dont 1 sous format électronique.

Un exemplaire sera remis au secrétariat greffe du Conseil des prud’hommes de Colmar.

Enfin, un exemplaire de l’accord sera remis et établi pour chaque partie.

Fait à Colmar

Le : 25 janvier 2018

En six exemplaires originaux,

Pour la société Capsugel France Pour les organisations syndicales représentatives