Accord d'entreprise "Accord relatif à la communication syndicale au sein de CAPSUGEL FRANCE SAS" chez CAPSUGEL FRANCE (Siège)

ACCORD RELATIF A LA COMMUNICATION SYNDICALE

AU SEIN DE CAPSUGEL France SAS (Lonza)

Entre les soussignés :

La Société Capsugel France immatriculée au RCS de COLMAR, sous le numéro B 612 050 518 dont le siège social se situe 10 rue Timken - 68000 Colmar

D’une part

Et :

Les organisations syndicales :

CFDT

CGT

D’autre part

ET APRES AVOIR EXPOSE QUE :

Le développement du télétravail après la crise sanitaire a conduit les partenaires sociaux à une réflexion sur les modalités de communication syndicale au sein de la société.

Cette réflexion s’inscrit également dans le cadre de la diversification des organisations syndicales présentes dans l’entreprise.

ARTICLE 1. Champ d’application et objet de l’accord :

• Le présent accord s’applique aux organisations syndicales présentes au sein de la société Capsugel France au sens de l’article L 2142-1 du Code du Travail, ci-après dénommées « les organisations syndicales ».

• Le présent accord a pour objet de définir les principes et les conditions d’utilisation par les organisations syndicales précitées des moyens d’information et de communication syndicales au sein de la société.

• Le présent accord ne s’applique pas aux communications syndicales dans le cadre des processus électoraux à venir. En effet, la communication syndicale en lien avec le processus électoral de désignation des membres du Comité Social et Economique sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

ARTICLE 2. Communication syndicale classique :

2.1 Tableaux d’affichages muraux :

Chaque organisation syndicale dispose d’un panneau d’affichage dédié de taille 115cm x 100cm.

Ces panneaux sont distincts de celui du CSE.

Les panneaux d’affichage sont installés dans un endroit de passage ou à proximité d’une zone de repos.

Les affichages sont effectués par l’émetteur désigné par chaque organisation syndicale.

Conformément à l’article L 2142-3 du Code du Travail, les organisations syndicales doivent transmettre simultanément à l’affichage un exemplaire de la communication syndicale à la direction.

L’affichage syndical doit soit mentionner le nom du syndicat, soit le sigle du syndicat dont il émane pour éviter toute confusion.

Les communications doivent être exclusivement de nature syndicale. Toute affiche apposée hors des panneaux d’affichage sera retirée et détruite.

2.2 Diffusion des tracts :

Les publications et des tracts de nature strictement syndicale peuvent être diffusés aux collaborateurs dans l’enceinte de l’entreprise mais seulement aux heures d’entrée et de sortie du personnel de l’entreprise ce qui correspond :

• Aux plages horaires correspondant au changement d’équipes pour le personnel posté ;

• Aux horaires habituels de prises et de fin de poste pour le personnel travaillant en journée et pendant les plages de l’horaire variable éventuellement applicable dans l’entreprise pour le personnel non posté.

En outre, l’entreprise autorise que les tracts puissent également être distribués aux heures d’accès au restaurant d’entreprise.

La distribution de tracts ne doit pas troubler l’exercice normal du travail et la bonne marche de l’entreprise. Les tracts peuvent ainsi être distribués pendant les plages horaires précitées et être distribuées dans les couloirs d’accès aux locaux dédiés au travail et à l’entrée et à la sortie du restaurant d’entreprise mais ni pendant le temps de travail du personnel, ni pendant le temps de pause, ni pendant le temps de repas. Toutefois, les 3 exceptions qui précèdent sont exclues à condition de ne pas troubler l’exercice normal du travail et la bonne marche de l’entreprise.

Il est convenu entre les parties qu’un exemplaire des tracts dont la distribution est effectuée sur site est transmis à la direction simultanément à la distribution.

ARTICLE 3. : Espace de communication syndicale pour affichage numérique des communications syndicales et tracts numériques

Chaque organisation syndicale présente au sein de la société, disposera dans un délai de 2 mois à compter de la signature dudit accord, d’un espace numérique dédié accessible par tous les salariés de l’entreprise par un lien qui leur sera communiqué par les organisations syndicales concernées par courriel.

Ce lien permettra aux salariés d’avoir librement accès aux communications syndicales affichées et aux tracts.

Cet espace sera strictement réservé à la communication syndicale s’agissant des problématiques touchant à la société Capsugel France SAS et ne peut servir de support à la communication par le Comité Social et Economique (CSE).

Cet espace numérique sécurisé et accessible au personnel de la société sera créé par la société dans son système d’information et mis à la disposition de chaque section syndicale

L’utilisation par les organisations syndicales de l’outil numérique mis à leur disposition, doit satisfaire à l’ensemble des conditions suivantes :

• Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de la société ;

• Ne pas avoir de conséquences préjudiciables sur la bonne marche de l’entreprise ;

• Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser les messages.

La création de l’outil numérique et la formation à l’utilisation de cet outil seront assurées par le service informatique de la société Capsugel France.

Les organisations syndicales s’engageront à respecter la charte informatique de sécurité du système d’information de la société.

Une fois formés, les collaborateurs désignés par les organisations syndicales prendront en charge de façon autonome la gestion de la responsabilité de l’espace numérique mis à leur disposition en désignant au moins deux gestionnaires par organisation syndicales.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences du bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages est celle acceptée par le logiciel et de façon générale doit être conforme à la charte de sécurité du système d’information de l’entreprise.

Le contenu des communications syndicales ne peut être envoyé directement à chaque adresse mail professionnelle des salariés.

Les publications des organisations syndicales et les tracts seront accessibles aux salariés via l’envoi d’une notification par courriel adressé aux adresses mail professionnelles des collaborateurs de l’entreprise lesquels contiendront un lien permettant de lire ou non la communication.

La notification faite au personnel, sans restriction d’horaires, précisera qu’il s’agit d’un message émanant d’une organisation syndicale et que la consultation du contenu de la communication du tract de l’espace dédié n’est pas obligatoire.

Par parallélisme à la diffusion classique des communications syndicales et des tracts, les communications et tracts numériques syndicaux seront communiqués à la direction simultanément à leur dépôt dans l’espace numérique dédié.

Les droits attachés à ce nouveau mode de communication et de distribution des tracts déposés dans l’espace numérique seront régis par les dispositions du Code du Travail s’agissant des affichages pour tout différend de mise en œuvre.

ARTICLE 4. : Messagerie électronique

Chaque organisation syndicale disposera d’une adresse électronique spécifique lui permettant de communiquer en interne et en externe mais pas directement auprès des salariés sur leur adresse mail professionnelle hors la situation spécifique décrite ci-après.

Les organisations syndicales pourront utiliser la messagerie mise à leur disposition pour prévenir le personnel de toute modification de leur espace dédié par la diffusion d’une notification qui sera diffusée par la messagerie d’entreprise auprès du personnel.

Le message de notification ne pourra directement contenir de communications ni de tracts directement communiqués au personnel.

La notification ne pourra que communiquer le lien permettant d’accéder à l’espace numérique dédié de l’organisation syndicale concernée.

Le courriel de notification devra porter le logo du syndicat diffusant la notification de mise à jour de son espace syndical dédié afin d’annoncer clairement aux salariés l’origine de ce courriel.

Le message de notification devra se limiter à l’information selon laquelle l’espace dédié de l’organisation syndicale a fait l’objet d’une mise à jour et pourra indiquer qu’il s’agit d’un affichage ou d’un tract

Les courriels seront adressés à la liste des destinataires en copie cachée afin d’éviter que des réponses soient adressées à tous.

Il est rappelé que, dès lors que les organisations syndicales disposant d’une boite aux lettres numérique, les élus ne sont pas autorisés à diffuser des messages à caractère syndical à partir de leur messagerie nominative professionnelle à l’ensemble du personnel

La messagerie électronique mise à disposition de l’entreprise ne devra pas, dans un souci de confidentialité, être utilisée pour d’autres échanges directs avec des salariés sur leur messagerie professionnelle.

ARTICLE 5. : Moyens dédiés à la communication syndicale numérique

5.1 Formation et accompagnement :

Les personnes dûment habilitées par les organisations syndicales seront formées à la gestion des outils et logiciels mis à leur disposition par la direction pour alimenter l’espace numérique qui leur est dédié.

Deux sessions de formation minimum seront organisées sur demande des organisations syndicales pour les personnes habilitées par ces dernières et ce a compter de la mise à disposition de l’espace numérique sécurisé et dédié qui leur est créé dans le système d’information de la société.

5.2 Moyens matériels

La direction met à la disposition le matériel informatique ainsi que les logiciels nécessaires à la communication par voie d’affichage électronique et a la communication de tracts numériques ainsi qu’à l’utilisation de la messagerie électronique.

ARTICLE 6. : Utilisation non conforme des outils numériques mis à disposition

En cas de constat d’une utilisation non conforme des espaces de communication syndicales numériques dédiés crées ou de la messagerie électronique mise à la disposition des organisations syndicales de l’entreprise, un premier échange sera organisé par un représentant de la direction et le responsable syndical concerné afin de régulariser la situation.

Si la situation persiste, un courrier précisant la nature de l’utilisation non conforme constatée sera adressé par la direction à l’organisation syndicale concernée.

A l’issue de cette procédure, si le différend persiste, la direction saisira la juridiction compétente.

En cas d’urgence, cette direction peut en tout état de cause directement saisir la juridiction compétente.

ARTICLE 7. : Restrictions pour raison de maintenance 

Les restrictions ponctuelles dans l’utilisation de la messagerie ou de l’espace numérique sécurisé dédié aux organisations syndicales crées par la société sont susceptibles d’être décidées par la direction en fonction des opérations indispensables d’exploitation et de maintenance du système d’information de la société.

Dans ces situations, qui ont vocation à être exceptionnelles, les organisations syndicales sont informées le plus tôt possible.

En cas d’incident, les organisations syndicales bénéficieront de la maintenance du matériel et des outils informatiques mis à leur disposition par la société.

ARTICLE 8. : Principes généraux applicables aux communications syndicales

Le contenu des communications syndicales est librement déterminé par les organisations syndicales et sous leur responsabilité et doivent satisfaire à l’ensemble des conditions suivantes :

• Les communications doivent revêtir un caractère exclusivement syndical ;

• Les communications ne doivent contenir aucune information confidentielle et ne doivent pas avoir de conséquence préjudiciable à la bonne marche de l’entreprise ;

• Les communications sont soumises au respect des dispositions relatives à la presse, ce qui signifie notamment qu’elles ne doivent contenir aucune injure ni diffamation.

La protection de la vie privée et notamment le droit à l’image ainsi que la protection des droits d’auteur doivent être respectés.

Les dispositions en matière de traitement des données personnelles RGPD doivent être strictement respectées.

Chaque organisation syndicale est responsable du contenu de ses communications syndicales, soit en mode papier, soit en mode numérique.

Lorsque les espaces dédiés numériques créés par la société sont utilisés, leur utilisation s’effectue dans le respect des lois et règles en vigueur et notamment :

• Le règlement général pour la protection des données personnelles (RGPD) ;

• La loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 modifiée,

• La charte d’utilisation du système d’information de Capsugel France SAS,

• De manière plus générale la politique générale de sécurité des systèmes d’information en vigueur dans l’entreprise.

Enfin, et en tout état de cause, et dans tous les cas les organisations syndicales s’engagent à respecter :

• La confidentialité des informations qui leur sont désignées comme telles soit parce qu’elles sont classifiées comme telles par la loi, soit parce que l’entreprise considère que leurs divulgation pourraient porter atteinte aux intérêts légitimes de l’entreprise et à l’obligation de discrétion qui en découle.

• Le principe de discrétion et de devoir de réserve inhérente aux documents auxquels ils ont accès afin d’examiner les situations individuelles des salariés dans le cadre des prérogatives dont-ils disposent ;

• Les conditions techniques et exigences de bon fonctionnement des ressources et des équipements informatiques et de télécommunication de l’entreprise.

ARTICLE 9. : Désignation d’un responsable syndical de la communication au sein de chaque organisation syndicale

Chaque organisation syndicale devra identifier le responsable syndical de sa communication et en communiquer le nom à la direction.

Enfin, afin de préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message, l’objet du courriel informant de la mise à jour de l’espace syndical numérique dédié devra clairement identifier s’il s’agit d’un message de nature syndicale avec mention de l’étiquette syndicale et préciser que les salariés n’ont aucune obligation de consulter le site syndical.

ARTICLE 10. : Dispositions finales

• Durée et entrée en vigueur

Le présent accord entre en vigueur le 23 mars 2023 et est conclu pour une durée indéterminée.

• Suivi de l’accord et clause de rendez-vous

Au cours des deux premières années d’application du présent accord, une réunion annuelle sera organisée pour évoquer le cas échéant les difficultés d’application du présent accord, ainsi que les éventuelles mesures d’ajustement qui pourraient lui être apportées.

Passées les deux premières années d’application de l’accord, une réunion de suivi sera organisée tous les deux ans.

• Révision

Il pourra apparaître nécessaire de procéder à une modification ou à une adaptation du présent accord.

Il est rappelé qu’en application des dispositions de l’article L 2261-7-1 du Code du Travail, sont habilitées à engager la procédure de révision d’un accord d’entreprise :

• Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel l’accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord et signataires ou adhérentes de cet accord ;

• A l’issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales des salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord.

Suite à la demande écrite d’au moins une des organisations syndicales visées ci-dessus, une négociation de révision s’engagera sur convocation écrite (lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception) de la direction de la société dans un délai de trois mois suivant la réception de la demande écrite de révision.

La négociation de révision pourra tout autant être engagée à l’initiative de la direction de la société. La convocation écrite à la négociation de révision sera adressée à l’ensemble des organisations syndicales de salariés représentatives dans la société, que celles-ci soient ou non signataires ou adhérentes du présent accord.

Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles du présent accord qu’elles modifient, et seront opposables aux parties signataires et adhérentes du présent accord, ainsi qu’aux bénéficiaires de cet accord, soit à la date qui aura été expressément convenue dans l’avenant, soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt légal.

Il est entendu que les dispositions du présent accord demeureront en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions et seront maintenues dans l’hypothèse selon laquelle la négociation d’un nouveau texte n’aboutirait pas

• Dénonciation

L’accord et ses avenants éventuels, conclus pour une durée indéterminée, pourront être dénoncés à tout moment par l’une ou l’autre des parties, sous réserve de respecter un préavis de six mois.

La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres parties signataires et adhérentes, à la DREETS (Directions Régionales de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités) compétente, ainsi qu’au greffe du Conseil de Prud’hommes de Colmar.

L’auteur de la dénonciation la déposera sur la plateforme nationale « TéléAccords » à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

• Dépôt

En application du Décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de la société.

Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale « TéléAccords » à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

Le déposant adressera un exemplaire de l’Accord au secrétariat greffe du conseil de prud’hommes de Colmar.

Le présent accord sera publié dans sa version intégrale mais après avoir été anonymisé.

Fait à Colmar,

Le 24 mai 2023,

En 5 exemplaires originaux.