Accord d'entreprise "ACCORD TELEPERFORMANCE" chez FLANDRE OPALE HABITAT SOCIETE ANONYME D HABITATION A LOYER MODERE (Siège)

Entre :

• Habitat privilège, immatriculée au RCS de Lille sous le numéro 408 337 707 dont le siège social est situé Lille, 104 rue Nationale, représentée par XXXXXXXXXX en sa qualité de Directeur Général ayant pouvoir aux fins des présentes ;

• Flandre Opale Accession, immatriculée au RCS de Boulogne sur Mer sous le numéro 615 420 668 dont le siège social est situé à Boulogne sur Mer, représentée par XXXXXXXXXX en sa qualité de Directeur Général ayant pouvoir aux fins des présentes ;

• Flandre Opale Habitat, immatriculée au RCS de Dunkerque sous le numéro 616 820 205 dont le siège social est situé à Dunkerque, 51 rue Poincaré, représentée par XXXXXXXXXX en sa qualité de Directeur Général ayant pouvoir aux fins des présentes.

Ci-après désignées les « Sociétés »

d’une part,

Et

L’organisation syndicale représentative au sein de l’Unité Economique et Sociale Ali Flandres Opale :

• CFE – CGC représentée par XXXXXXXXXX;

Ci-après désignée l’« organisation syndicale »,

d’autre part,

PREAMBULE 3

1. MODALITES GENERALES D’ORGANISATION 3

2. CONDITIONS D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL 4

2.1 Eligibilité liée à l’emploi et ses missions 4

2.2 Eligibilité liée au salarié 5

3. ORGANISATION DU TELETRAVAIL 6

3.1 Télétravail « régulier » 6

3.2 Télétravail « exceptionnel » 6

3.3 Télétravail « de crise » 7

3.4 Télétravail « pour favoriser le soin et le retour au travail » 7

4. MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL REGULIER 8

4.1 Formulaire de demande 8

4.2 Double volontariat 8

4.3 Validation de la demande 8

4.4 Période d'adaptation et réversibilité 9

4.6 Départage 10

5. MODALITES DE POSE DES JOURS DE TELETRAVAIL 10

6. CONDITIONS DE TRAVAIL 11

6.1 Ergonomie du poste de travail 11

6.2 Dotation informatique et équipements supplémentaires 12

6.3 Maintien du lien social 13

6.4 Charge de travail et suivi 13

6.5 Durée du travail 14

6.6 Droit à la déconnexion 14

6.7 Santé et sécurité 15

6.8 Droits et obligations 15

7. ACCOMPAGNEMENT 15

7.1 Accompagnement des collaborateurs 15

7.2 Accompagnement des managers 15

8. SECURITE DU MATERIEL ET PROTECTION DES DONNEES 16

8.1 Sécurité du matériel informatique 16

8.2 Protection des données et respect de la vie privée 16

9. ASSURANCES 17

10. CONTREPARTIE FINANCIERE 17

11. SUIVI ET RETOUR D’EXPERIENCE 17

12. REFERENT TELETRAVAIL 18

13. EFFET, DUREE, REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD 18

13.1 Effet de l’accord 18

13.2 Durée de l’accord 18

13.3 Révision de l'accord 18

13.4 Dénonciation de l'accord 19

14. DEPOT ET PUBLICITE 19

PREAMBULE

Dans le cadre du développement de la politique de Qualité de Vie au Travail et du projet d’entreprise IMAGINE 2027, la Direction a réaffirmé sa volonté de développer de nouveaux modes d'organisation du travail souples et performants, tout en favorisant l’amélioration des conditions de travail des collaborateurs.

Après quelques mois d’expérimentation du fait de la crise sanitaire sans précédent ayant impacté toute notre organisation, la Direction et les partenaires sociaux ont convenu de l’impérieuse nécessité de formaliser un accord sur la thématique du télétravail.

Véritable outil stratégique et organisationnel, les parties signataires du présent accord souhaitent inscrire le télétravail dans une démarche de performance au service de nos clients internes et externes :

• Performance sociale en permettant de favoriser l’égalité professionnelle, la conciliation des temps de vie et la santé/sécurité

• Performance digitale en accompagnant la transformation numérique et en mettant à disposition de nouveaux outils de communication

• Performance environnementale en réduisant les déplacements et en développant la dématérialisation des processus

• Performance managériale en développant la confiance, l’autonomie, la responsabilité et la transparence au sein des équipes

• Performance économique et sociétale en conciliant l’ensemble de tous ces éléments afin de fidéliser les collaborateurs et attirer de nouveaux talents

Basé sur la confiance, la responsabilisation, l’autonomie, le double volontariat (collaborateur/employeur) et la réversibilité, il est rappelé que le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation. Par ailleurs, sa mise en place ne saurait remettre en cause les principes essentiels de respect de la vie privée et du droit à la déconnexion, de préservation du lien social et du respect des principes d’égalité de traitement et de non-discrimination sans oublier le principe collaboratif et du travail d’équipe.

Il est entendu que tous les postes de l'entreprise ne sauraient être éligibles au télétravail. Seuls ceux pouvant être exercés partiellement et régulièrement à distance via l’outil informatique pourront rentrer dans le dispositif. L'éligibilité est fondée d'une part sur des conditions liées à l'activité professionnelle et aux postes de travail, d'autre part sur des critères individuels.

Les parties conviennent enfin de la nécessité de bénéficier d’un accord agile et adaptable dans le temps.

Il est ainsi convenu ce qui suit :

1. MODALITES GENERALES D’ORGANISATION

Sur la base de l'article L. 1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Pour rappel, les modalités d'organisation sont basées sur les principes suivants :

• Le télétravail ne saurait se confondre avec une réduction de la durée du travail ou un allègement des missions confiées ou une absence pour convenance personnelle. Il repose sur une relation de confiance mais aussi sur la nécessaire faculté qui doit être donnée à l'employeur d'apprécier le volume d’activité et les résultats du travail.

• Il est fondé d'une part sur des conditions liées à l'activité professionnelle et aux postes de travail, d'autre part sur des critères individuels. Il est mis en œuvre à la demande du salarié et après examen et accord de l'employeur.

• Il doit être réversible tant à l'initiative du salarié que de l'employeur.

• Le lieu du télétravail est en principe le domicile déclaré auprès de la DPH. Ce lieu de résidence devra remplir les conditions nécessaires à l'exercice du télétravail. Si un lieu différent est utilisé, l’employeur devra en être informé.

• L'organisation du télétravail ne doit pas faire obstacle à la cohésion des équipes, à l'organisation des réunions et à la participation à la vie du service et au lien social.

L’accord a pour objet d'encadrer un télétravail régulier pour certains emplois définis. Il ne fait pas obstacle à un télétravail occasionnel qui pourrait être autorisé par le manager en raison de circonstances exceptionnelles pour répondre à des situations inhabituelles ou d'urgence (météo, grève, etc.).

2. CONDITIONS D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL

   1. Eligibilité liée à l’emploi et ses missions

Pour être éligible au télétravail, l'emploi doit pouvoir être exercé partiellement et régulièrement à distance via l’outil informatique.

Ce qui suppose que l'emploi :

• ne nécessite pas d'être en permanence sur le lieu de travail (du fait des missions, des équipements pour les réaliser ou du besoin pédagogique)

• puisse être exercé avec des données dématérialisées,

• puisse être exercé partiellement et régulièrement à distance sans empêcher le bon fonctionnement du service ou le travail en équipe (missions, dispositions des dossiers, confidentialité, processus d'échange avec les collègues),

• comporte des missions quantifiables et planifiables à distance sur une journée.

• Sont donc exclus :

  • Collaborateurs de proximité (employé(e) et gardien(ne) d’immeubles),

  • Collaborateurs d’accueil physique de nos clients,

  • Collaborateurs salariés en alternance et les stagiaires, en raison de l'objectif de formation et de la présence au sein des locaux qui facilite cet apprentissage,

  • Emplois non équipés informatiquement,

  • Emplois ne disposant pas d’outils et processus dématérialisés,

  • Les CDI & CDD de moins d’un an d’ancienneté.

• Sont donc éligibles :

  • Tous les autres emplois (CDD et CDI de plus d’un an d’ancienneté)

Les modalités d'organisation du télétravail définies doivent être compatibles avec les obligations de service, l’organisation et le bon fonctionnement des équipes de travail.

L'organisation et la planification des temps de présence et de télétravail seront soumises à l'accord du manager concerné.

2. Eligibilité liée au salarié

Les demandes de télétravail sont ainsi ouvertes exclusivement aux collaborateurs remplissant les conditions d'emploi listées au point 2.1, et qui justifient des 2 critères cumulatifs suivants :

• Critère n°1 : autonomie, ancienneté et répartition du temps de travail

• capacité d'autonomie, d'organisation et de maturité numérique* dans le poste occupé ne nécessitant pas de soutien ou de proximité managériale, avec évaluation par le manager

• ancienneté minimale de 1 an dans le poste afin de garantir une bonne intégration préalable dans le collectif de travail, avec validation du manager. Toutefois, et toujours sous validation du manager, il pourra être étudié une autorisation de la demande de télétravail exceptionnel avant ce délai

• temps de travail contractuel réparti au minimum sur 4 jours par semaine (sont donc exclus tout temps partiel travaillant moins de 4 jours par semaine).

* Tout refus par le manager sur ces critères devra faire l’objet d’un argumentaire avec définition d’un plan d’action/accompagnement et d’un calendrier de revoyure du collaborateur concerné

• Critère n°2 : un logement compatible

• un équipement au domicile permettant le travail à distance (connexion internet haut débit avec justificatif)

• un espace de travail spécifique consacré au télétravail et favorable à la concentration et la confidentialité. Ce qui suppose que le collaborateur puisse s’organiser et s'isoler afin de ne pas être dérangé dans son travail (attestation sur l’honneur décrivant le respect des conditions propices au télétravail)

• un climat familial adéquat (en évitant les mercredi pour les collaborateurs ayant des enfants âgés de moins de 14 ans)

A ce titre, le collaborateur échangera avec son manager sur les conditions matérielles de télétravail, lors de l’entretien.

En cas d’incompatibilité du logement, il pourra être proposé au collaborateur du travail à distance, au sein d’un site de l’entreprise proche de son domicile.

Le manager sera attentif à ce que le nombre de travailleurs présents dans les locaux au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation. Le principe d’un seuil de 50% des effectifs présents au sein locaux devra être appliquer et pourra s’adapter selon les métiers ou période de vie exceptionnelle (crise sanitaire, conditions climatiques exceptionnelles, etc …).

3. ORGANISATION DU TELETRAVAIL

   3. Télétravail « régulier »

• Formule fixe

Afin de préserver le lien social avec la société et de faciliter l'organisation des temps de travail collectifs, la durée du temps en télétravail est limitée à 3 jours par mois, étant précisé que tous les jours ouvrés sont autorisés hormis les mercredi pour les parents de jeunes enfants (– 14 ans) et les lundi qui sera la journée de présence obligatoire pour l’ensemble des salariés.

Le télétravail s'effectue par journée entière. Les journées sont programmées en amont, connues de l’ensemble des membres de l’équipe concernée, et sont fixes et identiques pour chaque mois.

Une souplesse pourra être envisagée à titre exceptionnel afin de modifier une journée fixe, avec validation du manager.

En cas de contraintes ponctuelles nécessitant la présence du salarié (formation, séminaire, réunion de service, entretien avec son manager nécessitant la présence physique, etc.) une suspension ou une modification de jour provisoire pourra intervenir à l'initiative de l'entreprise ou du collaborateur, sous réserve du respect d'un délai de prévenance raisonnable permettant au salarié de s'organiser (1 semaine).

Pour ce dispositif, un télétravail régulier peut être accordé dans le respect de l’ensemble des conditions d’éligibilité prévu à l’article 2 liées à l’emploi, les missions et au salarié.

4. Télétravail « exceptionnel » / « occasionnel »

Pour les collaborateurs ne bénéficiant pas de la formule fixe, il peut également être envisagé un télétravail dit « exceptionnel » ou « occasionnel » soit par la Direction, par le management ou par le collaborateur lui-même, afin de gérer des situations particulières, collectivement ou individuellement :

• Evènement inhabituel, imprévisible, soudain ou temporaire (intempéries, phénomène de pollution, indisponibilité d’un moyen de transport, grève, etc.)

• Missions nécessitant un environnement calme à l’écart de tout dérangement susceptible d’intervenir sur le lieu de travail habituel et ce, en vue de travailler sur une mission précise.

Pour ces deux motifs et sous validation du management, un télétravail exceptionnel peut être accordé, dans le respect des seules conditions d’éligibilité de l’article 2.1 liées à l’emploi et les missions.

Pour ce dispositif de télétravail exceptionnel, le télétravail constitue un aménagement du poste de travail, rendu nécessaire à la continuité de l’activité et/ou garantissant la protection du collaborateur.

Le télétravail exceptionnel ou occasionnel est mis en place pour une période strictement limitée dans le temps, prenant fin au terme de l’évènement le justifiant.

Dans ce dispositif, chaque collaborateur bénéficie d’une enveloppe de 15 jours de télétravail par an dont la pose se fait à hauteur de 2 jours sur un mois maximum et non consécutifs. Ces journées de télétravail ne seront pas nécessairement fixes d’une semaine à l’autre ou d’un mois à l’autre.

La prise de ces jours de télétravail sera soumise à accord préalable du manager tout en respectant un délai de prévenance suffisant (au plus tard avant la prise de poste) et en s’assurant à ce que le nombre de travailleurs présents dans les locaux au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation

Comme énoncé précédemment, le télétravail repose sur un principe de volontariat réciproque, ce qui implique que vous pouvez prendre la totalité des jours prévus ou pas du tout ou bien même en prendre qu’une partie.

5. Télétravail « de crise »

Un télétravail dit « de crise » peut être envisagé et imposé par la Direction, conformément aux préconisations gouvernementales et dans le respect du dialogue social au sein de la société, afin de gérer des situations collectives particulières et dans le but de permettre la continuité de l’activité et/ou assurer la protection des collaborateurs.

• Crise sanitaire avec plan de continuité d’activité ou plan de reprise d’activité

Pour ce dispositif de télétravail de crise, les critères d’éligibilités prévus à l’article 2 sont suspendus et sont redéfinis par la cellule de crise de la société, dans le respect du dialogue social.

Le télétravail de crise constitue une adaptation à une situation de force majeure rendue nécessaire à la continuité de l’activité et/ou garantissant la protection du collaborateur.

Le télétravail de crise est mis en place pour une période strictement limitée dans le temps, prenant fin au terme de l’évènement le justifiant.

6. Télétravail « pour favoriser le soin et le retour au travail »

Un télétravail pour favoriser le soin et le retour au travail, peut être proposé par le manager ou demandé par le collaborateur, afin de gérer des situations particulières individuelles :

• Incapacité de déplacement lié à un arrêt de travail

Pour ce dispositif, à l’initiative du collaborateur et avec certificat d’accord du médecin traitant, un télétravail peut être accordé afin de remplacer une absence maladie par un télétravail à 100%, dans le respect des seules conditions d’éligibilité de l’article 2.1 liées à l’emploi et les missions.

• Retour de longue maladie (> ou = à 3 mois) ou adaptation lié à l’état de santé du collaborateur

Pour ce dispositif, d’un maximum de 2 jours par semaine, à l’initiative du management ou à la demande du collaborateur, avec préconisation du médecin du travail lors de la visite de reprise, un télétravail pour favoriser le soin et le retour au travail peut être accordé, dans le respect des seules conditions d’éligibilité de l’article 2.1 liées à l’emploi et les missions.

Dans ce cas, le télétravail pour favoriser le soin et le retour au travail est formalisé par un écrit entre le collaborateur et le Domaine Potentiels Humains.

Aussi, des adaptations pourront être accordées :

• pour les collaborateurs ayant une reconnaissance en qualité de travailleur handicapé (RQTH) avec préconisation du médecin du travail lors d’une visite spécifique sur cette demande

• pour les collaboratrices ayant déclaré leur grossesse au DPH avec préconisation de la médecine du travail dans le cadre de la visite médicale prévue à cet effet

Il est mis en place pour une période strictement limitée dans le temps, prenant fin au terme de la situation de santé le justifiant.

4. MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL REGULIER

   7. Formulaire de demande

Le salarié formule sa demande écrite auprès de son manager et du Domaine Potentiels Humains, par le biais d’un formulaire (exemple en annexe 1).

Au cours d'un entretien, le manager et le collaborateur échangent sur la possibilité ou non de mise en œuvre du télétravail au sein du service au regard des conditions d’éligibilité de l’emploi et des missions. Le manager procède à l’évaluation du degré d’autonomie et de maturité numérique du collaborateur.

En cas d'éligibilité, ils définissent ensemble les conditions d'organisation et de réussite du télétravail notamment par la mise en place de reporting et d’une méthode d’organisation spécifique définie d’un commun accord entre le salarié et son manager.

Toute demande, validée ou non par le manager, devra être transmise au DPH pour validation.

Si la proposition de télétravail régulier émane de l’employeur, elle devra être réalisée par écrit, en précisant les motivations de cette demande. Elle sera transmise au collaborateur au minimum 1 mois avant la date souhaitée de mise en place hors situation de crise.

8. Double volontariat

Le télétravail régulier est soumis à la notion de double volontariat, salarié et employeur.

L’employeur peut accepter ou refuser, par écrit, la demande de télétravail.

Le salarié peut refuser la proposition de mise en place du télétravail et ne subira aucune conséquence du fait de son refus.

9. Validation de la demande

La mise en place du télétravail est formalisée par les signatures du manager, du collaborateur et du DPH qui acteront leur accord sur le formulaire de demande.

En parallèle, le collaborateur sera destinataire d’une note générale détaillant les éléments suivants :

• le cadre collectif existant

• la pratique du télétravail telles que le rattachement hiérarchique, les modalités d’évaluation de la charge de travail, les modalités de compte-rendu et de liaison avec l’entreprise

• les modalités d’articulation entre télétravail et présentiel pour tenir compte notamment du maintien de la qualité du travail avec les autres salariés

La mise en œuvre du télétravail est conditionnée par l'engagement du collaborateur à disposer des conditions de logement et d'équipement ouvrant droit à éligibilité.

Il s'engage également à informer l'employeur, sans délai, de tous changements sur sa situation liée au télétravail, notamment en cas de changement de domicile.

10. Période d'adaptation et réversibilité

Pendant une période de 4 mois suivant la mise en œuvre du télétravail, l'employeur et le collaborateur peuvent évaluer :

• la capacité à travailler à distance,

• la capacité de l'entreprise à organiser le travail à distance,

• l'adéquation des modalités qu'ils auront définis au regard des nécessités de bon fonctionnement du service

Durant cette période, ils peuvent réciproquement mettre fin au télétravail à tout moment, à condition de respecter un délai de prévenance d’une semaine.

A l'issue de cette période d'adaptation, la cessation du télétravail demeure toujours possible sous réserve d'un délai de prévenance de 7 jours calendaires, sauf commun accord entre le salarié et la société sur une réduction ou une cessation immédiate du dispositif.

Pour la Direction, celle-ci doit être justifiée par des raisons objectives (non réalisation des missions ou objectifs de travail fixés, qualité de travail insatisfaisante, difficultés répétées pour joindre le collaborateur, évolution de l'activité du service ne permettant plus l'organisation du télétravail, suppression d'un des critères d'éligibilité, évolution de l’équipe, changement d’organisation, etc.).

11. Suspension provisoire du télétravail et impossibilité d'exercice à distance

La présence sur site demeure une modalité prioritaire, le télétravail n'est en effet pas opposable si la présence du collaborateur s'avère nécessaire.

En effet, en cas de nécessité de bon fonctionnement du service (exemple : organisation d'une réunion dont l'objet n'est pas compatible avec une participation à distance, groupe de travail, formation, absence(s) dans le service, congés, vacance de poste, projets ou missions particulières, etc.) exigeant la présence du salarié, le télétravail peut être suspendu par le manager.

Ce dernier peut en effet décider d'adapter le nombre de télétravailleurs de son équipe.

La suspension provisoire intervient, dans la mesure du possible et sauf cas d'urgence, sous réserve d'un délai de prévenance raisonnable.

Le télétravail est également suspendu, en cas d'impossibilité d'exercer l'activité professionnelle à distance (panne des équipements, indisponibilité d'un ordinateur de prêt, connexion internet défaillante, etc.).

Dans ce cas, le collaborateur doit informer immédiatement son manager et au besoin se rendre sur son lieu habituel de travail afin d'y poursuivre son activité dans l'attente de la résolution des problèmes techniques.

A défaut, l'absence sera régularisée par la prise d'un jour de repos.

Cette impossibilité s'entend par la survenance d'évènement qui ne serait pas programmé (coupure d'électricité, de connexion, problème de réseau interne, problème de logiciel etc.) ou de tous problèmes de fonctionnement technique ou matériel majeur qui n'auraient pu être préalablement identifiés.

12. Départage

Afin de réduire le risque d'échec ou la mise en difficulté, il appartient au manager direct d'analyser, avec le collaborateur se portant volontaire pour le télétravail, l'éligibilité de son poste au télétravail, sa capacité à travailler à distance et à s'imposer des contraintes de travail dans le milieu familial.

En cas de désaccord entre un collaborateur et son manager sur les conditions d’éligibilité au télétravail, le Domaine Potentiels Humains pourra être sollicité afin d’accompagner le manager dans la prise de décision.

5. MODALITES DE POSE DES JOURS DE TELETRAVAIL

Les jours de télétravail réguliers proposés par le salarié sont validés par le manager en fonction des conditions d'organisation d'emploi ou de service.

En cas de jours fixes, les jours sont posés par trimestre, le mois précédent le début du trimestre.

Le refus peut être motivé pour des raisons d'organisation permanente ou temporaire et/ou du seuil maximum de collaborateurs en télétravail le même jour. En cas d'arbitrage, des modalités de permutation ou d'organisation sur une durée supérieure à la semaine pourraient être envisagées.

Par principe, en cas d'absence hebdomadaire (congés payés, RTT, jours fériés, etc.) ou de non prise du jour de télétravail (à l'initiative du salarié ou de l'employeur, notamment dans le cas de contrainte ponctuelle ou d'urgence), la journée de télétravail sera annulée. Il n'existe pas de droit à report du jour, ni de compteur de jour.

6. CONDITIONS DE TRAVAIL

   13. Ergonomie du poste de travail

       1. Etude et recommandations

Le travail sur ordinateur portable au quotidien génère des postures pourvoyeuses de douleurs et de pathologies principalement au niveau des cervicales. En effet, l’écran étant en contre-bas, cela induit une flexion des cervicales dans une zone de mobilité articulaire astreignante et qui est maintenue dans le temps, ce qui constitue un facteur aggravant dans la survenue des troubles musculo-squelettiques.

Dans ces conditions, il est recommandé de mettre à disposition des salariés :

• Un support pour ordinateur portable avec clavier déporté et une souris

Et/ou un écran d’ordinateur déporté, avec la connectique associée, ainsi qu’un clavier déporté et une souris

• Un repose pied réglable en hauteur et en inclinaison

• Un siège avec une hauteur et une profondeur d’assise réglable, ainsi que l’inclinaison du dossier et la hauteur des accoudoirs mais également un certain moelleux au niveau de l’assise et du dossier. Les accoudoirs doivent être amovibles afin de ne pas buter contre le plan de travail et ne pas contraindre à des postures sollicitantes.

• Une lampe de bureau afin de favoriser un éclairage correct de l’espace de travail, optimiser le confort visuel et permettre une meilleure productivité (baisse des erreurs, des accidents et des fatigues visuelles)

Une note de conseil sur l’ergonomie du poste de travail sera transmise à l’ensemble des collaborateurs.

Une formation en e-learning sera également proposée pour tous les télétravailleurs.

2. Co-financement du matériel de télétravail

L’entreprise propose une participation à l’achat du matériel défini supra dans le cadre des dispositions cumulatives suivantes :

• Enveloppe individuelle d’un montant maximum total de 150 euros TTC

L’achat portera exclusivement sur les matériels suivants :

• Siège de bureau et/ou repose-pied au choix du collaborateur pour un achat au sein d’une liste de fournisseurs proposée par la société

• Bureau de travail

• Support de PC portable

• Lampe de bureau

Le collaborateur avancera les sommes et se fera rembourser tout ou partie du matériel sur note de frais avec justificatifs auprès du DPH via l’outil SIRH NIBELIS.

Il pourra être proposé, pour les collaborateurs qui le demandent, des modalités d’avance financière, avec remboursement en plusieurs mensualités et un paiement du solde au plus tard le 31 décembre de l’année en cours.

Le matériel ainsi acheté dans ce cadre devient la propriété unique du collaborateur. Il pourra donc en bénéficier, que ce soit en cas de départ de la société, suspension du télétravail, suspension du contrat de travail, longue maladie ou mobilité vers un poste non éligible au télétravail.

Un point sera réalisé au 31 décembre de l’année en cours afin d’analyser l’utilisation de l’enveloppe globale (par collaborateur et type de matériels) et adapter le cas échéant la stratégie de co-financement de matériels.

3. Bénéficiaires

L’ensemble des collaborateurs en télétravail pourront bénéficier du système de dotation par co-financement.

Les collaborateurs en situation de handicap pourront bénéficier, le cas échéant, d’une étude spécifique avec la médecine du travail, sans limite d’enveloppe.

14. Dotation informatique et équipements supplémentaires

    4. Dotation informatique

La société met à la disposition du télétravailleur le matériel suivant, pris en charge à 100% par l’employeur :

• Ordinateur portable et ses accessoires (chargeur, sacoche, souris, etc.) avec accès à distance à la messagerie professionnelle et à son environnement de travail

• A la demande et avec étude du besoin par la DSI :

  • Un casque pour la visioconférence

  • Un 2^ème écran

  • Un clavier complémentaire

La société s’engage à accompagner l’ensemble de ses collaborateurs dans l’accès et la formation :

• aux logiciels métier indispensables à l'exercice des fonctions

• aux outils de communication (outil de visioconférence, portail collaboratif, etc.)

• aux équipements et outils nécessaires à l'exercice du télétravail

  5. Téléphonie

Dans le cadre du travail à distance, il est demandé à tout collaborateur de transférer sa ligne professionnelle fixe sur son téléphone portable afin d’assurer la continuité de l’activité et la qualité de service interne/externe.

La société fournit aujourd’hui un téléphone portable professionnel en fonction de la nature des missions des collaborateurs.

Pour les collaborateurs n’en disposant pas, il pourra être demandé de transférer sa ligne fixe professionnelle sur le portable personnel ou ligne fixe personnelle, en veillant à masquer leur numéro personnel lors des appels.

La société s’engage à étudier dans les meilleurs délais une solution de téléphonie intégrée permettant à chaque collaborateur d’être équipé professionnellement.

6. Obligations du collaborateur

Le collaborateur est informé que l’ordinateur portable mis à sa disposition est destiné à un usage strictement professionnel. À cet égard, toute information émise, reçue ou stockée sur ledit appareil est et demeure la propriété de la société.

Le télétravailleur est tenu d'aviser la société en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail informatique.

Le matériel de la dotation informatique (pc portable, téléphone, etc.) doit être restitué lorsque le télétravail prend fin (départ de la société, suspension du télétravail, suspension du contrat de travail, longue maladie ou mobilité vers un poste non éligible au télétravail).

15. Maintien du lien social

Conscients que le dispositif de télétravail peut avoir des conséquences sur le collectif de travail, la direction souhaite renforcer le lien social et managérial dans le collectif de travail par les mesures suivantes :

7. Lien social au sein de l’entreprise

Le manager a la possibilité de définir, en lien avec son équipe, 1 ou plusieurs journée(s) dite « d’équipe » par semaine, où tous les salariés concernés doivent être présents physiquement sur le lieu de travail. Ces journées d’équipe peuvent être modifiées en fonction des nécessités d’organisation du service.

8. Lien social en dehors des locaux de l’entreprise

• Forte utilisation des outils de communications (Teams, Yammer, sharepoint) visant à améliorer la transversalité, la transparence et l’efficacité des collaborateurs

• Développement et adaptation des actions de qualité de vie au travail visant à maintenir le lien social entre les collaborateurs, favoriser le sentiment d’appartenance

• Poursuite des actions de prévention en termes de santé, sécurité et risques psychosociaux.

  16. Charge de travail et suivi

La mission et les objectifs de l'activité professionnelle ne sont pas modifiés pendant le temps de travail à distance.

Le télétravail est basé sur une relation de confiance et d’autonomie : le collaborateur doit être autonome dans l'exercice de son activité à distance et accepte de rendre compte de son activité, à la demande de son manager. Un point formel devra être organisé entre le collaborateur et son manager afin de faire le point sur la journée télétravaillée dès son retour dans les locaux de l’entreprise.

• Le manager doit être vigilant à la charge de travail et s'assurer que le travail fourni par le collaborateur est conforme aux attentes définies au préalable. Il doit pouvoir contrôler les résultats atteints pendant la période de télétravail qui doivent être au moins équivalent à ceux qui auraient été obtenus en présentiel

• Tout collaborateur peut alerter sa hiérarchie en cas de difficultés rencontrées liées à la charge de travail

• Un item « télétravail » sera intégré à l’entretien annuel afin de permettre au collaborateur et à son manager d’échanger sur les conditions d’activité du télétravail

  17. Durée du travail

Le télétravailleur reste soumis à la durée du travail et aux conditions d'aménagement définies dans son contrat de travail, ainsi qu'à l'aménagement du temps de travail en vigueur au sein de l'entreprise (durée maximale de travail, temps de repos, pause déjeuner, horaires habituels, etc.).

Pendant la période de télétravail, le salarié au forfait jours conserve le bénéfice de sa convention visant également le respect des temps de repos et les limitations à la durée du travail.

Comme au sein des locaux, et sauf demande expresse de la Direction, les heures supplémentaires ne sont pas autorisées.

Il sera demandé au collaborateur en télétravail de préciser ses plages horaires de travail prévus dans son agenda Outlook et de les respecter.

Le collaborateur s'engage à être joignable sur les plages de travail habituelles et à répondre aux sollicitations de son manager, collègues, clients, etc., de la même manière que s'il était sur son lieu de travail.

L'impossibilité renouvelée d'être joint peut entrainer l'interruption anticipée du télétravail.

De plus, la situation de télétravail n'autorise pas à quitter son lieu de télétravail pendant ses heures de travail.

18. Droit à la déconnexion

    9. Principe

Il est rappelé que tout collaborateur (hors cadre dirigeant non soumis à la réglementation relative à la durée du travail), est soumis aux mesures prévues par l’accord en vigueur sur le droit à la déconnexion.

Au titre de ce droit à la déconnexion, et en dehors des cas exceptionnels (situation ou événement important, inhabituel et imprévisible), il est demandé aux salariés de ne pas utiliser leur messagerie ou autres outils de communication en dehors du temps de travail habituel afin de garantir le respect des périodes de repos. Aucun salarié ne pourra donc se voir reprocher de ne pas répondre à une sollicitation pendant ces périodes.

Le respect de ce droit à la déconnexion passe par les deux principes suivants, valables également en situation de télétravail :

• Implication et respect de chacun

• Exemplarité de la part des managers, afin de promouvoir les bonnes pratiques et l’adhésion de l’ensemble des équipes

  19. Santé et sécurité

Les dispositions relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

Une information spécifique sera faite sur l'aménagement nécessaire de l'espace de travail au domicile et l'ergonomie du poste de travail.

Le télétravailleur bénéficie, à l'instar du salarié occupant les locaux de l'entreprise, de la législation relative aux accidents du travail.

20. Droits et obligations

Pendant le temps de télétravail, le collaborateur bénéficie des mêmes droits que les salariés présents dans les locaux.

A ce titre, la direction souhaite maintenir, selon les mêmes conditions que les collaborateurs présents dans les locaux de l'entreprise, l’avantage suivant :

• Abonnement mensuel ou annuel transport en commun

• Tickets-restaurants

Par ailleurs, le salarié en télétravail s'engage à respecter les procédures d'utilisation du matériel informatique, ainsi que les règles de confidentialité et de sécurité des données propres à son activité.

7. ACCOMPAGNEMENT

   21. Accompagnement des collaborateurs

Pour soutenir l'intégration du télétravail dans les équipes, des actions d'information sur le dispositif de travail à distance seront organisées auprès des collaborateurs concernés, en vue de les sensibiliser sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques du télétravail et de l’utilisation des outils numériques.

Dans ce cadre, il est rappelé qu’est mis en place au sein de l’entreprise une charte informatique.

L’entreprise s’engage notamment à :

• Communiquer régulièrement sur l’utilisation des outils numériques, intégrant une partie sur l’application du droit à la déconnexion

• Sensibiliser chaque salarié à l’utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques

  22. Accompagnement des managers

L’entreprise s’engage à former les managers au management à distance.

Par ailleurs, des actions de formation pourront être organisées à destination des managers, autour des principaux thèmes suivants :

• Organiser l’activité autour de la qualité de service interne et externe

• Développer la confiance et l’autonomie

• Responsabiliser ses équipes

• Maintenir le lien social

• Suivre les objectifs et reporting

• Utiliser les outils de communication adaptés

8. SECURITE DU MATERIEL ET PROTECTION DES DONNEES

   23. Sécurité du matériel informatique

Quand cela est techniquement possible, l’ordinateur portable doit faire l’objet d’une sécurisation particulière, au regard de la sensibilité des données qu’il peut stocker. Le présent accord engage l’utilisateur à mettre en œuvre toutes les mesures possibles pour :

• s’assurer de ne pas laisser les équipements dans un endroit sans surveillance afin d’en prévenir le vol

• protéger les équipements contre les chocs, et les manipuler avec le plus grand soin

• ne jamais divulguer à quiconque son mot de passe de connexion au réseau et/ou aux applications métiers installées sur les appareils

• verrouiller les appareils dès qu’ils ne sont plus utilisés par un moyen adapté de manière à prévenir tout accès non autorisé aux données qu’ils contiennent

• installer uniquement les applications nécessaires et vérifier à quelles données elles peuvent avoir accès avant de les télécharger (informations géographiques, contacts, appels téléphoniques…). Certaines applications demandent l’accès à des données qui ne sont pas utiles à leur fonctionnement, il faut éviter de les installer.

• mettre régulièrement l’ordinateur portable à jour

• avertir le service informatique et le/la délégué(e) à la protection des données en cas de perte ou de vol, afin qu’il soit procédé, si possible, à un blocage ou effacement à distance des données présentes sur le matériel, ainsi qu’à une évaluation de l’impact lié à la perte des données concernées

• déclarer au service informatique tout dysfonctionnement ou toute dégradation de matériel et restituer le matériel dégradé au service informatique

• le collaborateur s'engage par ailleurs à disposer :

• d’un espace de travail réservé et compatible avec une activité professionnelle permettant de ne pas entraver son équilibre personnel

• des installations électriques conformes

• d’un accès internet haut débit permettant l'accès à distance et l'utilisation de la visioconférence (avec justificatif)

24. Protection des données et respect de la vie privée

Pendant la période de télétravail, le collaborateur reste soumis aux règles en vigueur au sein de l'entreprise définies par le règlement intérieur ou les chartes en vigueur.

Il doit respecter les consignes techniques et de maintenance du matériel utilisé dans le cadre du télétravail.

Il s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur dans l’entreprise. Il doit assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

A ce titre, il doit veiller à ne pas laisser des tiers non autorisés à accéder aux données et doit avertir son manager de toute difficulté ou anomalie constatée.

Si le salarié est amené à travailler avec des documents papier, il lui est demandé de ne pas les disperser et de les ranger systématiquement hors de portée des tiers. De plus, il doit ramener tous les documents au bureau une fois la période de télétravail terminée.

Le télétravailleur ne doit jeter aucun document papier dans sa poubelle sans l’avoir auparavant anonymisé et déchiqueté. Si cela est possible, le salarié doit attendre de pouvoir retourner sur le lieu de travail pour détruire les documents de manière sécurisée (usage du broyeur).

Les mêmes règles de protection des données personnelles et de confidentialité applicables à tous collaborateurs de la société demeurent en vigueur pendant le travail à distance.

9. ASSURANCES

L'assurance responsabilité civile professionnelle de l'entreprise s'applique dans les mêmes conditions que pour les salariés travaillant dans les locaux de l'entreprise.

Elle ne couvre que les dommages corporels.

Si le salarié en télétravail crée un dommage aux biens, ce dommage relèvera alors de sa propre police d’assurance multirisque habitation.

Le salarié veillera donc à déclarer en tant que de besoin sa situation de télétravailleur à son assureur multirisque habitation.

10. CONTREPARTIE FINANCIERE

Il est rappelé que le dispositif de télétravail repose sur les notions de volontariat et de commun accord entre le collaborateur et la société.

Chaque collaborateur éligible appréciera les bénéfices ou non de l’exercice de son emploi en télétravail en terme d’amélioration de la qualité de vie au travail, de conciliation vie professionnelle et personnelle, mais également en terme d’amélioration du pouvoir d’achat par des économies réalisées (frais de péage, parking, carburant, entretien et usure du véhicule, etc.).

Par ailleurs et comme indiqué supra, l’entreprise met à disposition de chaque télétravailleur une enveloppe dédiée à la prévention des Troubles Musculo Squelettiques, permettant de participer au financement de matériels pour l’équipement du poste de travail au domicile du collaborateur en télétravail.

A ce titre, il n'est donc pas envisagé d'indemnité compensatrice des frais professionnels du télétravail.

Un point sera réalisé à l’issue de la première année d’entrée en vigueur de l’accord afin d’analyser l’utilisation de l’enveloppe globale (par collaborateur et type de matériels) et adapter le cas échéant la stratégie de co-financement de matériels.

11. SUIVI ET RETOUR D’EXPERIENCE

L’accord de télétravail se veut souple et agile.

Il doit permettre de vérifier de façon régulière que l’organisation du télétravail est efficiente et d'ajuster, le cas échéant, les conditions de sa mise en œuvre.

Pour ce faire, l’entreprise et les partenaires sociaux conviennent de la mise en place des éléments suivants :

• Réalisation d’enquête ponctuelle auprès des télétravailleurs et leurs managers sur :

  • La charge de travail

  • Le droit à la déconnexion

  • L’équipement de travail

  • Le lien social

• Réalisation d’enquête auprès de l’ensemble du personnel sur l’impact du télétravail sur la performance individuelle

• Evaluation de la performance globale de l’entreprise

12. REFERENT TELETRAVAIL

Un référent télétravail est nommé au sein de l’entreprise.

Son rôle sera de:

• Répondre aux questions et conseiller les collaborateurs qui souhaiteraient un échange sur le sujet du télétravail, au-delà des informations transmises par leur manager

• Soutenir le dialogue et la régulation entre collaborateur et manager sur le sujet du télétravail

• Mettre à disposition les outils soutenant le dispositif (guide du télétravail, formulaire de demande etc.)

• Archiver les documents relatifs au télétravail (demande des salariés, formulaire d’acceptation, etc.)

• Suivre quantitativement et qualitativement la mise en place du télétravail

13. EFFET, DUREE, REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD

    25. Effet de l’accord

Le présent accord annule et remplace tout accord, écrit ou oral, quelle qu’en soit la forme, portant sur le télétravail, et ce, à compter de sa date d’entrée en vigueur.

26. Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée.

Il entrera en vigueur à compter du 1er avril 2022 et pour une durée de 1 an. Il est convenu entre les parties qu’elles se réuniront sur le 1^er trimestre 2023 afin de faire le bilan de la première année écoulée et d’éventuellement rediscuter des modalités de l’accord.

27. Révision de l'accord

Chaque partie signataire du présent accord peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités définies ci-après.

Toute demande de révision devra être adressée par mail avec AR à l'autre partie signataire et comporter, outre l'indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de modifications.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai d’un mois suivant la notification de la demande de révision répondant aux conditions de forme et de fond indiquées ci-dessus, les parties engageront des négociations en vue de la rédaction d'un nouveau texte.

L'avenant portant révision du présent accord fera l'objet d'un dépôt légal dans les mêmes formes que l'accord initial.

Les dispositions de l'avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles du présent accord qu'elles modifient et seront opposables aux signataires du présent accord, ainsi qu'aux bénéficiaires de cet accord, soit à la date qui aura été expressément convenue dans l'avenant, soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt légal.

Il est entendu que les dispositions du présent accord demeureront en vigueur jusqu'à l'entrée en vigueur de nouvelles dispositions et seront maintenues dans l'hypothèse où les négociations d'un nouveau texte n'aboutiraient pas.

28. Dénonciation de l'accord

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de 3 mois au moins.

Dans ce cas, la direction et les partenaires sociaux signataires se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Cette dénonciation sera notifiée par écrit aux autres signataires et donnera lieu aux formalités de dépôt conformément à l'article L. 2261-9 du Code du travail.

14. DEPOT ET PUBLICITE

• Conformément aux articles L. 2232-29-1 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord est déposé en version électronique sur la plateforme « TéléAccords » qui le transmettra ensuite à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) compétente, selon les formes suivantes :

• une version électronique, non anonymisée, présentant le contenu intégral de l’accord déposé, sous format PDF, datée, revêtue du lieu de signature et des signatures originales, accompagnée des pièces nécessaires à l’enregistrement ;

• une version électronique de l’accord déposé en format .docx, anonymisée, dans laquelle toutes les mentions de noms, prénoms des personnes signataires et des négociateurs (y compris les paraphes et les signatures) sont supprimées (non-visibles), et uniquement ces mentions. Les noms et coordonnées de l’entreprise devront continuer à apparaître, ainsi que les noms des organisations syndicales signataires et le lieu et la date de signature ;

• si l’une des parties signataires de cet accord souhaite l’occultation de certaines autres dispositions, une version de l’accord anonymisée en format .docx, occultant les dispositions confidentielles et accompagnée du dépôt de l’acte d’occultation signé par les parties signataires de l’accord

Un exemplaire signé est par ailleurs déposé au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes compétent.

Les deux dépôts seront effectués par la Direction.

Un exemplaire du présent accord, signé par les parties, sera remis à chaque organisation syndicale représentative, pour notification au sens de l’article L. 2231-5 du Code du travail.

Enfin, en application des articles R.2262-2 et suivants du code du travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et il sera porté à la connaissance de l’ensemble du personnel par voie d’affichage et par courriel.

Fait à Dunkerque, le 29 mars 2022, en 5 exemplaires.

Pour Flandre Opale Habitat et Flandre Opale Accession

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Directeur Général

Pour Habitat Privilège

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Directeur Général

Pour la CFE-CGC

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