Accord relatif au télétravail

Préambule

Pendant le confinement lié à l’épidémie de Covid-19 du 1^er avril au 11 mai 2020, le télétravail était la norme pour tous les postes qui le permettaient. La bascule vers un télétravail à domicile s’est faite dans l’urgence pour protéger les salariés du Covid-19. Après le 11 mai 2020, date de sortie du confinement, le recours au télétravail reste d’actualité lorsque l’emploi exercé par le collaborateur se prête à cette forme d’organisation, que les contraintes clients le permettent, que sont garanties de bonnes règles de fonctionnement à distance dans la relation avec l’environnement professionnel et le management, le télétravail peut être une forme d’organisation durable apportant des éléments positifs en matière de qualité de vie, de responsabilité et d’autonomie dans l’exercice des missions professionnelles. Le facteur de réussite essentiel de ce mode d’organisation du travail repose sur un accord de confiance mutuelle entre le collaborateur et son supérieur hiérarchique.

Conditions de passage en télétravail

Les conditions cumulatives de passage en télétravail sont les suivantes :

• être titulaire d'un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée ; les alternants et les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail.

• avoir terminé sa période d'essai, afin de garantir une bonne intégration préalable dans l'entreprise ;

• être salarié à temps plein ou à temps partiel avec une durée hebdomadaire de travail minimum de 30 heures afin de préserver le lien social ;

• disposer d'une autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché ;

• occuper un poste pouvant être exercé à distance et dont l'exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l'équipe ;

• disposer des conditions techniques nécessaires au télétravail, à savoir un espace dédié et adapté au télétravail, une connexion internet haut-débit et, le cas échéant, des installations électriques adaptées et une assurance multirisque habitation permettant l’exercice du télétravail à domicile ;

• disposer des outils numériques permettant le travail à distance, à savoir :

• un ordinateur,

• des solutions de messagerie électronique (Outlook 365), de messagerie instantanée et de web-conférence (Skype for Business et/ou Teams),

• et un accès sécurisé (VPN) aux applications et au réseau de l’entreprise.

Ainsi, ne peuvent être éligibles au télétravail les activités qui, par nature, requièrent d'être exercées physiquement et de manière permanente dans les locaux de l'entreprise, notamment en raison :

• de la nécessité d'une présence physique du salarié ou d'une proximité obligatoire pour les personnes en relation directe avec les clients externes se présentant sur site en raison de dysfonctionnement sur l'organisation du service ;

• d'une organisation du temps de travail spécifique ;

• de l'utilisation de logiciels, d'équipements matériels et/ou techniques spécifiques.

Mise en œuvre du télétravail DE MANIERE REGULIERE

Les parties rappellent que le télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais également sur la faculté pour ce dernier de pouvoir apprécier les résultats du salarié par rapport aux objectifs fixés.

Formalisation de la demande du salarié et modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail

Si un salarié exprime le désir d'opter pour le télétravail, il devra en faire la demande par écrit (courrier remis en main propre, ou avec accusé de réception, ou email) à son responsable hiérarchique et au Responsable Ressources Humaines, dans laquelle il précisera le(s) jour(s) télétravaillé(s).

Pour la bonne organisation du service, un délai de 7 jours francs devra être respecté. La demande devra faire l'objet d'une validation par le responsable hiérarchique également par écrit (courrier remis en main propre, ou avec accusé de réception, ou email).

En cas d'absence du responsable hiérarchique, le salarié pourra en faire la demande à son N+2 et au Responsable Ressources Humaines.

Le responsable hiérarchique devra veiller à ce que le nombre de salariés bénéficiant du télétravail soit réellement compatible avec le bon fonctionnement du service, ses interactions avec les autres services et avec l'organisation de l'équipe. Dans cette logique, il lui appartient d'apprécier le seuil maximum de salariés en télétravail le même jour, toujours dans le respect de l'organisation globale de l'entreprise.

Le responsable hiérarchique qui refuse d'accorder le télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible au télétravail doit motiver sa réponse.

Les principaux motifs de refus du télétravail sont notamment :

• le non-respect des conditions d'éligibilité définies à l'article 1 du présent accord ;

• des raisons d'impossibilité technique ou fonctionnelle des outils ;

• des raisons de bon fonctionnement de l'organisation.

En cas de désaccord entre le responsable hiérarchique et le salarié, la Direction des Ressources Humaines pourra être saisie pour arbitrage.

Rythme de télétravail

Afin de répondre au mieux aux besoins de l'entreprise, de chaque organisation et des collaborateurs, les journées télétravaillées sont définies à l'avance d'un commun accord entre le salarié et le responsable hiérarchique, sont soumises au respect du nombre maximum de télétravailleurs sur les différentes journées de la semaine, et figurent dans les documents écrits de formalisation de la demande et d'acceptation.

Afin de maintenir le lien social avec l'entreprise et sa communauté de travail, et dans tous les cas, le télétravail ne peut pas dépasser, pour chaque salarié, 1 jours par semaine. Les jours de télétravail autorisés sont les mardis, mercredis et jeudis. Les lundis ou les vendredis restent possible mais sous la responsabilité du supérieur hiérarchique direct du salarié qui doit s’assurer que 50% au minimum de son effectif soit en présentiel.

Le souhait du (des) jour(s) de télétravail est demandé par le salarié et validé par le responsable hiérarchique. Ce dernier a la faculté de refuser certains jours de la semaine pour des raisons d'organisation de travail.

Le responsable hiérarchique continue à assurer un contact avec le salarié en télétravail et veille à ce que l'organisation des réunions permette la présence du salarié, physique ou par visio-conférence. Le télétravail ne doit pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

Le salarié veille également à rester en contact avec son responsable hiérarchique, ses collègues et ses relations professionnelles afin que l'organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales.

A la demande du salarié télétravailleur ou à la demande du responsable hiérarchique, une journée ou demi-journée de télétravail peut être décalée à un autre jour de la même semaine ou annulée, sous réserve :

• de respecter la règle de présence minimum dans les locaux de l'entreprise :

  • pour rappel, le télétravail ne peut pas dépasser :

• 1 jours par semaine ;

• d'obtenir l'accord préalable du responsable hiérarchique lorsque la demande provient du salarié.

Ces modifications seront formalisées par tout moyen écrit (planning réalisé par le supérieur hiérarchique)

Plages horaires de joignabilité du salarié en télétravail

Le télétravail n'a pas pour effet de mettre en cause la définition du lien de subordination entre l'employeur et le salarié.

Il n'a pas pour effet de modifier l'activité habituelle, la charge de travail ou l'amplitude de travail applicable habituellement dans les locaux de l'entreprise. L'exécution de l'activité professionnelle à distance ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le salarié.

Le salarié en télétravail gère l'organisation de son temps de travail dans le respect des temps de repos prévus par les dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l'entreprise.

Il est, à ce titre, rappelé que les salariés en télétravail doivent respecter un repos quotidien minimum d’une durée de 11 heures consécutives et un repos hebdomadaire minimum d’une durée de 24 heures consécutives, auquel s’ajoute les 11 heures de repos quotidien.

Le collaborateur doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise grâce aux moyens de communication mis à sa disposition.

Salariés dont le temps de travail est décompté en heures

Pendant les périodes de télétravail, le collaborateur s'engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles dans le cadre de ses horaires habituels de travail.

Ces salariés doivent être joignables (et donc peuvent être habituellement contactés par l’employeur) selon leurs horaires habituels de travail.

Comme lorsqu’ils sont dans les locaux de la société, il est rappelé qu’ils doivent veiller au respect des durées maximales de travail, des temps de pause légaux et conventionnels et au respect de leur durée contractuelle de travail. Le recours aux heures supplémentaires ne peut intervenir que sur demande expresse de la société.

Salariés en forfait annuel en jours

Les salariés, soumis à une convention de forfait annuel en jours, disposent d’une large autonomie, liberté et indépendance dans l’organisation et la gestion de leur temps de travail pour exécuter les missions qui leur sont confiées.

L’employeur peut habituellement les contacter entre 9h et 18h, à condition qu’ils n’aient pas décidé de prendre un jour (ou demi-journée) de repos au titre du forfait annuel en jours. Il ne s’agit pas ici de remettre en cause leur autonomie dans l’organisation et la gestion de leur temps de travail mais de déterminer des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement leur envoyer des emails, organiser des conférences téléphoniques ou des visioconférences répondant à des nécessités de bon fonctionnement du service et de l’activité, tout en garantissant le respect de la vie privée de ces salariés et leurs temps de repos.

Comme lorsqu’ils sont dans les locaux de la société, il est rappelé qu’ils doivent veiller au respect des obligations de repos minimal telles que fixées par la loi et les dispositions conventionnelles.

Modalité de régulation de la charge de travail

La charge de travail du salarié en télétravail doit correspondre au volume de travail applicable habituellement lorsque le travail est exécuté dans les locaux de l’entreprise.

Entretiens

Il est rappelé que lors de l’entretien annuel d’évaluation, le télétravail sera abordé afin de faire un point sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail.

Par ailleurs, les salariés en télétravail peuvent solliciter, auprès de leur responsable hiérarchique et/ou du Responsable RH, un entretien individuel pour évoquer toute difficulté inhabituelle portant sur les aspects d'organisation et de charge de travail ou toute difficulté liée à l'isolement professionnel, à tout moment, au cours de l'année.

Dans ce cas, l'entretien se tient dans les 15 jours suivant la demande afin que soient mises en place des solutions pour un traitement effectif de la situation. Un bilan est effectué trois mois plus tard.

Droit à la déconnexion

Les parties souhaitent également rappeler que l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) mises à disposition des salariés doit respecter la vie personnelle de chacun. A cet effet, il est rappelé que, tant le responsable hiérarchique que le salarié doivent respecter le droit à une déconnexion des outils de communication à distance pendant les périodes de repos hebdomadaires et quotidien. Si une utilisation anormale est constatée, l’employeur prend toutes les dispositions utiles pour permettre d’y remédier.

Organisation du télétravail

Lieu de travail

Les parties conviennent que le télétravail s'exerce dans tout lieu, hors des locaux de l’employeur, offrant un environnement propice au travail et à la concentration.

Par défaut le domicile déclaré à l’entreprise pour l’envoi du bulletin de paie et le lieu de travail.

Un autre lieu de travail pourra être accepté par l’entreprise sous réserve de sa déclaration par le salarié et que les contraintes clients ou techniques ne s’y opposent pas.

Environnement et équipements de travail

L’entreprise mettra à disposition des collaborateurs en télétravail des équipements, s’ils ne disposent pas de leur propre matériel.

Ces équipements incluent :

• un ordinateur portable ;

• des solutions de messagerie électronique (Outlook 365), de messagerie instantanée et de web-conférence (Skype for Business ou Teams) ;

• et un accès sécurisé (VPN) aux applications et au réseau de l’entreprise.

La société reste propriétaire des équipements mis à disposition du salarié télétravailleur qui s'engage :

• à prendre soin des équipements qui lui sont confiés ;

• à prévenir sans délai la société de toute anomalie ou de tout défaut de fonctionnement de matériel ;

• à ne pas utiliser ce matériel à titre personnel.

Considérant que le télétravail est l'expression de la digitalisation du travail et de la mobilité croissante des salariés, la société ne fournira pas d'autre équipement (tels qu'imprimante, second écran...) aux salariés en situation de télétravail. Ces équipements sont disponibles dans les locaux de l'entreprise.

Le salarié en télétravail bénéficiera d'un service d'assistance technique identique à celui fourni aux salariés travaillant en entreprise.

Tout salarié de la société a eu communication du règlement intérieur en vigueur et a donc connaissance de toute restriction à l'usage d'équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique et des éventuelles sanctions en cas de non-respect de telles restrictions.

Dans le cas d'une impossibilité temporaire et non programmée de télétravailler le jour dédié (coupure inopinée d'électricité, de téléphone, du réseau informatique, des outils associés...), le salarié viendra exercer ses fonctions dans son lieu habituel de travail ou, à défaut, sera amené à prendre un jour de congé (congés payés, RTT OU JR).

Droits et devoirs du télétravailleur

Droits collectifs du télétravailleur

Le télétravailleur a également les mêmes droits collectifs que l'ensemble des salariés de l'entreprise notamment en ce qui concerne les relations avec les représentants du personnel et l'accès aux informations syndicales.

Ils comptent dans la détermination des seuils d'effectifs de l'entreprise et sont électeurs et éligibles aux élections des instances représentatives du personnel.

Confidentialité et protection des données

Le télétravailleur s'engage à respecter les standards d'utilisation du matériel informatique fixés dans le règlement intérieur Titre VIII – Article 32 – page 28 dans le cadre des règles en vigueur dans l'entreprise et notamment la charte informatique disponible et disponible sur le serveur O.

Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à disposition et respecter les obligations de discrétion ou de confidentialité sur les procédés et les méthodes de réalisation et de commercialisation des produits et services de l'entreprise qui pourraient être portés à sa connaissance dans l'exercice de son activité.

Communication et formation

Pour accompagner le déploiement du télétravail, un livret sera mis à disposition à destination du salarié et de son responsable hiérarchique afin de leur présenter le cadre et les modalités du télétravail.

Assurances

En cas de télétravail dans un lieu d’habitation du salarié, le télétravailleur doit déclarer sa nouvelle situation auprès de sa compagnie d'assurance Multirisque habitation. Il devra ainsi informer sa compagnie d'assurance qu'il exerce sur son lieu d’habitation une partie de son activité professionnelle sans accueil de public (à raison de 1 jour par semaine).

Le salarié remet une attestation de son assurance à son employeur avant le début du télétravail. L’employeur prendra en charge l’éventuel surcout sur présentation d’une facture acquittée de la compagnie d’assurance.

Son assurance devra couvrir les dommages causés par le télétravailleur à son habitation du fait du télétravail.

Il est précisé que :

• les dommages sur le matériel professionnel utilisé lors de son activité de télétravail et mis à la disposition du télétravailleur par Pays de Meaux Habitat et les dommages causés à l'occasion de son activité professionnelle sont couverts par les assurances de l'entreprise.

• les dommages sur les biens personnels, mobiliers ou immobiliers, du télétravailleur ne sont pas couverts par les assurances de l'entreprise.

Couverture sociale

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, et prévoyance que les autres salariés de l'entreprise.

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle est présumé être un accident de travail. Cette présomption s'applique conformément aux dispositions légales et réglementaires propres au régime accident de travail et maladies professionnelles en vigueur.

Dans tous les cas, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines de l'accident ou de l'arrêt de travail dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l'entreprise.

Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs et doivent être strictement respectées.

Chaque télétravailleur est informé de la politique de l'entreprise en matière de santé et de sécurité au travail et en particulier des règles relatives à l'utilisation des écrans de visualisation. Le télétravailleur est tenu de respecter et d'appliquer correctement ces politiques de sécurité.

Des recommandations ergonomiques sont mises à disposition du télétravailleur sur le site de l’ANACT (Agence Nationale pour l’Amélioration des Conditions de Travail (utilisation du bureau, du siège, écran, éclairage).

Titres-Restaurant

Les personnes en télétravail continuent à bénéficier des titres-restaurant.

Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

Période d'adaptation

Afin que le salarié et le responsable hiérarchique puissent évaluer l'efficacité de cette nouvelle organisation du travail et s'assurer qu'elle réponde bien aux attentes de chacun, celle-ci est soumise à une période d'adaptation de 3 mois pendant laquelle chacune des parties peut, librement et unilatéralement, y mettre fin, par tout moyen écrit, à condition de respecter un délai de prévenance de 15 jours calendaires.

Réversibilité

La situation de télétravail répond au principe de réversibilité.

En-dehors de la période d'adaptation, le salarié comme le responsable hiérarchique peut décider de mettre fin au télétravail. Cette décision sera notifiée par écrit (courrier remis en main propre, ou avec accusé de réception, ou email) et devra respecter un délai de prévenance d'au moins 15 jours calendaires à compter de la présentation de la décision écrite pour permettre aux deux parties d'accompagner le retour à une situation sans télétravail.

Si la résiliation est faite à l'initiative du responsable hiérarchique, ce dernier doit motiver sa décision.

En cas de déménagement du salarié, de changement de poste ou de changement dans l'organisation du service, le salarié pourrait ne plus être éligible au télétravail dans les conditions du présent accord, ce qui pourrait justifier que le responsable hiérarchique décide de mettre fin au télétravail.

Prise en charge financière des frais professionnels

Dès lors que le télétravail s’exerce sur la base du volontariat, la société ne prend pas à sa charge les frais éventuels d’aménagements et de mise en conformité du domicile, ni de mobilier. Elle ne verse pas non plus d’indemnité d’occupation du domicile personnel du salarié au titre du télétravail.

La société prendra seulement en charge les frais supplémentaires exposés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur, conformément à la jurisprudence classique en matière de frais professionnels, sur présentation de justificatifs.

Modalités d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail

Les travailleurs handicapés pourront bénéficier de mesures appropriées facilitant l'accès au télétravail. Ces mesures seront définies avec la société au cas par cas en fonction des adaptations rendues nécessaires par la situation personnelle du collaborateur.

La proportion du temps de travail réalisé à domicile pourra être supérieure à 50% à leur demande en fonction des préconisations du médecin du travail en concertation avec son manager et le CSSCT qui rendra un avis.

Télétravail ponctuel et exceptionnel

Le télétravail ponctuel peut être envisagé et mis en place, au cas par cas, afin de répondre à un besoin particulier, ponctuel et temporaire du salarié ou de la société.

Il peut notamment devoir être mis en œuvre sur préconisation écrite du médecin du travail.

Il peut aussi devoir être envisagé par la direction de manière exceptionnelle dans les situations suivantes :

• Episode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du Code de l’environnement

• Intempérie majeures (canicules, épisodes neigeux…)

• Grèves nationales dans les transports en communs publics

L’instauration du télétravail ponctuel est formalisée par tout moyen écrit entre le responsable hiérarchique et le salarié, établissant les règles et modalités spécifiques de ce télétravail et précisant la durée de la mise en place de ce télétravail.

Enfin, le télétravail peut être imposé par la société aux salariés, en application de l'article L. 1222-11 du Code du travail, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, afin de garantir la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.

Dans un tel cas exceptionnel, la société informe alors, par tout moyen écrit, les salariés des modalités d’organisation de ce télétravail exceptionnel.

DISPOSITIONS FINALES

Entrée en vigueur et durée de l’accord

Durée de l’accord et prise d’effet

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à compter du 1^er décembre 2021

Conditions de suivi

Un point sera réalisé lors de chaque Comité Social et Economique.

Interprétation de l’accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans le mois suivant la demande, pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre collectif né de l’application du présent accord.

La demande de réunion consigne l’exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires.

Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans le mois suivant la première réunion.

Jusqu'à l’expiration de ces délais, les parties contractantes s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure.

Adhésion

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans la Société, qui n’est pas signataire du présent accord, peut y adhérer ultérieurement.

L’adhésion est valable à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du Greffe du conseil de prud’hommes compétent et à la Direccte.

Notification doit également en être faite dans le délai de huit jours par lettre recommandée aux parties signataires.

L’adhésion ultérieure d’une organisation syndicale représentative ne peut être partielle et intéresse donc l’accord dans son entier.

Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités prévues par les dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Toute demande de révision devra être notifiée par son auteur aux autres signataires de l’accord collectif par lettre recommandée avec avis de réception ou par courriel. Cette demande devra être accompagnée d’une proposition de modification de l’accord concerné. Les parties se réuniront dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

Dénonciation de l’accord

Dénonciation totale

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, peut être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires, conformément aux dispositions légales en vigueur, sous réserve de respecter un préavis de trois mois.

La dénonciation est notifiée, par lettre recommandée avec avis de réception par son auteur aux autres signataires de l’accord et doit donner lieu à dépôt conformément à l’article L. 2261-9 du code du travail.

Lorsque la dénonciation émane de la totalité des signataires employeurs ou des signataires salariés, l'accord dénoncé continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis. Une nouvelle négociation s'engage, à la demande d'une des parties intéressées, dans les trois mois qui suivent le début du préavis de dénonciation. Elle peut donner lieu à un accord, y compris avant l'expiration du délai de préavis.

Formalités

Notification

En application de l’article L. 2231-5 du Code du travail, la partie la plus diligente des organisations signataires du présent accord en notifie le texte à l'ensemble des organisations syndicales représentatives à l'issue de la procédure de signature.

Par mesure de simplification, il est convenu que la notification sera effectuée par la Direction de la Société.

La notification sera effectuée soit par lettre recommandé avec AR, soit par lettre remise en main propre, soit par courriel.

Dépôt légal

Le présent accord est déposé par le représentant légal de l’entreprise sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Un exemplaire papier sera, en outre, déposé auprès du Secrétariat du Greffe du Conseil de prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord.

Information des représentants du personnel et des salariés et publication de l’accord

La Société fournira un exemplaire du présent accord aux représentants du personnel conformément aux dispositions de l’article R. 2262-2 du Code du travail.

Un avis sera affiché pour indiquer aux salariés le lieu où ils pourront consulter un exemplaire à jour du présent accord.

La Direction mettra à disposition des salariés, sur l’intranet de la Société, une version à jour du présent accord sur support électronique.

Conformément aux dispositions en vigueur, le présent accord fera l’objet d’une publication dans une base de données nationale, dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires personnes physiques.

Fait à Meaux, le 22 novembre 2021

En 5 exemplaires Originaux

Pour le Syndicat Pour la Direction de Pays de Meaux Habitat

C.F.T.C.

Déléguée Syndicale CFTC Directeur Général