PROTOCOLE D’ACCORD PRE-ELECTORAL
ELECTION COMITE SOCIAL ET ECOMONIQUE
2023

ENTRE-LES SOUSSIGNES :

Sofrecom SA,

Société anonyme dont le siège social est 24 avenue du Petit Parc – 94307 Vincennes cedex – France,

et le numéro SIRET 672 004 660 00037, RCS Créteil B 672 004 660, NAF 7112 B,

représentée par xxx , en sa qualité de Directeur Général

d’une part,

ET :

Les organisations syndicales suivantes :

• xxx, en sa qualité de délégué syndical CFTC,

• xxx, en sa qualité de délégué syndical CFE-CGC,

• xxx en sa qualité de délégué syndical SUD

• xxx, en sa qualité de délégué syndical CFDT

d’autre part.

Sommaire :

ARTICLE I. Préambule 3

ARTICLE II. Date des élections professionnelles 3

ARTICLE III. Effectifs électoraux 3

ARTICLE IV. Nombre de collèges électoraux 4

ARTICLE V. Représentativité femmes/ hommes et détermination du nombre de sièges à pourvoir 4

ARTICLE VI. Electorat, éligibilité et listes électorales 4

6.1 Electorat et éligibilité des salariés de Sofrecom SA 4

6.2 Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition de Sofrecom SA 5

7.1 Listes électorales 6

ARTICLE VII. Information du personnel – appel et dépôt des candidatures 6

ARTICLE VIII. Listes de candidats 6

8.1 Constitution des listes de candidats 7

8.2 Dépôt des listes de candidats 7

ARTICLE IX. Communication électorale. 8

9.1 Bulletins de vote, propagande électorale et logos des listes de candidats 8

ARTICLE X. Vote électronique 9

ARTICLE XI. Bureau de vote 10

ARTICLE XII. Matériel de vote 10

ARTICLE XIII. Déroulement du vote électronique 11

ARTICLE XIV. Déroulement du vote par correspondance (exception) 12

ARTICLE XV. Périodes du scrutin, ouverture / fermeture 12

ARTICLE XVI. Assistance électeurs 12

ARTICLE XVII. Dépouillement et résultat du vote 13

ARTICLE XVIII. Procès-verbaux et affichage des résultats 14

ARTICLE XIX. Durée du protocole d’accord 14

ARTICLE XX. Notification et formalités de dépôt 14

ARTICLE XXI. Affichage 15

ARTICLE XXII. Litiges 15

ANNEXE 1 – Description détaillée du fonctionnement de Voxaly-Docaposte 16

1.1. Anonymat 16

1.2. Confidentialité et chiffrement 16

1.3. Intégrité 17

1.4. Disponibilité 17

ANNEXE 2 – Calendrier des opérations 19

ANNEXE 3 – Modalités de gestion du service d’assistance téléphonique 21

ANNEXE 4 – Administration du système de vote électronique 21

Préambule

Le présent protocole d’accord préélectoral (PAP) a pour champ d’application le Comité Social et Economique ayant vocation à représenter l’ensemble des salariés de Sofrecom SA.

Il fixe les modalités pratiques d’organisation et de déroulement des opérations électorales, pour le renouvellement de la mandature CSE au sein de Sofrecom SA, dans le respect des principes généraux du droit électoral, conformément à l’article L. 2314-28 du code du travail.

Date des élections professionnelles

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours.

Les élections des Représentants du Personnel au Comité Social et Economique se dérouleront pour le 1er tour du 16 juin 2023 à 10H au 22 juin 2023 à 14H. Le cas échéant, le second tour se tiendra du 30 juin 2023 à 10H au 05 juillet 2023 à 14H.

On trouvera en annexe le calendrier relatif aux modalités d’organisation de ces élections.

Effectifs électoraux

L’effectif pris en compte pour la répartition des sièges est l’effectif à la date d’ouverture des négociations (1^er mars 2023) :

Catégorie professionnelle	Effectif
Employés Techniciens et Agents de maîtrise	3,8
Ingénieurs et Cadres	286,5
TOTAL	290,3

Sont pris en compte pour le calcul de cet effectif :

• Les salariés de Sofrecom SA titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée (au prorata temporis de leur durée de travail et de la durée de contrat pour les CDD),

• Les salariés de Sofrecom SA dont le contrat de travail est suspendu,

• Les salariés en TPS (au prorata temporis de leur durée de travail)

• Les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures, dès lors que deux conditions sont remplies à la date du 1er tour des élections : ils sont présents dans les locaux de l’entreprise et y travaillent depuis au moins 1 an. Ils sont pris en compte à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédant le premier jour des élections défini dans le présent accord.

Les salariés pris en compte pour le calcul des effectifs de la catégorie professionnelle ETAM sont les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures, il n’y a pas de salariés de Sofrecom dans ce collège.

Sont exclus des effectifs d’assujettissement pour le calcul de cet effectif :

• Les apprentis et les salariés titulaires d’un contrat de professionnalisation,

• Les salariés remplaçant une personne absente,

• Les salariés remplaçant une personne dont le contrat de travail est suspendu,

• Les salariés mis à disposition par Orange qui votent dans leur entité de gestion.

Nombre de collèges électoraux

Les parties décident d’un commun accord de constituer un collège unique « I&C/non cadres » et de rattacher l’ensemble des personnels dans ce collège unique.

Représentativité femmes/ hommes et détermination du nombre de sièges à pourvoir

L’effectif total de Sofrecom SA est de : 290,3 ETP

Conformément à l’article R. 2314-1 du code du travail, le Comité social et Economique est composé de 11 titulaires et 11 suppléants.

Conformément l’article L. 2314-13, la proportion de femmes et d’hommes dans le collège visé à l’article IV est indiquée dans le tableau suivant de répartition des sièges à pourvoir par collège.

Pour le collège électoral, les listes mentionnées à l'article L. 2314-29 qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Conformément aux dispositions du code du travail, la direction communiquera la répartition femmes/hommes des listes électorales aux organisations syndicales aux fins de constitution de leurs listes de candidats dès que les listes électorales seront composées, cette répartition sera annexée au présent accord en mai 2023.

La répartition des sièges est la suivante :

	Femmes	Hommes	Nombre de sièges
Collège	Effectif	%	Effectif	%	Titulaires	Suppléants
I&C et NC	117,3	40,4%	173	59,6%	11	11

Pour rappel, le nombre d'heures de délégation dont bénéficie chaque mois l'ensemble de la délégation est défini à l’article 11 de l’accord de mise en place du CSE signé le 11 avril 2019, conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, soit 22 heures mensuelles par titulaire.

Electorat, éligibilité et listes électorales

6.1 Electorat et éligibilité des salariés de Sofrecom SA

Conditions d’électorat : sont électeurs les salariés listés ci-dessous qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (voir calendrier en annexe) :

- Être présent à l’effectif à la date du 1er tour

- Être âgé de 16 ans révolus,

- Avoir acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise ou dans le Groupe Orange, cette ancienneté prenant en compte les CDD effectués dans l’entreprise ou dans le Groupe Orange avant une embauche en CDI. L’ancienneté est calculée en référence à la date du premier tour des élections.

- Avoir la capacité électorale (n’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques conformément aux articles L 2314-15 et L 2324-14 du code du travail.

Le chef d’entreprise et les personnes assimilées au chef d’entreprise par les pouvoirs qu’ils détiennent ne sont pas électeurs.

Sont ainsi exclues de l’électorat toutes les personnes représentant l’employeur auprès des instances de représentation du personnel et celles disposant du pouvoir d’embaucher et de sanctionner les membres du personnel, à savoir :

• Le Directeur Général, le Directeur Général Adjoint, le Directeur des Ressources Humaines et le Responsable des Relations Sociales.

Sont électeurs les salariés de Sofrecom qui remplissent les conditions rappelées ci-dessus et qui sont :

• Titulaires d’un Contrat à Durée Indéterminée (CDI) ou en Contrat à Durée Déterminée (CDD), à temps plein ou à temps partiel,

• Salariés dont le contrat de travail est suspendu,

• Les apprentis et les salariés titulaires d’un contrat de professionnalisation,

• Salariés en TPS (y compris les salariés en temps libéré).

Remarque : les salarié-e-s en préavis restent électeurs-trices pendant la durée de ce préavis. Les salarié-e-s dispensé-e-s de préavis sur décision de l’employeur restent électeurs-trices.

Les salarié-e-s dispensés de préavis à leur demande ne sont pas électeurs.

Sont éligibles les électeurs définis précédemment ayant à la date du 1er tour des élections (voir calendrier en annexe) :

• 18 ans révolus,

• Acquis une ancienneté d’au moins 1 an dans l’entreprise,

• A l’exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur, ainsi que les salariés qui disposent d’une délégation écrite particulière d’autorité leur permettant d’être assimilés au chef d’entreprise ou qui le représentent effectivement devant le Comité Social et Economique (cf. article L 2314-19 du code du travail).

Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition de Sofrecom SA

Sont électeurs les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (voir calendrier en annexe) :

• Être âgé de 16 ans révolus,

• Avoir la capacité électorale (n’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques conformément aux articles L 2314-15 et L 2324-14 du code du travail).

• Être présent dans les locaux Sofrecom SA siège et y travailler depuis au moins 12 mois continus.

• Avoir exprimé le choix d’être électeur-trice aux élections des Délégués du Personnel au Comité Social et Economique de Sofrecom SA, renonçant à travers ce choix à être électeur-trice dans leur société d’origine.

Conformément à l’article L2314-23, les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure ne sont pas éligibles.

Listes électorales

Une liste du personnel électeur et éligible sera établie par l’employeur et affichée sur les panneaux d’information conformément au calendrier en annexe.

Figurent sur ces listes :

• Le nom,

• Le prénom,

• La civilité,

• L’âge,

• La date d’ancienneté,

• L’appartenance à Sofrecom ou leur mise à disposition de l’entreprise,

• Ainsi que la mention de son éligibilité.

La liste électorale étant appréciée à la date d’ouverture du 1er tour de scrutin, elle reste inchangée entre les deux tours de scrutin.

Ces listes électorales seront affichées en version provisoire, puis définitive en cas de réclamations d’électeurs, dans les locaux de Sofrecom au 24 avenue du petit parc – 94 300 Vincennes..

Les listes électorales provisoires seront affichées le 22 mai 2023 avant 14 heures.

Les réclamations au sujet de ces listes devront être communiquées au plus tard à la date indiquée en annexe auprès de la Direction des Ressources Humaines par courriel à l’adresse suivante : laurence.delachaise@sofrecom.com

La date limite des réclamations est fixée au 1^er juin 2023 avant 12h00.

Une fois le délai de réclamation des listes électorales provisoires achevé, les listes électorales définitives seront affichées le 5 juin 2023 avant 14 heures à la place des listes provisoires. Les listes électorales ainsi affichées vaudront pour l’éventuel second tour du scrutin.

Information du personnel – appel et dépôt des candidatures

A la date indiquée en annexe, le personnel sera informé de la tenue des élections par voie d’affichage et par messagerie.

Cette information constitue en outre un appel à candidatures.

En cas de 2^nd tour, l’information du personnel sera réalisée à la date indiquée en annexe.

Listes de candidats

Il est rappelé que le 1er tour est réservé aux organisations syndicales mentionnées aux premiers et deuxièmes alinéas de l’article L. 2314-15 du code du travail et que les candidatures sont libres au 2nd tour.

Ainsi au 1er tour, sont invitées à présenter leur liste de candidats à la Direction :

• Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise,

• Les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise,

• Celles ayant constitué dans l’entreprise une section syndicale,

• Les syndicats affiliés à une Organisation Syndicale Représentative au niveau national ou interprofessionnel.

  1. Constitution des listes de candidats

La composition des listes se fait librement sans que le nombre de candidats ne dépasse le nombre de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.

Ces listes seront séparées pour les titulaires et les suppléants.

Conformément aux dispositions du code du travail, la direction communiquera la répartition femmes/hommes des listes électorales aux organisations syndicales aux fins de constitution de leurs listes de candidats.

Compte tenu de la date d’établissement des listes électorales, cette répartition sera annexée au présent accord au mois de mai 2023.

Les listes communes entre deux ou plusieurs syndicats ne peuvent être admises au 1er tour qu’à la condition expresse que le nom de chacun des candidats figurant sur la liste soit suivi du nom de son syndicat d’appartenance, ou à défaut, que les organisations syndicales concernées déposent, avec la liste des candidatures, une note signée par chacune d’entre elles, précisant les modalités prises en compte de leur audience respective pour les besoins de l’établissement de leur représentativité.

Elles devront enregistrer les données suivantes : nom et prénom des candidats, collège et établissement d’appartenance, titulaire ou suppléant, et le cas échéant, le syndicat d’appartenance. L’ordre de présentation des candidats dans la liste est celui dans lequel apparaissent les candidats au sein de la liste déposée.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

• Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,

• Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. 

Dépôt des listes de candidats

Au 1^er tour, à partir de l’extinction du délai de réclamations concernant les listes électorales (délai fixé à l’article 7.1) et jusqu’à la date limite de dépôt des candidatures au 1^er tour (voir calendrier en annexe), les organisations syndicales concernées sont invitées à déposer leurs listes de candidats à Sofrecom S.A.

Direction des Ressources Humaines

Laurence DE LA CHAISE

24, avenue du petit Parc

94300 VINCENNES

• En main propre contre récépissé,

• Par e-mail contre accusé de réception,

• Par courrier recommandé avec avis de réception.

Si un 2^nd tour est nécessaire, il est rappelé qu’une Organisation Syndicale n’est pas tenue de déposer une nouvelle liste lorsque celle-ci est identique à celle déposée pour le 1er tour. Dans l’hypothèse où cette liste serait différente de celle présentée au premier tour, elle sera portée à la connaissance de l’employeur dans les mêmes conditions que pour le 1^er tour avant la date limite de dépôt des candidatures pour le 2nd tour (voir calendrier en annexe).

Pour le 1^er, comme pour le 2^nd tour, les candidatures sont affichées sur les panneaux de la direction au -1 et sur l’intranet au lendemain de la date limite de dépôt.

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au jour 1^er juin 2023 avant midi pour le 1 er tour de scrutin et au 26 juin 2023 avant midi pour l’éventuel 2nd tour.

Conformément à l’article L2324-6 du Code du travail, les Organisations Syndicales s’engagent à rechercher les voies et moyens d’atteindre une représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes de candidature.

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, est également admise, conformément aux règles légales. Cependant, les deux mandats ne se cumulant pas, le/la candidat-e ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il/elle n’est pas élu titulaire.

Conformément à la jurisprudence et dans le but de parfaitement renseigner les électeurs-trices, dans l’éventualité de listes communes, celles-ci devront mentionner la clé de répartition des voix entre les organisations syndicales composant les listes communes sur les bulletins de vote et les professions de foi, et ce lors du dépôt des listes communes. Les logos des organisations syndicales composant les listes communes seront affichés de façon à être aussi représentatifs les uns que les autres. Les organisations syndicales sont informées qu’à défaut d’informer correctement les électeurs-trices quant à la clé de répartition des voix, les dispositions de l’article L2122-3 du Code du Travail s’appliquent (répartition des suffrages à part égale entre les organisations composant la liste commune).

Communication électorale.

9.1 Bulletins de vote, propagande électorale et logos des listes de candidats

BULLETINS DE VOTE

Les bulletins de votes présentés en ligne à l’électeur-trice porteront très lisiblement le nom de la liste ainsi que l’instance concernée et le tour de scrutin. Dans le cas où des organisations syndicales présenteraient une liste commune, le nom des organisations syndicales concernées apparaîtra lisiblement, de même que l’intitulé de la liste commune.

PROFESSION DE FOI

Il est convenu que les organisations syndicales présentant des candidat-e-s ainsi que les listes de candidat-e-s sans étiquette en cas de 2nd tour pourront en outre constituer une profession de foi qui sera mise en ligne sur le site de vote dédié mis à disposition par le prestataire VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne), à côté des listes de candidats

Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisée VOXALY-DOCAPOSTE, à la date indiquée dans le calendrier figurant en annexe. Elles resteront consultables pendant la durée des élections professionnelles.

Dans le cadre d’un éventuel 2nd tour, la propagande des listes indépendantes sera elle aussi mise en ligne à la date indiquée dans le calendrier figurant en annexe.

Ces professions de foi devront respecter les prérequis suivants :

• Format PDF de 2 Mo au maximum,

• 1 page A4 recto verso,

• Couleur ou Noir et Blanc.

Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :

• Format png,

• Taille de 200 pixels x 200 pixels.

Professions de foi et logos doivent être déposés auprès de Laurence DE LA CHAISE, responsable des relations sociales, par e-mail à l’adresse suivante : laurence.delachaise@sofrecom.com avant la date limite de dépôt des candidatures telle que spécifiée dans le calendrier en annexe.

PROPAGANDE

Une salle de réunion sera mise à disposition des organisations syndicales ayant présenté une liste afin de permettre à chacune d’elles de faire une réunion d’information pré-électorale de 12h30 à 13h30. La réservation de cette salle sera faite à la demande de chaque organisation concernée auprès du responsable des relations sociales et en fonction des possibilités à la date demandée par chacune des organisations.

Par ailleurs, la Direction mettra à disposition des organisations syndicales un espace visant à faciliter l’affichage des documents de campagne dans le cadre des élections professionnelles. Cet espace dédié à toutes les organisations syndicales présentant une liste de candidature aux élections se situe au niveau -2 du site de Vincennes (couloir avant l’accès au local du CE).

Les Organisations Syndicales sont autorisées à utiliser les moyens de communication digitaux, ainsi que les listes de diffusion conformément aux dispositions et modalités définies dans l’Accord sur les moyens digitaux des organisations syndicales signé entre la direction et les organisations syndicales.

Vote électronique

Conformément aux engagements de VOXALY-DOCAPOSTE, les traitements mis en œuvre dans le cadre du processus de vote électronique sont conformes aux obligations décrites à l’article 6, paragraphe 1, alinéa c du RGPD.

Le présent protocole d’accord préélectoral s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord du 5 novembre 2012 et de son avenant de révision en date du 11 mars 2019 relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections au sein de l’entreprise.

Conformément à cet accord confirmant le principe de vote électronique, l’ensemble des électeurs de la société procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après. Seuls les électeurs n’ayant pas d’adresse email de type sofrecom.com active et n’ayant pas communiqué leur adresse e-mail personnelle à la date du scrutin pourront voter par correspondance.

Les modalités de connexion seront envoyées :

• par email 

• aux électeurs disposant d’une adresse email de type @sofrecom.com active

• aux électeurs ne disposant pas d’une adresse email de type @sofrecom.com active mais ayant communiqué leur adresse e-mail personnelle.

• par courrier à la dernière adresse connue de la direction, aux électeurs ne disposant pas d’une adresse email de type @sofrecom.com active.

Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société VOXALY-DOCAPOSTE

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.

Bureau de vote

Il y a un unique bureau de vote pour l’ensemble des élections des membres du Comité Social et Economique. Il est établi pour les deux tours.

Ce bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs choisi-e-s parmi les salarié-e-s non affectés en clientèle et volontaires de chaque collège, à raison de deux parmi les électeurs-trices les plus âgés et du/de la plus jeune des électeurs-trices, le plus âgé étant le Président.

Chaque liste présentant des candidats a la faculté de désigner un délégué de liste, ce dernier devant être électeur-trice.

La direction formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation le bureau de vote générera trois clés de dépouillement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement en possession des membres du bureau de vote sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salarié-e-s sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Ces opérations se dérouleront 24 avenue du Petit Parc à Vincennes.

Matériel de vote

Procédure dématérialisée

A la date spécifiée en annexe, le prestataire adresse un email :

• Sur l’adresse professionnelle des électeurs détenteurs d’une adresse email de type @sofrecom.com active

• Sur l’adresse email personnelle pour les électeurs n’ayant pas d’adresse @sofrecom.com et ayant communiqué leur adresse email personnelle.

Cet email précise les modalités de vote électronique (notamment adresse du site internet de vote, et code d’accès).

En cas de perte de son code d’accès, l’électeur devra prendre directement contact avec l’assistance téléphonique du prestataire ou faire une demande en ligne sur le dispositif de vote. Concernant son mot de passe, il pourra le régénérer via le site de vote directement.

Les codes d’accès et les mots de passe communiqués pour le premier tour serviront aussi au second tour.

Un email rappelant ces modalités sera adressé à l’ouverture du second tour aux électeurs détenteurs d’une adresse email de type @sofrecom.com active ou sur l’adresse email personnelle pour les électeurs n’ayant pas d’adresse @sofrecom.com et ayant communiqué leur adresse email personnelle.

Un courrier contenant le matériel de vote par correspondance sera adressé aux électeurs ayant voté par correspondance au 1^er tour et n’ayant pas voté par internet.

L’électeur est invité à cliquer sur un lien pour générer en ligne son mot de passe. Il lui sera alors demandé les informations personnelles suivantes le concernant :

• Code postal d’habitation

• Clé du numéro de Sécurité Sociale (Clé NIR).

Le mot de passe généré restera valable dans l’éventualité d’un 2nd tour.

En cas de non-réception de l’email, l’électeur pourra saisir directement l’url du site de vote ou contacter l’assistance téléphonique de VOXALY-DOCAPOSTE.

Procédure papier

Par exception, les salariés n’ayant pas d’adresse email @sofrecom.com active, recevront le matériel de vote par courrier à la dernière adresse du domicile connue par la direction à la date spécifié en annexe. Ce courrier comprend l’ensemble des informations nécessaires au vote électronique et également le matériel lui permettant, le cas échéant, de voter par correspondance (il recevra notamment son code d’accès pour le vote électronique et la procédure à suivre pour créer son mot de passe).

Les codes d’accès et les mots de passe pour le premier tour serviront aussi au second tour.

Déroulement du vote électronique

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote transmis auprès de l’électeur :

https://sofrecom.voxintime.com

Le déroulement est le suivant :

• L’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,

• Après identification sur le site de vote à l’aide de son code d’accès et la saisie d’une ou plusieurs données à caractère personnel (ex : clé NIR du numéro de Sécurité Sociale, date de naissance), l’électeur est invité à saisir un numéro de téléphone de son choix afin de recevoir par SMS ou via serveur vocal son mot de passe.

• Après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

• Les listes sont affichées dans l’ordre désigné par le tirage au sort du nom de l’organisation syndicale et, pour les éventuelles listes sans étiquette, dans l’ordre désigné par le tirage au sort du nom des candidats tête de liste.

• L’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,

• Le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,

• L’électeur peut :

  • choisir une liste complète,

  • raturer des candidats,

  • voter blanc

• Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,

• L’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie sa date de naissance,

• Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,

• À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs-trices pour leur permettre de voter. Pendant la période ouvrée du scrutin, un micro-ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salarié-e-s électeurs-trices sur le site de Vincennes.

Tout électeur-trice rencontrant des difficultés à appréhender le vote électronique ou atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Durant leur vote, les électeurs-triceps auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne sera plus possible de le modifier.

Déroulement du vote par correspondance (exception)

Au plus tard, à la date spécifiée en annexe, le prestataire adressera à chaque électeur ne disposant pas d’une adresse email de type sofrecom.com active, à la dernière adresse connue de la direction, un courrier contenant :

1. L’ensemble des informations nécessaires au vote électronique qui devra être privilégié

2. Le matériel de vote par correspondance :

• Une note d’information sur le mode opératoire,

• Autant de bulletins de vote qu’il y aura de listes en présence pour chacun des scrutins,

• Autant de professions de foi que de listes,

• Une carte d’émargement qui contient un code barre comme émargement de l’électeur et l’adresse retour du président du bureau de vote à Sofrecom – 24 avenue du Petit parc – 94300 VINCENNES,

• Une enveloppe retour à fenêtre.

Dans le cas d’un suffrage exprimé par internet et par correspondance, le vote par correspondance est systématiquement rejeté.

L’électeur qui choisira de voter par courrier doit :

• Choisir un bulletin de vote pour chaque scrutin,

• Glisser sa carte d’émargement dans l’enveloppe retour,

• Glisser ces bulletins dans l’enveloppe retour,

• Poster l’enveloppe retour afin qu’elle arrive avant la date et heure de clôture du scrutin

Seules les enveloppes acheminées par la poste seront acceptées (pas de dépôt à la DRH, ni de transmission par courrier interne). Les votes par correspondance adressés au président du bureau de vote seront placés par le service courrier de Sofrecom dans une urne dédiée scellée qui sera ouverte par le président du bureau de vote en présence des membres du bureau à la clôture du scrutin.

Les enveloppes qui arriveraient après la clôture ne sont pas prises en compte, ni ouvertes. Elles seront mises de côté.

Périodes du scrutin, ouverture / fermeture

Les opérations d’ouverture, de scellement et de clôture du scrutin sont exécutées par le système après contrôle et validation de celui-ci par le bureau de vote.

En cours de scrutin, la Direction adressera aux salarié-e-s deux courriels de relance à la date indiquée en annexe.

Entre ces dates, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

En cours de scrutin le bureau de vote et les représentant-e-s de listes désigné-e-s pourront accéder au taux de participation.

Assistance électeurs

Durant la période de vote un service d'assistance mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

L’assistance téléphonique, apporte une aide technique en cas de difficultés, remontées de la part de l’électeur. Elle permet également de communiquer la procédure à suivre en cas de perte ou de non-réception de ses codes de vote.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOSTE un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur.

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

Dépouillement et résultat du vote

Le dépouillement des élections des Représentants du Personnel au Comité Social et Economique aura lieu pour le 1er tour à la date et à l’heure spécifiées en annexe. Dans l’éventualité d’un 2nd tour il se tiendra à la date et à l’heure spécifiée en annexe.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote, en présence des délégué-e-s syndicaux ou de leurs représentant-e-s nommément désignés. Tout électeur-trice pourra y assister en qualité d’observateur.

Le processus de dépouillement est le suivant :

1. Clôture du site internet de vote,

2. Contrôle des cartes d’émargement papier par système de lecture optique :

   • si un vote Internet est déjà enregistré pour cet électeur, l’enveloppe retour, non ouverte, sera rejetée,

   • si l’électeur n’a pas préalablement voté par Internet, l’enveloppe retour sera ouverte et les bulletins de vote seront comptabilisés.

3. La liste d’émargement Internet est ainsi complétée par les émargements papier,

4. Ouverture des enveloppes retour,

5. Les bulletins de vote papier sont ensuite dépouillés puis ajoutés aux votes réalisés par Internet,

6. Déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,

7. Calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

8. Téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,

9. Impression et signature des procès-verbaux,

10. Proclamation des résultats en présence des organisations syndicales et de l’employeur ou de son représentant.

Remarque : Les votes par correspondance qui arriveraient après clôture des scrutins dont les dates sont indiquées en annexe ne seront pas acceptés.

Les membres du bureau de vote auront accès :

• Aux résultats bruts des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, ainsi que le nombre de ratures pour chaque candidat)

• A l'état de la représentativité syndicale du CE

• Aux Procès-Verbaux des résultats

• Aux listes d’émargement

Ces opérations se dérouleront 24 avenue du Petit Parc à Vincennes.

Rappel : Modalités de traitement des résultats – Procès-Verbaux

Les conditions de validité des bulletins sont les suivantes (les enveloppes non conformes devant être écartées) :

Sont notamment considérés comme VOTES NULS :

• Les bulletins autres que ceux mis à la disposition des salarié-e-s pour l’élection de chaque instance,

• Les bulletins panachés, c’est à dire ceux sur lesquels ont été ajoutés ou substitués des noms,

• Les votes contenant plusieurs bulletins d’une même élection mais de listes différentes,

• Les bulletins portant des signes intérieurs ou extérieurs de reconnaissance.

Sont notamment considérés comme VOTES BLANCS :

• Les bulletins sur lesquels tous les noms ont été rayés (il est possible de rayer un ou plusieurs noms à la condition d’en laisser au moins un),

• Les bulletins non présents dans l’enveloppe.

Ces votes nuls ou blancs sont exclus pour le calcul du quorum (nombre de votants exprimant un vote valable par rapport au nombre d’électeurs-trices).

L’élection des Représentants du Personnel au Comité Social et Economique se fait au scrutin de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Il n’est procédé à un 2nd tour que sile nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs-trices inscrits au premier tour, en cas d’absence totale ou partielle de candidatures ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.

Lorsque le nom d’un-e candidat-e aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidat-e-s seront proclamés élus dans l’ordre de présentation.

En cas d’égalité des voix sur une même liste, le/la candidat-e sera choisi selon l’ordre de présentation sur cette liste.

Procès-verbaux et affichage des résultats

En présence d’un système de vote électronique, les résultats seront accessibles sur le site de vote et généreront les PV CERFA correspondants au format PDF.

4 exemplaires originaux de ces PV seront signés par les membres du bureau de vote et se verront apposer le cachet de l’employeur.

Chaque liste ayant présentée des candidats peut se faire remettre une copie de ces procès-verbaux sur simple demande.

Dès le lendemain des élections, les résultats sont affichés sur le panneau de la direction au -1 et sur le site intranet. La direction transmet le procès-verbal au prestataire agissant pour le ministère du travail (1 exemplaire) dans les 15 jours suivant l'élection. Il le transmet également aux organisations syndicales ayant présenté des candidats et à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral dans les meilleurs délais.

Durée du protocole d’accord

Le présent accord entrera en vigueur le jour qui suit les formalités de dépôt auprès des services compétents, conformément aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du code du travail.

Il est conclu pour la mise en œuvre du scrutin CSE 2023, dont les dates sont les suivantes :

Du 16 juin 2023 au 22 juin 2023 pour le premier tour,

Du 28 juin 2023 au 30 juin 2023 pour le second tour

Ce protocole vaut pour l’élection en cours et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus.

Il est également valable pour toute élection à venir au cours du mandat (sauf dénonciation).

Notification et formalités de dépôt

En application de l’article L. 2231-5 du code du travail, la partie la plus diligente des organisations signataires notifie le texte à l’ensemble des Organisations Syndicales Intéressées à l’issue de la procédure de signature. Les formalités de dépôt et de publicité seront par ailleurs réalisées dans les conditions fixées aux articles D. 2231-2, D. 2231-4 et L. 2231-5-1 du code du travail :

• Un exemplaire du présent accord sera déposé au greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion du protocole ;

• Le présent accord et les pièces accompagnant le dépôt prévu aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du code du travail seront déposés sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail. Conformément à l’article L. 2231-5-1 du code du travail, ce protocole sera publié en ligne dans un standard ouvert aisément réutilisable. La version déposée ne comportera pas les noms et prénoms des personnes signataires.

Affichage

Le présent protocole fera l’objet d’un affichage (au -1 du bâtiment de Vincennes).

Litiges

En cas de litige sur l’interprétation d’un des articles de cet accord, le Président du bureau de vote décide de la solution à retenir après consultation des membres du bureau. S’il y a accord sur l’interprétation, la décision du bureau de vote est souveraine.

En cas de désaccord sur l’interprétation, les parties signataires conviennent de demander la formation d’une commission d’interprétation composée d’un membre de la direction, d’un représentant du personnel désigné par l’ensemble des délégués syndicaux signataires.

En cas de désaccord persistant, le tribunal d'instance peut être saisi dans les 15 jours suivant la proclamation des résultats par la partie contestataire.

Fait à Vincennes, le 21 avril 2023

Pour Sofrecom SA
xxx
Pour la CFDT		Pour la CFE-CGC
xxx		xxx
Pour SUD		Pour la CFTC
xxx		xxx

Annexes

ANNEXE 1 – Description détaillée du fonctionnement de Voxaly-Docaposte

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

1. Anonymat

   1. L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire attribue à chaque électeur un code d’accès qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

2. L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

3. La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

2. Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.

3. Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

  4. Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOSTE.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

4. Recommandations CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

VOXALY-DOCAPOSTE a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.

ANNEXE 2 – Calendrier des opérations

ANNEXE 3 – Modalités de gestion du service d’assistance téléphonique

1. Eléments d'authentification lors de l'appel

Lors de son appel et à fins d'authentification, l'électeur-trice devra communiquer à l'opérateur du service d'assistance téléphonique les éléments suivants :

• Nom et Prénom

• Date de naissance

• Code postal d’habitation à la date d’arrêtée des listes électorales

• Clé du numéro de Sécurité Sociale

2. Modalités de renvois des codes confidentiels

• Communication des codes par l'opérateur hotline

Après la phase d'authentification l'opérateur du service d'assistance téléphonique communiquera son code d’accès par courriel ou par SMS.

ANNEXE 4 – Administration du système de vote électronique

Le déroulement des opérations de vote sera effectué sous le contrôle et l'autorité des membres du Bureau de Vote.

Les droits de chacun des administrateurs seront les suivants :

	Président du Bureau de Vote	Assesseurs du Bureau de vote	Représentants de la Direction	Délégués de listes
Accès à la participation pendant le scrutin	OUI	OUI	OUI	OUI
Déchiffrement des votes	OUI	OUI	NON	NON