Accord d'entreprise "Accord sur les Technologies de l'information et des communications - Usage et déconnexion" chez SA D'H.L.M. FRANCE LOIRE (Siège)

UES FRANCE LOIRE

Accord d’entreprise

Technologies de l’information et des communications

Usage et déconnexion

ENTRE LES SOUSSIGNÉS

Les sociétés de l’UES France Loire, à savoir, la société France Loire, immatriculée au R.C.S. d’ORLEANS, sous le numéro 673 720 744 dont le siège est situé 33, rue du Faubourg de Bourgogne à Orléans et la société La Ruche Habitat immatriculée au RCS d’ORLEANS, sous le numéro 692 018 658 dont le siège est situé 33, rue du Faubourg de Bourgogne à Orléans, représentées par Monsieur XXXXX, dûment habilité pour représenter l’UES aux fins des présentes,

Ci après dénommée « France Loire »

D'une part,

Et, Madame Béatrice Henry, Déléguée Syndicale, désignée par son syndicat, la CFDT,

Et, Madame Sabrina Désormeaux, Déléguée syndicale, désignée par son syndicat, la CGT

D'autre part,

PREAMBULE

La Direction et les délégués syndicaux souhaitent réaffirmer la volonté de réguler et d’encadrer l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle de ses salariés.

Le droit à la déconnexion est l’un des thèmes de la négociation annuelle sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail.

Le présent accord a donc pour objet de définir les modalités du droit à la déconnexion des salariés dans le cadre des dispositions de l’article L 2242-17 du Code du Travail et d’édicter les principes de base d’utilisation des technologies de l’information et des communications.

Au terme de leurs échanges, les parties conviennent de ce qui suit, par accord unanime et après consultation de la Délégation Unique du Personnel.

Article 1 – CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Tous les salariés appartenant aux sociétés de l’UES France Loire sont concernés par le présent accord.

Il s’applique à l’ensemble du personnel (salariés cadres et non cadres), quelle que soit la nature du contrat de travail.

Article 2 – DEFINITIONS RELATIVES AUX OUTILS NUMERIQUES ET A LA DECONNEXION

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel.

Les outils numériques visés sont :

• les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, etc. ;

• les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, internet/intranet, groupe de discussions, chat ….etc.

Le temps de travail habituel correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l'entreprise. Ce temps comprend les heures normales de travail du salarié effectuées sur les plages fixes et variables prévus par accord d’entreprise.

En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés, RTT et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.).

Article 3 – MESURES VISANT A LIMITER L’UTILISATION POUR RAISONS PROFESSIONNELLES DES OUTILS NUMERIQUES ET COMMUNICATIONS PROFESSIONNELLES HORS TEMPS DE TRAVAIL HABITUEL

3-1 : PRINCIPE GENERAL

Les périodes de repos, congés et suspension du contrat de travail, doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

• Pendant ces périodes, les managers et salariés sont invités à ne pas solliciter pour des raisons professionnelles, leurs collègues ou subordonnées et à privilégier les envois différés sur la messagerie

• Aucun salarié n'est tenu de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de son temps de travail habituel.

• Les mails à caractère professionnels envoyés en dehors de la plage horaire, ne requièrent pas de réponse immédiate, sauf en cas de circonstances exceptionnelles, d’urgence ou d’astreintes

Aucune procédure disciplinaire ne pourrait être engagée à l’encontre d’un salarié qui ne répondrait pas à une sollicitation mail ou téléphonique hors temps de travail habituel, sauf exceptions précisées ci-dessous.

Afin de contribuer au mieux au droit à la déconnexion des salariés, ces derniers pourront être amenés, durant leurs périodes de congés et de suspension du contrat de travail, à restituer leurs outils numériques professionnels sur simple demande de l’employeur.

3-2 : EXCEPTIONS

Les règles édictées à l’article 3-1, ne sont pas applicables aux cas suivants :

• En cas de situation exceptionnelle ou d’urgence (évènement d’une importance inhabituelle et imprévisible débordant le cadre des tâches coutumières en raison, notamment, de la soudaineté ou de l’urgence des mesures à prendre).

• En cas d’astreinte qui par nature implique que les collaborateurs concernés soient tenus de répondre aux sollicitations internes et externes durant cette période.

• En cas de demande de transmission du matériel du collaborateur ou de précision de délégation d’accès en cas d’absence.

• En cas de méconnaissance par la personne qui sollicite, de la période de congé, de repos ou de suspension du contrat de la personne sollicitée.

3-3 : MESSAGE D’ABSENCE

Lorsqu’un salarié est amené à être absent pendant au moins un jour, il mettra en place un message automatique d’absence à l’attention des interlocuteurs internes et externes à l’entreprise, l’alertant sur l’absence et sa durée ainsi que le nom et les coordonnées de l’interlocuteur à joindre si nécessaire/en cas d'urgence.

En cas d’absence imprévue, une demande d’activation du message sera faite par le manager.

En tout état de cause, pour assurer la continuité de service, il appartiendra au salarié de déléguer ses accès informatiques à une personne qu’il aura désignée, conformément aux dispositions de la charte informatique.

3-4 : LIMITATION DES POSSIBILITES DE CONNEXION A DISTANCE

Dans le cadre de la négociation sur l’usage des technologies d’information et de communication, la liste des collaborateurs ayant la possibilité de se connecter à distance au serveur a été vérifiée et sa pertinence validée.

Il est convenu que l’ouverture d’un droit d’accès à distance ne peut pas être sollicitée par le collaborateur lui même, mais que seul le responsable direct de ce collaborateur pourra en faire la demande auprès du service informatique.

Le responsable du collaborateur concerné devra au préalable s’assurer de la raison légitime de cette demande et veiller à ce que l’ouverture de ce droit d’accès à distance reste provisoire.

La direction contrôlera régulièrement la liste de ces ouvertures de droit d’accès à distance afin de s’assurer de l’absence de dérive.

Les collaborateurs bénéficiant de cet accès à distance ou qui sont détenteurs d’ordinateurs portables et téléphones professionnels, sont invités à ne pas se connecter pendant les périodes de repos, congés ou suspension de contrat et les parties rappellent qu’il appartient à chaque salarié en forfait jours de respecter un repos quotidien de 11 heures consécutives entre deux journées de travail.

Article 4 – MESURES VISANT A LIMITER L’UTILISATION POUR RAISONS PERSONNELLES DES OUTILS NUMERIQUES ET TELEPHONIQUES PENDANT LE TEMPS DE TRAVAIL HABITUEL

4-1 : USAGE DES TELEPHONES

Afin de limiter la dépendance des salariés aux outils numériques, l’utilisation pour des raisons personnelles des téléphones personnels ou professionnels pendant le temps de travail, est toléré mais doit être strictement limité à un usage raisonnable.

Cela permettra également de limiter les ruptures de tâches et de ne pas perturber le bon fonctionnement du service.

4-2 : USAGE DE L’INFORMATIQUE ET D’INTERNET

Conformément à la charte informatique, il est rappelé que les ressources informatiques sont réservées à un usage professionnel.

Toutefois, une utilisation des ressources informatiques à des fins personnelles est tolérée dans les conditions précisées dans la charte informatique et reprises par le présent accord. En tout état de cause, l’utilisation à des fins personnelles est limitée à un usage raisonnable (tant en durée qu’en volume) et ne doit, en aucune manière, perturber le bon fonctionnement du service et des ressources informatiques, ou entraver l’activité de l’utilisateur, la Société se réservant le droit d’introduire des limitations ou de mettre fin à cette tolérance en cas d’abus et de procéder à des contrôles réguliers.

Toutefois, toute utilisation personnelle des ressources informatiques contraire aux bonnes mœurs ainsi qu’à l’ordre public, ou à des fins lucratives est interdite.

Article 5 – QUELQUES REGLES DE BONNE CONDUITE DANS L’USAGE DES TECHNOLOGIES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION

5-1 : RESTER COURTOIS TECHNOLOGIQUEMENT

• Dans la rédaction d’un mail, ne pas oublier que l’on écrit à un lecteur et pas à un ordinateur. Cela nécessite donc d’écrire de manière intelligible, en soignant autant que possible, la rédaction et l’orthographe et en faisant des phrases courtes : sujet, verbe, ponctuation.

• Rester poli envers le destinataire en conservant les formules de politesse basiques.

• Eviter de faire du mail un défouloir. Un conflit ne peut se régler rapidement et efficacement par mail et il faut privilégier le face à face.

• Ne pas répondre à chaud : se laisser le temps de la réflexion !

• Limiter le plus possible au cours des réunions, la consultation de son téléphone ou de sa messagerie ou l’usage de son ordinateur pour des fins non liées à la réunion sauf en cas de situation d’urgence.

• Eviter pendant les réunions ou en open space toute nuisance sonore gênante pour la concentration des autres personnes présentes (sonneries de téléphone, de réception de message, appareils sur table en mode vibreurs, etc.)

5-2 : LUTTER CONTRE LA SURCHARGE INFORMATIONNELLE

Chaque salarié doit s’interroger sur l’opportunité d’adresser un mail à un collègue ou sur le moment opportun pour lui adresser un courriel, un message ou le joindre par téléphone.

Privilégier la rencontre en direct permet de générer de la conversation et de la compréhension. Bien souvent cela permet d’obtenir beaucoup plus rapidement l’information dont le salarié a besoin.

• L’usage de la messagerie ne peut se substituer au dialogue et aux échanges physiques ou oraux qui contribuent au lien social dans les équipes et préviennent de l’isolement.

• Éviter le principe abusif de protection et ne mettre en copie que les personnes vraiment concernées et directement impliquées par le sujet.

• Eviter les emails « ping-pong » (pas plus de 2 allers-retours à partir du même mail de départ).

• S’interroger sur la pertinence des destinataires du courrier (destinataires direct ou en copie).

• Bien cibler l’envoi des fichiers joints (notamment les fichiers très volumineux) en fonction de l’objet du mail et du destinataire de manière à ne pas envoyer des fichiers très volumineux dont seulement une petite partie concerne le destinataire

5-3 : CONTRIBUER A UNE MEILLEURE GESTION DES MAILS

Afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels il est recommandé aux salariés :

• De ne pas céder à l’instantanéité de la messagerie :

• Gérer les priorités et ne pas répondre immédiatement à chaque mail reçu

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire

  • D’indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du mail.

  • De désactiver sur les ordinateurs et téléphones professionnels, la notification visuelle et/ou sonore de réception d’un message.

  • De se fixer des plages pour répondre aux messages quand cela est possible

Article 6 – PRINCIPE D’EXEMPLARITE DE L’ENCADREMENT

Le présent accord suppose une nécessaire exemplarité des responsables de service et directeurs.

Ils devront veiller à la bonne application des règles édictées dans le présent accord en s’abstenant d’être à l’origine de potentielles dérives sur ce thème et en alertant le service des Ressources Humaines sur toutes dérives constatées.

Article 7 – INFORMATION, SENSIBILISATION ET FORMATION

Pour s'assurer du respect du droit à la déconnexion et des mesures et recommandations prévues par le présent accord, l'entreprise organisera des actions de formation et/ou de sensibilisation à destination des managers et de l'ensemble des salariés.

L'entreprise s'engage tout d’abord à sensibiliser les salariés aux bonnes pratiques et à un usage raisonné et équilibré des outils numériques et de communication professionnels.

Par ailleurs, l’entreprise proposera un accompagnement à chaque salarié qui souhaite mieux maîtriser les outils numériques mis à sa disposition dans le cadre de son travail. 

Article 8 – SUIVI DE l’USAGE DES OUTILS NUMERIQUES

L’entreprise s’engage à ce que le droit à la déconnexion soit un thème abordé lors des entretiens annuels d'évaluation si le salarié le souhaite.

En tout état de cause, ce thème sera obligatoirement abordé lors des entretiens annuels des cadres soumis à une convention de forfait en jours.

En dehors de l’entretien annuel, chaque salarié peut alerter son supérieur hiérarchique lorsqu’il rencontre des difficultés dans l’utilisation des outils numériques ou lorsqu’il est confronté à des situations d’usage anormal des outils numériques.

Si les mesures de suivi font apparaître des risques pour la santé des salariés ou des difficultés, l'entreprise s'engage à mettre en œuvre toutes les actions préventives et/ou correctives propres à faire cesser ce risque.

Article 9 – PRISE D’EFFET, DUREE, REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet au 01/01/2019

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par les signataires moyennant un préavis de trois mois.

Le présent accord pourra faire l'objet de révision, conformément aux dispositions des articles L.2222-5, L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail.

Article 10 – DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord sera déposé par la société en deux exemplaires (une version sur support papier, une version sur support électronique) auprès de la DIRECCTE du lieu où il a été conclu et ce au maximum dans les 15 jours suivant sa signature.

Un exemplaire sera adressé au greffe du Conseil des Prud’hommes d’Orléans.

Fait en six exemplaires

A Orléans le 5 mars 2019

Pour la Société Pour le Syndicat CGT Pour le Syndicat CFDT

Sabrina DESORMEAUX Béatrice Henry

Directeur Général Déléguée Syndicale Déléguée Syndicale