Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION ET AU BON USAGE DES OUTILS NUMERIQUES" chez PROMOD (Siège)

PROJET D’ ACCORD RELATIF AU DROIT a la DECONNEXION

et

au bon usage des outils numeriques

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société PROMOD,

Société par actions simplifiée, au capital de 11.944.812 Euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Roubaix – Tourcoing sous le numéro B 685 420 606 ayant son siège social Chemin du Verseau 59700 Marcq en Baroeul, représentée par Monsieur XXX, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines

Ci-après dénommée « l'Entreprise »

D'UNE PART

ET :

Les organisations syndicales respectivement représentées par :

Pour la CFDT, Madame XXX, Madame XXX, Monsieur XXX, Monsieur XXX agissant en qualité de délégués syndicaux,

Pour la CFTC, Madame XXX, Monsieur XXX agissant en qualité de délégués syndicaux,

Pour FO, Madame XXX, Madame XXX, Monsieur XXX, Madame XXX agissant en qualité de délégués syndicaux,

D'AUTRE PART

Préambule :

L’utilisation des outils numériques et l’évolution des modes de travail ont rendu plus poreuse la frontière vie professionnelle-vie personnelle en ouvrant des possibilités de connexion-déconnexion sans nécessairement en réguler les modes d’utilisation. Elle est également un levier de commodité organisationnelle pour l’Entreprise, ses salariés ainsi que ses clients.

Compte tenu de cette réalité, PROMOD souhaite par le présent Accord réaffirmer l'importance du bon usage professionnel des outils numériques et de communication professionnels et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l'équilibre entre vie privée et vie professionnelle de ses salariés.

Cet Accord s’inscrit dans la lignée de :

- l’Accord National Interprofessionnel (ANI) du 19 juin 2013 sur la Qualité de Vie au Travail,

- la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels et l’article L.2242-8,7° du Code du travail,

- l’Accord d’entreprise Promod relatif à l’égalité professionnelle signé en décembre 2017, comprenant des mesures relatives aux heures de réunion et à l’équilibre des temps de vie.

Les réunions de négociation suivantes se sont tenues sur le thème du Droit à la Déconnexion et du bon usage des outils numériques, avec les organisations syndicales représentatives valablement convoquées le mardi 30 janvier 2018, le vendredi 16 février 2018, le lundi 12 mars 2018 et le vendredi 6 avril 2018.

Le projet d'Accord relatif au Droit à la Déconnexion et au bon usage des outils numériques a ensuite été présenté au Comité d'Entreprise le 23 avril 2018 ainsi qu’en CHSCT les 16 et 17 avril 2018.

L'objectif principal du présent accord vise à réguler l’utilisation des outils numériques et à doter l’Entreprise d’un cadre clair pour une utilisation plus efficiente des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) dans le respect des équilibres des temps de vie des salariés et plus largement de leur qualité de vie au travail.

Article 1 : Principes du Droit à la Déconnexion et champ d’application

Le présent Accord reconnait un « Droit à la Déconnexion » pour l’ensemble des salariés de la société PROMOD SAS.

Définition

Par « Droit à la Déconnexion », on entend le droit pour chaque salarié de ne pas être connecté à des outils numériques à des fins professionnelles en dehors de son temps de travail habituel.

Les « outils numériques professionnels » recouvrent les outils physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, téléphones fixes...) et dématérialisés (messagerie, intranet, logiciels, connexions wifi...) permettant d’être joignable à distance.

Le « temps de travail habituel » recouvre les horaires de travail du salarié durant lesquels il est à la disposition de l’employeur, comprenant les heures normales de travail et les heures supplémentaires/complémentaires, à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés, des jours de repos ou des jours d’arrêts de travail.

Les dispositions du présent Accord s’appliquent aux salariés dont le temps de travail est décompté en heures ainsi qu’aux salariés dont la durée du travail est organisée dans le cadre de conventions de forfait annuel en jours travaillés. Pour les salariés en forfait jours, les heures habituelles de travail s’entendent sur une plage horaire se situant entre 7h00 et 20h (hors jours de repos hebdomadaire).

Il appartient au salarié de décider de se connecter ou non en dehors des périodes habituelles de travail.

Dans ce cas, il doit veiller à respecter les périodes minimales de repos journalier (11 heures consécutives) et hebdomadaire (2 jours consécutifs).

Situations d’urgence, à caractère exceptionnel ou de gravité particulière

Certaines situations d’urgence peuvent entrainer une sollicitation des salariés en dehors du temps de travail.

Par situation d’urgence, on entend tout cas de figure qui ne pourrait pas attendre le retour du salarié au travail sans générer un préjudice important pour l’entreprise (situation ou évènement important, inhabituel et imprévisible).

En dehors de ces situations à caractère exceptionnel, le salarié qui en dehors de son temps de travail se connecterait ou échangerait des contenus à caractère professionnel ne saurait être considéré comme effectuant une activité professionnelle à la demande de l’employeur.

Si le salarié est amené à se connecter, envoyer des messages en dehors des heures de travail habituelles, il veillera à clairement indiquer que ce message n’appelle pas de réponse immédiate, sauf en cas de situation d’urgence (à titre d’exemple, « Si vous recevez ce message hors de votre temps de travail, vous n’êtes pas tenu de le lire et d’y répondre avant le retour à votre poste»).

Dans ce cadre, aucun salarié ne peut se voir reprocher de ne pas répondre à une sollicitation pendant ces périodes.

Article 2 : Déclinaison pratique des principes de Déconnexion

Exemplarité managériale

Le respect des bonnes pratiques par le manager est essentiel pour un exercice effectif du Droit à la Déconnexion. Il va de pair à une nécessaire régulation par et entre les salariés d’une équipe ou d’un collectif de travail (au sein d’une même Direction par exemple et sans qu’un lien hiérarchique n’existe nécessairement). La Déconnexion peut donc s’entendre de façon verticale (manager/collaborateur) et horizontale (entre salariés ou collègues) voire auprès de tiers à l’entreprise (prestataires, …).

Savoir – vivre ensemble en entreprise

Le Droit à la Déconnexion fait référence à un ensemble de pratiques relevant du vivre-ensemble. Afin d’assurer un plein exercice du Droit à la Déconnexion, il est notamment recommandé aux salariés :

• De choisir le moyen de communication le plus adapté au contexte et de favoriser les échanges directs,

• De choisir le moment opportun pour l’envoi d’un message,

• D’éviter les « répondre à tous »,

• De préciser que le message n’appelle pas forcément une réponse immédiate lorsqu’il est envoyé en dehors des plages habituelles de travail,

• De définir le « gestionnaire d’absence du bureau » sur la messagerie électronique en indiquant les coordonnées d’une personne back up à joindre en cas d’urgence.

Lors de réunions de travail organisées sur le temps de travail habituel, il est également attendu de chacun qu’il soit déconnecté de sa messagerie/outils professionnels afin d’être pleinement présent à ses interlocuteurs et aux sujets abordés (sauf pour les cas où la connexion est justifiée eu égard à la bonne tenue de la réunion : prévenir les intervenants du moment de leur intervention ou interroger à distance une personne sur une question posée en séance et nécessitant une réponse rapide).

Spécificités au sein des équipes

Chaque équipe a des règles de fonctionnement numériques adaptées à son métier et son environnement (équipes au contact de l’International, Réseaux Sociaux, équipes pratiquant les astreintes…), en parallèle aux situations d’urgence précédemment évoquées. Ces spécificités permettent d’assurer un service aux clients de qualité dans le respect de l’exercice du droit à la Déconnexion.

Ainsi, les dispositions du présent accord ne concernent pas les salariés en situation d’astreinte ou de télétravail.

Risques liés à la surconnexion et charge de travail :

Afin d’éviter la surcharge informationnelle ou le stress lié au risque de surconnexion, les salariés peuvent aborder l’exercice de leur Droit à la Déconnexion lors de leur Entretien Professionnel et/ou de leur Entretien Annuel (EAD).

Article 3 : Sensibilisation à la Déconnexion

Des communications simples et facilement réutilisables seront organisées à destination des managers et de l’ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.

Utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques

Dans ce cadre, l’objectif sera de proposer aux salariés de mieux maitriser les outils à disposition et les procédures de déconnexion. Pour ce faire, des sensibilisations internes (par exemple sous forme de Midi Info, tchats, communications Yammer, intranet, affichage…) seront organisées à différents moments de l’année (période de congés notamment…) à destination de l’ensemble des salariés.

De façon non-exhaustive, pourront être abordés :

• les bonnes pratiques managériales autour de l’utilisation des outils numériques : mails tardifs, connexions hors plages habituelles de travail…,

• l’utilisation de la messagerie (gestionnaire d’absences et back up, répondre à tous, cc/cci utilisation des brouillons en envois différés…),

• la pertinence de l’utilisation des emails au détriment de communication directe (rendez-vous, appels…).

Dans cette démarche d’information autour des risques liés à la surconnexion, Promod s’engage à associer chaque fois qu’il le sera possible les acteurs santé, sécurité et CHSCT. La cellule d’écoute psychologique sera également sensibilisée sur la démarche mise en place par Promod en la matière.

Article 4 : Moyens organisationnels et matériels d’optimisation de la Déconnexion

Différents éléments tels que le métier exercé, la fréquence des déplacements, le positionnement hiérarchique du salarié influencent la fourniture d’outils nomades, eux-mêmes liés à l’exercice du droit à la déconnexion.

Consciente de cet impact, la société s’engage par le présent Accord à faciliter la mise à disposition de

matériel d’Entreprise pour favoriser la prise de notes des collaborateurs pendant les réunions et éviter un report de charge de travail a posteriori.

Article 5 : Régulation et Pilotage et de la Déconnexion

Un salarié peut à tout moment interpeler son manager ou son Responsable Ressources Humaines sur ses éventuelles difficultés à faire valoir son droit à la Déconnexion pendant ses temps de repos, de congés. Après analyse de la situation, le Manager et/ou le Responsable Ressources Humaines prendront les mesures nécessaires pour apporter une solution dans les meilleurs délais.

L’exercice du Droit à la Déconnexion peut également être évoqué à l’occasion de l’Entretien Professionnel et / ou de l’Entretien Annuel (EAD).

L’entreprise s’engage à proposer un bilan annuel global de l’usage des outils numériques professionnels dans l’entreprise (volume de mails envoyés par an et si possible techniquement, volume de mails envoyés en dehors de la plage horaire 7h-20h). Ce bilan sera communiqué à la Commission de Suivi de l’Accord ainsi qu’au Comité d’Entreprise et partagé en CHSCT.

Dans le cas où ce bilan ferait apparaître des difficultés, l’entreprise s’engage à mettre en œuvre toutes les actions de préventions nécessaires à leur correction.

Article 6 : Communication et sensibilisation de tous les salariés

Les parties conviennent de la nécessité d’informer les collaborateurs de l’entreprise sur les aspects liés au Droit à la Déconnexion afin d’en garantir leur mise en pratique. Pour assurer la promotion et la progression des principes de Déconnexion et de bon usage des outils numériques auprès de tous les salariés, le présent accord et les mesures qu’il prévoit feront l’objet d’une large diffusion.

Ainsi, dans l’année suivant la signature du présent Accord, PROMOD mettra en œuvre à destination de l’ensemble des salariés, du personnel d'encadrement et de direction, des sensibilisations internes à l’usage raisonnable des outils numériques (par exemple sous forme de Midi RH, tchat, communication Yammer, intranet, affichage sur les écrans ou dans les salles de réunion…).

Article 7 : Date et durée d’application

Les dispositions du présent accord prennent effet à compter du 4 mai 2018. Il est conclu pour une durée de 4 ans.

Article 8 : Suivi et révision

Pour la mise en œuvre de cet accord, il est créé une « Commission de suivi Déconnexion ». Elle se réunira au moins une fois par an et sera composée :

- d’au moins un représentant par organisation syndicale signataire,

- de la Responsable QVT/Diversité (ou, en cas de défaillance de sa part, de la personne désignée pour la suppléer),

- éventuellement, d’un membre supplémentaire choisi au sein de chaque CHSCT.

A l’occasion de cette commission, un état des lieux sera présenté sur les actions mises en œuvre pour favoriser le Droit à la Déconnexion.

Le Comité d’Entreprise sera informé annuellement sur ces actions.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, toute modification du présent accord et/ou changement jugés nécessaires par l’une des parties signataires devra faire l’objet d’un avenant au présent accord. Cet avenant donnera lieu aux mêmes formalités de procédure, publicité, de dépôt et d’agrément par les autorités administratives que celles accomplies lors de signature du présent accord.

Article 9 : Dépôt, publicité et agrément de l’Accord

La Direction de la Société notifiera sans délai par courrier avec accusé de réception (ou par remise en main propre contre décharge auprès des délégués syndicaux) le présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE de LILLE et du Secrétariat du greffe du conseil des prud'hommes de TOURCOING conformément aux dispositions légales en vigueur. Il sera communiqué à l’ensemble du personnel par tout moyen.

Fait en 8 exemplaires à MARCQ-EN-BAROEUL, le 23 avril 2018.

Pour la société PROMOD

Monsieur XXX

Directeur des Ressources Humaines

Pour l’organisation syndicale CFDT

Monsieur XXX Madame XXX

Délégué syndical Déléguée syndicale

Madame XXX Monsieur XXX

Déléguée syndicale Délégué syndical

Pour l’organisation syndicale CFTC

Madame XXX Monsieur XXX

Déléguée syndicale Délégué syndicale

Pour l’organisation syndicale FO

Madame XXX Madame XXX

Déléguée syndicale Déléguée syndicale

Monsieur XXX Madame XXX

Délégué syndical Déléguée syndicale

(*) Parapher chaque feuillet - Signature précédée de la mention manuscrite « lu et approuvé - bon pour accord ».