Accord d'entreprise "Accord relatif au droit à la déconnexion et au bon usage des outils numériques" chez PROMOD (Siège)

ACCORD RELATIF AU DROIT a la DECONNEXION

et

au bon usage des outils numeriques

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société PROMOD,

Société par actions simplifiée, au capital de 11 745 500 Euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Roubaix – Tourcoing sous le numéro B 685 420 606 ayant son siège social Chemin du Verseau 59700 Marcq en Baroeul, représentée par Monsieur XXX, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines

Ci-après dénommée « l'Entreprise »

D'UNE PART

ET :

Les organisations syndicales respectivement représentées par :

Pour la CFDT, Madame XXX, Madame XXX, Monsieur XXX, Monsieur XXX agissant en qualité de délégués syndicaux,

Pour la CFTC, Madame XXX agissant en qualité de déléguée syndicale,

Pour FO, Madame XXX, Madame XXX, Madame XXX, Madame XXX agissant en qualité de déléguées syndicales,

D'AUTRE PART

Préambule :

L’utilisation des outils numériques et l’évolution des modes de travail ont rendu plus poreuse la frontière vie professionnelle-vie personnelle en ouvrant des possibilités de connexion-déconnexion sans nécessairement en réguler les modes d’utilisation. Elle est également un levier de commodité organisationnelle pour l’Entreprise, ses salariés ainsi que ses clients.

Compte tenu de cette réalité, PROMOD souhaite par le présent Accord réaffirmer l'importance du bon usage professionnel des outils numériques et de communication professionnels et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l'équilibre entre vie privée et vie professionnelle de ses salariés.

Cet Accord s’inscrit dans la lignée de :

- l’Accord National Interprofessionnel (ANI) du 19 juin 2013 sur la Qualité de Vie au Travail,

- la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels et l’article L.2242-8,7° du Code du travail,

-succède à l’accord signé le 23 avril 2018

Les réunions de négociation suivantes se sont tenues sur le thème du Droit à la Déconnexion et du bon usage des outils numériques, avec les organisations syndicales représentatives valablement convoquées le 15 septembre, 18 octobre, 17 novembre, 24 novembre 2022.

L'objectif principal du présent accord vise à réguler l’utilisation des outils numériques et à doter l’Entreprise d’un cadre clair pour une utilisation plus efficiente des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) dans le respect des équilibres des temps de vie des salariés et plus largement de leur qualité de vie au travail.

Cet objectif s’accompagne dès lors des enjeux suivants :

• Rassurer un salarié recevant un message hors période de connexion qu’il n’est pas contraint d’apporter une réponse avant sa prise de poste prochaine sauf cas d’urgence qu’il appartiendra à l’émetteur du message d’établir/justifier et d’utiliser alors le procédé de communication le moins contraignant possible dans le cadre de l’articulation vie privée/vie professionnelle

• Sensibiliser les collaborateurs (manager ou non) sur l’importance de ne pas nuire au droit à la déconnexion de leurs collègues

Article 1 : Principes du Droit à la Déconnexion et champ d’application

Le présent Accord reconnait un « Droit à la Déconnexion » pour l’ensemble des salariés de la société PROMOD SAS.

Définition

Par « Droit à la Déconnexion », on entend le droit pour chaque salarié de ne pas être connecté à des outils numériques à des fins professionnelles en dehors de son temps de travail habituel.

Les « outils numériques professionnels » recouvrent les outils physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, téléphones fixes...) et dématérialisés (messagerie, intranet, logiciels, connexions wifi...) permettant d’être joignable à distance. Cela concerne également les outils personnels utilisés à des fins professionnelles.

Le « temps de travail habituel » recouvre les horaires de travail du salarié durant lesquels il est à la disposition de l’employeur, comprenant les heures normales de travail et les heures supplémentaires/complémentaires, à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés, des jours de repos ou des jours d’arrêts de travail, congés parentaux, et de manière générale toute période de suspension du contrat de travail rémunérée ou non.

L’hyperconnexion ou la surconnexion recouvre la perception d’un salarié d’être en permanence connecté à son travail par ses outils numériques, et ce même lors de son temps de repos et de congé.

Les dispositions du présent Accord s’appliquent aux salariés dont le temps de travail est décompté en heures ainsi qu’aux salariés dont la durée du travail est organisée dans le cadre de conventions de forfait annuel en jours travaillés. Pour les salariés en forfait jours, les heures habituelles de travail s’entendent sur une plage horaire se situant entre 8h00 et 19h00 (hors jours de repos hebdomadaire) qui peut être amenée à évoluer selon le principe d’autonomie inhérent à cette organisation du temps de travail et dans le respect des périodes de repos indiquées ci-après.

Il appartient au salarié de décider de se connecter ou non en dehors des périodes habituelles de travail.

Dans ce cas, il doit veiller à respecter les périodes minimales de repos journalier (11 heures consécutives) et hebdomadaire (35h00 consécutives).

Situations d’urgence, à caractère exceptionnel ou de gravité particulière

Certaines situations d’urgence peuvent entrainer une sollicitation des salariés en dehors du temps de travail.

Par situation d’urgence, on entend tout cas de figure qui ne pourrait pas attendre le retour du salarié au travail sans générer un préjudice important pour l’entreprise (situation ou évènement important, inhabituel et imprévisible).

En dehors de ces situations à caractère exceptionnel, le salarié qui en dehors de son temps de travail se connecterait ou échangerait des contenus à caractère professionnel ne saurait être considéré comme effectuant une activité professionnelle à la demande de l’employeur.

Si le salarié est amené à se connecter, envoyer des messages en dehors des heures de travail habituelles, il veillera à clairement indiquer que ce message n’appelle pas de réponse immédiate, sauf en cas de situation d’urgence (à titre d’exemple, « Si vous recevez ce message hors de votre temps de travail, vous n’êtes pas tenu de le lire et d’y répondre avant le retour à votre poste»).

Dans ce cadre, aucun salarié ne peut se voir reprocher de ne pas répondre à une sollicitation pendant ces périodes.

Article 2 : Déclinaison pratique des principes de Déconnexion

Exemplarité managériale

Le respect des bonnes pratiques par le manager est essentiel pour un exercice effectif du Droit à la Déconnexion. Il va de pair à une nécessaire régulation par et entre les salariés d’une équipe ou d’un collectif de travail (au sein d’une même Direction par exemple et sans qu’un lien hiérarchique n’existe nécessairement). La Déconnexion peut donc s’entendre de façon verticale (manager/collaborateur) et horizontale (entre salariés ou collègues) voire auprès de tiers à l’entreprise (prestataires, …).

Savoir – vivre ensemble en entreprise

Le Droit à la Déconnexion fait référence à un ensemble de pratiques relevant du vivre-ensemble. Afin d’assurer un plein exercice du Droit à la Déconnexion, il est notamment recommandé aux salariés :

2.1 lors des échanges avec les collègues :

• De s'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles.

  • De choisir le moyen de communication le plus adapté au contexte et de favoriser les échanges directs (dialogue en physique ou à l’oral) qui contribuent au lien social dans les équipes et préviennent de l'isolement.

• De choisir le moment opportun pour l’envoi d’un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail).

  • Lors d’un appel notamment par outil du type « teams » vérifier si le salarié est disponible (ex : « pastille verte » sur l’outil « teams »).

  • Pour la personne qui n’est pas en communication mais souhaite se concentrer sur un sujet elle peut utiliser le « gestionnaire de statut » pour indiquer de sa disponibilité.

• D’éviter les « répondre à tous »,

  • S'interroger sur la pertinence des destinataires d’un courriel (donner la bonne information, au bon interlocuteur, au bon moment)

  • Utiliser avec modérations les fonctions « cc » ou « cci ».

  • S'interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels.

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d'identifier immédiatement le contenu du courriel.

• De préciser que le message n’appelle pas forcément une réponse immédiate lorsqu’il est envoyé en dehors des plages habituelles de travail,

  • ou de choisir l’option envoi différé de courrier électronique

2.2 à l’occasion d’un départ en congé ou autre suspension du contrat de travail :

• De définir le « gestionnaire d’absence du bureau » sur le « message d’absence » en indiquant les coordonnées d’une personne back up à joindre en cas d’urgence et de préciser les dates d’indisponibilités . Cela facilitera la prise en compte par le destinataire du message d’absence de cette période d’indisponibilité, et éviter d’être dérangé pendant cette absence.

• De bien renseigner sur son agenda outlook ses absences (notamment pour éviter des prises de rendez-vous un jour d’absence) en précisant le bon statut d’absence.

• De communiquer au manager et/ou les collègues les modalités pratiques personnalisées de sollicitation par ces personnes en cas d’urgence pendant son absence (ex : en cas d’urgence uniquement, je suis plutôt joignable par téléphone au xxx ou par mail , ou autre). Le salarié pourra préciser que s’agissant d’un mode exclusif, il ne prendrait pas connaissance des autres modes de communication.

Lors de réunions de travail organisées sur le temps de travail habituel, il est également attendu de chacun qu’il soit déconnecté de sa messagerie/outils professionnels afin d’être pleinement présent à ses interlocuteurs et aux sujets abordés (sauf pour les cas où la connexion est justifiée eu égard à la bonne tenue de la réunion : prévenir les intervenants du moment de leur intervention ou interroger à distance une personne sur une question posée en séance et nécessitant une réponse rapide).

De même, les parties conviennent que, dans la mesure du possible, les réunions ne se prolongent pas au-delà de 18h00.

Spécificités au sein des équipes

Chaque équipe a des règles de fonctionnement numériques adaptées à son métier et son environnement (équipes au contact de l’International, Réseaux Sociaux, équipes pratiquant les astreintes…), en parallèle aux situations d’urgence précédemment évoquées. Ces spécificités permettent d’assurer un service aux clients de qualité dans le respect de l’exercice du droit à la Déconnexion.

Ainsi, les dispositions du présent accord ne concernent pas les salariés en situation d’astreinte.

Risques liés à la surconnexion/hyperconnexion et charge de travail :

Afin d’éviter la surcharge informationnelle ou le stress lié au risque d’hyperconnexion, les salariés peuvent aborder l’exercice de leur Droit à la Déconnexion lors de leur Entretien Professionnel et/ou de leur entretien de pilotage.

De même l’attention des managers est attirée quant à la vigilance à tenir devant des situations d’hyperconnexion et sont invités à échanger avec le salarié concerné sur cette situation dans la recherche de solutions conjointes amélioratrices.

Article 3 : Sensibilisation à la Déconnexion

Des communications simples et facilement réutilisables seront organisées à destination des managers et de l’ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.

Utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques

Dans ce cadre, l’objectif sera de proposer aux salariés de mieux maitriser les outils à disposition et les procédures de déconnexion. Pour ce faire, des sensibilisations internes (par exemple sous forme de communications de type Yammer, intranet, affichage, capsules, mail, ateliers, …) seront organisées à différents moments de l’année (période de congés notamment…) à destination de l’ensemble des salariés.

De façon non-exhaustive, pourront être abordés :

• les bonnes pratiques managériales autour de l’utilisation des outils numériques : mails tardifs, connexions hors plages habituelles de travail…,

• l’utilisation de la messagerie (gestionnaire d’absences et back up, répondre à tous, cc/cci utilisation des brouillons en envois différés…),

• la pertinence de l’utilisation des emails au détriment de communication directe (rendez-vous, appels…).

Dans cette démarche d’information autour des risques liés à la surconnexion/hyperconnexion, Promod s’engage à associer chaque fois qu’il le sera possible les acteurs santé, sécurité et CSSCT.

Article 4 : Moyens organisationnels et matériels d’optimisation de la Déconnexion

Différents éléments tels que le métier exercé, la fréquence des déplacements, influencent la fourniture d’outils nomades, eux-mêmes liés à l’exercice du droit à la déconnexion.

Consciente de cet impact, la société s’engage par le présent Accord à faciliter la mise à disposition de

matériel d’Entreprise

Article 5 : Régulation et Pilotage et de la Déconnexion

Hormis l’Entretien professionnel/ l’entretien de pilotage, un salarié peut à tout moment interpeler son manager ou son Responsable Ressources Humaines sur ses éventuelles difficultés à faire valoir son droit à la Déconnexion pendant ses temps de repos, de congés. Après analyse de la situation, le Manager et/ou le Responsable Ressources Humaines prendront les mesures nécessaires pour apporter une solution dans les meilleurs délais.

Article 6 : Communication et sensibilisation de tous les salariés

Les parties conviennent de la nécessité d’informer les collaborateurs de l’entreprise sur les aspects liés au Droit à la Déconnexion afin d’en garantir leur mise en pratique. Pour assurer la promotion et la progression des principes de Déconnexion et de bon usage des outils numériques auprès de tous les salariés, le présent accord et les mesures qu’il prévoit feront l’objet d’une large diffusion.

Article 7 : Date et durée d’application

Les dispositions du présent accord prennent effet à compter de la date de signature. Il est conclu pour une durée de 3 ans.

Article 8 : Suivi et révision

Les parties signataires pourront provoquer, le cas échéant, une réunion de négociation en cas de besoin identifié, afin d’étudier une modification du présent accord jugée nécessaire par l’une des parties signataires.

Article 9 : Dépôt, publicité de l’Accord

La Direction de la Société notifiera sans délai par courrier avec accusé de réception (ou par remise en main propre contre décharge auprès des délégués syndicaux) le présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Le présent accord suivra les formalités habituelles de dépôt et de publicité.

Il sera communiqué à l’ensemble du personnel par tout moyen.

Fait en 6 exemplaires à MARCQ-EN-BAROEUL, le 1^er décembre 2022

Pour la société PROMOD

Monsieur XXX

Directeur des Ressources Humaines

Pour l’organisation syndicale CFDT

Monsieur XXX Madame XXX

Délégué syndical Déléguée syndicale

Madame XXX Monsieur XXX

Déléguée syndicale Délégué syndical

Pour l’organisation syndicale CFTC

Madame XXX

Déléguée syndicale

Pour l’organisation syndicale FO

Madame XXX Madame XXX

Déléguée syndicale Déléguée syndicale

Madame XXX Madame XXX

Déléguée syndicale Déléguée syndicale

(*) Parapher chaque feuillet - Signature précédée de la mention manuscrite « lu et approuvé - bon pour accord ».