ACCORD DE MISE EN PLACE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE AU SEIN DE LA SOCIETE PROMOD SAS

Entre :

La société PROMOD, SAS au capital de 11.944.812 Euros, immatriculée au RCS de ROUBAIX-TOURCOING sous le numéro 685 420 606, dont le siège est sis Chemin du Verseau 59847 MARCQ EN BAROEUL Cedex, prise en la personne de son représentant légal domicilié es qualité audit siège,

• Représentée à la signature des présentes par Monsieur XXX, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines

De première part,

ET

les organisations syndicales soussignées :

Pour la CFDT,

• Madame XXX, Déléguée syndicale,

• Madame XXX, Déléguée syndicale,

• Monsieur XXX, Délégué syndical,

• Monsieur XXX, Délégué syndical,

Pour la CFTC,

• Madame XXX, Déléguée syndicale,

• Monsieur XXX, Délégué syndical,

Pour FO,

• Madame XXX, Déléguée syndicale,

• Madame XXX, Déléguée syndicale,

• Madame XXX, Déléguée syndicale,

• Monsieur XXX, Délégué syndical.

De seconde part,

APRES AVOIR EXPOSE CE QUI SUIT :

PREAMBULE

Les parties signataires souhaitent par le présent accord s’inscrire dans le cadre de la réforme de l’organisation des instances représentatives du personnel aboutissant aux conséquences suivantes :

-les instances CE/DP et CHSCT fusionnent lors des prochaines élections en une instance unique, le comité social économique (CSE) ;

-les dispositions des accords sur les anciennes instances représentatives du personnel deviennent caduques à compter de la mise en place du CSE.

Les différents niveaux composant le système de représentation du personnel deviennent donc :

Un comité Social Economique Unique

… formant le socle du dialogue social avec les délégués syndicaux. Ce Comité Social et Economique, dans la continuité du Comité d’Entreprise, est compétent sur l’ensemble de la société PROMOD SAS. Conformément aux textes en vigueur, le CSE conserve ses attributions en matière de consultation et d’expertise. Toutefois, la mise en place et le fonctionnement des commissions ne trouvent leur sens qu’à la condition que le comité social et économique délègue ses attributions d’instruction aux commissions et de relai de proximité aux représentants de proximité mis en place par le présent accord.

Des commissions spécialisées

… en complément de la commission santé, sécurité et conditions de travail, prévue par les nouveaux textes en vigueur, le Comité Social et Economique doit pouvoir s’appuyer sur le travail de commissions spécialisées intégrant des axes majeurs de la stratégie de l’entreprise.

Des représentants de proximité fonctionnels

… dont le nombre, la répartition et la mission sont fixés par le présent accord afin d’en assurer la meilleure complémentarité avec le Comité Social et Economique et ses commissions. Cette représentation de proximité fonctionnelle contribue à nourrir le CSE de remontées du terrain.

Des délégués syndicaux partenaires de la négociation

… il est donc décidé de ne pas retenir le modèle de « conseil d’entreprise » proposé dans le cadre de la réforme susvisée.

Il est primordial que l’organisation des institutions représentatives du personnel permette un accès et une action efficace aux enjeux de stratégie d’entreprise et de proximité avec les salariés et/ou les sites du périmètre d’implantation. Les parties ont donc la volonté de faire valoir dans le contenu et le déploiement du présent accord le respect de ces postulats.

Les représentants du personnel veilleront à respecter les règles et les modalités de prise en charge des frais de déplacement applicables dans l’entreprise.

Ainsi, il a été convenu ce qui suit :

Article 1 : ORGANISATION DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

1.1 PERIMETRE D’IMPLANTATION DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Sur la base d’une volonté commune de la Direction ainsi que des partenaires sociaux, il est convenu d’assurer la mise en place d’un Comité Social et Economique (CSE) au niveau de la société PROMOD SAS.

Le Comité Social et Economique aura vocation à exercer l’ensemble de ses attributions au bénéfice des collaborateurs relevant de ce périmètre d’implantation conformément aux articles L2312-8 et L2312-9 du Code du Travail.

1.2. COMPOSITION DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

Le CSE est composé des membres élus, le cas échéant de représentants syndicaux, et est présidé par un représentant de la direction, assisté éventuellement de trois collaborateurs.

Par ailleurs, à l’occasion d’informations ou de consultations de l’instance, au-delà des documents remis et/ou placés dans la B.D.E.S, le Président du CSE pourra inviter en réunion des personnes extérieures au CSE (collaborateurs de la Société Promod SAS ou extérieurs). Ces derniers pourront intervenir lors des réunions de CSE en qualité « d’invité », afin de présenter une ou des thématiques entrant dans leur champ de spécialité ou périmètre de compétence et répondre aux questions des membres du CSE. Leur présence en réunion sera limitée au temps de présentation et d’échanges de la ou des thématique(s) sur ladite réunion.

Les membres du CSE pourront également de leur côté, par l’intermédiaire du Secrétaire, inviter des personnes extérieures dont l’intervention serait en lien direct avec les prérogatives du CSE (ex : prestataire gestionnaire de la plateforme « œuvres sociales » du CSE) sous condition que le Président en soit informé au plus tard lors de l’établissement de l’ordre du jour (afin de permettre d’organiser les horaires de passage) et que l’ordre du jour permette que puisse se tenir cette intervention.

1.2.1. MEMBRES ELUS AU COMITE SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

En vertu des règles de calcul fixées par les dispositions légales, et appliquées à la société PROMOD SAS, la délégation du personnel au Comité Social et Economique comporte un nombre de titulaires et de suppléants élus fixé, à la date de signature du présent accord, d’au moins 21 élus titulaires et 21 élus suppléants, élus pour un mandat d’une durée de 4 années.

1.2.2. BUREAU DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

Les parties s’accordent sur la constitution d’un bureau composé de 4 élus :

• Un Secrétaire et un Secrétaire adjoint,

• Un Trésorier et un Trésorier adjoint,

Ces membres seront désignés par les élus titulaires du Comité Social et Économique lors de leur première réunion, lors d’un appel à candidature parmi les membres titulaires du Comité Social et Économique.

Il appartiendra au règlement intérieur du CSE de définir les missions de chaque membre du bureau, sous réserve de ne pas prévoir de clause imposant à l’employeur des obligations ne résultant pas de dispositions légales, sauf accord de sa part.

Le Secrétaire adjoint aura notamment pour mission de remplacer le Secrétaire en cas d’absence de ce dernier pour la réunion. En cas de défaillance de ces deux membres, un « Secrétaire de séance » devra être désigné parmi les membres élus titulaires présents lors de la réunion.

1.2.3. REPRÉSENTANTS SYNDICAUX AU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

Chaque organisation syndicale représentative au sein de la société PROMOD SAS dispose de la faculté de désigner un représentant syndical au Comité Social et Économique.

Chaque représentant syndical est invité aux séances du Comité Social et Économique.

1.3. FONCTIONNEMENT DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

1.3.1. CONVOCATION DES MEMBRES

L’ordre du jour, établi conjointement par le Président et le Secrétaire (ou, en son absence prévisible avec le Secrétaire adjoint), est adressé aux membres titulaires du Comité Social et Économique, et aux représentants syndicaux avec la convocation dans un délai de 5 jours calendaires sauf cas d’urgence.

Il est également adressé aux membres suppléants du Comité Social et Économique pour simple information. La convocation précisera à cet égard que les suppléants assisteront à la réunion uniquement en cas de remplacement d’un titulaire.

Dès lors, seuls les membres titulaires siègent aux réunions du Comité social et Économique, sauf remplacement d’un membre titulaire absent par un suppléant dans le respect des modalités fixées par le législateur.

Au plus tard en janvier, les dates, heures de début et heures de fin estimées des réunions seront positionnés sur les « agendas professionnels électroniques » des membres élus et représentants syndicaux du Comité Social et Économique, pour l’année en cours.

L’ordre du jour et la convocation à la réunion mensuelle seront envoyés par messagerie via le mail professionnel ;

L’ensemble des documents pour chaque réunion mensuelle du Comité Social et Économique sera envoyé aux élus titulaires et suppléants.

1.3.2. PÉRIODICITÉ ET ORGANISATION DES RÉUNIONS

Il est convenu que le nombre de réunions du Comité Social et Économique sera de 12 réunions par an, soit une réunion sur chaque mois civil. Exceptionnellement, en l’absence de point à l’ordre du jour (notamment pour la réunion d’août), et avec l’accord du Secrétaire du CSE (ou, en cas d’absence, de son adjoint) il pourra être dressé un procès-verbal de carence dispensant de la tenue de la réunion le mois en question. Les consultations seront à éviter autant que possible pour la réunion du Comité Social et Économique d’août.

Parmi ces réunions, au moins 4 réunions porteront notamment sur les attributions du Comité Social et Économique en matière de santé, sécurité et des conditions de travail, conformément à la législation en vigueur.

Des réunions extraordinaires pourront, exceptionnellement, également être tenues dans le respect des conditions légales.

Il est convenu que les réunions du Comité Social et Économique se tiendront principalement au siège social de la société PROMOD SAS.

La Direction de la Société PROMOD SAS et les partenaires sociaux conviennent que l’ensemble des documents relatifs aux réunions du Comité Social et Économique sera placé dans la B.D.E.S. (Base de données économiques et sociales) afin qu’ils puissent être consultés par les représentants du personnel.

Par principe, les documents seront consultables directement sur un fichier partagé de type « Sharepoint », portant la dénomination de « Base de données Unique ». Il sera accessible aux élus titulaires et suppléants, aux représentants syndicaux ainsi qu’aux représentants de section syndicale en étant vigilant sur la confidentialité des documents qui ne peuvent pas être diffusés.

1.3.3. CALENDRIER DE CONSULTATION DANS LE CADRE DES CONSULTATIONS ANNUELLE

Il est rappelé que le Comité Social et Économique est consulté sur les trois grandes thématiques prévues par la loi, dont le calendrier sera le suivant:

• La politique sociale: chaque année

• La politique financière: chaque année

• Les orientations stratégiques: chaque année.

Il sera fait application des dispositions légales en terme de délai d’examen des informations et les autres modalités concernant l’organisation de ces consultations.

1.3.4. MODALITES DE CONSULTATION DANS LE CADRE DES AUTRES CONSULTATIONS

Dans le cadre de l’exercice de ses autres attributions consultatives, et pour le cas où la thématique posée nécessiterait un délai d’examen, le délai dans lequel l’avis du Comité Social et Economique sera rendu est d’au minimum 10 jours calendaires et maximum 15 jours calendaires à compter de la remise ou présentation de l’information, objet de la consultation.

Il pourrait être dérogé à la durée minimale/maximale de ce délai pour le cas où ce délai de 10 jours/15 jours rentrerait en contrariété avec le respect impératif d’échéances liés à des procédures spécifiques (exemple : en cas de procédure de consultation pour un licenciement pour faute grave avec mise à pied conservatoire d’un salarié protégé, qui est encadrée par des délais particuliers).

1.4. MOYENS DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

1.4.1. HEURES DE DÉLÉGATION ET RÉUNIONS

En correspondance avec le nombre minimum de siège retenus, il est convenu entre les parties que les membres titulaires du Comité Social et Économique disposent, chacun, d’un crédit d’heures de délégation fixé à 26 heures par mois.

Par ailleurs, il est décidé le rajout des heures de délégations suivantes :

-Secrétaire ou Secrétaire adjoint du CSE (ou, le cas échéant, Secrétaire de séance): 3 h00 par mois sous conditions d’avoir la charge de rédiger le procès-verbal de la réunion de CSE.

-Trésorier et Trésorier adjoint : 2h00 par mois chacun

Chaque représentant syndical au Comité Social et Économique bénéficie d’un crédit d’heures de 20 heures par mois.

Les règles applicables pour la gestion des heures de délégation sont celles définies aux articles L2315-7, L2315-9, R2314-1, R2315-3, R2315-5 et R2315-6 du Code du Travail.

Le crédit d’heures dévolu au Secrétaire - Secrétaire adjoint, Trésorier - Trésorier adjoint et le crédit d’heures des représentants syndicaux au Comité Social et Économique étant personnel et particulier, il n’est ni cumulable/reportable sur d’autres mois ni transmissible aux autres représentants du personnel.

Le temps passé en réunion de Comité Social et Économique organisée par l’employeur ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de cette réunion seront payés comme du temps de travail effectif et ne s'imputent pas sur les crédits d’heures de délégation.

1.4.2. BUDGETS DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

1.4.2.1. TRANSFERTS DES BIENS DES ANCIENNES INSTANCES DU PERSONNEL

Les parties conviennent que le patrimoine de l’ancien Comité d’Entreprise sera dévolu au Comité Social et Économique conformément aux ordonnances N°2017-1386 du 22 septembre 2017 (article 9-VI) et N°2017-1718 du 20 décembre 2017.

Ainsi, à l’occasion de la dernière réunion du Comité d’Entreprise, ses membres décideront de l’affectation de l’ensemble des biens de toute nature dont ils disposent et le cas échéant des conditions de transferts de leurs droits et obligations, créances et dettes, au Comité Social et Économique.

Afin de préparer cette réunion, et en amont de celle-ci, un inventaire de tous les biens de toute nature dont le Comité d’Entreprise dispose sera dressé sous la responsabilité du Secrétaire, du Trésorier et du Trésorier Adjoint. Cet inventaire présentera également la situation en cours des contrats passés avec les prestataires extérieurs. Cet inventaire sera transmis, avant la réunion susvisée, à l’ensemble des membres élus et désignés du Comité d’Entreprise ainsi qu’au Président de cette instance ou son représentant.

Le même inventaire sera fait lors des dernières réunions de délégués du personnel (par un membre désigné en son sein lors d’une réunion antérieure), de CHSCT (sous l’égide de son secrétaire), et des délégués et représentants syndicaux afin de recenser les éventuels biens de toutes natures détenus (exemple : conventions collective sous format « papier »). La liste des éléments d’inventaires sera transmise au Secrétaire, Trésorier, Trésorier Adjoint pour consolidation.

Lors de sa première réunion, le Comité Social et Économique décidera à la majorité de ses membres ayant pouvoir de vote (c’est-à-dire les membres élus titulaires et les membres suppléants remplaçant un titulaire), de l’affectation particulière des biens dans le respect des dispositions légales en vigueur.

1.4.2.2. BUDGET DE FONCTIONNEMENT

Le Comité Social et Économique bénéficie d’un budget de fonctionnement égal à 0,22% de la masse salariale brute annuelle, conformément à l’article L2315-61 du Code du Travail.

Conformément à l’article du code du travail susvisé, le Comité Social et Economique peut décider, par une délibération, de consacrer une partie de son budget de fonctionnement au financement de la formation des délégués syndicaux de l'entreprise ainsi qu'à la formation des représentants de proximité.

En cas de reliquat budgétaire, les membres du Comité Social et Économique peuvent décider de transférer une partie de l’excédent annuel vers le budget des œuvres sociales et culturelles, dans les conditions et proportions fixées par la réglementation en vigueur.

Le budget sera versé en début d’exercice fiscal.

1.4.2.3. BUDGET DES ŒUVRES SOCIALES ET CULTURELLES

Le Comité Social et Économique est également doté d’un budget relatif aux œuvres sociales et culturelles égal à 0,25% de la masse salariale brute annuelle de la Société PROMOD SAS.

Le budget sera versé en début d’exercice fiscal.

1.4.2.4. CONTRÔLE DES COMPTES

Un bilan des comptes devra être présenté chaque année lors d’une réunion du Comité Social et Économique, dans les conditions prévues par la réglementation.

1.4.3. LOCAL DU CSE

Les élus du Comité Social et Économique disposent d’un local situé au siège de l’entreprise et à ce jour un local en logistique.

Ce local sera aménagé avec les fournitures suivantes : PC, accès internet, accès à une imprimante, ligne téléphonique, bureaux et chaises, matériel de bureau.

Dans le cas où ils ne peuvent pas se réunir dans une salle située au niveau du siège, des salles de réunion seront ponctuellement à leur disposition dans les établissements logistiques, sous réserve d’en informer préalablement le directeur du centre logistique pour effectuer une réservation.

1.4.4 FORMATION DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

Les membres du Comité Social et Économique bénéficieront d’une formation économique dans les conditions prévues par l’article L. 2315-63 du Code du Travail.

ARTICLE 2. COMMISSION SANTÉ, SÉCURITÉ ET DES CONDITIONS DE TRAVAIL

2.1. PÉRIMÈTRE D’IMPLANTATION DE LA COMMISSION SANTÉ, SÉCURITÉ ET DES CONDITIONS DE TRAVAIL

Conformément aux dispositions de l’article L2315-36 du Code du Travail, les parties ont convenu de la mise en place d’une Commission Santé, Sécurité et des Conditions de Travail (CSSCT), au sein de la Société PROMOD SAS.

2. 2 COMPOSITION DE LA COMMISSION SANTÉ, SÉCURITÉ ET DES CONDITIONS DE TRAVAIL (CSSCT)

Trois grands métiers sont représentés au niveau de la société : les Magasins, la Logistique et le Siège. Dès lors la composition et l’exercice des missions confiées à la CSSCT doivent tenir compte des réalités terrain de ces trois métiers.

Par conséquent, la Commission Santé, Sécurité et des Conditions de Travail est composée d’un maximum de 16 membres du Comité Social et Économique (8 sièges maximum pour les Magasins, 4 sièges maximum pour la Logistique, 4 sièges maximum pour le Siège) désignés parmi ses membres titulaires ou suppléants, sur appel à candidature.

Lors des scrutins à venir, la représentation des sièges par collège présentée à l’article L2315-39 du Code du Travail devra être respectée.

Ces membres sont désignés pour la durée de leur mandat de membres du Comité Social et Économique, à la faveur d’une résolution réalisée lors de la première réunion du Comité, à la majorité des membres présents, et pour chaque périmètre métier (donc en trois scrutins séparés). L’ensemble des élus titulaires (et suppléant remplaçant un titulaire) votera pour chacun des trois scrutins;

2.3 ATTRIBUTIONS DE LA COMMISSION SANTÉ, SÉCURITÉ ET DES CONDITIONS DE TRAVAIL

La Commission bénéficie, par délégation du Comité Social et Économique, de tout ou partie des attributions du Comité relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, sauf en ce qui concerne les attributions consultatives et le recours à un expert.

Il pourra s’agir notamment de : -Veiller de manière générale à la promotion et au respect des règles en matière de respect des conditions d’hygiène, de santé et sécurité. -préparer les réunions du Comité Social et Économique spécifiques sur le sujet -Procéder à l'examen de tout sujet ou projet, en lien avec les prérogatives vu ci-dessus, qui serait soumis à son appréciation par la Direction ou les membres du CSE - Mener des enquêtes ou inspections par les représentants de la Commission au sein de leur périmètre « métier » défini à l’article 2.2. Les visites de site sont prises en totalité sur les heures de délégation dévolues aux représentants de la commission au sein de leur périmètre. Les heures passées par les représentants de la Commission à la réalisation d’enquêtes seront considérées comme du temps de travail effectif dès lors que l’accident révèle un risque grave. Dans le cas contraire, toute autre enquête qui sera réalisée entrera dans le cadre des heures de délégation. Dans le cas d’un accident grave, lorsqu'une enquête est votée par les membres de la Commission à la majorité des membres présents au niveau de chaque périmètre, ce vote portera également sur le représentant du personnel composant la délégation d’enquête. Dès lors, la délégation d’enquête sera composée d’un représentant de la Direction et d'un représentant du personnel. Tous les frais engagés dans le cadre de cette enquête seront pris en charge par la société.

2.3.1 REUNIONS DE LA COMMISSION SANTÉ, SÉCURITÉ ET DES CONDITIONS DE TRAVAIL

A/ organisation des réunions

La CSSCT se réunira, sur convocation de son Président, en composition « plénière » ou par « métiers » selon la fréquence suivante :

-une fois tous les deux mois en Commission « métier » (il sera possible à ce titre, en cas de problématique transverses, de faire des réunions/une partie de la réunion conjointement avec une autre Commission « métier »).

-au moins deux fois par an en composition « plénière »

B/ participants à la réunion

Les réunions seront présidées par l’employeur ou son représentant qui pourra être assisté dans les conditions fixées par la réglementation.

Un élu de la CSSCT sera désigné, pour chaque commission « métier », Secrétaire de Commission, par les membres élus du CSSCT dès la première réunion de la Commission.

Il pourra être choisi parmi les élus titulaires ou suppléants du Comité Social et Économique. En cas de secrétaire de Commission choisi parmi les élus suppléants, il sera invité à participer aux réunions du Comité Social et Économique sur le sujet, et pour la durée d’évocation de cette thématique.

Le temps passé à cette réunion de CSE organisée par l’employeur et le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de cette réunion par l’élu suppléant sera considéré comme du temps de travail effectif, et les frais de déplacements seront pris en charge par l’employeur.

Les missions du Secrétaire de Commission seront les suivantes :

-être l’interlocuteur privilégié du président de la Commission pour toutes les questions liées à la compétence de la Commission

-être le porte-parole de la délégation des membres élus à la CSSCT auprès du Comité Social et Économique

-être le relai privilégié des représentants de proximité pour une question de son périmètre métier

-pourra proposer au Président de la Commission des sujets de travail, des invités ou des points pour les réunions

-rédiger le cas échéant le compte rendu de la réunion de Commission qui sera communiqué au CSE.

Il est rappelé la présence de droit des membres suivants, ayant voix consultative aux réunions de la commission :

• Médecin du Travail ;

• Agent de contrôle désigné par l’Inspection du Travail ;

• Agent de prévention des organismes de sécurité sociale ;

• Responsable sécurité

• Responsable(s) amélioration continue, s’il existe 

Selon les thématiques de travail abordées, il pourrait être recouru à l’invitation d’autres personnes de la société dont les compétences ou responsabilités seraient en lien avec le sujet abordé.

C/ Eléments d’information de la réunion

Les éléments d’information éventuellement présentés lors de la CSSCT seront placés dans la B.D.E.S. en vue de la réunion spécifique sur le sujet.

Un compte rendu de réunion pourra être réalisé reprenant principalement

• La date de tenue de la réunion et la composition de la commission (métier, plénière)

• La liste des participants/absents à la réunion

• La liste des sujets évoqués en réunion

• Les constats, réflexions, préconisations, actions mises en place et interrogations suscitées lors de la réunion.

Le compte rendu sera rédigé au cours de la séance et validé en fin de séance par les personnes présentes à la réunion.

Ce compte rendu sera communiqué au CSE, et pourra être diffusé après la réunion du CSE sur le sujet, après suppression éventuelle des éléments confidentiels.

2.4. MOYENS DE LA COMMISSION SANTÉ, SÉCURITÉ ET DES CONDITIONS DE TRAVAIL

2.4.1 HEURES DE DÉLÉGATION

Afin de tenir compte des périmètres métiers en terme d’effectif et de problématique il est prévu des volumes d’heures de délégations suivants :

-membres « Magasins » de la CSSCT : 15 heures par mois

-membres « Logistique » de la CSSCT : 10 heures par mois

-membres « Siège» de la CSSCT : 10 heures par mois

Il est rappelé que le temps passé en réunion organisée par l’employeur ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de cette réunion seront payés comme du temps de travail effectif et n’ont pas vocation à s’imputer sur le crédit d’heures.

Ces heures sont personnelles, donc elles ne sont pas mutualisables, mais elles sont reportables et cumulables sur 3 mois.

2.4.2 FORMATION DES MEMBRES DE LA COMMISSION SANTÉ, SÉCURITÉ ET DES CONDITIONS DE TRAVAIL

Conformément à l’article L 2315-18 du Code du Travail, les membres de la Commission Santé, Sécurité et des Conditions de Travail bénéficient, au même titre que les autres personnes désignées par l’article susvisé, d’une formation de 5 jours nécessaire à l’exercice de leurs attributions. »

ARTICLE 3. COMMISSION COMPLÉMENTAIRE DITE « COMMISSION ECONOMIQUE »

La « Commission Economique » sera en charge d’étudier les documents économiques et financiers à l’occasion de la remise/présentation des informations en CSE en vue de la consultation sur la situation économique et financière.

3.1. COMPOSITION

Cette Commission sera composée de 5 élus maximum (dont au moins un salarié du collège « cadre ») désignés par les membres titulaires du Comité Social et Économique parmi les élus du Comité Social et Économique titulaires ou suppléants.

Ces membres sont désignés pour la durée de leur mandat de membres du Comité Social et Économique, à la faveur d’une résolution réalisée lors de la première ^​réunion du Comité, à la majorité des membres présents.

La commission se réunit en présence de représentant(s) de la Direction, notamment de la Direction Financière. L’envoi de la convocation sera initié par l’employeur ou son représentant.

3.2 REUNIONS

Les membres de la commission se réuniront deux fois par an dont une préalablement à la remise d’avis du Comité Social et Économique dans le cadre de la consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise.

Le temps passé en réunion organisée par l’employeur ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de cette réunion seront payés comme du temps de travail effectif et ne s'imputent pas sur les crédits d’heures de délégation.

ARTICLE 4. COMMISSION COMPLÉMENTAIRE DITE « COMMISSION FORMATION ET DIVERSITE »

La Commission « Formation et Diversité » sera en charge de préparer les délibérations du Comité Social et Économique sur l’ensemble des thèmes formation, GPEC, égalité professionnelle, handicap, diversité,… en lien avec la consultation sur la politique sociale de l’entreprise.

4.1 COMPOSITION

La Commission sera composée de 4 élus maximum désignés par les membres titulaires du Comité Social et Économique parmi les élus du CSE titulaires ou suppléants. Elle sera présidée par un membre élu titulaire du CSE.

La Commission pourra inviter deux salariés (déjà représentant du personnel ou non) lors des réunions. Il appartiendra à la Commission de gérer les opérations d’appel à candidatures. Le choix sur les salariés devra être approuvé à la majorité des membres de la Commission (et en cas d’égalité, l’arbitrage serait laissé au membre le plus âgé de la Commission). La Commission devra s’assurer auprès des salariés retenus de leur disponibilité pour la réunion et fournir à la Direction l’identité des salariés invités en amont de la réunion pour la bonne tenue de cette dernière.

Ces membres sont désignés pour la durée de leur mandat de membres du Comité Social et Économique, à la faveur d’une résolution réalisée lors de la première réunion du Comité, à la majorité des membres présents.

La commission se réunit en présence de représentant(s) de la Direction, notamment de la Direction des Ressources Humaines. L’envoi de la convocation sera initié par l’employeur ou son représentant.

4.2 REUNIONS

Les membres de la Commission se réuniront une fois par an, lors de deux sessions de réunions : l’une portera sur la partie formation / GPEC ; l’autre sur l’égalité professionnelle, handicap, diversité,… en vue de la préparation de la consultation sur la politique sociale.

La possibilité sera également laissée aux membres de se réunir avant la réunion, pour préparer celle-ci, hors la présence de la Direction, pour une durée limitée à 1h00 (et accolée à la réunion de Commission)

Le temps passé en réunion organisée par l’employeur (dont l’heure de préparation accolée) ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de cette réunion seront payés comme du temps de travail effectif et ne s'imputent pas sur les crédits d’heures de délégation.

ARTICLE 5. COMMISSION COMPLÉMENTAIRE DITE « COMMISSION DES AIDES SOCIALES »

La « Commission des aides sociales » sera en charge de faciliter l’accès/assistance des salariés à la propriété et au logement locatif (aides au logement), et d’administrer les éventuels dons aux salariés dans des situations extrêmement difficiles (« dons de secours exceptionnels ») en coordination avec l’assistante sociale. Le Comité Social et Économique délègue à la Commission le droit de délibérer sur les domaines susvisés et dans les limites budgétaires consenties par le Comité Social et Économique.

5.1 COMPOSITION

La Commission sera composée de 6 élus maximum (dont obligatoirement le Secrétaire et le Trésorier du Comité Social et Économique) désignés par les membres titulaires du Comité Social et Économique parmi les élus du Comité Social et Économique titulaires ou suppléants. Elle sera présidée par un membre élu titulaire du Comité Social et Économique.

Le président du Comité Social et Économique (ou une personne qu’il délèguera) et l’assistante sociale sont invités permanents des réunions de la Commission.

5.2 REUNIONS

Les membres de la commission se réuniront au minimum une fois par semestre (soit deux fois par an) en vue de l’examen des dossiers rentrant dans son champ de compétence.

Concernant les deux réunions annuelles susvisées, le temps passé en réunion ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de réunion seront payés comme du temps de travail effectif et ne s'imputent pas sur les crédits d’heures de délégation.

La Commission pourra, par l’intermédiaire de son Président, provoquer d’autres réunions qui se tiendront alors pendant les heures de délégation, et dont les frais de déplacement seraient alors pris en charge par le Comité Social et Économique.

L’envoi de la convocation sera initié par le Président de la Commission ou, en son absence, une personne de la Commission que le Président aura investi de cette prérogative.

ARTICLE 6. COMMISSION COMPLÉMENTAIRE DITE « COMMISSION DES ACTIVITES SOCIALES ET CULTURELLES»

La « Commission des activités sociales et culturelles » sera en charge notamment de :

-proposer les actions en matières d’œuvres sociales et culturelles au CSE ;

-préparer les délibérations du CSE en matière d’œuvres sociales et culturelles,

-travailler sur les règles de gestion des activités sociales et culturelles (ex : réexamen des critères d’éligibilité des salariés aux prestations, montant des éventuels « bons-cadeaux de fin d’année », …)

-pré-selectionner des prestataires en vue de présentation éventuelles en CSE

6.1 COMPOSITION

La Commission sera composée de 12 membres maximum (4 maximum par représentation « métier ») désignés par les membres titulaires du Comité Social et Économique du métier correspondant, parmi les élus du Comité Social et Économique titulaires ou suppléants représentés au sein du même « métier ».

Chaque délégation « métier » désignera en son sein un Président (parmi les membres élus titulaires), qui aura également un rôle de « gestionnaire de budget » permettant un engagement de dépenses du budget des œuvres sociales (par délégation de prérogative du Comité Social et Économique).

Les trois présidents seront, tour à tour, Président de Commission ASC (en sa formation plénière) par période de 8 mois de roulement, et dans l’ordre qu’ils auront eux-mêmes défini. A défaut de consensus, le choix de l’ordre en reviendra au Président de Commission le plus âgé.

6.2 REUNIONS

Les membres de la Commission se réuniront, en « composition plénière » au minimum une fois par semestre (soit deux fois par an) en vue de l’examen des dossiers rentrant dans son champ de compétence. L’envoi de la convocation sera initié par le Président de la Commission ASC ou, en son absence, une personne de la Commission que le Président aura investi de cette prérogative.

Le Président du Comité Social et Économique ainsi que son Trésorier seront invités permanents lorsque la Commission se réunira en formation plénière.

Concernant les deux réunions annuelles susvisées, le temps passé en réunion ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de réunion seront payés comme du temps de travail effectif et ne s'imputent pas sur les crédits d’heures de délégation.

La Commission pourra, par l’intermédiaire de son Président, provoquer d’autres réunions qui se tiendront alors pendant les heures de délégation, et dont les frais de déplacement seraient alors pris en charge par le Comité Social et Économique.

De même, la Commission pourra tenir des réunions spécifiques en formation « métiers », Magasins, Logistique, Siège (voire deux métiers en cas d’accord des deux Présidents de Commission), sur l’initiative de son Président. Les réunions en Commissions métiers se feront sur les heures de délégation, et les frais de déplacement seront alors pris en charge par le Comité Social et Économique. Ces réunions de Commissions « métiers » se feront hors la présence du Président du Comité Social et Économique (qui sera néanmoins informé par courrier électronique en cas d’engagement budgétaire et des décisions prises) et hors celle du Trésorier (sauf si ce dernier est lui-même membre désigné de la Commission métier).

L’objectif de la réunion de Commission par « métier » est de promouvoir des actions tenant compte des sensibilités et attentes en terme d’activités sociales et culturelles, exprimées par les salariés du périmètre considéré, et que les représentants du personnel souhaiteraient alors déployer.

Tous les salariés éligibles aux activités sociales et culturelles de la société PROMOD SAS pourront accéder à ces actions, et dans les mêmes conditions, en vertu du principe de non-discrimination.

Afin de permettre la mise en œuvre de ces initiatives, il sera réservé un budget d’un minimum de 3% du budget annuel des activités sociales et culturelles, par commission « métier » et géré par ces dernières. Le Président de la Commission métier est dès lors désigné également gestionnaire de cette enveloppe budgétaire. L’engagement de dépense sera décidé au sein de cette commission « métier », par délégation de prérogative du Comité Social et Économique, et ne pourra être remise en cause sauf si la dépense ainsi engagée contrevient à une obligation légale, ou si elle dépasse l’enveloppe allouée. Un état de dépense sera fait auprès de la réunion de CSE suivante afin de permettre au trésorier du Comité Social et Économique de comptabiliser la dépense et de mettre en œuvre le règlement.

Une dotation supplémentaire exceptionnelle pourrait être allouée à l’occasion de la tenue d’une réunion plénière de la Commission des Activités sociales et culturelles et à la majorité des votants.

L’envoi de la convocation sera initié par le Président de la Commission ou, en son absence, une personne de la Commission que le Président aura investi de cette prérogative.

ARTICLE 7. REPRÉSENTANTS DE PROXIMITÉ

7.1. PÉRIMÈTRE D’IMPLANTATION DES REPRÉSENTANTS DE PROXIMITÉ

Afin de garantir une représentation de proximité visant à relayer les préoccupations et priorités des collaborateurs, les parties ont convenu de la mise en place de représentants de proximité au niveau de chaque métier : Magasins, Logistique, Siège.

7.2. NOMBRE ET MODALITES DE DESIGNATION DES REPRESENTANTS DE PROXIMITÉ

7.2.1. NOMBRE DE REPRÉSENTANTS DE PROXIMITÉ

Les représentants de proximité sont désignés par les membres titulaires (ou suppléant remplaçant un titulaire) du Comité Social et Économique du périmètre « métier », lors de la première réunion de l’instance.

Il est convenu de fixer un nombre de représentant de proximité par métier :

-8 membres maximum pour les Magasins (dont au moins 1 « agent de maitrise » sauf absence de candidature sur ce collège et au moins un élu titulaire du CSE)

-4 membres maximum pour la Logistique (dont au moins 1 « agent de maitrise » ou « cadre » sauf absence de candidature sur ces collèges et au moins un élu titulaire du CSE)

-4 membres maximum pour le Siège (dont au moins 1 « agent de maitrise » ou « cadre » sauf absence de candidature sur ces collèges et au moins un élu titulaire du CSE)

7.2.2 . MODALITES DE DESIGNATION DES REPRESENTANTS DE PROXIMITÉ

Les représentants de proximité sont désignés par les membres titulaires du Comité Social et Économique (ou les élus suppléants remplaçant un titulaire absent) dans les trois mois de la mise en place de l’instance, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des élus au Comité Social et Économique.

Les candidats au mandat de représentant de proximité doivent nécessairement répondre aux conditions d’éligibilité, fixées à l’article L2314-19 du Code du Travail.

Un appel à candidature sera lancé au sein de la Société PROMOD SAS à compter de la proclamation des résultats définitifs des élections professionnelles.

A cette occasion, une note d’information détaillant les attributions des représentants de proximité (rôle et missions) sera diffusée à l’ensemble des salariés de la société PROMOD SAS.

Les éventuels candidats auront un mois à compter du lendemain de la réception de cet appel à candidature pour adresser leur candidature sur l’adresse mail qui aura été créée à cet effet. L’accès à cette adresse mail ne sera accessible qu’au Président du CSE, le Secrétaire du CSE et son adjoint.

Les listes réceptionnées devront comporter :

-le nom et prénom du salarié

-son matricule

-son statut (employé/agent de maitrise/cadre)

La désignation se fera de la façon suivante :

-L’élection sera centralisée au Siège : il n’y aura pas de vote par correspondance ni de possibilité de procuration.

-les votants seront, par périmètre, les membres titulaires du Comité Social et Économique (ou les élus suppléants remplaçant un titulaire absent).

-L’élection se fera à bulletin secret sous enveloppe, à la représentation majoritaire à un seul tour (sauf si d’autres tours doivent être organisés : cf. ci-après).

-Chaque liste de candidat ne comportera qu’un seul nom.

-Tous les élus CSE du périmètre sont amenés à voter quel que soit le collège d’appartenance.

-Lors du dépouillement, le membre CSE titulaire qui aura le plus de vote sera élu.

-Il en ira de même du candidat agent de maitrise (Magasins, Logistique) ou agent de maitrise/ou cadre (Siège) qui remportera le plus de suffrages. Il pourra s’agir de la même personne que l’étape précédente, et dans ce cas, les deux conditions d’un élu titulaire et d’un collège représenté seront remplies.

-Il sera fait autant de tours que nécessaire jusque l’élection de la liste complète du représentant de proximité « métier » ou, à défaut d’un nombre suffisant de candidats, épuisement de la liste de candidats.

En cas de départ d’un membre, et si cela aboutit à réduire d’au moins la moitié la composition de la représentation de proximité ou si un des collèges n’est plus représenté il sera procédé à des « élections partielles » selon la même procédure, dans les 3 mois suivants le départ effectif sauf si ce départ intervient dans les 6 mois avant la fin du mandat.

7.3. MOYENS DES REPRÉSENTANTS DE PROXIMITÉ

Il est convenu entre les parties que les représentants de proximité disposent des crédits d’heures mensuel de :

-15 heures pour les membres des représentants de proximité « Magasins »

-10 heures pour les membres des représentants de proximité « Logistiques »

-10 heures pour les membres des représentants de proximité « Sièges »

Ces heures sont personnelles, donc elles ne sont pas mutualisables, mais elles sont reportables et cumulables sur 3 mois.

Le temps passé en réunion organisée par l’employeur ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de cette réunion seront payés comme du temps de travail effectif et ne s'imputent pas sur les crédits d’heures de délégation.

Dans le cas où un déplacement sur un site éloigné du lieu de travail habituel, entrainant l’engagement de frais, serait reconnu comme nécessaire pour l’exercice de leurs missions auprès des salariés de l’entreprise, les représentants de proximité devront en faire part à la Direction afin d’échanger sur les modalités de prise en charge de ce déplacement.

En cas de divergence entre la Direction et les représentants de proximité quant au caractère nécessaire du déplacement souhaité, les représentants de proximité pourraient faire appel au CSE pour la prise en charge de ces frais sur le budget de fonctionnement du Comité Social et Économique, dans le respect des règles déterminées par le Comité.

En cas de sollicitation d’une intervention par la Direction, ou dans les cas légalement prévus (ex : assistance dans le cadre d’un entretien disciplinaire) les frais engagés seraient supportés par l’entreprise.

Concernant la formation des représentants de proximité, il est rappelé que selon l’article L2315-61 du code du travail, Le Comité Social et Économique peut décider, par une délibération, de consacrer une partie de son budget de fonctionnement au financement de la formation des représentants de proximité. 

7.4. ATTRIBUTIONS DES REPRÉSENTANTS DE PROXIMITÉ

Les représentants de proximité sont le relais des collaborateurs pour toute réclamation individuelle ou collective relative à la réglementation du travail dans le cadre de leur périmètre métier.

Lors des réunions pourront être également évoquées tout sujet relatif à la santé, sécurité, santé au travail notamment pour le cas où l’urgence de la situation ne puisse permettre d’attendre la prochaine réunion de CSSCT ou de CSE dans le cadre des quatre réunions annuelles prévues pour ce domaine. A ce titre, les représentants de proximité s’organiseraient afin de remonter les informations locales utiles recueillies lors éventuellement de ces réunions ou des demandes faites par les salariés, auprès des membres de la CSSCT de leur périmètre.

7.5. REUNIONS DES REPRÉSENTANTS DE PROXIMITÉ

Une réunion se tiendra tous les mois, pour chaque instance de représentants de proximité « métier ».

Chaque réunion sera présidée et organisée par un représentant de la Direction, pouvant être assisté d’un nombre de collaborateurs nécessaires pour répondre/présenter les questions et thématiques abordées.

Le Président, et ses assistants, seront en charge de répondre aux questions posées par les représentants de proximité. Ces questions devront être adressées dans les 7 jours ouvrables qui précèdent la réunion. La Direction disposera d’un délai de 7 jours ouvrables suivant la réunion pour y répondre.

Les suggestions et ou observations en matière de sécurité et conditions de travail émises lors des réunions par les représentants de proximité feront l’objet d’une transmission aux membres « métiers » concernés de la CSSCT qui étudiera les éléments dans le cadre de sa préparation de la réunion du Comité Social et Économique.

Avant affichage, l’ensemble des questions/réponses seront récapitulées sur un même document mensuellement, et jointes à la convocation de la réunion mensuelle suivante du Comité Social et Économique (ou placé sur la B.D.E.S.) afin de permettre à ses membres un examen de celles-ci.

Celles-ci figureront sur un document séparé du procès-verbal de réunion du Comité Social et Économique et affiché dans les locaux ou sur l’intranet de l’entreprise.

Article 8 : DATE D’APPLICATION ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord entre en vigueur au plus tard à la date de mise en place du Comité Social et Économique, consécutivement aux élections programmées en 2019. Il est conclu pour une durée déterminée, jusqu’au terme des mandats des élus du Comité Social et Économique, mis en place par les élections de 2019.

Toute procédure modifiant l’application du présent accord, notamment révision ou dénonciation, suivra les formalités prescrites par la loi.

Article 9 : SUIVI DE L’ACCORD ET CLAUSE DE RENDEZ VOUS

Pendant les périodes couvertes par l’accord, les parties signataires pourront, deux fois par an si nécessaire, demander à tenir une réunion pour examiner les modalités d’application de l’accord et pourront signer des avenants pour résoudre d’éventuelles difficultés concernant l’application de l’accord.

Article 10 : DEPOT ET PUBLICITE LEGALE

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de télé-procédure du ministère du Travail et auprès du Secrétariat du greffe du conseil des prud'hommes de TOURCOING conformément aux dispositions légales en vigueur. Il sera communiqué à l’ensemble du personnel par tout moyen.

Fait à Marcq-en-Baroeul, en 8 exemplaires originaux, le 20 décembre 2018

Pour la société PROMOD

Monsieur XXX

Directeur des Ressources Humaines

Pour l’organisation syndicale CFDT

Monsieur XXX Madame XXX

Délégué syndical Déléguée syndicale

Madame XXX Monsieur XXX

Déléguée syndicale, Délégué syndical

Pour l’organisation syndicale CFTC

Madame XXX Monsieur XXX

Déléguée syndicale, Délégué syndicale,

Pour l’organisation syndicale FO

Madame XXX Madame XXX

Déléguée syndicale Déléguée syndicale

Monsieur XXX Madame XXX

Délégué syndical Déléguée syndicale

(*) Parapher chaque feuillet - Signature précédée de la mention manuscrite « lu et approuvé - bon pour accord ».