Accord d'entreprise "Accord Egalité Professionnelle et Qualité de vie au Travail" chez BERNARD (Siège)

Accord sur l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail

Entre les soussignées,

La société BERNARD France S.A.S, représentée par XXXXXXXXXX agissant en sa qualité de Directeur Général,

Ci-après dénommée la « Société » ou « la société BERNARD France SAS»,

D’une part,

Et les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, ci-après désignées :

La CGT, Union locale - XXXXXXXXXX, représentée par XXXXXXXXXX en sa qualité de délégué syndical ;

La CFE-CGC, XXXXXXXXXX, représentée par XXXXXXXXXX en sa qualité de délégué syndical ;

D’autre part,

Désignées ensemble les « Parties »,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Conformément aux dispositions légales relatives à l’obligation annuelle de négocier, les Parties se sont rencontrées les 26 mars, 9 avril et 23 avril 2021 sur l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes et la qualité de vie au travail.

Les Parties rappellent leur attachement au principe d’égalité de traitement entre les femmes et les hommes tout au long de la vie professionnelle mais également à la lutte contre toutes les discriminations.

Quant à la qualité de vie au travail, elle est un facteur de développement du bien-être individuel et collectif des collaborateurs, au service de la performance globale et durable de l’entreprise et de la satisfaction de sa clientèle.

L’ensemble des valeurs de l’entreprise concourent à améliorer la motivation des collaborateurs ainsi que l’attractivité des métiers.

Au regard de l’analyse des différents indicateurs observés sur la situation comparée entre les femmes et les hommes au titre des années 2018, 2019 et 2020, la part des femmes représente 51% et des hommes représente 49% au 31 décembre 2020, contrairement au 31 décembre 2018, où les femmes représentaient 46,5% de l’effectif et les hommes 53,5%.

La représentation proportionnelle des femmes et des hommes au 31 décembre 2020 est favorable aux femmes sur la population Employés (56% de femmes), proche de l’égalité sur la population TAM (49% de femmes), mais plus déséquilibrée sur la population Cadres (38% de femmes).

Les volumes d’embauches et de mobilités internes étant faibles, les éléments statistiques sont à manier avec précaution. Nous observons néanmoins sur le cumul des 3 dernières années, un redressement de la situation en faveur des femmes.

Trois directions sont fortement différenciées en terme de sexe : la direction Logistique qui est majoritairement masculine et les directions Service Clients et Merchandising qui sont majoritairement féminine, du fait des métiers inhérents à ces directions. Dans le reste des services, la répartition Femmes / Hommes est relativement homogène.

Il est constaté que le temps partiel est très majoritairement féminin sur les 3 années présentées. A noter cependant qu’il n’y a aucun temps partiel subit chez BERNARD France SAS, tous les aménagements en temps partiel sont choisis par les collaborateurs.

En ce qui concerne la formation, la répartition par sexe du nombre moyen de formation par personne varie selon les années :

• Si les hommes cadres recevaient en moyenne plus d’heures de formation que les femmes en 2018 et 2019 (42% de plus en 2018 et 28% en 2019), la tendance s’est inversée en 2020 (12% de moins).

• En ce qui concerne les TAM, sur les 3 dernières années les femmes ont bénéficié de moins d’heures de formation que les hommes (44% de moins en 2018, 40% de moins en 2019 et 56% de moins en 2020).

• En ce qui concerne les employés, les hommes ont bénéficié en moyenne de moins d’heures de formations que les femmes sur les 3 années (2% de moins en 2018, 20% de moins en 2019, et 44 % de moins en 2020). Ceci s’explique sur l’année à la part importantes des formations liées au changement d’ERP sur les Directions Relations Clients (KIAMO, BC, …).

La rémunération brute moyenne est relativement équilibrée entre les femmes et les hommes sur les catégories Employés et TAM sur les 3 dernières années. En ce qui concerne les Cadres, l’écart est nettement plus important en faveur des hommes : en 2020 le salaire moyen des hommes Cadres était 38% supérieur à celui des femmes.

Ceci est lié à la différence de classification : on remarque que les femmes Cadres occupent les premiers niveaux de classification Cadre (Classification F), alors que les hommes Cadres sont répartis sur l’ensemble des classifications F à H.

L’index 2020 de BERNARD France SAS est à 91/100.

Conformément aux dispositions conventionnelles et légales, les Parties ont convenu de reconduire dans le présent Accord, les domaines d’actions identifiés, ainsi que les mesures mises en place dans le dernier accord de 2017, afin de favoriser la mixité professionnelle au sein de la Société ainsi que la qualité de vie au travail.

Section 1 - Champ d’application

Le présent accord est conclu en application de l’article L. 2242-1 du Code du travail, relatif à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société BERNARD France SAS.

Section 2 - Actions en faveur de l’égalité professionnelle et lutte contre toute forme de discrimination

Article 1 – Mesures proposées en faveur du recrutement (interne ou externe), de l’embauche et l’égalité d’accès aux différents métiers

La Société BERNARD France SAS a structuré sa politique de recrutement interne et externe afin de garantir l’accès à l’emploi pour tous lors du processus d’embauche et de rechercher, notamment, l'équilibre entre les hommes et les femmes permettant d'obtenir la mixité dans la composition des équipes.

A ce titre, la Société souhaite poursuivre ses efforts pour stabiliser et tendre vers l’égalité de répartition des femmes et des hommes dans l’effectif de la société. Plus généralement, la Société attache une grande importance à la non-discrimination et à la diversité de ses équipes.

• Actions

Les actions suivantes seront prises par la société BERNARD France SAS pour atteindre les objectifs précisés ci-avant :

• L’ensemble des annonces d’ouverture de poste interne ou externe sera portée à la connaissance des collaborateurs par voie d’affichage et d’email.

• Les mentions de critère de sexe ou de la situation familiale ne sont pas véhiculées dans les offres d’emploi internes ou externes, ni au cours du processus de recrutement. De manière générale, l’entreprise favorise des intitulés qui rendent les offres accessibles et attractives autant aux femmes qu’aux hommes. Lorsque la dénomination de l’emploi est spécifiquement masculine ou féminine, l’emploi doit précisément être offert aux deux sexes (ex : opérateur logistique H/F).

• Les recrutements reposent sur les seuls critères de compétences, d’expériences professionnelles et de qualifications des candidats quelle que soit la nature du contrat de travail et le type d’emploi proposé : l’entreprise continuera à veiller à ce que les questions posées lors des entretiens aient pour seule finalité d'apprécier les compétences du candidat au regard du poste proposé. L’entreprise s’engage à ce que ne soient pas posées des questions liées au sexe ou à la situation familiale ayant pour conséquence d’engendrer une inégalité dans l’évaluation des candidatures. Pour ce faire, les managers/recruteurs seront accompagnés sur la conduite des entretiens de recrutement, et sensibilisés à la non-discrimination.

• Veiller à ce que les cabinets de recrutement externes ou les entreprises de travail temporaire auxquels elle a recours respectent les principes définis au présent article. Pour ce faire, il est prévu qu’en cas de recours à un cabinet de recrutement, celui-ci s’efforcera de présenter une mixité dans les candidatures, sans pour autant allonger les délais de recrutement, quel que soit le type de poste à pouvoir au sein de l’entreprise. Les cabinets de recrutement et entreprises de travail temporaire seront également encouragés à présenter des candidatures de travailleurs handicapés.

• Lorsque cela s’avère possible, les candidats internes ou externes seront évalués et/ou rencontrés par des interlocuteurs des deux sexes.

• Tout salarié ayant postulé à une offre de mobilité interne se verra apporter un retour à sa candidature, et sera informé des critères ayant motivé la décision de l'entreprise.

• Tout candidat externe ayant participé à un processus de sélection ayant impliqué au moins un entretien au sein de l’entreprise se verra apporter un retour à sa candidature, et sera informé sur simple demande des critères ayant motivé la décision de l'entreprise.

L’ensemble de ces mesures s’applique pour tous types de processus de recrutement : externes ou dans le cadre de mobilités internes ; pour des postes en CDI, CDD, intérim, contrats d’alternance et missions de stage.

Il est par ailleurs rappelé que l'employeur s'interdit de prendre en considération l'état de grossesse :

• De la candidate pour l'écarter du processus de recrutement ou de l'embauche ;

• De la salariée pour mettre fin à sa période d'essai. La fin de période d’essai ne pourra être signifiée que sur des critères d’ordre professionnels (compétences, expériences professionnelles et qualifications, respect des règles en vigueur dans l’entreprise).

La mesure instituée par les accords de NAO 2015 et égalité professionnelle entre les femmes et les hommes de 2017 concernant la cooptation de candidat reconnu travailleur handicapé est de nouveau établis sous les conditions suivantes :

• Tout salarié de la société BERNARD France SAS, cooptant un candidat reconnu travailleur handicapé au sens de l'article L. 5212-13 du code du travail, embauché par la société en CDI, et dont la période d'essai est validée, percevra une prime additionnelle de 200€ bruts, en complément de la politique de cooptation en vigueur dans l’entreprise, et dont les termes ont été redéfinis via note de septembre 2020.

• Cette prime sera versée le mois qui suit la fin de période d'essai du nouveau salarié en CDI.

• Le salarié cooptant devra porter son nom, la date de remise et signer le CV remis à la DRH en amont du processus de recrutement.

• Indicateurs de suivi

La société BERNARD France SAS s’engage à communiquer annuellement via la BDES :

• La répartition des recrutements par type de contrat, par catégorie professionnelle et par sexe ;

• La répartition des mobilités internes par sexe et par catégorie professionnelle ;

• Une fois par an le nombre de salariés reconnus travailleurs handicapés et d’unités bénéficiaires, par rapport aux bénéficiaires à employer ;

• L’ensemble des annonces diffusées par email / affichage interne.

Article 2 - Mesures en faveur des parcours professionnels et de la formation professionnelle

La formation est un élément essentiel qui participe à l’égalité professionnelle, la Société souhaite donc favoriser l’accès à la formation professionnelle pour tous les salariés.

Par ailleurs, les critères de promotion doivent être identiques pour l’ensemble des salariés, qu’ils soient femmes ou hommes. Ce principe implique que l’appréciation individuelle du salarié ne peut être basée que sur le travail accompli, la maîtrise du poste et l’expérience. La Société veillera à l’égalité dans l’évolution professionnelle, sans distinction de sexe, âge, handicap, situation familiale, appartenance syndicale, ou tout autre critère discriminatoire.

Au-delà des mesures précédemment indiquées sur le recrutement, la Société souhaite que les absences longues, notamment liées à la parentalité (congé maternité / d’adoption, congé parental d’éducation) ou à l’état de santé (arrêt maladie d’un an ou plus) ne constituent pas une rupture dans la carrière professionnelle des salariés.

• Actions

Les actions suivantes seront prises par la Société :

• Lors de la planification annuelle des actions de formation, une évaluation de la répartition des participants par sexe sera effectuée par la Direction des Ressources Humaines afin de corriger d’éventuelles inégalités. Une attention particulière sera portée aux salariés ayant connu des interruptions d’activité, notamment liées à des naissances, à des adoptions ou à l’éducation des enfants.

• Les diverses formations doivent être accessibles aux femmes et aux hommes sans distinction que ce soit en termes de nombre, de nature et de durée de stage. Les salariés à temps partiel doivent bénéficier des mêmes droits d’accès que les salariés à temps plein. Pour favoriser la participation de l’ensemble des collaborateurs aux actions de formation, la Société s’engage à :

  • Veiller à réduire les contraintes de déplacement liées aux actions de formation, à niveau de qualité de formation égale. Les formations locales ou à distance seront privilégiées.

  • Communiquer au salarié au moins un mois avant le début de la session les dates et lieux de la formation à laquelle il devra participer, sauf exception. Ce délai pourra être réduit pour les formations se déroulant sur le lieu de travail et pendant les horaires de travail.

  • Mettre en place le cas échéant un aménagement d’horaires pour faciliter la participation à la formation.

  • Continuer à développer les formations internes (bureautique notamment).

• Le salarié concerné par une interruption d’activité liée à la parentalité (congé maternité / d’adoption, congé parental) ou toute autre interruption d’activité d’au moins 6 mois, qui souhaite conserver un lien avec la vie professionnelle peut solliciter un entretien avec son manager. Cet entretien aura pour objectif :

  • Avant le départ : d'envisager les conditions dans lesquelles l'entreprise peut répondre à son souhait de continuer à recevoir les informations diffusées par l'entreprise aux autres salariés. En cas de départ 3 mois avant l’entretien annuel, celui-ci sera alors anticipé, sur un support papier. A l’ouverture officielle de la campagne annuelle d’entretiens, le salarié en congé pourra s’il le souhaite renseigner son auto-évaluation dans le système, et le manager saisira l’entretien réalisé.

  • Au retour du salarié : de préparer son retour au travail dans les meilleures conditions en faisant un point sur les changements intervenus durant la période d’absence, et examinant les éventuels besoins en formation. A la demande du salarié, cet entretien pourra se tenir avant la fin du congé. Si l’entretien est effectué au retour d’un congé parental, les conséquences éventuelles du congé sur la rémunération du salarié et l’évolution de sa carrière devront être évoquées.

Il est rappelé que, conformément à l’article L. 6315-1 du Code du Travail, un entretien professionnel doit être proposé à tout salarié qui reprend son activité après un congé maternité / d’adoption, congé parental à temps plein ou à temps partiel, un congé de proche aidant, un congé sabbatique, une période de mobilité volontaire sécurisée, un arrêt maladie de plus de 6 mois, un mandat syndical. Cet entretien doit aider le salarié à orienter sa réflexion sur la gestion de sa carrière et à construire son parcours professionnel.

• Les salariés reprenant leur activité suite à un congé parental ou congé maternité / adoption bénéficie en cas de changement de techniques ou de méthodes de travail, d'une action de formation professionnelle ou si nécessaire à la reprise du poste, d'une remise à niveau. Le salarié en congé parental peut demander à suivre cette formation avant son retour dans l’entreprise.

• La Société s’engage à communiquer auprès de chaque collaborateur une réponse suite à chaque demande de formation exprimée lors de son entretien d’évaluation.

• La Direction des Ressources Humaines se tient à disposition de tout collaborateur qui souhaiterait bénéficier de son support pour définir un projet de formation ou orientation professionnelle.

• Indicateurs de suivi

La société BERNARD France SAS s’engage à communiquer annuellement via la BDES :

• Répartition des stagiaires par sexe et par catégorie professionnelle.

• Répartition des personnes formées par sexe et par catégorie professionnelle.

• Nombre moyen d’heures de formation par sexe et par catégorie professionnelle.

• Taux de réalisation des entretiens professionnels : entretiens proposés et réalisés.

• Nombre de formation demandées dans le cadre d’entretiens de retour, et nombre de formation réalisées dans ce cadre.

Article 3 - Mesures en faveur de l’égalité salariale et de la rémunération effective

Il est rappelé en préambule que l’employeur est tenu d’assurer pour un même travail, ou un travail de valeur égale, l’égalité de rémunération entre les hommes et les femmes : cette obligation interdit toute différenciation de salaire fondée sur le sexe (L 3221-2 du Code du travail).

A ce titre, la Société BERNARD France SAS réaffirme la règle de gestion des évolutions de salaire de base de l’ensemble de ses salariés en fonction des compétences mises en œuvre et des évaluations professionnelles sans distinction de sexe, âge, handicap, situation familiale, appartenance syndicale, ou tout autre critère discriminatoire.

• Actions

Pour cela, la Société s’engage à mener les actions suivantes :

• Veiller à ce que la classification et le salaire à l’embauche soient basés strictement sur des critères objectifs et non discriminatoires (poste proposé, niveau d’expérience et de formation du candidat), et ainsi que sur la polyvalence.

• Lors des campagnes d’augmentations individuelles, il est rappelé aux responsables hiérarchiques les obligations légales en matière d’égalité salariale entre les femmes et les hommes et les principes de non-discrimination en fonction de tout critère non objectif ou non lié à l’activité professionnelle du salarié (âge, handicap, situation familiale, appartenance syndicale, par exemple).

• Afin de garantir la bonne information des décisionnaires, les tableaux d’augmentation et de statistiques transmis aux managers, Directeurs, Directeur Général comprennent : le poste, l’ancienneté du salarié dans la société, le montant des augmentations des 2 années précédentes, la notation obtenue par le salarié lors de la dernière évaluation annuelle, le montant des primes attribuées durant l’année. Afin de pouvoir produire des statistiques sur l’égalité et la non-discrimination, seront également intégrés l’âge et le sexe. Ces tableaux ne comprennent pas de mentions relatives aux absences liées à la parentalité ou à l’état de santé.

• Les augmentations individuelles sont proposées par le Manager au Directeur de service. Elles sont remontées à la Direction des Ressources Humaines qui valide leur cohérence au regard de la structure des rémunérations du service, du marché et des éléments justificatifs fournis par le manager (objectifs, performance générale du collaborateur, entretiens annuels, contribution à l’entreprise).

La Direction des Ressources Humaines prendra soin de valider la cohérence des rémunérations attribuées au regard des règles de non-discrimination en vigueur et de la charte éthique du Groupe RAJA. Les augmentations individuelles sont validées définitivement par le Directeur Général.

Sont également rappelées les dispositions des articles L.1225-26 et L.1225-44 du Code du Travail : « En l'absence d'accord collectif de branche ou d'entreprise déterminant des garanties d'évolution de la rémunération des salariées, pendant le congé de [maternité/d’adoption] et à la suite de ce congé, au moins aussi favorables que celles mentionnées dans le présent article, cette rémunération, au sens de l'article L. 3221-3, est majorée, à la suite de ce congé, des augmentations générales ainsi que de la moyenne des augmentations individuelles perçues pendant la durée de ce congé par les salariés relevant de la même catégorie professionnelle ou, à défaut, de la moyenne des augmentations individuelles dans l'entreprise. ».

• Indicateurs de suivi

La société BERNARD France SAS s’engage à communiquer annuellement via la BDES :

• Les salaires moyens de base mensuels bruts hommes / femmes par statut (si plus de 2 salariés sont inclus dans le calcul de la moyenne du statut et sexe, afin de conserver la confidentialité des informations individuelles) et leur évolution sur 3 ans.

• Les salaires moyens de base mensuels bruts hommes / femmes par classification (si plus de 2 salariés sont inclus dans le calcul de la moyenne de la classification et du sexe, afin de conserver la confidentialité des informations individuelles) et leur évolution sur 3 ans.

• Le nombre de femmes parmi les 10 plus hautes rémunérations.

Section 3 - La qualité de vie au travail

Article 1 – Mesures en faveur de l’articulation vie professionnelle – vie privée

La Société souhaite réaffirmer sa volonté de permettre à chacun de trouver un équilibre satisfaisant entre sa vie professionnelle et sa vie privée. Aussi, les mesures suivantes sont proposées :

• Temps partiel : Le travail à temps partiel choisi peut être le moyen pour le salarié de concilier, à certaines époques de sa vie, aspirations personnelles et professionnelles. Le temps partiel n’est pas considéré par l’entreprise comme une marque de désintérêt pour l’activité professionnelle ; il s’agit d’un temps choisi par le salarié, quelle que soit sa position dans l’entreprise, et accepté par sa hiérarchie. Dans ce cadre :

  • L’égalité de traitement est rappelée, entre les salariés travaillant à temps plein et ceux travaillant à temps partiel, notamment en matière de formation, de rémunération et d’évolution de carrière.

  • Passage à temps partiel : La société BERNARD France SAS s’engage à examiner toutes les demandes de passage à temps partiel et à leur donner une réponse dans les meilleurs délais. Une attention particulière sera apportée aux demandes motivées par des situations familiales contraignantes (proche gravement malade ou handicapé, par exemple). En cas de passage à temps partiel, les missions et la charge de travail seront redéfinies en cohérence avec le temps de travail. Conformément aux dispositions de la CCN, « Les salariés occupant un emploi permanent auront, s’ils le désirent, priorité pour occuper les postes à temps partiels de l’entreprise. »

  • Retour à temps plein : Les salariés à temps partiel qui en expriment le souhait seront prioritaires en cas d’ouverture de poste à temps plein, dans la mesure où ils ont les compétences et les qualifications requise pour occuper le poste en question.

  • Répartition du temps partiel : La durée du travail du temps partiel est hebdomadaire. En conséquence, la répartition de la durée du travail peut s’effectuer entre les jours de la semaine ou par cycle de maximum 4 semaines, en accord avec la hiérarchie selon la nécessité du service.

• Gestion des réunions de travail : Sauf situation exceptionnelle, les réunions de travail seront organisées pendant les horaires habituels de travail. Pour les réunions avec d’autres salariés du Groupe, les conférences téléphoniques ou vidéo seront envisagées pour limiter les déplacements.

• Télétravail : la Société s’engage à ouvrir avant la fin de l’année 2021 des négociations sur un nouvel accord de Télétravail au sein de l’entreprise, en gardant la spécificité du télétravail régulier pour la population des attachés commerciaux hors secteur des départements 59-62.

• Rentrée des classes : Il est rappelé que les dispositions de la CCN s’agissant de la rentrée des classes s’appliquent également aux salariés des deux sexes : « A l'occasion de la rentrée scolaire annuelle, il sera accordé des assouplissements d'horaires de façon à permettre à la mère ou au père qui le souhaite, d'emmener leurs jeunes enfants à l'école (y compris la première rentrée en secondaire). »

• Indicateurs de suivi

La société BERNARD France SAS s’engage à communiquer annuellement via la BDES :

• Nombre de salariés à temps partiel (avec répartition par sexe) ;

• Nombre de salariés à temps plein (avec répartition par sexe) ;

• Nombre de salariés accédant au temps partiel au cours de l’année considérée (avec répartition par sexe) ;

• Nombre de salariés à temps partiel ayant repris un travail à temps plein au cours de l’année considérée (avec répartition par sexe).

Article 2 – Mesures en faveur des conditions de travail

Une bonne ergonomie, qui se traduit par une aisance physique du salarié au poste de travail, est un facteur incontestable de bien-être au travail.

Aussi, préalablement à la modification ou à la transformation d’un poste de travail, l’entreprise BERNARD France SAS s’engage à porter une attention particulière à l’aménagement ergonomique de ce poste.

De plus, elle favorisera à déployer des exercices de réveil musculaire par le biais de formations de référents sur des postes cibles.

Article 3 – Mesures en faveur du droit d’expression directe ou collective

La société BERNARD France SAS s’inscrit depuis de nombreuses années dans une volonté de dialogue ouvert avec les salariés. Aussi, différents moments d’échanges ont été instaurés, permettant aux salariés de recevoir de l’information sur la marche générale de l’entreprise et/ou du service, mais aussi de poser librement toute question :

• Bilan annuel sur l’activité de l’entreprise et le Groupe, ainsi que sur ses ambitions, s’adressant à l’ensemble de l’entreprise, par le biais de la Convention.

• Réunions de service :

  • « débriefing » hebdomadaire de chacun des services à la suite de chaque COMOP, par le manager.

  • « briefings » matinaux quotidiens pour le service Logistique, ouvert à tous les salariés de ce service.

  • Réunions mensuelles d’équipe pour le service Clients, complétées par des réunions hebdomadaires avec l’encadrement et avec l’équipe VIP.

Lors d’évènements particuliers, la Société s’efforce par ailleurs d’organiser des réunions globales d’entreprise pour échanger librement avec les salariés sur l’évènement concerné.

Les Managers sont régulièrement sensibilisés à la volonté de la Direction d’échanger ouvertement avec les salariés au cours de ces différents moments. Ainsi, chacun peut poser toutes les questions qu’il souhaite et s’exprimer librement lors de ces échanges, dans la limite de la politesse et du respect de chacun.

Article 4 – Mesures en faveur du droit à la déconnexion

Les Technologies de l’Information et de la Communication « TIC » (utilisation de la messagerie électronique, ordinateurs portables, smartphones et tablettes) font aujourd’hui partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables à la communication professionnelle dans notre entreprise. Elles doivent se concevoir comme des outils facilitant le travail des salariés.

L’utilisation de ces outils soulève toutefois des questions d’articulation entre vie personnelle et vie professionnelle, ce qui rend aujourd’hui nécessaire l’affirmation d’un « droit à la déconnexion ».

Les managers adopteront une attitude d’exemplarité vis-à-vis de leurs équipes en leur montrant l’attitude à adopter grâce à une utilisation raisonnée de ces technologies et en les sensibilisant à l’hyper connexion et ses dangers.

Les Parties ont souhaité mettre en place les mesures suivantes :

• Envoi et réponse aux SMS / Emails / Messagerie Instantanée (Teams) : L’envoi de SMS, d’emails et messages instantanés devra être évité en dehors des horaires de travail des collaborateurs. Le mode « envoi différé » sur Outlook pourrait être ainsi privilégié pour les messages non urgents. En tout état de cause, aucune réponse n’est attendue en dehors des horaires de travail du collaborateur.

Par exception, les collaborateurs bénéficiant d’un forfait en jours ne sont pas soumis à des horaires de travail. En conséquence, l’envoi de SMS et d’emails devra être évité durant les temps de repos du collaborateur au forfait en jour. De la même manière, il n’est pas attendu de réponse à ces messages durant les temps de repos du collaborateur.

• Utilisation du Gestionnaire d’Absence : Pendant leurs congés, les collaborateurs sont invités à utiliser la fonction « réponse automatique » pour orienter leurs correspondants vers les collègues en charge de l’intérim de leurs postes.

En tout état de cause, le droit à la déconnexion ne s’applique ni en cas de situation de crise ou de situation exceptionnelle, ni aux périodes d’astreinte auxquelles pourraient être soumis certains collaborateurs.

D’une façon plus globale, pour des raisons tenant tant à l’efficacité qu’au bien-être au travail et pour faciliter ce droit à la déconnexion, la Société propose l’application de quelques principes de base à l’usage de ces outils numériques :

• Privilégier le contact direct : De manière générale et dans la mesure du possible, le téléphone et le face à face devront être les modes de communication privilégiés pour faciliter le contact notamment pour des urgences majeures.

• Identification précise des destinataires d’emails : Les destinataires de chaque email sont identifiés clairement et distingués des personnes en copie pour information : les destinataires sont les collaborateurs qui doivent engager une action suite au message. Si d’autres collaborateurs doivent être tenus informés du message, ils sont mis en copie.

• Utilisation des fonctions « Répondre à tous » et « Faire suivre » dans les réponses aux emails : La fonction « Répondre à tous » est utilisée avec modération, seulement lorsque la réponse apporte une information utile aux participants à une conversation. La fonction « Faire suivre » est utilisée avec discernement, seulement lorsqu’elle est nécessaire à l’activité professionnelle du destinataire, de manière à ne pas encombrer les boîtes mails.

• Libellé de l’objet des messages : Les collaborateurs sont invités à appliquer le principe : « un message, un objet ». L’objet des messages est spécifié clairement et de manière concise dans le champ « Objet », par efficacité et afin d’en faciliter l’archivage.

Lorsqu’un email appelle une réponse très rapide, cela est spécifié explicitement à la fois dans le titre et le corps de l'email. De manière générale, les mentions « Urgent » dans les titres des emails comme le marqueur « Importance haute » sont réservés aux cas qui correspondent à des urgences objectives.

• Structuration des messages : Les emails sont structurés, concis, clairs et aérés et doivent comporter des paragraphes afin d’en faciliter la lecture et la compréhension. Sauf exception, leur longueur ne devrait pas excéder un espace équivalent à celui de la fenêtre d’affichage dans Outlook. Si une longue description technique est nécessaire, il est recommandé de privilégier l’utilisation d’une pièce jointe.

Les SMS doivent être courts et concis. Il convient de faire preuve de respect, de courtoisie et de politesse lors des échanges par emails, SMS et messages instantanés.

Section 4- Dispositions diverses

Article 1 – Durée et entrée en vigueur de l’accord

Cet accord est conclu à compter de sa date de signature pour une durée de 4 ans.

Conformément à l’article L. 2222-4 du Code du travail, lorsque cet accord arrivera à expiration, il cessera de produire ses effets de plein droit.

Article 2 – Modalités de suivi de l’accord

Les parties conviennent de se réunir une fois par an, afin que soit effectué un suivi annuel des indicateurs du présent accord, par le biais d’un bilan reprenant le suivi des actions et des indicateurs fixés présentement, et présenté au CSE dans le cadre de la consultation sur la politique sociale de l’entreprise.

Article 3 – Révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7 et suivants du Code du travail.

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve du respect d’un préavis de trois mois. La dénonciation est notifiée par courrier recommandé avec accusé de réception par son auteur aux signataires de l’accord.

Article 4 – Formalités de dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord fera l’objet, à l’initiative de la Direction, des mesures de dépôt prévues par le Code du travail sur la plateforme de télé-procédure du ministère du Travail, et auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Tourcoing.

Conformément à l’article R. 2262-2 du Code du travail, un exemplaire sera remis à chaque organisation syndicale représentative. Il sera affiché sur les panneaux réservés à la Direction.

Fait à Neuville-en-Ferrain, le 12 mai 2021, en 5 exemplaires.

Pour la Société BERNARD France SAS :

XXXXXXXXXX

Directeur Général

Pour les Organisations Syndicales :

XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX

Délégué Syndical CGT Délégué Syndical CFE-CGC